73
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Star Reachers Indonesia awalnya mempunyai nama PT. Leo Burnett Kreasindo Indonesia merupakan agensi jasa periklanan mendunia (worldwide) yang berdiri sejak 27 Januari 2000, Starcom Division merupakan departemen media independent dari PT. Leo Burnett Kreasindo. Tetapi sejak bulan Juni 2001 departemen media dari D’Arcy Indonesia dan PT. Leo Burnett Kreasindo Indonesia (Starcom Division) bergabung menjadi satu. Dimana diantara agensi media seluruh Indonesia PT. Leo Burnett Kreasindo Indonesia (Starcom Division) menempati posisi ke-3 setelah Initiative Media dan Mindshare pada November 2004.
Sejak 5 April 2006, PT. Leo Burnett Kreasindo Indonesia telah secara efektif berganti nama menjadi PT Star Reachers Indonesia. Dimana dalam nama perusahaan tersebut terdapat kerjasama sesama jaringan worldwide dari Leo Burnett, ARC, dan Starcom. Dalam perusahaan tersebut terdapat tiga divisi yang berbeda, yaitu : Leo Burnett Jakarta, Arc Worldwide Indonesia dan Starcom Worldwide Indonesia. Dimana bisnis utamanya adalah membantu perusahaan lain untuk memasarkan produk atau jasa mereka pada pasar yang telah mereka targetkan.
PT. Star Reachers Indonesia (Starcom Division) sendiri merupakan perusahaan yang menyediakan jasa komunikasi yang lengkap untuk klien dari
perencanaan hingga investasi dalam seluruh media, termasuk juga strategi dan pembelian. Melalui warisan planner/buyer yang unik dan berfokus pada strategi yang telah ditargetkan, perusahaan membantu klien untuk membentuk pola baru untuk customer mereka, membawa pesan pemasaran yang kuat dan efisien yang menghasilkan peningkatan terhadap penjualan.
PT. Star Reachers Indonesia (Starcom Division) mempunyai karyawan sebanyak 60 orang dimana sistem bisnis yang digunakan telah terkomputerisasi tetapi hanya untuk proses operasional perusahaan, seperti proses quotation, billing, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk departemen sumber daya manusia masih menggunakan sistem manual dan untuk proses penggajiannya menggunakan jasa konsultan (outsource).
3.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini adalah gambar 3.1 yang menggambarkan struktur organisasi PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom).
3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Uraian tugas dari setiap bagian dari struktur organisasi PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom).
1. Director
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. Memeriksa laporan keuangan bulanan dan laporan manajemen lainnya. Menetapkan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan.
Mengatur dan mengawasi pekerjaan Director-director lainnya. 2. Technical Advisor
Bertanggung jawab untuk memberikan nasehat-nasehat terhadap pelaksanaan perusahaan.
Membantu perusahaan dalam mendapatkan klien baru dalam pitching. 3. Director of Tactic and Investment
Bertanggung jawab terhadap keseluruhan produk yang dipegang perusahaan.
Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dikerjakan berjalan lancar dan menguntungkan.
Mengontrol semua dokumentasi yang meninggalkan agensi. Mengoptimalkan negosiasi.
Memastikan kesejahteraan dan perkembangan karir setiap orang dalam kelompoknya.
4. Director of Planning
Bertanggung jawab terhadap keseluruhan produk yang dipegang perusahaan.
Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dikerjakan berjalan lancar dan menguntungkan.
Mengontrol semua dokumentasi yang meninggalkan agensi. Mengoptimalkan negosiasi.
Memastikan kesejahteraan dan perkembangan karir setiap orang dalam kelompoknya.
5. Manager Research & Analytics
Bertanggung jawab atas hasil dari analisa penelitian yang dilakukan. Merencanakan analisa penelitian apa yang akan diambil.
Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dikerjakan berjalan lancar dan menguntungkan.
Mendukung tim strategi merk dalam pengembangan strategi komunikasi melalui analisa penelitian.
Bekerja dengan mendukung tim strategi merk dengan mengidentifikasikan kebutuhan customer untuk klien.
6. Associate Finance Director
Memonitor penagihan piutang, kegiatan keuangan dan akuntansi.
Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan penerimaan keuangan yang terjadi.
Mentransfer dana gaji ke rekening karyawan masing-masing. Membuat anggaran biaya perusahaan tahunan.
Mengembangkan dan meng-update anggaran untuk memenuhi anggaran asli setiap triwulan.
Membuat dan mengirimkan laporan yang dibutuhkan kantor regional. 7. HR & Administration Coordination
Bertanggung jawab atas segala dokumen legal perusahaan, berkoordinasi dengan kantor regional terutama yang berhubungan dengan pelatihan. Mengurusi administrasi umum perusahaan (asuransi kesehatan staff, update daftar kehadiran, mencatat cuti karyawan).
Mengurusi masalah rumah tangga perusahaan (maintenance gedung, interior dan eksterior perusahaan, perjanjian lease).
Melakukan seleksi / rekruitmen karyawan baru.
Menilai kinerja dan prestasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Mengurusi masalah visa dan izin kerja karyawan ekspatriat.
Menjaga lingkungan kerja dan hubungan baik antar pegawai. 8. IT Manager
Bertanggung jawab merawat operasional sistem komputer (software dan hardware).
Mendukung kelangsungan operasional perusahaan khususnya di bidang teknologi informasi.
Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan sistem manajemen informasi.
9. General Head / Manager Tactic & Investment
Menyiapkan negosiasi strategi dan mendukung para Director dalam negosiasi dan melaksanakan rencana.
Memberikan nasihat kepada klien dalam strategi buying dalam pasar yang dinamis.
Mengawasi Media Investment Executives dan pelatihan mereka. Menyiapkan review media buying.
Mengidentifikasikan dan mengembangkan partnership antar media regional untuk mendukung aktivitas pasar lokal.
10. General Head / Manager (Negotiation)
Mengatur prosedur standar operasional setiap klien.
Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dikerjakan berjalan lancar dan menguntungkan.
Mengatur struktur dan distribusi tanggung jawab yang tepat dalam kelompoknya.
Mengatur semua proyek dan presentasi kebanyakan.
Mengklarifikasi, mengformulasi ekspektasi yang diharapkan.
Membangun hubungan dengan penasehat strategis klien dalam taktik buying dan negosiasi media.
Mengatur profitabilitas dalam tim – alokasi sumber daya dengan pendapatan klien.
11. Associate Director
Bertanggung jawab untuk perkembangan keahlian setiap anggota dalam tim.
Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dikerjakan berjalan lancar dan menguntungkan.
Mengatur struktur dan distribusi tanggung jawab yang tepat dalam kelompoknya.
Mengatur semua proyek dan presentasi kebanyakan.
Membangun hubungan dengan penasehat strategis klien dalam taktik buying dan negosiasi media.
Mengatur profitabilitas dalam tim – alokasi sumber daya dengan pendapatan klien.
12. Senior Monitoring Executive
Mengawasi pelaksanaan pemasangan iklan di media-media.
Mencocokkan bukti iklan yang ada dengan pemasangan iklan yang dilakukan.
Membuat semua laporan yang dibuat kepada tim strategi merk.
Membuat semua informasi ad-hoc berdasarkan permintaan (internal, jaringan).
13. Research & Analytics Executive
Merencanakan dan melakukan penelitian mengenai dampak iklan terhadap penjualan produk iklan.
Melakukan penelitian mengenai iklan klien di mata konsumen.
Menyediakan dasar untuk lingkungan media yang ada, media baru, penelitian baru.
Mengambil inisiatif tes dan tren media saat ini.
14. Finance Supervisor
Mengawasi proses billing beserta dengan pelaksanaan pembayaran. Membuat ramalan untuk pesanan dan biaya setiap bulannya.
Membuat laporan penggunaan anggaran perusahaan. Membuat laporan profitabilitas klien.
15. Accounting Supervisor
Bertanggung jawab atas pelaksanaan utang maupun piutang intercompany. Melakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap akun-akun perusahaan. Mengurusi pembayaran dan pelaporan pajak terhadap negara.
Mengawasi akun-akun operasional perusahaan beserta jurnalnya. 16. Senior Tactic & Investment Executive
Menyediakan dukungan internal untuk tim.
Memberikan laporan kepada General Head / Manager Tactic & Investment.
Bekerja sama dengan tim planning untuk memastikan jadwal eksekusi berdasarkan laporan
Melacak dan meng-update anggaran media dan status kontrak setiap bulannya.
Mengembangkan jadwal dengan tepat dengan menggunakan sistem yang ada.
Mengawasi dan menuntun Media Executive. 17. Senior Media Investment Executive
Menganalisa paket dari Media House dan merekomendasikannya kepada Tactics.
Mengawasi dan memastikan akurasi atas transaksi yang dimasukkan oleh Media Investment Executive.
Membuat laporan kontrak setiap meeting dimana keputusan diambil dan diperlukan langkah berikutnya.
18. Group Head / Manager
Melaksanakan operasional sehari-hari, menghadapi klien. Memproduksi analisa dan ukuran setelah kampanye. Bertanggung jawab terhadap review kompetitif.
Menganjurkan klien dalam rencana komunikasi selanjutnya. Melaksanakan strategi media yang telah disetujui.
Membantu membuat dan memastikan kesesuaian prosedur operasional standar pada setiap bisnis.
Mengawasi planners dan pelatihan mereka.
Memastikan laporan dibuat dan hasilnya benar-benar terjadi. Mengawasi semua dokumentasi yang meninggalkan agensi. 19. Monitoring Coordinator (Print)
Mencocokkan bukti iklan dengan transaksi pemasangan iklan yang telah dilakukan.
Mengawasi pemasangan iklan yang terjadi.
Memberikan semua laporan yang dibuat kepada tim strategi merk.
Memberikan semua informasi ad-hoc berdasarkan permintaan (internal, jaringan).
20. Finance staffs
Membuat billing perusahaan.
Bertugas dan bertanggung jawab menyimpan dan membayarkan uang kas. Memeriksa bukti-bukti tagihan ke luar dan dalam.
Menyetor dan mengambil uang ke bank. Membuat cash flow perusahaan.
Membuat rekonsiliasi bank setiap bulannya.
Mengadakan pencatatan dan pembukuan transaksi-transaksi yang terjadi. Mengarsipkan tiap-tiap bukti transaksi yang terjadi.
Melakukan penagihan kepada klien ketika jatuh tempo.
Mencatat piutang-piutang yang sudah ditagih ke dalam buku penerimaan kas.
Melakukan pembayaran kepada vendor ketika sudah jatuh tempo. Merekonsiliasi piutang dan utang perusahaan setiap bulannya. 21. Media Executive
Bekerja dengan Media Investment Executive untuk memastikan jadwal termasuk mengawasi jadwal yang ada.
Membuat laporan standar menggunakan penelitian yang telah dilakukan. Menyiapkan analisa dasar termasuk rekomendasi untuk perubahan dan peningkatan.
Membuat laporan kompetisi buying. 22. Media Investment Executive
Memeriksa ketepatan dan jadwal waktu dari pekerjaan rutin (membuat order, membuat invoice).
Melakukan laporan secara regular kepada Senior Investment Executive (rekonsiliasi anggaran, bonus rekapitulasi semua merk).
Menyediakan data buying yang tepat kepada Tactics (Media Executive). Bekerja sama dengan Tactics (Media Executive) dan Senior Media Executive untuk negosiasi taktikal yang kecil.
Membuat laporan terhadap setiap meeting dimana keputusan atau langkah berikutnya dibutuhkan.
23. Senior Planner
Membuat laporan contact.
Membuat rekomendasi jangka pendek dan menengah untuk setiap arahan strategi merk.
Membuat perencanaan proyek dan menjalankan rencana tersebut. Mengatur anggaran merk.
Membantu planners dalam pekerjaan mereka. Menyiapkan reviews kompetitif.
24. Office Secretary
Mengurusi masalah perusahaan (mengupdate Starcom Awards Library, mendistribusikan kartu natal dan lebaran, mengatur meeting).
Melakukan fungsi sekretaris untuk Directors, General Manager, Employee. Mengatur pembelian perlengkapan kantor.
Mengawasi penggunaan peralatan kantor.
Mem-follow up klaim-klaim yang diajukan oleh karyawan. 25. Receptionist
Menerima setiap barang yang datang untuk perusahaan. Bertanggung jawab terhadap absensi karyawan.
Membuat rekap absensi setiap bulannya. 26. Outsource Employees
Bertanggung jawab kelangsungan pantry karyawan. Mendukung kinerja karyawan melalui penyediaan pangan. Menjaga kebersihan dan ketertiban dalam perusahaan. Mengantar dokumen perusahaan ke tempat yang dituju.
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian
1. Waktu Kerja Karyawan
Waktu kerja yang diberlakukan terhadap karyawan yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan adalah :
Senin s/d Jumat : 08.30 s.d 17.30 WIB Istirahat : 12.00 s.d 13.00 WIB Sabtu, Minggu : Libur
2. Tata Tertib Kerja dan Kewajiban Karyawan
Tugas dan tanggung jawab serta kewajiban para karyawan adalah sebagai berikut :
1) Setiap karyawan harus sudah hadir di tempat kerja masing-masing lima belas menit sebelum mulai bekerja dan pulang meninggalkan pekerjaan harus tepat pada waktunya.
2) Setiap karyawan berkewajiban mengisi daftar absensi sewaktu datang di tempat kerja maupun ketika pulang meninggalkan tempat kerja. 3) Setiap karyawan wajib mengikuti dan mematuhi semua ketentuan kerja. 4) Setiap karyawan wajib melaksanakan tugas pekerjaan yang telah
ditentukan oleh perusahaan.
5) Setiap karyawan wajib menjaga serta memelihara dengan baik semua yang dimiliki perusahaan.
6) Setiap karyawan wajib memelihara dan memegang teguh rahasia perusahaan terhadap siapapun.
3. Kerja Lembur
Karena semua karyawan tetap telah mendapatkan gaji diatas UMR (Upah Minimum Regional) dan dianggap cukup, maka apabila terjadi kerja lembur yang dilaksanakan atas dasar kebutuhan dan tuntutan pekerjaan yang mendesak dengan persetujuan dari Department Head dan karyawan yang bersangkutan.
Perusahaan akan mengganti uang makan sebesar Rp. 10,000,- (sepuluh ribu rupiah) dan uang transportasi sebesar Rp. 25,000,- (dua puluh lima ribu rupiah) untuk pelaksanaan kerja lembur dengan syarat :
- Apabila bekerja lebih dari Pk. 20.00 WIB untuk senin s.d jumat.
- Apabila bekerja paling sedikit 4 jam pada hari sabtu & minggu atau hari libur nasional.
3.2.2 Kebijakan Penggajian yang Diterapkan 1. Gaji Pokok
Sistem penggajian karyawan didasarkan atas penilaian terhadap pekerjaan dan pemberian upah minimum regional. Setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan golongan dan tingkatannya di dalam struktur penggajian. Penetapan gaji di perusahaan tersebut pada dasarnya ditetapkan berdasarkan jabatan, keahlian, kecakapan dan prestasi kerja.
2. Bantuan Transport dan Makan
Penggantian uang transport dan makan sebesar Rp. 25.000,- per hari hanya diberikan jika karyawan masuk kantor. Untuk transport sebesar Rp. 15.000,- dan untuk makan sebesar Rp. 10.000,-. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak berhak mendapatkan penggantian uang transport dan makan ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.
Untuk tingkat manajer dan direksi, uang transport dan makan bersifat tetap setiap bulannya dan tidak dipengaruhi oleh jumlah kehadiran.
3. Uang Lembur
Uang lembur adalah uang yang diterima oleh karyawan apabila karyawan tersebut bekerja di luar jam kerja biasa. Pekerja yang bekerja pada hari libur juga dinyatakan bekerja lembur dan layak menerima uang lembur. Perusahaan hanya akan mengganti uang makan sebesar Rp. 10,000,-(sepuluh ribu rupiah) dan uang transportasi sebesar Rp. 25,000,- (dua puluh
lima ribu rupiah) setiap karyawan yang melakukan kerja lembur perharinya.
4. Tunjangan yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain : a) Tunjangan Hari Raya Keagamaan
Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja tiga bulan secara terus menerus atau lebih dimana perhitungannya proporsional dengan masa kerja. Sedangkan untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja dua belas bulan secara terus menerus atau lebih diberikan THR sebesar satu bulan gaji. THR akan dibayarkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum Hari Raya.
b) Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan
Guna memberikan perhatian terhadap kesehatan para karyawan, perusahaan menyediakan fasilitas program kesehatan dalam bentuk Penggantian Biaya Pengobatan berupa rawat jalan, perawatan di Rumah Sakit dan Persalinan. Semua biaya tersebut termasuk di dalam penggantian biaya pengobatan yang besarnya satu bulan gaji dalam setahun.
c) Bantuan duka cita
Diberikan kepada karyawan staff yang kerabat dekatnya (ayah/ibu/anak/istri/suami/diri sendiri) meninggal sebesar Rp. 500,000,-(Lima Ratus Ribu Rupiah).
5. Potongan Gaji
Perusahaan akan melakukan potongan gaji untuk pembayaran PPh Pasal 21 dengan tarif Pajak Penghasilan berdasarkan Undang-Undang Perpajakan No. 17 tahun 2000.
3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan
3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Bagian yang terkait :
Resepsionis
Unit-unit yang terkait (Karyawan)
Dokumen yang digunakan : Formulir Absensi, Rekap Absensi. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
Unit-unit yang terkait (Karyawan) melakukan absensi dengan mengisi formulir absensi yang telah disiapkan oleh resepsionis di meja front office sebanyak dua kali setiap hari kerjanya, ketika masuk kerja dan saat hendak pulang. Unit-unit yang terkait (Karyawan) mengisi nama, departemen, dan waktu kehadiran maupun waktu pulang bekerja beserta tanda-tangan masing-masing. Setiap tanggal 15 Resepsionis akan membuat rekap absensi berdasarkan formulir absensi harian. Kemudian rekap absensi dan formulir absensi akan diserahkan kepada HRD & Administration Coordinator.
3.2.3.2 Prosedur Kerja Lembur Bagian yang terkait :
Supervisor
HRD & Administration Coordinator
Dokumen yang digunakan : Catatan Kerja Lembur, Formulir Kerja Lembur, Rekap Absensi.
Prosedur Kerja Lembur
Setiap bulannya unit-unit yang terkait (Karyawan) akan mengisi formulir kerja lembur berdasarkan catatan kerja lembur yang dibuat karyawan setiap melakukan kerja lembur (catatan kerja lembur tersebut tanpa format baku, dan tanpa persetujuan dari supervisor). Di dalam formulir kerja lembur tersebut unit-unit yang terkait (Karyawan) mengisi tanggal-tanggal kapan saja melakukan kerja lembur dan pekerjaan apa yang dilakukannya, kemudian formulir tersebut harus mendapatkan persetujuan dari masing-masing supervisornya. Setelah itu karyawan akan menyerahkan formulir kerja lembur yang telah disetujui kepada HRD & Administration Coordinator setiap tanggal 15. HRD & Administration Coordinator akan mencocokkan formulir kerja lembur tersebut dengan rekap absensi yang dibuat oleh Resepsionis.
3.2.3.3 Prosedur Tunjangan Hari Raya Bagian yang terkait :
HRD & Administration Coordinator Konsultan
Prosedur Tunjangan Hari Raya
Untuk pemberian Tunjangan Hari Raya (THR) sekali dalam setahun, HRD & Administration Coordinator akan membuat Laporan THR yang berisikan jumlah-jumlah yang diberikan kepada karyawan, dimana kemudian Laporan tersebut diberikan kepada konsultan bersamaan dengan Laporan Absensi. Laporan tersebut juga akan dikirimkan kepada Associate Finance Director untuk kepentingan transfer dana gaji. Kemudian konsultan akan memproses pembayaran THR bersamaan dengan pembayaran gaji pada bulan yang bersangkutan.
3.2.3.4 Prosedur Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan Bagian yang terkait :
HRD & Administration Coordinator Office Secretary
Unit-unit yang terkait (Karyawan)
Dokumen yang digunakan : Laporan Klaim Tunjangan Kesehatan. Prosedur Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan
Jika karyawan sakit, maka perusahaan dapat mengganti biaya pengobatannya sebesar satu kali gaji untuk setahun. Karyawan dapat mengajukan klaim atas tunjangan ini ke Office Secretary dengan membawa resep dan kwitansi asli atas pembayaran biaya pengobatan yang dilakukan oleh karyawan. Office Secretary kemudian akan membuat Laporan klaim untuk Tunjangan Kesehatan setiap bulannya. Laporan tersebut kemudian akan diberikan kepada HRD & Administration Coordinator, HRD &
Administration Coordinator akan mencocokkan dengan data tunjangan kesehatan dan pengobatan yang diperbolehkan untuk setiap karyawan. Kemudian HRD & Administration Coordinator akan memasukkan data tunjangan kesehatan dan pengobatan ke dalam Laporan Absensi yang dibuat untuk diserahkan kepada Konsultan.
3.2.3.5 Prosedur Mutasi Bagian yang terkait : Supervisor
HRD & Administration Coordinator Technical Advisor
Dokumen yang digunakan : Formulir Evaluasi Karyawan, Surat Mutasi Prosedur Mutasi
Setiap tahunnya masing-masing supervisor melakukan evaluasi tahunan terhadap karyawan. Melalui hasil dari evaluasi tahunan supervisor masing-masing dapat mempertimbangkan mutasi untuk karyawan, baik itu promosi, mutasi maupun demosi. Keputusan mengenai promosi, mutasi maupun demosi tertera dalam Formulir Evaluasi Karyawan tersebut. Formulir Evaluasi Karyawan beserta hasilnya kemudian diserahkan kepada HRD & Administrator Coordinator. Dimana selanjutnya HRD & Administrator Coordinator dan pihak manajemen akan melakukan review dan penyesuaian gaji. Setelah itu HRD & Administrator Coordinator akan menyiapkan Surat Mutasi dan menyampaikan surat tersebut kepada karyawan yang bersangkutan.
3.2.3.6 Prosedur Penggajian Bagian yang terkait :
Unit-unit yang terkait (Karyawan) HRD & Administration Coordinator Associate Finance Director
Konsultan
Dokumen yang digunakan : Rekap Absensi, Laporan Absensi, Daftar Gaji, Laporan Tolakan Transfer, Slip Gaji, Laporan Rincian PPh 21 & Jamsostek.
Prosedur Penggajian
Rekap Absensi karyawan yang dibuat oleh resepsionis kemudian diotorisasi oleh HRD & Administration Coordinator. Setelah itu HRD & Administration Coordinator akan membuat laporan absensi secara keseluruhan menyangkut rekap absensi dan kerja lembur karyawan. Kemudian laporan absensi tersebut diberikan kepada konsultan penggajian dan Associate Finance Director pada tanggal 17 setiap bulannya, yang kemudian bersama-sama dengan data kepegawaian atau master file yang telah dipunyai oleh konsultan akan dijadikan sebagai input untuk membuat daftar gaji setiap karyawan oleh konsultan. Konsultan akan menghitung gaji kotor, potongan jamsostek, PPh 21, dan menghitung gaji bersih yang akan diterima masing-masing karyawan.
Pembuatan daftar gaji, perhitungannya serta rekapnya dilakukan oleh konsultan. Dimana daftar gaji dan daftar rekening karyawan kemudian
akan diberikan kepada Associate Finance Director paling lambat tanggal 23 setiap bulannya. Kemudian Associate Finance Director akan mencocokkan daftar gaji tersebut dengan laporan absensi yang diterima dari HRD & Administration Coordinator. Selanjutnya setiap tanggal 23 Associate Finance Director harus telah mentransfer dana ke bank, sehingga bank dapat mengirimkan dana langsung ke masing-masing rekening karyawan paling lambat tanggal 25 setiap bulannya.
Setelah itu berdasarkan daftar gaji yang telah dibuat, konsultan akan membuat slip gaji yang akan dibagikan langsung kepada masing-masing karyawan pada tanggal 27 setiap bulannya. Dan setiap awal bulan berikutnya konsultan akan memberikan laporan mengenai perincian Pajak Penghasilan 21 dan Jamsostek kepada Associate Finance Director.
Pada gambar 3.2 berikut ini akan digambarkan mengenai Rich Picture perusahaan berdasarkan sistem yang sedang berjalan saat ini.
3.2.4 Kelemahan Sistem Berjalan
Berikut ini adalah hasil analisa sistem yang sedang berjalan, dimana terdapat beberapa kelemahan dalam sistem yang berjalan, antara lain :
1. Adanya masalah kesalahan penghitungan lembur karyawan dimana mengakibatkan perusahaan dirugikan dengan membayar uang lembur yang berlebih kepada karyawan. Hal ini disebabkan karena pengendalian internal perusahaan yang lemah dimana mengakibatkan adanya kecurangan dalam pencatatan waktu kehadiran dan waktu selesai bekerja yang dilakukan oleh karyawan (contoh : datang pk. 08.00 ditulis pk. 07.30, atau pulang pk. 17.00 ditulis pk. 18.00).
2. Untuk membuat laporan absensi dan kerja lembur memakan waktu yang lama dan menghabiskan banyak kertas. Hal ini terjadi karena proses penghitungan absensi dan kerja lembur masih dilakukan secara manual dan formulir yang digunakan untuk absensi dan kerja lembur terpisah (tidak dijadikan satu), sehingga informasi yang dihasilkan menjadi terlambat.
3. Adanya kesalahan dalam pembayaran uang transport dan uang makan terhadap karyawan yang disebabkan karena karyawan lupa atau bahkan tidak mengisi absensi. Hal ini terjadi dikarenakan pengendalian internal perusahaan yang lemah, dimana tidak adanya otorisasi terhadap kehadiran dari masing-masing karyawan.
4. Konsultan yang digunakan oleh perusahaan sering memberikan respon yang lambat pada saat perusahaan membutuhkan laporan khusus dan juga sering membebankan biaya tambahan untuk laporan khusus tersebut, dan juga kontrol perusahaan menjadi lemah karena data berada di pihak konsultan. Hal ini dapat
mengakibatkan laporan khusus yang diperlukan terlambat diterima dan perusahaan dirugikan karena mengeluarkan biaya yang lebih untuk laporan khusus tersebut.
5. Formulir absensi, formulir kerja lembur yang digunakan serta rekap absensi yang dibuat tidak memuat informasi mengenai Nomer Induk Karyawan. Hal ini disebabkan karena pengendalian internalnya lemah dan rancangan formulirnya tidak informatif, sehingga laporan yang dihasilkan dari formulir dan rekap absensi tersebut sulit untuk dipahami dan dapat terjadi masalah dalam pembayaran uang transport dan uang makan apabila terdapat nama yang sama. 6. Untuk proses absensi menggunakan 1 formulir absensi untuk absensi
keseluruhan karyawan dalam 1 hari. Hal ini dikarenakan pengendalian internalnya lemah dan rancangan formulirnya tidak baik sehingga menyebabkan laporan yang dihasilkan yang menggunakan data dari formulir absensi akan memakan waktu yang lama.
7. Adanya pembayaran kerja lembur yang berlebih sehingga perusahaan dirugikan yang dikarenakan tidak adanya penugasan oleh masing-masing supervisor dalam pelaksanaan kerja lembur. Sehingga pengendalian internal perusahaan lemah yang mengakibatkan karyawan dapat memanipulasi kerja lembur yang terjadi.
3.3 Saran Perbaikan
Untuk melakukan perbaikan dalam sistem penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom), berikut adalah saran yang diusulkan :
1. Adanya pengawasan (supervision) dalam proses pencatatan waktu hadir dan waktu selesai bekerja serta sistem absensi yang mencatat waktu kehadiran secara langsung ketika karyawan melakukan absensi. Juga membuat sistem absensi yang mempunyai pengendalian internal yang kuat sehingga dengan cara ini diharapkan kecurangan yang terjadi dalam pencatatan waktu kehadiran dapat diminimalisir. 2. Adanya sistem absensi dan kerja lembur yang terkomputerisasi dan terintegrasi
satu sama lain sehingga sistem secara otomatis akan membuat laporan absensi, baik harian maupun periodik. Selain itu, dengan cara ini laporan yang dihasilkan menjadi lebih akurat dan lebih cepat, apalagi jika jumlah karyawan menjadi semakin banyak.
3. Merancang sistem informasi dengan pengendalian internal berupa adanya otorisasi oleh masing-masing supervisor terhadap laporan absensi harian yang dibuat untuk memastikan bahwa semua karyawan yang hadir telah melakukan absensi. Dengan adanya hal ini diharapkan semua karyawan melakukan absensi sehingga pembayaran uang transport dan makan telah sesuai jumlahnya dengan data kehadiran masing-masing karyawan dan tidak ada salah satu pihak yang dirugikan. 4. Membuat sistem penggajian sendiri dimana perhitungan gaji, uang lembur, uang
transport dan makan serta perhitungan pajak penghasilan karyawan akan dilakukan oleh sistem secara otomatis menggunakan data yang tersedia berkaitan dengan penggajian. Sistem ini akan dilakukan sendiri oleh karyawan perusahaan yang terpercaya sehingga mengurangi biaya perusahaan dalam memproses penggajian. Serta proses penggajian akan menjadi lebih akurat dan up-to-date sehingga jika terjadi masalah dalam penggajian akan cepat terselesaikan.
5. Membuat semua formulir atau laporan yang menampilkan nama karyawan harus disertakan juga Nomer Induk Karyawan. Dengan adanya hal ini diharapkan tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran gaji apabila terdapat nama yang sama dan informasi yang dihasilkan dari formulir dan laporan tersebut dapat mudah dipahami.
6. Merancang sistem absensi yang langsung terintegrasi dengan sistem penggajian, sehingga pembuatan laporan yang menggunakan data absensi dapat dihasilkan dengan cepat, dan dapat langsung digunakan dalam proses penggajian. Sehingga secara keseluruhan, sistem akan memakan waktu yang lebih sedikit dan laporan yang dihasilkan juga menjadi lebih cepat dan lebih akurat.
7. Membuat otorisasi dari masing-masing supervisor untuk karyawan dalam melaksanakan setiap kerja lembur pada hari yang sama. Sehingga setiap karyawan yang ingin melaksanakan kerja lembur harus mendapat otorisasi dahulu dari supervisornya pada hari yang sama dengan pelaksanaan kerja lembur. Dengan adanya hal ini diharapkan karyawan tidak dapat memanipulasi dalam pelaksanaan kerja lembur yang dapat mengakibatkan kerugian untuk perusahaan.
3.4 Analysis Document 3.4.1 The Task
3.4.1.1 Purpose
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) dirancang dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan penggajian dalam perusahaan yang dilakukan secara kontinu setiap bulannya. Sistem ini juga mendukung pengendalian internal terhadap
penggajian baik pengendalian dari sistem terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan kehadiran karyawan, perhitungan gaji beserta tunjangan-tunjangan dan potongan gaji yang terotomatisasi, pembayaran gaji karyawan dan laporan-laporan yang berkaitan dengan penggajian. Selain itu, sistem ini juga mencakup sebagian kecil aktivitas dari personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian, seperti : pengangkatan karyawan, mutasi karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan. Output dari sistem ini sendiri berupa ragam dokumen dan laporan yang dibutuhkan dalam kegiatan penggajian oleh PT. Star Reachers Indonesia.
3.4.1.2 System Definition
System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) adalah sebagai berikut : 1. Functionality
Sistem ini berguna untuk mempermudah aktivitas penggajian, seperti absensi, perhitungan gaji karyawan dan uang lembur, kenaikan gaji, berbagai tunjangan karyawan, potongan gaji karyawan berupa pajak penghasilan dan jamsoostek. Sistem ini juga memproses aktivitas lain yang berkaitan dengan perhitungan tersebut, seperti mutasi dan kenaikan gaji karyawan.
2. Application Domain
Pengguna dari sistem ini adalah HRD & Administration Coordinator, Finance staff bagian payroll, Supervisor (Director semua departemen,
jabatan yang tingkatannya setara Director, serta Technical Advisor) dan karyawan.
3. Condition
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ini dibuat berdasarkan saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom). Sistem ini menghubungkan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian. Dalam sistem ini setiap orang memiliki otorisasi dan batasan masing-masing secara proporsional.
4. Technology
Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personal computer (PC) dengan penambahan device seperti printer. Diperlukan PC yang terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN).
5. Object
Objek dari sistem ini antara lain : Karyawan, Keluarga, Pendidikan, Pengalaman Kerja, Absensi, Rekap Absensi, Tunjangan, Kerja Lembur, Tunjangan Kesehatan, Mutasi, Cuti, Daftar Gaji, Slip Gaji, PPh 21, Jamsostek, Laporan.
6. Responsibilities
Sistem ini merupakan alat untuk memudahkan pencatatan pekerjaan yang dilakukan oleh personalia (HRD) untuk absensi dan segala sesuatu yang berhubungan dengan penggajian. Selain itu, sistem ini juga untuk mempermudah bagian finance (payroll) dalam menghitung seluruh
komponen gaji untuk karyawan serta menyediakan informasi berupa laporan mengenai penggajian.
3.4.1.3 Context Problem Domain
Rancangan sistem penggajian yang diusulkan ini dimulai pada saat semua karyawan melakukan Log In ke dalam sistem sesuai dengan pembatasan kepentingan masing-masing pengguna sistem. Ketika karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka HRD & Administration Coordinator akan memasukkan seluruh data non finansial dan finansial berdasarkan kesepakatan yang telah dimiliki ketika karyawan akan dipekerjakan. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Pengangkatan Karyawan baru yang harus ditandatangani oleh pihak perusahaan dan karyawan lalu diberikan kepada karyawan. Selain itu, HRD & Administration Coordinator dapat melakukan perubahan terhadap data karyawan dalam database.
Pada saat masuk dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan menggunakan NIK karyawan pada komputer yang tersedia khusus untuk absensi dengan pengawasan HRD & Administration Coordinator. Setiap harinya HRD & Administration Coordinator akan meminta otorisasi setiap supervisor atas laporan absensi harian yang dibuat. Setiap tanggal 16, sistem akan membuat rekap absensi sebagai bahan acuan pembuatan laporan absensi bulanan dengan menghitung jumlah kehadiran karyawan. Dari laporan absensi ini, sistem akan menghitung secara
otomatis jumlah kehadiran karyawan dan jumlah kerja lembur yang dilakukan oleh karyawan dalam periode tersebut.
Karyawan dapat melihat data pribadi sendiri (berupa data keluarga, pendidikan, pengalaman kerja) beserta data dalam slip gaji terakhir yang diterima karyawan melalui sistem yang dibuat. Karyawan juga dapat merubah password untuk melakukan Log In untuk menjaga kerahasiaan data pribadi masing-masing karyawan.
Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur, karyawan mengisi formulir kerja lembur yang terdapat dalam sistem, kemudian sistem akan mengirim formulir kerja lembur tersebut kepada masing-masing supervisor untuk meminta persetujuan supervisor. Setelah disetujui, secara otomatis data kerja lembur akan bertambah.
Karyawan yang telah menjadi karyawan tetap, dapat meminta cuti dengan melakukan prosedur permohonan cuti. Dengan batas maksimal cuti 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan dapat mengisi formulir permohonan cuti yang ada dalam sistem, kemudian sistem mengirimkan formulir permohonan cuti tersebut kepada masing-masing supervisor untuk meminta persetujuan supervisor. Setelah disetujui, otomatis data cuti akan berkurang.
Perusahaan juga memberikan Tunjangan Hari Raya sekali dalam setahun sebesar satu kali gaji. HRD & Administration Coordinator akan membuat Surat Pemberitahuan secara manual kepada Associate Finance
Director kemudian surat tersebut akan diteruskan kepada Finance staff untuk mengubah data dalam tunjangan karyawan pada bulan tersebut.
Perusahaan juga akan memberikan kenaikan gaji bagi karyawan berprestasi atau karyawan yang mendapat promosi atau kenaikan gaji massal (ditinjau per orang). Setelah ada surat otorisasi dari Direktur, Finance staff bertanggung jawab untuk mengisi data kenaikan gaji dan sistem akan memperbaharui gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan mencetak surat kenaikan gaji sebagai surat pemberitahuan.
Untuk proses klaim tunjangan kesehatan, karyawan akan mengajukan klaim kepada HRD & Administration Coordinator. HRD & Administration Coordinator akan memasukkan data tunjangan kesehatan dan pengobatan ke dalam sistem. Sistem akan memperlihatkan sisa saldo yang diperbolehkan untuk karyawan tersebut mengajukan klaim, apabila sisa saldo masih mencukupi maka data tunjangan kesehatan akan diisi dan disimpan, untuk kemudian data tersebut dimasukkan dalam penghitungan gaji bulan tersebut.
Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan berupa uang kerja lembur, uang makan, uang transport, tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan dan pengobatan, maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan pajak penghasilan Pasal 21, ketika Finance staff telah memeriksa kelengkapan data penggajian yang dibutuhkan.
Setiap tanggal 22, Finance akan mencetak Daftar Gaji dan Rekapitulasi Daftar Gaji yang telah dihasilkan oleh sistem secara otomatis. Hasil pencetakan tersebut akan sah apabila telah mendapat otorisasi dari Associate Finance Director. Finance juga mencetak Daftar Rekening Karyawan yang digunakan sebagai panduan untuk melakukan transfer dana penggajian. Setelah itu kemudian Associate Finance Director akan mentransfer dana ke rekening masing-masing karyawan paling lambat tanggal 23 setiap bulannya. Kemudian setelah itu saat Daftar Gaji dicetak, sistem akan membuat slip gaji untuk masing-masing karyawan, yang kemudian slip tersebut diserahkan kepada masing-masing karyawan setiap tanggal 28. Setiap akhir bulan sistem akan membuat Laporan Rincian PPh 21 dan jamsostek.
Selain karyawan bekerja, jika dibutuhkan, maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian lain. Baik itu berupa promosi, mutasi maupun demosi. Promosi akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Setelah mutasi diotorisasi oleh Director, maka HRD & Administration Coordinator akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan sistem akan memperbaharui data karyawan, yaitu position dan department karyawan serta besar gaji baru. HRD & Administration Coordinator juga akan mencetak Surat Mutasi karyawan yang telah dibuat sistem. Surat ini harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan sebagai surat pemberitahuan.
Application Domain
Sistem informasi akuntansi penggajian harus dapat mendukung tugas-tugas bagian HRD terutama dalam membuat pendataan karyawan baru, membuat pendataan karyawan mutasi, menangani absensi, mengetahui sisa jatah Tunjangan Kesehatan yang kemudian menyimpan data Tunjangan Kesehatan yang update, merekonsiliasi formulir kerja lembur dengan rekap absensi dan juga mencetak laporan-laporan terkait dengan absensi.
Selain itu, sistem ini juga digunakan oleh Finance staff bagian payroll yang berperan dalam melaksanakan penghitungan gaji, membuat transaksi kenaikan gaji. Bagian Finance juga yang mencetak Daftar Gaji beserta rekapitulasi Daftar Gaji, Slip Gaji, dan Laporan Rincian PPh 21 & Jamsostek.
Dengan adanya sistem ini, Karyawan dapat mengisi Formulir Kerja Lembur yang ada kemudian supervisor harus menyetujui formulir ini pada hari kerja lembur yang sama. Karyawan juga dapat mengisi formulir permohonan cuti yang disediakan dalam sistem yang kemudian supervisor dapat menyetujui atau menolak permohonan cuti tersebut. Selain itu, Karyawan dapat menampilkan data kepegawaian pribadi mereka masing-masing beserta Financial Data mereka yang merupakan slip gaji per bulan karena adanya jaringan LAN yang menghubungkan sistem ini.
3.4.2 The Problem Domain
3.4.2.1 Class Candidate and Event Candidate
Berikut ini adalah class candidate berdasarkan analisis problem domain, yaitu : Log In Karyawan Keluarga Pendidikan Pengalaman Kerja Absensi Supervisor HRD & Administration Coordinator Laporan Absensi Rekap Absensi Kerja Lembur Cuti Tunjangan Tunjangan Kesehatan Kenaikan Gaji
Finance Staff (Payroll) PPh 21 Jamsostek Daftar Gaji Daftar Rekening Slip Gaji Mutasi Laporan THR
Dibawah ini adalah event candidate yang didapat berdasarkan aktivitas analisis problem domain, yaitu :
Membuat data
karyawan baru
Membuat data keluarga
Membuat data
pendidikan
Membuat data
Membuat kenaikan gaji karyawan
Membuat transaksi tunjangan
Membuat daftar gaji dan rekapitulasi Membuat laporan rincian PPh 21 & jamsostek Membuat informasi PPh 21 Membuat informasi Jamsostek Membuat mutasi karyawan
Membuat rekap absensi Membuat slip gaji Mengisi data cuti
karyawan
Mengisi formulir kerja lembur Meng-klaim tunjangan kesehatan Memasukkan Menyimpan Meng-edit Clock in Clock out Meng-otorisasi Menghitung Melihat Disetujui Diperbaharui Mencetak Ditambah Dikurangi Diperiksa Diserahkan Dipindahkan Dihapus
Berikut ini adalah tabel 3.1 yang menjelaskan Event Table dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom)
Tabel 3.1 Event Table Class Event Ka ry a w a n K el u a rg a P en d id ik a n P en g a la m a n K er ja M u ta si C u ti A b se n si R ek a p A b se n si T u n ja n g a n T u n ja n g a n K es eh a ta n K er ja L em b u r D a ft a r G a ji S li p G a ji P P h 2 1 J a m so st ek L a p o ra n Membuat data karyawan baru + Membuat data keluarga + Membuat data pendidikan + Membuat data pengalaman kerja + Clock In + Clock Out +
Mengisi formulir kerja
Meng-klaim tunjangan
kesehatan +
Membuat transaksi
tunjangan +
Membuat daftar gaji
& rekapitulasi + Membuat laporan rincian PPh 21 & Jamsostek + Membuat informasi PPh 21 + Membuat informasi Jamsostek + Membuat mutasi karyawan +
Mengisi data cuti
karyawan +
Membuat rekap
absensi +
Membuat Slip Gaji +
Mencetak + + + + + +
Meng-edit * * * * * + +
Menyimpan * * * * + + + +
Dihapus + + + +
3.4.2.3 Class Diagram
Berikut ini adalah gambar 3.3 yang menggambarkan Class Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) :
3.4.2.4 Classes and Behavior Karyawan
Class “Karyawan” menggambarkan event dimana data karyawan baru dibuat, surat perjanjian kerja dicetak, data di-edit, disimpan, disetujui, dan dihapus. Berikut ini adalah gambar 3.4 yang menggambarkan class “Karyawan” dan pola behaviournya pada gambar 3.5.
Karyawan -Password : String -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -Jabatan : String -TanggalLahir : Date -JenisKelamin : Boolean -Agama : String -TanggalMulaiKerja : Date -Alamat : String -NomerTelepon : Double -Handphone : Double -GajiPokok : Double -BiayaJabatan : Integer -SisaCutiTahunBerjalan : Integer -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String -StatusDataKenaikanGaji : Integer -AlasanDitolakNaikGaji : String +data_karyawan_baru_dibuat() +dicetak() +di-edit() +disimpan() +disetujui() +dihapus()
Gambar 3.4 Class “Karyawan”
Keluarga
Class “Keluarga” menggambarkan event dimana data keluarga dibuat, di-edit, disetujui, disimpan dan dihapus. Berikut ini adalah gambar 3.6 yang menggambarkan class “Keluarga” dengan pola behaviournya pada gambar 3.7. Keluarga -StatusPerkawinan : Boolean -JumlahTanggungan : Integer -NamaPasangan : String -TanggalLahirPasangan : String -PekerjaanPasangan : String -HandphonePasangan : Double -NamaTanggungan : String -TanggalLahirTanggungan : String -PTKP : Integer -PeriodePTKP : String -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +data_keluarga_dibuat() +di-edit() +disimpan() +disetujui() +dihapus()
Gambar 3.6 Class “Keluarga”
Gambar 3.7 Statechart Diagram Class “Keluarga” Pendidikan
Class “Pendidikan” menggambarkan event dimana data pendidikan dibuat, di-edit, disetujui, disimpan serta dihapus. Berikut ini adalah gambar 3.8 yang menggambarkan class “Pendidikan” dengan pola behaviournya pada gambar 3.9.
Pendidikan -JenisPendidikan : Boolean -Tingkat Pendidikan : String -Tempat Pendidikan : String -Jurusan : String -Periode : String -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +data_pendidikan_dibuat() +di-edit() +disimpan() +disetujui() +dihapus()
Gambar 3.8 Class “Pendidikan”
Gambar 3.9 Statechart Diagram Class “Pendidikan” Pengalaman Kerja
Class “Pengalaman Kerja” menggambarkan event dimana data pengalaman kerja dibuat, di-edit, disetujui, disimpan dan dihapus. Berikut ini adalah gambar 3.10 yang menggambarkan class ”Pengalaman Kerja” dengan pola behaviournya pada gambar 3.11.
Pengalaman Kerja -Periode : String -RiwayatPekerjaan : String -JabatanTerakhir : String -Keahlian : String -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +data_pengalaman_kerja_dibuat() +di-edit() +disimpan() +disetujui() +dihapus()
Gambar 3.11 Statechart Diagram Class “Pengalaman Kerja”
Absensi
Class “Absensi” menggambarkan event dimana absensi clock in, dan clock out. Berikut ini adalah gambar 3.12 yang menggambarkan class “Absensi” dengan pola behaviournya pada gambar 3.13.
Absensi -Tanggal : Date -Jam : Time -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -ClockIn : Time -ClockOut : Time +clock_in() +clock_out ()
Gambar 3.12 Class “Absensi”
Gambar 3.13 Statechart Diagram Class “Absensi” Rekap Absensi
Class “Rekap Absensi” menggambarkan event dimana rekap absensi dibuat, disetujui oleh supervisor dan dicetak. Berikut ini adalah gambar 3.14 yang menggambarkan class “Rekap Absensi” dengan pola behaviournya pada gambar 3.15.
Rekap Absensi -Periode : String -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -TanggalAbsensi : Date -ClockIn : Time -ClockOut : Time -JumlahKehadiran : Integer -JumlahKerjaLembur : Integer -StatusTerlambat : Integer -Status : Integer -AlasanDitolak : String +rekap_absensi_dibuat () +disetujui() +dicetak()
Gambar 3.14 Class “Rekap Absensi”
Gambar 3.15 Statechart Diagram Class “Rekap Absensi” Tunjangan
Class “Tunjangan” menggambarkan event dimana transaksi tunjangan dibuat, di-edit, disetujui dan disimpan. Berikut ini adalah gambar 3.16 yang menggambarkan class “Tunjangan” dengan pola behaviournya pada gambar 3.17. Tunjangan -Tanggal : Date -TunjanganMakan : Integer -TunjanganTransport : Integer -UangLembur : Integer -THR : Boolean -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +transaksi_tunjangan_dibuat() +di-edit() +disetujui() +disimpan()
Gambar 3.16 Class “Tunjangan”
Kerja Lembur
Class “Kerja Lembur” menggambarkan event dimana formulir kerja lembur diisi oleh karyawan dan disetujui oleh supervisor. Berikut ini adalah gambar 3.18 yang menggambarkan class “Kerja Lembur” dengan pola behaviournya pada gambar 3.19.
Kerja Lembur -Tanggal : Date -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -AlasanKerjaLembur : String -Status : Integer -AlasanDitolak : String +formulir_kerja_lembur_diisi() +disetujui()
Gambar 3.18 Class “Kerja Lembur”
Gambar 3.19 Statechart Diagram Class “Kerja Lembur”
Tunjangan Kesehatan
Class “Tunjangan Kesehatan” menggambarkan event dimana tunjangan kesehatan di-klaim oleh karyawan, disetujui dan disimpan. Berikut ini adalah gambar 3.20 yang menggambarkan class “Tunjangan Kesehatan” dengan pola behaviournya pada gambar 3.21.
Tunjangan Kesehatan -Tanggal : Date -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -Keterangan : String -SaldoKlaimAwal : Integer -SaldoKlaim : Integer -SisaSaldo : Integer -JumlahKlaim : Integer
-StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +tunjangan_kesehatan_dibuat() +disetujui()
+disimpan()
Gambar 3.20 Class ”Tunjangan Kesehatan”
Gambar 3.21 Statechart Diagram Class “Tunjangan Kesehatan”
Mutasi
Class “Mutasi” menggambarkan event dimana mutasi karyawan dibuat, disetujui dan dicetak. Berikut ini adalah gambar 3.22 yang menggambarkan class “Mutasi” dengan pola behaviournya pada gambar 3.23. Mutasi -Tanggal : Date -NomerMutasi : String -NIK : String -Nama : String -TipeMutasi : String -DepartemenBaru : String -JabatanBaru : String -GajiPokokBaru : String -StatusData: Integer -Alasan Ditolak : String +mutasi_karyawan_dibuat() +disetujui()
+dicetak()
Gambar 3.22 Class ”Mutasi”
Cuti
Class “Cuti” menggambarkan event dimana data cuti untuk karyawan diisi, dan disetujui. Berikut ini adalah gambar 3.24 yang menggambarkan class ”Cuti” dengan pola behaviournya pada gambar 3.25.
Cuti -Tanggal : Date -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -TanggalCuti : Date -AlasanCuti : String -StatusData : Integer -Alasan Ditolak : String +data_cuti_karyawan_diisi() +disetujui()
Gambar 3.24 Class ”Cuti”
Gambar 3.25 Statechart Diagram Class “Cuti” Daftar Gaji
Class “Daftar Gaji” menggambarkan event dimana daftar gaji dan rekapitulasi dibuat dan dicetak. Berikut ini adalah gambar 3.26 yang menggambarkan class “Daftar Gaji” dengan pola behaviournya pada gambar 3.27. Daftar Gaji -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -PeriodePembayaran : String -GajiPokok : Integer -UangLembur : Integer -TunjanganMakan : Integer -TunjanganTransport : Integer -THR : Integer
-Tunjangan Kesehatan : Integer -TunjanganPajak : Integer -Pajak : Integer
-Jamsostek0,3% : Integer -Jamsostek0,24% : Integer -Jamsostek 3,7% : Integer -GajiKotor : Integer -GajiBersih : Integer -TotalPotongan : Integer -TotalPembayaran : Integer +daftar_gaji&rekapitulasi_dibuat() +dicetak()
Gambar 3.26 Class “Daftar Gaji”
Gambar 3.27 Statechart Diagram Class “Daftar Gaji” Slip Gaji
Class “Slip Gaji” menggambarkan event dimana slip gaji dibuat dan dicetak. Berikut ini adalah gambar 3.28 yang menggambarkan class “Slip Gaji” dengan pola behaviournya pada gambar 3.29.
Slip Gaji -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -StatusPerkawinan : Boolean -JumlahAnak : Integer -TanggalMulaiKerja : Date -PeriodePembayaran : String -GajiPokok : Integer -UangLembur : Integer -TunjanganMakan : Integer -TunjanganTransport : Integer -THR : Integer
-Tunjangan Kesehatan : Integer -TunjanganPajak : Integer -Pajak : Integer -TunjanganJamsostek0,3% : Integer -TunjanganJamsostek0,24% : Integer -Jamsostek2% : Integer -Jamsostek0,3% : Integer -Jamsostek0,24% : Integer -Jamsostek 3,7% : Integer -TunjanganJamsostek 3,7% : Integer -GajiKotor : Integer -GajiBersih : Integer -TotalPotongan : Integer -TotalPembayaran : Integer -NamaAccountBank : String
-NamaBank : String -NomerRekening : Integer +slip_gaji_dibuat() +dicetak()
Gambar 3.28 Class “Slip Gaji”
Gambar 3.29 Statechart Diagram Class “Slip Gaji” PPh 21
Class “PPh 21” menggambarkan event dimana informasi mengenai PPh 21 dibuat, di-edit, disetujui dan disimpan. Berikut ini adalah gambar 3.30 yang menggambarkan class “PPh 21” dengan pola behaviournya pada gambar 3.31.
PPh 21 -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -Lapisan1 : Integer -TarifLap1 : Integer -Lapisan2 : Integer -TarifLap2 : Integer -Lapisan3 : Integer -TarifLap3 : Integer -Lapisan4 : Integer -TarifLap4 : Integer -Lapisan5 : Integer -TarifLap5 : Integer -S/0 : Integer -S/1 : Integer -S/2 : Integer -S/3 : Integer -M/0 : Integer -M/1 : Integer -M/2 : Integer -M/3 : Integer -MaxBiayaJabatan : Integer -TarifBiayaJabatan : Integer -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String -Periode : String +informasi_PPh21 _dibuat()
+di-edit() +disetujui() +disimpan()
Gambar 3.30 Class “PPh 21”
Gambar 3.31 Statechart Diagram Class “PPh 21”
Jamsostek
Class “Jamsostek” menggambarkan event dimana informasi mengenai Jamsostek dibuat, di-edit, disetujui dan disimpan. Berikut ini adalah gambar 3.32 yang menggambarkan class “Jamsostek” dengan pola behaviournya pada gambar 3.33.
Jamsostek -NIK : String -Nama : String -Departemen : String -Jamsostek2% : Integer -Jamsostek0,3% : Integer -Jamsostek0,24% : Integer -Jamsostek 3,7% : Integer -StatusData : Integer -AlasanDitolak : String +informasi_Jamsostek _dibuat() +di-edit() +disetujui() +disimpan()
Gambar 3.32 Class “Jamsostek”
Laporan
Class “Laporan” menggambarkan event dimana laporan rincian PPh 21 dan jamsostek dibuat dan dicetak. Berikut ini adalah gambar 3.34 yang menggambarkan class “Laporan” dengan pola behaviournya pada gambar 3.35. Laporan -Periode : String -TotalPPh 21 : Integer -Departemen : Integer -TotalJamsostek0,3% : Integer -TotalJamsostek0,24% : Integer -TotalJamsostek3,7% : Integer +laporan_rincian_PPh21&jamsostek_dibuat() +dicetak()
Gambar 3.34 Class “Laporan”
