3.1 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD
Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dalam mengemban tugas pokok dan fungsinya senantiasa dipengaruhi lingkungan yang bersifat strategik yaitu kondisi, situasi, keadaan, peristiwa yang menjadi isu-isu strategis yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Isu-isu Strategis tersebut dapat berupa informasi-informasi, kejadian-kejadian, fenomena-fenomena terkini yang memiliki pengaruh langsung terhadap kinerja organisasi. Demikian pula halnya faktor-faktor internal maupun eksternal yang eksistensinya mempengaruhi secara langsung terhadap kinerja organisasi.
Berdasarkan uraian tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo, maka dapat diidentifikasikan berbagai permasalahan yang sering muncul dalam penyelenggaraan pelayanan sebagai berikut :
1) Kompetensi Sumber Daya Aparatur yang belum memadai;
2) Perubahan peraturan perundang-undangan yang menimbulkan perbedaan penafsiran;
3) Kurangya koordinasi dengan eksekutif terkait jadwal pembahasan Raperda sehingga waktu pembahasan oleh DPRD menjadi tidak dapat maksimal;
4) Belum optimalnya pemanfaatan media publikasi internal sebagai media publikasi kegiatan-kegiatan DPRD;
5) Pengelolaan manajemen aset dan manajemen data yang belum optimal;
6) Belum adanya sarana dan prasarana penunjang seperti perpustakaan;
7) Tingkat kehadiran anggota DPRD di rapat/rapat paripurna masih kurang;
8) Dukungan dalam rangka menindaklanjuti aspirasi masyarakat belum optimal.
Kekuatan dan kelemahan Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk memberikan pelayanan administratif dan pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD adalah sebagai berikut :
3.1.1. Analisis Lingkungan Internal (SW)
Kondisi internal dan eksternal yang berkembang begitu cepat akan mempengaruhi eksistensi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo.
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DPRD 2018-2023 24
Faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang bisa dianalisa untuk menjaga optimalisasi eksistensi tersebut.
3.1.1.1. Kekuatan (Strenght)
Faktor-faktor yang menjadi kekuatan Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dalam melaksanakan tugas dan fungsinya antara lain :
1) Peraturan Bupati Nomor 59 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Probolinggo;
- Merupakan penjabaran dari Peraturan Daerah Kabupaten Probolinggo No. 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah.
2) Penyediaan anggaran yang cukup untuk program dan kegiatan Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo;
- Tersedianya anggaran yang cukup untuk pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD dalam rangka memberikan pelayanan administratif dan pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Kabupaten Probolinggo.
3) Hubungan yang sinergis antara DPRD dengan Sekretariat DPRD;
- Hubungan yang baik dan bersinergi antara Pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Probolinggo dengan Sekretaris DPRD Kabupaten Probolinggo dan jajarannya menumbuhkan suasana kerja yang harmonis untuk pelaksanaan tugas dan fungsi keduanya.
4) Sarana dan Prasarana penunjang kegiatan cukup memadai.
- Tersedianya Sarana dan Prasarana yang memadai dalam melaksanakan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo.
3.1.1.2. Kelemahan (Weakness)
Adapun hambatan dan kendala yang menjadi kelemahan Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dalam melaksanakan tugas dan fungsinya pada saat ini antara lain :
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DPRD 2018-2023 25
1) Kompetensi Sumber Daya Aparatur yang belum memadai;
- Tingkat kompetensi sumber daya aparatur pada Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dalam rangka memberikan pelayanan administratif dan pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Kabupaten Probolinggo belum memadai sehingga perlu terus ditingkatkan.
2) Pemanfaatan sarana teknologi informasi yang tersedia belum optimal;
- Sarana teknologi informasi seperti website DPRD, program dan aplikasi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi belum digunakan secara optimal.
3) Belum adanya sarana dan prasarana penunjang seperti perpustakaan;
- Sangat diperlukan sarana dan prasaran penunjang seperti perpustakaan DPRD yang menfasilitasi kebutuhan akan informasi data maupun referensi terhadap setiap persoalan yang membutuhkan referensi dari bahan-bahan bacaan.
4) Dukungan terhadap pelaksanaan tindaklanjut aspirasi masyarakat belum optimal.
- Salah satu fungsi DPRD adalah pengawasan yang didalamnya termasuk menerima aspirasi dari masyarakat kabupaten probolinggo sesuai kewenangannya, dukungan Sekretariat DPRD terhadap pelaksanaan tindaklanjut aspirasi masyarakat masih perlu dioptimalkan.
3.1.2. Analisis Lingkungan Eksternal (OT)
Lingkungan eksternal yang berkembang sangat mempengaruhi keberhasilan penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo. Kondisi tersebut bisa menjadi peluang maupun ancaman yang mempengaruhi keberhasilan yang ingin dicapai. Adapun analisa lingkungan eksternal Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dapat digambarkan sebagai berikut :
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DPRD 2018-2023 26
3.1.2.1. Peluang (Opportunity)
Adapun peluang yang dapat dimanfaatkan dalam mendukung penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo adalah sebagai berikut :
1) Tersedianya peraturan perundang-undangan yang mengatur kelembagaan DPRD;
- Adanya Peraturan perundang-undangan yang mengatur kelembagaan DPRD, seperti UU yang mengatur tentang Pemerintahan Daerah, UU yang mengatur tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (MD3), PP yang mengatur tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib DPRD, PP yang mengatur tentang Hak Keuangan Dan Administratif Pimpinan Dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan lain sebagainya yang memudahkan Sekretariat DPRD sebagai fungsi pendukung untuk mendapatkan referensi hukum.
2) Tingginya tuntutan masyarakat terhadap penetapan kebijakan pemerintah daerah yang berkualitas.
- Semakin bertumbuhkembangnya aspirasi dan respon masyarakat terhadap berbagai kebijakan pembangunan baik yang bersifat mendukung ataupun memberikan kritik membangun;
3) Adanya Asosiasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota seluruh Indonesia;
- Asosiasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota seluruh Indonesia (ASDEKSI) mempunyai peran yang strategis sebagai sarana komunikasi dan koordinasi antar Sekretaris DPRD guna mendapatkan referensi, pendapat / masukkan serta dukungan untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik, benar dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4) Adanya koordinasi yang baik dengan lembaga lainnya.
- Koordinasi yang terjalin baik dengan lembaga lainnya seperti Pemerintah Propinsi, Kementerian Dalam
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DPRD 2018-2023 27
Negeri dan lembaga lain sangat dibutuhkan guna mendapatkan referensi, pendapat / masukkan serta dukungan untuk melaksanakan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dengan baik, benar dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.1.2.2. Ancaman (Treath)
Berbagai ancaman yang dapat mengganggu dan menghambat penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo adalah sebagai berikut :
1) Dualisme pertanggungjawaban Sekretariat DPRD;
- Secara teknis operasional Sekretariat DPRD bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertangungjawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
2) Tingginya intensitas penetapan peraturan perundang-undangan / regulasi oleh pemerintah pusat;
- Tingginya intensitas penetapan peraturan perundang-undangan / regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat sebagai konsekuensi dari perubahan paradigma pemerintahan daerah mengakibatkan timbulnya berbagai penafsiran dan pemahaman terhadap peraturan perundang-undangan;
3) Persepsi Negatif sebagian masyarakat terhadap kinerja DPRD secara Kelembagaan;
- Adanya sebagian masyarakat yang mempersepsikan negatif terhadap kinerja lembaga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
4) Dinamika politik yang berkembang di lembaga DPRD ikut mewarnai dalam kelancaran pengambilan keputusan.
- Dinamika politik didalam lembaga DPRD yang dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti dinamika di partai politik induknya seringkali merubah peta kekuatan politik sehingga pengambilan keputusan mengalami keterlambatan.
Berikut matrik analisis lingkungan internal maupun eksternal Sekretariat DPRD Kabupaten Probolinggo dapat dilihat pada table 3.1 :
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DPRD 2018-2023 28
MATRIK ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL