Chief
Engineering
Finansial
Controller
Spa & Fitness
Manager
Chief Security
Sales Manager
Sales
Executive
Ass. Chef
Engineering
Technician
Human Resources
Manager
Training
Managaer
Front Office Manager
HousekeeperExec
Food Beverages
Manager
Outlet
Manager
Waiters
Executive Chef
Kepala Chef
Commis
Income Audit
Cashier
IT Manager
General Affair
Managaer
Personnel
Manager
Purchasing Manager
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Hotel Grand Angkasa Internasional Medan Sumber: Hotel Grand Angkasa Internasional Medan
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut keuangan perusahaan baik operasional sehari-hari ataupun kebutuhan yang bersifat tidak terjadwal.
b. Bertanggung jawab mengawasi dan mengontrol setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan di semua bidang.
c. Bertanggung jawab untuk memberikan arahan kepada manager setiap departemen.
d. Bertanggung jawab untuk mengontrol pencatatan transaksi dan penanganan uang tunai berjalan dengan baik.
e. Mengikuti petunjuk dan garis besar kebijakan dan prosedur manual perusahaan untuk menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang baik dan aman untuk semua karyawan dan pelanggan.
f. Bertanggung jawab atas semua prosedur dan standar serta kebijakan perusahaan yang digunakan sehingga dapat dikomunikasikan lebih efektif kepada seluruh karyawan.
2. Human Resources Manager
a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di lingkungan hotel, yaitu dalam hal perencanaan, pengendalian, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan SDM.
b. Bertanggung jawab untuk menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan.
c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi guna menunjang kontinuitas operasional perusahaan.
d. Bertanggung jawab untuk menjalin hubungan dengan instansi pemerintah, swasta dan instansi serta lembaga pendidikan terkait sebagai pemenuhan kebutuhan SDM.
e. Bertanggung jawab didalam membangun forum komunikasi karyawan agar tercipta hubungan yang harmonis antara manajer dan karyawan.
f. Membina disiplin ketertiban, keamanan dan ketentraman di lingkungan hotel.
g. Bertanggung jawab untuk mengelola anggaran bagian SDM sehingga dapat digunakan lebih efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja. h. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan
evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan/ diperlukan oleh perusahaan.
3. Director of Sales Marketing
a. Bertanggung jawab atas pendelegasian tugas-tugas unatuk memastikan bahwa target penjualan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
b. Mengarahkan usaha-usaha penjualan, terlibat secara langsung dalam pembuatan marketing plan (perencanaan pemasaran).
c. Mengontrol tugas karyawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan penjualan yang berkaitan dengan hotel.
d. Menyediakan fasilitas-fasilitas pendukung yang berguna untuk memudahkan tugas bagian pemasaran dan penjualan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Seperti penyediaan sarana transportasi, bantuan sekretarial dan bantuan lainnya
e. Bertanggung jawab didalam menganalisa hasil kinerja masing-masing karyawan yang terlibat.
f. Bertanggung jawab untuk memberikan ide-ide inovasi dalam mengembangkan perusahaan menjadi lebih sukses lagi.
4. Chief Engineering
a. Bertanggung jawab mengawasi semua kegiatan yang terkait dengan sistem teknologi dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b. Bertanggung jawab untuk merawat atau maintenance setiap mesin, peralatan kerja maupun kondisi bangunan dalam dan luar (Interior & Exterior) baik dilakukan sendiri maupun dengan pihak luar apabila diperlukan (Maintenance Contract).
c. Bertanggung jawab didalam memperbaiki kerusakan peralatan baik mekanikal, elektrik ataupun elektronik.
d. Bertanggung jawab untuk pengadaan audit kinerja masing-masing sistem yang berlaku dihotel.
5. Room Division Manager
a. Bertanggung jawab untuk menerapkan strategi dengan tujuan minimalisir biaya, memaksimalkan produktivitas tanpa mengurangi standar kualitas. b. Bertanggung jawab melaporkan kesalahan pemeriksaan dan kerusakan
perabot dan alat kelengkapan di semua area hotel kepada departemen pemeliharaan.
c. Bertanggung jawab mengontrol dan memantau ketersediaan kamar, tipe kamar dan kategori kategori harga kamar.
6. Food Beverages Manager
a. Bertanggung jawab menjaga tingkat kepuasan tamu terhadap pelayanan yang diberikan selama tamu berkunjung ke restaurant.
b. Bertanggung jawab mengawasi daily operational agar senantiasa dapat memberikan kualitas pelayanan.
c. Bertanggung jawab merancang aktifitas dan ide-ide kegiatan yang kreatif dengan tujuan dapat menambah pemasukan dari segi keuangan
d. Bertanggung jawab menjaga standar makanan dan minuman yang akan dihidangkan kepada tamu baik dari segi rasa maupun penampilan.
e. Bertanggung jawab menyusun anggaran FB Production kitchen dan F&B service.
f. Bertanggung jawab merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional.
g. Bertanggung jawab menciptakan hubungan yang harmonis dengan pelanggan.
h. Bertanggung jawab menyelenggarakan briefing di dalam departemen. i. Mengusulkan kepada atasan tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan
di lingkungan food & beverage department, jika diperlukan.
7. Executive Chef
a. Bertanggung jawab mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, penjualan dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal tercapai.
b. Bertanggung jawab mengawasi penyusunan, penyajian dan pelayanan produk makanan untuk memastikan makanan dalam kualitas yang terbaik sepanjang waktu.
c. Bertanggung jawab menetapkan dan memelihara hubungan kerja yang efektif.
d. Bertanggung jawab untuk pengadaaan fungsi-fungsi seperti wawancara, orietation karyawan, evaluasi kinerja, pembinaan, dan pemberhentian jika perlu untuk memastikan staf telah tepat dalam penempatannya.
8. Finansial Controller
a. Bertanggung jawab didalam merencanakan pengembangan system, prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk
memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur.
b. Bertanggung jawab atas semua yang berhubungan dengan pembelian barang atau bahan guna operasional perusahaan.
c. Bertanggung jawab didalam mengelola fungsi akuntansi pemrosesan data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
d. Bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi seperti buku besar, jurnal, dan catatan akuntansi lainnya untuk mematuhi perintah atau peraturan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah daerah.
e. Bertanggung jawab menyusun laporan dan intepretasi laporan keuangan hotel
f. Bertanggung jawab merencanakan dan mengendalikan anggaran.
g. Bertanggung jawab menjaga kontrak, leasing, dan catatan penting mengenai keuangan hotel.