3. LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN (MILESTONE RENCANA VS REALISASI)
Sebagaimana disampaikan diatas, kriteria utama keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah terekrutnya sebanyak-banyaknya alumni DL-SIBIMA, terutama yang sudah ber-SKA, untuk direkrut menjadi pegawai BUJK (Kontraktor/Konsultan) dengan kriteria keberhasilan proyek perubahan dalam jangka pendek sebagai berikut:
1. Terjalinnya kerja sama Balai PTK dengan 1 (satu) BUJK; dan
2. Modifikasi database lulusan DL-SIBIMA sesuai kebutuhan BUJK dapat terwujud.
Berdasarkan kriteria tersebut, selama laboratorium kepemimpinan dari proyek perubahan ini, maka kedua kriteria tersebut tercapai dengan output, antara lain: 1. Perjanjian Kerja Sama antara Balai Penerapan Teknologi Konstruksi dan PT.
Brantas Abipraya (Persero) untuk meyukseskan implementasi gagasan perubahan SIBIMA JOBS;
2. Modifikasi database lulusan DL-SIBIMA sesuai kebutuhan BUJK juga dapat terwujud.
Keberhasilan pencapaian kedua output utama dari tahapan kegiatan jangka pendek tergambar dalam tabel dibawah ini.
NO LINGKUP
KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT KUNCI
STATUS 1 Menjalin kerja sama
Balai PTK dengan 1 (satu) BUJK
Terbentuknya Tim Efektif SK Tim Efektif Tercapai Tergalangnya dukungan stakeholders - Surat Pernyataan Dukungan - Foto/Video Galangan Dukungan Tercapai
Tersusunnya konsep Perjanjian Kerja Sama yang telah disepakati BPTK-BUJK tentang poin rekrutmen lulusan DL-SIBIMA
Konsep Perjanjian Kerja Sama
Tercapai
Terimplementasinya
penandatanganan perjanjian kerja sama antara BPTK dengan 1 (satu) BUJK
Dokumen
Perjanjian Kerja Sama dari kedua belah pihak Tercapai 2 Menambahkan field pada menu registrasi peserta SIBIMA Termodifikasinya database lulusan DL-SIBIMA yang sesuai kebutuhan BUJK (database SIBIMA JOBS)
Database SIBIMA JOBS
35
Tabel 4. Realisasi Rencana Kegiatan
No. Tahapan Kegiatan Output Kunci
Maret April Mei
Status IV I II III IV I II III IV Jangka Pendek (Maret - Mei 2019) A Terbentuknya Tim Efektif 1 - Persetujuan dan Penandatanganan SK Tim Efektif - Rapat perdana pembagian tugas Tim Efektif dan penetapan target jangka pendek - SK Tim - Pembagian Tugas - Notulensi Rapat - Daftar hadir - Dokumentasi √ Tercapai B Tergalangnya Dukungan dari Pimpinan DJBK 1 Konsultasi dan galang dukungan dari Pejabat di lingkungan Ditjen Bina Konstruksi - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ √ √ √ Tercapai C Tergalangnya Dukungan dari BUJK 1 Koordinasi awal sekaligus galang dukungan gagasan dari 1 BUJK yang
- Surat Pernyataan Dukungan - Notulensi Rapat √ √ Tercapai
36 No. Tahapan Kegiatan Output Kunci
Maret April Mei
Status IV I II III IV I II III IV dibidik (prioritas: PT. Brantas Abipraya) - Daftar hadir - Dokumentasi D Tergalangnya Dukungan dari Stakeholder lainnya 1 Koordinasi dan galang dukungan dari Perguruan Tinggi (min. 1 Perguruan Tinggi) - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ √ √ Tercapai 2 Koordinasi dan galang dukungan dari Mahasiswa dan Alumni DL-SIBIMA dan/atau sudah ber-SKA Muda (testimoni min. 1 orang) - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ √ √ Tercapai 3 Koordinasi dan galang dukungan dari Forum/Ikatan Mahasiswa (min. 1 Forum/Ikatan Mahasiswa) Surat Pernyataan Dukungan √ √ Tercapai 4 Koordinasi dan galang dukungan dari Asosiasi Profesi (min. 1 Asosiasi Profesi) - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ Tercapai
37 No. Tahapan Kegiatan Output Kunci
Maret April Mei
Status IV I II III IV I II III IV
5 Koordinasi dan galang dukungan dari Pemerintah Provinsi (min. 1 Pemerintah Provinsi) - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ Tercapai E Termodifikasinya database lulusan yang sesuai kebutuhan BUJK 1 Penambahan field pada registrasi akun peserta Database termodifikasi √ Tercapai F Tersusunnya konsep Perjanjian Kerja Sama yang telah disepakati oleh BPTK dan BUJK 1 Rapat koordinasi pembahasan konsep perjanjian kerja sama beserta poin-poin kerja sama yang akan disepakati - Notulensi Rapat - Daftar hadir - Dokumentasi - Surat Pernyataan Dukungan √ √ Tercapai 2 Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama Balai PTK dengan 1 (satu) Dokumen PKS (sudah ditandatangani) √ Tercapai
38 No. Tahapan Kegiatan Output Kunci
Maret April Mei
Status IV I II III IV I II III IV BUJK (PT. Brantas Abipraya) Jangka Menengah (Juni - Desember 2019) A Terdukungnya gagasan SIBIMA JOBS dari kementerian BUMN dan/atau FHCI 1 Koordinasi dan galang dukungan dari Kementerian BUMN dan Kementerian Koordinator PMK - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi √ Lebih cepat B Tergalangnya Dukungan dari BUJK lainnya 1 Koordinasi dan galang dukungan gagasan dengan BUJK lainnya (perluasan kerja sama) - Daftar hadir - Dokumentasi √ Lebih cepat 2 Penandatanganan perjanjian kerja sama dengan BUJK lainnya
Dokumen PKS (sudah
ditandatangani)
Belum
39 3.2. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
Hal pertama yang dilakukan untuk mewujudkan keberhasilan implementasi gagasan proyek perubahan adalah membentuk tim yang diharapkan dapat bekerja secara efektif membantu project leader mencapai target dari setiap tahapan beserta rencana kegiatan yang telah disampaikan di Bab II. Project leader tidak mungkin dapat menyelesaikan seluruh target tiap tahpan kegiatan tanpa bantuan orang lain, sehingga dibutuhkan kolaborasi dengan pihak lain. Tim Efektif merupakan pihak-pihak yang sangat berkaitan secara struktural dengan project leader, yaitu Kepala BPTK sebagai atasan langsung project leader yang selanjutnya bertindak sebagai mentor/pengarah. Selanjutnya, Staf Seksi Perencanaan dan Kerja Sama yang selanjutnya dibagi menjadi 2 tim sesuai output kunci yang ingin dicapai, yaitu Tim Kerja Sama dan Tim Teknologi Informasi/ IT.
Gambar 9. Rapat Pembentukan Tim Efektif.
Pembentukan Tim Efektif diawali dengan rapat seluruh tim BPTK pada tanggal 26 Maret di Ruang Rapat BPTK yang agendanya adalah arahan dalam membentuk tim efektif yang mendukung implementasi proyek perubahan project leader (daftar hadir dan notulensi rapat terlampir). Tindak lanjut dari rapat tersebut selanjutnya dituangkan menjadi Surat Keputusan Kepala Balai Penerapan Teknologi Konstruksi Nomor 20/KPTS/BPTK/2019 tanggal 26 maret 2019 tentang Penetapan Tim Efektif Proyek Perubahan “SIBIMA JOBS, Upaya Pemberian Akses Kesempatan Kerja dari Balai Penerapan Teknologi Konstruksi kepada Lulusan DL-SIBIMA” (SK terlampir).
Tim efektif proyek perubahan secara umum dibagi menjadi Pengarah, Project Leader, sekretaris serta Tim Kerja sama dan Tim Teknologi Informasi yang mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Pengarah mempunyai tugas:
• Menetapkan kebijakan dan memberikan pengarahan dalam Proyek Perubahan.
40 • Memberikan arahan pembinaan serta arahan kepada ketua dan tim
pelaksana dalam melaksanakan tugas-tugasnya. 2. Ketua Tim Pelaksana mempunyai tugas:
• Memimpin dan mengendalikan proyek perubahan, agar efisien dan efektif mencapai hasil yang optimal dari segi mutu dan waktu. • Memahami seluruh aspek teknis pekerjaan dan berperan aktif
membina sumber daya sesuai kebutuhan proyek perubahan. • Memberikan pengarahan kepada anggota tim.
• Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pada Proyek Perubahan mulai dari persiapan, pelaksanaan, sampai dengan pembuatan laporan kegiatan.
3. Sekretaris mempunyai tugas:
• Pelaksanaan administrasi dalam proyek perubahan. 4. Koordinator Tim Kerja sama:
• Menyiapkan dokumen kerja sama.
• Menyiapkan dukungan administrasi terkait pelaksanaan kerja sama.
5. Koordinator Tim Teknologi Informasi:
• Menyiapkan database lulusan DL – SIBIMA.
• Menyiapkan dukungan administrasi terkat pembuatan database lulusan DL – SIBIMA.
6. Anggota.
• Mempersiapkan segala sarana dan prasarana termasuk dokumentasi, absensi dan segala kelengkapan yang menunjang kelancaran pelaksanaan proyek perubahan.
• Membuat notulen hasil kegiatan dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan.
Tabel 5. Daftar Nama Tim Efektif Proyek Perubahan
No Nama Jabatan Kedudukan
1 Cakra Nagara ST., MT., ME Kepala Balai Penerapan Teknologi Konstruksi
Pengarah
2 Rezza Munawir ST., MT., MMG Kepala Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Ketua Tim Pelaksana
3 Nuryamah, S.Pd Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Sekretaris
4 Hilma Muthi’ah, ST Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Sekretaris
5 Deviana Kusuma Pratiwi, ST Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Koordinator Tim Kerja sama
6 Eko Setyadi, S.Sos Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
41
No Nama Jabatan Kedudukan
7 Riyan Gunawan A.Md Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Anggota
8 Raudhah, ST Staf Seksi Perencanaan dan
Kerjasama Balai PTK
Anggota
9 Bintara Fajar Prihandoyo, A.Md Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Anggota
10 Imam Mahputra, S.Kom Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Koordinator Tim Teknologi Informasi 11 Muhammad Bagus Kurnia Staf Seksi Perencanaan dan
Kerjasama Balai PTK
Anggota
12 Anom Prabantyo, S.Kom Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Anggota
13 Alvian Ardiansyah, ST Staf Seksi Perencanaan dan Kerjasama Balai PTK
Anggota
Selanjutnya, di dalam rapat ini juga dipaparkan mengenai konsep SIBIMA JOBS (diantara materinya lihat gambar di bawah ini, materi selengkapnya terlampir) kepada seluruh tim. Hal ini menjadi penting, karena setiap personil dari tim efektif merupakan representasi dari project leader.
Gambar 10. Skema SIBIMA JOBS.
42 3.3. MOBILISASI DUKUNGAN STAKEHOLDER
Mobilisasi dukungan stakeholder terhadap gagasan proyek perubahan dilaksanakan dengan cara penyebaran surat dukungan oleh tim efektif bersamaan dengan kegiatan BPTK di daerah. Dalam pencarian dukungan stakeholders di beberapa daerah maupun instansi membutuhkan penyebaran tim. Permohonan dukungan disampaikan oleh tiap tim efektif yang secara bersamaan melakukan kegiatan BPTK di daerah, sehingga tidak semua dukungan diminta oleh project leader tetapi diwakili oleh tim efektif. Pola permohonan dukungan seperti ini lebih efektif dan efisien di tengah kesibukan project leader dan personil tim efektif, sekaligus memberikan pelajaran kepada tim efektif bagaimana berkoordinasi, konsultasi dan meyakinkan stakeholders untuk mendukung program kerja unit kerja.
Monitoring dan evaluasi perolehan dukungan stakeholders dilakukan dengan cara mengadakan rapat berkala tim efektif ataupun memasukkan agenda progres mobilisasi dukungan stakeholders akan gagasan proyek perubahan menjadi salah satu agenda dalam rapat BPTK. Berikut catatan singkat dari setiap rapat progres implementasi proyek perubahan tersebut.
1. Rapat Tim Efektif Progres I Implementasi SIBIMA JOBS (4 April 2019)
Gambar 11. Rapat Tindak Lanjut Manajemen ISO 9001:2015 (termasuk di dalamnya agenda progres implementasi SIBIMA JOBS).
43 Progres periode 26 Maret – 4 April 2019 adalah tergalangnya dukungan dari 12 orang stakeholders (Surat Pernyataan Dukungan Terlampir), antara lain:
1) Dr. Ir. Firdaus Ali, M.Sc, Staf Khusus Menteri PUPR Bidang Sumber Daya Air; 2) Ir.Ober Gultom, MT, Direktur Bina Kompetensi dan Produktivitas Konstruksi,
DJBK;
3) Apwiddhal, ST, MT, Wakil Ketua I LPJKP Sumatera Barat;
4) Dr. Eng. Alwafi Pujirsaharjo, ST, MT, Ketua Jurusan Teknik Sipil Universitas Brawijaya Malang;
5) Dr. H. Hermanto Suaib, MM, Rektor Universitas Muhammadiyah Sorong; 6) Ir. Irman Amri, ST, MT, Dekan Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah
Sorong;
7) Hendrik Pristianto, ST, MT, Ketua Program Studi Teknik Sipil Universitas Muhammadiyah Sorong;
8) Yusverison Andika, ST, MT, Ketua Program Studi Rekayasa Teknik Sipil Politeknik Katolik Saint Paul;
9) Hafiz Rizal Nury Fauzi, Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Sipil Universitas Muhammadiyah Sorong; dan
10) Perwakilan 3 orang Alumni dan Mahasiswa dari Universitas Muhammadiyah Sorong dan Politeknik Katolik Saint Paul.
Gambar 12. Permohonan Dukungan Gagasan SIBIMA JOBS dari Direktur Bina Kompetensi dan Produktivitas
44 2. Rapat Tim Efektif Progres II Implementasi SIBIMA JOBS (15 April 2019)
Gambar 13. Permohonan Dukungan Gagasan SIBIMA JOBS dari Direktur Kerja Sama dan Pemberdayaaan
Progres periode 4 – 15 April 2019 adalah tergalangnya dukungan dari 41 orang stakeholders (Surat Pernyataan Dukungan Terlampir), antara lain:
1) Ir. Kimron Manik, M.Sc, Direktur Kerjasama dan Pemberdayaan DJBK; 2) Afriandi Pohan, Kepala Balai Jasa Konstruksi Wilayah VII Jayapura; 3) Wagino, S.AP, M.Si, Kepala Balai Jasa Konstruksi Wilayah II Palembang; 4) 3 orang Kepala Seksi di Balai Jasa Konstruksi Wilayah II Palembang;
5) Jimmy Segers, ST, Kepala Sub Bidang Sistem Infrastruktur Teknologi Informasi, Pusat Data dan Teknologi Informasi, Setjen Kem. PUPR;
6) I.B. Darmawarsa, Kasi Pemberdayaan Jasa Konstruksi, Dinas PUPR Provinsi Bali;
7) Roy Mardhian Danny, ST, Wakil Ketua II LPJK Provinsi Bali; 8) Nyoman Martha Jaya, Pengurus LPJK Provinsi Bali;
9) I Ketut Sudarsana, ST, PhD, Ketua Program Studi Teknik Sipil Universitas Udayana Bali;
10) Deni Yusdianto, ST, Kepala Bidang DPUPR Provinsi Kalimantan Utara; 11) Ir.Kliwon, IAI, Wakil Ketua I LPJK Provinsi Papua;
12) Ir. Sugito, MT, Wakil Ketua LPJK Provinsi Lampung;
13) Dr. Janviter Manalu, M.Si, Dekan Fakultas Teknik Universitas Cendrawasih; 14) Dr. Bahtiar, ST, MT, Ketua Jurusan Teknik Sipil Universitas Cendrawasih; 15) Hairulla, Ketua Jurusan Teknik Sipil Universitas Musamus Merauke;
16) Tri Mardiati W.SIR, ST, M.Eng, Ketua Program Studi Teknik Sipil Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana, Kupang NTT;
45 17) Dr. Denik Sri Krisnayati, ST, MT, Sekretaris Program Studi Teknik Sipil Fakultas
Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana, Kupang NTT; 18) Asta, ST, M.Eng, Dekan FT Universitas Borneo Tarakan;
19) Ir. Budi Setiawan, MT, Kepala Laboratorium Teknik Sipil Universitas Borneo Tarakan;
20) 22 orang mahasiswa dan alumni dari Univeristas Cenrawasih Jayapura, Universitas Sains dan Teknologi Jayapura, Universitas Halu Oleo Kendari, Universitas Musamus Merauke, Universitas Nusa Cendana Kupang, Universitas Borneo Tarakan, Universitas Udayana, Universitas Saburai, Universitas Bandar Lampung, Institut Teknologi Sumatera, dan Universitas Lampung.
3. Rapat Tim Efektif Progres III Implementasi SIBIMA JOBS (07 Mei 2019)
Gambar 14. Rapat Progres Implementasi SIBIMA JOBS.
Progres periode 15 April – 07 Mei 2019 adalah tergalangnya dukungan dari 11 orang stakeholders (Surat Pernyataan Dukungan Terlampir), antara lain:
1) Dewi Chomistriana, ST, M.Sc, Sekretaris DJBK;
2) Tri Berkah, SH, MH, Kasubdit Hukum, Data dan Komunikasi Publik, Set. DJBK; 3) Aprilia Gayatri, SH, Kasubbag Hukum;
46 5) Sutjipto S.Sos, M.Si, Kasubdit Kerja Sama Dit. KSP sekaligus Wakil Ketua I
LPJK Nasional;
6) RJ Catherine Sihombing, Kasi Lembaga Pemerintah Subdit Kerja Sama; 7) Disaintina Ari Nursanti, Kasubdit Pemberdayaan Wilayah I dan Plt. Kasubdit
Pemberdayaan Wilayah II Dit. KSP;
8) Damaris Paruntung SE, Kasubdit Pemberdayaan Wilayah III, Dit. KSP; 9) Ellis Sumarna, SE, MM, Kasubdit Produktivitas Dit. Bina KPK;
10) Hendro Widodo, ST, MT, Kasubdit Pengembangan Profesi Jasa Konstruksi Dit. Bina KPK; dan
11) M. Naufal Hanif S, Koordinator FKMTSI Wilayah Aceh, Universitas Teuku Umar, Meulaboh Aceh Barat.
4. Rapat Tim Efektif Progres IV Implementasi SIBIMA JOBS (17 Mei 2019)
Gambar 15. Rapat Rutin BPTK (termasuk didalamnya agenda progres implementasi SIBIMA JOBS).
Progres periode 07 – 17 Mei 2019 adalah tergalangnya dukungan dari 12 orang stakeholders (Surat Pernyataan Dukungan Terlampir), antara lain:
1) K. Seno Pamungkas, Kasubbid Konstruksi dan Sarana dan Prasarana Perhubungan Ib-1, Kementerian BUMN;
2) Ir. Bambang Tri Sukmono, MM, Ketua DPP IALKI dan Ketua DPN ASTAKI; 3) Ir. Nawawi Achwan, M.Sc, Sekjen DPP IALKI;
4) Ayu Dewita, Kabid Nilai Budaya dan Karakter Bangsa, Deputi Bidang Koordinasi Kebudayaan, Kemenko PMK-RI;
47 5) Arif Maelan Khasani, Kabid Industri Budaya Kemenko PMK-RI;
6) Linda Resta, Kabid Pemanfaatn IPTEK, Kemenko PMK-RI; 7) Ir. Sigit Adjar Susilo, MM, Sekjen INTAKINDO;
8) Nurtjahja, Senio Manager Human Capital PT. Brantas Abipraya (Persero); 9) Aries Zuswana, Manajer Pemberdayaan SDM PT. Brantas Abipraya (Persero); 10) Fajaruddin Lubis, SE, MP, Wakil Ketua II LPJK Provinsi DKI Jakarta;
11) Hendrik Sudarman, Ketua Umum IMTSI; dan 12) Ilham, Ketua HMTS FST USN Kolaka.
Gambar 16. Penggalangan Dukungan Gagasan SIBIMA JOBS dari Kementerian BUMN (kiri) dan Kemenko PMK (kanan)