BAB V
HASIL PENGAMATAN A. Prosedur Pengadaan Barang
Pada bab ini penulis akan membahas mengenai hasil pengamatan terkait dengan prosedur pengadaan/pembelian di PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Prosedur pengadaan barang produk Kimia Farma yang diberlakukan/dilakukan di PT. Kimia Farma cabang Surakarta berdasarkan SOP (Standard Operation Procedur) terdiri dari 4 tahapan yaitu sebagai berikut ;
1. Tahap pemesanan barang 2. Tahap pengiriman barang 3. Tahap pengecekan barang 4. Tahap penyimpanan barang
Untuk lebih jelasnya hasil pengamatan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Tahap Pemesanan Barang
.Sebelum melakukan pemesanan bagian logistik/pembelian dan manajer logistik/kepala gudang melihat stok digudang, bila stok barang digudang hampir habis pembelian barang baru dilakukan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila akan membeli/memesan barang harus melihat stok barang digudang bila stok barang akan habis maka akan dilakukan pembeliaan barang”.
. Pemesenan barang biasanya berdasarkan surat pesanan yang dibuat oleh bagian pembelian yang selanjutnya diserahkan kepada manajer logistik untuk mendapatkan persetujuan Manajer logistik/kepala gudang Cara memesan barang harus menggunakan surat pesanan yang berisi jenis dan jumlah barang yang akan dipesan. Setelah surat pesanan jadi dan dicetak, bagian pembelian/logistik memberikan surat pesanan kepada manajer logistik untuk diteliti apakah barang yang dipesan sudah sesuai
dengan stok gudang yang habis, setelah diteliti oleh manajer logistik surat pesanan ditandatangani oleh manajer logistik sekaligus manajer logistik bertanggung jawab atas pemesenan barang tersebut. Dalam pengadaan barang dilakukan oleh devisi/bagian logistik gudang. Setelah surat pesanan dikirim dari bagian logistik/pembelian membuat deadline pengiriman barang, biasanya deadline dibuat 1 minggu setelah surat pesanan dikirim. Setelah surat pesanan sudah jadi dan disetujui maka surat tersebut dikirim melalui sales PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang ke PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pengiriman melalui sales bertujuan agar cepat sampai tujuan dan sekaligus menghemat biaya. Sebagaimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagi berikut “surat pesanan dikirim melalui sales supaya surat pesanan cepat sampai tujuan dan selain itu juga menghemat biaya pengiriman”.
Bila surat pesanan sudah diterima pihak PT. Kimia Farma Semarang akan memberikan konfirmasi lewat telepon kepada PT. Kimia Farma cabang Surakarta tentang barang yang dipesan.
2. Tahap Pengiriman Barang
Jika surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang selanjutnya diproses oleh bagian logistik dan bagian logistik mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang yang dipesan akan di pending. Bila terjadi stok habis, pihak PT. Kimia Farma Semarang memberikan informasi kepada PT. Kimia Farma cabang Surakarta bahwa barang yang dipesan tidak
ada/stok habis. Untuk menghindari barang pending bagian
logistik/pembelian PT. Kimia Farma cabang Surakarta biasanya langsung membuat kembali surat pesanan yang berbeda untuk memberi informasi bahwa barang yang dipesan pending/memesan kembali barang yang tadi tidak ada diganti barang lain. Pengiriman surat pesanan dititipkan sales
commit to user
22
PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang pesanan, pengiriman barang pesanan biasanya dikirim melalui jalur darat.
Bila barang yang pending tadi lama tidak dikirim-kirim karena stok barang di PT. Kimia Farma Semarang masih kosong dan harus menunggu sampai stok ada, maka bagian logistik/pembelian harus membuat deadline, biasanya 1 minggu. Bila barang yang dipesan ada biasanya langsung dikirin 2 hari setelah surat pesanan datang.
Untuk pembatalan barang pesanan dilakukan dengan cara memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan surat pesanan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila membatalkan barang pesanan karena sudah habis waktu yang diberikan, bagian logistik/pembelian harus memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan surat pesanan”
3. Tahap Pengecekan Barang
Pengecekan harus dilakukan bila barang yang dipesan sudah datang, kemudian dari bagian logistik/pembelian menemui sales yang mengirim barang tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya untuk dicek.
Pengecekan barang dilakukan bagian logistik/pembelian dibantu
oleh karyawan-karyawan juga dari bagian gudang.
Pengecekan/penyetokan barang biasanya meliputi jumlah dan jenis obat yang dipesan yang sesuai dengan surat pesanan. Bila tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian/logistik harus membuat surat pesanan lagi yang berisi keterangan barang yang dikirim kurang/kelebihan maupun ada kesalahan jenis barang yang dikirim. Menurut pengamatan saya kesalahan pengiriman barang biasanya terjadi pada jenis barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan, kesalahan seperti ini akan menghambat dalam penyimpanan barang. Setelah surat pesanan yang baru sudah dibuat
dan diberikan kepada sales pengirim, kemudian bagian logistik mengambil surat pesanan yang salah dan melampirkan di surat pesanan yang baru.
Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian barang siap dimasukkan kedalam gudang yang dilakukan oleh karyawan-karyawan bagian logistik/gudang.
4. Tahap Penyimpanan Barang
Jika barang yang dipesan sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian distok dan dimasukkan kedalam gudang oleh bagian logistik. Dalam penyimpanan barang, barang disendirikan/digolongkan menurut jenisnya masing-masing, contohnya : obat yang berbentuk kapsul tempat sendiri selain itu terdapat juga obat dalam bentuk sirup, jika barang sudah cocok dengan surat pesanan selanjutnya copy surat pesanan tersebut dimasukkan kedalam arsip oleh bagian logistik/pembelian sebagai arsip
pembelian dan sebagai bukti bila ada pemeriksaan arsip
pembelian/pengadaan dari kantor pusat. Dan yang asli biasanya dibawa lagi oleh sales pengirim barang sebagai bukti pembelian barang dari kantor cabang.
Setelah semua barang disimpan dan ditempatkan ke tempat masing-masing, lalu dicatat dalam buku potongan. Buku potongan digunakan untuk mengecek/menghitung obat yang telah masuk ditambahkan dengan stok lama yang masih ada dan obat yang keluar/obat yang dipesan. Penghitungan stok biasanya dilakukan setiap 1minggu sekali. Cara penghitungan stok obat yaitu jumlah obat yang masih ada dalam kardus ditambah obat yang sudah ada diluar kardus lalu dibagi dengan jumlah obat setiap kardusnya. Setiap pengambilan barang dari pemesan/retur barang dari pemesan semuanya akan dicatat dalam buku potongan oleh karyawan gudang
Untuk kondisi dan luas gudang penyimpanan barang sudah menunjang untuk penyimpanan barang yang banyak. Dilengkapi peralatan-peralatan dan ruangan yang memadai untuk melakukan
commit to user
24
penyimpanan barang. Peralatan-peralatan dan ruangan kusus yang berada digudang adalah sebagai berikut :
1) Rak-rak obat 2) Alat pengukur suhu
Selain peralatan-peralatan, di gudang penyimpanan juga terdapat ruangan khusus yang hanya berisi obat-obat keras/jenis narkotika.
B. Berikut Diagram Alur Pengadaan Barang Kimia Farma di PT. Kimia Farma cabang Surakarta.
25 Diagram Alir
Prosedur Pengadaan barang produk KF
Branch Manager Manager Logistic Spv Pengadaaan institusi ULS KF Pendistribusian
Mulai AP FPP A Terima Barang Brg. SKB. Form1 Selesai SP FPP Proses TTD Proses TTD SP Valid FPP ARSIP SP Valid Proses Valid Barang A FPP