3.4 Analysis Document .1The Task
3.4.1.3 Context Problem Domain
Rancangan sistem penggajian yang diusulkan ini dimulai pada saat semua karyawan melakukan Log In ke dalam sistem sesuai dengan pembatasan kepentingan masing-masing pengguna sistem. Ketika karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka HRD & Administration Coordinator akan memasukkan seluruh data non finansial dan finansial berdasarkan kesepakatan yang telah dimiliki ketika karyawan akan dipekerjakan. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Pengangkatan Karyawan baru yang harus ditandatangani oleh pihak perusahaan dan karyawan lalu diberikan kepada karyawan. Selain itu, HRD & Administration Coordinator dapat melakukan perubahan terhadap data karyawan dalam database.
Pada saat masuk dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan menggunakan NIK karyawan pada komputer yang tersedia khusus untuk absensi dengan pengawasan HRD & Administration Coordinator. Setiap harinya HRD & Administration Coordinator akan meminta otorisasi setiap supervisor atas laporan absensi harian yang dibuat. Setiap tanggal 16, sistem akan membuat rekap absensi sebagai bahan acuan pembuatan laporan absensi bulanan dengan menghitung jumlah kehadiran karyawan. Dari laporan absensi ini, sistem akan menghitung secara
otomatis jumlah kehadiran karyawan dan jumlah kerja lembur yang dilakukan oleh karyawan dalam periode tersebut.
Karyawan dapat melihat data pribadi sendiri (berupa data keluarga, pendidikan, pengalaman kerja) beserta data dalam slip gaji terakhir yang diterima karyawan melalui sistem yang dibuat. Karyawan juga dapat merubah password untuk melakukan Log In untuk menjaga kerahasiaan data pribadi masing-masing karyawan.
Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur, karyawan mengisi formulir kerja lembur yang terdapat dalam sistem, kemudian sistem akan mengirim formulir kerja lembur tersebut kepada masing-masing supervisor untuk meminta persetujuan supervisor. Setelah disetujui, secara otomatis data kerja lembur akan bertambah.
Karyawan yang telah menjadi karyawan tetap, dapat meminta cuti dengan melakukan prosedur permohonan cuti. Dengan batas maksimal cuti 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan dapat mengisi formulir permohonan cuti yang ada dalam sistem, kemudian sistem mengirimkan formulir permohonan cuti tersebut kepada masing-masing supervisor untuk meminta persetujuan supervisor. Setelah disetujui, otomatis data cuti akan berkurang.
Perusahaan juga memberikan Tunjangan Hari Raya sekali dalam setahun sebesar satu kali gaji. HRD & Administration Coordinator akan membuat Surat Pemberitahuan secara manual kepada Associate Finance
Director kemudian surat tersebut akan diteruskan kepada Finance staff untuk mengubah data dalam tunjangan karyawan pada bulan tersebut.
Perusahaan juga akan memberikan kenaikan gaji bagi karyawan berprestasi atau karyawan yang mendapat promosi atau kenaikan gaji massal (ditinjau per orang). Setelah ada surat otorisasi dari Direktur, Finance staff bertanggung jawab untuk mengisi data kenaikan gaji dan sistem akan memperbaharui gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan mencetak surat kenaikan gaji sebagai surat pemberitahuan.
Untuk proses klaim tunjangan kesehatan, karyawan akan mengajukan klaim kepada HRD & Administration Coordinator. HRD & Administration Coordinator akan memasukkan data tunjangan kesehatan dan pengobatan ke dalam sistem. Sistem akan memperlihatkan sisa saldo yang diperbolehkan untuk karyawan tersebut mengajukan klaim, apabila sisa saldo masih mencukupi maka data tunjangan kesehatan akan diisi dan disimpan, untuk kemudian data tersebut dimasukkan dalam penghitungan gaji bulan tersebut.
Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan berupa uang kerja lembur, uang makan, uang transport, tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan dan pengobatan, maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan pajak penghasilan Pasal 21, ketika Finance staff telah memeriksa kelengkapan data penggajian yang dibutuhkan.
Setiap tanggal 22, Finance akan mencetak Daftar Gaji dan Rekapitulasi Daftar Gaji yang telah dihasilkan oleh sistem secara otomatis. Hasil pencetakan tersebut akan sah apabila telah mendapat otorisasi dari Associate Finance Director. Finance juga mencetak Daftar Rekening Karyawan yang digunakan sebagai panduan untuk melakukan transfer dana penggajian. Setelah itu kemudian Associate Finance Director akan mentransfer dana ke rekening masing-masing karyawan paling lambat tanggal 23 setiap bulannya. Kemudian setelah itu saat Daftar Gaji dicetak, sistem akan membuat slip gaji untuk masing-masing karyawan, yang kemudian slip tersebut diserahkan kepada masing-masing karyawan setiap tanggal 28. Setiap akhir bulan sistem akan membuat Laporan Rincian PPh 21 dan jamsostek.
Selain karyawan bekerja, jika dibutuhkan, maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian lain. Baik itu berupa promosi, mutasi maupun demosi. Promosi akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Setelah mutasi diotorisasi oleh Director, maka HRD & Administration Coordinator akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan sistem akan memperbaharui data karyawan, yaitu position dan department karyawan serta besar gaji baru. HRD & Administration Coordinator juga akan mencetak Surat Mutasi karyawan yang telah dibuat sistem. Surat ini harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan sebagai surat pemberitahuan.
Application Domain
Sistem informasi akuntansi penggajian harus dapat mendukung tugas-tugas bagian HRD terutama dalam membuat pendataan karyawan baru, membuat pendataan karyawan mutasi, menangani absensi, mengetahui sisa jatah Tunjangan Kesehatan yang kemudian menyimpan data Tunjangan Kesehatan yang update, merekonsiliasi formulir kerja lembur dengan rekap absensi dan juga mencetak laporan-laporan terkait dengan absensi.
Selain itu, sistem ini juga digunakan oleh Finance staff bagian payroll yang berperan dalam melaksanakan penghitungan gaji, membuat transaksi kenaikan gaji. Bagian Finance juga yang mencetak Daftar Gaji beserta rekapitulasi Daftar Gaji, Slip Gaji, dan Laporan Rincian PPh 21 & Jamsostek.
Dengan adanya sistem ini, Karyawan dapat mengisi Formulir Kerja Lembur yang ada kemudian supervisor harus menyetujui formulir ini pada hari kerja lembur yang sama. Karyawan juga dapat mengisi formulir permohonan cuti yang disediakan dalam sistem yang kemudian supervisor dapat menyetujui atau menolak permohonan cuti tersebut. Selain itu, Karyawan dapat menampilkan data kepegawaian pribadi mereka masing-masing beserta Financial Data mereka yang merupakan slip gaji per bulan karena adanya jaringan LAN yang menghubungkan sistem ini.