Tgl. ’ Nana Tempat 'Nomor Barang 1 Faktur f
•oene' Lang - Tinggal 'Pesan Dikirim ’■ 'Catatan
rima' ganan ' an tanggal’ Tgl ' No '
an 1 1 f »
L. . ... T_ - 1---1 ....
Sunber i J.Van Nimwegen, DasarDasar Organisasi Adrainia -trasi. Cetakan kedua. Saduran R. Soemita Adikoe-soemah, Tarsito, Bandung, halaman 102.
c. Apabila terdapat pesanan-pesanan yang belum dapat diselesaikan, mungkin karena persediaan barang yang dimin
ta oleh langganan tersebut tidak cukup; raaka untuk semen-tara surat-surat pesanan disimpan dalam "Map tunggu” , dan order tersebut dicatat dalam buku kontrol pesanan.
Atau jika suatu pesanan hanya dapat diselesaikan sebagian, maka dalam kolom "banyaknya yang dikirim1* di catat dengan sejumlah barang yang dikirim; sedangkan sisa nya sebagai "sisa pesanan" (rest order). Untuk rest order ini dipakai formulir pesanan seperti biasa tetapi diberi kode khusus, agar dapat dibedakan dengan order yang asli. Seperti telah disebutkan didepan bahwa dalam pem -bahasan sistim akuntansi disini hanya diuraikan mengenai
sistim akuntansi penjualan tunai. Sistim akuntansi penju-alan tunai dimulai dari s
- penerimaan pesanan dari langganan. - pelaksanaan pembuatan faktur.
- penyerahan atau pengiriman barang pada pembeli. Dalam pelaksanaan pesanan yang diterima dari para pembe
-li, maka perusahaan harus memperhatikan bahwa biaya yang dikeluarkan harus serendah mungkin; hal lain yang perlu diperhatikan yaitu mengenai segi psychologis komersiil-nya, artikomersiil-nya, mengusahakan supaya langganan meraea puaa dalam segala bidang, tidak hanya mengenai barang - barang yang diserahkan tetapi juga mengenai cara dan kecepatan
38
penyerahan barang-barang yang dibelinya. Oleh karena itu perlu adanya keseragaman tindakan dalara pelaksanaan pesan an serta pelaksanaan yang sebaik-baiknya dari setiap pe-sanan yang diterima.
Keseragaman pelaksanaan pesanan memerlukan adanya suatu peraturan sederhana serta mudah dimengerti oleh pa ra petugas pelaksana penjualan tersebut; selain daripada itu diperlukan juga formulir pesanan yang direncanakan se cara sederhana dan jelas sehingga mudah dimengerti dan da pat memperkecil kesalahan.
Pada umumnya pesanan dapat diterima dengan berma -cam-macam cara, misalnya melalui surat, telepon, langsung disampaikan atau dengan melalui para penjual.
Pesanan yang diterima dari langganan dicatat dalam forraulir pesanan, apabila perusahaan juga melaksanakan penjualan secara kredit, maka haruslah dibedakan antara
t
formulir penjualan kredit dengan formulir penjualan tu na! , yaitu dengan jalan memakal nomor seri tersendiri dan adanya perkataan "kontan" yang dicetak pada formulir
tersebut.
Berikut ini akan diuraikan mengenai salah satu ca ra pelaksanaan pesanan penjualan tunai yang memenuhi
sya-rat pengendalian intern : (
- pesanan yang diterima dari langganan dicatat dalam formulir order yang mempunyai nomor seri tersen
-diri.
- formulir tersebut diserahkan ke Administrasi Perse diaan Kantor (APK) untuk dicek, apakah terdapat persediaan seperti yang dipesan oleh langganan ten sebut.
- oleh bagian order, formulir order tersebut diberi harga dan diadakan perhitungan; kemudian dibuat -kan faktur rangkap 5 (lima), 2 (dua) lembar di
serahkan pada langganan dan 2 (dua) lembar faktur yang tanpa harga dan tanpa jumlah uang dikirim k£ bagian gudang (satu lembar sebagai packing slip); kemudian bagian gudang menyerahkan barang - barang seperti yang tertulis pada faktur bersama-satna de ngan kedua lembar faktur tersebut kebagian ekspedi si*
- langganan setelah menerima 2 (dua) lembar faktur, lalu menuju kekasir untuk melakukan pembayaran; sa tu lembar ditahan oleh kasir sebagai dokumen pembu kuan kas, sedangkan lembar yang satunya setelah di, cap "Lunas'* dan diparaf oleh kasir lalu dikembali-kan kepada langganan.
- dengan membawa faktur tersebut langganan pergi ke bagian ekspedisi dan menyerahkan faktur tersebut kepada bagian ekspedisi, kemudian langganan tneneri ma barang-barangnya setelah menandatangani ealah
satu faktur yang ada dibagian ekspedisi, yaitu s,e bagai bukti bahwa barangbarangnya telah diteri -ma; kemudian faktur tersebut dikirimkan kebagian APK melalui bagian penjualan untuk dicatat dalara kartu persediaan barang-barang yang bersangkutan dan untuk dicek dengan formulir order.
- faktur lembar kelima oleh bagian faktur langsung diserahkan kebagian pembukuan pusat untuk dibuku kan dalam buku penjualan sebagai berikut :
piutang kontan
pada penjualan
Sedangkan pembukuan dalam buku kas adalah : * kas
■ pada piutang kontan
Dari pencatatan dalam buku kas diatas akan terlihat ada nya saling Icontrol, dimana pos piutang kontan setelah di debet pada buku penjualan dan dikredit dalam buku kas, keduanya harus seimbang, jadi tidak boleh menunjukkan adanya saldo. Untuk memperjelas uraian prosedur penjual-an tunai diataa, dapat dilihat pada bagpenjual-an ( flow chart ) seperti pada gambar I4. dihalainan 1+1 berikut ini.
Menurut Cecil Gillespie terdapat beberapa kombina si prosedur pesanan dan prosedur pembuatan faktur, kombi nasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpi-UO
U2
sah (Separate Order Procedure and Billing Prosedu-re).
2. Prebilling procedure, yang dapat dibagi. menjadi s - Complette prebilling.
- Incomplette prebilling.
3* Unit Shipping Order Procedures.
ad.l. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpi -sah.
Dalam prosedur ini mula-mula dibuat surat perintah pengiriman besertn tembusan-tembusannya kepada bagian gu dang dan bagian pengiriman, sesudah barangnya dikirim atau diserahkan pada pembeli lalu faktur dengan tembusan-tembusannya dibuat.
Prosedur ini digunakan dengan alasan s
a. Apabila sering terjadi back order, yaitu dalam hal pesanan tidak dapat dlpenuhi seluruhnya, sehingga memerlukan pengiriman lebih lanjut.
b. Apabila barang-barang yang dijual perusahaan spe-sifikasinya ruroit, diraana apesifikaai tersebut per lu disebutkan dalam surat perintah pengiriman de ngan lengkap, tetapi tidak perlu dicantumkan dalam
i faktur.
ad.2. Prebilling procedure.
Yang dimakaud dengan metode prebilling procedure yaitu dimana surat perintah pengiriman dan faktur beserta
tembusannya dibuat secara bersamaan. Surat perintah pe ngiriman dibuat dengan beberapa tembusan, diraana lembar pertama merupakan faktur.
Complette prebilling.
Prosedur ini sebaiknya digunakan apabila :
- semua informasi yang diperlukan, misalnya mengenai harga, cara pengiriman, berat barang dan lain-lain-nya sudah harus diketahui pada waktu surat perintah pengiriman dibuat.
- persediaan barang cukup tersedia sehingga semua pe sanan dapat dipenuhi.
Incomplette prebilling.
Prosedur ini hampir sama dengan prosedur complette prebilling, hanya saja dalam complette prebilling faktur sudah dibuat lengkap, sedangkan pada incomplette prebill ing masih ada beberapa keterangan yang belun diketahui pa da waktu faktur dibuat, misalnya mengenai berat barang,har ga barang, yang semuanya baru dapat diketahui pada waktu barang dikirim. Berat barang yang dikirim ditulis pada tern busan surat perintah pengiriman d a n kemudian data tersebut digunakan oleh bagian billing untuk melengkapi faktur.
ad.3* Unit shipping order procedures.
Prosedur ini sebenarnya merupakan modifikasi dari prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah, hanya saja dalam metode ini surat perintah pengiriman dibuat
un-tuk tiap jenis barang yang dikirim.
U- Prosedur Penjualan Canvass
Pada jenis penjualan ini petugas yang melaksanakan penjualan atau disebut juga "Canvasser", pergi ketoko-to-ko langganan dengan membawa barang-barang hasil produk perusahaan. Pada hakekatnya canvasser atau petugas terse but dapat raerapunyai inisiatip sendiri, walaupun mengenai politik harga, syarat-syarat penjualan dan faktor kebijak sanaan lainnya diperoleh dari pimpinan perusahaan dimana ia bekerja, tetapi dalam pelaksanaannya ia dapat melaku -kan banyak variasi. Oleh karena itu perlu adanya pengawa^ an yang efektif terhadap kegiatan penjualan ini, misalnya dengan membuat formulir-formulir dengan nomor yang terce-tak (prenumbered), membandingkan hasil penjualan hari ini dengan hasil penjualan sebelurnnya, mengadakan pengecekan terhadap sisa barang yang tidak terjual, mencocokkan anta ra uang hasil penjualan dengan sisa barang yang tidak ter dual.
Adapun formulir-formulir yang diperlukan dalam pen
i
jualan canvass yaitu :
1. Formulir atau Bon Permintaan Barang Canvass (BPBC). 2. Bon Pengambilan Barang (BPB).
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB). I4. Hota Penjualan dan Hota Register.
Berikut ini akan diuraikan masing-masing formulir diatas: Ad.l* Formulir atau bon permintaan barang canvass (BPBC). Formulir ini dibuat oleh bagian penjualan untuk mencatat macam dan jumlah barang-barang yang diminta atau yang akan dibawa oleh masing-masing canvasser; formulir ini dibuat sebanyak 3 (tiga) lembar. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam formulir ini yaitu nama petugas canvas ser, tanggal, nama barang, banyaknya, tanda tangan perse-tujuan dari bagian penjualan. Bentuk BPBC ini dapat dili hat pada gambar 5 dibav/ah ini.
GAMBAR 5