Meningkatnya kebutuhan informasi saat ini mendorong berbagai organisasi dan institusi penyedia infomasi untuk terus memperbaiki layanan dan kualitas informasi yang diberikan kepada penggunanya. Perpustakaan adalah salah satu institusi penyedia informasi yang memiliki beragam bentuk informasi baik cetak maupun elektronik. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai institusi yang menyediakan seluruh kebutuhan informasi sivitas akademika dituntut untuk mengembangkan layanan informasi yang tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan pemustakannya. Perpustakaan perguruan tinggi biasanya memiliki koleksi bahan pustaka yang sangat banyak dan beragam seperti: koleksi umum, koleksi referensi, koleksi audio-visual, koleksi lokal, dan sebagainya. Koleksi lokal perpustakaan lebih dikenal dengan koleksi deposit perpustakaan, grey literature atau literature kelabu.
Grey literature adalah terbitan suatu institusi atau departemen baik dalam bentuk disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, artikel, laporan penelitian, dsb. Koleksi ini sifatnya un-published dan jumlahnya hanya satu eksemplar. Sebagai penyokong utama dalam kegiatan akademik seharusnya perpustakaan mampu menyediakan seluruh informasi bagi kebutuhan pemustakanya. Agar koleksi ini bisa dimanfaatkan dengan baik perlu dilakukan pengelolaan terhadap koleksi ini. Digitalisasi adalah solusi terbaik agar pengelolaan dan pemanfaatan grey literature perpustakaan menjadi lebih maksimal. Proses alih media ke bentuk
digital merupakan tahapan awal dari proses pengelolaan repositori institusi. Setelah melalui proses digitalisasi, koleksi deposit akan dikelola dalam satu set layanan repositori institusi. Repositori institusi dapat mendukung penelitian, pengajaran, dan proses administrasi. Repositori institusi memungkin pemustaka untuk mengakses, mencari, dan mengunduh konten didalamnya. Tujuan Perpustakaan membangun repositori institusi ada berbagai macam seperti; menyediakan akses terbuka kepada hasil penelitian, mengumpulkan dan melestarikan content dalam satu lokasi, atau mencegah terjadinya plagiarisme.
Dari pengamatan awal penulis diketahui bahwa Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan hanya memiliki 2 program studi yakni Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknologi Pengolahan Hasil Perkebunan (TPHP). Jumlah alumni STIPAP sampai saat ini sekitar 1.283 orang dari stambuk 2005-2011. Data alumni 1.283 orang merupakan data terakhir untuk mahasiswa yang lulus akhir tahun 2015. Dalam penyerahan tugas akhir mahasiswa diwajibkan untuk menyerahkan dalam 2 bentuk penyimpanan yakni tercetak dan elektronik. Tugas akhir mahasiswa STIPAP saat ini jumlahnya sekitar 953 judul dari jumlah alumni 1.283. Dari data di atas terdapat selisih 330 tugas akhir mahasiswa yang tidak tersimpan di perpustakaan baik bentuk tercetak maupun elektronik, sementara semua tugas akhir mahasiswa selama ini hanya diserahkan ke perpustakaan bukan ke program studi atau kantor lain yang ada di STIPAP. Hal ini diketahui dari pernyataan pihak perpustakaan yang menyatakan bahwa tugas akhir mahasiswa wajib diserahkan ke perpustkaan karena STIPAP juga tidak
memiliki perpustakaan cabang maka pengolahan koleksi tugas akhir sepenuhnya diserahkan ke perpustakaan STIPAP.
Dokumen elektronik yang berbentuk 1 keping CD diberikan langsung oleh mahasiswa tingkat akhir bersamaan dengan penyerahan tugas akhir yang tercetak 1 eksemplar. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk CD tidak memiliki format yang sama, ada yang disimpan dalam format PDF ada juga format word, begitupun dengan penyusunannya ada yang terpisah berdasarkan bab ada juga yang digabung seluruhnya mulai dari cover hingga daftar pustaka. Meskipun mahasiswa telah memberikan tugas akhir dalam bentuk elektronik , penulis menemukan bahwa pustakawan melakukan proses digitalisasi kembali terhadap tugas akhir tercetak. Hal ini mengakibatkan terjadinya beban kerja dua kali oleh pustakawan. Format elektronik dari tugas akhir tercetak disimpan secara keseluruhan mulai dari cover hingga daftar pustaka dalam sebuah file di komputer. Adapun tugas akhir tercetak yang telah melalui proses digitalisasi oleh pustakawan terdiri dari dua jurusan yakni BDP dan TPHP mulai dari angkatan 2005-2009 jumlahnya sekitar 207 dokumen elektronik. Namun, data yang sudah didigitalisasi oleh pustakawan masih sedikit dari seluruh jumlah tugas akhir tercetak yang ada di perpustakaan.
Adapun data di atas menunjukan banyak koleksi tugas akhir mahasiswa yang hilang dan ada yang belum didata sehingga tidak diketahui keberadaannya. Proses digitalisasi untuk koleksi tugas akhir tercetak hanya menambah beban kerja. Dalam proses peminjaman koleksi tugas akhir di perpustakaan dianggap kurang efisien karena pemustaka harus mencari langsung ke rak tanpa petunjuk
apapun. Penyusunan tugas akhir di rak berdasarkan tahun dan abjad sehingga pemustaka sedikit terbantu saat pencarian tugas akhir yang mereka butuhkan meskipun membutuhkan waktu yang sedikit lama. Selain itu, pemustaka juga tidak dapat membawa pulang tugas akhir. Mereka hanya dapat memfotokopi tugas akhir tersebut dan mengembalikannya pada hari yang sama sebelum perpustakaan tutup. Terdapat banyak masalah mulai dari kurangnya pengawasan, pelayanan menjadi kurang efektif karena tidak ada sistem yang mendukung kegiatan, prosedur tidak efisien karena banyak waktu yang terbuang untuk menemukan koleksi tugas akhir yang dibutuhkan pemustaka. Beberapa kendala tersebut mengakibatkan pemanfaatan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP menjadi kurang maksimal.
Dari data di atas didapati fakta bahwasannya pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP masih menggunkan sistem manual, dimana tugas akhir mahasiswa belum disimpan dalam satu lokasi atau sistem terkomputerisasi yang mudah untuk dimanfaatkan kembali oleh pemustaka, penulis melihat bahwa sebenarnya telah ada kebijakan yang berlaku bagi mahasiswa untuk menyerahkan tugas akhir mahasiswa ke perpustakaan dalam dua format penyimpanan yakni tercetak dan elektronik, tetapi kebijakan yang ada belum secara utuh mengatur seperti apa format elektronik seharusnya disimpan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola koleksi repositori institusi agar dapat dimanfaatkan kembali untuk kebutuhan informasi pemustakanya. Berdasarkan uraian di atas penulis berkeinginan untuk melakukan penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem
Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan”.