PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA TUGAS AKHIR. Oleh: EMANUEL ARINTO PRAMONO D

PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

EMANUEL ARINTO PRAMONO D1509030

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

ii

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA

DisusunOleh:

EMANUEL ARINTO PRAMONO D1509030

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Dra. Retno Suryawati, M.Si. NIP. 19600106 1987 02 001

PENGESAHAN

PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA

Disusun Oleh ;

EMANUEL ARINTO PRAMONO D1509030

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji ;

1. Penguji I ;Drs. Muchtar Hadi, M.Si ………

NIP. 19530320 198503 1002

2. Penguji II ;Dra. Retno Suryawati, M.Si .………... NIP. 19600106 1987 02 001 Mengetahui, Dekan Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D NIP 19540805 198503 1 002 Ketua Program Drs. Sudarto, M.Si NIP 19550202 198503 1 006

commit to user

iv

MOTTO

 Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali.

 Sometimes, you will feel that something gonna be not fair for you. But, surely Jesus has a big secret for you, unexpected happiness will you get in the end.

 Be youre self.

 “Perhatikanlah, supaya jangan ada orang yang membalas jahat dngan jahat tetapi usahakanlah senantiasa yang baik, terhadap kamu masing-masing dan terhadap semua orang”. ( 1 Tesalonika 5 : 15)

PERSEMBAHAN

 Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang selalu memberikan semangat dan doa.

 Kakak – kakakku yang senantiasa selalu kusayangi dan memberikan dukungan.

 Untuk teman-teman MA B 2009  Seluruh keluarga Closed Crew

 Seluruh staff PT, Kimia Farma Cabang Surakarta  Almamater tercinta.

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : EMANUEL ARINTO PRAMONO

NIM : D1509030

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA”adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhirtersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang membuat pernyataan,

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini berjudul ”PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA“.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir.

4. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt.MM, selaku Kepala Bagian Branch Manajer dan Kepegawaian di PT. Kimia Farma trading and distribution.

6. Bapak Bayu, selaku Kepala Supervisor Bagian Kepegawaian, di PT.Kimia Farma trading and distribution.

commit to user

viii

7. Staff bagian Organisasi dan Kepegawaian , di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun materiil.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D III Manajemen Administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ... i PERSETUJUAN ... ii PENGESAHAN ... iii MOTTO ... iv PERSEMBAHAN ... v PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR……….. xi

DAFTAR LAMPIRAN………. xii

ABSTRAK ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Pengamatan ... 2

D. Manfaat Pengamatan ... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 4

Tinjauan Pustaka ... 4

A. Pengertian Prosedur……….. ... 4

B. Pengertian Pengadaan Barang... 5

C. Pengertian Prosedur Pengadaan Barang ... 7

D. Pengertian Prosedur Pengadaan Barang di PT. Kimia Farma Cabang Surakarta………. 8

BAB III METODE PENGAMATAN……… ... 9

Metode Pengamatan………. …… ... 9

A. Lokasi Pengamatan ... 9 Halaman

commit to user

x

B. Jenis Pengamatan... 9

C. Sumber Data ... 9

D. Teknik Pengumpulan Data ... 10

E. Teknik Analisis Data ... 11

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 13

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan... 13

B. Visi, Misi, dan Kebijakan pengadaan barang... 16

C. Susunan Organisasi PT. Kimia Farma Cabang Surakarta ... 17

BAB V HASIL PENGAMATAN ... 20

A. Prosedur Pengadaan Barang... 20

B. Diagram Alir Prosedur Pengadaan Barang ... 24

C. Identifikasi Hambatan... 26 BAB VI PENUTUP ... A. Kesimpulan ... 27 B. Saran ... 29 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur PT. Kimia Farma Cabang Surakarta... 19 Gambar 1.2 Diagram Alir Pengadaan Barang Produk Kimia Farma... 25

commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pesanan

ABSTRAK

EMANUEL ARINTO PRAMONO, D1509030, PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 30 halaman.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data primer dan sekunder yang diperoleh berdasarkan dari informan, peristiwa atau aktivitas. Prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta meliputi tahapan-tahapan berikut ini :

Dari hasil pengamatan diketahui bahwa prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta meliputi 4 tahap yaitu : Tahap pemesenan barang, Tahap pengiriman barang, Tahap pengecekan barang, Tahap penyimpanan

barang. Pada tahap pemesanan barang dilakukan setelah bagian

logistik/pembelian melihat stok kosong di gudang kemudian membuat surat pesanan yang telah disetujui dan ditanda tangani manajer logistik. Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang lalu dioroses oleh bagian logistik dan mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut, bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang yang dipesan menjadi pending. Pada tahap pengecekan barang dilakukan setelah barang datang kemudian dilakukan penerimaan barang dan pengecekan barang, setelah barang dikirim ke PT.Kimia Farma cabang Surakarta, oleh bagian logistik/pembelian gudang akan menerima dan mengecek barang yang diterima, kemudian barang diterima dan dicek oleh bagian logistik/pembelian, ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan kemudian bagian logistik/pembelian harus membuat kembali surat pesanan. Pada tahap penyimpanan barang, jika barang sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian copy surat pesanan dimasukkan ke dalam arsip. Setelah barang tersebut sudah sesuai dengan surat pesanan maka akan dimasukkan ke dalam gudang disesuaikan menurut jenisnya masing-masing dan dilakukan penghitungan jumlah atau penyetokan barang yang ditulis dalam buku potongan. Dari hasil pengamatan ada berberapa hambatan dalam pelaksanaan prosedur pengadaan barang yaitu pada tahap pengiriman barang, dan pada tahap pengecekan barang.

Terkait dengan permasalahan di atas penulis memberikan saran sebagai berikut : Untuk menghindari barang yang pending dan terlambat pengirimannya PT. Kimia Farma cabang Surakarta sebaiknya mecari alternatif dengan memesan barang lain untuk mengisi kekosongan stok digudang. Untuk menghindari kesalahan jenis dan jumlah dalam pemesanan dan penyetokan barang. PT. Kimia Farma sebaiknya lebih teliti dalam hal pemesanan dan penyetokan barang.

commit to user

1

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH

Barang merupakan merupakan sarana-prasarana yang dibutuhkan oleh organisasi. Untuk itu ketersediaan barang sangat penting. Untuk mendapatkan barang maka dilakukan pengadaan barang. Pengadaan barang adalah usaha/kegiatan untuk mewujudkan/mendapatkan barang yang diinginkannya dengan prosedur dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Pengadaan barang juga dilakukan oleh perusahaan agar pendistribusian barang lancar dan tercapainya tujuan dari perusahaan itu. .

Hal demikian juga dilakukan oleh PT. Kimia Farma cabang Surakarta yang merupakan salah satu dari sekian banyak perusahaan di Indonesia yang bergerak dalam bidang pengadaan dan pendistribusian barang produk obat. PT. Kimia Farma cabang Surakarta merupakan salah satu kantor cabang yang kantor pusatnya berada di PT. Kimia Farma Semarang. PT. Kimia Farma Semarang adalah kantor pusat yang melayani pembelian barang dari kantor cabang. Kantor cabang tersebut antara lain berada di

wilayah Surakarta, Yokyakarta, Pekalongan, Purwokerto. Pengadaan

barang yang dilakukan PT. Kimia Farma cabang Surakarta merupakan kegiatan membeli kemudian mendistribusikan barang kepada apotek-apotek dan toko-toko/swalayan.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian barang, kelancaran pendistribusian barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta penting supaya konsumen (apotek) menjadi puas. Jika pendistribusian barang tidak lancar maka konsumen menjadi kurang puas dan dikhawatirkan berganti memesan barang ke perusahaan lain yang akhirnya bisa merugikan perusahaan.

Kelancaran ditribusi barang tergantung pada kelancaran pengadaan barangnya karena jika barang yang akan didistribusikan tidak ada maka akan mengganggu kelancaran distribusi barang. Untuk menunjang kelancaran pendistribusian barang dibutuhkan suatu prosedur pengadaan barng yang baik. Berdasarkan uraian diatas penulis mengangkat judul “PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA”

B. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah di atas penulis ingin mengetahui : “Bagaimana prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta?”

C. TUJUAN PENGAMATAN

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini antara lain adalah untuk mengerti dan memahami prosedur pengadaan barang dan hambatan – hambatannya di PT. Kimia Farma Cabang Surakarta.

D. MANFAAT PENGAMATAN

Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi pihak perusahaan, dan penulis. manfaat yang ingin dicapai dari hasil pengamatan ini adalah :

1) Bagi Pihak Perusahaan :

 Mampu mengambil kebijaksanaan terbaik dalam prosedur pengadaan barang dan bisa mningkatkan keuntungan dari perusahaan

 Meningkatkan citra baik perusahaan di mata konsumen 2) Bagi Penulis :

commit to user

3

 Untuk melatih dalam mengadakan pengamatan

 Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha nyata pada umumnya dan pada khususnya dalam bidang pengadaan barang.

BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Pengamatan dilakukan penulis di PT. Kimia Farma Cabang Surakarta Jl.

Adi Sucipto 70 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan

sebagai berikut :

1. Penulis memperoleh ijin dari PT. Kimia Farma untuk magang sehingga

memungkinkan penulis mendapat data, informasi dan referensi yang

dibutuhkan yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas Akhir.

2. Ingin mengetahui bagaimana prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma

B. Jenis Pengamatan

Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana

prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma, maka jenis pengamatan yang

digunakan adalah deskripif, yaitu studi yang kasusnya mengarah pada

pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa

yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.

(H. B. Soetopo, 2002:111)

C. Sumber Data

1. Informan

Menurut H. B. Sutopo (2002:50), jenis sumber data yang berupa

manusia dalam pengamatan ini pada umumnya dikenal sebagai responden.

Istilah tersebut sangat akrab digunakan dalam penelitian kualitatif, dengan

pengertian bahwa pengamat memiliki posisi yang lebih penting. Responden

posisinya sekedar memberikan tanggapan atau respon pada apa yang diminta

atau yang ditentukan oleh pengamatnya. Dalam pengamatan kualitatif posisi

sumber data manusia atau narasumber sangat penting peranannya sebagai

commit to user

10

individu yang memiliki informasinya. Informan dalam pengamatan ini adalah

sejumlah karyawan yang ada di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia

Farma.

2. Peristiwa atau aktivitas

Dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa

mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena

menyaksikan sendiri dan ikut berperan secara langsung. Peristiwa atau

aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja

Magang pada PT. Kimia Farma di bagian gudang pengadaan barang adalah

semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang

D. Teknik Pengumpulan Data

Menurut H. B. Sutopo (2002:58), metode yang digunakan dalam

pengamatan ini adalah sebagai berikut :

1. Wawancara (Interview)

Sumber yang sangat penting dalam pengamatan kualitatif adalah

berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan untuk

mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara,

yang dalam pengamatan kualitatif khusunya dilakukan dalam bentuk

wawancara mendalam. Teknik wawancara ini merupakan teknik yang paling

banyak digunakan dalam pengamatan kualitatif, terutama dalam bentuk

pengamatan lapangan.

Wawancara dilakukan penulis dengan sejumlah karyawan di bagian

gudang pengadaan barang PT. Kimia Farma seperti wawancara dengan Ibu

Farah (Bagian pembelian dan pengadaan barang).

2. Observasi

Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data

yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar.

Observasi dilakukan secara langsung dengan mengamati kegiatan-kegiatan

yang dilakukan oleh bagian gudang pengadaan barang yang berhubungan

dengan prosedur pengadaan barang seperti cara memesan barang dan

penyetokan barang yang telah dipesan.

3. Dokumentasi

Dokumen merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting

dalam pengamatan kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada

latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi dimasa lampau yang sangat

berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diamati.

Dalam melakukan pengumpulan data penulis memperoleh berbagai dokumen

seperti perincian barang (obat) yang dipesan, surat pembelian barang,

pengajuan ulang surat pesanan, situasi dan stok obat.

Teknik Analisis Data

Menurut H. B. Sutopo (2002:91), dalam proses analisis terdapat tiga

komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap pengamatan

kualitatif, tiga komponen utama tersebut adalah :

1. Reduksi data (data reduction)

Merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses

seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari file note.

Reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski

mungkin tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual

melakukan pemilihan kasus menyusun pertanyaan penelitian, dan juga waktu

menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu

pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat

ringkasan dari catatan data yang diperoleh dari lapangan.

Implementasinya di lapangan yaitu hasil catatan data yang diperoleh

selama magang di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia Farma

diringkas agar data menjadi lebih sederhana dan fokus.

commit to user

12

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi

dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat

dilakukan. Sajian data harus mengacu pada rumusan masalah yang telah

dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji

merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan

menjawab setiap permasalahan yang ada. Sajian data yang baik dan jelas

sistematikanya, akan banyak menolong pengamat dalam menyelesaikan

pekerjaanya.

Sajian data yang ada di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia

Farma yaitu buku kumpulan prosedur printing.

3. Penarikan kesimpulan dan verivikasi (conclusion drawing)

Dari awal pengumpulan data, pengamat sudah harus memahami apa

arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan

peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin,

arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi. Simpulan perlu diverifikasi agar

cukup mantap dan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan.

Data-data yang diperoleh dari lapangan baik itu dari informan,

observasi, dan dokumentasi yang diperoleh selama magang di bagian gudang

pengadaan barang PT. Kimia Farma disimpulkan dan diverifikasi.

BAB IV

KEADAAN INSTANSI

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Sejarah PT. Kimia Farma (Persero) dimulai sekitar tahun 1957. Pada saat pengambilalihan perusahaan milik Belanda terdiri dari Rathkamp, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak di bidang farmasi oleh pemerintah Republik Indonesia. Langkah itu kemudian diikuti dengan pembentukan Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda (BAPPHAR) yang bertugas menguasai dan menyelengggarakan manajemen agar perusahaan farmasi yang dikuasai dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal nasionaisasi tersebut diperkuat dengan UU No. 86/1966 tentang Nasionalisasi Perusahaan Belanda di Indonesia. Selanjutnya secara resmi, berbadan hukum yang berstatus Perseroan Terbatas pada tanggal 16 Agustus 1971.

Secara implicit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu peranan yang berorentasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal tersebut, maka PT. Kimia Farma (Persero) dituntut untuk berperan sebagai suatu perusahaan yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna dalam arti luas sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar melalui proses pertukaran.

commit to user

14

Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP No. 3/1983 juga memberi tugas kepada aspek sosial untuk 1 mensejahterakan. Dengan demikian, maka PT. Kimia Farma (Persero) dituntut untuk selalu menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua maksud dan tujuan tersebut.

Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan perusahaan merupakan masalah hakekat eksistensi PT. Kimia Farma (Persero) sebagaimana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan kebijaksanaan pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah dikukuhkan dalam RUPS PT. (Persero) Kimia Farma.

Maksud dan tujuan PT. Kimia Farma (Persero) sebagai BUMN secara eksplicit inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti yang termasuk di dalam peraturan pemerintah No. 3 tahun 1983 (PP No. 3/1983). Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan keuntungan atau pendapatan untuk memberikan sumbangan pada penerimaan Negara, sehingga dalam pelaksanaan fungsinya PT. Kimia Farma harus senantiasa berorientasi pada rentabilitas.

PT. Kimia Farma (Persero) sebagai suatu perusahaan perdagangan farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam menunjang keberhasilan pembangunan di sektor kesehatan dan ekonomi dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa produksi obat jadi, farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa pelayanan kefarmasian yang memiliki kualitas yang baik dan memadai

dalam upaya mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli terhadap pentingnya hidup sehat agar derajat kesehatan mesyarakat semakin meningkat dalam menuju kesejahteraan masyarakat.

Dalam Perkembangannya, PT. Kimia Farma (Persero) melakukan beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan yang terjadi terlihat pada saat PT. Kimia Farma (Persero) mendirikan PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang merupakan anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte pendirian nomor 7 tanggal 4 Januari oleh notaris Imas Fatimah, SH.

Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF (Perusahaan Besar Farmasi) menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri adalah:

a. Kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan dan anak perusahaan menjadi lebih berfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja Perseroan secara keseluruhan.

b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek proses pengambilan keputusan di bidang operasional sehingga akan tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif.

c. Memungkinkan masuknya investor strategis untuk masuk ke dalam bidang usaha perseroan dalam rangka pengembangan bisnis perseroan. d. Meningkatkan transparansi kinerja masing-masing unit usaha.

commit to user

16

Pada saat ini PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai 41 cabang yang tersebar di seluruh propinsi Indonesia, antara lain berada di Surakarta, Yogyakarta, Semarang, dan Gorontalo. Anak prusahaan tersebut menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari beberapa prinsipal, diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma, Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar, Talenta, dll.

B. Visi dan Misi Perusahaan

Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan, visi misi dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution adalah:

Visi Perusahaan

Distributor Pilihan Utama bagi Prinsipal

Misi Perusahaan

Memberikan pelayanan trading dan distribusi yang professional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.

Kebijakan pengadaan barang

1. Pengelolaan pengadaan barang dagangan diatur dan ditetapkan oleh kantor pusat.

2. Pemilihan expedisi untuk pendistribusian barang dagangan untuk pasara regular dan pasar institusi dari kantor pusat ke kantor cabang dan dari kantor cabang ke pelanggan diatur dan ditetapkan oleh divisi logistik kantor pusat.

3. Pengadaan dan pendistribusian barang dagangan untuk kantor cabang dilakuakan oleh devisi logistik kantor pusat berdasarkan kontrak yang telah ditetapkan oleh direksi. 4. Pengadaan barang dagangan diluar principal yang

ditetapkan pusat untuk kebutuhan kantor cabang harus memperoleh izin dari direksi.

C. Stuktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk dan sifat unit-unit organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dan pelaporan selain itu struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam satuan usaha dengan cara yang semestinya.

Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan, diantaranya adalah:

a. Struktur Organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan lancar.

b. Struktur Organisai suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi.

commit to user

18

c. Struktur Organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA

commit to user

commit to user

20

BAB V

HASIL PENGAMATAN A. Prosedur Pengadaan Barang

Pada bab ini penulis akan membahas mengenai hasil pengamatan terkait dengan prosedur pengadaan/pembelian di PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Prosedur pengadaan barang produk Kimia Farma yang diberlakukan/dilakukan di PT. Kimia Farma cabang Surakarta berdasarkan SOP (Standard Operation Procedur) terdiri dari 4 tahapan yaitu sebagai berikut ;

1. Tahap pemesanan barang 2. Tahap pengiriman barang 3. Tahap pengecekan barang 4. Tahap penyimpanan barang

Untuk lebih jelasnya hasil pengamatan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Tahap Pemesanan Barang

.Sebelum melakukan pemesanan bagian logistik/pembelian dan manajer logistik/kepala gudang melihat stok digudang, bila stok barang digudang hampir habis pembelian barang baru dilakukan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila akan membeli/memesan barang harus melihat stok barang digudang bila stok barang akan habis maka akan dilakukan pembeliaan barang”.

. Pemesenan barang biasanya berdasarkan surat pesanan yang dibuat oleh bagian pembelian yang selanjutnya diserahkan kepada manajer logistik untuk mendapatkan persetujuan Manajer logistik/kepala gudang Cara memesan barang harus menggunakan surat pesanan yang berisi jenis dan jumlah barang yang akan dipesan. Setelah surat pesanan jadi dan dicetak, bagian pembelian/logistik memberikan surat pesanan kepada manajer logistik untuk diteliti apakah barang yang dipesan sudah sesuai

dengan stok gudang yang habis, setelah diteliti oleh manajer logistik surat pesanan ditandatangani oleh manajer logistik sekaligus manajer logistik bertanggung jawab atas pemesenan barang tersebut. Dalam pengadaan barang dilakukan oleh devisi/bagian logistik gudang. Setelah surat pesanan dikirim dari bagian logistik/pembelian membuat deadline pengiriman barang, biasanya deadline dibuat 1 minggu setelah surat pesanan dikirim. Setelah surat pesanan sudah jadi dan disetujui maka surat tersebut dikirim melalui sales PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang ke PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pengiriman melalui sales bertujuan agar cepat sampai tujuan dan sekaligus menghemat biaya. Sebagaimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagi berikut “surat pesanan dikirim melalui sales supaya surat pesanan cepat sampai tujuan dan selain itu juga menghemat biaya pengiriman”.

Bila surat pesanan sudah diterima pihak PT. Kimia Farma Semarang akan memberikan konfirmasi lewat telepon kepada PT. Kimia Farma cabang Surakarta tentang barang yang dipesan.

2. Tahap Pengiriman Barang

Jika surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang selanjutnya diproses oleh bagian logistik dan bagian logistik mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang yang dipesan akan di pending. Bila terjadi stok habis, pihak PT. Kimia Farma Semarang memberikan informasi kepada PT. Kimia Farma cabang Surakarta bahwa barang yang dipesan tidak

ada/stok habis. Untuk menghindari barang pending bagian

logistik/pembelian PT. Kimia Farma cabang Surakarta biasanya langsung membuat kembali surat pesanan yang berbeda untuk memberi informasi bahwa barang yang dipesan pending/memesan kembali barang yang tadi tidak ada diganti barang lain. Pengiriman surat pesanan dititipkan sales

commit to user

22

PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang pesanan, pengiriman barang pesanan biasanya dikirim melalui jalur darat.

Bila barang yang pending tadi lama tidak dikirim-kirim karena stok barang di PT. Kimia Farma Semarang masih kosong dan harus menunggu sampai stok ada, maka bagian logistik/pembelian harus membuat deadline, biasanya 1 minggu. Bila barang yang dipesan ada biasanya langsung dikirin 2 hari setelah surat pesanan datang.

Untuk pembatalan barang pesanan dilakukan dengan cara memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan surat pesanan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila membatalkan barang pesanan karena sudah habis waktu yang diberikan, bagian logistik/pembelian harus memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan surat pesanan”

3. Tahap Pengecekan Barang

Pengecekan harus dilakukan bila barang yang dipesan sudah datang, kemudian dari bagian logistik/pembelian menemui sales yang mengirim barang tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya untuk dicek.

Pengecekan barang dilakukan bagian logistik/pembelian dibantu

oleh karyawan-karyawan juga dari bagian gudang.

Pengecekan/penyetokan barang biasanya meliputi jumlah dan jenis obat yang dipesan yang sesuai dengan surat pesanan. Bila tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian/logistik harus membuat surat pesanan lagi yang berisi keterangan barang yang dikirim kurang/kelebihan maupun ada kesalahan jenis barang yang dikirim. Menurut pengamatan saya kesalahan pengiriman barang biasanya terjadi pada jenis barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan, kesalahan seperti ini akan menghambat dalam penyimpanan barang. Setelah surat pesanan yang baru sudah dibuat

dan diberikan kepada sales pengirim, kemudian bagian logistik mengambil surat pesanan yang salah dan melampirkan di surat pesanan yang baru.

Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian barang siap dimasukkan kedalam gudang yang dilakukan oleh karyawan-karyawan bagian logistik/gudang.

4. Tahap Penyimpanan Barang

Jika barang yang dipesan sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian distok dan dimasukkan kedalam gudang oleh bagian logistik. Dalam penyimpanan barang, barang disendirikan/digolongkan menurut jenisnya masing-masing, contohnya : obat yang berbentuk kapsul tempat sendiri selain itu terdapat juga obat dalam bentuk sirup, jika barang sudah cocok dengan surat pesanan selanjutnya copy surat pesanan tersebut dimasukkan kedalam arsip oleh bagian logistik/pembelian sebagai arsip

pembelian dan sebagai bukti bila ada pemeriksaan arsip

pembelian/pengadaan dari kantor pusat. Dan yang asli biasanya dibawa lagi oleh sales pengirim barang sebagai bukti pembelian barang dari kantor cabang.

Setelah semua barang disimpan dan ditempatkan ke tempat masing-masing, lalu dicatat dalam buku potongan. Buku potongan digunakan untuk mengecek/menghitung obat yang telah masuk ditambahkan dengan stok lama yang masih ada dan obat yang keluar/obat yang dipesan. Penghitungan stok biasanya dilakukan setiap 1minggu sekali. Cara penghitungan stok obat yaitu jumlah obat yang masih ada dalam kardus ditambah obat yang sudah ada diluar kardus lalu dibagi dengan jumlah obat setiap kardusnya. Setiap pengambilan barang dari pemesan/retur barang dari pemesan semuanya akan dicatat dalam buku potongan oleh karyawan gudang

Untuk kondisi dan luas gudang penyimpanan barang sudah menunjang untuk penyimpanan barang yang banyak. Dilengkapi peralatan-peralatan dan ruangan yang memadai untuk melakukan

commit to user

24

penyimpanan barang. Peralatan-peralatan dan ruangan kusus yang berada digudang adalah sebagai berikut :

1) Rak-rak obat 2) Alat pengukur suhu

Selain peralatan-peralatan, di gudang penyimpanan juga terdapat ruangan khusus yang hanya berisi obat-obat keras/jenis narkotika.

B. Berikut Diagram Alur Pengadaan Barang Kimia Farma di PT. Kimia Farma cabang Surakarta.

25 Diagram Alir

Prosedur Pengadaan barang produk KF

Branch Manager Manager Logistic Spv Pengadaaan institusi ULS KF Pendistribusian

Mulai AP FPP A Terima Barang Brg. SKB. Form1 Selesai SP FPP Proses TTD Proses TTD SP Valid FPP ARSIP SP Valid Proses Valid Barang A FPP

commit to user

26

C. Identifikasi Hambatan

Pada prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta juga terjadi hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan tersebut dapat mempengaruhi proses ditribusi barang ke pelanggan/pembeli.

Adapun hambatan-hambatan yang terjadi adalah sebagai berikut : a) Masih seringnya terjadi keterlambatan dalam pengiriman

barang dikarenakan barang yang dipesan tidak ada/stok barang di kantor pusat (PT. Kimia Farma Semarang) kosong.

b) Masih seringnya kesalahan pengiriman barang dikarenakan barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan.

BAB VI PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Prosedur Pengadaan Barang Produk Kimia Farma secara garis besar yaitu meliputi ;

1. Tahap pemesanan barang

Dalam pengadaan/membeli barang produk Kimia Farma harus menggunakan surat pesanan, dalam pengadaan barang dilakukan oleh devisi/bagian logistik gudang/bagian pembelian. Dalam pemesenan barang biasanya harus mencantumkan surat pesanan yang dibuat oleh bagian pembelian dan diserahkan kepada manajer logistik untuk disetujui Manajer logistik/kepala

2. Tahap pengiriman barang

Tahap pengiriman barang dilakukan setelah surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang lalu dioroses oleh bagian logistik dan mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang yang dipesan menjadi pending

3. Tahap pengecekan barang

Tahap pengecekan dilakukan bila barang yang dipesan sudah datang, kemudian dari bagian logistik/pembelian menemui sales yang mengirim barang tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya untuk dicek.

Pengecekan barang biasanya dilakukan bagian logistik/pembelian dibantu oleh karyawan-karyawan juga dari bagian gudang, pengecekan/penyetokan barang biasanya meliputi jumlah dan jenis obat yang dipesan yang sesuai dengan surat

commit to user

28

pesanan. Bila tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian/logistik harus membuat surat pesanan lagi yang berisi keterangan barang yang dikirim kurang/kelebihan maupun ada kesalahan jenis barang yang dikirim.

4. Tahap penyimpanan barang

Tahap penyimpanan barang dilakukan jika barang yang dipesan sudah sesuai dengan surat pesanan setelah itu distok dan dimasukkan kedalam gudang. Dalam penyimpanan barang, barang disendirikan/digolongkan menurut jenisnya masing-masing, contohnya obat yang berbentuk kapsul tempat sendiri lain lagi ada obat yang dalam bentuk sirup. Barang sudah cocok dengan surat pesanan lalu copy surat pesanan tersebut dimasukkan kedalam arsip oleh bagian logistik/pembelian sebagai arsip pembelian dan sebagai bukti bila ada pemeriksaan arsip pembelian/pengadaan dari kantor pusat

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur pengadaan barang.

Dalam prosedur pengadaan barang PT. Kimia Farma cabang Surakarta masih ditemukan beberpa hambatan-hambatan seperti penerimaan barang yang terlambat/pending disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang kosong, selain itu juga terdapat kesalahan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

a. Untuk menghindari barang yang pending dan terlambat pengirimannya PT. Kimia Farma cabang Surakarta sebaiknya mecari alternatif dengan memesan barang lain untuk mengisi kekosongan stok digudang agar proses distribusi berjalan lancar. Selain itu harus ada kerjasama yang baik antara kantor cabang dengan kantor pusat yang bersangkutan.

b. Untuk menghindari kesalahan jenis dan jumlah dalam pemesanan dan penyetokan barang. PT. Kimia Farma cabang Surakarta sebaiknya lebih teliti dalam hal pemesanan dan penyetokan barang jangan sampai salah agar pendistirbusian barang berjalan dengan lancar.