BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Sertco Quality didirikan pada tahun 2004 dan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi teknis yang berhubungan dengan industri minyak dan gas (migas). PT Sertco Quality secara aktif mengembangkan sumber daya manusianya dengan mengadakan berbagai macam kualifikasi pelatihan-pelatihan, serta menyediakan spesialis-spesialis teknik yang sangat berkualitas.
PT Sertco Quality menyediakan berbagai macam jasa inspeksi dan ekspedisi yang lengkap. Jasa pelayanan ini didukung oleh jaringan mendunia yang bekerja sama dengan tenaga yang ahli dan berkualitas dalam layanan jasa ini. Jasa-jasa pelayanan yang dilakukan oleh PT Sertco Quality meliputi : Inspeksi dan ekspedisi ke berbagai daerah, sertifikasi, konsultasi teknik, layanan tenaga kerja, pengujian bahan, jasa layanan hydro-test, pengujian dan perbaikan alat-alat teknik terkait dengan industri minyak dan gas.
3.1.2 Visi
Untuk menjadi patokan atau tolak ukur bagi perusahaan jasa teknik lainnya dalam hal pengembangan di lingkungan dan implementasi terhadap solusi yang berkesinambungan.
3.1.3 Misi
Menjadi perusahaan yang handal, inovatif dan rekan kerja yang aman, yang menyediakan nilai-nilai pelayanan yang baik untuk memastikan kualitas yang tinggi dan eksekusi biaya yang efektif terhadap proyek dengan klien.
3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas
3.1.4.2 Pembagian Tugas
Tugas dari masing-masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Direktur
a. Memonitor dari hari ke hari jalan dan pertumbuhan perusahaan, fungsi komersial, dan tanggap terhadap pasar.
b. Memonitor dan memastikan kepuasan pelanggan.
c. Memastikan seluruh kegiatan operasi perusahaan sesuai dengan hukum yang berlaku.
d. Memastikan dan memonitor efektivitas kinerja karyawan secara tepat.
e. Menentukan kebijakan perusahaan, integritas keuangan, dan menjaga rahasia perusahaan.
f. Memonitor keuangan perusahaan.
g. Memusatkan perhatian perusahaan untuk perkembangan ke depan. h. Bernegosiasi dengan pelanggan untuk mendapatkan PO.
i. Memastikan dan memonitor kegiatan operasional perusahaan sehingga seluruh pekerjaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
2. Manajer Operasional
Bertanggung jawab kepada direktur untuk:
a. Memastikan bahwa seluruh pekerjaan di lapangan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
c. Menjamin bahwa kewajiban profesional perusahaan dikerjakan oleh tenaga yang ahli yang mengusai bidang pekerjaan tersebut.
d. Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja senantiasa dijaga.
e. Memastikan sumber yang tersedia untuk perusahaan dibebankan sesuai tanggungan berdasarkan kontrak serta dilengkapi penghubung dengan direktur.
f. Pelaksanaan kontrak dari hari ke hari harus memperhatikan dan monitor kinerja divisi komersial.
g. Membantu direktur pada persiapan tender dan dokumen penawaran.
h. Membantu direktur pada organisasi setiap hari dan kontrol pada penopang administrasi untuk proyek dan staf teknik.
i. Memastikan dokumen proyek selalu dilaksanakan.
j. Memastikan bahwa tanggungan profesional perusahaan dibebankan pada kondisi yang sesuai dan disiplin staf selalu dijaga.
k. Memastikan diskusi dan hubungan dengan klien dilaksanakan.
l. Memastikan bahwa prosedur kualitas dibandingkan dengan hasil proyek adanya ketidaksesuaian dilaporkan kepada Direktur atau Perwakilan Kualitas Manajemen.
3. Human Resources Departemen & Administrasi
Bertanggungjawab kepada direktur untuk:
b. Membuat kualifikasi personil.
c. Kursus dan pelatihan terkait dengan pekerjaan masing-masing departemen. d. Melaksanakan penilaian kerja per tahun.
e. Merekrut karyawan baru.
f. Mengatur penomoran surat keluar dan mendistribusikan surat masuk. g. Menerima invoice dan memisahkannya.
h. Mengatur dan menjaga fasilitas kantor.
i. Peralatan alat tulis dan fasilitas fotokopi, termasuk semua form per-cetak untuk pelaporan proyek.
j. Memastikan bahwa time sheet dan expenses dihasilkan sesuai jadwal. k. Memastikan perjalanan dinas untuk staf dan biaya sesuai dengan level staf. l. Memastikan akomodasi jangka pendek dilaksanakan untuk staf lapangan
waktu berkunjung ke kantor pusat.
m. Menyediakan sarana penyimpanan yang sesuai untuk semua data administrasi.
n. Memastikan bahwa transportasi disediakan untuk pekerjaan di dalam dan luar negeri serta biaya sesuai dengan pekerjaan.
o. Memastikan perjanjian dibuat untuk akomodasi jangka pendek dan pembayaran kepada staf telah sesuai dengan persetujuan pekerja serta alokasi biaya sesuai dengan keuangan klien.
p. Saran operasional manager dari semua segi harus dilaksanakan anggotanya untuk dokumentasi dan disesuaikan dengan persyaratan administrasi.
4. Bagian Keuangan
Bertanggung jawab kepada direktur untuk:
a. Menyiapkan invoice dan faktur pajak. b. Memproses pembayaran gaji karyawan.
c. Menyiapkan, menghitung dan melaporkan Pph 21, 23, 25, 4(2), PPN.
d. Memonitor jatuh tempo piutang dan hutang klien, menghitung serta menyiapkan pembayaran menggunakan cek atau bilyet giro.
e. Memonitor advance dan expenses semua karyawan. f. Rekonsiliasi bank dan Petty Cash.
g. Menyiapkan Bank Payment, Voucher, dan Bank Receipt Voucher. h. Membuat jurnal dan input semua transaksi.
i. Pelaporan keuangan setiap bulan yang harus dilaporkan kepada direktur. j. Mengoptimisasikan dan mengatur Cash Flow perusahaan.
k. Membuat filling document.
5. Bagian Dokumen Kontrol
Bertanggung jawab kepada manajer operasional untuk:
a. Membantu operasional dokumentasi yang ada di PT Sertco Quality
b. Membantu dan menyimpan data-data operasional serta Dokumentasi Surat Menyurat dengan terorganisir.
c. Menyimpan data Pressure Vessel dan Pipeline. d. Menyimpan data-data standar untuk inspeksi.
e. Mengupdate status semua dokumen persatu bulan dan menginformasikan ke manajer operasional.
6. Tender Marketing
Bertanggung jawab kepada direktur untuk :
a. Proses semua tender, termasuk persiapan dokumen penawaran dan perlengkapan.
b. Komunikasi dengan bagian keuangan mengenai besaran penawaran yang ditawarkan.
c. Memonitor dokumen penawaran dan daftar proposal penawaran sudah dikirim.
d. Mempersiapkan jadwal pelaksanaan pekerjaan setelah kontrak dimenangkan. e. Memastikan bahwa Permohonon Proyek Kerja telah sesuai.
f. Memberi masukan kepada direktur mengenai klien.
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan pada PT Sertco Quality
1. Perekrutan Karyawan Baru
Kegiatan awal perusahaan yaitu perekrutan karyawan baru. Proses perekrutan tersebut dimulai pada saat atasan masing-masing unit meminta penambahan karyawan baru dengan mengisi form permintaan karyawan baru yang disediakan oleh HRD. Setelah form diisi, HRD akan membuka lowongan pekerjaan baik melalui surat kabar maupun internet. Setelah ada surat lamaran
yang diterima oleh perusahaan, bagian HRD akan menyeleksi sekumpulan surat lamaran secara lebih lanjut untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
Proses seleksi adalah langkah-langkah selanjutnya guna memutuskan pelamar yang dipilih untuk dipekerjakan di perusahaan. Prosesnya dimulai dengan pemanggilan pelamar untuk interview dan berakhir dengan keputusan untuk diterima sebagai karyawan perusahaan. Lalu dilakukan proses penempatan karyawan baru termasuk proses administrasi dan kegiatan orientasi.
2. Penempatan Karyawan Baru
Setelah karyawan diterima untuk bekerja di perusahaan, maka bagian HRD akan melakukan proses penempatan bagi karyawan baru. Karyawan baru ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan keahlian karyawan yang dinilai layak untuk menempati bagian tersebut. Setelah karyawan ditempatkan dalam satu bagian di perusahaan, maka karyawan akan diberikan rincian pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan keinginan perusahaan.
3. Absensi
Karyawan melakukan absensi saat waktu masuk kerja dan saat pulang kerja. Absensi dilakukan dengan mesin finger print. Jika karyawan tidak melakukan absensi di mesin tersebut, maka karyawan akan dinyatakan absen. Mesin absensi juga menunjukan waktu masuk dan pulang karyawan.
4. Pelatihan
Perusahaan melakukan kegiatan pelatihan bagi karyawan guna mengembangkan kemampuan karyawan. Pelatihan dilakukan secara rutin bagi seluruh karyawan baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Dengan pelatihan yang dilakukan, perusahaan mengharapkan karyawan dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Seluruh biaya pelatihan ditanggung oleh perusahaan. Setelah karyawan mengikuti suatu pelatihan, akan diadakan evaluasi pelatihan dari manajer terhadap karyawan.
5. Cuti
Karyawan dapat melakukan permohonan cuti dengan mengisi surat permohonan cuti yang diisi dan diserahkan ke bagian HRD. Cuti yang dapat dilakukan karyawan adalah 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan tidak dapat melakukan cuti melebihi batas waktu tersebut, kecuali untuk alasan-alasan tertentu yang disetujui oleh pihak manajemen.
6. Pembayaran Gaji
Pembayaran gaji di perusahaan dilakukan 2 kali dalam sebulan. Pembayaran gaji yang pertama dilakukan setiap tanggal 15. Ini disebut dengan gaji pokok karyawan, yang telah ditetapkan besarnya oleh perusahaan dan tidak dapat berubah-ubah setiap bulannya, kecuali adanya kenaikan gaji pokok secara serentak. Pembayaran gaji yang kedua dilakukan setiap tanggal 25. Ini disebut tunjangan karyawan, yang dihitung jumlahnya berdasarkan hari kerja karyawan.
Jika karyawan tidak masuk kerja, maka uang tunjangan ini akan dipotong, sehingga jumlah uang tunjangan dapat tidak tetap jumlahnya untuk setiap bulan.
7. Pajak
Penghitungan dan pembayaran pajak menggunakan PPH 21 yang akan langsung dibebankan kepada karyawan dan langsung dipotong pada penerimaan gaji bulanan karyawan.
8. Pemberhentian Kerja
Pemberhentian kerja di perusahaan dapat terjadi karena keinginan perusahaan maupun keinginan karyawan. Jika perusahaan yang melakukan pemberhentian bagi karyawan, maka perusahaan akan mengeluarkan surat pemberhentian kerja bagi karyawan. Tetapi jika karyawan yang ingin melakukan pemberhentian kerja, maka karyawan harus mengisi form pemberhentian kerja yang akan diserahkan ke bagian HRD. Setiap karyawan yang berhenti dengan alasan yang jelas, akan mendapatkan uang tunjangan sesuai dengan ketetapan perusahaan.
3.2.2 Formulir pada Sistem yang berjalan
1. Form Permintaan Karyawan Baru
Form Permintaan Karyawan Baru adalah form yang dibuat untuk melakukan permintaan perekrutan karyawan baru. Dalam form ini berisi detail kualifikasi karyawan seperti apa yang dibutuhkan dan bagian apa yang
membutuhkan penambahan karyawan serta jumlah karyawan baru yang ingin direkrut.
2. Form Wawancara Calon Karyawan
Form Wawancara Calon Karyawan adalah form yang berisi detail wawancara yang dilakukan dengan calon karyawan yang telah lolos seleksi. Dalam form ini berisi keterangan wawancara apa saja yang dilakukan dan juga siapa yang melakukan wawancara. Dalam form ini juga terdapat perjanjian kerja yang dibuat dengan calon karyawan apabila calon karyawan lolos dalam tahap wawancara dan menjadi karyawan.
3. Surat Penolakan
Surat Penolakan adalah surat yang dibuat oleh bagian HRD kepada pelamar-pelamar yang melamar dalam perusahaan. Apabila pelamar tidak lolos dalam seleksi tahap awal, maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan.
4. Form Penilaian Masa Percobaan
Form Penilaian Masa Percobaan adalah form hasil penilaian yang dilakukan oleh bagian-bagian yang terkait untuk menilai karyawan selama masa percobaan. Dalam form ini terdapat hasil apakah karyawan dapat diangkat menjadi karyawan tetap atau tidak.
5. Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dibuat pada saat karyawan berhasil melewati masa percobaan dengan baik. Karena itu dibuat surat ini untuk menyatakan bahwa karyawan telah menjadi karyawan tetap di perusahaan dan tidak lagi dalam masa percobaan.
6. Form Data Karyawan
Form Data Karyawan adalah form yang dibuat untuk mendata karyawan di dalam perusahaan. Form ini dibuat berdasarkan form wawancara calon karyawan. Dalam form ini berisi identitas dan keterangan umum mengenai karyawan, seperti tempat dan tanggal lahir, agama, tinggi dan berat badan, status, alamat, kewarganegaraan, serta keterangan khusus mengenai karyawan seperti limit pinjaman yang dimiliki oleh karyawan, gaji, tunjangan, maupun masa kontrak karyawan.
7. Form Permohonan Pelatihan
Form Permohonan Pelatihan dibuat oleh bagian HRD pada saat ingin melakukan pelatihan bagi karyawan. Bagian HRD akan mengisi form ini untuk dilihat oleh manajer. Dalam form ini terdapat seluruh keterangan mengenai pelatihan yang akan dilakukan. Seperti judul pelatihan, lokasi, tanggal pelatihan, dan biaya yang diperlukan. Jika manajer menyetujui permohonan pelatihan, maka form ini akan ditandatangani oleh manajer, dan bagian HRD dapat segera mengatur pelatihan yang akan dilakukan.
8. Form Evaluasi Pelatihan
Form Evaluasi Pelatihan dibuat pada saat pelatihan telah selesai dilakukan oleh karyawan. Manajer akan melihat hasil evaluasi pelatihan yang dilakukan oleh karyawan melalui form ini. Dalam form ini terdapat kriteria penilaian atas pelatihan yang telah dilakukan dan juga komentar dari peserta pelatihan maupun bagian yang berkepentingan.
9. Form Permohonan Izin
Form Permohonan Izin diisi oleh karyawan jika karyawan ingin melakukan permohonan izin. Form ini harus diserahkan kurang lebih dua minggu sebelum karyawan ingin melakukan izin. Manajer harus mengecek dan menandatangani surat ini terlebih dahulu sebelum karyawan dapat melakukan izin.
10.Form Pinjaman
Form pinjaman diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan permohonan pinjaman kepada perusahaan. Setelah karyawan mengisi form pinjaman, bagian HR akan mengecek kelengkapan form ini dan kesesuaian dengan persyaratan pinjaman, lalu akan diserahkan kepada manajer. Jika manajer menyetujui permohanan pinjaman ini, maka akan diproses lebih lanjut oleh bagian keuangan, dan pinjaman akan dicatat oleh bagian akuntansi.
11.Slip Gaji
Slip Gaji merupakan bukti pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan. Seluruh karyawan akan mendapatkan slip gaji di akhir bulan setelah pembayaran gaji sudah dilakukan.
12.Form Pemberhentian Kerja
Form ini diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan permohonan berhenti kerja. Karyawan harus mengisi form ini dan mengajukan kepada bagian HRD terlebih dahulu satu bulan sebelum ingin berhenti kerja. Bagian HRD akan meminta persetujuan manajer atas keinginan berhenti yang dilakukan oleh karyawan. Jika manajer menyetujui maka manajer akan menandatangani form ini, dan karyawan dinyatakan tidak lagi menjadi karyawan perusahaan.
3.2.3 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT SERTCO QUALITY 1. Karyawan
Jumlah karyawan pada PT Sertco Quality berjumlah 50 orang. Hingga saat ini tidak ada jenjang karir bagi karyawan. Karyawan di PT Sertco Quality dibagi menjadi 3 bagian besar, yaitu :
a. Karyawan Tetap
Karyawan yang terikat hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu yang tidak terbatas setelah berhasil melalui masa percobaan.
b. Karyawan kontrak
Karyawan yang dikontrak untuk jangka waktu tertentu dan bertugas di lapangan.
c. Karyawan percobaan
Calon karyawan yang telah berhasil melewati seluruh tahapan seleksi karyawan dan akan mengikuti masa percobaan selama 3 bulan. Apabila berhasil dengan hasil yang baik dalam masa percobaan, maka akan diangkat menjadi karyawan tetap.
2. Waktu Kerja
Pada dasarnya waktu kerja ditetapkan 8 jam sehari, selama 5 hari dalam seminggu. Untuk hari kerja senin sampai dengan kamis, waktu kerja adalah pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00. Yang diselingi dengan jam istirahat pada pukul 12.00 sampai pukul 13.00. Sedangkan untuk hari jumat, waktu kerja adalah sama. Tetapi jam istirahat dimulai dari pukul 11.30 sampai pukul 13.00. 3. Daftar Hadir
Semua karyawan diharuskan mengikuti daftar hadir dan jam kerja yang ada. Pelanggaran oleh karyawan dalam peraturan daftar hadir ini, yaitu datang terlambat dan meninggalkan / pulang kantor sebelum waktu jam kantor selesai tanpa alasan yang jelas dan izin khusus dari kepala seksi / departemen bersangkutan dapat dianggap pelanggaran peraturan perusahaan dan dikenakan hukuman yang berlaku pada perusahaan sesuai dengan peraturan-peraturan syarat kerja yang ada.
4. Ketentuan kerja lembur
Maksimum Kerja Lembur adalah tiga jam dalam satu hari dan empat belas jam dalam satu minggu, delapan jam dalam satu hari waktu kerja siang hari pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi yang ditetapkan serta tujuh jam dalam satu hari waktu kerja malam hari pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi yang ditetapkan.
Tarif kerja lembur disesuaikan dengan lamanya waktu lembur yang dilakukan, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kerja lembur pada hari biasa ditetapkan delapan jam sehari dan lima hari dalam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut:
• Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar sebesar satu setengah kali upah sejam.
• Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar sebesar dua kali upah sejam.
b. Kerja lembur pada hari istirahat dan hari libur resmi
• Untuk setiap jam dalam batas delapan jam harus dibayar sebesar dua kali upah sejam.
• Jam kerja ke sembilan harus dibayar sebesar tiga kali upah sejam.
• Jam kerja ke sepuluh dan seterusnya harus dibayar empat kali upah sejam. 5. Ketentuan cuti tahunan
Setiap karyawan berhak atas cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja setelah karyawan bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut. Bagi karyawan yang akan mengambil cuti tahunan harus mengisi formulir permintaan
cuti tahunan yang disetujui langsung oleh atasan. Dalam persetujuan cuti tahunan, atasan karyawan tersebut harus memastikan tentang adanya beban pekerjaan pekerja yang telah diselesaikan dan diserah terimakan kepada penggantinya. Permintaan cuti tahunan harus diajukan secara tertulis selambat-lambatnya dua minggu sebelum hak cuti tahunan mulai diambil.
Karyawan yang telah bekerja selama enam tahun secara terus-menerus, pada tahun ketujuh berhak mendapatkan cuti panjang selama satu bulan dan pada tahun kedelapan mendapatkan hak cuti panjang selama satu bulan ditambah setengah bulan upah. Perusahaan akan menerapkan pelaksanaan cuti panjang sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
6. Izin meninggalkan kantor
Karyawan dapat diberikan izin untuk meninggalkan pekerjaan dengan upah untuk keperluan sebagai berikut:
i. Karyawan yang absen karena menjalankan hak dan kewajiban untuk pemilihan umum.
ii. Karyawan yang absen karena harus menjalani wajib militer, kecuali bila peraturan perundang-undangan menetapkan lain.
iii. Karyawan yang absen karena harus memenuhi panggilan pihak yang berwajib.
iv. Karyawan yang diberi izin meninggalkan pekerjaan untuk hari-hari tersebut dibawah ini:
a. Pernikahan karyawan, tiga hari.
b. Pernikahan anak karyawan, dua hari.
c. Istri karyawan melahirkan/keguguran, dua hari.
d. Istri / suami / anak / orang tua / mertua / menantu karyawan meninggal dunia, tiga hari.
e. Orang yang menjadi tanggungan karyawan dan tinggal di rumah karyawan meninggal dunia, satu hari.
f. Khitanan anak karyawan, dua hari.
g. Pembaptisan anak karyawan, dua hari.
h. Wisuda, 1 satu hari.
i. Pindah rumah, satu hari.
v. Istirahat sakit
Ketidakhadiran karyawan karena sakit harus diinformasikan kepada pengawas yang berwenang dan bagian HRD. Karyawan yang tidak dapat bekerja karena sakit lebih dari satu hari memerlukan surat keterangan istirahat dari dokter.
vi. Cuti hamil
Karyawati yang telah menikah dan hamil berhak atas cuti hamil dengan upah penuh selama tiga bulan yaitu satu setengah bulan sebelum melahirkan dan satu setengah bulan setelah melahirkan. Karyawati tersebut wajib memberitahukan kepada perusahaan segera setelah kehamilan diketahui dan disertai dengan surat keterangan dokter. Waktu cuti hamil diatas sebelum dan sesudah dapat berubah sesuai dengan kondisi kesehatan karyawati tersebut dan tidak melebihi tiga bulan.
vii. Mengikuti ujian
Karyawan dapat diizinkan meninggalkan pekerjaan selama menempuh ujian kesarjanaan. Izin ini dapat diberikan kepada karyawan yang sebelumnya telah melaporkan kepada perusahaan bahwa karyawan tersebut sedang dalam program pendidikan untuk meraih gelar sarjana dan akan menjalankan ujian menurut ketentuan yang berlaku di universitas/akademi/perguruan tinggi yang bersangkutan. Dalam hal tertentu karyawan dapat meminta cuti dimuka.
viii. Menjalankan ibadah haji
Untuk keperluan menjalankan ibadah haji, kepada karyawan yang bersangkutan akan diberikan dispensasi meninggalkan pekerjaan dengan upah penuh selama waktu yang diperlukan sesuai dengan program perjalanan haji yang diambil.
Karyawan dapat diberikan izin meninggalkan pekerjaan tanpa upah untuk keperluan pribadi sebagai berikut:
a. Kepentingan keluarga paling lama lima hari kerja dalam satu bulan, tetapi tidak lebih dari tiga puluh hari kerja dalam setahun.
b. Keperluan belajar atau ikut suami/istri dinas paling lama satu tahun setelah karyawan mempunyai masa kerja lima tahun terus menerus dengan tidak terputus (tidak akumulatif).
c. Untuk kepentingan pada poin a, karyawan harus mengajukan permohonan secara tertulis dan disetujui oleh kepala seksi dan bagian HRD. Dan pada poin b, permohonan karyawan tersebut atas persetujuan manajemen (dewan direksi).
d. Apabila hal mendesak, karyawan dapat memberitahukan melalui telepon kepada atasannya langsung atau personalia, dan setelah menjalani izin tersebut, karyawan diwajibkan mengisi formulir izin pada hari pertama masuk kerja.
Karyawan yang meninggalkan pekerjaan tanpa izin atau alasan yang dapat diterima perusahaan, dikenakan sanksi atas tindakan indispliner sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagi karyawan yang tidak masuk kerja selama lima hari kerja berturut-turut tanpa pemberitahuan kepada perusahaan dan telah dipanggil secara tertulis kepada karyawan dikategorikan sebagai mangkir dan dapat dikualifikasikan sebagai mengundurkan diri.
7. Pengupahan
Upah adalah remunerasi (imbalan) yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan dan jasanya. Upah terdiri dari pokok dan tunjangan tetap.
a. Upah pokok
Adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan.
b. Tunjangan tetap
Adalah tunjangan yang diberikan dalam jumlah yang tetap dan secara teratur pembayarannya, tidak diberikan atas dasar kehadiran, tidak dikaitkan dengan pencapaian prestasi atau kondisi tertentu, serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan ditetapkan dalam pengajuan kenaikan upah yang telah disetujui oleh Board of Director.
Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang diberikan perusahaan kepada karyawan secara teratur berdasarkan atas kehadiran, serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan ditetapkan dan diatur berdasarkan keputusan dewan direksi. Tunjangan tidak tetap yang dimaksud adalah tunjangan transportasi dan tunjangan makan.
Pembayaran upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya. Apabila tanggal 25 jatuh pada hari libur, maka pembayaran upah dibayarkan pada hari kerja sebelum hari libur tersebut. Daftar hadir (timesheets) termasuk overtime (bila ada) harus sudah masuk di bagian HRD setiap tanggal 15 pada bulan
tersebut dan bila tanggal 15 jatuh pada hari libur maka penyerahan timesheets pada hari kerja sebelumnya.
Kepada karyawan yang diputuskan hubungan kerjanya tanpa pemberian uang pesangon dibayarkan upah penuh untuk bulan dia diberhentikan, termasuk karyawan dalam masa percobaan. Pajak atas pendapatan karyawan ditanggung oleh perusahaan.
8. Pinjaman
Pinjaman dapat diberikan bagi karyawan tetap yang telah bekerja minimal satu tahun dan benar-benar membutuhkan uang untuk keperluan mendesak. Ketentuan pinjaman untuk keperluan mendesak adalah karyawan yang bersangkutan mengisi formulir pinjaman dilengkapi dengan alasan dan bukti penggunaan pinjaman (contoh : copy surat kontrak rumah, uang sekolah anak, dll) dan surat kuasa pemotongan gaji atas pinjaman tersebut. Keperluan yang dapat dianggap mendesak adalah seperti : untuk membayar pendaftaran sekolah, untuk membiayai keluarga yang sakit (suami/istri/anak), untuk memperbaiki/membangun rumah, untuk menikah. Bagian HRD akan mengecek kebenaran dari alasan tersebut untuk memastikan apakah permohonan untuk pinjaman sudah sesuai dengan syarat di atas. Jika sudah sesuai maka pinjaman akan diberikan sesuai dengan persetujuan dari atasan. Perusahaan mempunyai kebijakan untuk memberikan pinjaman jangka pendek yang pengembaliannya dengan memotong upah bulanan.
9. Masa Kerja
Masa kerja seorang karyawan yang diakui adalah masa kerja aktif yang tidak terputus. Masa kerja di hitung mulai dari tanggal bekerja. Tanggal mulai bekerja adalah tanggal dimana karyawan di dalam perjanjian kerja dinyatakan mulai bekerja secara resmi. Masa kerja tersebut di atas dipergunakan sebagaimana dasar perhitungan untuk memperoleh: Istirahat tahunan, penghargaan masa kerja, pembayaran kompensasi sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja .
10.Kesehatan dan Pengobatan
Perusahaan akan membantu karyawan beserta keluarganya yang terdaftar dan diakui dengan menyediakan fasilitas pengobatan dan perawatan kesehatan atas biaya perusahaan.
11.Perjalanan Dinas
Untuk kepentingan kelancaran operasi perusahaan maka perusahaan sewaktu-waktu dapat menugaskan karyawannya untuk keperluan kunjungan dinas, tugas sementara, atau pemindahan. Yang dimaksud dengan keperluan tugas perusahaan antara lain adalah: Peninjauan, pertemuan / rapat, pemeriksaan, pendidikan / pelatihan. Semua perjalanan dinas harus dilaksanakan dengan persetujuan Direktur / kepala bagian dari departemen karyawan yang bersangkutan. Persetujuan itu berupa tanda tangan persetujuan direksi pada Travel Authorization / Business Travel Form.
12.Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Semua PHK terlebih dahulu harus mendapat persetujuan tertulis dari manajemen perusahaan, kecuali dalam masa percobaan atas permintaan sendiri, atau meninggal dunia. Bagi karyawan yang mengundurkan diri harus mengajukan permohonan pengunduran dirinya tiga puluh hari sebelum hari pengunduran dirinya dengan mengisi form berhenti kerja. Jika disetujui oleh manajemen, maka akan diberikan surat referensi kerja, uang pisah dan uang penggantian hak sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3.3 Proses bisnis pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan
1. Proses Perekrutan
Proses perekrutan dimulai pada saat adanya permintaan penambahan karyawan baru dari manajemen. Bagian unit yang ingin melakukan permintaan karyawan baru harus mengisi form penerimaan karyawan baru yang telah disediakan oleh bagian HRD. Setelah itu, maka bagian HRD akan membuka lowongan pekerjaan, dan mulai menyeleksi surat-surat lamaran yang masuk. Bagi calon karyawan yang lolos pada seleksi awal, akan mendapatkan surat panggilan wawancara. Jika calon karyawan tidak lolos pada seleksi, maka akan mendapatkan surat penolakan dari perusahaan, sedangkan bagi calon karyawan yang lolos akan mendapatkan surat perjanjian kerja untuk mengikuti masa percobaan. Dan karyawan akan diminta untuk mengisi data sebagai karyawan.
2. Proses Absensi
Karyawan harus melakukan absensi setiap masuk dan keluar pada saat hari kerja. Absensi dilakukan melalui mesin finger print. Pada setiap akhir bulan, bagian admin akan mengecek seluruh data absensi karyawan, dan membuat laporan absensi yang harus diserahkan kepada manajer.
3. Proses Pelatihan
Gambar 3.4 Rich Picture proses pelatihan
Pada saat akan dilakukan pelatihan bagi karyawan, bagian HRD harus mengajukan form permohonan pelatihan kepada manajer terlebih dahulu. Apabila manajer menyetujui untuk diadakan pelatihan bagi karyawan, maka bagian HRD akan memberikan pelatihan bagi karyawan. Setelah pelatihan dilakukan akan diadakan evaluasi pelatihan oleh bagian HRD, dan hasil dari evaluasi pelatihan akan diserahkan kepada manajer.
4. Proses Cuti (izin)
Gambar 3.5 Rich Picture proses cuti (izin)
Karyawan yang ingin melakukan permohonan cuti (izin) harus mengisi form permohonan izin dan diserahkan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan mengecek form permohonan izin tersebut, apabila sesuai dengan ketentuan perusahaan, maka bagian HRD akan menyampaikan permohonan tersebut kepada manajer. Jika manajer menyetujui permohonan tersebut, maka bagian HRD akan memberikan keterangan cuti kerja bagi karyawan.
5. Proses Pinjaman
Gambar 3.6 Rich Picture proses pinjaman
Karyawan yang ingin melakukan pinjaman harus mengisi form permohonan pinjaman dan diserahkan ke bagian admin. Lalu bagian admin akan mengecek kelengkapan form permohonan pinjaman dan alasan karyawan melakukan permohonan pinjaman. Setelah itu, bagian admin akan menyampaikan permohonan pinjaman kepada manajer, jika manajer menyetujui permohonan pinjaman, maka bagian admin akan menyerahkan form permohonan kepada bagian finance, untuk memberikan pinjaman dan bukti pinjaman kepada karyawan. Bagian finance juga harus menyerahkan bukti pinjaman karyawan kepada bagian akuntansi untuk dicatat dalam data pinjaman karyawan.
6. Proses Penggajian
Gambar 3.7 Rich Picture proses penggajian
Pada saat akan melakukan pembayaran gaji, bagian payroll akan meminta data absensi dari bagian admin, yang akan digunakan untuk menghitung gaji seluruh karyawan. Setelah bagian payroll menghitung seluruh gaji karyawan, maka data gaji karyawan akan diserahkan ke bagian finance untuk dicek, dan bagian finance akan menyerahkan data gaji kepada bank, untuk segera ditransfer kepada karyawan. Setelah bank mentransfer gaji karyawan, bagian finance akan memberikan slip gaji kepada karyawan, dan juga kepada bagian accounting untuk dicatat beserta bukti pembayaran gaji seluruh karyawan. Setelah itu bagian accounting akan menyerahkan data pembayaran gaji, dan bagian payroll akan menyerahkan laporan gaji kepada manajer.
7. Proses Pemberhentian kerja
Gambar 3.8 Rich Picture proses pemberhentian kerja
Karyawan yang ingin berhenti kerja, harus melakukan permohonan berhenti kerja dengan mengisi form permohonan berhenti kerja dan diserahkan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan mengecek kelengkapan form tersebut, dan alasan karyawan ingin berhenti kerja. Lalu bagian HRD akan menyampaikan permohonan tersebut kepada manajer. Apabila manajer menyetujui permohonan tersebut, maka bagian HRD akan memberikan pernyataan berhenti kerja kepada karyawan sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan.
3.4 Kelemahan Sistem Berjalan
1. Sering terjadi keterlambatan penghitungan gaji karena bagian penggajian menghabiskan waktu yang lama untuk mengumpulkan kembali data yang berhubungan dengan perhitungan gaji.
Bagian penggajian memiliki tanggung jawab untuk menghitung seluruh data yang berhubungan dengan gaji karyawan, dan memasukkan variabel-variabel tersebut ke dalam Ms.Excel. Proses ini memerlukan waktu yang cukup lama karena memerlukan ketelitian untuk menggabungkan setiap data-data yang terkait seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan, pengobatan, pinjaman, dan bonus karyawan. Selain menghabiskan waktu yang cukup lama untuk memasukkan seluruh data tersebut, seringkali kesalahan terjadi dalam perhitungan gaji.
2. Karyawan yang seharusnya tidak mendapatkan pinjaman karena telah melebihi batas pinjaman, masih bisa mendapatkan pinjaman.
Pada saat karyawan ingin melakukan pinjaman, bagian admin tidak dapat mengetahui dengan langsung apakah karyawan telah mencapai batas pinjaman atau belum, sehingga banyak karyawan yang mendapatkan pinjaman melebihi batas yang telah ditentukan oleh perusahaan.
3. Perusahaan sering mengalami kerugian karena tetap mengeluarkan biaya gaji bagi karyawan kontrak yang telah berakhir masa kontraknya.
Setiap karyawan kontrak memiliki masa kontrak sesuai dengan keputusan yang telah ditentukan perusahaan, tetapi perusahaan tidak memiliki reminder pada saat ada karyawan yang masa kontraknya telah habis. Sehingga perusahaan harus membayar gaji lebih untuk karyawan kontrak yang bekerja melebihi masa kontraknya.
4. Sering terjadi keterlambatan penyampaian informasi untuk pengambilan keputusan karena personel staff menghabiskan waktu yang lama untuk mencari data yang dibutuhkan.
Manajer maupun Personel staff seringkali membutuhkan data yang diperlukan pada saat yang sangat mendesak. , tetapi seringkali pada saat data dibutuhkan, membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan data-data tersebut. Hal ini disebabkan karena data tersimpan di dalam arsip-arsip yang sangat banyak dan berbeda-beda. Sehingga saat ingin mencari suatu data, bagian terkait harus memeriksa masing-masing arsip satu-persatu.
5. Perusahaan kesulitan dalam melakukan penilaian prestasi untuk pemberian reward & punishment karena tidak adanya standar penilaian kerja karyawan.
Perusahaan pasti ingin mengetahui evaluasi hasil kerja setiap karyawan yang bekerja di dalam perusahaan terkait dengan pemberian reward & punishment. Tetapi hal ini sulit diketahui oleh perusahaan, karena tidak ada standar penilaian
kerja bagi karyawan. Manajemen hanya mengetahui hasil kerja karyawan berdasarkan output yang dihasilkan melalui pekerjaan yang dilakukan karyawan.
6. Sering terjadi keterlambatan dan kesulitan dalam pembuatan laporan absensi yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan penyampaian laporan kepada manajemen.
Bagian admin yang bertanggung jawab untuk membuat laporan absensi karyawan seringkali mengalami kesulitan karena harus menghitung variabel-variabel yang terkait dengan absensi secara manual satu persatu. Karena sistem absensi hanya menghasilkan daftar absensi, dimana jumlah izin, cuti, lembur, training, serta absen tidak dihitung.
3.5 Usulan Pemecahan Masalah
1. Membuat bentuk fungsi penggajian, agar penghitungan gaji dengan variabel-variabel yang terkait, seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan, pengobatan, pinjaman, dan bonus karyawan dapat dihitung langsung secara keseluruhan, sehingga tidak ada kesalahan dalam penghitungan gaji.
2. Dengan sistem HRM yang dirancang, di dalam form pinjaman karyawan, akan diketahui limit pinjaman karyawan, sehingga jika karyawan akan meminjam melebihi limit yang ada, permohonan pinjaman akan ditolak.
3. Sistem HRM yang dapat memberikan pengingat (reminder) pada saat karyawan kontrak telah memasuki akhir dari masa kontrak kerjanya.
4. Merancang sistem HRM yang dapat mempermudah pencarian data terkait kepegawaian.
5. Merancang sistem HRM untuk dapat menghasilkan laporan absensi secara otomatis di setiap akhir bulan.
6. Sistem yang mampu mengukur penilaian kerja karyawan dan menghasilkan hasil evaluasi kerja karyawan secara otomatis pada saat dilakukan penilaian kinerja karyawan.
3.6 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Sertco Quality
No. Sebab Akibat Usulan Teori
1. Waktu yang lama dalam pengumpulan data sehubungan dengan gaji Bagian penggajian sering mengalami keterlambatan penghitungan gaji Sistem informasi dengan aplikasi penggajian Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J 2. Tidak adanya pemeriksaan terhadap limit pinjaman Karyawan yang telah melebihi limit
pinjaman masih dapat melakukan pinjaman Sistem pengendalian yang menampilkan sisa limit pinjaman saat dilakukan permohonan pinjaman Rama, Dasaratha V. & Jones, Frederick L
3. Tidak adanya sistem pengingat bagi karyawan kontrak
Karyawan kontrak yang telah habis masa kontraknya masih mendapatkan gaji Sistem pengingat yang menampilkan masa akhir kontrak karyawan Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J
4. Waktu yang lama dalam pencarian data
yang dibutuhkan Keterlambatan penyampaian informasi Sistem HRM yang mengintegrasikan seluruh data karyawan
Jones & Rama
5. Tidak adanya standar penilaian kerja karyawan Perusahaan kesulitan dalam melakukan penilaian prestasi bagi karyawan Adanya hasil evaluasi karyawan yang dinilai berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan Dessler, Gary 6. Keterlambatan dalam pembuatan laporan absensi Keterlambatan penyampaian laporan kepada manajemen Sistem HRM yang mengintegrasikan data-data terkait absensi McLeod, Raymond & George P.Schell
