Lapas, Rupbasan
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek Perubahan
Laporan Proyek Perubahan | 28 28
Laporan Projek Perubahan Page
Gambar. Pertemuan project leader dengan Mentor bertempat di ruang kerja Mentor, project leader menjelaskan tentang maksud dan tujuan penyusunan proyek perubahan dalam rangka mewujudkan percepatan pelaksanaan eksekusi terpidana mati narkoba dan zat adiktif lainnya
Gambar. Pertemuan project leader dengan Coach dalam rangka persiapan penyajian laporan proyek perubahan
Tanggal 30 Agustus Tahun 2019
2. Project Leader melakukan koordinasi dengan para pejabat internal dengan maksud untuk segera melakukan penyusunan draf Surat Edaran Jaksa Agung Muda tentang percepatan eksekusi terpidana mati berbasis teknologi informasi
Laporan Proyek Perubahan | 29 29
Laporan Projek Perubahan Page
Tanggal 11 dan 12 September Tahun 2019
No. Kegiatan
3. Koordinasi dengan stakeholder terkait, dilakukan untuk membangun komitmen bersama dan langkah awal dalam mendorong terwujudnya sinergitas dalam penyiapan bahan kebijakan pelaksanaan eksekusi terpidana mati kasus narkoba dan zat adiktif lainnya
Gambar. Pertemuan project leader dengan Pihak pengadilan untuk membangun komitmen bersama dalam mendukung proyek perubahan terkait dengan fasilitasi dan memberikan informasi serta bersinergi dalam mendukung percepatan persiapan pelaksanaan eksekusi terpidana mati narkoba dan zat adiktif lainnya
Gambar. Pertemuan project leader dengan Pihak penyidik dari kepolisian secara khusus untuk menyampaikan komitmen bersama dalam mendukung proyek perubahan
Laporan Proyek Perubahan | 30 30
Laporan Projek Perubahan Page
Gambar. Pertemuan project leader dengan terpidana narkotika sebagai upaya membangun komunikasi terkait dengan kebutuhan kelengkapan keterangan untuk kelengkapan data (dokumen administrasi)persiapan pelaksanaan eksekusi mati
Gambar. Pertemuan project leader dengan pihak lapas membangun dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan.
Laporan Proyek Perubahan | 31 31
Laporan Projek Perubahan Page
Gambar. Pertemuan project leader dengan terpidana narkotika sebagai upaya membangun komunikasi terkait dengan kebutuhan kelengkapan keterangan untuk kelengkapan data (dokumen administrasi) persiapan pelaksanaan eksekusi mati.
Laporan Proyek Perubahan | 32 32
Laporan Projek Perubahan Page
Gambar. Berita acara hasil konsultasi dengan stakeholder terkait
Tanggal 13 September 2019
No. Kegiatan
4. Dalam kegiatan ini dilaksanakan Finalisasi dan penetapan draf Surat Edaran Jaksa Agung Muda tentang percepatan eksekusi terpidana mati berbasis teknologi informasi.
Surat Edaran dilakukan finalisasi dengan tim internal dan diajukan kepada pimpinan untuk dilakukan penetapan. Subtansi Surat Edaran Jampidum adalah upaya penyiapan bahan kebijakan eksekusi terpidana mati narkoba dan zat adiktif lainnya dengan memanfaatkan teknologi informasi, dalam aplikasi tersebut akan tertuang data tentang terpidana mati telah berkekuatan hukum tetap dan telah meggunakan hak haknya sebagaimana diatur dalam ketentuan perundang undangan dapat dilaksanakan dan data base terpidana mati
Tanggal 17 September 2019
No. Kegiatan
5. Menyusun Pola / SOP pengintegrasian pelaporan aspek yuridis dan teknis terpidana mati berbasis teknologi informasi
Dalam kegiatan ini dilaksanakan kegiatan rapat koordinasi internal dengan tim untuk memastikan mekanisme yang tertuang dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) yang nantinya akan menjaidi acuan atau pedoman
Laporan Proyek Perubahan | 33 33
Laporan Projek Perubahan Page
stakeholder yang terlibat, adapun mekanisme yang tertuang adalah sebagai berikut
a. Pada Direktorat Narkotika akan dibuat ada aplikasi percepatan persiapan eksekusi mati terpidana narkotika, yang berfungsi untuk memonitor, mengumpulkan, mengingatkan pejabat struktural tentang penanganan perkara narkotika yang telah diputus Pengadilan Negeri, Pengadilan Tinggi, Mahkamah Agung, Peninjauan Kembali, Grasi, sehingga dapat dengan mudah dan ter-update perkaranya
b. Setiap Kejaksaan Negeri yang ada terpidana mati, melakukan scaning semua putusan dan dokumen pendukungnya menjadi soft file
c. Soft file tersebut di kirimkan ke Kasubdit Eksekusi dan Eksaminasi Direktorat Narkotika dan Zat adiktif Lainnya untuk disatukan dalam aplikasi yang tersimpan dalam server Kejaksaan Agung
d. Dalam teknologi informasi yang dibuat, terdapat kewajiban dari pejabat struktural di Kejari untuk menanyakan/berkoordinasi kepada instansi terkait, baik itu Rumah Tahanan (Rutan) / Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) maupun Pengadilan Negeri (PN), maupun kepada terpidana, terkait dengan proses upaya hukum yang sedang dijalankan oleh terpidana
e. Kewajiban tersebut dilaksanakan setelah ada peringatan/pengingat kepada pejabat struktural untuk melakukan koordinasi dengan instansi terkait, dengan cara menanyakan sejauh mana proses upaya hukum yang dilakukan oleh terpidana, semisal terpidana mengajukan upaya hukum Banding, dalam waktu yang telah ditentukan dalam Undang-Undang yaitu 14 hari sejak dinyatakan Banding, Pejabat Struktural akan mendapatkan peringatan untuk menanyakan kepada Pengadilan Negeri, apakah Banding yang diajukan oleh terpidana telah dikirim ke Pengadilan Tinggi. Selanjutnya dalam kurun waktu 30 hari, Pejabat Struktural akan mendapat peringatan waktu proses persidangan banding sudah berjalan. Dalam kurun waktu 90 hari, Pejabat Struktural akan mendapat peringatan apakah sudah ada putusan banding terpidana.
Selanjutnya 14 hari, Pejabat Struktural akan mendapatkan peringatan apakah terpidana melakukan kasasi, 14 hari kemudian akan diketahui memori kasasi, dalam kurun waktu 30 hari, Pejabat Struktural akan mendapatkan peringatan tentang putusan kasasi, dalam kurun waktu 90, Pejabat Struktural akan mendapatkan peringatan tentang putusan MA, dalam kurun waktu 14 hari pasca putusan MA apakah terpidana mengajukan PK, 30 hari kemudian PK dikirim ke MA dan Pejabat Struktural mendapat peringatan, selanjutnya dalam kurun waktu 180 hari akan memperoleh hasil tentang putusan PK, 14 hari pasca putusan PK Pejabat Struktural memberitahukan kepada terpidana dan 30 hari kemudian diajukan grasi dan ditentukan oleh Presiden. Hal tersebut
Laporan Proyek Perubahan | 34 34
Laporan Projek Perubahan Page
berjalan hingga proses hukum luar biasa, control dan koordinasi dilaksanakan oleh pejabat struktural sesuai dengan tingkatan proses upaya hukumnya.
f. Pengingat atau reminder kepada pejabat struktural tersebut dapat dikontrol oleh pejabat struktural di Kejaksaan Agung dalam hal ini pada Sub Dit Eksekusi dan Ekseminasi Direktorat Narkotika dan Zat Adiktif lainnya sehingga diperoleh percepatan persiapan pelaksanaan eksekusi mati kepada narapidana.
g. Dalam rangka percepatan tersebut diperlukan koordinasi terlebih dahulu yaitu melakukan penggalangan kepada instansi terkait, untuk menanyakan perkembangan penyelesaian upaya hukum yang dilakukan oleh terpidana.
h. Hasil koordinasi tersebut dapat diunggah atua dipublikasi kepada masyarakat melalui website Kejaksaan Agung maupun Kejaksaan sesuai jenjang masing-masing sehingga masyarakat dapat mengetahui pergerakan penanganan perkara tersebut.
Penyusunan petunjuk operasional aplikasi, dalam ini untuk menunjang kerja penyajian bahan kebijakan berjenjang ditunjang dengan aplikasi berbasis XAMPP yang akan menjadi tools atau alat dalam pengintegrasian data base tentang terpidana mati.
Tanggal 24 September 2019
6. Pelaksanaan sosialisasi Pola / SOP pengintegrasian pelaporan aspek yuridis dan teknis terpidana mati berbasis teknologi informasi.
Pelaksanaan kegiatan sosialisasi merupakan bagian penting strategi marketing produk kebijakan sebagaimana tertuang dalam proyek perubahan.
Bertempat di tempat rapat Jaksa Agung Muda Pidana Umum dengan agenda kegiatan sosialisasi Standar Operasional Prosedur tentang pengintegrasian berjenjang data terpidana mati. Prosesnya dimulai dengan pembukaan oleh pimpinan rapat (Mentor), dengan didampingi oleh project leader beserta tim efektif dengan menyampaikan agenda terkait Sosialisasi Keputusan Jaksa Agung Muda Pidana umum dan memberikan penjelasan pengintegrasian data terpidana mati kedalam aplikasi, mekanisme sebagaimana tertuang dalam SOP secara garis besar dijelakskan kepada peserta rapat. Pada sesi
Laporan Proyek Perubahan | 35 35
Laporan Projek Perubahan Page
berikutnya dilakukan pemaparan secara rinci oleh Tim efektif dibantu oleh project leader terkait dengan aplikasi.
Hasil Kegiatan :
a. Project laeder Menyampaikan sekaligus mensosialisasikan SOP yang sudah ditetapkan dengan segala mekanismenya.
b. Tim Efektif menyampaikan secara rinci terkait pengoperasian aplikasi sesuai alur proses pelaksanaan integrasi mulai dari penginputan data secara berjenjang pada unit satuan kerja Kejaksaan Agung.
c. Pelaksanaan SOP dan aplikasi ini disambut baik oleh para pimpinan serta satuan kerja, mengingat hal tersebut sangat memudahkan Direktorat Eksekusi dan Eksaminasi secara khusus dan bagi pimpinan masing-masing satuan kerja dalam melakukan kontroling data terpidana mati secara berjenjang baik ditingkat banding, kasasi, PK, bahkan grasi.
d. Tujuan SOP dan aplikasi ini yaitu untuk memonitor setiap saat perubahan data terpidana mati proses hukum sedang berlangung.
e. Peserta sosialisasi sepakat bertanggungjawab dalam pelaksanaan penyiapan bahan kebijakan dalam percepatan eksekusi terpidana mati narkoba dan zat adiktif lainnya yang akan dilaksanakan serta memantau perkembangan dalam pelaksanaannya.
Tanggal 02 Oktober 2019
No. Kegiatan
7 Lounching Pola / SOP pengintegrasian pelaporan aspek yuridis dan teknis terpidana mati berbasis teknologi informasi.
Kegiatan launching sebagai bentuk ujicoba pengintegrasian data terpidana mati secara berjenjang menggunakan teknologi informasi, dalam kegiatan ini dilakukan kegiatan ujicoba untuk apakah SOP yang ditetapkan berjalan dilapangan sehingga kebutuhan data berjenjang dapat dipenuhi, kegiatan ini sebagai ukuran keberhasilan dari upaya sinergitas dan sinkronisasi data yang dapat tersaji dalam aplikasi berbasis teknologi informasi.
Laporan Proyek Perubahan | 36 36
Laporan Projek Perubahan Page
Gambar. pengarahan Mentor terhadap pelaksanaan proyek perubahan dan kegiatan launching SOP dan Aplikasi dengan melibatkan tim efektif,
Tanggal 03 Oktober 2019
No. Kegiatan
1. Implementasi Pola / SOP pengintegrasian pelaporan aspek yuridis dan teknis terpidana mati berbasis teknologi informasi.
Setelah dilakukan ujicoba terhadap efektivitas pola/SOP yang dilakukan, dengan melibatkan tim efektif bertempat di ruang kerja project leader.
Prosesnya dimulai dengan pembukaan oleh project leader dengan menyampaikan agenda terkait Pelaksanaan implementasi penerapan Pengintegrasian data terpidana mati secara berjenjang kedalam aplikasi sekaligus mengadakan evaluasi terhadap implementasi di lapangan, project
Laporan Proyek Perubahan | 37 37
Laporan Projek Perubahan Page
leader juga menyampaikan bahwa SOP dan Aplikasi yang dibuat dapat dilaksanakan dengan tanggung penuh oleh Satker lingkup Kejaksaan Agung RI, para satker merupakan ujung Tombak dalam pengumpulan informasi terkait dengan proses hukum terpidana mati, serta diharapkan lebih proaktif dan meningkatkan penyajian data secara tepat, cepat dan realtime.
Selanjutnya bahwa Mentor menyampaikan bahwa pentingnya SOP dan aplikasi ini untuk strategi dalam memberikan bahan kebijakan yang bersifat final kepada pimpinan.
Gambar. Screenshot hasil implementasi SOP dimana tertuang data terintegrasi dan tersinkornisasi secara berjenjang dan dituangka kedalam aplikasi
Laporan Proyek Perubahan | 38 38
Laporan Projek Perubahan Page
Pentingnya orientasi strategi marketing dalam pelaksanaan inovasi kebijakan yang disusun sebagai indikator keberhasilan dalam suatu kegiatan yang ditujukan kepada kelompok target atau individu agar mereka memperoleh informasi, timbul kesadaran, menerima, dan akhirnya memanfaatkan informasi tersebut sebagaimana adanya kesepakatan dan komitmen untuk menerima kebijakan yang telah disusun oleh project leadaer. Adapun Gambaran bukti keberhasilan teknik komunikasi dalam mempengaruhi stakeholder dan peran project leader dalam mempercepat pencapaian tujuan proyek perubahan serta mengatasi permasalahan dan risiko yang ada sekaligus gambaran diseminasi output proyek perubahan, yang memuat antara lain :
• Uraian dan bukti keberhasilan teknik komunikasi dalam mempengaruhi stakeholder adalah dengan adanya Sinergitas berjenjang dengan melibatkan stakeholder terkait serta satker lingkup Kejaksaan Agung RI.
• Keberhasilan pengaruh project leader terhadap stakeholder dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah dengan memberikan kebijakan khusus untuk menyediakan semua kebutuhan tentang inovasi sehingga dapat mempercepat pencapaian tujuan proyek perubahan.
• Untuk meminimalisir resistensi dari penerima kebijakan untuk itu teknik mengatasi permasalahan dan risiko selama implementasi proyek perubahan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah dengan melakukan koordinasi dan komunikasi aktif.
• Melakukan kegiatan pemasaran hasil kebijakan melalui webiste Kejaksaan Agung sehingga mendorong peningkatan kinerja organisasi.
Upaya dan hasil yang telah dilakukan oleh project leader dalam mengembangkan pembelajaran organisasi guna memberdayakan stakeholder internal dan eksternal, yakni mendorong kepada pejabat dan staf pada Direktorat Narkoba dan Zat Adiktif lainnya dalam rangka mengedukasi, melibatkan, mensosialisasi, keterbukaan infomasi, mengelola pengetahuan, yang memuat antara lain : uraian dan bukti keberhasilan project leader dalam mengembangkan pembelajaran organisasi, yaitu :
• Peranan pimpinan dalam tim agile
• Kompisisi tim agile
• Ruang kerja tim agile