DAFTAR LAMPIRAN
1. GAMBARAN UMUM DAN PROFIL PERPUSTAKAAN STIPAP-MEDAN.
Perpustakaan STIPAP menyimpan dan mengelola karya ilmiah
mahasiswa akhir dengan menempatkan bentuk tercetaknya dalam ruangan koleksi
umum, tetapi untuk koleksi tugas akhir pustakawan meletaknya pada beberapa rak
terpisah dengan rak-rak koleksi umum. Penyusunan koleksi tugas akhir
mahasiswa berdasarkan tahun ajaran dan abjad nama mahasiswa.
PerpustakaanSTIPAP saat ini menyimpan tugas akhir mahasiswa sekitar 953
judul dari jumlah alumni 1283 maka, terdapat selisih 330 judul tugas akhir yang
tidak ada. Tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan ke perpustakaan
kemudian dilakukan pengolahan oleh pustakawan dengan proses digitalisasi yaitu
scanning terhadap dokumen tercetak. Jumlah dokumen tercetak yang sudah
melalui proses scanning saat ini sebanyak 207 judul. Mahasiswa yang
menyelasikan tugas akhir akan menyerahkan karya ilmiah mereka dalam dua
bentuk penyimpanan yaitu tercetak (1 eksemplar) dan elektronik (1 buah CD
dengan format PDF/Word). Dengan demikian, Pustakawan seharusnya tidak perlu
lagi untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tugas akhir tercetak namun,
yang dibutuhkan yakni sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola
koleksi deposit institusi agar karya tulis mahasiswa dapat dimanfaatkan kembali
2. Visi dan Misi Perpustakaan
a. Visi
Menjadi unit pelayanan yang mampu mendukung Tridharma Perguruan Tinggi di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan
b. Misi
Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent pada pengguna perpustakaan
3. Tujuan Perpustakaan
Sebagai bagian yang integral dari suatu perguruan tinggi, maka
perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat
menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada
masyarakat.
Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP
Kampus Medan antara lain:
1.Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan
untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan
menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan
2.Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para
peneliti.
3.Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan
melakukan kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi
bagi masyarakat.
4. Fungsi Perpustakaan
Secara umum fungsi perpustakaan STIPAP adalah melakukan tugas
rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta
mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar
kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar
5. Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian
Agrobisnis Perkebunan Medan adalah sebagai berikut:
---sssdd
2. LAMPIRAN HASIL WAWANCARA
1. Apa sajakah jenis koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP? I2 jawab: “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa
tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir
yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy, namun
rencana kedepan kita jika sistem repositori institusi kita sudah dibangun maka
akan ada penambahan koleksi yaitu e-book dan jurnal ”.
2. Bagaimana pengelolaan koleksi repositori yang sudah dilakukan di perpustakaan STIPAP?
I1 Jawab: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan
2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak,
sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan
angkatan yang sama dan diurutkan nama mahasiswanya berdasarkan abjad,
setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak, Penyimpanan koleksi tugas
akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib
agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali,
penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan
jurusan”.
3. Siapa sajakah yang dapat menggunakan koleksi repositori perpustakaan STIPAP?
I1 Jawab: “Seluruh mahasiswa STIPAP, Pengguna luar juga
diperbolehkan menggunkan koleksi tugas akhir tapi harus mendaftar jadi nggota lebih dulu”.
I2 Jawab:”Kepala Perpustakaan dan 2 orang Pustakawan yang bekerja disini”.
5. Bagaimanakah prosedur peminjaman koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I3Jawab: “Perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori
yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke
Microsoft word, Untuk melakukan peminjaman Pengguna dapat langsung menuju
ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama
pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku
besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM, Kalau
Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas
dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar,
lalu KTM dapat diambil kembali, Bila pengembalian tugas akhir melewati batas
waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka
pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa
pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi
untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan
perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya
disimpan perpustakaan”.
6. Kendala apasajakah yang muncul dalam pelayanan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I 1Jawab: “Kendalanya ketika pengguna yang berkunjung mencari koleksi
tugas akhir membutuhkan waktu yang lama saat pencarian koleksi, karena hnya
disusun berdasarkan angkata, maka banyak waktu yang terbuang saat pencarian
I3: “Sejauh ini masalahnya ketika pengambilan tugas akhir, jadi ketika
mereka (pengguna) sedang membaca tugas akhir mereka menaruhnya ke rak
kembali dengan susunan yang salah, kadang ada yang meletakkan tugas akhir
dirak angkatan yang berbeda, jadi itukan membuat petugas harus memeriksa
kembali semua koleksi di rak dan menyusun kembali sesuai angkatan dan abjad,
ada baiknya jika koleksi itu tidak jadi digunakan atau selesai dibaca diletakkan
saja di atas meja biar petugas kami yang menyusun itu lebih baik, tetapi kalau
sistem kita sudah terautomasi mungkin masalah seperti ini tidak terjadi ya”.
7. Bagaimanakah sistem repositori institusi yang dibutuhkan STIPAP ? I1Jawab: “Sistem repositori institusi yang kami inginkan tentunya dapat
terbuka bagi siapa saja baik mahasiswa STIPAP atau pengguna luar STIPAP
juga, namun ada pembatasan akses juga ya nanti kami akan sistem ini dengan
sistem log in jadi semua pengguna tanpa terkecuali harus mendaftar lebih dulu
baru kami beri hak akses untuk koleksi bab I-III ,Bab IV-V akan kami tutup dan
hanya dapat diprint izin aksesnya hanya kami berikan dengan datang langsung ke
perpustakaan STIPAP lalu akan kami kenakan biaya untuk printnya”.
I3: “untuk pengolahan data pada sistem repositori yang akan kami
terapkan nanti tentunya dokumen Pdf “.
I2: “Sejauh ini kami masih belum tau mengenai software apa yang akan
digunakan, apakah developer kami akan mengunakan software buatannya sendiri,
atau menggunakan software gratis, saya belum tahu pasti. Mengenai standar
meta data yang akan kami gunakan juga belum dirundingkan, namun saya
deskripsinya yang sederhana,mudah dimengerti dan bisa dilakukan
pengembangan lebih lanjut Tapi semua itu harus dirundingkan kembali antara
semua pihak yang terlibat terutama pihak developer”.
8. Seberapa pentingkah perancangan sistem repositori institusi ini untuk pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I1Jawab: Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar
untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa
tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi,
benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami,
karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa
dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern
itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna
oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses
diluar tentunya kami sangat senang”.
HASIL WAWANCARA DENGAN PUSTAKAWAN USU
1. Apakah metadata yang sesuai dengan kebutuhan sistem dalam
perancangan Repositori?
I4 Jawab:”kebutuhan metadata tetap harus disesuaikan dengan sistem
yang akan dibangun seperti apa ya, kita di perpustakaan USU menggunakan
Standar Metadat Dublincore, jadi harus diketahui dulu seperti apa kebutuhan
mereka baru bisa ditentukan mau menggunkan standart apa”
2. Apakah perangkat lunak yang ideal untuk membangun sebuah repositori di
I4 Jawab: “Mengenai repositori lebih baik dibangun dengan
menggunakan software Dspace, alasan mengenai pemilihan software ini tentu
karena fitur-fitur yanga ada didalamnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
USU, Kelebihan dari Dspace dari segi metadatanya kita dapat menambahkan
sendiri unsur data field yang sesuai dengan kebutuhan sistem, untuk field yang
tersedia sekitar 172 tetapi USU sendiri hanya menggunakan 9 unsur data field
dan ada yang sudah terisi otomatis seperti tanggal data diisi”. Jadi untuk
mengetahui metadata apa yang lebih baik ataupun sesuai dengan kebutuhan
sistem di sebuah institusi maka di pertanyakan kembali apa saja metadata yang
perlu untuk mereka cantumkan, lalu kita sesuaikan dengan metadata yang
tersedia di software tersebut, Mengenai sistem security untuk file yang akan
diunggah oleh perpustakaan, disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Ada
file security yang memberikan layanan open lalu download, namun ada juga yang
hanya bisa diprint. Akses ke konten dengan akses sistem itu adalah hal yang
berbeda. Contoh akses sistem, misalnya ada pengguna luar ingin akses ke web
repositori USU tapi tidak bisa hanya dibatasi mahasiswa USU saja, hal ini
mungkin karena log in menggunakan Nim atau yang lainnya, sedangkan akses
konten itu misalnya akses ke sistem tidak di-protect namun ketika ingin melihat
konten tidak bisa karena harus log ini terlebih dahulu. Hal ini biasanya bukan
untuk mempersulit namun agar diketahui seberapa banyak dan siapa saja yang
3.LAMPIRAN SURAT BALASAN
DAFTAR PUSTAKA
Ajie, Miyarso Dwi. 2012. “Metadata: Pengatalogan Abad 21”. Direktori Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Website. 08 Maret 2012
<http://file.upi.edu/direktori/fip/prodi._perpustakaan_dan_informasi/miyar
so_dwi_ajie/makalah_a.n_miyarso_dwiajie/hand_out_%2311-metadata.pdf> (diakses maret 1, 2016).
Al fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : Garamedia Pustaka Utama
Arikunto, Suharsimi. 2002. Metodologi Penelitian.Jakarta: Rineka Cipta.
Astuti. 2008. Kebutuhan dan perilaku pencarian informasi : studi kasus
mahasiswa PDPT FIB UI 2007 dengan metode problem-based learning (PBL), tersedia pada http://www.diligib.ui.ac.id/opac/themes/libri2/ (diakses December 22, 2015)
Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta
Basuki, Sulistyo. 2000. “Metadata Indonesia INDOMARC”. Visi Pustaka Buletin Jaringan Informasi Antarperpustakaan, Volume 1 No. 2, Maret 2000.
Djoht, Djekky R. 2001 “Kebudayaan, Penyakit dan Kesehatan di Papua dalam Perspektif Antropologi Kesehatan” dalam Buletin Populasi Papua, Vol. II. No.4 November 2001. Jayapura. PSK - UNCEN
Greenberg, Jane. 2010. “Dublin Core: History, Key Concepts, and Evolving Context”. Paper presented at the International Conference on Dublin Core and Metadata Applications, October 20, Pittsburgh, PA.
<http://www.dublincore.org/resources/training/dc2010/tutorial1_basic_gre enberg.pdf> (diakses februari 28, 2016).\
Hadi, Martinus Sutanto. Strategi pengembangan institutional repository. 6 November 2015.http://www.tabletperpustakaan.com/2015/11/06/strategi-pengembangan-institusional-repositori/ ( diakses February 28, 2016)
Hamdani, Ilham. 2015. Berkenalan dengan dunia open source.
Harsono, Bagus Setio. 2012. Perancangan dan Pembuatan sistem Informasi Retribusi pada Pasar Kebon Polo. Skripsi. Yogyakarta: AMIKOM
maret, 2016)
Hasugian, Jonner. 2013 Pengembangan Repositori Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU. Medan: Pustaha
january, 2016)
Haynes, David. 2004. Metadata for Information Management and Retrieval. London: Facet Publishing.
Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : ANDI
Kendall, Kenneth E & Julie E. Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prehallindo.
Kendall, Kenneth E & Julie E. Kendall. 2007. Analys system and Design. 7th ed Jakarta: Prehallindo.
Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Leod. Mc. Jr, Raymond, Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. 8th ed, diterjemahkan oleh Hendra Teguh, S.E.Ak. Jakarta: PT Indeks.
Mahyuzir, Tavri D. 1989. Analisis Perancangan sistem pengolahan data. Jakarta: Elex Media Komputindo
NISO. 2013. “The Dublin Core Metadata Element Set”. Bathesda, USA: NISO Press. <http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/10256/z39-85-2012_dublin_core.pdf> (diakses maret 1, 2016).
Nazir, Moh. 2003, Metode Penelitian, Cetakan Kelima, Jakarta, Ghalia Indonesia.
Pariyanto, Feri.2010. Analisis dan perancangan web sebagai media promosi pada Djaleeproduktama freelance Graphic Partner. Naskah publikasi.
Yogyakarta: AMIKOM
Pendit, Putu Luxman. Perpustakaan Digital; Persfektif Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Agung Seto, 2003.
Prasetya, Agung W. 2009. Pemanfaatan Dublin Core Sebagai Metadata Pada Aplikasi X dalam Deskripsi Koleksi Digital. Skripsi., Universitas Indonesia (UI)
Primadesi, Yona. “Metadata: Antara MARC dan MODS”.File wordpress dotcom. April
Purnama, Dewi. 2012. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Jakarta: BSI
Rahayu, Dyah Puspita sari. 2015.Institusional Repository PTN di Jawa Timur sebagai Wadah Intelektual Civitas Akademika.Volume 1, Nomor 1, Januari-Juni 2015 . Record And Library Journal. Mulyorejo: UNAIR
Rahman, wilman dan Farhan Alfaizi. 2013. Mengenal berbagai macam software. Serpong: Surya university
Setiadi, Didik. 2010. Sistem basis data. Bekasi: Teknik Informatika STMIK Bani Saleh.
Setiawan, David. 2011. Analisis dan Perancangan sistem Informasi Rumah sakit Rawat Inap di Puskesmas Grabag I Kabupaten Magelang. Naskah publikasi. Yogyakarta: Amikom
(diakses 14 maret, 2016)
Simanjuntak, Dion. A. 2012. Pengembangan sistem siaran Radio Live Streaming Audio Visual. Surabaya: ITS
Simatupang, Alam Panuturi. 2011. Perancangan Aplikasi Penentuan tingkat Kesehatan Bank Pengkreditan Rakyat dengan Metode Camel. Skripsi, USU.
http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/51531 (diakses february 27, 2016)
Seob, Md.Zahi Hossein. 2009. Develoving an Institutional Repository at private university. OCLC Systems & Services: International digital library perspective. OCLC Systems & Services: International digital library perspective vol.26 No. 3. (Diakses january 01, 2016)
Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: CV Alfabeta.
Sujana, N. Ibrahim. 1989. Penelitian dan Penilaian Pendidikan. Bandung: Sinar Baru.
Susanto, Rizky. 2016. Hardware, software, dan keamanan komputer. Bandung.
Susilawati, Rita S. S. 2008. Mengenal Metadata sebagai suatu Alat Investasi data. Buletin Vol 2 no. 1.
Sutedjo, Mansur. 2014. Pengelolaan Repository Perguruan Tinggi dan Pengembangan Repository Karya Seni. Makalah disampaikan pada seminar nasional digital local content: strategi membangun repository karya seni, Mei 21, Yogyakarta, Indonesia.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Menurut
Sugiyono (2002, 112) Metode deskriptif merupakan metode yang digunakan
untuk menganalisa data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data
yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa membuat kesimpulan yang
berlaku untuk umum atau generalisasi. Menurut Sudjana (1989, 65) “Penelitian
deskriptif adalah penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu gejala,
peristiwa, kejadian yang terjadi pada saat sekarang”.
Sedangkan penelitian dengan pendekatan kualitatif menurut Bodgan dan
Taylor yang dikutip Basrowi (2008, 21) “Prosedur penelitian yang menghasilkan
data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku
yang dapat diamati”. Pendekatan kualitatif dalam penelitian ini diharapkan dapat
menghasilkan suatu uraian mendalam tentang ucapan, tulisan, dan atau prilaku
yang dapat dimati dari suatu individu, kelompok, atau suatu organisasi.
3.2 Lokasi Penelitian
Pelaksaan penelitian dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian
Agrobisnis Perkebunan (STIPAP) yang beralamat di Jalan Williem Iskandar atau
3.3 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah:
1. Data Primer, yaitu Data dikumpulkan sendiri oleh peneliti langsung dari
sumber pertama atau tempat objek penelitian dilakukan yaitu diperoleh
dari wawancara.
2. Data sekunder, yaitu dalam penelitian ini yang menjadi sumber data
sekunder adalah literatur, artikel, jurnal serta situs di internet yang
berkenaan dengan penelitian yang dilakukan yaitu studi pustaka.
3.4 Proses Pengumpulan Data
3.4.1 Penentuan Informan
Penentuan infoman dalam penelitian ini menngunakan purposive
sampling bertujuan untuk pengambilan sampel berdasarkan suatu kriteria tertentu.
Pada penelitian ini, penulis mengambil 4 orang purposive sample yaitu 3 orang
yang berada dalam institusi dan 1 orang pustakawan ahli bersal dari luar institusi
tempat penelitian.
Tabel 3. Identifikasi Informan
Informan (I) Jabatan
I1 Kepala Perpustakaan STIPAP Medan
I2 Pustakawan Perpustakaan STIPAP Medan
I3 Pustakawan Perpustakaan STIPAP Medan
3.4.2 Pengumpulan Data
Ada 3 metode pengumpulan data yang digunakan yaitu:
1. Metode Wawancara
Menurut Nazir (2003, 193) Wawancara adalah suatu proses
memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara
Tanya-jawab, sambil bertatap muka antara si penanya dengan si penjawab
dengan menggunkan alat yang dinamakan interview guide ( panduan
wawancara). Sasaran dari wawancara yakni memperoleh atau
memastikan suatu fakta, menemukan suatu standart kegiatan,
mengetahui perilaku sekarang dan perilaku terdahulu, dan mengetahui
alasan-alasan.
Berdasarkan jenisnya, wawancara terbagi menjadi 2 yaitu: 1)
Wawancara terstruktur adalah wawancara yang dilakukan untuk
memberikan sebuah pertanyaan dan alternatif jawaban telah ditetapkan
terlebih dahulu, serta jawaban lebih mudah untuk dikelompokkan dan
dianalisis, 2) Wawancara tak berstruktur adalah wawancara yang
bersifat informal, luwes, dan disesuaikan dengan subjek dan suasana.
2. Metode Observasi
a. Pengertian Observasi merupakan teknik pengumpulan data,
dimana peneliti melakukan pengamatan secara langsung ke objek
b. Pada dasarnya teknik observasi digunakan untuk melihat dan
mengamati perubahan fenomena–fenomena sosial yang tumbuh dan
berkembang yang kemudian dapat dilakukan perubahan atas
penilaian tersebut, bagi pelaksana observaser untuk melihat obyek
momen tertentu, sehingga mampu memisahkan antara yang
diperlukan dengan yang tidak diperlukan.
3. Metode Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari jurnal,
buku, artikel ilmiah, maupun hasil penelitian sebelumnya mengenai
topic yang berkaitan yakni perancangan sistem repository institusi.
3.5 Teknik Analisis Data
Tahapan yang dilakukan setelah data terkumpul, maka selanjutnya adalah
melakukan pengolahan dan menerapkan data sesuai dengan pendekatan penelitian.
Analisis data dimulai dengan menelaah data yang tersedia dari berbagai sumber
yaitu hasil wawancara, dokumentasi maupun catatan dilapangan. Data ini
kemudian akan dikelola dan disajikan kembali.
Prosedur dan langkah-langkah yang dilakukan peneliti dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1.Perencanaan meliputi identifikasi; perumusan; dan pembatasan masalah;
serta penetapan tujuan dan manfaat penelitian, yang kemudian
2.Pengumpulan data diambil dari hasil wawancara, dokumentasi, dan studi
literatur. Dari pengumpulan data dilapangan ini akan dilakukan analisis
dari masalah dan kebutuhan sistem yang sudah disusun.
3.Setelah data dikumpulkan maka dilakukan tahap mengidentifikasi
masalah. Penganalisis akan menemukan apa saja kegiatan dalam
pengelolaan koleksi lokal perpustakaan,yang terlibat yakni pustakawan
yang bertugas melakukan pengelolaan koleksi dan memberikan
pelayanan. Aktivitas yang dilakukan wawancara kepada pustakawan
dan pengguna, menyimpulkan hasil wawancara dan
mendokumentasikan hasilnya.
4.Menganalisis kebutuhan sistem. Menentukan kebutuhan input, proses,
dan output untuk sistem yang akan dibangun. Menentukan kebutuhan
sistem apa saja yang perlu dipersiapkan untuk perancangan sistem
5. Merancang dan desain sistem yang dibutuhkan. Peneliti menggunakan
informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai
desain sistem informasi. Peneliti menggunakan teknik-teknik bentuk
Perencanaan Pengumpulan data
Gambar 5. Diagram Alir Penelitian Mulai
Identifikasi
Rumusan masalah
Pembatasan masalah
Menetapkan tujuan dan manfaat
Hasil wawancara
Dokumentasi
Studi literatur
Mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi kebutuhan
Menentukan kebutuhan sisten
Membuat rancangan awal sistem Perancangan Menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan sistem repositori
yang sesuai dan membuat rancangan awal sistem repositori STIPAP-Medan.
Dalam penelitian ini, peneliti akan melakukan pengumpulan data melalui
wawancara dengan 4 orang informan. Melalui tahapan penelitian yang akan
dilakukan akan dibuat rekomendasi sistem baru. Rancangan sistem awal akan
disajikan dalam bentuk Usecase Diagram dan Data Flow Diagram (DFD).
4.1 Mengidentifikasi Kebutuhan
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal
analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca
kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul
penelitian. Adapun kategori tersebut adalah:
4.1.1 Jenis Koleksi repositori yang ada di STIPAP
Koleksi repositori institusi yang dimiliki oleh perpustakaan
STIPAP-Medan saat ini berupa tugas akhir mahasiswa dalam bentuk cetak maupun
elektronik. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 sebagai berikut:
I2 : “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy”.
seharusnya STIPAP-Medan memiliki koleksi repositori institusi seperti karya
dosen, artikel, laporan penelitian, jurnal dan sebagainya. Namun, karena
kurangnya kesadaran untuk berkontribusi dan kebijakan untuk pengadaan koleksi
repositori itu sendiri masih belum ditetapkan dengan baik darimana saja
seharusnya sumber koleksi ini dapat diadakan.
Sumber-sumber lainnya yang seharusnya dapat mendukung kegiatan
pengadaan koleksi ini tentunya semua dosen aktif, seluruh staff yang ada di
STIPAP-Medan, sebaiknya ikut berkontribusi dalam menghasilkan sebuah karya
tulis yang nantinya dapat dikelola dilayanan repositori institusi guna memenuhi
kebutuhan informasi pengguna perpustakaan STIPAP. Untuk koleksi jurnal
maupun e-book itu sendiri sumbernya juga dapat dilakukan dengan cara
berlanggan. Kegiatan ini juga banyak dilakukan perpustakaan perguruan tinggi
lain yang memberikan layanan jurnal baik nasional maupun internasional pada
repositori institusi yang mereka miliki.
4.1.2 Prosedur Pengelolaan Koleksi Repositori
Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan,
penyusunan koleksi repositori ini. Penyimpanan secara manual untuk koleksi
cetak akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas
akhir akan disimpan dalam satu file di komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan
I1 berikut ini:
mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak”.
I1: “ Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan jurusan”.
Berdasarkan penjelasan informan di atas mengenai penyimpanan dan
penyusunan koleksi tugas akhir mahasiswa ditemukan beberapa kekurangan dari
prosedur pengelolaannya, dalam penyimpanan koleksi cetak seharusnya dilakukan
pendataan terlebih dahulu tidak cukup hanya menggabungkan saja pada angkatan
yang sama dan mengurutkannya berdasarkan abjad tetapi perlu dilakukan
pencatatan/input data ke dalam Microsoft word/excel untuk setiap tugas akhir
setelah dicatat dengan benar maka perlu dicek kembali untuk memastikan
kelengkapan koleksi tugas akhir pada satu angkatan. Setelah data dan koleksi
yang digabungkan telah sesuai barulah dapat dilakukan penyusunan ke rak koleksi
repositori.
Untuk penyimpanan dan penyusunan koleksi elektronik berdasarkan judul
penelitian, nama mahasiswa, dan jurusan. Dalam pernyataan yang disampaikan
oleh I1 tidak ada disebutkan bahwa penyimpanan tugas akhir cetak dan elektronik memiliki format yang sama, yang cetak disusun berdasarkan abjad nama
mahasiswa dan tahun angkatan, sedangkan tugas akhir elektronik disusun
berdasarkan abjad judul, nama dan jurusan sebaiknya kedua cara penyimpanan
ini dilakukan dengan rules yang sama agar saat koleksi ini sulit ditemukan oleh
pengguna langsung ke rak maka pengguna dapat bertanya kepada pustakawan dan
elektronik. Oleh karena itu, dibutuhkan prosedur pengelolaan koleksi yang benar
untuk memudahkan temu kembali koleksi repositori.
Ya
Tidak
Gambar 6. Flowchart Prosedur Manual Pengelolaan Koleksi Repositori
Mulai
Tercetak
Penyusunan data elektronik berdasarkan angkatan
Penyusunan berdasarkan Angkatan
Penyusunan tugas akhir ke Rak
Penyimpanan dalam satu file
komputer
Selesai
Selesai Penerimaan Tugas
4.1.3 Pelayanan Repositori
Pelayanan koleksi repositori disini meliputi proses peminjaman,
pengembalian dan sanksi yang diberikan. Peminjaman koleksi tugas akhir
mahasiswa tidak dapat dibawa pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang
sama dengan menyerahkan tanda pengenal KTM (kartu tanda mahasiawa), apabila
pengguna menghilangkan atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk
mengcopy ulang menggunakan koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Hal
ini akan sesuai dengan pernyataan I3 sebagai berikut:
I3: “Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM”.
Dari pernyataan I3 di atas dapat diketahui bahwa pengguna tidak memiliki petunjuk apapun saat mencari koleksi yang dibutuhkannya, pengguna langsung
menuju ke rak dan mencari koleksi.
I3: “Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali”.
Dari pernyataan I3 di atas pengembalian koleksi harus dilakukan secara langsung ke bagian sirkulasi, jika tidak maka KTM tidak dapat diambil.
Sementara pernyataan dibawah ini mengenai sanksi yang akan diberikan pada
pengguna bila prosedur peminjaman dan pengembalian tidak sesuai dengan
peraturan perpustakaan.
Sehingga pengguna akan lebih berhati-hati dalam menggunakan koleksi
tugas akhir yang ada di perpustakaan. Dari beberapa penjelasan di atas mengenai
pelayanan koleksi repositori yang meliputi peminjaman, pengembalian dan sanksi
yang diterapkan tentunya dapat disimpulkan prosedur yang tepat sangat
membantu dalam pelayanan koleksi repositori dan memudahkan pengguna dalam
temu kembali koleksi-koleksi yang dibutuhkan. Proses peminjaman koleksi tugas
akhir kepada pengguna tidak efektif dan efisien. Sebaiknya pemanfaat koleksi
tugas akhir dapat dilakukan dimana saja tanpa batas waktu namun karena sistem
masih manual sehingga pemanfaatan tugas akhir menjadi kurang maksimal
Tidak
Ya
Gambar7. Flowchart Proses Manual Peminjaman Koleksi Repositori Mulai
4.1.4 Sistem Pengelolaan Repositori yang sedang berjalan
Sistem pengelolaan reposiori yang sedang berjalan saat ini masih manual,
sebagian data untuk tugas akhir elektronik ada yang diinput ke Microsoft word.
Hal ini sesuai dengan pernyataan I1berikut ini:
I1: “Iya, perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke Microsoft word”.
Kebutuhan koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP cukup
tinggi, terutama bagi mahasiswa tingkat akhir yang akan menyelesaikan studi
mereka. Dari segi jumlah koleksi saat ini memang masih sedikit, tapi karena
kebutuhan yang tinggi sebaiknya pemanfaatan koleksi yang ada lebih
dimaksimalkan terlebih pada saat pelayanan koleksi ini kepada pengguna.
I1: “Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi”.
I1: “Iya benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses diluar tentunya kami sangat senang”.
Berdasarkan beberapa pernyataan oleh I1di atas dapat dilihat sebenarnya
perpustakaan sangat ingin menerapkan sistem repositori institusi terautomasi pada
perpustakaan STIPAP, namun pihak perpustakaan juga tidak bisa terus
bergantung pada developer yang tidak jelas keberadaannya. Jika keadaan seperti
ini terus didiamkan maka tidak aka nada perkembangan pada sistem repositori
yang ada di perpustakaan STIPAP. Tentu hal ini perlu untuk dibicarakan kembali
mengarah kepada perkembangan perencanaan untuk perancangan sistem
repositori institusi di STIPAP-Medan.
4.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Peneliti melakukan analisis kebutuhan sistem repositori yang sedang
berjalan di STIPAP-Medan dan akan memberikan rekomendasi sistem repositori
institusi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem.
4.2.1 Fitur Jenis Koleksi yang akan dikelola pada Sistem Repositori yang Baru
Saat ini koleksi repositori yang dimiliki oleh STIPAP hanya tugas akhir.
Koleksi ini disimpan dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Penyimpanan
secara elektronik tidak secara menyeluruh masih banyak tugas akhir yang tidak
memiliki format elektroniknya. Banyak hal yang menjadi penyebabnya, ada yang
hilang ada pula yang belum dilakukan digitalisasi. Oleh karena itu dibutuhkan
sistem yang lebih baik dari segi pengadaan maupun pengelolaan koleksi repositori
kedepannya. Adapun rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori
yaitu:
1. Modul data Tugas akhir
Terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknik
Pengolahan Hasil Perkebunan (TPHP)
Terdiri dari buku elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang
dimiliki perpustakaan STIPAP
3. Modul data Jurnal
Terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang
telah dilanggan pihak STIPAP
4.2.2 Fitur Pengelolaan Koleksi
Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan,
penyusunan koleksi repositori. Penyimpanan secara manual untuk koleksi cetak
akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas akhir
akan disimpan dalam satu file di komputer. Untuk pengelolaan koleksi repositori
yang akan dilakukan dalam sistem yang baru tidak lagi terdiri dari penyimpanan
dan penyusunan, tetapi meliputi penambahan berkas (koleksi) repositori, validasi
(pengecekan), dan delete (penghapusan) koleksi repositori. Adapun rincian fitur
pengelolaan koleksi yaitu:
1. Modul data penambahan koleksi
Seperti; Title (judul), Creator (Pengarang), Advisor (Pembimbing),
Issue Date (Tanggal Publikasi), Abstract (Abstrak), Keyword (Kata
Kunci), file item yang dimasukan ke sistem dan sebagainya. Dengan
adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama lagi untuk mencri
koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka saat
berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang
dan sebagainya.
2. Modul data validasi
Modul ini akan menampilkan data yang berhasil divalidasi dan data
tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi. Dengan
adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual
yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data,
pengecekan data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi
data dapat membantu meringankan beban pustakawan.
3. Modul data yang dihapus (Delete)
Digunakan untuk melakukan penghapusan data (berkas) dan
menampilkan kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan
adanya modul delete berkas ini juga membantu pustakawan dalam
mengupdate dan juga menghapus data yang diperlukan. Dari modul ini
nanti akan diketahui daftar koleksi yang masih dimiliki dan yang sudah
Gambar 8. Aktivitas Diagram Penambahan Berkas (Input) Data Koleksi.
Keterangan gambar: Dari aktivitas diagram diatas admin sebagai pengguna sekaligus pengelola sistem akan melakukan log in dengan memasukkan username
dan password, jika validasi log in benar maka user dapat memilih menu berkas
untuk memasukkan berkas dan sistem akan menyimpan berkas, kemudian user
User Sistem
Mulai
Selesai
Benar Salah
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Memilih menu berkas
Input berkas Menyimpan ke database Pesan kesalahan
dapat menekan oke lalu sistem akn menampilkan pesan berhasil untuk
penyimpanan data maka proses penyimpanan berkas selesai.
Gambar 9. Aktivitas Diagram Validasi Data Koleksi Repositori
User Sistem
Mulai
Selesai
Benar Salah
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Memilih menu koleksi
Pilih berkas dan klik validasi
Status berkas validasi dan yang belum tervalidasi pada database
Pesan kesalahan
Klik ok
Keterangan gambar: User akan log in, setelah itu username dan password benar maka user dapat membuka menu koleksi kemudian pilih berkas dan klik validasi ,
sistem akan memberikan keterangan status apakah telah tervalidasi pada database
dan database juga akan menunjukkan daftar yang belum divalidasi setelah itu klik
Gambar 10. Aktivitas Diagram Penghapusan Berkas Koleksi Repositori
Keterangan gambar: untuk menghapus berkas yang ada dalam sistem user harus masuk lebih dulu dengan log in, setelah username dan password benar maka menu
utama akan ditampilkan , setelah itu user dapat memilih menu koleksi dan
User Sistem
Mulai
Selesai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu koleksi
Menampilkan menu koleksi Pilih berkas dan klik delete
tampilan menu koleksi akan muncul, user dapat memilih berkas dan detail, lalu
pilih delete, setelah itu sistem akan menampilkan data yang tidak terdelete, setelah
data tidak lagi ada dalam daftar data yang ada pada database maka proses delete
berkas selesai.
Modul yang ada pada fitur pengelolaan koleksi repositori dianggap mampu
mengatasi masalah yang sering muncul dalam pengelolaan secara manual seperti
penemuan kembali tugas akhir yang lama karena penyusunan di rak tidak
berdasarkan abjad namun angkatan, koleksi yang sering hilang dan beban kerja
yang berat oleh pustakawan yang setiap waktu harus menata ulang koleksi tugas
akhir di rak, dengan fitur yang akan dibuat dalam perancangan ini masalah
tersebut tentu dapat teratasi.
4.2.3 Fitur Pelayanan Koleksi
Pelayanan koleksi repositori secara manual meliputi peminjaman,
pengembalian.Peminjaman koleksi tugas akhir mahasiswa tidak dapat dibawa
pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang sama dengan menyerahkan
tanda pengenal KTM (kartu tanda mahasiawa), apabila pengguna menghilangkan
atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk mengcopy ulang menggunakan
koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Untuk kebutuhan sistem baru dari
segi pelayanan koleksi maka pengguna tidak perlu lagi langsung datang ke bagian
sirkulasi dan tidak ada jangka waktu tertentu untuk pemafaatan koleksi repositori
STIPAP. Pengguna hanya perlu untuk log in ke sistem repositori STIPAP maka
sistem akan memberikan hak akses pada pengguna untuk mendownload, melihat
disesuaikan dengan kebijakan STIPAP sampai mana konten akan di proteksi.
Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu:
1. Modul untuk mencari (Search) berkas
Modul ini memungkinkan penggunanya untuk melakukan pencarian
berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu lagi untuk
memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan menampilkan
koleksi yang dicari.
2. Modul untuk melihat (view) berkas
Modul ini memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca
koleksi yang sudah dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload
semua koleksi yang tidak diperlukan. Modul ini sangat membantu
mengatasi masalah yang ditimbulkan dari sistem manual dimana biasanya
pengguna harus datang langsung dan membaca di perpustakaan, maka
dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan menggunkan
koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca.
3. Modul untuk mengunduh (download) berkas
Modul ini memungkinkan pengguna untuk tidak sekedar memcari dan
membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi repositori dan
menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan institusi untuk
User Sistem
Mulai
Selesai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi
Gambar 11. Aktivitas Diagram Pencarian Koleksi Repositori
Keterngan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user
diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung
menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada
kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem
akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Dan
pencarian selesai.
Mulai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi
yang dicari Klik telusur pada koleksi
Gambar 12. Aktifitas Diagram untuk Melihat (View) Konten Repositori
Keterangan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user
diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung
menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada
akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah
itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi (konten) dari
koleksi repositori yang telah ditelusur.
Mulai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi
yang dicari Klik telusur pada koleksi
Klik open pada koleksi Menampilkan konten dari koleksi yang dibuka
maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem
akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu
berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword
pencarian, klik telusur maka sistem akan memanggil data dari data base
dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi
maka sistem akan menampilkan isi (konten) dari koleksi repositori yang
telah ditelusur. Kemudian, klik tombol download pada konten dan sistem
akan memanggil data dari data base dan mengunduh konten yang telah
dipilih, dan proses mendownload konten selesai
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, maka sistem baru yang dapat
peneliti rekomendasikan adalah sistem repositori institusi yang dapat mengelola
koleksi repositori dengan baik sehingga temu kembali koleksi dapat lebih efektif.
4.3.1 Analisa Proses Bisnis Sistem Repositori yang diusulkan
Gambar 14. Proses Bisnis Sistem yang Diusulkan View, download,
search
Read and Create data base
Management hak akses
Penghapusan (delete),Validasi(u pdate), dan penyimpanan (input) berkas user
www.repository.stipap.ac .id
Keterangan Gambar: Dalam proses bisnis sistem yang diusulkan, setelah file disimpan sesuai kategori kemudian dilakukan proses upload berkas ke
sistem repositori institusi, setelah file berhasil diupload maka berkas akan masuk
pada list validasi pada menu admin. Dengan adanya validasi maka berkas sudah
disahkan lalu selanjutnya berkas tersebut dapat diakses oleh pengguna. Untuk
proses pergantian berkas asli, kemudian dapat dilakukan proses delete terhadap
proses yang lama kemudian melakukan scanning terhadap berkas asli, kemudian
disimpan dengan output file scanning berupa file PDF dan diupload kembali.
Dari segi user dapat mengakses sistem repositori dan mencari file sesuai
dengan kategori dan ketersediaan dalam database masing-masing. Apabila
ditemukan maka user dapat melihat, menelusur, dan mendownload file tersebut.
Sedangkang manajemen hak akses akan diurus oleh super admin.
4.4 Perancangan sistem
Berikut ini adalah rancangan sistem repositori institusi STIPAP-Medan.
Dalam rancangan ini akan dijelaskan langkah-langkah aktifitas dalam suatu proses
yang akan dilakukan dalam sistem repositori institusi.
4.4.1 Membuat Use Case Diagram
Use case mendeskripsikan interaksi antar actor dalam sistem repositori
Tabel 4. Identifikasi Actor dengan Deskripsi
No Actor Description
1. User Actor yang akan melakukan pencarian
informasi ke sistem repositori institusi
2. Admin Actor yang membuat konsep dan
melakukan Scanning, input,
update,delete,Validasi, dan penyimpanan
berkas repositori yang sudah jadi.
3. Super Admin Actor yang melakukan manajemen hak
akses dan mengurus keseluruhan sistem.
Berikut adalah Use Case Diagram usulan yang menggambarkan kegiatan
USER
ADMIN
Gambar 15. Use Case Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan
Lihat
Telusur
Download
indeks
Input indeks
Update indeks
Delete indeks
delete kategori
Input
Update
validasi Berkas
Delete Update
Input
User Edit
Input
Delete
4.4.2 Membuat Data Flow Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP
Laporan data ter-update /delete Laporan data ter-validasi
Read databse
Create database
Input data
Delete/updte data
Validasi data
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Saat ini STIPAP-Medan masih menggunakan sistem manual dalam
pengelolaan koleksi repositori mereka. Koleksi repositori yang dimiliki STIPAP
saat ini masih berupa tugas akhir mahasiswa, jika sistem repositori institusi yang
terautomasi telah selesai maka koleksi ini akan ditambah dengan e-book dan
jurnal. Untuk pengelolaan koleksi saat ini memang masih manual tetapi sebagian
koleksi sudah didigitalisasi dan datanya dikelola dengan menggunakan Microsoft
word. Namun, dengan sistem yang ada masih terdapat banyak kendala dalam
pengelolaan arsip baik dari segi penyusunn, penyimpanan, pelayanan, dan masih
ada koleksi yang tidak terdata. Semakin lama nantinya koleksi repositori
STIPAP-Medan akan semakin bertambah hal ini tentunya akan menimbulkan banyak
masalah jika sistem baru tidak segera diterapkan untuk memperlancar kegiatan
kegiatan pada sistem repositori.
Adapun kebutuhan sistem repositori institusi STIPAP-Medan adalah
1.Fitur jenis koleksi yang akan dikelola di STIPAP-Medan. Adapun
rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori yaitu: Modul data
Tugas akhir terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknik
Pengolahan Hasil Perkebunan (TPHP), Modul data E-book terdiri dari buku
STIPAP, Modul data Jurnal terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan
perkebunan yang telah dilanggan pihak STIPAP
2.Fitur proses pengelolaan koleksi repositori. Adapun rincian fitur
pengelolaan koleksi yaitu: Modul data penambahan koleksi seperti; Title (judul),
Creator (Pengarang), Advisor (Pembimbing), Issue Date (Tanggal Publikasi),
Abstract (Abstrak), Keyword (Kata Kunci), file item yang dimasukan ke sistem
dan sebagainya. Dengan adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama
lagi untuk mencri koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka
saat pencarian koleksi di sistem pengguna hanya perlu mencari koleksi
berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang dan
sebagainya, Modul data validasi, modul ini akan menampilkan data yang berhasil
divalidasi dan data tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi.
Dengan adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual
yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data, pengecekan
data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi data dapat
membantu meringankan beban pustakawan, Modul data yang dihapus (Delete)
digunakan untuk melakukan penghapusan data (berkas) dan menampilkan
kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan adanya modul delete
berkas ini juga membantu pustakawan dalam mengupdate dan juga menghapus
data yang diperlukan. Dari modul ini nanti akan diketahui daftar koleksi yang
masih dimiliki dan yang sudah dihapus oleh sistem.
3.Fitur Pelayanan Koleksi. Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu
melakukan pencarian berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu
lagi untuk memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan
menampilkan koleksi yang dicari, Modul untuk melihat (view) berkas
memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca koleksi yang sudah
dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload semua koleksi yang tidak
diperlukan. Modul ini sangat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan dari
sistem manual dimana biasanya pengguna harus datang langsung dan membaca di
perpustakaan, maka dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan
menggunkan koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca,
Modul untuk mengunduh (download) berkas memungkinkan pengguna untuk
tidak sekedar memcari dan membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi
repositori dan menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan
institusi untuk memberikan hak akses untuk koleksi akan dibatasi pada bab-bab
tertentu.
Diharapkan sistem dapat mengelola koleksi dengan lebih efektif sehinggga
temu kembali dan pemafaatan koleksi repositori menjadi lebih maksimal.
5.2 Saran
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan solusi bagi
permasalahan yang dihadapi STIPAP-Medan dalam pengelolaan dan rencana
perancangan yang sedang dihadapi STIPAP saat ini.Namun penelitian ini masih
memiliki banyak kekurangan sehingga perlu dilakukan penelitian lebih lanjut
Adapun saran yang dapat peneliti berikan adalah:
1.Agar pengelolaan dan pelayanan koleksi repositori yang sedang berjalan
saat ini lebih diperhatikan terutama dari segi pengolahan data koleksi
yang masih kurang tepat, peyusunan maupun pelayanan koleksi kepada
pengguna.
2. Diharapkan agar STIPAP-Medan segera membangun sistem repositori
institusi yang terautomasi untuk tujuan peningkatan kualitas dalam
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis
kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala
dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan
kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan
untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.
Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling
berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut
dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling
berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat
sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini
sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan
(berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk
organisasi.
Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto (1990, 5) mengenai sistem
yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem
Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:
Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.
Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa
persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan
Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling
berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan
Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen
dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.
Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya
masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang
lainnya. Djhot berpendapat bahwa sistem yang saling tergantung itu
dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan,
dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa suatu sistem adalah beberapa
prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan
kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.
2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus
hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem
informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan
sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems
Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle
sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan
pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle
adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan
sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua
ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk
melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah
pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut
Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis
komputer.
Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC)
dikemukakan bahwa suatu konsep pendekatan yang berfungsi untuk
menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti
melakukan analisa dan membangun racangan sistem.
Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems
development life cycle (SDLC) yakni:
1. Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan 2. Penentuan persyaratan informasi pengguna 3. Analisa kebutuhan sistem
4. Perancangan sistem yang telah direkomendasi 5. Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak 6. Menguji sistem
Gambar 1. Pengembangan sistem Sumber: Kendall & Julie (2006, 10)
2.1.2 Analisis Sistem
Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman
kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem
menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan
untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian
mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu
mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu
kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat
diusulkan perbaikan untuk sistem baru.
Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan
sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan
dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai
defenisi analisis sistem yaitu
Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.
Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan
sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam
analisis sistem yaitu:
1. Survei sistem berjalan
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai
3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai
Gambar 2. Tahapan Analisis sistem
Sumber : Yulianto (2009, 38)
Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah
dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan
dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :
1. Penetapan ruang lingkup
Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan mengkomunikasikan rencana proyek.
2. Analisis Masalah
Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis proses-proses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem, memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuan-penemuan dn rekomendasi.
3. Analisis persyaratan
memperbaharui atau memperhalus rencana proyek, dan mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.
4. Desain logic
Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang ditingkatkan.
5. Analisis keputusan
Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan diimplementsikan.
2.1.3 Desain Sistem
Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis
sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem.
Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan
bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan,
menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga
setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.
Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut
mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak
dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang
dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4)
menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan
pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”.
Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4) analis sistem
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern.
2.1.4 Analisis PIECES
Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan
didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu
sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap
kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi
(Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services)
yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.
Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable
PIECES, sebagai berikut:
1. Performance (Analisis Kinerja)
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
2. Information (Analisis Informasi)
kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang., Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi, Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem.
3. Economic (Analisis Ekonomi)
Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:
a. Biaya b. Keuntungan
4. Control (Analisis Kontrol/Keamanan)
Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Keamanan atau kontrol yang lemah b. Kontrol atau keamanan berlebihan
5. Efficiency (Analisis Efisiensi)
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.
b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
6. Services (Analisis Layanan)
Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:
e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel.
Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan
suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu
sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang
sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai
referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan
perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang
lebih baik.
2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem
Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus
diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi
yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak
bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain
model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”
Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan
asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi
bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi
pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat
sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart,
Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih
