Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan.
e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut pelaksanaan di PT. Batik Danar Hadi
1) Prosedur order penjualan
- Bagian penjualan ekspor menerima order penjualan dari customers berdasarka sales contract.
- Berdasarkan sales contract tersebut, bagian penjualan membuat commercial invoice dan realisasi order.
- Untuk dokumen realisasi order diserahkan ke bagian gudang agar bagian gudang menyiapkan pesanan pembeli.
2) Prosedur pengiriman
- Bagian gudang menyiapkan pesanan pembeli berdasarkan realisasi order dari bagian penjualan ekspor.
- Setelah bagian gudang sudah menyiapkan pesanan customer, kepada bagian pengiriman barang tersebut diserahkan.
- Bagian pengiriman menghubungi perusahaan EMKL untuk mengirimkan pesanan dari customers.
3) Prosedur penagihan
- Dalam prosedur ini, bagian penjualan ekspor menegosiasi L/C dengan bank yang sudah ditunjuk oleh kedua belah
commit to user
pihak, yaitu eksportir dengan importir, dengan melampirkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan seperti, commercial invoice, packing list, sales contract, PE, PEB, COO dan B/L.
- Setelah bank memberikan informasi mengenai L/C sudah dapat dicairkan, bagian keuangan mencairkan L/C ke bank BNI Surakarta. Bagian kasir ,menerima bukti transfer dari bank dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama, kemudian mendapatkan bukti setor bank lalu membuat bukti kas masuk dan mengirimkan ke bagian pembukuan.
4) Prosedur pencatatan Kas
- Bagian pembukuan mencatat commercial invoice kedalam bukti kas masuk dan mencatat penjualan menggunakan pembayaran L/C kedalam kartu penjualan ekspor. Setelah mendapat informasi barang sudah diterima customers, bagian pembukuan mencatat mutasi barang kedalam kartu persediaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini flow chart dari sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi.
commit to user
N
N
Keterangan :
RO : Realisasi Order CI : Commercial Invoice
Gambar 3.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor
commit to user
N
Gambar 3.3 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N N
N
Gambar 3.4 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N N
Gambar 3.5 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N
N N
N N N N
Gambar 3.7 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan)
commit to user
B. Kelebihan dan kekurangan dari penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi Dari pembahasan sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sebagai berikut
· Kelebihan
1. Sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi sudah melakukan pemisahan fungsi yang cukup terarah dan tegas. Fungsi penjualan ekspor bertugas menerima order. Untuk fungsi gudang bertugas menyiapkan barang sesuai pesanan customers dan dalam fungsi ini terdapat bagian pengiriman yang betugas mengirimkan barang dan bekerjasama dengan EMKL dalam pengirimannya. Pada fungsi keuangan, terdapat bagian kasir yang bertugas untuk menerima setoran bank dan pencairan L/C. dan untuk fungsi akuntansi , bagian pembukuan ditunjuk untuk melakukan pencatatan dari penjualan ekspor tersebut. Fungsi – fungsi ini dibuat terpisah dikarenakan agar tidak terjadi adanya kecurangan yang dilakukan karyawan, seperti memanipulasi data – data. Selain itu dibuat agar lebih efektif.
2. Dokumen – dokumen telah diotorisasi terleb ih dahulu oleh fungsi terkait sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu dokumen yang digunakan sudah bernomor urut.
commit to user
3. PT. Batik Danar Hadi menggunakan sistem pembayaran dengan L/C, karena pembayaran dengan L/C lebih terjamin keamanannya bagi importir maupun eksportir.
· Kelemahan
1. Adanya kendala dalam penjualan ekspor seperti adanya kelemahan sistem pada bagian gudang dalam perencanaan dan pengiriman barang kepada customers sehingga membuat customers kecewa terhadap PT. Batik Danar Hadi.
C. Temuan
1. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
PT. Batik Danar Hadi melibatkan beberapa fungsi yang terkait dalam melakukan tugasnya seperti, fungsi penjualan ekspor, fungsi gudang, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi – fungsi ini memiliki tugas yang berbeda – beda dan saling mendukung serta berkaitan. Tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah lebih efektif dan juga menghindari tindak kecurangan karyawan.
2. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen yang digunakan PT. Batik Danar Hadi dalam penjualan ekspor diantara lain sales contract, commercial invoice, realisasi order, delivery order, PEB, packing list, COO, bill of lading, persetujuan ekspor ( PE )dan semua dokumen tersebut sudah bernomor
commit to user
urut, agar dapat dipertanggungjawabkan. Pemakaian dokumen tersebut harus terlebih dahulu diotorisasi dari fungsi yang memegang dokumen, dimaksud agar transaksi dapat dipertanggung jawabkan.
3. Evaluasi terhadap catatan akuntansi
PT. Batik Danar Hadi dalam penjualan ekspor ini menggunakan jurnal penjualan ekspor, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan dan kartu gudang.Dalam hal ini bagian pembukuan ditunjuk oleh fungsi akuntansi, bertugas untuk mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas dari pembayaran atas penjualan ekspor berdasarkan bukti setoran bank.Untuk penjualan dengan menggunakan L/C dicatat pada jurnal penjualan ekspor. Sedangkan mutasi persedian akan dicatat dalam kartu pesedian apabila sudah ada informasi bahwa barang sudah diterima oleh pembeli. Pencatatan kedalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen pendukung dan sudah diotorisasi.Pencatatan akuntansi sudah menggunakan sistem komputerisasi yang hanya dapat digunakan oleh bagian – bagian yang sudah ditentukan karena ada password.
4. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor yang diterapkan oleh PT. Batik Danar Hadi sebagai berikut,
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur penjualan ini, PT Batik Danar Hadi, bagian penjualan ekspor menerima order dari customers berdasarkan sales contract.
commit to user
Berdasarkan sa les contract tersebut, bagian penjualan ekspor membuat commercial invoice dan realisasi order. Setelah itu realisasi order dibawa ke bagian gudang supaya bagian gudang menyiapkan orderan untuk customers.
b. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, bagian gudang menyiapkan barang sesuai pesanan customers sesuai dengan realisasi order dan membuat packing list.
Packing list diotorisasi oleh kepala bagian gudang. Fungsi gudang berkerja sama dengan EMKL untuk mengirimkan barang pesanan kepada customers.
c. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi keuangan yaitu bagian kasir menerima pembayaran melalui bank.Kemudian membuat bukti penerimaan kas masuk yang diotorisasi oleh kepala bagian keuangan.
d. Prosedur pencatatan kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat penjualan ekspor ke dalam catatan akuntansi yang sesuai.