LANDASAN TEORITIS
2. Ciri-ciri dan Tujuan Sistem
Untuk mengetahui itu sistem atau bukan, antara lain dapat dilihat dari ciri-cirinya. Ada beberapa rumusan mengenai ciri-ciri sistem ini yang pada dasarnya satu sama lain saling melengkapi, pada umumnya ciri-ciri sistem itu adalah: bertujuan, terbuka, tersusun, subsistem, saling terkait dan saling tergantung, merupakan suatu kebulatan yang utuh, melakukan kegiatan transformasi, ada mekanisme kontrol dan memiliki kemampuan mengatur dan menyesuaikan diri-sendiri.
Dari berbagai rumusan mengenai ciri-ciri sistem, Tatang M. Amirin merumuskannya sebagai berikut:
a. Setiap sistem mempunyai tujuan
b. Setiap sistem mempunyai batasan yang memisahkannya dari
lingkungannya
c. Walaupun sistem itu mempunyai batasan, akan tetapi sistem itu bersifat terbuka, dalam arti berinteraksi di lingkungannya
d. Suatu sistem terdiri dari berbagai subsistem yang biasa pula disebut bagian-bagian, unsur atau komponen
e. Terdapat saling hubungan dan saling ketergantungan baik di dalam sistem maupun antara sistem dengan lingkungannya
f. Setiap sistem melakukan kegiatan atau proses transformasi atau proses mengubah masukan menjadi keluaran
g. Di dalam suatu subsistem terdapat mekanisme kontrol yang memanfaatkan tersedia umpan balik
h. Karena adanya mekanisme kontrol itu maka sistem mempuyai
kemampuan mengatur diri sendiri dengan menyesuaikan diri sendiri dan lingkungannya atau keberadaan secara otomatik.22
B. Manajemen
1. Pengertian Manajemen
Secara bahasa kata manajemen berasal dari bahasa Inggris berupa kata
kerja ”to manage” yang berarti mengurus, membimbing dan mengawasi.
Pada pengertian lain istilah latin dari manajemen adalah ”managiere”
yang berarti melakukan dan mengurus sesuatu.23
Selain definisi secara bahasa, seperti yang dipaparkan diatas, beberapa ahli mendefinisikan manajemen secara istilah, yakni:
a. Menurut Stoner, manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi yang telah ditetapkan.24
b. Koonz Odone mendefinisikan manajemen sebagai berikut:
”Management is art getting thing one thorudh people” yaitu keahlian
22
Tatang M.Amirin, Pokok-pokok Teori Sistem (Jakarta: CV Rajawali 1986), cet.2,h.19-22
23
Ahmad Yani, Panduan Memakmurkan Masjid, (Jakarta: Dea Pers, 2000),h.101
24
JAwhir Tantowi, Unsur-unsur Manajemen menurut Al-Qur’an (Jakarta: Pustaka Al-Husna, 1983),cet.ke-1,h.9
menggerakan orang melakukan pekerjaan untuk mencapai hasil tertentu melalui orang lain dan dengan cara tertentu.25
c. Orday Tead dalam bukunya ”The Art of Administration” mengatakan
bahwa ”Management is process agency wich direct and guide
operation of organization in the realizing of established aims”
(manajemen adalah proses dan perangkat yang mengarahkan dan membimbing kegiatan-kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan).26
Beberapa definisi tentang manajemen diatas membimbing penulis untuk menyimpulkan manajemen sebagai sebuah seni atau strategi untuk mengarahkan atau mempengaruhi orang dalam mencapai tujuan tertentu, baik secara individu maupun kelompok, dimana secara teknis proses mempengaruhi untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan dengan sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
2. Unsur-unsur Manajemen
Manajemen selalu dikaitkan sebagai usaha sekelompok manusia dengan menggunakan unsur-unsur yang diperlukan. Manusia, uang, bahan, mesin, metode dan pasar adalah unsur-unsur manajemen yang disebut 6M.27
a. Man (Manusia)
Manusia adalah unsur pendukung yang paling penting untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditentukan. Sehingga berhasil atau gagalnya
25
T. Hani. Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPEE, 1995), cet. Ke-4, h.8
26
Sarwoto, Dasar-dasar organisasi dan manajemen, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1998), cet. Ke-7, h.45
27
suatu manajemen tergantung pada kemampuan manajer untuk mendorong dan menggerakan orang-orang ke arah tujuan yang hendak dicapai.
b. Money (Uang)
Segala aktifitas dalam sebuah lembaga tentu sangat membutuhkan uang seperti untuk menggaji karyawan, membuat perencanaan, proses produksi dan lain-lain. Dalam unsur ini jumlahnya akan selalu terbatas oleh karena itu seorang manajer harus menggunakannya secara efisien.
c. Material
Dalam Proses kegiatan manusia membutuhkan bahan-bahan materi, karena itu materi adalah unsur pendukung manajemen dalam rangka mencapai tujuan.
d. Machine (mesin)
Peran mesin sangat dibutuhkan agar proses produksi dan pekerjaan bisa berjalan dengan cepat dan tepat serta efektif dan efisien. Penggunaan
mesin menuntut kemampuan manajer untuk selalu mengikuti
perkembangan teknologi moderen untuk mendapat peralatan yang semakin canggih.
e. Methode (metode)
Untuk pelaksanaan pekerjaan perusahaan perlu membuat alternatif-alternatif cara (metode) agar produk berhasil guna dan sesuai dengan perkembangan pasar. Dalam unsur ini manajer juga dituntut untuk mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang menawarkan berbagai
metode baru lebih cepat dan lebih baik dalam menghasilkan barang dan jasa.
f. Market (pemasaran)
Bagi kegiatan yang bergerak dalam bidang industri, pasar sangat penting sebagai pencapaian tujuan akhir. Pasar juga menghendaki seorang manajer untuk mempunyai orientasi pemasaran.28
3. Fungsi Manajemen
Manajemen oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi. Pembagian fungsi-fungsi manajemen ini tujuannya adalah:
a. Supaya sistematika urutan pembahasannya lebih teratur
b. Agar analisis pembahasannya lebih mudah dan lebih mendalam
c. Untuk menjadi pedoman pelaksanaan proses manajemen bagi manajer
Fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan para penulis tidak sama. Hal ini disebabkan latar belakang penulis, pendekatan yang dilakukan tidak sama. Untuk bahan perbandingan fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan para ahli, penulis akan mencantumkan dalam tabulasi berikut.29
28
Sukanto Reso Hadi Projo, Dasar-dasar Manajemen (Yogyakarta: BPFE, 2000), h.16
29
Malayu S.P. Hasibuan. Manajemen: Dasar, Perngertian dan Masalah,Edisi Revisi, cet. 1 (Jakarta: Bumi Aksara, 2001), hal. 38
Tabel 1.2
Pengertian manajemen menurut beberapa tokoh Menurut:
G.R. TERRY JOHN F. MEE LOUIS A. ALLEN MC NAMARA
1) Planning Planning Leading Planning
2) Organizing Organizing Planning Programming
3) Actuating Motivating Organizing Budgeting
4) Controlling Controling Controling System
HENRY FAYOL HAROLD KOONTZ DR. S.P. SIAGIAN PROF. DRS.
& CYRIL O’DONNEL OEY LIANG
LEE
1) Planning Planning Planning Perencanaan
2) Organizing Organizing Organizing Pengorganisasian
3) Commanding Staffing Motivating Pengarahan
4) Coordinating Directing Controling Pengkoordinasian
5) Controling Controling Evaluating Pengontrolan
W.H. NEWMAN LUTHER GULLICK LYNDALL JOHN
F. URWICK D. MILLET
1) Planning Planning Forecasting Directing
2) Organizing Organizing Planning Facilitating
3) Assembling Staffing Organizing
Resources
4) Directing Directing Commanding
5) Controling Coordinating Coordinating
6) ___________ Reporting Controling
7) ___________ Budgeting ____________
Dari penjabarana fungsi manajemen menurut pandangan beberapa ahli diatas, dapat kita lihat bahwa fungsi manajemen pada dasarnya memiliki kecenderungan yang sama. Adapun perbedaannya lebih pada sebagian ahli menjabarkan fungsi manajemen secara umum, dan sebagian lainnya menjabarkan fungsi secara lebih spesifik. Tetap dari seluruh penjabaran di atas tidak lantas menghilangakan unsur-unsur manajemen.
Perbedaan penafsiran fungsi manajemen dapat difahami karena dipengaruhi oleh fleksibilitas keadaan dilapangan, dalam artian sering kali kondisi lapangan memaksa sebuah organisasi untuk mencari jalan lain dalam memecahkan permasalahannya dan ini berdampak pada pola manajerial, terlebih lagi hambatan bagi tiap-tiap organisasi berbeda-beda.
Dari beberapa fungsi manajemen yang dikemukakan di atas, dapat diambil benang merah dimana manajemen sebagai suatu usaha merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien, memerlukan fungsi untuk tercapainya tujuan tersebut.
Merujuk pada definisi tentang manajemen sebelumnya dimana manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, maka penulis akan merujuk pada satu pengelompokan fungsi manajemen yang senada, seperti yang dikemukakan oleh George R. Tery. Dimana Geoge R. Tery merumuskan fungsi-fungsi dari manajemen yang disingkat dengan POAC, yaitu:
a. Planing atau perencanaan merupakan pemilihan menghubungkan fakta, menggunakan asumsi-asumsi tentang masa depan dan membuat visualisasi dan perumusan kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Perencanaan dapat menjawab di muka tentang siapa, kenapa, di mana, mengapa dan bagaimana tindakan-tindakan di masa depan dapat dilaksanakan
b. Organizing atau pengorganisasian merupakan kegiatan dasar yang dilaksanakan untuk mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk manusia sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses. Organisasi mencakup membagi komponen-komponen ke dalam kelompok, membagi tugas dan menetapkan wewenang atau staf.
c. Actuating atau penggerakan disebut juga gerakan aksi mencakup kegiatan yang dilakukan untuk mengawasi dan melanjutkan kegiatan yang telah direncanakan. Actuating mencakup penetapan dan pemuasan kebutuhan manusiawi dari para pegawai, memberi penghargaan, menghimpun, mengembangkan dan memberi konpensasi kepada mereka atau dikenal dengan motivasi. Dalam actuating, manajer akan memberi pengarahan tentang pekerjaan atau testing sekaligus memberikan informasi antar bagian.
d. Controling atau pengawasan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan. Pengawasan juga merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan suatu yang identik dan apa saja yang dikendalikan. Controling mencakup di dalam inovating representing
dan coordinating.30
30
Zaini Muhtarom, Dasar-dasar Manajemen. (Yogyakarta: Al-Amin dan IKFA, 1996), h.42