BAB II : PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
Menurut J. Sudarsono ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu,
1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).
2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menjamin
kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur untuk mengintegrasikan fungsi-
4. Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit.
5. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu
kelompok kerja.
Struktur organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu Organisasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf Organization), Organisasi Fungsional dan Organisasi Fungsional Staf.
1. Organisasi Garis (Line Organization)
Bentuk organisasi ini paling banyak dipakai serta paling sederhana dan merupakan tipe organisasi yang paling tua. Bentuk tata hubungannya masih sederhana, sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada sistem organisasi ini, wewenang dialirkan dari atas ke bawah, demikian juga tanggung jawab bawahan dialirkan kepada atasannya secara bertingkat, sehingga setiap bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan saja. Pemberian perintah pada organisasi ini bergerak vertical melalui garis lurus sehingga saluran perintah dan tanggung jawabnya tegas.
Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.
c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang. d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.
e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan
hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.
f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.
g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.
h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih
sederhana.
i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.
k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung
menurut garis komando.
Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu : a. Kebaikan organisasi garis yaitu :
1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. Pengambilan keputusan lebih cepat 3. Solidaritas karyawan tinggi
4. Biayanya rendah
b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :
1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia
tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut
2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis
3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas
4. Tujuan organisasi sama, apalagi didasarkan atas tujuan pribadi
pimpinan teringgi dalam organisasi 5. Sulit mengadakan koordinasi
Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto (2003 : 102) Manajer Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan
2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)
Dalam organisasi garis dan staf, para anggota organisasi dikelompokkan menjadi 2 kategori besar, yaitu :
1. Mereka yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pokok yang harus dilakukan oleh organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Mereka yang menyelenggarakan kegiatan penunjang guna
mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam memberi pelayanan, nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak
c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah.
2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.
d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota.
Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan kelemahan.
Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Relevan untuk perusahaan besar
2. Delegasi yang jelas antara tugas pokok dan tugas penunjang dalam
pengelolaan suatu kesatuan yang bulat
3. Pengetahuan dan ketrampilan yang khusus dimanfaatkan sedemikian rupa 4. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
5. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak
sehingga mereka tidak saling mengenal
3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi
4. Kehadiran tenaga ahli yang berperan sebagai penasihat bagi manajemen sering menimbulkan masalah
5. Sering menimbulkan kesukaran dalam memperoleh tenaga kerja yang benar-
Gambar 3. 2 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 107)
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan, yang tidak terlalu menekankan hirarki struktural.
Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga
b. Tidak terlalu menggunakan kriteria ukuran besar kecilnya organisasi c. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian
fungsi. Manajer Staf Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan
d. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing
e. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan. f. Jenjang karir para anggota organisasi tidak terikat pada tingkat pangkat dan jabatan struktural diperuntukkan bagi mereka yang memimpin kegiatan penunjang.
g. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan
perintah.
h. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural. Sebagaimana dua struktur sebelumnya dalam organisasi fungsional juga dijumpai kebaikan dan kelemahan
Kebaikan organisasi fungsional antara lain : a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal
mungkin
c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian
d. Koordinasi dalam lingkungan satu kesatuan kerja mudah dilakukan e. Disiplin kerja tinggi
Kelemahan organisasi fungsional antara lain :
a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima
perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan
b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama
karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting c. Sulit menciptakan kriteria objektif tentang prestasi kerja karena banyak
kegiatan fungsional yang hasilnya sulit diukur.
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto (2003 : 114) Manajer Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan KARYAWAN
4. Organisasi Fungsional dan Staf
Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satua-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan kelemahan, antara lain :
Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf yaitu : a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks
d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan
Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu :
a. Sukar mengadakan mutasi
b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 116)
Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Uatara adalah struktur organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi garis.
Direktur
Staf Penasehat
Produksi Perdagangan Personalia Keuangan