Prosedur penerimaan uang dari pen-

U. Daerah Penjualan

1. Penecahan Masalah

1.2. Prosedur penerimaan uang dari pen-

82

canvass, prosedur yang ditempuh belum cukup memuaskan. Masalah yang ada yaitu pada waktu canvasser menyetorkan uang hasil penjualan sebaiknya disertakan juga tembusan

Nota yang dipakai pada waktu melakukan penjualan;sehingga Kasir dapat mencocokkan antara uang yang diterima sebagai hasil penjualan canvass dengan Nota-nota tersebut.

Masalah yang lain yaitu mengenai sisa Nota yang be lum terpakai, sebaiknya diserahkan kembali kebagian Adrai- nistrasi Penjualan Ngaglik (Bagian yang memberikan Nota sebelum canvasser berangkat), setiap kali canvasser kem- bali ke perusahaan atau serainggu sekali, sehingga bagian Administrasi Penjualan Ngaglik dapat mengadakan pencocok- kan antara sisa Nota tersebut dengan daftar nota yang di bawa serta dengan Nota lembar 2 (merah) yang diterima da

ri canvasser. I

Dengan adanya masalah-masalah tersebut diatas da pat mengakibatkan lemahnya pengendalian intern perusaha an. Dengan pengendalian intern yang kurang memadai dalam proses penerimaan uang,hal tersebut akan menimbulkan ter- jadinya kesalahan serta penyelewengan penerimaan uang , yang mana pada akhirnya hasil penjualan yang benar-benar merupakan hak perusahaan tidak dapat diterima dengan be- nar, akibat lebih lanjut perusahaan akan sulit dapat men- jaga kelangsungan hidupnya.

2. Pengu.lian Hipotesa

Pada bagian yang terdahulu telah disebutkan Order (daftar barang-barang yang akan dibawa oleh canvasser) ha nya dibuat oleh masing-masing canvasser sebanyak satu lem bar. Keadaan tersebut menunjukkan bahwa P.T. Jamu Iboe Ja ya dalam melaksanakan aktivitas penjualan canvass belun mewujudkan adanya pengendalian intern yang memadai, kare na dengan order yang hanya dibuat satu lembar maka hal itu tidak dapat menjamin bahwa antara barang-barang yang disetujui untuk dibawa dengan yang benar-benar dikeluar - kan oleh bagian gudang adalah sama.

Mengingat jangka waktu pencocokkan antara Nota lem bar 1 dan 3 (disebut juga Nota Piutang pada Canvasser) de ngan Setoran Sementara lembar 2 oleh bagian Administrasi Keuangan Penjualan dilakukan sebulan sekali dimaria tin- dakan tersebut diikuti dengan pelaksanaan stock opname (stock rutin) sekali dalam sebulan, dengan adanya'inventa risasi fisik yang belum digalakkan tersebut menyebabkan kemungkinan terjadinya penyelewengan akan sulit untuk di ketahui dengan cepat.

Berdasarkan hal-hal tersebut diatas maka dapat di ketahui bahwa sistim akuntansi penjualan canvass yang ada pada P.T. Jamu Iboe Jaya belum- didasarkan atas suatu peren canaan yang rapi. Sehingga aktivitas penjualan yang mem- punyai andil yang besar bagi perusahaan tidak dapat mem-

berikan keuntungan yang sebesar-besarnya bagi perusahaan, hal ini tentunya tidak dikehendaki baik oleh pinpinan mau pun semua pihak yang berkepentingan dalam perusahaan ter sebut.

Dilain pihak dengan adanya pengendalian intern yang kurang memadai juga mengakibatkan terjadinya penye - lewengan atas aktiva perusahaan serta pemborosan sumber - daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Agar kemungkinan terjadinya penyelewengan dapat di ketahui secepat mungkin serta pemborosan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dapat ditekan, perlu kiranya di- laksanakan suatu sistim akuntansi penjualan canvass seca ra tepat sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara effisien dan effektif.

ICES IM PUL AN DAN SARAN .

1. Kesimpulan

- Pada pembahasan dimuka dapat kita ketahui bahwa sis tira akuntansi penjualan canvass yang . dilaksanakan oleh P.T. Jamu Iboe Jaya di Surabaya masih mengan- dung beberapa kelemahan. Dipihak lain seperti kita ketahui bahwa dunia usaha pada akhir-akhir ini te- lah mengalami perkembangan yang pesat sehingga pim- pinan perusahaan akan menghadapi persoalan-persoal- an yang makin luas dan kompleks; maka.dari itu agar pimpinan perusahaan dapat tetap mempertahankan ser

ta mengembangkan perusahaan secara effektif dan ef- fisien perlu adanya suatu sistim akuntansi yang ba ik dan memadai. Karena sistim akuntansi merupakan suatu sarana pengumpulan dan pengolahan data yang menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola perusahaan nya sehingga pada akhirnya tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Jadi dengan adanya suatu sistim akuntansi yang baik menrungkinkan terlaksananya su atu sistim pengendalian intern yang memadai, dan de ngan adanya suatu sistim pengendalian intern yang raemadai dapat membantu pimpinan perusahaan untuk

BAB V i

menekan terjadinya penyelewengan dan kesalahan. Hal ini berarti, bahwa hipotesa kerja seperti yang te lah disebutkan pada bagian yang terdahulu adalah be nar.

*■ Sistim akuntansi adalah formulir, prosedur dan alat alat yang digunakan untuk mengolah data yang ber- hubungan dengan usaha suatu perusahaan, dengan tu- juan untuk menghasilkan laporan-laporan yang diper- lukan oleh management untuk mengawasi"usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti para pemegang s&ham kreditur dan lembaga-lembaga pe merintah untuk menilai hasil operaai perusahaan. - Pengendalian intern meliputi struktur organisasi

dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasi- kan, digunakan didalam perusahaan dengan tujuan un tuk :

- menjaga keamanan harta milik perusahaan

- memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi - meningkatkan effisiensi didalam operasi

- mendorong ditaatinya kebijaksanaan- kebijaksanaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. '

- Dalam sistim akuntansi perusahaan yang terutama ha- rus diperhatikan adalah pelaksanaan prosedur penju alan, karena hasil yang diterima dari aktivitas pen jualan tersebut merupakan sumber penghasilan utama

bagi perusahaan yang dipakai untuk merabiayai sega- la aktivitas perusahaan. Agar hasil penjualan ter sebut benar-benar dapat diterima oleh perusahaan sebagaimana mestinya maka perlu dilaksanakan suatu prosedur penjualan canvass, prosedur pengeluaran barang serta prosedur penerimaan uang yang meme- nuhi syarat-syarat pengendalian intern.

- Yang penting dalam setiap pembagian kerja yang ter dapat dalam suatu perusahaan perlu diperhatikan agar dapat terjadi tindakan saling mengawasi anta ra pekerjaan yang satu dengan yang lain secara b§ bas dan otonatis.

- Pelaksanaan penjualan yang dilaksanakan oleh P.T. Jamu Iboe Jaya meliputi penjualan tunai yang dila- kukan oleh para canvasser baik untuk dalam kota Surabaya naupun untuk luar kota, dan penjualan tu nai melalui kios yang terletak dijalan Ngaglik No- mer 5 serta dengan memakai mobil propaganda. Seis in penjualan tunai dilaksanakan juga penjualan se cara kredit yaitu dengan melalui agen, baik agen biasa untuk dalam pulau Jawa maupun agen untuk lu

ar pulau Jawa yang diberi nama Agen Tunggal.

- Penjualan tunai yang diselenggarakan oleh Kios yang terletak dijalan Ngaglik Nomer 5 tersebut si- fatnya tidak mencari pembeli tetapi melayani pem-

beli (konsumen) yang datang dan langsung meminum jamu yang dibelinya; sedangkan penjualan tunai de ngan memakai raobil propaganda sifatnya mencari pern beli serta melakukan promosi.

- Untuk penjualan secara canvass dalam kota Surabaya dibagi menjadi 5 (lima) wilayah yaitu Surabaya Uta ra, Selatan, Timur, Barat dan Tenggara; dimana 5 wilayah tersebut dilayani oleh 5 canvasser yang berangkat setiap hari; sedangkan untuk luar kota Surabaya terdapat 18 canvasser yang melayani 18 ko ta di Jawa Timur, yang mana 18 orang canvasser ter sebut berangkat seminggu sekali.

- Aktivitas penjualan canvass baik untuk dalam kota *

maupun untuk luar kota Surabaya, dimulai dengan pembuatan Order (daftar barang-barang yang akan di bawa) yang dibuat oleh masing-masing canvasser, dalam hal ini perusahaan tidak menentukan bentuk Order tersebut, jadi terserah pada masing - masing canvasser. Order tersebut hanya dibuat satu lem bar, setelah manager pemasaran memberi persetujuan dengan memberi tandatangan kemudian oleh canvasser dibawa kebagian gudang. Jadi manager pemasaran da lam hal ini tidak mempunyai arsip dari Order ter sebut.

- Terdapat faktur yang dikeluarkan oleh bagian Admi nistrasi Penjualan sebanyak rangkap 1+ tanpa diberi nomer seri yang tercetak, yang berarti nomer-nomer faktur tersebut diisi sendiri oleh petugas pelak - sana, atau bahkan imingkin petugas-petugas yang ter sangkut tidak memberi nomer sama sekali.

- Canvasser pergi ketoko-toko (langganan-langganan ) sambil membawa barang-barang, kemudian menanyakan barang-barang apa yang dibutuhkan lalu canvasser mencatat dalam Nota rangkap 3 (putih, merah dan ku ning). Setelah langganan atau toko membayar, lem bar pertama (putih) diberikan pada langganan. Da lam hal ini langganan tidak memberi tandatangan pa da Nota tersebut.

- Seharusnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh perusahaan, setelah canvasser kem- bali ke perusahaan maka masing-masing canvasser berdasarkan Nota lembar 3 (kuning) membuat daftar hasil penjualan canvass; tetapi dalam kenyataannya yang terjadi pada P.T. Jamu Iboe Jaya kebijaksana- an tersebut tidak dilaksanakan oleh para canvas ser, hal ini berarti ada lembaran Nota yarig tidak dimanfaatkan tetapi tetap dibuat. '

- Sisa barang yang tidak terjual tidak langsung di- hitung atau tidak dikembalikan kebagian gudang se-

tiap kali canvasser kembali ke perusahaan, tetapi ■ tetap didalam mobil yang dipakai oleh masing-masing canvasser, perhitungan atau pencocokan dengan Setor an Sementara lembar 2 dan Nota (yang disebut juga ' Nota Piutang pada Canvasser) lembar 1 dan 3 dilaku-

kan sekali dalam sebulan.

- Uang hasil penjualan canvass diserahkan kekasir oleh canvasser, kemudian kasir menulis jumlah uang yang diterima tersebut pada formulir Setoran Semen

tara rangkap dua, lembar pertama setelah ditandata- ngani oleh kasir diberikan pada masing-masing can vasser sedangkan lembar kedua setelah oleh kasir di catat pada Buku Kas (dalam buku kas ini dikelompok- kan untuk masing-masing canvasser) kemudian diberi kan kebagian Administrasi Keuangan Penjualan di Nga glik. "

2. S a r a n

Sistim akuntansi penjualan canvass yang ada pada

P.T. Jamu Iboe Jaya masih terdapat beberapa kelemaihan.

Agar sistim akuntansi penjualan canvass tersebut dapat le bih senpurna sehingga kelemahan-kelemahan yang ada dapat ditladakan, maka berikut ini penulis kemukakan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi perusahaan ;

- Sebaiknya order yang dibuat oleh canvasser, dibuat lebih dari satu lembar, misalnya dibuat dalam rang kap tiga, dimana :

- satu lembar untuk bagian gudang, yang diberikan dengan melalui canvasser;

- satu lembar untuk bagian Inventory Clerk;

- satu lembar sebagai arsip manager pemasaran, se hingga manager penasaran dapat mencocokkan de ngan Slip pengeluaran barang yang diterima dari bagian gudang dan akhirnya dapat mengetahui bah- wa barang-barang yang dikeluarkan dari gudang dan yang tercantum dalam Order adalah cocok. - Order (daftar dari barang-barang yang akan dibawa

oleh canvasser) sebaiknya bentuknya sudah ditetap- kan oleh perusahaan, misalnya perusahaan sudah me- nyediakan formulir permintaan barang tersebut, di mana dalam formulir dicantuokan tentang I'Tama,yarig akan diisi oleh masing-masing canvasser, nama dan banyaknya barang yang akan dibawa, tanggal, nomor seri formulir serta tandatangan bagian yang menye- tujui (manager pemasaran). Sehingga pada waktu can vaaser akan pergi canvass tinggal menulis nama ser ta banyaknya barang yang akan dibawa pada formulir tersebut, dengan demikian bentuk dari Order (formu lir) tersebut menjadi seragam sehingga memudahkan

dalam penyimpanan serta dengan adanya nomer seri yang tercetak pada Order akan mempermudah untuk nengontrolnya.

- Nota yang dibuat (dikeluarkan) olsh bagian Adminis trasx Penjualan sebanyak rangkap empat seharusnya diberi nomer seri yang tercetak, agar mempermudah dalam pengawasannya sehingga dapat memperkecil atau meniadakan kemungkinan penyelewengan pemakai- an ITota-nota tersebut oleh pihak-pihak yang ber sangkutan.

- Karena pelaksanaan penjualan produk P.T. Jamu Iboe dilaksanakan baik dengan melalui penjualan canvass yaitu secara tunai serta penjualan melalui agen yang merupakan penjualan kredit, maka sebaiknya faktur-faktur (nota-nota) yang dipakai untuk kedua macam cara penjualan tersebut dibedakan; misalnya untuk penjualan canvass dengan memberi kata "Can vass) pada Nota-nota (faktur-faktur) yang dipergu- nakan, atau dengan jalan memberi nomer seri yang berbeda dengan faktur yang dipakai untuk penjualan dengan melalui agen (penjualan secara kredit). Se hingga dengan adanya perbedaan tersebut lebih mu-

i dah dalam pengawasan serta pencatatannya.

- Pada waktu langganan atau toko membayar harga ba- rang-barang yang dibeli dari canvasser, sebaiknya

langganan tersebut menandatangani Nota rangkap ti- ga (putih, merah dan kuning) yang dibaca oleh can vasser; sebagai bukti bahwa jumlah harga tersebut telah dibayar serta barang-barang seperti yang ter tulis pada nota telah diterima dengan betul.

~ Agar pengendalian terhadap sisa barang yang tidak terjual dapat terlaksana dengan baik, perusahaan perlu menghitung terhadap sisa barang yang tidak terjual setiap kali canvasser kembali ke perusaha an atau selambat-lambatnya seminggu sekali; serta mencocokkan antara sisa barang yang tidak terjual dengan nota hasil penjualan.

- Penyetoran uang hasil penjualan canvass oleh can vasser ke Kasir, perlu disertai dengan tembusan

Nota penjualan, sehingga kasir dapat langsung men cocokkan antara uang hasil penjualan dengan tem busan nota penjualan. Apabila dari hasil pencocok- kan tersebut ternyata dijunpai hal-hal yang men- curigakan maka pengusutan lebih lanjut dapat sege- ra dilaksanakan yaitu dengan jalan meminta kete- rangan dari canvasser yang bersangkutan.

- Sisa Nota Penjualan yang belum terpakai sebaiknya (

diserahkan kembali kebagian Administrasi Penjualan

Ngaglik setiap kali canvasser kembali ke perusaha an dan mempertanggung-jawabkan hasil penjualannya.

Dengan demikian akan biaa dikontrol Nota-nota Pen jualan yang sudah terpakai dicocokkan dengan se toran hasil penjualan ke Kasir dan tembusan Nota

DAFTAR BUKU

Gillespie, Cecil, Accounting System, Procedures and Me- / thods, Third Sdition, Prentice - Hall of India Priva te Limited, Hew Delhi, 1981.

Hadori Yunus, Sistim Akuntansi (Accounting System), Bagi an Penerbitan Fakultas.Ekonomi Universitas Gajah Ma- da, Yogyakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, ITorma Pemeriksaan Akuntan, P.T. Ichtiar Baru - Van Hoeve, Jakarta, 1974*"

Nimv/egen, J. Van, Grondslagen van de Admini strati eve Or- ganisatieve. disadur oleh R.B. Buntaran, Dasar-Dasar Organisasi Administrasi, Penerbit Virgo Surabaya , 1974.

________ , dibahas oleh R. Soemita Adikoesoemah, Dasar-Da ^ sar Organisasi Administrasi. Penerbit Tarsi to Ban

dung, 19 78. .

Sce~ardjo Tjitrosidojo, Diktat Accounting: System I . Pe nerbit Akadeni Akuntansi Indonesia, Jakarta, 1976. Soemita Adikoesoema, Sistin-Sistim Akunting, Cetakan Per

tama, Bandung, ‘1981. • ,

Zaki Baridwan, Sistim Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metcde, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi ( YKPN , Yogyakarta, Cetakan kedua, 1981. ,

L_{a ra p i r} S.I

a::.lrJ:£ pc-ngoluaran Ja c u

'xr'ri^ 'pe-.-r.ir.x

d a

r?.

?C~ : , « , ■■ , , o . . r . . . .

PE R U S A H A A N

7 2/

"

)

0

J A M U #

0 1 / 1 7

C A P _I* N Y O N Y A JL. NGAGLIK 3 - 5 SURABAYA TELP. 41479 Smuli.iy*» . 1 fuJn o

Banyaknya Nam a Bar ang H a r g a_ecorun Jumlah

---- - - ---- - - - -— _{- —} i 1 1 - - - _{---- -} J u m l i i h Rp.

P.T. JAM U I BOE JAYA Jl. NjMglik No. • 5. nip. 3195J9 S U K A R A Y A TrI 19 T u a n T o k o N O T A

X ’

^ 6 5 ^ 6

Boryoknyo NAMA BARANG Hafgo Jumloh

- - - -

ue-.npiran

L_{ar.rp i r a n : 6} smpiyw s^ m suu llama t ... M o b il L . : ... I^p. ... ... ) T u n ai t Bp* ... ... .. Cok : Rj>, ... O nck oe-2 : Rp. ... PenyGtor : Surabaya, .... ♦ PensjriLmy

Dalam dokumen PERANAN PENGENDALIAN INTERN DALAM KAITANNYA DENGAN PENJUALAN CANVASS PADA P.T. JAMU IBOE JAYA DI SURABAYA Repository - UNAIR REPOSITORY (Halaman 89-109)