2.1.1 Di setiap audit, tim audit CB harus menghormati dan efektif menerapkan prinsip, praktik, dan pedoman dalam versi terbaru ISO19011. 2.1.2 CB harus melakukan audit sesuai tipe audit dan pemberitahuan audit sesuai ketetapan dalam dokumen ini.
2.1.3 CB harus memastikan bahwa proses audit, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan: a. Mencakup semua persyaratan yang berlaku di setiap lokasi yang diaudit oleh tim audit CB.
b. Menyertakan semua tipe pekerja: di lokasi, di luar lokasi, termasuk penuh waktu, paruh waktu, musiman dan menetap di rumah, terlepas dari apakah mereka pekerja setempat atau migran, legal atau ilegal, dikontrak langsung oleh CH atau disediakan oleh subkontraktor atau penyedia layanan atau penyedia tenaga kerja.
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit
72 2.1.4 Auditor tidak boleh bekerja melebihi 8 jam dari total waktu audit, termasuk mengaudit shift yang berbeda, dalam sehari.
a. Waktu audit ini termasuk waktu berkunjung antar kebun/lokasi dan tidak termasuk waktu untuk tim audit tiba di lokasi audit di pagi hari dari penginapannya.
b. Ini tidak termasuk jeda untuk makan dan waktu istirahat lainnya.
c. Dalam kasus yang dapat dibenarkan, waktu audit dalam sehari boleh melebihi 8 jam. Dalam kasus tersebut, tim audit harus tetap mencatat waktunya ke dalam sistem pemeliharaan catatan CB dan menyerahkannya kepada the Rainforest Alliance jika diminta.
2.1.5 CB harus memelihara catatan jam kerja setiap auditor dan staf, serta memastikan waktu kerja lembur mendapat kompensasi secara adil bagi auditor dan stafnya yang terlibat dalam proses sertifikasi ini.
a. Jam kerja auditor dan staf tidak hanya jam kerja mengaudit, namun juga jam kerja untuk aktivitas lain seperti pelaporan, peninjauan bukti tindakan perbaikan, penanganan pengaduan/banding.
2.1.6 Tim audit harus menggunakan daftar periksa, templat, dokumen pengikat, dan data terbaru yang disediakan oleh the Rainforest Alliance untuk mempersiapkan, melaksanakan, dan melaporkan audit.
2.1.7 CB harus mengabadikan dalam sistemnya sendiri dan di RACP, tanggal mulai dan selesainya setiap aktivitas dalam proses sertifikasi, minimal hingga taraf bahwa CB dapat membuktikan kepatuhan pada persyaratan rentang waktu di Sistem Penjaminan the Rainforest Alliance.
2.1.8 CB harus memverifikasi pengaduan/investigasi/ketidakpatuhan yang diajukan terhadap CH oleh lembaga pemerintah atau pemangku kepentingan lainnya atas aktivitas yang langsung terkait dengan ruang lingkup sertifikasi.
2.1.9 CB harus memastikan selalu mengalokasikan sumber daya yang cukup, termasuk waktu, untuk personelnya agar dapat melaksanakan tugas yang ditetapkan selama proses sertifikasi. Ini termasuk waktu untuk tim audit agar dapat efektif melaksanakan aktivitas audit, termasuk namun tidak terbatas pada aktivitas persiapan, pelaksanaan, dan/atau pelaporan audit untuk menyatukan semua bukti yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan audit yang akurat.
2.1.10 CB harus selalu menyertakan perkiraan waktu yang diperlukan untuk berbagai aktivitas berbeda yang dibutuhkan dalam proses
sertifikasi, biaya yang terkait dengan skenario risiko saat mempersiapkan penawaran kepada CH. Aktivitas dan perkiraan biaya tersebut mencakup, namun tidak terbatas pada:
a. tinjauan permohonan untuk diterima b. persiapan audit
c. pelaksanaan audit
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit
73 e. perkiraan biaya untuk audit investigasi di portofolio CB
f. perkiraan biaya untuk audit tak terduga di portofolio CB
g. perkiraan biaya untuk CH yang belum siap menghadapi sertifikasi sehingga CB harus menghabiskan waktu lebih lama dalam meninjau dokumen, mempersiapkan audit, dan mengambil sampel daripada jumlah minimal yang diwajibkan dalam dokumen ini
h. jika berlaku, perkiraan biaya untuk CH berisiko tinggi dalam portofolionya yang menjadikan audit berlangsung lebih lama i. risiko tinggi, kontekstual, dan relevan yang timbul dalam ruang lingkup geografis tertentu, seperti kawasan/negara
j. biaya konsultasi dengan pemangku kepentingan, jika berlaku (lihat AR4.2 Konsultasi dengan pemangku kepentingan) k. biaya investigasi di luar lokasi, jika berlaku (lihat AR4.10 Investigasi di luar lokasi)
2.1.11 CB harus memastikan hanya personel yang memenuhi persyaratan dalam Peraturan the Rainforest Alliance untuk Lembaga Sertifikasi telah disahkan melaksanakan tugas yang ditetapkan dalam audit dan proses sertifikasi dan personel itu memang kompeten
menemukenali bukti ketidakpatuhan.
2.1.12 Tim audit CB harus selalu selama audit mematuhi peraturan tentang konflik kepentingan dan menjauhi kerja konsultasi (lihat Lampiran AR8: Dukungan yang diizinkan dan tidak diizinkan selama audit).
2.1.13 CB harus memastikan personelnya tidak melakukan aktivitas konsultasi apa pun untuk CH the Rainforest Alliance selama mulai 2 tahun sebelum tanggal audit pertama hingga 2 tahun setelah tanggal audit terakhir.
2.1.14 CB harus efektif menerapkan persyaratan yang didefinisikan dalam Lampiran dokumen ini untuk aktivitas audit yang relevan. 2.1.15 CB harus menemukenali dan/atau mencatat semua ketidakpatuhan yang ditemukan dalam audit apa pun.
2.1.16 Tim audit CB harus menerima dan meninjau data digital dan/atau bukti digital yang diserahkan oleh CH, contohnya, dari IMS Digital, untuk memverifikasi ke(tidak)patuhan CH pada persyaratan standar yang berlaku.
Catatan: CB dan tim auditnya tidak boleh memaksa hanya menerima bukti kepatuhan berbasis kertas, terutama karena makin banyak diambil, disimpan, dan dianalisis dalam format digital.
2.1.17 CB harus memastikan bahwa tindakan perbaikan yang diambil oleh CH setelah audit dilakukan telah diterapkan dengan tepat di semua lokasi, kebun, lokasi, dalam ruang lingkup sertifikasi dan tidak hanya lokasi/kebun/lokasi.
2.1.18 CB harus selalu meminta persetujuan dari the Rainforest Alliance sebelum melakukan tindakan yang menyimpang dari peraturan dalam dokumen/sistem Penjaminan the Rainforest Alliance. Permintaan pengecualian tersebut harus diajukan ke [email protected] atau jika diperintahkan oleh the Rainforest Alliance, minimal 3 minggu sebelum tanggal pelaksanaan yang dimaksud.
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit
74 Catatan: jika mengajukan permohonan pengecualian dalam waktu lebih singkat akan menyulitkan keputusan dibuat dalam waktu yang sesuai perkiraan CB.
2.1.19 Tim audit CB boleh mengambil tindakan yang menyimpang dari peraturan tanpa harus mendapat persetujuanl HANYA jika: a. keputusan tersebut diambil saat tim berada di lokasi, dan ada justifikasi yang sesuai.
b. Penyimpangan tersebut tidak akan merusak kredibilitas program sertifikasi ini.
c. Penyimpangan tersebut dilakukan akibat informasi/perubahan yang tidak diketahui oleh tim audit/CB sebelum audit. d. Dalam kasus tersebut, tim audit CB harus menyerahkan bukti pembenaran yang terdokumentasi dalam laporan audit.