SATU DATA PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA NIZAM ZACHMAN JAKARTA

(1)

LAPORAN

PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI

“SATU DATA”

PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA NIZAM ZACHMAN JAKARTA

Disusun Oleh:

Dr. RA.HESTI WARIH MADYENG RATRI, A.Pi,MM NIP. 1962 1013 199703 2 001

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

BADAN RISET DAN SUMBERDAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR

SUKAMANDI, 2017

(2)

LAMPIRAN

(3)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul :

“SATU DATA PELABUHAN PERIKANAN

SAMUDERA NIZAM ZACHMAN JAKARTA

Nama : Dr.RA HESTI WARIH MADYENG RATRI, A.Pi, MM NIP : 1962 1013 199703 2 001

Sukamandi, 16 Mei 2017

Mengetahui Coach

Dr.Ir Yulistyo, M.Sc

NIP. 19611212 198703 1 001

Project Leader

Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM NIP. 1962 1013 199703 2 001

(4)

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan

Proyek Perubahan Instansional

Judul :

“SATU DATA PELABUHAN PERIKANAN

SAMUDERA NIZAM ZACHMAN JAKARTA

TELAH DISEMINARKAN

Di : Sukamandi

Pada hari : Kamis Tanggal : 17 Mei 2017

Project Leader

Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM NIP. 1962 1013 199703 2 001

Coach

Dr. Ir. Yulistyo, M.Sc NIP. 19611212 198703 1 001

Narasumber/Penguji

Jajang Sumarna,A.Pi, M.Pd NIP.19590801 198703 1 003

Mentor

Rahmat Irawan, A.Pi, MM NIP. 19611225 1986 03 1 003

(5)

FORMULIR SEMINAR

Nama Peserta : Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM

Unit Kerja : Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta.

Usulan Proyek : “Satu data” PPS Nizam Zachman Jakarta.

Judul :

“SATUDATA” PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA NIZAM ZACHMAN JAKARTA

Nama : Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM

NIP : NIP. 1962 1013 199703 2 001

Mengetahui Coach

Dr.Ir. Yulistyo, M.Sc

NIP. 19611212 198703 1 001.

Project Leader

Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM NIP. 19621013 199703 2 001

(6)

Lampiran 1.

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

1. Nama Peserta : Dr. Hesti Warih MR, APi, MM

2. Instansi : Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta.

3. Proyek Perubahan : “Satu Data PPSNZJ.”

No. Hari/Tgl Kegiatan Output yang dulampirkan

Diinfokan ke Coach tanggal

Paraf

Coach Paraf Mentor 1. 21 Maret

2017

Sosialisasi pada stake holder tentang rencana penerapan alat komuni kasi

Radio pada

kegiatan evaluasi Kesyahbandaran dan SHTI

 Pengurus Asosiasi

 Pemilik kapal, &

pengurus ijin

 Undangan

 Daftar hadir

 Foto

 Notulen

21 Maret 2017

2. 23 Maret 2017

Rapat Intern Bidang Operasional dan Kesyahbandaran untuk pembagian tugas:

. Membuat form pendataan

- menyusun SOP - SK Tim Perubahan

“Satu Data PPSNZJ”



 Foto

 Jadwal Petugas

 Form Pendataan

 SOP Satu Data PPSNZJ

 SOP Pendataan Pendaratan

 SK

Penunjukan Tim Teknis Proyek Perubahan

 SK

Penunjukan Tim MONEV Satu data PPSNZJ

23 Maret 2017

(7)

 SK Co Project Leader Satu Data PPSNZJ

 Hasil desain Satu Data PPSNZJ 3 20 Maret-

17 April 2017

 Menyiapkan Kelengkapan Perizinan alat Komunikasi Radio VHF

 Berwsurat ke Dit Navigasi

 Menerima survei Dit Navigasi

 Membuat Surat ijin ke Dit PSDIP -Kominfo

 Foto

 SPT Survey –Hubla

 Ichtisar Stasiun Radio (hasil survey)

 Berita Acara Hasil Survey

 Rekomendasi Izin Stasiun Radio

 Surat ke Dit Operasi Sumberdaya –SDPPI- Kemen Kominfo

21 maret - 9 Mei 2017

4 24 Maret

2017  Sosialisasi Satu Data PPSNZJ pada Kegiatan Sosialisasi Jaminan Mutu dan CPIB

 Foto

 SKHIP

 Undangan

 Daftar hadir

 Notulen

24 Maret 2017

5 30 Maret

2017  Rapat awal koordinasi Rencana Pemasangan Buoy Tambat di PPSNZJ

 Foto

 Daftar hadir

 Undangan

 Notulensi

30 Maret 2017

6 4 April  Rapat Intern Evaluasi Aplikasi Satu Data

PPSNZJ

 Foto

 Daftar hadir

 Notulrnsi

4 April 2017

7 10 dan 17 April 2017

 Rapat Koordinasi dengan Pusdatin- KKP terkait timbangan On line dan satu data PPSNZJ serta tindak lanjutnya berupa Pelatihan

 Foto

 Undangan

 Daftar Hadir

 Notulensi

17 April 2017

(8)

bagi para pengolah data 8 11 April

2017  Rapat intern memperkuat Rencna Penerapan Penggunaan alat komunikasi di PPSNZJ dan Aplikasi satu data PPSNZJ

 Foto

 Notulensi

12 April 2017

9 25 April

2017  Rapat Koordinasi dengan UKMKP yang

membidangi One data KKP

 Foto

 Notulensi

25 April 2017

10 28 April 2017

 Sosialisasi Satu data dan

komunikasi Radio VHF ke Pengurus terkait data kapal Perikanan

 Foto

 Dafrar Kapal

 Daftar Jadir

28 April 2017

11 9 Mei

2017  Sosialisasi ke stake holder untuk rencana penerapan komunikasi marine radio dan satu data

PPSNZJ pada kegiatan

Penerapan PSM di PPSNZJ serta evaluasi PIPP

 Foto

 Surat Tugas

 Undangan

Jakarta, 15 Mei 2017 Peserta Diklatpim III Angkatan XI

Dr.RA Hesti Warih MR, A.Pi, MM NIP. 1962 1310

(9)

Lampiran 2a.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 21 MARET 2017 RAPAT KOORDINASI DENGAN ASOSIASI PERIKANAN TERKAIT PENJELASAN AWAL AKAN DITERAPKANNYA ALAT KOMUNIKASI RADIO

VHF PADA KAPAL PERIKANAN DI PPSNZJ

(10)

Lampiran 2b.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 21 MARET 2017

MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN KESYAHBANDARAN DAN SERTIFIKAT HASIL TANGKAPAN IKAN (SHTI)

(11)

Lampiran 3.

RAPAT INTERN TIM PROJECT PERUBAHAN “SATU DATA PPSNZJ”

(12)

Lampiran 4.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 22 MARET 2017 SURVEY STASIUN RADIO PANTAI MILIK PPSNZJ OLEH

DIREKTORAT NAVIGASI KEMEN HUBLA

(13)

Lampiran 5

SISTEM JAMINAN MUTU DAN KEAMANANAN HASIL PERIKANAN DI PPSNZJ”

(14)

Lampiran 5. Contoh SKHIP

(15)

(16)

(17)

(18)

Lampiran 6.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 30 MARET 2017 RAPAT KOORDINASI RENCANA PEMASANGAN BUOY TAMBAT

(19)

Lampiran 7.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 4 APRIL 2017 RAPAT INTERN BIDANG OPERASIONAL PELABUHAN DAN

KESYAHBANDARAN PPSNZJ DALAM RANGKA EVALUASI

“SATU DATA PPSNJ”

(20)

Lampiran 8a.

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 10 APRIL 2017

RAPAT KOORDINASI DENGAN PUSDATIN-KKP TERKAIT TIMBANGAN ONLINE DAN “SATU DATA PPSNJ” DAN PELATIHAN PENGOLAH DATA

(21)

Lampiran 8B.

PELATIHAN PENGOLAH DATA TERKAIT TIMBANGAN ONLINE DAN “SATU DATA PPSNJ” OLEH PUSDATIN-KKP

(22)

Lampiran 9

DOKUMENTASI KEGIATAAN TANGGAL 11 APRIL 2017

RAPAT INTERN BIDANG OPK, EVALUASI APLIKASI SATU DATA PPSNZJ

(23)

Lampiran 10

RAPAT KOORDINASI “SATU DATA PPSNZJ” DENGAN UKMKP TERKAIT O ONE DATA KKP

(24)

Lampiran 11

RAPAT KOORDINASI DENGAN PENGURUS PERIZINAN TERKAIT DATA KAPAL PERIKANAN DI PPSNZJ DALAM RANGKA “SATU DATA PPSNJ”

(25)

Lampiran 12

DOKUMENTASI KEGIATAN TANGGAL 9 MEI 2017

SOSIALISASI RENCANA PENERAPAN ALAT KOMUNIKASI RADIO VHF MARINE, RENCANA PENERAPAN PSM DI PPSNZJ TERKAIT GUNA

PENINGKATAN PENDATAAN PERIKANAN DI PPSNZJ

(26)

Lampiran 2

NOTULEN RAPAT

MONITORING DAN EVALUASI KESYAHBANDARAN DAN SHTI DI PPS NIZAM ZACHMAN JAKARTA

Hari/Tanggal : Selasa, 21 Maret 2017 Waktu : 09.00 s.d 12.00

Tempat : Ruang Rapat Lantai 2 Gedung PPS Nizam Zachman Jakarta

Materi :

1. Monitoring dan Evaluasi Kesyahbandaran di PPSNZJ dari Direktorat Pelabuhan Perikanan yang disampaikan oleh bapak Agung Pramono

2. Pelaksanaan Kesyahbandaran di PPS Nizam Zachman Jakarta dari Kasi Kesyahbandaran PPSNZJ yang disampaikan oleh bapak Ganef Hari Budoyo

3. Tuna dan Kerjasama Regional dari Direktorat Sumber Daya Ikan yang dibawakan oleh bapak Saut Tampubolon

4. Pelaksanaan SHTI di PPSNZJ.

Diskusi : 1. James (Ketua HNPN)

 Perkembangan bisnis sudah merambah sampai ke bisnis LSM (RFMO). Dirasakan seperti

“Preman” oleh pengusaha-pengusaha perikanan khusunya di Muara Baru dan LSM ini hanya untuk kepentingan negara-negara tertentu.

 Pelarangan rumpon oleh WWF dirasakan hanya memberikan peluang untuk negara maju (eropa) membuat FAD yang nantinya akan digunakan oleh pengusaha namun harga yang dijual ke pengusaha menjadi sangat mahal.

 Tidak ada kapal yang melakukan penangkapan di samudera pasifik karena di samudera pasifik sudah tidak ada ikan.

 Pelanggaran di laut malah lebih sering dilakukan oleh negara-negara maju ( dicontohkan spanyol dan jepang)

 Indonesia hanya menempati urutan ke 10 dalam pemanfaatan penangkapan di perairannya.

Indonesia masih berada di bawah Srilanka dan Maldives yang wilayah perairannya lebih kecil dari Indonesia. Sehingga seharusnya kuota untuk penangkapan ikan di Indonesia untuk ditambah.

 Pelaksanaan ukur ulang kapal perikanan masih banyak masalah. Namun telegram dari PSDKP yang menyebutkan bahwa kapal tidak bisa berangkat apabila belum ada SIPI hasil ukur ulang menyebabkan keresahan di pengusaha.

(27)

Tanggapan Pemateri:

 Wilayah perairan di dunia diatur dalam UNCLOS dan dilaksanakan dalam RFMO yang merupakan kerjasama antar negara dan bukan merupakan LSM. Selain itu Perintah UU Perikanan Indonesia mengamanatkan untuk ikut RFMO. Negara- negara lain pun demikian.

 Pelarangan rumpon yang dilakukan WWF sudah berdasarkan penelitian dan hasilnya wilayah penangkapan sudah kearah over fishing sehingga perlu dibatasi dan dikontrol

 Untuk dicari lagi data yang benar untuk statemen bahwa ikan di samudera pasifik sudah tidak ada

 Dengan kuota yang ada pemanfaatan untuk penangkapan ikan masih di bawah dari kuota yang ditetapkan. Hal ini disebabkan keluarnya Peraturan menteri yang melarang kapal ex asing untuk melakukan penangkapan

 Bukan kapasitas untuk menjawab sehingga akan disampaikan kepada atasan.

2. Muhammad (Astuin Cabang Jakarta)

 Ada wacana untuk Indonesia keluar dari keanggotaan RFMO, apakah ini dinilai bahwa RFMO tidak memberikan manfaat bagi Indonesia?? Ini dianalogikan dengan pertemuan Ibu Menteri Kelautan dan Perikanan dan Ibu Menteri Keuangan yang menyebutkan bahwa pemasukan dari Kementerian Kelautan Perikanan masih sangat kecil untuk pemasukan negara

 Untuk pembagian kuota di RFMO Indonesia pasti akan kalah dengan negara maju seperti amerika.

 Dalam slide Tags Map adakah ikan Tuna yang masuk ke dalam WPP Indoensia?

 Dengan jumlah produksi yang menurun apakah ini karena pengusaha yang patuh dengan aturan atau ada hal lainnya ??

Tanggapan Pemateri :

 Perintah UU Perikanan Indonesia mengamanatkan untuk ikut RFMO sehingga dengan adanya klausul ini dalam UU maka pasti akan ada manfaat bagi Indonesia.

 Pembagian kuota berdasarkan produksi yang ada di setiap negara

 Tagging tuna ini dilakukan oleh peneliti yang hasilnya ada Tuna yang bermigrasi dari luar ke dalam perairan indonesia.

 Menurunya hasil tangkapann (SBT) disebabkan oleh tidak beroperasinya kapal ex asing karena amanat dari Permen 56.

3. Rendra (HNPN Jakarta)

(28)

 Kapal penangkap ikan di samudera pasifik tidak ada dikarenakan banyak kapal yang ingin menangkap di laut lepas sangat sulit karena persyaratan GT kapal hanya sampai 150 GT sedangkan untuk ke laut lepas memerlukan GT yang besar.

 Menunggu undangan rapat dari Dirjen untuk mengatasi masalah yang ada.

 Adakah kajian untuk menghindari migrasi ikan Tanggapan Pemateri :

 Akan didiskusikan lebih lanjut mengenai ukuran kapal yang maksimal 150 GT karena di RFMO tidak membatasi GT kapal.

 Pertemuan dirjen dan pengusaha perikanan akan dibicarakan dan apabila disetujui akan segera dilaksanakan.

 Belum ada kajian ilmiah untuk masalah migrasi ikan

4. Mufid (PT. Charly Wijaya Tuna)

 Ratusan kapal yang melakukan pembongkaran ikan namun SHTI yang dikeluarkan hanya sedikit dikarenakan sulitnya dalam pengurusan IOTC. Sebelum 2016 sangat mudah namun setelahnya menjadi lebih rumit.

Tanggapan Pemateri :

 Sepanjang persyaratan dokumen lengkap maka permohonan akan diterbitkan 5. Kabid Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran

 Menginformasikan bahwa dalam rangka meningkatkan pelayanan kesyahbandaran, dalam waktu dekat akan digunakan Radio VHF untuk komunikasi dengan para nachoda yang akan keluar/masuk pelabuhan perikanan Samudera Nizam Zachman. Untuk itu diharap kerjasamanya baik dari pemilik kapal, asosiasi dan nakhoda.

(29)

Lampiran 10

NOTULEN KEGIATAN RAPAT KOORDINASI DENGAN UNIT KERJA MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN (UKMKP) DI PPS NIZAM ZACHMAN

JAKARTA TANGGAL 25 APRIL 2017

Hari/Tanggal : Selasa, 25 April 2017 Waktu : 09.00-13.00

Tempat : Ruang kerja kabid OPK

Hadir : Bpk Fedy (UKMKP), Sdr. Fais (UKMKP), kasi Operasional Pelabuhan, staf operasional pelabuhan dan Kabid OPK

Materi dan diskusi:

5. Mengapa banyak sekali aplikasi pendataan di DJPT seperti SILOPI, SPB on Line, SISKA, PIPP, SHTI dan sipepi dan yang lainnya. Mengapa tidak menggunakan satu aplikasi saja yaitu ONE DATA KKP.

 Dijelaskan bahwa aplikasi-aplikasi di JPT yang sudah ada sejak tahun 2000 dibuat untuk menjawab kebutuhan data yang berbeda peruntukannya

 Aplikasi one data KKP yang baru dibangun masih belum menjawab kebutuhan data yang ada pada aplikasi yang telah ada di DJPT

 Jika diharapkan One data KKP dapat mewadahi semua kebutuhan data di KKP , maka masih diperlukan peningkatan dan kelengkapan struktur data yang tersedia. Mekanisme One data KKP adalah dari lapaangan langsung enumerator entry data yang belum di verifikasi sehingga dikhawatirkan data sampah juga masuk dalam aplikasi one data KKP.

6. Dipertanyakan mengapa enumerator di PPSNZJ masih melakukan entry data ke “SATU DATA PPSNZJ”

 Dijelaskan bahwa inisiasi “Satu Data PPSNZJ” dimulai sebeum adanya info bahwa KKP akan membangun ONE DSTS KKP

 Fungsi “Satu data PPSNZJ” adalah sebagai validasi data yang keluar dari PPSNZJ, hal ini menghindari beragamnya dataa dari sumber data yang sama dengan hasil yang berbeda.

(30)

 Untuk pengisian ke ONE DATA KKP petugas validator data Satu Data PPSJ melakukan validasi data yang akan dikirim agar ONE DATA KKP bukan merupakan data sampah.

 Dijelaskan pula teknik validasi dan struktur aplikasi Satudata PPSNZJ. Telah mendapat masukan dan dievaluasi serta diperbaiki beberapa kali.

7. Dalam rapat Koordinasi disepakati bahwa petugas pengolah data KKP tetap harus mengawali dengan melakukan entry data ke “Satu data PPSNZJ” agar data yang terkirim ke ONE DATA KKP bukan data sampah serta UKMKP mempercayai sistem validasi yang telah

dibangun oleh PPSNZJ..

(31)

Lampiran 12

NOTULEN KEGIATAN SOSIALISASI PENERAPAN PSM (PORT STATE MEASURES) DI PELABUHAN SERTA MONITORING DAN EVALUASI PIPP DI

PPS NIZAM ZACHMAN JAKARTA Hari/Tanggal : Selasa, 9 Mei 2017

Waktu : 13.00 s.d 14.00

Tempat : Ruang Rapat Lantai 2 Gedung PPS Nizam Zachman Jakarta Materi :

8. Sosialisasi Penerapan PSM ( Port State Measures )di pelabuhan

 Update Regulasi Spektrum Frekuensi Radio Dinas Maritim yang disampaikan oleh Bapak Gunadi.

 Pentingnya Penerapan Port State Measures di PPS Nizam Zachman yang disampaikan oleh Bapak Yulistyo

 Kenavigasian dan Sarana Komunikasi Pelayaran yang disampaikan oleh Bapak Among Rahmat

9. Monitoring dan Evaluasi PIPP yang disampaikan oleh Bapak Bambang Sigit

Diskusi :

1. Indra Mulyana ( PPS Nizam Zachman )

 Kita sedang Mengajukan Pemasangan Chanel Stasiun Radio Pantai, sampai Hari ini belom ada tindak lanjut dari perhubungan, Apakah ada kendala dalam pengajuan tersebut.

Tanggapan Pak Gunadi

 Setelah ditelusuri Ternyata ada kendala dalam pengajuannya yaitu ada kekurangan data yang harus dilengkapi dan sudah dikembalikan ke PPSNZJ.

2. Ridon ( PPS Nizam Zachman )

 Apakah data di PIPP bisa terintegrasi dengan Aplikasi Pendaratan Ikan dan Aplikasi One Data KKP.

Tanggapan Pak Bambang

(32)

 Akan diupayakan mendapatkan Server yang sama agar Data diaplikasi bisa terintegrasi satu sama lain.

3. Sunny ( PPS Nizam Zachman )

 Apakah Pemeriksaan dilakukan saat Kapal dipelabuhan atau pada saat kapal sebelum masuk dipelabuhan.

 Bagaimana kita dipelabuhan agar dapat berkomunikasi dengan kapal – kapal yang berada di Pelabuhan ? Apakah Kita harus membuat Chanel Stasiun Radio Pantai atau Mengikuti Chanel Stasiun Radio Pantai yang sudah ada.

Tanggapan Pak Tito

 Bisa dilalukan dengan komunikasi lewat Radio pada saat Kapal mau masuk ke Pelabuhan.

 Kita Menyiapkan kapal Pengawas untuk membantu melakukan pemerikasaan secara langsung.

Tanggapan Pak Gunadi

 Diperbolehkan membuat Chanel Stasiun Radio Pantai sendiri tetapi dengan Syarat-syarat Tertentu.

4. Kabid OPK:

 Diinformasikan kepada para pelaku usaha perikanan yang memanfaatkan PPSNZJ, bahwa sedang dilakukan pengurusan izin penggunaan radio Marine VHF ke Kementrian Kominfo, diharapkan mulai bulan Juli 2017 seluruh kapal perikanan 2 mil sebelum memasuki kolam pelabuhan harus sudah berkomunikasi melalui radio marine vhf melalui chanel 64 atau 64. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kesyahbandaran kapal perikanan yang memanfaatkan PPSNZJ.

 Diinformasikan bahwa telah dimanfaatkan aplikasi “satu data PPSNZJ” daalam pengelolaan data di Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam achman Jakarta. Oleh sebab itu diharapkan partisipasi positif para pelaku usaha dengan mendukung dilakukan pendataan yang benar oleh para petugas di lapangan.

(33)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Kuasa, karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan Instansional ini. Laporan ini ini disusun dalam rangka memenuhi tugas sebagai peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XI tahun 2017 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur, Sukamandi, Jawa Barat. Proyek Perubahan ini disusun dalam upaya peningkatan kinerja pada Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesayahbandaran di PPS Nizam Zachman Jakarta, dengan judul “Satu data” pada PPS Nizam Zachman Jakarta.

Laporan ini merupakan bagian dari Proyek Perubahan yang dilaksanakan dan digunakan sebagai indikator kompetensi perserta Diklat kepemimpinan agar menjadi Pemimpin Perubahan yang dapat menciptakan Best Practice, khususnya di Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta. Diharapkan hasil Proyek Perubahan ini dapat diadopsi dan diadaptasi oleh Pelabuhan Perikanan yang lain di Indonesia.

Propyek Perubahan ini dapat diselesaikan atas adanya bimbingan dan saran dari Mentor dan Coach. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan kepada :

1. Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta (Bapak Rahmat Irawan,Api, MM), selaku Mentor.

2. Bapak Dr.Ir.Yulistyo,M.Sc selaku Coach, dan seluruh Widyaiswara.

3. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Kementerian Kelautan dan Perikanan di Sukamandi dan seluruh panitia penyelenggara Diklat.

4. Tim Project Charter dan seluruh jajaran personil PPSNZ Jakarta yang telah memberi dukungan dan bantuannya selama Pelaksanaan Proyek Perubahan “ Satu Data” PPSNZJ .

(34)

Penulis menyadari Proyek Perubahan ini masih harus terus disempurnakan karena masih terdapat kekurangan, sehingga perlu dilakukan evaluasi. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan adanya saran dan kritik yang bersifat konstruktif untuk penyempurnaan Proyek Perubahan ini, agar bermanfaat bagi peningkatan kinerja organisasi PPSNZ Jakarta atau unit kerja - unit kerja Pelabuhan Perikanan yang lain di Indonesia secara umum.

Penulis,

Dr.RA.Hesti Warih Madyeng Ratri,A.Pi, MM

(35)

DAFTAR ISI

Halaman LEMBAR PERSETUJUAN

KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... iii DAFTAR TABEL ... v DAFTAR GAMBAR ... vi LEMBAR PENGESAHAN

I. PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Area Proyek Perubahan ... 4 1.3 Ruang Lingkup ... 9 1.4 Tujuan ... 10 1.5 Manfaat ... 11 II. DISKRIPSI PROYEK PERUBAHAN... 13 2.1Road map /Milestone Proyek Perubahan... 13 2.2 Stake holdetr Proyek Perubahan... 14 2.3 Strategi Komunikasi... . 16 III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN... 18

3.1 Capaian Proyek Perubahan... 18 3.2 Kendala Internal dan eksternal... 26 3.3 Strategi Mengatasi Kendala ... 26 IV. PENUTUP ... 29

4.1 Kesimpulan ... 29 4.2 Rekomendasi ... 30 LAMPIRAN

(36)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 : Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL ... 4

Tabel 2 : Diagnosis Kekuatan Pendorong Perubahan ... 7 Tabel 3 : Diagnosis Kekuatan Penghambat Perubahan ... 8 Tabel 4 : Pentahapan dan Rencana Waktu Pelaksanaan Proyek

Perubahan ... 14

(37)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1 : Diagram Kekuatan Pendorong dan Penghambat

Proyek Perubahan... 6 Gambar 2 : Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder... 17 Gambar 3 : Sosialisasi awal Rencana Penerapan penggunaan

Radio VHF... 18 Gambar 4 : Rapat Intern Tim Proyek Perubahan... ... 19 Gambar 5. Survey Dit Navigasi-Hubla untuk perizinan stasiun

Radio Pantai ... 20 Gambar 6. Sosialisasi Jaminan Mutu & CPIB ... 20 Gambar 7. Rapat koordinasi awal Pemasangan Buoy... 21 Gambar 8: Rapat Evaluasi Aplikasi “Satu data PPSNZJ” ... 22 Gambar 9. Rapat Koordinasi dengan Pusdatin KKP dan

Pelatihan Pengolah Data ... 22 Gambar 10. Rapat Intern Bidang OPK ... 23 Gambar 11. Diagram alir Satu data PPSJ terkait One Data KKP 24 Gambar 12. Rapat koordinasi dengan UKMKP ... 25 Gambar 13. Rapat dengan pengurus perizinan kapal perikanan .. 26 Gambar 14. Sosialisasi Penerapan PSM ... 26

(38)

1 Laporan Proyek Perubahan Instansional :Satudata PPSNZJ”

I. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta merupakan Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap, Kementerian Kelautan dan Perikanan. Berlokasi di Jl. Tuna Raya No Muara Baru Ujung-Penjaringan Jakarta Utara, Berdasarkan Permen KP No. 16 Tahun 2016, Pasal 1 ayat (2) menyatakan bahwa Pelabuhan Perikanan terdiri darai daratan dan Perairan sekitarnya dengan batas batas tertentu sebagai tempat kegiatan pemerintahan dan kegiatan sistem bisnis perikanan yang dipergunakan sebagai tempat kapal perikanan bersandar, berlabuh dan atau bongkar muat ikan yang dilengkapi dengan fasilitas keselamatan pelayaran dan kegiatan penunjang perikanan. Luas wilayah pelabuhan PPSNZJ sebesar 110 Ha yang terdiri dari 40 Ha kolam pelabuhan dan 70 Ha merupakan daratan hasil reklamasi.

Pelabuhan Perikanan Samudera (PPS) Jakarta diresmikan pada tanggal 17 Juli 1984, sesuai Keputusan MKP No. 4/Men/2004 tentang perubahan nama PPS Jakarta menjadi Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta (PPSNZJ). PPSNZJ merupakan salah satu institusi yang melakukan 32 jenis pelayanan publik, terkait dengan “Satu data PPSNZ Jakarta” pelayanan publik yang terkait saat ini meliputi:

a. Penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Kedatangan Kapal (STBLK) Kedatangan b. Penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Keberangkatan Kapal (STBLK)

Keberangkatan

c. Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar (SPB) d. Penerbitan Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan (SHTI) e. Penerbitan DS-CCSBT

f. Penerbitan ICCAT g. Penerbitan NOAA 370

h. Pelayanan Logbook Penangkapan Ikan (LBPI) i. Pelayanan Perbantuan Cek Fisik Kapal Perikanan

(39)

j. Pelayanan penerbitan surat keterangan hasil Inspeksi mutu ikan di tempat pembongkaran

k. Pelayanan Penerbitan SIPI/SIKPI 30-60 GT.

Dari ke 11 jenis pelayanan di atas, 5 diantaranya telah disepakati untuk melakukan pelayanan sesuai dengan standar sertifikasi ISO 9001:2008 diantaranya meliputi:

Penerbitann SPB, STBLKK, SHTI lembar awal, SKH-IPI dan perpanjangan SIPI/SIKPI.

Tugas pokok dan Fungsi

Berdasarkan Peraruran menteri Kelautan dan Perikanan nomor 20/PERMEN- KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pelabuhan Perikanan merupakan salah satu unit kerja dari Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap. PPSNZJ dipimpin oleh seorang Kepala Pelabuhan yang langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perikanan Tangkap.

Susunan organisasi PPSNZ Jakarta terdiri atas 3 Eselon III (1 Kepala Bagian, 2 Kepala Bidang), dan 6 Eselon IV (Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi) serta kelompok Jabatan Fungsional. PPSNZ Jakarta mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan pemanfaatan sumber daya ikan, serta keselamatan operasional kapal perikanan.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Pelabuhan Perikanan menyelenggarakan fungsi:

a. penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan, dan evaluasi pelabuhan perikanan;

b. pelaksanaan pengaturan keberangkatan, kedatangan, dan keberadaan kapal perikanan di Pelabuhan Perikanan;

c. pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Perikanan;

d. pelaksanaan pemeriksaan Log Book;

e. pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar;

f. pelaksanaan penerbitan Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan;

(40)

g. pelaksanaan pengawasan pengisian bahan bakar;

h.pelaksanaan pembangunan, pengembangan, pemeliharaan, pendayagunaan, dan pengawasan, serta pengendalian sarana dan prasarana;

i. pelaksanaan fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumber daya ikan, perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir, wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil perikanan;

j. pelayanan jasa, pemanfaatan lahan dan fasilitas usaha;

k. pelaksanaan pengumpulan data, informasi, dan publikasi;

l. pelaksanaan bimbingan teknis dan penerbitan Sertifikat Cara Penanganan Ikan yang Baik (CPIB);

m. pelaksanaan inspeksi pembongkaran ikan;

n. pelaksanaan pengendalian lingkungan di pelabuhan perikanan; dan o. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.

Dalam melaksanakan tugas Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran menyelenggarakan fungsi:

a. pelaksanaan pengaturan keberangkatan, kedatangan dan keberadaan kapal perikanan di Pelabuhan Perikanan;

b. pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Tanda Bukti Lapor Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Perikanan;

c. pelaksanaan pemeriksaan Log Book;

d. pelaksanaan pelayanan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar;

e. pelaksanaan penerbitan Sertifikat Hasil Tangkapan Ikan;

f. pelaksanaan pengawasan pengisian bahan bakar;

g. pelaksanaan pengumpulan data, informasi, dan publikasi;

h. pelaksanaan penerbitan Sertifikat Cara Penanganan Ikan yang Baik (CPIB);

i. pelaksanaan inspeksi pembongkaran ikan; dan

(41)

j. pelaksanaan bimbingan teknis operasional pelabuhan, kesyahbandaran, pemanfaatan sarana dan prasarana, serta pelayanan usaha.

1.2 AREA PERUBAHAN

Area proyek perubahan yang dilaksanakan ditentukan berdasarkan hasil analisis APKL (Aktual, Problematik, kekhalayakan dan kelayakan. Hasil Analisis skala prioritas untuk menentukan permasahan yang paling mendesak dan harus segera dicari jalan keluarnya diperoleh sebagaimana disajikan pada tabel 1.

Tabel 1. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL

No Masalah Analisis APKL

Jumlah A P K L

1

Data dari jenis dan sumber yang sama tetapi menjadi berbeda pada aplikasi yang berbeda

5 5 5 5 20

2

Mekanisme pendataan yang berbelit-belit dan tidak sesuai proses

4 4 4 3 15

3 Pelayanan kesyahbandaran yang

lambat. 5 4 5 4 18

4

Pelayanan kesyahbandaran tidak menjadi satu rangkaian dengan proses pendataan.

4 4 4 4 16

Keterangan :

1.2.1 Kondisi Saat Ini (Eksisting)

Hasil perumusan yang dilakukan dengan analisa APKL tidak terlepas dari kondisi sebenarnya yang terjadi saat sekarang dalam penyusunan

A : Aktual P : Problematik

K : Kekhalayakan (hajat hidup orang banyak)

L : Layak

1 : Sangat kecil 2 : Kecil 3 : Sedang 4 : Besar 5 : Sangat besar

(42)

“Satu Data PPSNZJ”. Permasalahan pokok terkait dengan Pendataan dan pelayanan kesyahbandaran adalah data dari jenis dan sumber yang sama tetapi menjadi berbeda pada aplikasi yang berbeda. Jika dijabarkan, kondisi riil permasalahan yang terjadi antara lain

1) Rendahnya koordinasi petugas pendataan

2) Rendahnya koordinasi antar petugas pendataan dan petugas kesyahbandaran

3) Belum tersedianya sistem aplikasi yang dapat dipakai untuk memudahkan koordinasi dalam pendataan.

4) Rendahnya pengawasan atasan langsung terhadap keakuratan data dan pelayanan kesyahbandaran di PPSNZJ

5) Kurangnya komitmen atasan langsung terhadap dampak dari pelaksanaan tugasnya.

Implementasi sebuah proyek perubahan tentunya akan mengalami beberapa kendala baik yang berhubungan dengan sistem aplikasi maupun kemampuan dari pegawai sebagai obyek proyek perubahan. Diperlukan sebuah identifikasi masalah sehingga kendala-kendala yang ada dapat diselesaikan tanpa menghambat jalannya perubahan. Analisa FFA (Force Field Analysis) digunakan untuk melihat potensi dan kendala yang akan muncul. Analisis ini akan diperoleh gambaran lengkap dan menyeluruh berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu kebijakan dan memperkirakan sumber dan tingkat kekuatan – kekuatan tersebut. Target yang ingin dicapai adalah meningkatkan kekuatan faktor pendorong yang lemah dan menurunkan kekuatan faktor penghambat yang kuat. Pada proyek perubahan penyusunan “Satu data” pada PPSNZJ teridentifikasi beberapa faktor pendorong dan penghambat seperti berikut.

(43)

6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)

Gambar 1. Diagram Kekuatan Pendorong dan Penghambat Proyek Perubahan.

“Satu data PPSNZJ”

Dalam rangka peningkatan

kinerja pelayanan kesyahband ataan dan operasional

di PPSNZ Jakarta.

waktu untuk merubah mindset petugas yang telah lama bekerja bertugas dengan cara lama

Adanya penolakan terhadap perubahan pola kerja pada saat diterapkan aplikasi

Penyusunan sistem aplikasi “Satu data PPSNZJ” belum optimal

Efisiensi dan efektifitas pendataan di PPSNZJ

Alat kontrol keakuratan data dan pelayanan

kesyahbandaran

Kekuatan pendorong perubahan Kekuatan penghambat perubahan

Meningkatkan komitmen petugas pada tanggung jawabnya

(44)

Terdentifikasi setidaknya terdapat 3 faktor pendorong dan 3 faktor penghambat perubahan. Diagnosis penguatan faktor. Diagnosis penguatan faktor pendorong dan penurunan faktor penghambat dilakukan dengan beberapa cara yakni melalui intervensi, strategi serta kegiatan yang dipilih.

Tabel 2. Diagnosis Kekuatan Pendorong Perubahan.

Faktor dorongan Intervensi Strategi Kegiatan Efisiensi dan efektifitas

Pendataan

Lakukan pengawasan proses pendataan

Memperbaiki sistem

penyusunan SOP

Pengawasan berjenjang

Melakukan

penyusunan SOP Alat kontrol

keakuratan data dan pelayanan

kesyahbandaran

Lakukan perbaikan pengawasan kegiatan

Menyusun sistem “Satu data PSNZJ”

Penyusunan sistem aplikasi “Satu data PPSZJ”

Meningkatkan komitmen petugas pada tanggung jawabnya

Lakukan perbaikan mekanisme pelayanan

Memperbaiki sistem

pengawasan kegiatan

- Pengawasan berjenjang

- Monev kegiatan pegawai

(45)

Tabel 3. Diagnosis Kekuatan Penghambat Perubahan Faktor

Penghambat

Intervensi Strategi Kegiatan

Waktu untuk merubah mind set yang bekerja lebih lama

Pembinaan Pegawai

Memberi

motivasi tentang perubahan

- -

Pemberdayaan SDM yang sudah ada

Adanya penolakan terhadap pola kerja pada saat penerapan aplikasi

Optimalkan pengawasan

Memperbaiki sistem

pengawasan

Monitoring dan evaluasi

Penyusunan sistem aplikasi

“Satu data PPSNZJ” belum optimal

Tingkatkan kualitas SDM

Melakukan bimbingan pada Staf

Bimtek

1.2.2 Kondisi Yang Diharapkan

Mengacu pada permasalahan - permasalahan tersebut maka dipandang perlu untuk membuat proyek perubahan dalam penyusunan sistem

“Satu data PPSNZJ”. Perubahan sekecil apapun yang membawa dampak ke arah yang lebih baik akan membantu tercapainya reformasi birokrasi.

Penyusunan “Satu data PPSNZJ” merupakan pekerjaan tim yang sepertinya terlihat kecil. Namun peningkatan kinerja masing-masing individu tentunya akan berpengaruh terhadap kinerja dan tata kelola organisasi. Adanya proyek perubahan dalam penyusunan “Satu data PPSNZJ” yang diusulkan diharapkan dapat mewujudkan beberapa perubahan antara lain :

1) Tersedianya aplikasi untuk Pendataan di PPSNZ Jakarta

2) Meningkatnya komitmen seluruh pegawai Lingkup Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesayahbandatran untuk bekerja lebih efektif dan efisien

(46)

3) Meningkatnya peran atasan langsung dalam melakukan evaluasi dan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan

4) Tersedianya data akurat yang dapat dijadikan acuan untuk melakukian analisa beban kerja dan penilaian kinerja

5) Meningkatnya kinerja pelayanan kesyahbandaran

1.3 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup proyek perubahan terbagi atas 3 (tiga) jangka waktu yakni jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek. Dalam jangka pendek, ruang lingkup kegiatan yang menjadi target adalah :

1. Menyiapkan perangkat lunak dan keras yang akan digunakan untuk menyusun aplikasi “Satu data PPSNZJ”

2. Menyusun SOP operasional “Satu data” di PPSNZJ 3. Malakukan install program dan input data

4. Melakukan uji penggunaan Sistem “Satu data” pada PPSNZJ

5. Melakukan evaluasi hasil uji penggunaan Sistem “Satu data” pada PPSNZJ.

6. Melakukan pelatihan operator “Satu data PPSNZJ”

7. Menyiapkan perangkat radio dan perizinannya 8. Sosialisasi penggunaan perangkat radio

Ruang lingkup kegiatan yang diharapkan dapat direalisasikan dalam jangka menengah adalah aplikasi Satudata PPSNZJ yang lebih sempurna pada Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran meliputi:

1. Melakukan pengaturan keluar masuknya kapal di kolam pelabuhan dengan alat komunikasi marine radio

2. Melakukan pemasangan minimal 2 buoy di WKOPP –PPSNZJ guna mengurangi kepadatan tambat labuh kapal di kolam pelabuhan PPSNZJ.

Untuk pengaturan dweling time yang semakin singkat di PPSNZJ.

(47)

3. Menyiapkan aplikasi satu data PPSNZ J yang lebih familiar di Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran.

Ruang lingkup kegiatan yang diharapkan dapat direalisasikan dalam jangka panjang adalah aplikasi sistem Satu data PPSNZJ dapat dimanfaatkan pada lingkup yang lebih luas. Misalnya untuk dimanfaatkan oleh Pelabuhan perikanan yang lain, sehingga terjadi replikasi pada pelabuhan perikanan yang lain di Indonesia.

1.4 TUJUAN

1.4.1 Tujuan Jangka Pendek

Tujuan proyek perubahan yang diusulkan tersegmen atas tujuan jangka pendek, jangka menengah dan tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek yang ingin dicapai meliputi :

a. Tersedianya aplikasi “Satu data PPSNZ Jakarta”

b. Meningkatnya komitmen seluruh pegawai lingkup OPK dalam melakukan tugas keseharian

c. Meningkatnya kualitas pelayanan kesyahbandaran

d. Meningkatnya peran atasan langsung dalam melakukan evaluasi dan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan

e. Tersedianya data akurat yang dapat dijadikan acuan untuk melakukan analisis Pengelolaan Perikanan

f. Terciptanya peningkatan kinerja pegawai sebagai akibat adanya proyek perubahan

g. Dimulainya pengaturan kedatangan dan keberangkatan kapal perikanan di PPSNZ Jakarta melalui komunikasi radio.

1.4.2 Tujuan jangka menengah

Tujuan jangka menengah proyek perubahan ini yang diharapkan dapat dicapai meliputi :

(48)

i. Dapat diaturnya keluar masuknya kapal di kolam pelabuhan dengan alat komunikasi marine radio .

ii. Terpasangnya minimal 2 buoy di WKOPP – PPSNZJ untuk mengurangi kepadatan tambat labuh kapal di kolam pelabuhan PPSNZJ dweling time yang semakin singkat di PPSNZJ

iii. Bermanfaatnya aplikasi “Satu data PPSNZJ” yang lebih familiar di Bidang OPK.

1.4.3 Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang proyek perubahan adalah terciptanya sistem pengelolaan Pendataan dan Kesyahbandaran di PPSNZ Jakarta yang akuntabel. Pengelolaan berbasis sistem satu data PPSNZJ diharapkan juga dapat diterapkan dengan baik. Sehingga dapat dicontoh oleh Pelabuhan Perikanan yang lain.

1.5 MANFAAT

Manfaat proyek perubahan adalah meningkatnya kinerja pegawai akibat adanya perubahan. Perubahan ke arah positif merupakan salah satu yang diharapkan pada 8 (delapan area) Reformasi Biroktasi pada subyek peningkatan kualitas SDM.

Bagi Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyabandaran yang akan bermanfaat terhadap kemudahan Pelayanan Pendataan dan Kesyahbandaran. Secara organisasi manfaat lebih yang didapat meliputi :

1. Tersedianya data akurat yang dapat dijadikan acuan untuk melakukian analisa beban kerja dan penilaian kinerja

2. Meningkatnya kinerja pelayanan kesyahbandaran

3. Meningkatnya komitmen seluruh pegawai Lingkup Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesayahbandatran untuk bekerja lebih efektif dan efisien

4. Meningkatnya peran atasan langsung dalam melakukan evaluasi dan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan

(49)

5. Tersedianya aplikasi “Satu Data PPSNZJ” di Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta.

(50)

II. DISKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Inovasi “Satu Data” pada PPSNZJ, merupakan rangkaian proses yang panjang guna meningkatkan kinerja PPSNZJ, diawali dengan pengaturan zonasi bongkar di PPSNZJ pada dermaga timur melalui surat pengumuman Kepala PPSNZ Jakarta no.3788/PPSNZJ.A/TU.210/IX/2016. Langkah selanjutnya adalah menyusun system aplikasi “Satu Data PPSNZJ”, sementara tim aplikasi melakukan penyusunan, dilakukan perbaikan pelayanan dan membangun team work pendataan yang terdiri dari enumerator, pengolah data, syahbandar, petugas kesyahbandaran dan petugas operasional pelabuhan.

Untuk kemudahan pengambilan data ikan yang didaratkan dan pelayanan STBLKK, maka pelayanan STBLKK kedatangan dilakukan dengan menjemput bola yakni menempatkan petugas di lapangan dalam hal ini pemanfaatan “mobil nelayan pintar” sebagai mobil unit pelayanan STBLKK yang menjadi pos bagi petugas kesyahbandaran dan enumerator yang ditempatkan di ujung dermaga timur. Pada saat pengurusan STBLKK, sekaligus melaporkan rencana bongkar ikan dan pada saat itu di berikan kartu biru yang menginformasikan estimasi jumalah ikan yang akan dibongkar. Dengan diberlakukan kapal tidak diijinkan bongkar jika tidak menyerahkan kartu biru sebagai bukti kesanggupan bongkar dan siap di lakukan pendataan oleh enumerator.

2.1 ROAD MAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

Tahap awal pelaksanaan proyek perubahan sudah dirintis pada akhir 2016 dan dimantapkan pada alokasikan selama 2. Selama jangka waktu tersebut akan dilakukan beberapa segmen kegiatan seperti pada Tabel 4 di bawah ini.

(51)

Tabel 4. Pentahapan dan Rencana Waktu Pelaksanaan Proyek Perubahan.

No Tahapan Proyek Alokasi Waktu

1 Menyusun SOP implementasi “Satu Data” pada PPSNZJ

Minggu I (20-26 Maret 2017)

2 Menyiapkan kelengkapan untuk perizinan alat komunikasi kesyahbandaran

Minggu I-III (20 Maret-8 April 2017)

3 Penyempurnaan aplikasi “Satu Data PPSNZJ”

Minggu I-IV (20 Maret - 15 April 2017)

4 Uji coba Aplikasi “Satu Data PPSNZJ”

yang disempurnakan

Minggu IV ( 10-15 April 17)

5 Sosialisasi Penggunaan alat komunikasi di PPSNZJ

Minggu IV-VII (17 April - 29 April 2017)

6 Penerapan alat komunikasi kapal perikanan di PPSNZJ

Minggu VIII (8 Mei 2017–

dst )

7 Penerapan “Satu Data PPSNZJ” Minggu V – dst (17 April -

dst)

2.2 STAKE HOLDER PROYEK PERUBAHAN

2.2.1 Stakeholder yang Terlibat pada Proyek Perubahan

Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri atas Stakehoder Primer, Sekunder dan Kunci. Stakeholder Primer adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan ataupun efek negatif akibat adanya proyek perubahan.

Stakehoder Sukender adalah orang atau kelompok yang berperan dalam pengambilan keputusan namun tidah terpengaruh secara langsung oleh

(52)

adanya proyek perubahan ini. Sedangkan Stakeholder Kunci adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral dalam berjalannya proyek perubahan

2.2.1.1 Stakeholder Primer

1) Project Sponsor – Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta

2) 2. Project Leader – Kepala Bidang Operasional dan Kesyahbandaran PPSNZJ

3) Co-Project Leader – Kepala Seksi Operasional dan kepala seksi Kesyahbandaran PPSNZJ

4) Working Team – Seluruh staf yang mempunyai kemampuan dalam informasi teknologi dan komunikasi.

2.2.1.2. Stakeholder Sekunder

1) Nakhoda kapal perikanan memanfaatkan fasilitas Pelabuhan PPS Nizam Zachan jakarta

2) Pemilik Kapal yang berpangkalan di PPSNZJ

3) Pengurus perizinan kapal perikanan yang berpangkalan di PPSNZJ 4) Pelaku usaha yang memanfaatkan PPSNZJ.

2.2.1.3 Stakeholder Kunci

1) Project Sponsor – Kepala Pelabuhan Perikanan Samudera Nizam Zachman Jakarta

2) Project Leader – Kepala Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran PPSNZJ

3) Co-Project Leader – Kepala Seksi Kesyahbandaran dan kepala Seksi Operasional Pelabuhan

4) Working Team – Seluruh staf yang mempunyai kemampuan dalam informasi teknologi dan Komunikasi dan staf pengelola anggaran.

(53)

2. 3 STRATEGI KOMUNIKASI

Untuk mendapatkan dukungan penuh dari semua stakeholder yang terkait dalam proyek perubahan, maka perlu strategi komunikasi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan Stakeholder berdasarkan kekuatan dan ketertarikan pada proyek perubahan sebagaimana diagram pada gambar 4.

Strategi mempengaruhi Stakeholder adalah sebagai berikut :

a. Stakeholder dengan kriteria Promoters (high power/high interest) akan dilakukan koordinasi secara intensif guna memantapkan substansi proyek perubahan agar semua unsur yang mendukung terlaksananya proyek perubahan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga proyek perubahan dapat diimplementasikan.

b. Stakeholder dengan kriteria Latens (high power/low interest) perlu dilakukan pendekatan dan berkoordinasi dengan baik serta diinformasikan pentingnya pelaksanaan dari proyek perubahan, sehingga dapat mendukung pelaksanaan proyek perubahan tersebut untuk dapat kemudian dimanfaatkan sebagaimana mestinya.

(54)

Gambar 2. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder.

c. Stakeholder dengan kriteria Difenders (low power/high interest) merupakan stakeholder yang melaksanakan implementasi proyek perubahan, Oleh karena itu akan diberi pengertian tentang maksud dan tujuan dari proyek perubahan untuk kepentingan bersama sehingga dapat mendukung terlaksananya proyek ini.

d. Berdasarkan hasil pemetaan stakeholder sesuai kepentingannya, maka pada diagram diatas terlihat stakeholder dengan kriteria Apathetics (low power/low interest).

LATENS

1. Direktur Pelabuhan 2. Kasubdit PPS

PROMOTER 1.

Kepala PPSNZJ 2. Kabid OPK 3. Kassie OPs 4. Kasie Kesyah

APATHETICS

- Pelaku usaha

DEFENDERS

1. Working Team 2. Seluruh Pegawai

OPK H

I G H

I N T E R E S T L

O W

INFLUENCE

LOW HIGH

(55)

III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

3.1 CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan Proyek Perubahan selama 2 bulan di laboratorium kepemimpinan PPSNZJ, tidak semua tahapan pelaksanaan dalam proposal dapat dilakukan sesuai jadwal rancangan Proyek Perubahan. Secara garis besar milestone atau tahapan kegiatan yang dilakukan oleh Project Leader disampaikan pada Lampiran 1, sedangkan uraian singkatnya adalah sebagai berikut:

3.1.1. Sosialisasi awal pada stake holder tentang rencana penerapan Alat Komunikasi Marine Radio VHF.

Sosialisasi awal pada stake holder tentang rencana penerapan Alat Komunikasi Marine Radio VHF pada kapal-kapal yang memanfaatkan PPSJ,.

Dilakukan oleh Kabid Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran pada Acara Monev Pelaksanaan Kesyahbandaran dan Evaluasi SHTI pada tanggal 21 Maret 2017 bertempat di Ruang Rapat Lt. 2 Kantor PPSNZ Jakarta.

Hadir Pegawai PPSNZJ ddan pelaku usaha, total berjumlah 51 orang ( Lampiran 2 ) . Selain mendapat tanggapan positif, tetapi masih terdapat tanggapan negatif terkait rencana penggunaan alat komunikasi Marine Radio VHF.

Gambar 3. Sosialisasi awal Rencana Penerapan penggunaan Radio VHF

(56)

3.1.2 Rapat Intern Tim Proyek Perubahan

Rapat Intern Proyek Perubahan dilakukan di Ruang Kerja Kabid Operasional dan Kesyahbandaran pada tanggal 22 Maret 2017 dengan mengundang staf Operasional Pelabuhan yang dihadiri 18 orang. Rapat bertujuan membagi semangat dan membagi tugas untuk kesiapan “Satu Data PPSNZJ” . Pembagian tugas meliuti : ( hasil pada Lampiran 3):

- Bentuk form pendataan - SK Tim Satu data

- Jadwal baru pendataan sesuai mekanisme yang disepakati

- Pembuatan SOP Pendataan Pendaratan Ikan dan SOP “Satu data PPSNZJ”

Gambar 4. Rapat Intern Tim Proyek Perubahan.

3.1.3 Menyiapkan Kelengkapan perizinan alat komunikasi Radio

Kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyiapkan kelengkapan Perizinan alat komuni kasi Radio VHF dilakukan sejak mulai menyusun Proposal Proyek Perubahan sampai dengan saat ini. Bukti hasil yang diperoleh(

Lampiran 4):

- Survey oleh Petugas Dit Navigasi Hubla pada tanggal 22 Maret 2017 dengan dilampiri SPT dan ikhitisar stasiun Radio

- Terbitnya Rekomendasi Izin Stasiun Radio Pantai dari Dit. Navigasi Hubla.

- Bersurat ke Direktorat Operasi Sumberdaya – Dit SDPI Kominfo pada tanggal 17 April 2017

(57)

Sampai Laporan ini di buat izin dari Kementrian Kominfo belum terbit.

Informasi sementara terdapat salah satu persyaratan yang kurang dan saat ini sedang di tindak lanjuti agar perizinan dapat segera dilaksanakan.

Gambar 5. Survey Dit Navigasi-Hubla untuk perizinan stasiun radio Pantai

3.1.4 Sosialisasi Jaminan Mutu dan CPIB sekaligus info tentang satu data PPSNZJ dan rencana operasional komunikasi marine radio VHF

Sosialisasi tentang “Satu data PPSNZJ” dan Rencana Penerapan komunikasi Radio VHF di atas kapal dengan menara kontrol dilakukan tanggal 24 Maret 2017 pada kegiatan Sosialisasi CPIB dan SKPPI. Diadakan di ruang rapat lantai 2 PPSNZJ. Hadir 40 orang stakeholder. Kesepakatan dari pertemuan ini adalah sejak 1 Mei 2017, setiap kapal bongkar akan dilakukan inspeksi mutu di atas kapal dan pada hari yang sama akan diterbitkannya SKHIP (lampiran 5). Diharapkan SKHIP yang terbit secara otomatis ini meningkatkan pelayanan publik di PPSNZJ dan data mutuikan yang di bongkar langsung diterima oleh “Satudata PPSNZJ”.

Gambar 6. Sosialisasi Jaminan Mutu & CPIB

(58)

3.1.5 Rapat Awal Koordinasi Rencana Pemasangan Buoy Tambat di PPSNZJ

Rapat dilaksanakan di Ruang Kerja Kepala Pelabuhan Perikanan Nizam Zachman Jakarta pada tanggal 30 Maret 2017 di hadiri oleh 16 orang berasal dari ( Lampiran 6):

- Direktorat Pelabuhan Perikanan - Direktur Kenavugasian-Dit Hubla

- Distrik Navigasi Kelas I Tanjung Priok - KSOP tanjung Priok

- KSOP Sunda kelapa - KSOP Muara Baru

- Perum Perindo Cabang Jakarta - Pangkalan PSDKP Jakarta.

Rapat ini memberikan gambaran awal yang lebih jelas jika dilakukan pemasangan Buoy, keuntungan dan manfaat pemasangan Buoy serta hal-hal yang harus di tindak lanjuti oleh instansi yang memasangnya.

Gambar 7. Rapat koordinasi awal Pemasangan Buoy.

3.1.6 Rapat Intern Evaluasi Aprlikasi Satu data PPSNZJ

Rapat dilaksanakan di ruang kerja Kabid Operasional dan Kesyahbandaran pada tanggal 4 April 2017 dihadiri oleh Seksi Kesyahbandaran beserta jajarannya dan Seksi Operasional beserta jajarannya. Tujuan rapat adalah mengevaluasi aplikasi yang dibangun dan mendapat masukan perbaikan dari validator dan petugas entry (Lampiran 7). Selain mengevaluasi

(59)

aplikasi Satu data PPSNZJ juga dilakukan evaluasi kinerka pelayanan kesyahbandaran beserta kendala-kendala.

Gambar 8: Rapat Evaluasi Aplikasi “Satu data PPSNZJ”

3.1.7 Rapat Koordinasi dengan Pusdatin KKP terkait timbangan on line dan one data KKP yangda ditindak lanjuti dengan Pelatihan pemakaian timbangan online

Rapat dilaksanakan di Ruang Kerja Kepala Pelabuhan, tanggal 10 April 2017, dihadiri oleh Kapusdatin KKP beserta jajaarannya, Perindo cabang Jakarta dan Kepala Pelabuhan PSNZJ beserta jajarannya (Lampiran 8) . Tindak lanjut dari rapat koordinasi Timbangan on line dan “satu data PPSNZJ” berupa dilakukan pelatihan bagi pegawai dan petugas pendatan pada tanggal 17 April 2017.

Gambar 9. Rapat Koordinasi dengan Pusdatin KKP dan Pelatihan Pengolah Data

(60)

3.1.8 Rapat intern memperkuat penyiapan penerapan komunikasi Radio VHF dan Penerapan “Satu data” PPSNZJ.

Rapat diadakan di ruang kerja Kabid OPK pada tanggal 11 April 2017 dihadiri semua kepala seksi dan staf OPK yang tidak sedang piket pelayanan (Lampiran 9). Hasil rapat menugaskan beberapa staf untuk mengecek ulang perizinan stasiun Radio dan menyiapkan surat ke Kementrian Kominfo. Selain itu mendapat masukan terkait aplikasi “ satu data PPSNZJ”.

Gambar 10. Rapat Intern Bidang OPK.

3.1.9 Rapat Koordinasi dengan UKMKP terkait Satu data PPSNZJ dengan one data KKP

Pada tanggal 25 April 2017 mengadakan Rapat kecil dengan staf UKMKP yang membidangi One data yaitu Bpk Fedy dan Sdr. Faris. Dari PPSNZJ selain Kabid OPK hadir juga Kasi Operasional Pelabuhan dan staf (Lampiran 10)

(61)

Dalam rapat koordinasi ini disepakati bahwa data dari PPSNZJ sebelum di kirim ke aplikasi one data KKP harus di kirim ke “Satudata PPSNZJ terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindari data sampah dan mencegah kesalahan analisis yang mengakibatkan fatal untuk rancangan kebijakan Pengelolaan Perikanan hal ini sesuai dengan gambar 11.

Gambar 11. Diagram alir Satu data PPSJ terkait One Data KKP

(62)

Gambar 12. Rapat koordinasi dengan UKMKP

3.1.10 Rapat Koordinasi dengan Pengurus terkait data kapal perikanan dan rencana penerapan alat komunikasi radio.

Diperoleh data bahwa kapal-kapal yang berpangkalan di PPSNZJ sebanyak 277 kapal telah expire perizinannya. Oleh sebab itu kami mengadakan rapat dengan pengurus kapal di PPSNZJ untuk melakukan pengecekan kebenarannya dan mencari solusi terhadap kesulitan yang dihadapi sekaligus dalam rangka persiapan gerai perizinan. Selain hal itu juga disampaikan bahwa ke depan rencana bulan Juli 2017 akan dilakukan pengaturan keluar masuk kapal di kolam PPSNZJ melalui Radio dari Penara pengawas ke kapal-ikan masing masing, oleh sebab itu perlu diinformasikan pada pemilik dan nakhoda kapal-kapal perikanan yang di urus perizinannya (Lampiran 11).

Gambar 13. Rapat dengan pengurus perizinan kapal perikanan

(63)

3.1.11 Sosialisasi ke stake holder untuk rencana penerapan PSM dan komunikasi marine radio VHF serta “Satu data PPSNZJ.

Sosialisasi ke Stake holder tenntang rencana penerapan komunikasi marine radio VHF serta “Satu data PPSNZJ dilakukan pada saat kegiatan rencana penerapan PSM dan evaluasi PIPP di PPSNZJ. Kegiatan dilakukan di Ruang Rapat lantai 2 PPSNZJ dihadiri sekitar 40 orang (Lampiran 12 ).

Dalam sosialisasi ini hadir dan sebagai salah satu pemrasaran adalah Coach Dr. Ir Yulistyo,M.Sc. disampaikan bahwa langkah awal yang disiapkan PPSNZJ untuk menerapkan PSM maka dimulai dengan penerapan penggunaan radio pantai yang selanjutnya diharapkan pelayanan kesyahbandaran semakin meningkat demikian juga pendataan semakin baik termasuk dengan adanya “Satu data PPSNZJ”

Gambar 14. Sosialisasi Penerapan PSM

3.2 KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL

Kendala dalam penerapan sistem baru memungkinkan dapat terjadi yang akan menghambat tujuan proyek perubahan. Beberapa kendala yang mesti diantisipasi meliputi :

1. waktu untuk merubah mindset petugas yang telah lama bekerja bertugas dengan cara lama.

(64)

2. Adanya penolakan terhadap perubahan pola kerja pada saat diterapkan aplikasi

3. Penyusunan sistem aplikasi “Satu data PPSNZJ” belum optimal

3.3 STRATEGI MENGATASI KENDALA

Beberapa resiko pasti akan muncul akibat dilaksanakannya proyek perubahan. Jenis-jenis resiko yang akan muncul sesuai identifikasi dan secepatnya disiapkan langkah antisipasi sehingga tujuan proyek perubahan untuk peningkatan kinerja dapat terwujud.

3.3.1 Potensi Resiko

a. Alokasi waktu lebih bagi Programmer untuk menyelesaikan aplikasi on line

b. Kurangnya sinergitas antar Working Team

c. Koneksitas jaringan internet yang terkadang kurang konsisten

d. Terjadinya kerusakan komputer akibat pemakaian dengan frekuensi lebih tinggi serta adanya serangan virus pada software maupun file yang digunakan.

3.3.2 Strategi Mengatasi Resiko

a. Memilih Programmer yang lebih profesioal dengan jenis aplikasi yang mudah

b. Monitoring dan evaluasi secara berkala tentang kemajuan pekerjaan dengan seluruh Working Team

c. Menyediakan pilihan operator alternatif untuk mengantisipasi bilamana operator utama mengalami gangguan

d. Pelatihan kepada pegawai tentang penggunaan komputer yang benar sesuai SOP

(65)

e. Menerapkan sistem pengamanan dengan sistem antivirus (internet security)

f. Melakukan back-up data secara berkala

(66)

IV. PENUTUP

IV.1 KESIMPULAN

Proyek Perubahan dengan judul “ Satu data” PPSNZJ telah

dilaksanakan dibawah tanggung jawab Kepala Bidang Operasional Pelabuhan dan Kesyahbandaran PPSNZ Jakarta, selaku Project Leader, pada Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XI Tahun 2017.

Beberapa hal yang dapat disimpulkan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :

1. Telah tersedianya aplikasi “Satu data PPSNZ Jakarta”

2. Meningkatnya komitmen seluruh pegawai lingkup Bidang Operasional Pelabuhan dalam melakukan tugas kesehariannya diantaranya ditandai dengan:

 Petugas enumerator dalam penerbitan kartu biru untuk pendataan hasil tangkapan ikan bekerjasama dengan petugas STBLKK

 Setiap enumerator melakukan pencacahan sekaligus melakukan entry data pada “satu data” PPSNZJ. Setelah mendapat validasi baru kemudian melakukan entry ke one data KKP

 Seluruh petugas Pengolah data (one data KKP) melakukan entry ke Satu data PPSNZJ terlebih dahulu sebelum ke one data KKP.

 Meningkatnya kualitas pelayanan kesyahbandaran diantaranyaL 4. Meningkatnya pelayanan petugas kesyahbandaran

- Adanya pelayanan Jemput Bola untuk penerbitan STBLKK di ujung utara Dermaga Timur yang selain pelayanan STBLKK jemput bola di Dermaga Timur juga melakukan entry data pada SPB on line

- Petugas absensi kapal tidak hanya melakukan absensi kapal tetapi juga melaksanakan entry data absensi kapal setiap hari.

5. Meningkatnya peran atasan langsung dalam melakukan evaluasi dan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan

6. Tersedianya data akurat yang dapat dijadikan acuan untuk melakukan analisis Pengelolaan Perikanan

(67)

7. Terciptanya peningkatan kinerja pegawai sebagai akibat adanya proyek perubahan

8. Dimulainya penerbitan SKHIP untuk setiap kapal yang bongkar setelah dilakukan inspeksi mutu di atas kapal.

4.2 REKOMENDASI

Dalam rangka Pengembangan dan penyempurnaan pemanfaatan hasil pelaksanaan proyek perubahan ke depan, maka direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Penyempurnaan Aplikasi Satu di Up grade, agar pengambilan data dari gedung Pusat Pelayanan Terpadu dan Gedung Utama PPSNZJ

2. Pengaturan kedatangan dan keberangkatan kapal perikanan di PPSNZ Jakarta melalui komunikasi radio pada bulan Juli 2017 setelah izin Radio terbit dan adanya SOP.

3. Pengajuan Anggaran untuk pengadaan Buoy tambat harus dilakukn pada TA 2018. Karena tanpa pemasangan Buoy tambat maka pelayanan kesyahbandaran di PPSNZJ kurang optimal.

><> Ratri <><