Menurut Winardi (2003:201) ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu: 1. Spesialis aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan
kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).
2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju kelayak dugaan (predictability) aktivitas-akltivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.
Menurut Mintzberg, mekanisme srandardisasi akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit.
4. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu kelompok kerja.
Menurut Supardi dalam buku Dasar-Dasar Perilaku Organisasi (2002:20) bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu Organiasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf Organization), Organisasi Fungsional serta Organisasi Fungsional dan Staf.
Bentuk ini merupakan tipe organisasi tertua, paling banyak terdapat dan paling banyak dipakai, terutama pada perusahaan yang relatif kecil. Bentuk tata hubungannya masih sederhana sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada jenis organisasi garis, kekuasaan dan tanggungjawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari tingkat teratas sampai tingkat yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan atau pimpinan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu orang pimpinan saja. Oleh karena itu setiap pimpinan dituntut dalam memiliki kemampuan dan pengetahuan yang multi karena pelaksanaan pekerjaan tidak memiliki pembantu ahli.
Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1) Bentuknya sederhana dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.
2) Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.
3) Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang. 4) Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.
5) Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.
6) Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.
7) Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.
9) Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. 10)Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.
11)Dari pucuk pimpinan sampai ke bawah segala sesuatu berlangsung menurut garis komando.
Kebaikan organisasi garis antara lain:
a. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah b. Pengambilan keputusan lebih cepat c. Solidaritas karyawan tinggi
d. Biayanya rendah
Kelemahan organisasi garis, antara lain :
a. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut b. Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
c. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.
Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto (2003 : 102) Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan
Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan
Manajer Manajer
2. Organisasi Garis dan staf (Line Staf Organization)
Bentuk organisasi garis dan staf adalatr suatu sistem yang dikemukakan oleh Emerson (Amerika) kemudian diperdalam oleh Fayol (Prancis) yang menurutnya dalam mengatasi keburukan sistem garis maupun fungsional dengan dibentuk staf yang terdiri dari tenaga ahli.
Dengan demikian untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam member pelayanan nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak
c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1) Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah.
2) Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf, Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.
d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota.
Kelebihan organisasi garis dan staf antara lain : a. Relevan untuk perusahaan besar
b. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
c. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Kelemahan organisasi garis dan staf antara lain :
a. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
b. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga mereka tidak saling mengenal
c. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.
Gambar 3.3 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber: Wursanto (2003 : 107)
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional bermula diciptakan oleh F. W Taylor, dimana setiap atas berwewenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada
Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan
Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan
Manajer
hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan.
Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga
b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi.
c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya dan pimpinan dari setiap organisasi tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing
d. Seorang hwahan dapat menerima perintah dmi beberapa orang pimpinan. e. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah. f. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua
pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural. Kebaikan organisasi fungsional antara lain :Pembagian tugas jelas
a. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
b. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian
Kelemahan organisasi fungsional antara lain :
a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan
b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto (2003 : 114)
4. Organisasi Fungsional dan Staf
Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf antara lain : a. Pembagian tugas jelas
Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Karyawan
b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan
Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf antara lain : a. Sukar mengadakan mutasi
b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi
c. Kurangnya solidaritas sesarna karyawan karena tidak saling mengenal.
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : I 16)
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian
Manajer Staff Keuangan Personalia Perdagangan Produksi Proyek B Proyek A Proyek C
personalia berdasarkan fungsi dan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbangan/pemberi keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini Dekan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu-pembantunya, yaitu Pembantu Dekan Satu (PD I), Pembantu Dekan Dua (PD II), dan Pembantu Dekan Tiga (PD III). Pembantu Dekan Satu (PD I) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik. Pembantu Dekan Satu membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu Dekan Dua (PD II) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang keuangan dan kepegawaian. Pembantu Dekan Tiga (PD III) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kemahasiswaan. Dari pembagian satuan-satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik.
Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik karena sudah ada uraian tugas/job description disetiap bagian-bagian organisasi. Pembagian-bagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan.
D. Koordinasi
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisai unuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-Individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisai. Mereka akan mulai mengajar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksudnya diadakan spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua factor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.
Melaksanakan departemen dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpan dari tujuan perusahaan keseluruhan.
Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :
a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termaksuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan yang memborong tenaga, waktu dan material.
b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termaksuk dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancer karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas Nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dipergunakan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.
Untuk menyadari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.
Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :
Menurut White dalam Sutarto (2002:141) Koordinasi adalah penyesuian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengajaran bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberikan sumbangan yang maksimal pada hasil secara keseluruhan.
Menurut Mcfarland dalam Sutarto (2002:142) Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.
Menurut Spriegel dalam Sutarto (2002:144) Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal wakt dan urutan pelaksanaan.
2. Bentuk-bentuk Koordinasi
Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bahwa, menunjukkan orang yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal
Koordinasi vertical adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahan saling mengisi.
3. Sistem Koordinasi
Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :
a. Authority
Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertical maupun horizontal dalam pencapain tujuan secara keseluruhan. Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.
b. Mutual Service
Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujubnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerja dan saling membantu.
Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping membuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.
Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seuruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan- satuan organisasi merasa satu dalam organisasi. b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat
dalam memecahkan masalah.
c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.
d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antara pejabat.
e. Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi.
Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat
pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.