PROMOTER 1. Kepala PPSNZJ
III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1 CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Pelaksanaan Proyek Perubahan selama 2 bulan di laboratorium kepemimpinan PPSNZJ, tidak semua tahapan pelaksanaan dalam proposal dapat dilakukan sesuai jadwal rancangan Proyek Perubahan. Secara garis besar milestone atau tahapan kegiatan yang dilakukan oleh Project Leader disampaikan pada Lampiran 1, sedangkan uraian singkatnya adalah sebagai berikut:
3.1.1. Sosialisasi awal pada stake holder tentang rencana penerapan Alat Komunikasi Marine Radio VHF.
Sosialisasi awal pada stake holder tentang rencana penerapan Alat Komunikasi Marine Radio VHF pada kapal-kapal yang memanfaatkan PPSJ,.
Dilakukan oleh Kabid Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran pada Acara Monev Pelaksanaan Kesyahbandaran dan Evaluasi SHTI pada tanggal 21 Maret 2017 bertempat di Ruang Rapat Lt. 2 Kantor PPSNZ Jakarta.
Hadir Pegawai PPSNZJ ddan pelaku usaha, total berjumlah 51 orang ( Lampiran 2 ) . Selain mendapat tanggapan positif, tetapi masih terdapat tanggapan negatif terkait rencana penggunaan alat komunikasi Marine Radio VHF.
Gambar 3. Sosialisasi awal Rencana Penerapan penggunaan Radio VHF
19 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
3.1.2 Rapat Intern Tim Proyek Perubahan
Rapat Intern Proyek Perubahan dilakukan di Ruang Kerja Kabid Operasional dan Kesyahbandaran pada tanggal 22 Maret 2017 dengan mengundang staf Operasional Pelabuhan yang dihadiri 18 orang. Rapat bertujuan membagi semangat dan membagi tugas untuk kesiapan “Satu Data PPSNZJ” . Pembagian tugas meliuti : ( hasil pada Lampiran 3):
- Bentuk form pendataan - SK Tim Satu data
- Jadwal baru pendataan sesuai mekanisme yang disepakati
- Pembuatan SOP Pendataan Pendaratan Ikan dan SOP “Satu data PPSNZJ”
Gambar 4. Rapat Intern Tim Proyek Perubahan.
3.1.3 Menyiapkan Kelengkapan perizinan alat komunikasi Radio
Kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyiapkan kelengkapan Perizinan alat komuni kasi Radio VHF dilakukan sejak mulai menyusun Proposal Proyek Perubahan sampai dengan saat ini. Bukti hasil yang diperoleh(
Lampiran 4):
- Survey oleh Petugas Dit Navigasi Hubla pada tanggal 22 Maret 2017 dengan dilampiri SPT dan ikhitisar stasiun Radio
- Terbitnya Rekomendasi Izin Stasiun Radio Pantai dari Dit. Navigasi Hubla.
- Bersurat ke Direktorat Operasi Sumberdaya – Dit SDPI Kominfo pada tanggal 17 April 2017
20 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
Sampai Laporan ini di buat izin dari Kementrian Kominfo belum terbit.
Informasi sementara terdapat salah satu persyaratan yang kurang dan saat ini sedang di tindak lanjuti agar perizinan dapat segera dilaksanakan.
Gambar 5. Survey Dit Navigasi-Hubla untuk perizinan stasiun radio Pantai
3.1.4 Sosialisasi Jaminan Mutu dan CPIB sekaligus info tentang satu data PPSNZJ dan rencana operasional komunikasi marine radio VHF
Sosialisasi tentang “Satu data PPSNZJ” dan Rencana Penerapan komunikasi Radio VHF di atas kapal dengan menara kontrol dilakukan tanggal 24 Maret 2017 pada kegiatan Sosialisasi CPIB dan SKPPI. Diadakan di ruang rapat lantai 2 PPSNZJ. Hadir 40 orang stakeholder. Kesepakatan dari pertemuan ini adalah sejak 1 Mei 2017, setiap kapal bongkar akan dilakukan inspeksi mutu di atas kapal dan pada hari yang sama akan diterbitkannya SKHIP (lampiran 5). Diharapkan SKHIP yang terbit secara otomatis ini meningkatkan pelayanan publik di PPSNZJ dan data mutuikan yang di bongkar langsung diterima oleh “Satudata PPSNZJ”.
Gambar 6. Sosialisasi Jaminan Mutu & CPIB
21 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
3.1.5 Rapat Awal Koordinasi Rencana Pemasangan Buoy Tambat di PPSNZJ
Rapat dilaksanakan di Ruang Kerja Kepala Pelabuhan Perikanan Nizam Zachman Jakarta pada tanggal 30 Maret 2017 di hadiri oleh 16 orang berasal dari ( Lampiran 6):
- Direktorat Pelabuhan Perikanan - Direktur Kenavugasian-Dit Hubla
- Distrik Navigasi Kelas I Tanjung Priok - KSOP tanjung Priok
- KSOP Sunda kelapa - KSOP Muara Baru
- Perum Perindo Cabang Jakarta - Pangkalan PSDKP Jakarta.
Rapat ini memberikan gambaran awal yang lebih jelas jika dilakukan pemasangan Buoy, keuntungan dan manfaat pemasangan Buoy serta hal-hal yang harus di tindak lanjuti oleh instansi yang memasangnya.
Gambar 7. Rapat koordinasi awal Pemasangan Buoy.
3.1.6 Rapat Intern Evaluasi Aprlikasi Satu data PPSNZJ
Rapat dilaksanakan di ruang kerja Kabid Operasional dan Kesyahbandaran pada tanggal 4 April 2017 dihadiri oleh Seksi Kesyahbandaran beserta jajarannya dan Seksi Operasional beserta jajarannya. Tujuan rapat adalah mengevaluasi aplikasi yang dibangun dan mendapat masukan perbaikan dari validator dan petugas entry (Lampiran 7). Selain mengevaluasi
22 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
aplikasi Satu data PPSNZJ juga dilakukan evaluasi kinerka pelayanan kesyahbandaran beserta kendala-kendala.
Gambar 8: Rapat Evaluasi Aplikasi “Satu data PPSNZJ”
3.1.7 Rapat Koordinasi dengan Pusdatin KKP terkait timbangan on line dan one data KKP yangda ditindak lanjuti dengan Pelatihan pemakaian timbangan online
Rapat dilaksanakan di Ruang Kerja Kepala Pelabuhan, tanggal 10 April 2017, dihadiri oleh Kapusdatin KKP beserta jajaarannya, Perindo cabang Jakarta dan Kepala Pelabuhan PSNZJ beserta jajarannya (Lampiran 8) . Tindak lanjut dari rapat koordinasi Timbangan on line dan “satu data PPSNZJ” berupa dilakukan pelatihan bagi pegawai dan petugas pendatan pada tanggal 17 April 2017.
Gambar 9. Rapat Koordinasi dengan Pusdatin KKP dan Pelatihan Pengolah Data
23 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
3.1.8 Rapat intern memperkuat penyiapan penerapan komunikasi Radio VHF dan Penerapan “Satu data” PPSNZJ.
Rapat diadakan di ruang kerja Kabid OPK pada tanggal 11 April 2017 dihadiri semua kepala seksi dan staf OPK yang tidak sedang piket pelayanan (Lampiran 9). Hasil rapat menugaskan beberapa staf untuk mengecek ulang perizinan stasiun Radio dan menyiapkan surat ke Kementrian Kominfo. Selain itu mendapat masukan terkait aplikasi “ satu data PPSNZJ”.
Gambar 10. Rapat Intern Bidang OPK.
3.1.9 Rapat Koordinasi dengan UKMKP terkait Satu data PPSNZJ dengan one data KKP
Pada tanggal 25 April 2017 mengadakan Rapat kecil dengan staf UKMKP yang membidangi One data yaitu Bpk Fedy dan Sdr. Faris. Dari PPSNZJ selain Kabid OPK hadir juga Kasi Operasional Pelabuhan dan staf (Lampiran 10)
24 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
Dalam rapat koordinasi ini disepakati bahwa data dari PPSNZJ sebelum di kirim ke aplikasi one data KKP harus di kirim ke “Satudata PPSNZJ terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindari data sampah dan mencegah kesalahan analisis yang mengakibatkan fatal untuk rancangan kebijakan Pengelolaan Perikanan hal ini sesuai dengan gambar 11.
Gambar 11. Diagram alir Satu data PPSJ terkait One Data KKP
25 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
Gambar 12. Rapat koordinasi dengan UKMKP
3.1.10 Rapat Koordinasi dengan Pengurus terkait data kapal perikanan dan rencana penerapan alat komunikasi radio.
Diperoleh data bahwa kapal-kapal yang berpangkalan di PPSNZJ sebanyak 277 kapal telah expire perizinannya. Oleh sebab itu kami mengadakan rapat dengan pengurus kapal di PPSNZJ untuk melakukan pengecekan kebenarannya dan mencari solusi terhadap kesulitan yang dihadapi sekaligus dalam rangka persiapan gerai perizinan. Selain hal itu juga disampaikan bahwa ke depan rencana bulan Juli 2017 akan dilakukan pengaturan keluar masuk kapal di kolam PPSNZJ melalui Radio dari Penara pengawas ke kapal-ikan masing masing, oleh sebab itu perlu diinformasikan pada pemilik dan nakhoda kapal-kapal perikanan yang di urus perizinannya (Lampiran 11).
Gambar 13. Rapat dengan pengurus perizinan kapal perikanan
26 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”
3.1.11 Sosialisasi ke stake holder untuk rencana penerapan PSM dan komunikasi marine radio VHF serta “Satu data PPSNZJ.
Sosialisasi ke Stake holder tenntang rencana penerapan komunikasi marine radio VHF serta “Satu data PPSNZJ dilakukan pada saat kegiatan rencana penerapan PSM dan evaluasi PIPP di PPSNZJ. Kegiatan dilakukan di Ruang Rapat lantai 2 PPSNZJ dihadiri sekitar 40 orang (Lampiran 12 ).
Dalam sosialisasi ini hadir dan sebagai salah satu pemrasaran adalah Coach Dr. Ir Yulistyo,M.Sc. disampaikan bahwa langkah awal yang disiapkan PPSNZJ untuk menerapkan PSM maka dimulai dengan penerapan penggunaan radio pantai yang selanjutnya diharapkan pelayanan kesyahbandaran semakin meningkat demikian juga pendataan semakin baik termasuk dengan adanya “Satu data PPSNZJ”
Gambar 14. Sosialisasi Penerapan PSM