commit to user
23 BAB IIIANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
1. Gambaran Umum Perusahaan A. Sejarah berdirinya perusahaan
PT. Batik Danar Had i didirikan oleh Bapak Wongso Dinomo pada tahun 1967.Nama Danar Hadi merupakan gabungan dari nama yang diambil dari penggalan nama Ibu Hj. Danarsih dengan nama orang tuanya, yaitu Bapak Hadipriyono.
PT. Batik Danar Hadi pada mulanya adalah perusahaan perseorangan yang merupakan home industry, yang perusahaannya menyediakan bahan baku dan pengolahannya saja. Untuk para buruh, perusahaan mengerjakan di rumah masing – masing.Dengan memadukan antara keuletan, keahlian, pengalaman dan jiwa wiraswasta serta keterbukaan menerima perkembangan mode dan cita rasa, Batik Danar Hadi berkembang dari home industry menjadi asset nasional yang kini melayani konsumen menengah keatas.
Pada tahun 1975, Batik Danar Hadi telah melebarkan sayap usaha ke kota – kota besar diseluruh Indonesia, dengan cara membuka rumah – rumah batik serta rangkaian outlet lainnya. Ekspansi usaha dilakukan antara lain pada tahun 1981 dengan mendirikan pabrik pertenunan dan finishing, tahun 1990
commit to user
dengan mendirikan pabrik pemintalan, dan pada tahun 1997 dengan membuka jaringan distribusi untuk menjangkau pasar yang lebih luas.
Pada tahun 1984,status perusahaan berubah menjadi perusahaan yang berbadan hukum resmi dari pemerintah yang kemudian bernama PT. Batik Danar Hadi yang diperkuat dengan Akte Notaris No. 17 tanggal 11 Desember 1984, dengan nama notaries Maria Theresia Budi Santoso, SH.
Adapun ketentuan umumnya adalah sebagai berikut :
1. Nama Perusahaan : PT. Batik Danar Hadi
2. Berdiri : Tahun 1967. berubah menjadi PT pada tahun 1984
3. Alamat Perusahaan : Jl. Dr. Radjiman 164 Surakarta 4. Nama Penanggung Jawab : H. Santoso
5. Bidang Usaha : Industri Perdagangan Batik 6. No. Pokok Wajib Pajak : 1.234.900.4- 526.000 7. Status perusahaan : non fasilitas
8. Izin H.O : 503/24/v – 3/1995 tanggal 18 januari 1985
B. Susunan Keputusan Dan Permodalan
Sesuai dengan akte notaris Maria Theresia Budi Santoso, SH. No. 25 tanggal 16 Agustus, tentang pernyataan keputusan Rapat Umum Pemegang
commit to user
Saham PT. Batik Danar Hadi, tanggal 9 September 1998, susunan pengurus perseroan adalah sebagai berikut :
Komisaris : Ny. Hj. Danarsih Santosa Direktur Utama : R. H Santosa
Direktur : Ny. Hj. Diana Kusuma Dewati : H. Dian Kusuma Wibawa : H. Dewanto Kusuma Wibawa
Modal dasar PT. Batik Danar Hadi berdasarkan akte terakhir dari notaries Ninoek Purnomo, SH., Notaris di Surakarta No. 43, tanggal 22 Desember 2008 adalah sebesar Rp 10.000.000.000 ( sepuluh milyar rupiah ) yang terbagi atas 10.000 ( sepuluh ribu ) lembar saham dengan nilai nominal perlembar saham sebesar Rp 1.000.000 ( satu juta rupiah). Dari modal dasar tersebut telah ditempatkan dan disetor penuh ke dalam kas perusahaan oleh para pemegang saham sejumlah 7.200 lembar saham atau sebesar Rp 7.200.000.000,00 ( tujuh milyar dua ratus juta rupiah ). Kemudian pada tahun 2011 terjadi perubahan, berdasarkan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT. Batik Danar Hadi yang dilaksanakan pada tanggal 31 Mei 2011, di kantor perseroan Jl. Dr. Radjiman No. 164 Surakarta berdasarkan Akta Notaris Agus Subyanto, SH., Notaris di Surakarta No. 64, tertanggal 31 Mei 2011 terjadi perubahan modal dan komposisi kepemilikan saham.
commit to user
Modal dasar PT. Batik Danar Hadi berdasarkan akte terakhir dari notaries Agus Subyanto, SH., Notaris di Surakarta No. 64, tanggal 31 Mei 2011 adalah sebesar Rp 50.000.000.000 ( lima puluh milyar rupiah ) yang terbagi atas 50.000 ( lima puluh ribu ) lembar saham dengan nilai nominal perlembar saham sebesar Rp 1.000.000 ( satu juta rupiah). Dari modal dasar tersebut telah ditempatkan dan disetor penuh ke dalam kas perusahaan oleh para pemegang saham sejumlah 34.000 lembar saham atau sebesar Rp 34.000.000.000,00 (tiga puluh empat milyar rupiah ). Dengan adanya perubahan tersebut, maka susunan pemilikan saham perusahaan adalah sebagai berikut :
Tabel 2.1 Kepemilikan Perusahaan Nama Pemegang Saham Jumlah
Saham
Jumlah Nominal Rp.
Persero R.H. Santosa 16.140 16.140.000.000 Persero Ny. Hj. Danarsih 16.045 16.045.000.000 Persero Ny.Hj.Diana Kusuma
Dewanti
605 605.000.000
Persero H. Dian Kusuma Hadi 605 605.000.000 Persero H. Dewanto Kusuma
Wibawa
605 605.000.000
Jumlah 34.000 34.000.000.000
commit to user
C. Tujuan PerusahaanAdapun Tujuan dari PT. Batik Danar Hadi sebagai berikut :
1. Melestarikan budaya bangsa khususnya yang bersifat tradisional supaya tetap lestari pada masyarakat globalisasi sekarang ini, sesuai dengan mottonya “ Tradisi Batik Asli “.
2. Memperoleh keuntungan.
3. Mensejahterakan karyawan.
4. Mencukupi kebutuhan sandang bagi masyarakat.
5. Membuka lapangan pekerjaan.
D. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan PT. Batik Danar Hadi berada di Jl. Dr. Radjiman 164 Surakarta, sejak berdiri sampai sekarang lokasi tersebut belum pernah berpindah tempat. PT. Batik Danar Hadi mempunyai cabang – cabang diberbagai kota, yaitu di Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Semarang, Medan, Padang, Surabaya dan Jaten.
E. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukan hubungan antara pejabat maupun bidang kerja yang satu dengan yang lainnya sehingga akan tampak struktur kepegawaiannya. Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka akan dapat diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas, dan kewajiban dari masing – masing pegawai. Dengan
commit to user
adanya struktur organisasi yang baik,maka akan diperoleh keterangan mengenai :
1. Besar kecilnya perusahaan yang bersangkutan
2. Saluran tanggung jawab dari masing – masing pegawai 3. Jabatan yang terdapat dalam organisasi beserta jabatannya 4. Perincian dan tugas – tugas dari masing – masing unit
organisasi
Struktur organisasi menunjukan perwujudan antara fungsi, wewenang, dan tanggung jawab dan masing – masing pegawai.Pimpinan menentukan kepada bawahan mengenai pekerjaan atau tugas.Direktur utama membawahi bagian – bagian yang masing – masing dipimpin oleh seorang manajer.Para manajer tersebut membawahi dan mengawasi langsung semua aktivitas karyawan, meskipn semua bagian saling berhubungan, tetapi setiap bagian memiliki tugas yang berbeda antara satu dengan yang lainnya.Hubungan wewenang dan tanggung jawab seorang pegawai didasarkan pada PT. Batik Danar Hadi Surakarta ditunjukan pada gambar berikut.
commit to user
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi
commit to user
Hubungan wewenang dan tanggung jawab seseorang didasarkan pada tugas masing – masing dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan. Adapun tugas wewenang dan tanggung jawab yang ada di PT. Batik Danar Hadi Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
Mengawasi jalannya perusahaan, agar suatu tindakan yang diambil atau dilaku kan oleh para direksi sifatnya tidak menyimpang dari tujuan yang ditetapkan.Dan mempunyaikan wewenang mengajukan usul kepada RUPS untuk mengakat atau memberhentikan direksi.
2. Presiden Direksi
Presiden direksi bertugas merencanakan kegiatan perusahaan.Selain itu tugas presiden direksi menghubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraska pekerjaan karyawan sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan memperbaiki kekurangan – kekurangan dan ketidakpastian yang timbul pada struktur organisasi.
Presiden direksi mempunyai wewenang untuk memutuskan hal – hal yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dengan kegiatan perusahaan.
3. Seksi Desain
commit to user
Bertugas menciptakan berbagai variasi desain, dari yang tradisional hingga yang bernuansa modern, sehingga terdapat banyak pilihan yang bisa ditawarkan.Bukan hanya itu, tugas seksi desain juga mengamati gejolak atau keinginan konsumen terhadap motif – motif batik terbaru.
4. Internal Auditor
Internal auditor bertugas memeriksa administrasi dan menganalisis laporan keuanga perusahaan, menganalisis serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh presiden direktur mengenai keadaan keuangan perusahaan.
5. Electronic Data Processing ( EDP )
Mempunyai tugas diantarana membantu pekerja yang dilakukan oleh semua bagian di perusahaan dengan menggunakan perangkat computer.Serta menciptakan masing – masing bagian dan dilanjutkan dengan pembuatan program.Dalam melakukan kegiatan ini, bagian EDP bertanggung jawab kkepada presiden direktur.
6. Bagian Pengadaan
Bertugas untuk memenuhi permintaan bahan – bahan yang diperlukan oleh bagian produksi.Selain itu bertanggung jawab atas tersedianya bahan produi dan peralatan, serta bertanggung jawab terhadap pemeliharaannya. Bagian pengadaan juga bertugas untuk memberikan laporan bahan untuk proses produksi.
7. Bagian Produksi
commit to user
Bagian produksi bertanggung jawab terhadap proses dan hasil produksi baik kualias maupun kuantitas. Selain itu menangani masalah penyimpangan dan pemeliharaanhasil – hasil produksi serta alat – alat produksi dan juga melaporkan hasil produksi dan mendistribusikannya ke bagian pemasaran.
8. Bagian Pemasaran
Mempunyai tugas memenuhi atau mengirim hasil produksi ke cabang – cabang di seluruh Indonesia.Bukan hanya itu, bagian pemasaran juga bertugas mendistribusikan ke rumah – rumah batik Danar Hadi.Selain itu juga menangani ekspor ke luar negri.
Adapun wewenang dari bagian pemasaran diantaranya, merencanakan, memimpin serta mengawasi kegiatan pemasarana yang meliputi kegiatan penjualan, promosi, penyerahan barang, dan pelayanan pada konsumen.Kemudian, bagian pemasaran juga mempunyai kewenangan dalam menentukan kebijakan dalam bidang promosi dan penjualan.
Misalnya dengan cara iklan, pameran, peragaan busana, dan lain – lain.
9. Bagian Keuangan
Bertugas dan bertanggung jawab terhadap penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan.Bagian keuangan juga mengurus pembagian gaji karyawan dan bantuan keuangan untuk kesejahteraan karyawan dan juga menghitung keperluan keuangan
commit to user
baik ke dalam maupun keluar perusahaan.Selain itu bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan.
10. Bagian Akuntansi
Mempunyai tugas diantaranya mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan.Selain itu memberikan informasi kepada pihak – pihak yang berkepentingan dalam perusahaan dan mencatat kekayaan perusahaan.Bagian akuntansi bertanggung jawab terhadap keamanan dokumen – dokumen keuangan perusahaan.Juga bagian akuntansi pada setiap akhir periode, membuat neraca dan laporan laba perusahaan.
11. Bagian Urusan Umum
Bertugas merawat dan memelihara kekayaan yang dimiliki perusahaan seperti gedung, mesin dan peralatan lain. Dan juga mengatur, menyiapkan dan menjamin agar kebutuhan tiap bagian dalam perusahaan dapat terpenuhi pada waktu yang telah ditetapkan.
12. Bagian Personalia Bertugas :
a. Menciptakan suasana dan lingkungan kerja yang baik untuk mencegah terjadinya perpindahan tenaga kerja.
b. Bertanggung jawab atas segala tindakan tenaga kerja selama melaksanakan tugas.
commit to user
c. Menjamin keadilan dalam hubungan kemanusiaan antar karyawan.
d. Mengatur segala ebutuhan karyawan.
e. Memberikan dorongan motivasi kerja karyawan.
Wewenang :
a. Menentukan dan memenuhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan oleh perusahaan.
b. Menyeleksi calon karyawan yang akan diterima.
c. Mengatur kenaikan pangkat dan jabatan.
d. Mengatur kenaikan gaji berdasarkan penilaian kinerja karyawan.
13. Bagian Konveksi
Bertugas membuat dan merancang pola – pola busana yang “ up to date “ dan juga memantau model – model busana yang disukai konsumen. Selain itu menentukan ukuran yang tepat, misalnya small, medium, large, extra large, atau double large. Tugasnya yang lain juga menentukan warna – warna sesuai untuk setiap produk dan menentukan bentuk jahitan yang disukai konsumen, misalnya bordir, jahit, atau jahit tidak tampak.
14. Bagain Pembelian
Mempunyai tugas untuk mengurusi pembelian alat – alat dan bahan – bahan sesuai dengan order pembelian dan bagian pengadaan. Selain itu
commit to user
juga memantau perkembangan harga bahan yang diperlukan perusahaan.Bagian pembelian juga langsung mengambil dan memeriksa bahan – bahan dari masok.Itu memungkinkan bagian pembelian untuk mendistribusikan barang – barang yang baru saja dating ke bagian pengadaan sesuai dengan jumlah dan mutunya.Bagian pembelian bertanggung jawab atas laporan keuangan pembelian.
15. Seksi S osial
Bertugas untuk mengelola dan menyalurkan sumbangan untuk korban bencana alam, anak – anak yatim piatu, perayaan 17 Agustus, dan sumbangan untuk mahasiswa.
F. Aspek Personalia a. Jumlah tenaga kerja
PT. Batik Danar Hadi Surakarta mempunyai karyawan sebanyak 1684 orang, dengan perincian karyawan bulanan sebanyak 745 orang, dan karyawan harian atau borongan sebanyak 939 orang.
b. Sistem penerimaan karyawan
Adapun sistem penerimaan karyawan pada PT. Batik Danar Hadi dengan dua cara, yaitu :
1) Internal
Mencari tenaga kerja yang berkualitas dan mampu melaksanakan tugas, yang diambil dari tenaga kerja yang
commit to user
sudah ada di dalam perusahaan, dengan asumsi pengembangan karyawan.
2) Eksternal
Apabila terdapat formasi uang kosong dan harus diisi oleh seseorang yang berkualitas yang dibutuhkan, maka cara yang diambil adalah dengan mengadakan tes bagi calon karyawan dari luar perusahaan.
c. Jam Kerja dan Cuti
PT. Batik Danar Hadi menetapkan jam kerja menjadi tiga shift,yaitu : 1. Shift Normal, adalah jam 08.00 sampai dengan 16.00 dengan
ketentuan tambahan berupa aturan sabtu tidak masuk kerja dengan pengertian bukan berupa hak libur. Sehingga bila ada kondisi yang diwajibkan untuk masuk, maka karyawan diwajibkan untuk masuk tanpa ada uang lembur.
2. Shift Showroom, yaitu 09.00 sampa dengan 15.00 merupakan shift pertama, jam 15.00 sampai dengan 21.00 merupakan shift kedua.
3. Shift Satpam, yaitu jam 07.00 sampai dengan 15.00 adalah shift yang pertama. Jam 15.00 sampai dengan jam 23.00 adalah shift kedua. Dan shift yang ketiga adalah mulai dari 23.00 sampai dengan 07.00 pagi.
Adapun cuti yang diberikan oleh perusahaan anatara lain :
commit to user
a) Cuti TahunanCuti tahunan diberikan dengan dengan ketentuan 12 bulan kerja.Karyawan dapat mengambil cuti 12 hari yang diambil sebanyak empat kali.
b) Cuti Sakit
Cuti sakit diberikan dengan ketentuan sebagai berikut : tiga bulan pertama mendapat gaji 100 %, tiga bulan kedua mendapat gaji 75%, tiga bulan ketiga mendapatkan gaji 50%, tiga bulan keempat mendapatkan gaji 25% dan jika belum sembuh juga terpaksa dilakukan pemutusan hubungan kerja.
c) Cuti Melahirakn
Cuti melahirkan diberikan dengan ketentuan sampai melahirkan anak kedua selama tiga bulan cuti akan mendapatkan gaji 100%.
d. Sistem Pembayaran Gaji
Sistem pembayaran gaji di perusahaan, digolongkan menjadi tiga seperti berikut :
1. Sistem Bulanan
Untuk pembayaran sistem bulanan dilakukan pada tanggal 1 dan setiap tanggal 5 setiap bulannya. Besarnya upah pokok disesuaikan dengan upah minimum regional ( UMR ).
2. Sistem Harian
commit to user
Untuk sistem harian pembayaran gaji dilakukan mingguan, yaitu setiap hari sabtu.
3. Sistem Borongan
Untuk pembayaran borongan dilakukan mingguan yaitu setiap hari sabtu, pembayaran diberikan sesuaikan dengan banyaknya produk yang dihasilkan.
e. Fasilitas dan Jaminan Sosial
Selain memberikan gaji dan upah bagi karyawan sebagai kompensasi atas hasil kerjanya, perusahaan juga memberikan fasilitas untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan. Fasilitas perusahaan tersebut dapat berupa :
1. Bantuan pengobatan dengan menyediakan dokterperusahaan dan setiap biaya pengobatan ditanggung perusahaan termasuk obat yang dibeli.
2. Kegiatan olah raga dan kesenian seperti tenis lapangan, tenis meja, senam, bulu tangkis, music karawitan, dan lain – lain.
3. Masjid.
Sedangkan jaminan social yang diberikan oleh perusahaan adalah Tunjangan Hari Tua.
commit to user
1. Asuransi KematianUsaha yang dilakukan untuk pengembangan karyawan PT.
Batik Danar Hadi untuk meningkatkan produktivitas kerja antara lain dengan mengikutsertakan karyawan jika ada kegiatan atau pembinaan sesuai dengan job description masing – masing seperti seminar, loka karya, symposium, dan lain – lain.
G. Aspek Produksi
Proses pembuatan produk batik pada PT. Batik Danar Hadi ada tiga macam yaitu :
1. Proses Tradisional
Biasanya digunakan untuk motif klasik atau tradisional yang terdiri dari :
a. Proses Cap
Proses ini dilakukan dengan proses cap pada kain mori, motif batik biasanya motif modern dan kombinasi.
b. Proses Tulis
Proses ini dilakukan dengan membatik diatas kain mori dengan menggunakan canting, didalam penggerjaannya dibutuhkan kesabaran dan ketelitian pada proses tulis ini dibutuhkan waktu yang lama.
2. Proses Modern
commit to user
Proses ini digunakan untuk motif – motif modern, berupa proses printing.
3. Proses Gabungan
Proses ini digunakan untuk desain motif yang memerlukan teknis gabungan, baik karena faktor desain maupun ekonominya.
a. Proses Cap
1) Nganji atau melayor
Bahan mori direbus dengan maksud untuk menghilangkan kanji yang menempel dan apabila diberi pewarna mudah meresap dan merata.
2) Ngemplong
Memukul – mukul kain yang telah diberi kanji dengan maksud agar pemukulan bahan lenih halus apabila dibatik atau dicap.
3) Mbatik atau Ngecap
Memberi motif pada bahan kain atau mori dengan lilin menggunakan alat cap yang terbuat dari tembaga dengan motif yang dikehendaki.
4) Medel
Memberikan warna hitam pada kain atau mori dengan menggunakan alat cap.
5) Ngelorod 1
Tahap ini dilakukan dengan menghiangkan lilin pada kain setelah proses pembatikan.
6) Ngelorod 2
Menghilangkan lilin pada kain setelah ngelorod 1.
commit to user
7) Cap drikMenutup sebagian warna dasar yang telah jadi agar tidak hilang setelah pemberian warna berikutya.
8) Nyoga
Pemberian warna dasar coklat sebagai salah satu ciri khas batik.
b. Proses Batik Tulis
- Yang pertama menyiapkan kain mori yang siap didesain.
- Hasil desain akan dibatik dengan menggunakan canting.
- Hasil pembatikan akan dicelup warna soga ( warna abu – abu ) - Hasil pewarnaan akan dilorot .
- Hasil lorotan akan dikemplong.
- Hasil kemplong dilipat, ditempel label dan dikemas dalam plastik, selanjutnya dipasarkan.
c. Proses Printing
Proses priting ( tekstil motif batik ) proses sablon. Ada tiga jenis proses printing yang digunakan PT. Batik Danar Hadi yaitu :
1. Hand print 2. Flat print 3. Rotary
Sedangkan urutan pengerjaan sebagai berikut :
commit to user
1. Melalui prose fotografi dibuat klise2. Klise dicetak ke dalam screen ( layar ) dengan melalui proses kim iawi.
3. Screen digunakan untuk mencetak desain kain.
Jenis produk PT. Batik Danar Hadi secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua :
1. Bahan Batik
Merupakan produk basic PT. Batik Danar Hadi Surakarta, perusahaan memproduksi batik dengan bermacam motif seperti motif modern dan motif tradisional dan dengan berbagai macam jenis kain misalnya sutera.
2. Bahan Jadi
Selain memproduksi batik, perusahaan juga memproduksi bahan jadi, jenis ini dibuat untuk meningkatkan value added product basic melalui perancang busana yang kompeten.
H. Aspek Pemasaran
Setelah menerima bahan – bahan batik dari bagian produksi, bagian pemasaran memegang peranan penting. Adapun tugas dari bagian ini adalah sebagai berikut :
1. Memasarkan produk dengan cara berikut ini :
a. Menjual produk – produk di rumah – rumah batik Danar Hadi di seluruh Indonesia.
commit to user
b. Mengekspor ke luar negri, misalnya Eropa, Asia, Australia.
c. Menyalurkan ke toko – toko agen, misalnya : matahari, golden truly, Sarinah, dan lain – lain.
2. Menghadapi persaingan, yaitu :
a. Menjual dengan harga bersaing.
b. Menjual produk dengan motif – motif khas.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pemasaran, yaitu : a. Mengadakan pameran busana.
b. Menciptakan motif – motif baru.
c. Memasang iklan.
d. Memasang iklan.
e. Mendirikan rmah batik.
4. Mendistribusikan kain batik ke bagian konveksi dengan maksud untuk member nilai tambah pada kain batik.
5. Menentukan harga standart
Setelah barang selesai dibuat dan siap untuk dipasarkan, tahap berikutnya dalam proses pemasaran adalah menentukan metode dan rute yang dipakai untuk menyalurkan barang tersebut ke pasar. Saluran distribusi yang dipakai PT. Batik Danar Hadi Surakarta yaitu :
a. Produsen -> konsumen
b. Produsen -> pengecer -> komsumen
c. Produsen -> pedagang besar -> pengecer -> konsumen
commit to user
2 Analisis DataA. Sistem Penjualan Ekspor Pada PT. Batik Danar Hadi
Sistem penjualan ekspor pada PT Batik Danar Hadi adalah penjualan tunai.Sama seperti penjualan tunai lainnya, hanya saja yang membedakan pembeli berasal dari luar negeri sehingga membutuhkan lebih banyak dokumen dan banyak pihak – pihak yang terkait, baik dari pihak intern perusahaan maupun di luar perusahaan yang terkait dalam penjualan ekspor.
Penjualan ekspor pada PT Batik Danar Hadi adalah penjualan yang cara pembayarannya menggunakan sistem pembayaran dengan L/C ( Letter Of Credit ).
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Batik Danar Hadi sebagai berikut :
1. Fungsi Penjualan Ekspor
Pada PT. Batik Danar Hadi, fungsi ini bertugas menerima customers, yang sebelumnya telah dikirimkan sejumlah sample product atau batik kepada customers. PT. Batik Danar Hadi penjualan ekspornya menggunakan metode “ made by order “, yaitu pembuatan product atau batik tersebut apabila terjadi adanya pesanan dari customers.
Setelah menerima pesanan dari customers, fungsi in i bertanggungjawab untuk membuat Commercial Invoice dan realisasi order ( RO ) berdasarkan Sales Contract yang telah disepakati dengan
commit to user
customers atau importir, mengurus dokumen – dokumen ekspor yang dibutuhkan dan menagih pembayaran kepada importir.
2. Fungsi Gudang
Pada PT. Batik Danar Hadi, fungsi ini bertugas dan bertanggung jawab menyiapkan product sesuai dengan RO dari bagian penjualan ekspor, kemudian melakukan proses produksi sampai barang itu siap untuk dikirim. Setelah itu membuat packing list yang terlebih dahulu diotorisasi oleh bagian penjualan ekspor, kepala gudang baru kemudian mengirimkannya ke bagian pengiriman dan mengarsipkan permanen realisasi order sesuai menurut nomor.Pada fungsi gudang ini terdapat bagian pengiriman. Sebelum melakukan pengiriman product kepada customers, bagian pengiriman terlebih dahulu menyiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan pada saat proses pengiriman, seperti permberitahuan ekspor barang ( PEB ), Bill Of Lading ( B/L ), note pelayanan ekpsor ( NPE ), berita acara penyegelan (BAP)dan setelah dokumen ekspor lengkap, barulah bagian pengiriman mengirimkan dokumen ekspor ke pihak bank. PT. Batik Danar Hadi bekerja sama dengan EMKL untuk pengiriman product.
3. Fungsi Keuangan
Pada PT. Batik Danar Hadi, fungsi keuangan bertugas menerima pembayaran dari penjualan ekspor. Untuk pembayaran menggunakan L/C, apabila sudah dapat dicairkan, bagian keuangan mencairkan
commit to user
L/Cke bank BNI Surakarta. Fungsi keuangan yang ditunjuk adalah bagian kasir. Bagian kasir ,menerima bukti transfer dari bank dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama, kemudian mendapatkan bukti setor bank lalu membuat bukti kas masuk dan mengirimkan ke bagian pembukuan.
4. Fungsi Akuntansi
Pada PT. Batik Danar Hadi, yang menjadi fungsi akuntansi adalah bagian pencatatan atau pembukuan. Bagian pembukuan bertugas membuat bukti kas masuk dan mencatat penerimaan pembayaran atas penjualan ekspor ke jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti bank masuk dan mencatat laporan hasil produksi dari bagian produksi dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.
b. Pihak – pihak luar perusahaan yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Batik Danar Hadi
1. Advice Bank
Merupakan lembaga yang memberikan jasa dan juga sebagai penjamin pembayaran ekspor.PT. Batik Danar Hadi menggunakan Bank BNI Surakarta sebagai bank penjamin ekspornya.
2. Kantor Perindustrian dan Perdagangan Surakarta
Merupakan lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan surat – surat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan Surat Keterangan Asal ( SKA) dan Certificate Of Origin ( COO ).
commit to user
3. Ekspedisi Muatan Kapal Laut ( EMKL )Adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. Perusahaan tersebut menerbitkan B/L yang merupakan dokumen untuk mengirimkan barang ke customers.
4. Bea Cukai
Adalah lembaga pemerintah yang bertugas untuk memeriksa barang – barang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang – barang yang akan diekspor.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor di PT. Batik Danar Hadi
1. Sales Contract
Sales contract atau surat kontrak adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang disepakati bersama. Dokumen ini diotorisasi oleh direktur pemasaran.Sales contract dibuat dalam tiga rangkap. Untuk rangkap pertama, digunakan sebagai dasar pembuatan Commercial Invoice dan Realisasi Order.Yang kedua, dikirimkan kepada bank dan yang ketiga dikirimkan kepada Bea Cukai.
2. Commercial I nvoice
Dokumen yang berisi tentang keterangan product yang dijual beserta harga – harga product itu sendiri. Dokumen ini dibuat tujuh rangkap
commit to user
dan diserahkan pada bagian akuntansi, bagian keuangan, pembeli, bea cukai, debdag, EMKL dan diarsibkan permanen.
3. Realisasi Order
Realisasi order adalah dokumen yang berisi tentang keterangan product yang telah diorder oleh customers. Realisasi Order ini ditanda tangani oleh kepala bagian penjualan ekspor.Dokumen ini dibuat tiga rangkap, yaitu untuk bagian akuntansi, bagian keuangan dan bagian gudang.
4. Packing List ( PL )
Dokumen yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan realisasi order dari bagian penjualan ekspor. Dokumen ini berisi tentang uraian – uraian atau spesifikasi product, pelabuhan tujuan, syarat pembayaran, dll sesuai dengan Sales Contract.Dokumen ini dibuat enam rangkap, empat rangkap diserahkan kebagian penjualan ekspor beserta realisasi order dan satu lembar diserahkan ke bagian akuntansi. Untuk lembar keenam diserahkan kebagian EMKL beserta barang yang akan diekspor.
5. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang yang isinya antara lain : jenis barang, identitas eksportir, identias importir, Negara tujuan ekspor dan lain – lain. Dokumen ini diisi oleh bagian penjualan ekspor sesuai dengan sales contract dan
commit to user
dikirim ke kantor bea cukai untuk memperoleh persetujuan barang (PE). Dokumen ini dibuat enam rangkap dan diserahkan ke bagian Bea Cukai, depdag, bank, EMKL, dan diarsibkan.
6. Persetujuan Barang (PE)
Dokumen ini berisi keterangan sesuai PEB, nomor dan juga peti kemas yang digunakan untuk mengekspor barang. Dokumen ini dibuat lima rangkap dan diserahkan ke bank, EMKL, depdag, akuntansi dan diarsibkan.
7. Bill Of Lading
Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan barang yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran ( shipping company) sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan barang.
Dokumen ini berasal dari PL yang dikirim oleh penjualan ekspor pada EMKL.Dokumen ini diperoleh setelah bagian penjualan ekspor mengirimkan PL, commercial invoice, PE, dan PEB.
8. Certificate Of Origin ( COO )
Certificate Of Origin ( COO ) atau Surat Keterangan Asal ( SKA ) adalah surat keterangan yang diterb itkan oleh Mentri Perdagangan.
Surat ini menyatakan asal barang yang diekspor.
commit to user
9. Letter Of Credit ( L/C )Adalah surat perjanjian antara importir ( applicant), bank koresponden dan eksportir untuk melakukan pembayaran atau jual beli atas barang yang diperdagangkan.
10. Laporan Hasil Produksi
Adalah catatan yang dibuat oleh bagian gudang yang berisi tentang total harga produk yang dijual atau total jumlah persediaan selama periode akuntansi tertentu.
11. Bukti Kas Masuk (BKM)
Bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan bukti transaksi yang lain. BKM dibuat oleh fungsi keuangan.
d. Catatan akuntansi yang digunakan PT. Batik Danar Hadi dalam mencatat transaksi penjualan ekspor adalah :
1) Jurnal penjualan ekspor
Jurnal penjualan ekspor berfungsi untuk mencatat penjualan ekspor sesuai dengan commercial invoice.
2) Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas berfungsi untuk mencatat penerimaan kas dari penjualan ekspor yang dibuat oleh fungsi keuangan.
3) Kartu Gudang
Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi barang di gudang yang dilakukan oleh fungsi gudang.
commit to user
4) Kartu persediaanKartu persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan.
e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut pelaksanaan di PT. Batik Danar Hadi
1) Prosedur order penjualan
- Bagian penjualan ekspor menerima order penjualan dari customers berdasarka sales contract.
- Berdasarkan sales contract tersebut, bagian penjualan membuat commercial invoice dan realisasi order.
- Untuk dokumen realisasi order diserahkan ke bagian gudang agar bagian gudang menyiapkan pesanan pembeli.
2) Prosedur pengiriman
- Bagian gudang menyiapkan pesanan pembeli berdasarkan realisasi order dari bagian penjualan ekspor.
- Setelah bagian gudang sudah menyiapkan pesanan customer, kepada bagian pengiriman barang tersebut diserahkan.
- Bagian pengiriman menghubungi perusahaan EMKL untuk mengirimkan pesanan dari customers.
3) Prosedur penagihan
- Dalam prosedur ini, bagian penjualan ekspor menegosiasi L/C dengan bank yang sudah ditunjuk oleh kedua belah
commit to user
pihak, yaitu eksportir dengan importir, dengan melampirkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan seperti, commercial invoice, packing list, sales contract, PE, PEB, COO dan B/L.
- Setelah bank memberikan informasi mengenai L/C sudah dapat dicairkan, bagian keuangan mencairkan L/C ke bank BNI Surakarta. Bagian kasir ,menerima bukti transfer dari bank dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama, kemudian mendapatkan bukti setor bank lalu membuat bukti kas masuk dan mengirimkan ke bagian pembukuan.
4) Prosedur pencatatan Kas
- Bagian pembukuan mencatat commercial invoice kedalam bukti kas masuk dan mencatat penjualan menggunakan pembayaran L/C kedalam kartu penjualan ekspor. Setelah mendapat informasi barang sudah diterima customers, bagian pembukuan mencatat mutasi barang kedalam kartu persediaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini flow chart dari sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi.
commit to user
N
N
Keterangan :
RO : Realisasi Order CI : Commercial Invoice
Gambar 3.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor
commit to user
N
Gambar 3.3 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N N
N
Gambar 3.4 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N N
Gambar 3.5 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan )
commit to user
N
N N
N N N N
Gambar 3.7 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor ( lanjutan)
commit to user
B. Kelebihan dan kekurangan dari penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi Dari pembahasan sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sebagai berikut
· Kelebihan
1. Sistem penjualan ekspor PT. Batik Danar Hadi sudah melakukan pemisahan fungsi yang cukup terarah dan tegas. Fungsi penjualan ekspor bertugas menerima order. Untuk fungsi gudang bertugas menyiapkan barang sesuai pesanan customers dan dalam fungsi ini terdapat bagian pengiriman yang betugas mengirimkan barang dan bekerjasama dengan EMKL dalam pengirimannya. Pada fungsi keuangan, terdapat bagian kasir yang bertugas untuk menerima setoran bank dan pencairan L/C. dan untuk fungsi akuntansi , bagian pembukuan ditunjuk untuk melakukan pencatatan dari penjualan ekspor tersebut. Fungsi – fungsi ini dibuat terpisah dikarenakan agar tidak terjadi adanya kecurangan yang dilakukan karyawan, seperti memanipulasi data – data. Selain itu dibuat agar lebih efektif.
2. Dokumen – dokumen telah diotorisasi terleb ih dahulu oleh fungsi terkait sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu dokumen yang digunakan sudah bernomor urut.
commit to user
3. PT. Batik Danar Hadi menggunakan sistem pembayaran dengan L/C, karena pembayaran dengan L/C lebih terjamin keamanannya bagi importir maupun eksportir.
· Kelemahan
1. Adanya kendala dalam penjualan ekspor seperti adanya kelemahan sistem pada bagian gudang dalam perencanaan dan pengiriman barang kepada customers sehingga membuat customers kecewa terhadap PT. Batik Danar Hadi.
C. Temuan
1. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
PT. Batik Danar Hadi melibatkan beberapa fungsi yang terkait dalam melakukan tugasnya seperti, fungsi penjualan ekspor, fungsi gudang, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi – fungsi ini memiliki tugas yang berbeda – beda dan saling mendukung serta berkaitan. Tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah lebih efektif dan juga menghindari tindak kecurangan karyawan.
2. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen yang digunakan PT. Batik Danar Hadi dalam penjualan ekspor diantara lain sales contract, commercial invoice, realisasi order, delivery order, PEB, packing list, COO, bill of lading, persetujuan ekspor ( PE )dan semua dokumen tersebut sudah bernomor
commit to user
urut, agar dapat dipertanggungjawabkan. Pemakaian dokumen tersebut harus terlebih dahulu diotorisasi dari fungsi yang memegang dokumen, dimaksud agar transaksi dapat dipertanggung jawabkan.
3. Evaluasi terhadap catatan akuntansi
PT. Batik Danar Hadi dalam penjualan ekspor ini menggunakan jurnal penjualan ekspor, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan dan kartu gudang.Dalam hal ini bagian pembukuan ditunjuk oleh fungsi akuntansi, bertugas untuk mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas dari pembayaran atas penjualan ekspor berdasarkan bukti setoran bank.Untuk penjualan dengan menggunakan L/C dicatat pada jurnal penjualan ekspor. Sedangkan mutasi persedian akan dicatat dalam kartu pesedian apabila sudah ada informasi bahwa barang sudah diterima oleh pembeli. Pencatatan kedalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen pendukung dan sudah diotorisasi.Pencatatan akuntansi sudah menggunakan sistem komputerisasi yang hanya dapat digunakan oleh bagian – bagian yang sudah ditentukan karena ada password.
4. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor yang diterapkan oleh PT. Batik Danar Hadi sebagai berikut,
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur penjualan ini, PT Batik Danar Hadi, bagian penjualan ekspor menerima order dari customers berdasarkan sales contract.
commit to user
Berdasarkan sa les contract tersebut, bagian penjualan ekspor membuat commercial invoice dan realisasi order. Setelah itu realisasi order dibawa ke bagian gudang supaya bagian gudang menyiapkan orderan untuk customers.
b. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, bagian gudang menyiapkan barang sesuai pesanan customers sesuai dengan realisasi order dan membuat packing list.
Packing list diotorisasi oleh kepala bagian gudang. Fungsi gudang berkerja sama dengan EMKL untuk mengirimkan barang pesanan kepada customers.
c. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi keuangan yaitu bagian kasir menerima pembayaran melalui bank.Kemudian membuat bukti penerimaan kas masuk yang diotorisasi oleh kepala bagian keuangan.
d. Prosedur pencatatan kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat penjualan ekspor ke dalam catatan akuntansi yang sesuai.
