Berlaku untuk audit kebun dan rantai pasokan yang ada topik sosial dalam ruang lingkup:
2.13 DRAF LAPORAN DAN DAFTAR PERIKSA
Berlaku untuk audit kebun dan rantai pasokan:
2.13.1 CB harus mematuhi jadwal pelaporan dan tindak lanjut yang dipaparkan dalam dokumen ini.
2.13.2 The Rainforest Alliance berhak mewajibkan tenggat waktu lebih singkat untuk audit investigasi atau kasus risiko tinggi. 2.13.3 Auditor utama harus memastikan bahwa:
a. Draf laporan diselesaikan dalam rentang waktu yang diberikan dengan bukti memadai yang jelas dan obyektif untuk mengonfirmasi ke(tidak)patuhan CH untuk ruang lingkup yang telah ditentukan.
b. Data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses aktivasi lisensi sudah akurat dan lengkap sebelum mengirimkan draf laporan ke CB.
2.13.4 Daftar periksa dan laporan audit harus mencantumkan temuan audit (kepatuhan dan ketidakpatuhan) dengan keterangan bukti obyektif yang dibutuhkan yang diperoleh selama audit sehingga pembaca memahami sifat dan luasan/dampak temuan itu.
Ke(tidak)patuhan dan keterangan bukti tidak boleh membuka biaya, informasi kekayaan kompetitif atau intelektual, nama pekerja CH atau informasi yang berpotensi membahayakan kesehatan atau keselamatan orang-orang yang terlibat.
2.13.5 Bukti-bukti audit (foto dan salinan dokumen) yang mendukung atau menunjukkan keterangan bukti yang diberikan dapat dijadikan lampiran laporan ini, namun jangan dibuka kepada publik. Auditor utama harus memastikan bukti audit yang dikumpulkan oleh tim audit (foto, salinan dokumen, dsb.) diserahkan kepada CB dalam waktu 3 minggu sejak hari terakhir audit.
2.13.6 Auditor utama harus mengirimkan kepada CH daftar periksa, laporan audit, daftar kebun anggota, data tentang pekerja, wawancara, catatan pertemuan, dan bukti apa pun yang diperoleh selama audit dalam rentang waktu yang diberikan dalam dokumen ini.
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit 110
2.14 TINJAUAN KUALITAS
Berlaku untuk audit kebun dan rantai pasokan:
2.14.1 CB harus menyusun dan efektif menerapkan prosedur terdokumentasi untuk tinjauan kualitas laporan/data audit dan proses terkait beserta bukti penuntasan ketidakpatuhan. Prosedur tinjauan kualitas itu juga harus mengevaluasi kepatuhan pada persyaratan tentang rentang waktu proses sertifikasi/audit.
2.14.2 CB harus menugasi peninjau kualitas yang kompeten untuk melakukan tinjauan kualitas atas draf laporan audit, daftar periksa, data yang dibutuhkan dan bukti penuntasan NC yang diberikan oleh tim audit.
2.14.3 Tinjauan kualitas itu harus dilakukan oleh orang yang bukan bagian dari tim audit atas audit dan masih aktif sebagai auditor utama atau penyertifikasi. Di kasus mana saja, penyertifikasi audit bertanggung jawab memastikan kualitas laporan audit final dan penerimaan tindakan perbaikan karena keputusan sertifikasi merupakan hasil dari penerimaan laporan audit bersama dengan tindakan perbaikan. 2.14.4 Peninjau kualitas harus memastikan laporan audit final diunggah ke RACP sesuai rentang waktu yang ditetapkan dalam dokumen ini. 2.14.5 CB harus melakukan minimal:
a. Langkah 1: Meninjau kualitas dan mengonfirmasi temuan audit beserta keterangan buktinya, bukti terkait sebelum mengunggah daftar periksa/laporan final ke RACP (maksimal 5 minggu setelah hari terakhir audit jika ditemukan NC).
b. Langkah 2: Meninjau kualitas tindakan perbaikan yang diterapkan oleh CH untuk menuntaskan NC yang ditemukan dan membuat keputusan sertifikasi (maksimal 12 minggu setelah hari terakhir audit jika ditemukan NC).
2.14.6 Tinjauan kualitas (Langkah 1 dan langkah 2) harus memastikan minimal unsur berikut sesuai dengan persyaratan Sistem Penjaminan the Rainforest Alliance:
a. Interpretasi yang tepat atas persyaratan Standar untuk ruang lingkup yang berlaku. b. Penetapan ketidakpatuhan sesuai persyaratan Standar yang benar.
c. Tinjauan atas konsep teknis yang relevan dengan sistem produksi dalam evaluasi persyaratan Standar. d. Verifikasi bahwa laporan tidak menyertakan nama orang yang diwawancarai.
e. Verifikasi bahwa bukti untuk semua persyaratan yang berlaku, untuk kepatuhan maupun ketidakpatuhan, telah dijelaskan secara jelas, padat, obyektif, dan dapat diverifikasi, serta mencerminkan sifat, ukuran, dan dasar teknis yang benar dari ke(tidak)patuhan terkait Standar.
Catatan: Penjelasan bukti-bukti temuan audit (kepatuhan/ketidakpatuhan) harus memungkinkan orang lain dapat memverifikasi bukti serupa untuk membuat kesimpulan yang sama. Penjelasan bukti harus mengacu pada dokumen/catatan spesifik yang
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit 111 dievaluasi, contohnya, pembayaran bulan Maret, September 2020; Prosedur pengaduan IMS-GP-05, diterbitkan pada 08 Juni 2021; risalah pertemuan komite Kesehatan&Keselamatan tanggal 20 Agustus 2021…
f. Verifikasi bahwa kesimpulan laporan sama dengan ketidakpatuhan yang dilaporkan.
g. Verifikasi bahwa tim audit telah memverifikasi informasi dan data mengenai CH yang disebutkan dalam dokumen ini, cth. geodata, data pekerja, bukti audit yang relevan lainnya.
h. Verifikasi bahwa sampel telah ditetapkan dan diterapkan dengan benar, cth., sampel kebun, pekerja, file pekerja, dokumen, penyedia tenaga kerja.
i. Verifikasi bahwa jumlah dan sebaran wawancara yang benar telah dilaksanakan.
j. Ejaan dan tata kalimat yang benar tanpa penggunaan jargon atau bahasa slang yang berlebihan. k. Kepatuhan pada tenggat penyerahan yang ditetapkan dalam dokumen ini.
l. Kecukupan dan efektivitas tindakan perbaikan yang diserahkan, termasuk analisis penyebab utama yang tepat.
2.14.7 Peninjau harus mengevaluasi kualitas laporan dan CB harus membuat catatan untuk setiap laporan audit yang ditinjau, termasuk aspek yang perlu ditingkatkan, yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja auditor, yang dilakukan oleh CB dan Rainforest Alliance.
2.14.8 Peninjau kualitas harus mendokumentasikan rekomendasi perubahan serta komentar, pengamatan, dan saran untuk peningkatan, dan mengirimkannya kepada auditor utama dan CB.
2.14.9 Auditor utama harus menyesuaikan laporan audit berdasarkan komentar, pengamatan, dan saran yang ditandai dalam tinjauan kualitas. Adanya konflik antara temuan tim audit dan auditor utama dengan perubahan yang direkomendasikan harus
didokumentasikan dan dimasukkan ke dalam sistem manajemen kualitas CB untuk tinjauan akhir.
2.14.10 Jika proses tinjauan kualitas oleh CB mengungkap bukti konkrit bahwa proses audit tidak dilakukan dengan benar, maka CB harus mengevaluasi sifat temuan dan melakukan perbaikan dan tindakan perbaikan yang sesuai. Jika perbaikan dan tindakan perbaikan membutuhkan aktivitas audit tambahan untuk mengumpulkan data dalam menyelesaikan laporan/proses keputusan sertifikasi, CB harus menanggung biaya aktivitas tersebut.
2.14.11 Jika tinjauan penjaminan tambahan oleh the Rainforest Alliance mengungkap bukti konkrit bahwa proses audit tidak dilaksanakan dengan benar, maka CB harus mengambil perbaikan dan tindakan perbaikan yang sesuai seperti diminta oleh the Rainforest Alliance. Jika perbaikan dan tindakan perbaikan membutuhkan aktivitas audit tambahan, untuk mengumpulkan data untuk melengkapi
laporan, maka CB harus menanggung biaya atas aktivitas tersebut.
2.14.12 CBs harus menyimpan salinan draf asli laporan audit dan laporan tim tinjauan kualitas dan memasukkannya ke dalam tinjauan penjaminan kualitas seperti yang diarahkan dalam sistem manajemen kualitas CB.
SA-R-GA-1-V1.1ID Peraturan Sertifikasi dan Audit 112 2.14.13 Jika ada kontribusi dari pakar teknis, CB harus menyebutkan hal ini kepada the Rainforest Alliance, dalam templat laporan audit atau
diunggah terpisah jika kontennya tidak sesuai dengan templat laporan audit biasa.
Persyaratan tambahan untuk audit kebun:
2.14.14 Peninjau kualitas harus memverifikasi bahwa
a. daftar kebun anggota sudah lengkap dengan data akurat, termasuk data geolokasi untuk setiap kebun. b. volume yang dilaporkan selaras dan realistis terkait dengan tanaman dan kawasan produksi.