UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
TINJAUAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI
DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR Diajukan Oleh : MULIA SARI AGUSTINA
082101026
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MULIA SARI AGUSTINA
NIM : 082101026
JURUSAN : D III KEUANGAN
JUDUL SKRIPSI : TINJAUAN TERHADAP STRUKTUR
ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN
KOORDINASI KERJA KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
TANGGAL……… 2010 DOSEN PEMBIMBING
NIP. 19780930 200812 2 001 (Yasmin Chairunisa SP, MBA)
TANGGAL……… 2010 KETUA JURUSAN
NIP. 19530519 198403 1 001
(Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS)
TANGGAL……… 2010 DEKAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas limpahan berkat dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir yang berjudul “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam
Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma
III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan dan masih sangat sederhana. Untuk itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan tugas
akhir ini.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang
terdalam kepada :
1. Ayahanda tercinta Mulyadi, dan ibunda tercinta Aminah, yang dengan
penuh kesabaran telah mendidik penulis dan memberikan dukungan
kepada penulis baik moril maupun materi, serta selalu mendoakan penulis
di setiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda
dan ibunda bangga terhadap penulis.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi
Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku sekretaris
Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA, selaku dosen pembimbing
penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada
penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada
penulis.
7. Buat adik-adikku Wawan, Andre, dan Nabilla, rajin-rajin belajar ya dik,
dan jadilah kebanggaan bagi orang tua kita.
8. Buat teman-temanku, Sheilla, Melan, Tyme, Nova, Iboenk, terima kasih ya
buat kerja sama dan dukungannya selama ini.
9. Buat Eka, terima kasih ya atas dukungan dan perhatiannya selama ini.
10. Buat teman-teman magang group 2, Rini, Tyas, Leo, Edhita, Widya,
terima kasih ya atas kebersamaan kita selama ini. Good luck ya.
11. Buat teman-teman seperjuanganku di FE USU khusunya anak-anak
junior di departemen keuangan yang selama ini banyak membantu selama
masa perkuliahan.
Semua kebaikan, perhatian dan curahan kasih sayang yang telah diberikan
akan selalu ada dihati dan menjadi kenangan terindah yang takkan dapat
dilupakan penulis. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan dengan
limpahan rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua. Akhir kata penulis
sampaikan terima kasih dan semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para
pembacanya.
Medan, Desember 2010
Penulis
(Mulia Sari Agustina)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vi
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara ... 6
1. Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara ... 7
A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi ... 26
1. Pengertian Organisasi ... 26
2. Pengertian Struktur Organisasi ... 28
B. Prinsip-Prinsip Organisasi ... 30
C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi ... 32
D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 43
E. Koordinasi ... 45
F. Hambatan Dalam Koordinasi ... 51
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 55
B. Saran ... 56
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Halaman
Tabel I.I Jadwal Kegiatan Penelitian ... 4
Gambar 2.1 Struktur Organisasi FE USU... 14
Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis ... 35
Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis Dan Staf ... 38
Gambar 3.3 Organisasi Bentuk Fungsional ... 40
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Organisasi adalah suatu sistem yang menghubungkan sumber-sumber daya
sehingga memungkinkan pencapaian tujuan atau sasaran tertentu. Pelaksanaan
suatu proses pengorganisasi yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat
mencapai tujuannya.
Organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan, harus menyusun
suatu sistem untuk melakukan tindakan yang ditentukan dengan merancang
struktur hubungan antara pekerja, personalia, dan faktor-faktor fisik.
Didalam organisasi umumnya sering menghadapi permasalahan seiring
dengan perkembangan zaman dan perubahan lingkungan. Masalah ini merupakan
tantangan bagi organisasi agar dapat mencari jalan keluar dan menyesuaikan diri
terhadap perkembangan perkembangan zaman tersebut.
Semua kegiatan dari tiap bagian harus terkoordinir untuk mencapai tujuan
perusahaan secara keseluruhan. Untuk menciptakan koordinasi dalam organisasi,
perlu diciptakan suatu wadah yang dapat menjembatani semua bagian dalam
Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya
mengandung 3 (tiga) hal, yaitu :
1. Pendelegasian wewenang dan desentralisasi
Salah satu faktor penentu efektivitas organisasi dapat dilihat dari
kemampuan mengenali situsi organisasi oleh pemimpin yang pada akhirnya dapat
menentukan pendelegasian wewenang kepada para bawahannya.
Pendelegasian wewenang oleh atasa kepada bawahannya diperlukan agar
organisasi berfungsi secara efisien, karena tidak ada atasan dapat mengawasi
setiap saat tugas-tugas bawahannya, terlebih apabila organisasi tersebut
mempunyai aktivitas yang banyak dan kompleks.
2. Koordinasi
Koordinasi diperlukan untuk mengintegrasikan berbagai macam
komponen yang berbeda untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara
menyeluruh.
3. Komunikasi
Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian dalam bentuk
gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang
Struktur organisasi mempuyai hubungan yang erat dengan organisasi.
Secara umum, pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur
organisasi. Untuk mencapai apakah struktur organisasi memberikan sumbangan
positif bagi keefektifan organisasi atau tidak, harus ada asumsi tentang
kemampuan dan motivasi dari orang-orang yang mempunyai kekuasaan untuk
menciptakannya.
Menyadari pentingnya peranan struktur organisasi dalam meningkatkan
koordinasi kerja antara setiap fungsi, maka penilis tertarik untuk memilih judul
“Tinjauan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Rumusan Masalah
Struktur organisasi dan koordinasi memegang peranan penting dan
mempunyai hubungan yang erat dalam pencapaian tujuan organisasi, sehingga
dapat dibuat rumusan masalah, yakni Bagaimana Struktur Organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat nencapai tujuannya?
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui struktur organisasi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apakah sudah terkoordinasi
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Membandingkan antara teori dan kenyataan atau praktek di lapangan yang
berhubungan dengan pokok permasalahan sehingga dapat diketahui sejauh
mana pengaplikasian antara teori dengan praktek.
2. Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan penulis khususnya dalam
hal struktur organisasi dalam meningkatkan koordinasi kerja.
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadual kegiatan
dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, penulis melakukan riset mulai tanggal
21 Oktober s/d 02 Desember 2010 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
2. Rencana Isi
Sebagai gambaran singkat dari pembahasan dan penyusunan dengan
memasukkan data yang relevan dalam tugas akhir ini, maka penulis
mengemukakan sistematika dari pembahasan.
Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini
dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba menguraikan pengertian organisasi,
prisip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, juga tentang
rentang manajemen dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara
Pendirian Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka
masyarakat Sumatera Utara dan Aceh yakni dengan membentuk Yayasan
Universitas Sumatera Utara serta mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20
Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum,
Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan
oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun
1959.
Sehubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Banda Aceh yang kemudian menjadi bagian dari Universitas
Syiah Kuala pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali
Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang
berlaku terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli
PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga
program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi,dan DIII Kesekretariatan.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November
2003, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10
Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 14
fakultas.
1. Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara Visi :
University for Industry
Misi :
1. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan
kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk
menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni.
2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni
terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya
3. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui
peran Universitas Sumatera Utara sebagai suatu kekuatan moral yang
otonom untuk mencapai kemampuan yang kuat dalam lingkungan
kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya
manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi
kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara
pembelajaran.
B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan
Tinggi penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu
keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan
dan perubahan.
c. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
d. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
e. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
f. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan teknologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan dan merumuskan cara
penyelesaian masalah.
g. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berpikir, bersikap, dan
h. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi :
Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk memperjelas pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas berkaitan satu sama lain, sampai
tingkat tertentu. Struktur organisasi juga menunjukkan hirarki organisasi dan
pendelegasian wewenang serta memperlihatkan hubungan pelaporan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian hasil yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.
Melalui struktur organisasi yang baik, memungkinkan pengaturan
pelaksanaan serta perancangan dan pembinaan lingkungan yang memiliki prestasi
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik dan tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
seluruh perorangan, maupun kelompok kerja dengan melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan
Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade FatmaLubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof.Dr.Ramli, MS
Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Prof.Dr.Syaad Afifudin S., M.Ec
Prof.Dr.Rismayani, MS
Drs.Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
Prof.Dr.Lic.rer.reg.Sirojuzilam, SE
Drs.Raja Bongsu Hutagalung, M.Si, Ak
Dr.Murni Daulay, SE, M.Si
PROGRAM S-1 Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak
Manajemen
Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Sekertaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Kesekretariatan
F. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan membina hubungan dengan
alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun dan mempersiapkan penyusunan laporan kerja fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan surat-menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorium, lembur, vakasi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
c. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, dibutuhkan waktu untuk mencapainya. Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terus diupayakan agar tujuan yang telah
digariskan oleh fakultas. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan
pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, memotivasi masyarakat agar
dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan
lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas
akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj) sehingga para civitas akademik memilki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa.
H. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus, metode dan peralatan yang lebih
modern/ berteknologi tinggi.
2. Jumlah lulusan meningkat dengan kelulusan tepat waktu, serta indeks prestasi
yang lebih tinggi.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadual Kuliah, Jadual Ujian Mid Semester, dan Jadual Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan terlebih dahulu
dirapatkan oleh Departemen.
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
11. Menambahkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang dikoordinasi
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi 1. Pengertian Organisasi
Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama
menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional. Pengertian kedua
berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan
organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien.
Di bawah ini, terdapat pendapat yang berbeda dari beberapa para ahli. Hal
ini terkait dengan perbedaan sudut pandang dan displin ilmu yang berlainan. Akan
tetapi jika dilihat dari unsur-unsur yang terkandung di dalam masing-masing
defenisi tersebut terdapat banyak persamaan.
Berikut adalah beberapa pendapat para ahli mengenai defenisi organisasi:
a. G.R. Terry
Organisasi berasal dari kata organisme, yaitu suatu struktur dengan
bagian-bagian yang demikian diintegrasi hingga hubungan mereka satu
sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan.
Jadi organisasi terdiri dari dua bagian pokok yaitu:
(1) Bagian-bagian dan
b. John M. Gaus
Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat
memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian
tugas dan tanggung jawab.
c. James A.F Stoner
Organisasi memiliki dua arti umum, arti yang pertama adalah pada suatu
lembaga (institution) atau kelompok sedangkan arti yang kedua adalah
mengacu pada proses pengorganisasian yaitu cara pengaturan pekerjaan
dan mengalokasikan pekerjaan diantara anggota organisasi dapat tercapai
secara efisien.
d. Chester I Bernand
Organisasi adalah suatu sistem kegiatan kerjasama dari dua orang atau
lebih, sesuatu yang tidak terwujud dan tidak bersifat perseorangan
sebagian besar mengenai hal hubungan-hubungan.
e. Jhon Pfifner dan S. Owen Lane
Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus
dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan
kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban
yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik
Dari beberapa defenisi ini, dapat disimpulkan unsur-unsur dari suatu
organisai meliputi:
a. Adanya sekelompok orang yang terikat pada sistem.
b. Adanya proses pembagian agar tercapai spesialisasi kerja.
c. Adanya hubungan-hubungan dan pembagian kerja secara sadar
terkoordinasi.
d. Adanya tujuan bersama yang hendak dicapai.
2.Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal dimana organisasi dikelola. Struktur orgaisasi menunjukkan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara funsi-fungsi,
bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan
kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi.
Beberapa defenisi pengorganisasian secara luas antara lain :
a. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur
formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas di antara para
anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Pengorganisasian merupakan proses yang menetapkan hubungan antara
kekuasaan dan tanggung jawab diantara orang yang terlibat didalam
c. Pengorganisasian adalah proses panyesuaian struktur organisasi dengan
tujuan sumber daya dan lingkupnya. Struktur organisasi dapat diartikan
sebagai susunan dan hubungan antara bagian-bagian atau komponen dan
posisi dalam suatu organisasi.
Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga prosedur sebagai
berikut :
1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logis dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pengadaan dan pengembanagn suatu mekanisme untuk
mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan
yang terpadu dan harmonis.
Adapun faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi
adalah sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan
bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di
antara atasan dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi,
2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk
memproduksi barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berpikir anggota, serta kebutuhan mereka untuk
bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun
satuan-satuan kerjanyaakan sangat mempengaruhi struktur organisasi.
Semakin besar ukuran organisas, struktur organisasi akan semakin
kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
Beberapa prinsip organisasi yang perlu diperhatikan dalam menganalisis
struktur organisasi antara lain :
1. Prinsip Kesatuan Tujuan
Struktur organisasi akan efektif apabila memudahkan sumbangan
individual dalam pencapaian tujuan organisasi
2. Prinsip Efisiensi
Organisasi akan efisien bila disusun untuk membantu pencapaian
3. Prinsip Rentang Manajemen
Ada batas dalam setiap keduduka n manajerial mengenai jumlah orang
yang dapat dikelola secara efektif, tetapi jumlah yang tepat akan
berbeda sesuai dengan pengaruh variabel yang mendasari dan
dampaknya atas kebutuhan waktu untuk mengelola secara efektif
4. Prinsip Delegasi Berdasarkan Hasil Yang Diharapkan
Wewenang yang didelegasikan diharapkan cukup memadai untuk
menjamin kemampuan hasil mereka mencapai hasil yang diharapkan.
5. Prinsip Kemutlakan Tanggung Jawab
Pertanggung jawaban bawahan atas prestasi mereka kepada para atasan
merupakan hal yang mutlak, dan atasan tidak dapat menghindari
tanggung jawab aktivitas organisasi dari bawahan mereka.
6. Prinsip Tingkat Wewenang
Pemeliharaan wewenang yang diinginkan mengharuskan pemgambilan
keputusan yang berada dalam kompetisi wewenang dan tidak
diteruskan ke dalam struktur organisasi.
7. Prinsip Pembagian Kerja
Struktur organisasi mencerminkan klasifikasi tuga atau aktivitas yang
perlu untuk mencapai tujuan dan memudahkan upaya
pengkoordinasiaannya. Peranan dirancang agar sesuai dengan
8. Prinsip Keseimbangan
Prinsip atau teknik yang digunakan organisasi harus diseimbangkan
dalam rangka keefektifan struktur secara menyeluruh untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
9. Prinsip Pemisahan
Bila beberapa aktivitas dirancang sebagai sarana pengawasan terhadap
aktivitas lainnya, maka individu yang diserahi aktivitas pertama tidak
dapat melepaskan tanggung jawabbya apabila mereka melapor ke
departemen yang aktivitasnya harus mereka nilai.
10. Prinsip Kemudahan Kepemimpinan
Struktur organisasi dan pendelegasian wewenang yang baik
memungkinkan untuk merancang dan membina lingkungan untuk
berprestasi, sehingga menciptakan kemudahan dalam memimpin.
C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
Menurut J. Sudarsono ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu,
1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan
kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan
tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).
2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menjamin
kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur untuk mengintegrasikan
4. Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan
pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak
memiliki pola unit.
5. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu
kelompok kerja.
Struktur organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu
Organisasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf
Organization), Organisasi Fungsional dan Organisasi Fungsional Staf.
1. Organisasi Garis (Line Organization)
Bentuk organisasi ini paling banyak dipakai serta paling sederhana dan
merupakan tipe organisasi yang paling tua. Bentuk tata hubungannya masih
sederhana, sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada sistem organisasi ini,
wewenang dialirkan dari atas ke bawah, demikian juga tanggung jawab bawahan
dialirkan kepada atasannya secara bertingkat, sehingga setiap bawahan hanya
mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan saja. Pemberian perintah pada
organisasi ini bergerak vertical melalui garis lurus sehingga saluran perintah dan
tanggung jawabnya tegas.
Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif
kecil.
c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang.
d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.
e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan
hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua
anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.
f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan
organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.
g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.
h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih
sederhana.
i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah.
j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.
k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung
menurut garis komando.
Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu :
a. Kebaikan organisasi garis yaitu :
1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
2. Pengambilan keputusan lebih cepat
3. Solidaritas karyawan tinggi
4. Biayanya rendah
b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :
1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia
tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi
tersebut
2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis
3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas
4. Tujuan organisasi sama, apalagi didasarkan atas tujuan pribadi
pimpinan teringgi dalam organisasi
5. Sulit mengadakan koordinasi
Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai
berikut :
Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis
Sumber : Wursanto (2003 : 102) Manajer
2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)
Dalam organisasi garis dan staf, para anggota organisasi dikelompokkan
menjadi 2 kategori besar, yaitu :
1. Mereka yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan
tugas pokok yang harus dilakukan oleh organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan
sebelumnya.
2. Mereka yang menyelenggarakan kegiatan penunjang guna
mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak
mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam memberi
pelayanan, nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut :
a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks
b. Jumlah anggotanya relatif banyak
c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis
komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling
bawah.
2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah
unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi
d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang
sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh
anggota.
Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan
kelemahan.
Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu :
1. Relevan untuk perusahaan besar
2. Delegasi yang jelas antara tugas pokok dan tugas penunjang dalam
pengelolaan suatu kesatuan yang bulat
3. Pengetahuan dan ketrampilan yang khusus dimanfaatkan sedemikian rupa
4. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
5. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place”
Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu :
1. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak
sehingga mereka tidak saling mengenal
3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi
4. Kehadiran tenaga ahli yang berperan sebagai penasihat bagi manajemen sering
menimbulkan masalah
5. Sering menimbulkan kesukaran dalam memperoleh tenaga kerja yang
Gambar 3. 2 Organisasi Bentuk Garis dan Staf
Sumber : Wursanto (2003 : 107)
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan
sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan, yang tidak terlalu menekankan hirarki
struktural.
Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut :
a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga
b. Tidak terlalu menggunakan kriteria ukuran besar kecilnya organisasi
c. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian
fungsi.
d. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan
organisasi yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi
tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan
sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing
e. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan.
f. Jenjang karir para anggota organisasi tidak terikat pada tingkat pangkat
dan jabatan struktural diperuntukkan bagi mereka yang memimpin
kegiatan penunjang.
g. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan
perintah.
h. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua
pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian
organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural.
Sebagaimana dua struktur sebelumnya dalam organisasi fungsional juga
dijumpai kebaikan dan kelemahan
Kebaikan organisasi fungsional antara lain :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal
mungkin
c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian
d. Koordinasi dalam lingkungan satu kesatuan kerja mudah dilakukan
Kelemahan organisasi fungsional antara lain :
a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima
perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan
b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama
karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting
c. Sulit menciptakan kriteria objektif tentang prestasi kerja karena banyak
kegiatan fungsional yang hasilnya sulit diukur.
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Fungsional
Sumber : Wursanto (2003 : 114) Manajer
Manajer Personalia
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran
Manajer Keuangan
4. Organisasi Fungsional dan Staf
Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk
organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi
fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan
kepada satua-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan
dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan
sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan
kelemahan, antara lain :
Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf yaitu :
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan
c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks
d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan
Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu :
a. Sukar mengadakan mutasi
b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf
Sumber : Wursanto (2003 : 116)
Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang
digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Uatara adalah struktur
organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi
fungsional dengan struktur organisasi garis. Direktur
Staf Penasehat
Produksi Perdagangan Personalia Keuangan
D. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi merupakan bagian penting dalam kegiatan organisasi yang
dirancang untuk mencapai tujuan, karena komunikasi dibutuhkan untuk
masing-masing fungsi organisasi. Tanpa komunikasi tidak akan terwujud pelaksanaan
kegiatan atau aktivitas organisasi.
Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian dalam bentuk
gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan pengertian
tidak hanya melibatkan sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan.
Untuk perpindahan yang efektif dan suksesnya pertukaran informasi tidak hanya
transmisi data yang diperlukan tetapi juga ketrampilan lainnya.
Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam,
yaitu :
1. Dari segi sifat dapat dibedakan menjadi 2 (dua) , yaitu :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa-apa yang
dikatakan dan bagaimana mengatakannya.
b. Komunikasi Tertulis
Komunikasi dengan menggunakan rangkaian kata-kata atau kalimat,
kode-kode yang mengandung arti tertulis dan dapat dimengerti pihak lain.
2. Menurut arahnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi ke atas
Komunikasi langsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang berlangsung dari suatu bagian yang lebih tinggi kepada
satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya.
c. Komunikasi Dialog ke atas
Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah dengan
jabatan atau pimpinan yang lebih tinggi.
d. Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih tinggi dengan
jabatan atau pimpinan yang lebih rendah.
e. Komunikasi Horizontal
Komunikasi antara pimpinan atau jabatan yang setingkat dalam suatu
organisasi.
f. Komunikasi Satu Arah
Komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi.
g. Komunikasi Dua Arah
Komunikasi yang berlangsung secara timbal balik.
3. Menurut Lawan Komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi Satu Lawan
Komunikasi antar pribadi damana dapat terjadi antara pimpinan dan
bawahan, antara pimpinan dan pimpinan yang setingkat dan bawahan ke
bawahan.
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak
c. Komunikasi Kelompok Lawan Saturda
Komunikasi dengan beberapa orang dalam satu kelompok.
d. Komunikasi Lawan Kelompok
Komunikasi antar sekelompok pegawai/karyawan dengan kelompok
pegawai lain.
4. Menurut keresmiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi, yang secara
tegas diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.
b. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan
dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi.
E. Koordinasi
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian berbagai macam komponen
yang berbeda dari pembagian kerja untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi
secara menyeluruh. Koordinasi merupakan proses dari aktivitas individu dan
kelompok yang dikaitkan satu sama lain, untuk memastikan tercapainya tujuan
Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan
kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai
mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan
perusahaan secara keseluruhan.
Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis
mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :
a. Leonard D. White
Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan
gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga
masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada
hasil secara keseluruhan.
b. Dalton E. Mcfarland
Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang
teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian
kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.
c. William R. Spriegel
Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan
urutan pelaksanaan.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang
selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan
membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi,
Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai
keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat
beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian,
pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini
supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor
produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.
Inti dari koordinasi adalah sebagai berikut :
a. Koordinasi berisi tentang penyesuaian antar bagian yang terikat pada
sistem
b. Koordinasi berisi tentang keseimbangan dan keselarasan antar satuan
c. Koordinasi berisi tentang kesatuan tindakan dan usaha
Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi
berkurang :
a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut
suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk
dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan
material.
b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada
yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak
c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan
organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa serba
kacau, para petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan
hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa
disadari.
Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya
keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan
pekerjaan.
2. Bentuk-Bentuk Koordinasi
Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk
mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir
segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan
sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah
ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu :
a. Koordinasi Vertikal
Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang
dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar
departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama
dalam memcapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena
tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk
mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap
bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling
mengisi.
3. Sistem Koordinasi
Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang
baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar
diperlukan beberapa syarat, antara lain :
a. Authority
Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di
mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan
memberikan usaha pada usaha besama. Sedangkan koordinasi adalah
usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal
maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih
b. Mutual Service
Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan
demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka
sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai
dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi
kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi,
tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk
adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.
c. Doktrin
Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap
peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana
tujuan tersebut dicapai.
Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang
efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang
menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai
peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan
mengharmoniskan seluruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi
melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan - satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.
b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat
c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.
d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar
pejabat.
F. Hambatan Dalam Koordinasi
Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya
suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang
menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita
lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan
serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah
administrasi , dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya
dapat menghambat kelancaran aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan
organisasi tidak dapat tercapai.
Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara
lain :
1. Dalam Bidang Organisasi
Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan
organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan
organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik,
sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat
dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab
pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah
pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan
organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang
sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam
melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.
2. Dalam Bidang Manajemen
Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak
memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani
dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain,
seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan
bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam
melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap
penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman
kerja yang baik.
3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi
Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang
jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah
yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh,
menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik
dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.
4. Dalam Bidang Kepegawaian
Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran
pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum
lancar.
5. Dalam Bidang Tata Keuangan
Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi
unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan
dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban,
pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.
6. Dalam Bidang Tata Perbekalan
Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari
instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan,
tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata
ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak
terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan
barang tersebut dengan baik.
7. Dalam Bidang Tata Warkat
Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien,
jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu
dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat
asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan
Koordinasi dalam organisasi akan berjalan dengan maksimal apabila
tercipta keadaan sebagai berikut :
1. Setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya
2. Dibagian tersendiri, berbagai seksi dan urusan memperoleh instruksi
mengenai peranannya dan kerjasama dengan yang lain
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan keterangan serta uraian pada bab-bab sebelumnya yang
bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari
teori-teori yang didapat penulis dalam melengkapi Tugas Akhir ini, maka penulis dapat
mengambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :
1. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan sebagai
perwujudan pola tetap yang menghubungkan wewenang dan tanggung
jawab baik secara vertikal maupun horizontal yang menunjukkan
posisi-posisi, fungsi-fungsi dan bagian-bagian dalam perusahaan.
2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur
organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian
personalia berdasarkan garis dan ditambah dengan staf dimana wewenang
dari pimpinan organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja
dibawahnya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan dapat memerintah
dan meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan sebagai satuan
pelaksanaan yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
3. Koordinasi yang dilakukan oleh seluruh tingkat organisasi yang dimulai
dari tingkat tertinggi sampai terendah. Jadi masing-masing atasan akan
demikian juga dengan kegiatan antar bagian satu dengan yang lainnya juga
harus dikoordinasi sehingga satu kesatuan yang saling mendukung.
B. Saran
1. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin
dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan perlu dipelihara
hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
2. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh
bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi
yang dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan
tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan
DAFTAR PUSTAKA
Flippo, Edwin, Manajemen Personalia, Edisi Keenam, Erlangga, Jakarta, 1995
Handoko, Hani, Manajemen, Cetakan Kedelapanbelas, BPFE, Yogyakarta, 2003.
Jhon Soeprihanto, Murti Sumarni, Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty Yogyakarta, Yogyakarta, 1995.
Koontz, Harold, Prinsip-Prinsip Manajemen, 1994
Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, Uii Press Yogyakarta, Yogyakarta, 2002.
