TINJAUAN PUSTAKA
3.3. Business Process Reengineering (BPR)
Business Process Reengineering (BPR) sangat diperlukan sebelum melakukan perancangan sistem informasi manajemen. BPR merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan. BPR bertujuan mencapai perbaikan- perbaikan langkah dalam kinerja dengan mendesain ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan kandungan nilai tambahnya dan meminimumkan kandungan tidak bernilai tambah. Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun untuk organisasi secara keseluruhan (Joe Peppard dan Philip Rowland, 1994).
Gagasan BPR lebih dipopulerkan oleh Michael Hammer dalam artikelnya
“Reengineering Work: Don’t Automate-Obliterate”. Ia menyarankan bahwa
organisasi perlu memikirkan ulang bisnisnya dengan mempergunakan kesempatan yang ditimbulkan oleh teknologi informasi baru. Ia memperkuat kembali pesan bahwa sebelum menerapkan teknologi informasi, pertama kali organisasi harus yakin bahwa prosesnya sudah benar. Hammer membantu mempromosikan pesan BPR ke seluruh dunia dan telah melakukan banyak hal untuk menjadikan topik tersebut sebagai perhatian semua level manajemen sampai level yang paling senior dalam bisnis.
Otomatisasi aliran kerja berkaitan erat dengan BPR karena otomatisasi merupakan jenis khusus sistem komputer yang berusaha mengkoordinasikan berbagai aktivitas. Aliran kerja dimulai dengan memeriksa dokumen, formulir bisnis, dan informasi lain yang melewati jalannya menuju organisasi. Prosedur ini memperlambat aktivitas perusahaan dan menambah biaya. Rute baru dibangun dan satu sistem aliran kerja diinstal untuk membawa informasi dengan segera ke bagian yang tepat baik dalam bentuk gambar digital faktur atau surat elektronik dari pelanggan.
Perangkat lunak aliran kerja membuat pergerakan dokumen menjadi otomatis, mengeliminasi kebutuhan orang untuk menetapkan siapa yang harus mendapatkan informasi berikutnya, mempersingkat waktu perjalanan, dan menghindari rute yang salah. Sistem tersebut dapat juga diprogram untuk mengirim dokumen sepanjang jalur berbeda, tergantung pada isinya.
Sebagai salah satu contoh aliran kerja dapat dilihat pada Gambar 3.3. yaitu proses pengapalan dari suatu perusahaan. Pesanan diterima oleh wakil penjualan dari pelanggan, kemudian berlanjut melalui proses verifikasi, perakitan/persiapan pesanan, dan pengepakan kemudian pengiriman ke pelanggan.
Gambar 3.3. Operasi Awal
Jika sistem aliran kerja diinstalasi untuk mendukung proses yang ada, beberapa manfaat dapat diperoleh melalui aliran informasi yang lebih cepat dan menghindari input ulang tertentu dari data ke dalam komputer lokal melalui setiap tahap. Gambar 3.4. menjelaskan proses baru yang setiap tahapnya menggunakan sistem aliran kerja.
Gambar 3.4. Aliran Kerja yang Telah Dirancang Ulang
3.4. Persediaan
Kontrol dan pemeliharaan persediaan adalah masalah umum untuk semua organisasi dalam setiap sektor ekonomi. Masalah persediaan tidak membatasi diri pada lembaga profit membuat tetapi juga ditemui oleh lembaga- lembaga sosial dan nirlaba. Persediaan yang umum untuk pertanian, produsen, grosir, pengecer, rumah sakit, gereja, penjara, kebun binatang, universitas dan nasional, negara bagian dan lokal gavernmants. Memang, persediaan juga relevan dengan unit keluarga dalam kaitannya dengan makanan, pakaian, obat-obatan, perlengkapan mandi dan sebagainya (Tersine Richard J, 1994).
Persediaan jangka dapat digunakan untuk berarti beberapa hal yang berbeda, seperti:
1. Saham tangan dari bahan pada waktu tertentu. 2. Diperinci daftar semua aset fisik.
3. Untuk menentukan jumlah jika item di tangan.
4. Nilai dari persediaan barang-barang yang dimiliki oleh sebuah organisasi pada waktu tertentu.
3.5. Tujuan Persediaan
Persediaan terjadi karena penyediaan dan permintaan sulit diselaraskan dengan tepat dan diperlukan waktu untuk melakukan kegiatan tersebut. Hal-hal berikut ini merupakan faktor-faktor yang mendukung fungsi persediaan, antara lain :
1. Faktor waktu, yang berhubungan dengan lamanya proses produksi dan distribusi yang terjadi sebelum barang sampai ke konsumen.
2. Faktor discontinuitas, maksudnya untuk menjaga barang tersedia terus menerus sehingga diperlukan penyediaan sehingga tidak terjadi discontinuitas. 3. Faktor ketidakpastian, maksudnya hal-hal yang tidak diduga yang terjadi
di dalam saat mesin breakdown, bencana, dan sebagainya, sehingga dibutuhkan persediaan guna mengantisipasi kemungkinan kejadian tersebut. 4. Faktor ekonomi, yang memberikan keuntungan perusahaan dalam
mengurangi biaya yang terdiri dari pemesanan barang, pembelian dengan discount, pengiriman, man power, dan sebagainya.
Hal diatas merupakan faktor pendukung adanya fungsi persediaan. Berikut ini adalah fungsi-fungsi persediaan :
1. Working Stock (Lot Size Stock)
Merupakan persediaan yang dibutuhkan dan diadakan dalam mendukung kebutuhan terhadap barang sehingga pemesana dapat dilakukan dalam bentuk
lot size dibandingkan dengan ukuran dasar yang dibutuhkan. Lot Size
mempunyai manfaat untuk mengurangi atau meminimaliasikan biaya pemesanan dan simpan, mendapatkan diskon pemesanan kuantitas, dan biaya pengiriman.
2. Stok Pengaman (Fluctuation Stock)
Merupakan persediaan yang diadakan dalam mengantisipasi ketidakpastian penyediaan dan permintaan. Stok pengaman pada umumnya dipakai selama waktu kedatangan barang yang telah dipesan sehingga tidak terjadi kekurangan atau kekurangan barang.
3. Anticipation Stock (Stabilization Stock)
Merupakan persediaan yang diadakan sehubungan dengan permintaan yang bersifat musiman, tidak menentu (program promosi, musim liburan) atau kurangnya kapasitas produksi.
4. Pipeline Stock (Work In Process)
Merupakan persediaan yang ada dalam perjalanan yang membutuhkan waktu dari penerimaan barang pada saat masuk, pengiriman bahan dalam proses produksi, pengiriman barang sampai ke outputnya. Secara ekternal, pipeline stock dapat digambarkan persediaan dalam perjalanan di
truk, kapal. Sedangkan secara internal, merupakan proses, menunggu diproses dan dipindahkan.
5. Decoupling Stock
Merupakan persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
6. Physic Stock
Merupakan persediaan barang yang diadakan dalam bentuk pajangan untuk mendorong pembelian dan stock ini bersifat sebagai seorang sales yang berdiam diri.
3.6. Klasifikasi Masalah Persediaan
Masalah dalam persediaan dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Mereka diatur berdasarkan hal-hal berikut ini:
1. Repetitiveness (Frekuensi Pemesanan Barang)
a. Pesanan tunggal, hanya dilakukan sekali saja dan tidak diulangi lagi. b. Pesanan berulang, dilakukan terus menerus dan dilakukan secara rutin. 2. Sumber Persediaan
a. Persediaan dari luar, dilakukan pembelian item dari pemasok yang telah disetujui.
b. Persediaan dari dalam, item diproduksi sendiri oleh perusahaan. 3. Pengetahuan tentang persediaan
a. Permintaan yang konstan Permintaan yang berubah-ubah
b.Permintaan yang independen, tidak tergantung pada item yang lain.
Permintaan yang dependen, tergantung pada produksi akhir atau item yang lebih tinggi kedudukannya.
4. Pengetahuan tentang lead time
a. Lead time konstan
b. Lead time berubah-ubah
5. Sistem Persediaan
a.Continous Review, pemesanan dilakukan bila sudah mencapai titik
pemesanan kembali.
b. Periodic Review, pemesanan dilakukan secara berkala.
c. Material Requirement Planning, dilakukan hanya untuk memenuhi
kebutuhan yang direncanakan saja.
d. Distribution Requirement Planning
e. Single Order Quantity, untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek atau
yang unik.
