3. P ROSES I SSUING
3.4. Part Cheking
Setelah proses Picking selesai, selanjutnya petugas picker membawa kart atau troli yang berisikan part dan Picking Cycle serta Picking Label ke petugas Checker untuk dilakukan proses pengecekan. Selain itu petugas Checker juga menyiapkan Label Part Case dan Case yang akan digunakan untuk pengemasan part. Proses pengecekan dilakukan dengan alat Scanner. Untuk memulai proses pengecekkan di sistem, klik tombol Part Checking yang terdapat pada ribbon toolbar di menu List View Issuing Process seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 83 Tombol Action Part Checking
Setelah itu akan tampil window Part Checking seperti pada gambar berikut.
Gambar 84 Window Part Checking
Proses pengecekan akan dilakukan secara bertahap, dimulai dari pengecekan Picking Cycle, Picking Label, Part, Part Case, serta jumlah part yang akan dicek. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat proses pengecekan part.
1. Untuk meng-generate Picking Cycle Number, scan barcode Picking Cycle. Setelah Picking Cycle Number di-generate, pada window Part Checking akan muncul kotak berwarna orange, seperti pada Gambar 85, pada kotak tersebut terdapat beberapa Elemen UI yang berisikan jumlah Line Item Picking Label yang harus dicek.
Elemen UI Deskripsi
Total Line Item Jumlah Picking Label yang harus di-scan atau dicek. Line Item Checked Jumlah Picking Label yang telah dicek
Remaining Line Item Jumlah sisa Picking Label yang belum dicek Line Item On Hold Jumlah Picking Label yang statusnya di-Hold
2. Untuk meng-genrate Picking Label Number, scan barcode Picking Label. Setelah Picking Label di-scan, pada beberapa field yang digaris kotak merah seperti pada gambar dibawah akan otomatis terisi, field-field tersebut berfungsi untuk menampilkan informasi cabang dan reseller yang memesan part, serta menampilkan jumlah part yang harus dicek.
Gambar 86 Tampilan Window Part Checking setelah Picking Label Number ter-generate
Elemen UI Deskripsi
Branch Cabang yang part-nya disuplai
Reseller Part Reseller yang memesan part ke cabang indirect
Qty Supply Jumlah part yang disuplai pada saat proses alokasi
Qty Denial Jumah part yang di-deny
Qty Checking Jumlah part yang telah dicek
3. Setelah Picking Label di-scan, selanjutnya akan dilakukan proses scanning dan pengecekan part yang tertera pada Picking Label. Untuk pengecekan part dilakukan dengan men-scan barcode yang tertera pada part. 4. Setelah part di-scan, selanjutnya dilanjutkan dengan men-scan Label Part Case, yang akan digunakan untuk
pengemasan part.
5. Jika part yang dicek jumlahnya lebih dari 1, maka proses pengecekan Part dan Part Case akan dilakukan berulang kali, sesuai dengan jumlah part yang tertera pada Pickin Label.
6. Jika part yang dicek jumlahnya lebih dari 5, ketika pengecekan part yang ke-6, tombol Quantity (F4) pada window Part Checking akan aktif. Tombol tersebut berfungsi untuk mengaktifkan field Quantity, setelah field Quantity aktif, user dapat menginput jumlah part yang sekaligus akan dicek kedalam sistem.
7. Setelah semua part dicek, sistem otomatis akan menampilkan window pop-up seperti pada gambar dibawah ini:
Gambar 87 Window pop-up yang muncul ketika proses pengecekan Picking Label selesai
8. Untuk mengakhiri proses pengecekkan, cek semua part Line Item atau Picking Label yang tertera pada Picking Cycle. Berikut ini window pop-up yang muncul ketika semua Line Item pada Picking Cycle selesai dicek.
Gambar 88 Window pop-up yang muncul ketika semua line item pada Picking Cycle selesai dicek
Record yang part yang mulai dicek, akan berubah menjadi Part Process Status: Checking Start. begitupun jika User mengakhiri proses Part Checking di sistem, pada Part Process Status-nya akan berubah menjadi Part Process status: Checking End. Pada window Part Checking juga terdapat beberapa tombol seperti tombol Open / Close Case (F1), dan tombol Hold yang akan dijelaskan pada bahasan selanjutnya.
3.4.1. Open / Close Part Case & Remove Part From Case
Setelah proses pengecekan selesai, part yang telah dicek akan di-masukan kedalam Part Case sesuai dengan Label Part Case yang di-scan pada saat proses Part Checking. Selain itu pada window Part Checking terdapat tombol Open / Close Part Case, tombol tersebut berfungsi untuk membuka dan menutup status part case di-sistem. Part Case yang baru di-generate default-nya akan memiliki status Open, jika Part Case dinyatakan full atau akan dilanjutkan pada proses Packing, Part Case tersebut haruslah di Close. Berikut ini proses untuk menutup dan membuka status Part Case di-sistem.
Langkah 1: klik tombol Open / Close Part Case (Selain terdapat pada window Part Checking, tombol Open / Close
Part Case juga terdapat pada ribbon toolbar di menu list view Part Case)
Gambar 89 Tombol action Open / Close Case yang terdapat pada window Part Checking
Setelah itu akan muncul window Part Case (Open/Close) seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 91 Window Part Case (Open/Close)
Langkah 2: Scan Label Part Case untuk meng-generate Case Number pada window Part Case (Open Close).
Gambar 92 Tampilan window Part Case setelah Part Case Number ter-generate
Setelah Part Case Number di-generate maka pada field Status seperti pada gambar diatas akan menunjukan status Part Case saat ini (Status: Open/Close), dan pada field Branch menampilkan informasi cabang Part Case tersebut akan dikirimkan, serta field Reseller menampilkan Part Reseller yang memesan part ke cabang terkait.
Langkah 3: Jika status Part Case dalam keadaan status Open, untuk menutup Part Case klik tombol Close Case (F2)
atau tekan tombol F2 di keyboard. Jika status Part dalam keadaan status Close, untuk membuka Part Case klik tombol Open Case (F1) atau tekan tombol F1 di keyboard.
Selama Part Case dalam keadaan status Open, Part Case tersebut masih dapat digunakan untuk proses pengecekan part di sistem. Selain itu terdapat juga tombol Remove Part (F3) yang berfungsi untuk menghapus part pada Part Case. Berikut ini window yang muncul setelah mengklik tombol Remove Part (F3).
Untuk menghapus part dari part case, scan Picking Label, lalu scan part, selanjutnya input jumlah part yang akan dihapus. Setelah itu klik tombol Remove (F1) atau tekan tombol F1 di keyboard. Setelah itu data part yang telah dihapus, statusnya akan kembali ke Part Process Status: Checking Start, dan harus dilakukan proses pengecekan ulang.
3.4.2. Hold dan Part Denial
Pada window Part Checking terdapat Tombol Hold (F2) yang berfungsi untuk meng-hold record data yang akan dicek, tombol ini akan aktif ketika User telah men-scan Picking Cycle dan Picking Label pada window Part Checking.
Gambar 94 Window pop-up notifikasi yang muncul ketika User mengklik tombol Hold (F2)
Setelah Picking Label di-hold maka selanjutnya Part Process Status pada record data tersebut, akan berubah menjadi Part Process Status: On Hold. Untuk meng-unhold record data tersebut scan kembali Picking Cycle dan Picking Label pada window Part Checking. Setelah selesai men-scan Picking Label yang di-hold sistem otomatis akan menampilkan gambar seperti berikut.
User dapat memilih Resume jika Picking Label akan dilanjutkan pada proses pengecekan, Jika User ingin men-deny Picking Label klik tombol Deny. Jika user mengklik tombol Deny, selanjutnya akan tampil window seperti pada gambar berikut.
Gambar 96 Window Part Denial
Untuk men-deny part, input jumlah part yang akan di-deny pada Qty Denial. Selanjutnya pilih Denial Type, terdapat dua pilihan Defect yang berarti ada cacat pada part yang dicek, yang kedua Not Found jika part tidak ditemukan pada zona dan lokasi penyimpanan part di warehouse. Lalu pilih Reason (Alasan) kenapa part di-deny, setelah itu klik tombol Confirm Deny, untuk mengkonfirmasi Part Denial ke sistem.