Mail Merge merupakan salah satu fasilitas dalam Microsoft Word yang memudahkan Anda membuat surat yang bersifat keorganisasian. Misalnya Anda terlibat sebagai sekretaris OSIS di suatu sekolah. Sekolah Anda akan mengadakan pentas seni. Anda bertugas membuat suatu surat undangan yang ditujukan kepada beberapa pihak. Fasilitas Mail Merge dapat Anda gunakan untuk meringkas proses pembuatan surat. Simak dan cermati uraian berikut sehingga Anda dapat menguasai cara penggunaan Mail Merge. a. Membuat Master Surat Undangan
Fasilitas Mail Merge disediakan untuk menggabungkan dua dokumen. Dokumen pertama disebut dokumen master. Dokumen ini merupakan dokumen utama yang akan Anda tambahkan beberapa keterangan yang diambil dari sumber data (data source).
Buka kembali file ”Cerpen”. Cetaklah seluruh isi file ini. Anda tidak perlu mencetak dengan kertas bolak-balik. Kumpulkan hasil cetakan tersebut kepada guru Anda.
Pembuatan dokumen master dapat Anda ikuti pada langkah- langkah berikut.
1) Bukalah program aplikasi Microsoft Word. Pada dokumen baru, ketikkan surat undangan seperti contoh berikut.
2) Simpan dokumen ini misalnya dengan nama ”Undangan Rapat Pentas Seni”. Anda tidak perlu menutup dokumen ini selama Anda berlatih menggunakan Mail Merge.
b. Proses Pembuatan Dokumen Master beserta Proses Penggabungan Dokumen
Setelah membuat dokumen master, sekarang Anda dapat membuat dokumen sumber data. Cara yang dapat Anda gunakan sebagai berikut. 1) Bukalah dokumen baru. Kemudian aktifkan fasilitas Mail Merge dengan cara melakukan klik pada menu Tools. Lanjutkan proses ini dengan memilih submenu Letters and Mailings, kemudian pilihlah Mail Merge.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.73 Membuat dokumen master
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.74 Membuat dokumen sumber data Bagian ini dikosongkan terlebih
dahulu. Nanti, bagian ini diisi dengan nama serta keterangan.
2) Sesaat kemudian, komputer akan menampilkan task pane di bagian kanan jendela Microsoft Word.
Pilihlah Letters, kemudian klik Next: Starting documents.
3) Karena Anda telah membuat dokumen master, klik pilihan Start from existing docu- ment. Lanjutkan dengan memilih nama file dokumen master yang Anda simpan, yaitu ”Undangan Rapat Pentas Seni”. Jika nama file ini belum terlihat, carilah dengan melaku- kan klik pada pilihan (More files).
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.75 Klik Next
Sumber: Microsoft Word 2003
Beberapa saat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog Open. Cari dan pilihlah nama file yang sesuai. Akhiri proses pencarian ini dengan melakukan klik pada tombol Open.
4) Dokumen master akan ditampilkan. Selanjutnya lakukan klik pada pilihan Next: Select recipients.
Lanjutkan dengan melakukan klik pada pilihan Next: Write your letter. Pilih Type a new list, kemudian klik Create. Kotak dialog New Address List akan ditampilkan komputer.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.77 Mencari file master
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.78 Klik Next
Sumber: Microsoft Word 2003
Lakukan klik pada tombol Customize sehingga komputer akan menampilkan kotak dialog Customize Address List.
Kotak Customize Address List digunakan untuk mengambil serta mengubah keterangan, misalnya Name diubah menjadi Nama. Anda hanya akan menggunakan data yaitu Nama dan Keterangan, sehingga Anda hanya perlu memilih pilihan Title dan Address Line 1.
Title diubah menjadi Nama dengan cara berikut.
Pilih Title, kemudian klik tombol Rename. Komputer akan menampilkan kotak Rename Field. Pada kotak To, ketikan Nama, kemudian lakukan klik pada tombol OK. Lakukan hal yang sama untuk mengubah Address Line 1 menjadi Keterangan.
Pilihan First Name, Last Name, Company Name, Address Line 2, City, State, ZIP Code, Country, Home Phone, Work Phone, dan E-mail Address dapat Anda hapus dengan melakukan klik tombol Delete. Pilihlah Yes pada kotak dialog Microsoft Office Word yang muncul.
Klik OK untuk melanjutkan proses. Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.80 Mengubah Field Name
Sumber: Microsoft Word 2003
5) Komputer akan menampilkan kotak dialog New Address List. Isikan nama beserta keterangan orang yang ingin Anda undang.
Klik tombol New Entry untuk mengisikan nama undangan yang lain. Selanjutnya, lakukan klik pada tombol Close jika proses pemberian nama telah selesai.
6) Sesaat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog Save Address List. Simpanlah data ini dengan nama ”Daftar Undangan Rapat Pentas Seni”.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.82 Menyisipkan Nama dan Keterangan
Sumber: Microsoft Word 2003
7) Komputer akan menampilkan kotak Mail Merge Recipients. Kotak dialog ini dapat Anda gunakan kembali jika ingin mengubah data yang telah Anda buat. Lakukan klik pada tombol OK untuk melanjutkan proses.
8) Komputer akan menampilkan kembali halaman Microsoft Word. Aktifkan kursor pada lokasi penempatan Nama. Pada lokasi ini Anda akan memasukkan nama-nama orang yang diundang. Pemasukan nama dapat Anda lakukan dengan cara berikut. Lakukan klik pada ikon Insert Merge Fields.
Sesaat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog Insert Merge Field. Klik atau pilih Nama, kemudian lakukan klik pada tombol Insert (perhatikan Gambar 5.86). Lakukan hal yang sama untuk pilihan Keterangan. Setelah itu lakukan klik pada tombol Close.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.84 Kotak Mail Merge Recipients
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.86 Memasukkan Nama
Sumber: Microsoft Word 2003
9) Untuk menampilkan hasil penggabungan data, klik ikon
Dokumen master yang Anda miliki akan terlihat lengkap dengan nama dan keterangan orang yang Anda undang.
Jika font untuk nama dan keterangan (Amri Irwansyah, Perwakilan XA) belum seragam dengan font teks bagian undangan yang lain, blok dan atur font ini dengan cara biasa.
Sekarang, Anda dapat mencetak dokumen ini. Satu undangan telah berhasil Anda cetak. Untuk mencetak undangan yang lain, buka dahulu dokumen yang memuat nama orang yang sesuai. Caranya, lakukan klik pada ikon
10) Cetaklah setiap dokumen sesuai nama serta keterangan yang Anda inginkan.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.87 Hasil memasukkan data satu orang
Misalkan Anda menjadi ketua panitia pentas seni sekolah. Gunakan fasilitas mail merge untuk membuat undangan rapat persiapan pentas seni.
Cetaklah 4 lembar contoh undangan ini kemudian kumpulkan kepada guru Anda.
Salinlah file master undangan dan kumpulkan kepada guru Anda.