BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

23 3.1 Latar Belakang Perusahaan

PT Total Prime Engineering (TPE) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan seal yang berlokasi di Jl Kedoya Raya No.01, Kebun Jeruk, Jakarta Barat. Pada tahun 2007, Bapak Irwan Limpah mendirikan PT Total Prime Engineering (TPE) berlokasi di Srengseng, Jakarta Barat. Di tahun 2008, PT Total Prime Engineering (TPE) mulai menjalin kerjasama dengan distributor resmi seal yang bernama CHO Sealing Tech. Selanjutnya tahun 2009, PT Total Prime Engineering (TPE) kembali menjalin kerjasama distributor resmi seal yang bernama FP PARIS dan membuka cabang di Cikarang. Dalam waktu yang bersamaan PT Total Prime Engineering (TPE) juga mengadakan workshop dikawasan industri Jababeka, kemudian perusahaan tersebut membeli mesin CNC berukuran 350 mm. PT Total Prime Engineering (TPE) kembali menjalin kerja sama dengan distributor resmi seal dari Vulcan (UK) dan mengembangkan bisnis baru yang bernama Cylinder Hidrolik di tahun 2010. Kemudian tahun 2011, PT Total Prime Engineering (TPE) membeli mesin CNC berukuran 500 mm, kemudian membuka cabang di Cilegon dan bengkel di Kedoya.

Sebagai pemain baru didalam industri seal, PT Total Prime Engineering (TPE) telah memenangkan beberapa penghargaan. Dengan memberi pelayanan terbaik kepada pelanggan melalui pengetahuan produk yang dimiliki oleh karyawan, ketersediaan ukuran seal yang lengkap, dan biaya yang efektif membuat kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi dengan baik. Seal yang dihasilkan oleh PT Total Prime Engineering (TPE) telah mengalami perbaikan dalam bentuk desain dan teknologi yang digunakan dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pengenalan bahan baku, konsep desain, tingkat kenerja, dan kehandalan. Area bisnis dari PT Total Prime Engineering (TPE) lebih kearah otomotif, perangkat mobile, peralatan minyak dan gas, petrokimia, pembuatan kapal, semikonduktor, chip manufaktur, makanan dan farmasi, peralatan industri.

(2)

3.2 Visi dan Misi PT Total Prime Engineering (TPE) Visi PT Total Prime Engineering (TPE) adalah :

1. “to be the BEST SEALING & ENGINEERING COMPANY WITHIN, and beyond Indonesia.

2. The BEST sealing solution company.

3. The BEST hydraulic cyilinder for repair,& manufactur. Misi PT Total Prime Engineering (TPE) adalah :

“to be the preferred one stop sealing solution and hydraulic cylinder repair & manufacturing by delivering quality products with reasonable price ,timely delivery and satisfactory customer service to building long term partnership”

3.3 Struktur Organisasi PT Total Prime Engineering (TPE)

Struktur organisasi dapat digunakan untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara setiap bagian dan posisi yang ada disetiap organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk tercapainya tujuan perusahaan.

Untuk lebih jelasnya mengenai struktur organisasi akan diperlihatkan struktur organisasi PT Total Prime Engineering (TPE) beserta tugas dan tanggung jawabnya dari masing-masing bagian (Gambar3.1).

(3)

3.4 Deskripsi Pekerjaan

3.4.1 Divisi Produksi (Workshop)

a. Nama Posisi : Supervisor Workshop Tugas dan tanggung jawab :

1. Membuat barang (memproduksi hydraulic).

2. Mengambil tugas pekerjaan (miling, las, assembling) jika ada operator yang tidak masuk.

3. Membantu pengerjaan operator.

4. Bekerja sama dengan semua divisi mengenai pekerjaan. 5. Melakukan inspeksi, baik di dalam maupun luar kantor. b. Nama Posisi : Operator Miling

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membuat barang mentah menjadi barang jadi. 2. Melakukan miling, dan pengeboran.

c. Nama Posisi : Operator Las Tugas dan tanggung jawab :

1. Membuat barang mentah menjadi barang jadi. 2. Melakukan pengelasan.

d. Nama Posisi : Helper Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu dalam proses produksi barang.

2. Melakukan pembongkaran terhadap barang yang akan ditukar. 3. Melakukan perakitan barang setelah selesai di produksi. e. Nama Posisi : Operator Bubut

1. Membuat barang mentah menjadi barang jadi. 2. Melakukan pengeboran.

3. Melakukan penghalusan terhadap barang yang diproduksi. f. Nama Posisi : Supervisor Operator CNC

1. Mengoperasikan mesin untuk produksi seal. 2. Memahami setiap fungsi seal yang diproduksi. 3. Perawatan mesin seal.

(4)

5. Pendataan kekurangan pada alat produksi. 6. Mencari solusi untuk masalah seal. 7. Mengecek kehadiran staff CNC.

8. Berkoordinasi dengan HRD ( Human Recources Development ). g. Nama Posisi : Staff Operator CNC

1. Menjalankan mesin untuk memproduksi seal. 2. Memahami setiap fungsi seal yang diproduksi. 3. Perawatan mesin seal.

4. Perawatan alat produksi.

5. QC (Quality Control) seal tahap awal. 6. Melakukan input data WO.

3.4.2 Divisi Produksi (Purchasing)

a. Nama Posisi : Supervisor Purchasing Tugas dan tanggung jawab :

1. Mengatur planning untuk tim purchasing. 2. Mengontrol tim purchasing.

3. Membantu tim sales.

4. Menjadi problem solver bagi tim purchasing. b. Nama Posisi : Asst. Supervisor

1. Membantu tim sales (Pemberian harga yang murah dengan kualitas terbaik, waktu yang cepat, pemberian harga beserta pengiriman).

2. Memilih dan mengatur forwarder yang tepat agar dapat meminimalisasi freight cost untuk barang indent.

3. Menyiapkan/menyerahkan laporan RFP untuk memudahkan pengontrolan pesanan barang datang.

4. Memberi harga yang lebih terorganisasi dan teliti. c. Nama Posisi : Staff Admin

Tugas dan tanggung jawab : 1. Support kepada tim internal.

2. Menyerahkan RFP untuk mendukung tim sales dan tepat waktu sesuai jadwal.

(5)

3. Menyerahkan form RFP untuk memudahkan tim warehouse dalam pemeriksaan barang yang diorder dan tim sales support dalam memonitor nomor PO (Purchase Order) yang sudah dibuat

4. Merapikan RFP dan FPH sebagai support kepada tim purchasing dan tim Sales Support dalam mencari sejarah barang.

d. Nama Posisi : Staff 1(satu) Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu tim sales (Pemberian harga yang murah dengan kualitas terbaik, waktu yang cepat, pemberian harga beserta pengiriman).

2. Estimasi harga untuk cylinder.

3. Membantu tim internal (workshop & warehouse) melalui pembuatan PO Cylinder ke vendor, terutama pemesanan material, dengan waktu yang cepat.

4. Menyerahkan RFP/WO Cylinder dan machining.

5. Menyerahkan laporan WO Cylinder untuk memudahkan pengecekan pemesanan barang.

e. Nama Posisi : Staff 2(dua) Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu tim sales (pemberian harga yang murah dengan kualitas terbaik, waktu yang cepat, pemberian harga beserta biaya pengiriman).

2. Memberi harga yang lebih tepat dan teliti.

3. Menyiapan dan menyerahkan laporan FPH untuk memudahkan pesanan barang.

3.4.3 Divisi Produksi (Warehouse dan Logistic)

a. Nama Posisi : Supervisor Warehouse dan Logistic Tugas dan tanggung jawab :

1. Memastikan penerimaan barang atau pesanan barang, memiliki dokumen yang lengkap, sesuai dan akurat (Delivery Order, tanda bukti).

2. Mengontrol pengaturan barang di dalam area warehouse sesuai kode dan klasifikasi barang.

3. Mengontrol dan memastikan barang yang berada di warehouse store tersimpan dengan baik dan tidak rusak.

(6)

4. Memastikan tidak ada kesalahan pendataan/pencatatan pada saat barang masuk, disimpan, dan keluar.

5. Mengontrol pendistribusian barang ke pelanggan sesuai kebutuhan/permintaan.

6. Mengontrol keluar masuknya barang dari dan ke Warehouse.

7. Mengatur dan mengelola personil yang ada di dalam warehouse berdasarkan: kebutuhan, tugas, tanggungjawab, hak, dan kinerja.

8. Bertanggungjawab atas kinerja staff warehouse store/ receiving store, termasuk aplikasi SOP(Standar Operasional Prosedur) dan prosedur yang berlaku.

9. Berkoordinasi dengan pihak HRD. b. Nama Posisi : Receiving

1. Melakukan penerimaan barang/pesanan barang dan memastikan dokumen barang lengkap, sesuai dan akurat (DO, tanda terima).

2. Melakukan pengaturan barang di dalam area warehouse sesuai kode dan klasifikasi barang.

3. Memelihara barang yang sudah ada di dalam area warehouse, memastikan tersimpan dengan baik atau tidak rusak, dan mengontrol keluar masuknya barang dari dan ke warehouse.

4. Bertanggung jawab atas keakuratan inventory di warehouse (keserasian antara data inventory dan aktual barang di area warehouse).

5. Memastikan tidak ada kesalahan pendataan atau pencatatan pada saat barang masuk, disimpan, keluar, dan dokumen lengkap.

6. Mendistribusikan barang untuk dikirim ke pelanggan dengan kondisi siap (label dan pengepakan).

c. Nama Posisi : Kurir

1. Melakukan penerimaan barang/pemesanan barang dan memastikan dokumen barang lengkap, sesuai dan akurat (DO, tanda terima) jika belum ada penugasan jalan.

2. Melakukan pengaturan barang di dalam area warehouse sesuai kode dan klasifikasi barang jika belum ada penugasan.

(7)

3. Pemeliharaan barang yang sudah ada di dalam area warehouse memastikan tersimpan dengan baik/tidak rusak, dan mengontrol keluar masuknya barang ke warehouse jika belum ada penugasan jalan.

4. Bertanggungjawab atas keakuratan inventory di warehouse (keakurasian antara data inventory dan actual barang di area warehouse) jika memang belum ada penugasan jalan.

5. Memastikan tidak ada kesalahan pendataan/pencatatan pada saat barang masuk, disimpan, keluar, dan dokumen lengkap.

6. Mendistribusikan barang untuk dikirim ke pelanggan dengan kondisi siap (label & pembungkusan) secara cepat dan sistematis.

7. Bertanggung jawab terhadap kebersihan area gudang. d. Nama Posisi : Staff Admin

1. Bertanggung jawab atas pencatatan dan fungsi administrasi di dalam kegiatan operasional warehouse.

3.4.4 Divisi Pemasaran (Sales Support)

a. Nama Posisi : Supervisor Sales Support Tugas dan tanggung jawab :

1. Menindak lanjuti pelanggan yang masih tertunda.

2. Pelayanan kepada pelanggan, mengatasi keluhan pelanggan. 3. Melakukan pengiriman barang tepat waktu.

4. Menindak lanjuti harga.

5. Mengecek email masuk dari sales support. 6. Menampung keluh kesah/problem sales support. 7. Mengatur pembagian sales.

8. Bekerja sama dengan pihak HRD. b. Nama Posisi : Staff

1. Menindak lanjuti pelanggan yang masih tertunda.

2. Pelayanan kepada pelanggan, mengatasi keluhan dari pelanggan. 3. Melakukan pengiriman barang tepat waktu.

(8)

3.4.5 Devisi Pemasaran (Sales)

a. Nama Posisi : Sales Supervisor (Asst. Sales Manager) Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu sales manager dalam menjalankan tugasnya dalam hal supervise, training, recruitment serta membantu tim yang ada dibawahnya dalam mencapai target penjualan.

b. Nama Posisi : Sales Manager Tugas dan tanggung jawab :

1. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama Sales Supervisor untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

c. Nama Posisi : Sales Engineer Tugas dan tanggung jawab :

1. Mengembangkan dan membina hubungan kerja secara rutin dengan pelanggan guna mencapai target penjualan yang telah ditentukan melalui mengontrol penjualan dan program promosi yang telah direncanakan perusahaan.

3.4.6 Devisi Sumber Daya Manusia (HRD) a. Nama Posisi : Staff HRD

1. Memenuhi kebutuhan penambahan karyawan. 2. Input administrasi karyawan.

3. Menampung dan mencari penyelesaian dari keluhan karyawan.

4. Memperbaruhi peraturan perusahaan dengan peraturan pemerintah yang berlaku mengenau ketenagakerjaan.

5. Pengembangan karyawan.

3.4.7 Divisi Keuangan (Accounting & Finance) a. Nama Posisi : Invoicing

1. Pembuatan invoice yang real time. 2. Penutupan invoice.

(9)

3. Pengisian dokumen dengan baik dan benar, berkas tanda terima faktur, tanda kirim dokumen lewat tiki, dan diarsipkan sesuai dengan invoice yang bersangkutan.

4. Bertanggung jawab dalam retur, invoice yang dikembalikan. b. Nama Posisi : Account Receivable

1. Meningkatkan uang masuk minimal 75 persen. Minimal 75% dari invoice yang dibuat tiap bulan menelepon pelanggan untuk menanyakan rencana pembayaran (utamakan pelanggan dengan nominal besar dan sering memesan).

2. Membuat laporan tiap minggu.

3. Membuat rekonsiliasi pemasukan uang di bank dan dikas, dan melakukan penutupan tiap akhir bulan untuk setiap saldo bank & kas (koordinasi dgn A/P).

4. Melapor penjualan jasa perbulan, untuk memantau tindakan potongan pph 23 (2%) dari customer.

c. Nama Posisi : Account Payable Tugas dan tangung jawab :

1. Purchase invoice yang real time.

2. Closing periode untuk setiap saldo kas dan bank, harus sama dengan yang di accurate (koordinasi dengan Account Receivable).

3. Merekap tagihan yang jatuh tempo dengan benar dan tepat.

4. Memperbaruhi data, saldo kas harus diperbaruhi jangan sampai minim, jika saldo sudah minim maka harus diusulkan pengisian kas.

(10)

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Total Prime Engineering adalah perusahaan ini membutuhkan knowledge yang dimiliki karyawan untuk pembelajaran antar karyawan dan mempermudah kegiatan karyawan dalam menunjang pekerjaannya. Akan tetapi perusahaan mengalami kehilangan knowledge yang dimiliki karyawan akibat adanya turn-over karyawan. Dengan adanya knowledge yang hilang diperusahaan karyawan baru akan mengalami kesulitan untuk melakukan pembelajaran knowledge yang dimiliki oleh karyawan yang keluar.

3.6 Analisis Inukshuk Knowledge Management Model pada PT Total Prime Engineering (TPE)

1. Analisa Kuesioner

Analisa kuesioner yang dilakukan PT Total Prime Engineering (TPE) tujuannya untuk mengetahui fitur-fitur dan informasi yang nantinya digunakan dalam knowledge management system. Kuisioner di berikan kepada karyawan PT Total Prime Engineering (TPE) yang berjumlah 60 orang. Skala pengukuran kuisioner mengunakan skala likert yang terdiri 1-5 yaitu (Tabel 3.1):

Tabel 3.1 Skala Penilaian Jawaban Kuisioner

Jenis Skala Likert Rentang Skala

Sangat Sering(SS) / Sangat Butuh(SB) 8 - 10

Sering(S) / Butuh(B) 6 - 7

Kadang-Kadang(KK) / Netral(N) 4 – 5

Pernah(P) / Tidak Butuh(TB) 1 – 3

Tidak Pernah(TP) / Sangat Tidak Butuh(STB)

(11)

1. Apakah pemimpin memberi motivasi kepada karyawan dalam menjalankan tugas didalam perusahaan? a. Sangat sering. b. Sering. c. Kadang-kadang. d. Pernah. e. Tidak pernah.

Tabel 3.2 Hasil Responden Motivasi Karyawan

Jenis Skala Sangat sering Sering Kadang-kadang Pernah Tidak Pernah Total Responden 12 20 3 18 7 60 20% 33,33% 5,00% 30,00% 11,67%

Apakah pemimpin memberi motivasi kepada

karyawan dalam menjalankan tugas didalam

perusahaan?

Sangat Sering Sering Kadang-kadang Pernah Tidak Pernah

(12)

2. Apakah anda sering membawa budaya rumah di dalam menjalankan tugas di perusahaan? a. Sangat sering b. Sering c. Kadang-kadang d. Pernah. e. Tidak pernah.

Tabel 3.3 Hasil Responden Budaya Bekerja

Jenis Skala Sangat sering Sering Kadang-kadang Pernah Tidak Pernah Total Responden 2 13 20 24 1 60 3,33% 21,67% 33,33% 40,00% 1,67%

Apakah anda sering membawa budaya rumah

ke dalam pekerjaan?

Sangat Sering Sering Kadang-kadang Pernah Tidak Pernah

(13)

3. Apakah anda membutuhkan media atau wadah untuk mencari informasi dan pengetahuan? a. Sangat Butuh b. Butuh c. Netral d. Tidak butuh

e. Sangat Tidak butuh

Tabel 3.4 Hasil Responden Media Knowledge

Jenis Skala

Sangat Butuh

Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh Total Responden 24 27 7 2 0 60 40% 45,00% 11,67% 3,33% _0,00%

Apakah anda membutuhkan media atau

wadah untuk mencari informasi dan

pengetahuan?

Sangat Butuh Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh

(14)

4. Apakah anda membutuhkan wadah untuk menampung ide, saran, dan keluhan? a. Sangat Butuh

b. Butuh c. Netral d. Tidak butuh

Tabel 3.5 Hasil Responden Wadah Penampung Ide, Saran, dan Keluhan

Jenis Skala

Sangat Butuh

Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh Total Responden 17 22 13 5 3 70 28,33% 36,67% 21,67% 8,33% 5,00%

Apakah anda membutuhkan wadah untuk

menampung ide, saran, dan keluhan?

(15)

5. Apakah anda membutuhkan wadah untuk menampung best practice yang ada di perusahaan? a. Sangat Butuh b. Butuh c. Netral d. Tidak butuh

Tabel 3.6 Hasil Responden Wadah Best Practice

Jenis Skala

Sangat Butuh

Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh Total Responden 25 25 8 2 0 60 41,67% 41,67% 13,33% 3,33% _0,00%

Apakah anda membutuhkan wadah untuk

menampung best practice yang ada di

perusahaan?

(16)

6. Apakah anda membutuhkan wadah untuk menampung kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan (Event)?

a. Sangat Butuh b. Butuh c. Netral d. Tidak butuh

Tabel 3.7 Hasil Responden Media Event

Jenis Skala

Sangat Butuh

Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh Total Responden 18 23 16 3 0 60 30,00% 38,33% 26,67% 5,00% 0,00%

Apakah anda membutuhkan wadah untuk

menampung kegiatan-kegiatan yang ada di

dalam perusahaan (event)?

(17)

7. Apakah anda membutuhkan forum internal? a. Sangat Butuh

b. Butuh c. Netral d. Tidak butuh

Tabel 3.8 Hasil Responden Forum Internal

Jenis Skala

Sangat Butuh

Butuh Netral Tidak Butuh Sangat Tidak Butuh Total Responden 33 20 7 0 0 60 55% 33,33% 11,67% 0,00% 0,00%

Apakah anda membutuhkan forum internal?

(18)

Dari hasil kuisioner yang telah disebarkan kepada karyawan PT Total Prime Engineering(TPE) mendapatkan perusahaan tersebut membutuhkan fitur-fitur seperti berikut:

1. Knowledge

Hal ini dimaksudkan pada PT Total Prime Engineering(TPE) membutuhkan media tampung untuk menampung informasi dan pengetahuan yang di miliki karyawan.

2. Your Idea

Didalam hasil kuisioner tersebut perusahanan membutuhkan mendia atau fitur untuk menampung ide, saran, dan keluhan. Hal ini di masukkan kedalan katagori fitur your idea.

3. Best Practice

Fitur ini dibutuhkan perusahan untuk menampung suatu cara yang efisien dan efektif dalam nyelesaikan sesuatu.

4. Forum

Forum adalah sebagai media bagi karyawan untuk melakukan komunikasi. Yang memiliki pembagian-pembagian kataori untuk mempermudah komunikasi. 5. Event

Sebagai wadah untuk menyimpan dan pengingat kegiatan-kegiatan yang di lakuakan perusahan seperti kegiatan rapat, seminar, dan lainnya.

2. Tacit Knowledge

Tacit knowledge merupakan kumpulan knowledge yang terdapat didalam perusahaan tetapi knowledge tersebut belum didokumentasikan.

a. Pelatihan dari pelanggan

Pada PT Total Prime Engineering(TPE) bekerja sama dengan distributor yang sekaligus juga sebagai pelanggan. Seperti MASA yang bergerak dibidang otomotif terutama pembuatan ban mobil. Perusahaan tersebut memberikan pelatihan mengenai pengetahuan seal yang mereka butuh dan gunakan.

b. Pelatihan karyawan baru

Pelatihan karyawan baru bisanya dilakukan secara manual yaitu dengan mengunakan media komunikasi antar karyawan dan job description yang telah di buat perusahaan.

(19)

c. Seminar

Seminar yang di berikan kepada karyawan melalui pelatihan dari para ahlih yang telah berpengalaman.

d. Rapat

Pada PT Total Prime Engineering (TPE) hasil rapat tersebut didokumentasikan menjadi notulen rapat. Kemudian disebarkan kepada karyawan sengai penetahuan tentang hasil rapat.

3. Explicit Knowledge

Explicit knowledge merupakan kumpulan knowledge yang terdapat didalam perusahaan PT Total Prime Engineering(TPE) yang telah dicatat/didokumentasikan. Knowledge dari dokumen tersebut nantinya akan disebarkan kekaryawan lainnya. a. Profil organisasi

Profil organisasi merupakan dokumen yang berisi tentang sejarah, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan.

b. Produk

Produk merupakan dokumentasi yang berisi tentang jenis-jenis produk, jenis material, bentuk dan ukuran.

c. Notulen Rapat

Berupa dokumen hasil rapat dan keputusan rapat yang nantinya bisa menjadi knowledge bagi karyawan.

d. Data Pelangan

Berisi tentang data-data pelangan yang sedang berhubungan dengan perusahaan sekarang.

e. Dokumen

Dokumen disini berisi tentang pekerjaan, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, dan wewenang karyawan dalam menjalankan tugasnya di PT Total Prime Engineering (TPE).

(20)

4. SECI Model

Tabel 3.9 SECI Model

Socialization( Tacit Tacit) Externalization (Tacit Explicit) - pelatihan dari pelanggan

- pelatihan karyawan baru - seminar

- rapat

- notulen rapat

Internalization (Explicit Tacit) Combination (Explicit Explicit) - company profile - job description - data pelanggan - produk a. Socialization Tabel 3.10 Socialization Socialization(Tacit Tacit) -pelatihan dari pelanggan - pelatihan karyawan baru

- seminar - rapat

Socialization pada perusahaan PT Total Prime Engineering(TPE) dilakukan melalui tatap muka antar karyawan. Socialization yang ada diperusahaan antara lain: pelatihan dari pelangan, pelatihan karyawan baru, seminar, rapat. Jadi dengan melakukan tatap muka antar karyawan dapat menghasilkan knowledge baru yang akan berguna bagi karyawan lainnya.

b. Externalization

Tabel 3.11 Externalization

Externalization(Tacit Explicit)

(21)

Proses externalization sebuah proses internal perusahaan dalam menterjemahkan tacit knowledge kedalam bentuk explicit knowledge. Dengan adanya dokumentasi dapat memberikan kemudahaan kepada karyawan untuk mendapatkan suatu hasil dari rapat.

c. Combination

Tabel 3.12 Combination

Combination(Explicit Explicit)

- data pelanggan - produk

Proses combination dilakukan melalui penggabungan explicit knowledge dengan explicit knowledge. Hasil combination di perusahaan yaitu data pelanggan, dan produk. Didalam data pelanggan ini berisi tentang informasi penjualan dan

pembelian pelanggan. Sedangkan produk adalah knowledge yang berhubungan dengan produk-produk yang ada di perusahaan. Dengan adanya produk karyawan dapat mengetahui jenis produk yang ada di dalam perusahaan.

d. Internalization

Tabel 3.13 Internalization Internalization(Explicit Tacit)

- company profile - job description

Proses internalization didalam perusahaan sudah didokumentasikan berupa company profile perusahaan, dan job description disebarkan kepada karyawan sebagai knowledge. Knowledge baru yang didapat atau diperoleh oleh karyawan dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan permasalah yang terjadi didalam perusahaan.

(22)

5. Leadership

Dari keahlian yang dimilikinya pemimpin harus dapat memimpin perusahaan dan gaya kepemimpinan dari direktur perusahaan adalah demokratis. Hasil dari rapat didapat dari pendapat bawahan dan pimpinan tersebut, karena seorang pemimpin hanya memiliki tacit knowledge. Pengetahuan tersebut belum didokumentasikan kedalam explicit knowledge sehingga pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh pimpinan tersebut tidak dapat dimiliki oleh karyawan. Selain itu karena pemimpin demokratis menganggap karyawannya sebagai kordinator dalam kegiatan didalam perusahaan.

6. Technology

Teknologi yang saat ini digunakan PT Total Prime Engineering (TPE) adalah (tabel 3.27).

Tabel 3.14 Spesifikasi Komputer Perusahaan

Motherboard : ECS G31-M9

Proc : E5700 3.00 GHZ

Memory : 1GB PC-6400 DDR2

Hard Disc : 250GB SATA

VGA : NONE

Server Database : HP ProLiant ML350G6-180

Server Program : Prosesor Xeon E5606 (2.13 GHz, 4.80 GT/s, 8M Cache)

Accurate : -Memory 4GB RDIMM DDR3-1333

-DVD-ROM -VGA ATI 32MB

-Lan 2xGbE NIC

-4x USB 2.0, Serial, VGA, 2x PS/2 -Tower Case

-Harddisk 250GB 7.2k SATA HotPlug3.5" -HP Smart Array support Raid 0,1,10

(23)

7. Culture

Budaya yang ada di dalam PT Total Prime Engineering (TPE) masih mengunakan tacit knowledge. Dengan pengetahuan yang masih belum terdokumentasi dengan baik dan tersimpan didalam pikiran karyawan, ini menyulitkan karyawan dalam menambah wawasan dalam proses pembelajaran. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dalam sharing antar karyawan di dalam perusahaan dengan menggunakan Knowledge Management System(KMS). Knowledge Management System(KMS) merupakan suatu forum yang digunakan untuk sharing antar karyawan, sehingga knowledge dapat disimpan dengan baik didalam wadah yang tepat.

3.7 Knowledge Management Cycle

1. Knowledge Capture and Creation

Ketika mesin didalam perusahaan mengalami permasalahan pegawai yang ahli dibidangnya telah selesai masa jabatannya maka untuk memperbaiki mesin yang rusak tersebut harus belajar dari awal lagi untuk dapat mengetahui bagaimana cara memperbaiki mesin tersebut.

2. Knowledge Sharing and Dissemination

PT Total Prime Engineering (TPE) masih belum memiliki Knowledge sharing dan dissemination. Sehingga ketika karyawan memerlukan sesuatu data dan informasi mereka dapat langsung bertanya kepada yang ahli dibidangnya tersebut.

Di dalam melakukan penyebaran pengetahuan, masih banyak karyawan yang tidak dapat mempelajari pengetahuan tersebut. Pengetahuan yang disebarkan hanya pada karyawan tertentu yang membutuhkan.

3. Knowledge acquisitionand Application

Pada perusahaan PT Total Prime Engineering (TPE) masih mengunakan program standar seperti MS Office 2010, Accurate untuk menyimpan informasi pelanggan dan akunting, dan Tailor program untuk stok gudang. Sehingga perusahan tersebut dapat dikatakan masih belum memliki media tampung dan penyebaran informasi dan pengetahuan.