BAB III PEMBAHASAN
D. Koordinasi
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisai unuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu- Individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisai. Mereka akan mulai mengajar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksudnya diadakan spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua factor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.
Melaksanakan departemen dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpan dari tujuan perusahaan keseluruhan.
Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :
a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termaksuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan yang memborong tenaga, waktu dan material.
b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termaksuk dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancer karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas Nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dipergunakan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.
Untuk menyadari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.
Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :
Menurut White dalam Sutarto (2002:141) Koordinasi adalah penyesuian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengajaran bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberikan sumbangan yang maksimal pada hasil secara keseluruhan.
Menurut Mcfarland dalam Sutarto (2002:142) Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.
Menurut Spriegel dalam Sutarto (2002:144) Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal wakt dan urutan pelaksanaan.
2. Bentuk-bentuk Koordinasi
Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bahwa, menunjukkan orang yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal
Koordinasi vertical adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahan saling mengisi.
3. Sistem Koordinasi
Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :
a. Authority
Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertical maupun horizontal dalam pencapain tujuan secara keseluruhan. Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.
b. Mutual Service
Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujubnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerja dan saling membantu.
Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping membuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.
Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seuruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan- satuan organisasi merasa satu dalam organisasi. b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat
dalam memecahkan masalah.
c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.
d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antara pejabat.
e. Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi.
Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat
pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.