31 3.1 Business Modelling
3.1.1 Understand The Business Environement
Dalam memahami lingkungan bisnis, diperlukan penelitian untuk mencari permasalahan pada proses bisnis berjalan yang harus diselesaikan. Sangat penting untuk mengetahui siapa saja pihak-pihak yang akan terkena dampak dari adanya sistem yang baru. Selain terhadap manusia, harus diketahui juga sistem informasi lain apa sajakah yang akan terkena dampak dari sistem baru yang akan digunakan.
Pada akhirnya, proyek pada sistem baru harus dapat menyesuaikan dengan arsitektur teknologi yang sudah ada, dan menyesuaikan dengan standar sistem informasi yang dimiliki oleh organisasi.
3.1.1.1 Profil Perusahaan
Penelitian dalam skripsi ini dilakukan di PT. PLN (Persero) Unit Pendidikan dan Pelatihan (UDIKLAT) Jakarta, yakni unit pendidikan dan pelatihan kedua yang berada di lingkungan PT. PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan (PUSDIKLAT), dimana yang pertama adalah PT PLN (Persero) UDIKLAT Bogor.
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta yang berdiri sejak tahun 1997, merupakan gabungan antara UDIKLAT Slipi dengan UDIKLAT Ciracas yang beralamatkan di Jl. S. Parman No. 27 Slipi, Jakarta Barat.
Pada tanggal 14 November 2012 dilakukan launching “PLN Corporate University” oleh Direktur Utama PT. PLN (Persero). Seiring dengan perkembangannya, PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT berubah menjadi “PLN Corporate University” dalam melayani permintaan para pelanggan intern PT. PLN (Persero). Pada tanggal 3 Maret 2013, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta diresmikan oleh Direktur SDM PT. PLN (Persero) menjadi “Leadership Academy dan Corporate Culture Academy.” Sesuai dengan namanya, Leadership Academy, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta diharapkan dapat menciptakan calon-calon pemimpin masa depan bagi PT. PLN (Persero) yang berkualitas, serta dapat menanamkan budaya perusahaan yang positif serta mendukung PT PLN (Persero) untuk terus maju.
3.1.1.1.1 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah: Menjadi pusat pendidikan setara kelas dunia dalam menyiapkan insan PLN yang profesional, bersemangat, dan berintegritas guna mendukung penciptaan nilai korporasi yang berkelanjutan.
Sedangkan misi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
Mengembangkan, memelihara, dan meningkatkan kualitas insan PLN melalui penyelenggaraan pembelajaran dan asesmen untuk mewujudkan nilai tambah bagi stakeholder.
3.1.1.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
3.1.1.1.3 Proses Bisnis Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan dan wawancara yang dilakukan kepada pihak PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, proses bisnis yang berjalan di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta untuk tiap bagian utama yaitu:
1. Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
Di bagian Pelaksanaan Pembelajaran proses bisnis yang berjalan dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
• Pra-pelaksanaan:
1. Meninjau KALENDER DIKLAT yang telah dibuat tahun sebelumnya, dari kalender diklat yang ada akan dibuat RENDIKLAT mingguan sebagai acuan pelaksaan mingguan di UDIKLAT Jakarta. Rendiklat mingguan ini akan disebarkan ke semua pegawai disemua bidang.
2. Setelah menerima rendiklat mingguan, akan dibuat surat pemanggilan peserta diklat untuk peserta diklat dan surat bantuan instruktur untuk menjadi fasilitator pada tiap diklat yang akan dilaksanakan. Daftar peserta diklat dan instruktur untuk tiap diklat dapat diambil dari aplikasi SIMDIKLAT.
3. Setelah surat pemanggilan mendapat persetujuan dari manajer, surat pemanggilan peserta diklat dikirimkan ke peserta diklat dan bagian SDM unit peserta, sedangkan surat bantuan instruktur akan dikirim ke instruktur dan SDM unit instruktur melalui e-mail maupun faximile.
4. Selain mengirimkan surat via e-mail dan faximile juga dilakukan konfirmasi ke peserta diklat dengan menggunakan telepon.
5. Menyiapkan perlengkapan dan kegiatan pembelajaran dikelas antara lain:
Mengecek dan memastikan Laptop untuk instruktur tidak ada masalah
Mengecek dan memestikan LCD tidak ada masalah
Menyiapkan ATK siswa
Menyiapkan materi
Menyiapkan daftar hadir
Menyiapkan nama meja
Membuat Judul Diklat untuk ditempel di pintu masuk kelas
Mengecek isi kertas flip chart
Menyiapkan ATK kelas
Berikut adalah Activity Diagram dari Pra-Pelaksanaan Bagian Pelansanaan Pembelajaran:
Gambar 3.2 Proses Pra-Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
• Pelaksanaan
1. Menyiapkan dan menyalakan laptop untuk Instruktur.
2. Menyalakan LCD/infocus.
3. Memastikan peralatan yang sudah disiapkan sudah siap di masing-masing kelas.
4. Menginformasikan kepada siswa untuk update biodata dan isi evalusi level satu pada aplikasi SIMDIKLAT (simdiklat.pln-pusdiklat.co.id).
5. Meningatkan Instruktur untuk mengisi daftar hadir.
6. Mengambil daftar hadir Instruktur maksimal pukul 10.00 untuk diserahkan kepada bagian pengajaran lantai 4 untuk dibuatkan honor.
7. Mengeksekusi kehadiran peserta diklat pada aplikasi SIMDIKLAT.
8. Memastikan siswa mengetahui dan dapat mengisi formulir evaluasi level satu pada aplikasi SIMDIKLAT di tempat yang telah disediakan.
9. Kontrol Kelas pada saat jam kritis.
10. Menyiapkan formulir penilaian peserta diklat dan menyerahkan kepada instruktur, serta meminta kembali formulir yang sudah berisi nilai dari instruktur.
11. Memberitahu peserta untuk mengisi evaluasi pembelajaran.
Berikut adalah Activity Diagram dari Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
Gambar 3.3 Proses Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
• Pasca Pelaksanaan:
1. Berkoordinasi dengan petugas cleaning service untuk membersihkan kelas.
2. Merapikan kembali ATK kelas & mengembalikan ke bagian gudang.
3. Merapikan kembali nama meja.
4. Mematikan Laptop, LCD/infocus.
5. Mematikan AC dan lampu kelas.
6. Membereskan Judul Diklat yang masih menempel di pintu kelas.
7. Mengumpulkan nilai dari instruktur.
8. Memastikan bahwa tiap peserta sudah mengisi evaluasi diklat.
9. Mencetak sertifikat untuk peserta diklat yang lulus diklat.
Berikut adalah Activity Diagram dari Pasca-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
Gambar 3.4 Proses Pasca-Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
2. Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan
Di bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan proses bisnis yang berjalan yaitu:
1. Melaksanakan pembayaran untuk seluruh kegiatan pengadaan diklat dan operasional di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta.
2. Pembayaran Honor: membayarkan honor ke instruktur atau provider yang bekerja sama dalam pelaksanaan diklat.
3. Pembayaran Restitusi Kesehatan Pegawai & Pegawai Pensiun: pembayaran restitusi kesehatan pegawai & pegawai pensiun kepada para pegawai dan pegawai pensiun.
4. Penyampaian Informasi Internal kepada pegawai: penyampaian informasi internal ini dilaksanakan oleh bagian Sekretariat yaitu menyampaikan informasi penting kepada setiap pegawai PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, misalkan:
kegiatan rapat internal dan knowledge sharing.
Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administras, dan Keuangan:
Gambar 3.5 Proses pada Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan
Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administras, dan Keuangan:
Gambar 3.6 Proses pada Bagian Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan
3. Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran
Di bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran proses bisnis yang berjalan yaitu: Menjadi PIC untuk pengembangan materi ataupun revisi materi yang akan diajarkan di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
Pengembangan materi diklat dilaksankan agar materi yang diberikan kepada peserta pelatihan selalu up-to-date dan sesuai dengan perkembangan untuk disampaikan di proses pembelajaran ke peserta diklat. Saat ini pemanggilan narasumber juga dilaksanakan secara manual dengan mengirimkan surat undangan melalui e-mail maupun faximile yang kemudian harus dikonfirmasi secara satu- persatu menggunakan telepon. Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:
Gambar 3.7 Proses pada Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran
3.1.1.1.4 Permasalahan Pada Proses Bisnis
Berdasarkan pengamatan dan menarik dari hasil wawancara yang telah dilakukan, permasalahan yang dihadapi oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dalam proses bisnis yang dijalani tiap bagian yaitu:
• Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
1. Pada saat pengiriman surat pemanggilan peserta diklat ke peserta, seringkali e- mail gagal masuk dikarenakan kecilnya kapasitas e-mail korporat untuk peserta yang menggunakan e-mail korporat (@pln.co.id).
2. Adanya alamat e-mail peserta yang salah pada SIMDIKLAT, sehingga e-mail tidak sampai kepada peserta.
3. Pada saat melakukan konfirmasi kepada peserta, konfirmasi dilakukan secara manual dengan menggunakan telepon ke peserta diklat secara satu-persatu.
Hal ini tentunya membutuhkan waktu yang sangat lama dan petugas untuk konfirmasi yang banyak. Sedangkan petugas dari bagian pelaksanaan pembelajaran tidak banyak (rata-rata pelaksanaan diklat dalam sehari adalah 3 sampai 5 diklat, untuk 1 diklat minimal berisi 20 peserta diklat).
• Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:
1. Sampai saat ini belum dilakukan konfirmasi mengenai pembayaran honor melalui transfer bank kepada instruktur ataupun provider yang bekerja sama untuk pelaksanaan diklat, karena terbatasnya waktu dan jumlah SDM, serta banyaknya kegiatan di bagian keuangan. Hal ini sering menyebabkan adanya informasi mengenai pembayaran honor yang tidak terkomunikasikan antara bagian keuangan dengan pihak lain terkait pembayaran (instruktur diklat ataupun provider).
2. Seperti hal diatas, sampai saat ini juga belum dilakukan konfirmasi mengenai pembayaran restitusi kesehatan untuk pegawai dan pegawai pensiun. Hal ini menyebabkan adanya informasi yang tidak tersampaikan antara bagian keuangan dengan pegawai dan pegawai pensiun.
3. Pada bagian sekretariat untuk menyampaikan suatu informasi penting kepada setiap pegawai (misalkan untuk rapat, kegiatan sharing knowledge, dan sebagainya) masih dilakukan secara manual ke line pesawat telepon masing- masing pegawai ataupun pembuatan nota dinas. Hal ini menyebabkan informasi tidak diterima oleh pegawai terkait apabila sedang tidak berada di
kantor. Dan proses melakukan penyampaian informasi dengan menggunakan line telepon ke masing-masing pegawai memakan waktu yang sangat lama.
• Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:
1. Dalam melakukan pemanggilan narasumber masih dilakukan secara manual dengan surat undangan melalui e-mail dan faximile, dan kemudian harus dikonfirmasi satu-persatu yang memakan waktu lama dan ketersediaan SDM yang tidak mencukupiAdanya alamat e-mail peserta yang salah pada SIMDIKLAT, sehingga e-mail tidak sampai kepada peserta.
3.1.1.2 Analisa Keputusan Strategi 3.1.1.2.1 Tahap Masukan
3.1.1.2.1.1 Evaluasi Faktor Eksternal (Matriks EFE)
Faktor-faktor yang menjadi peluang (opportunity) pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Berkembangnya teknologi informasi
Seperti yang dipaparkan pada bagian latar belakang, perkembangan teknologi informasi saat ini dapat mempengaruhi proses bisnis pada suatu perusahaan. Beberapa perkembangan teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah semakin berkembangnya teknologi jaringan komputer dan semakin meningkatnya jumlah pengguna telepon genggam yang didukung oleh harga telepon genggam yang semakin terjangkau oleh masyarakat.
Berdasarkan data US Cencus Bureau pada Januari 2014, Indonesia memiliki 251 juta penduduk, dan jumlah itu kalah dengan pengguna ponsel yang mencapai angka berkisar 281 juta, hal ini berarti ada 1 orang yang memiliki lebih dari 1 telepon genggam, dan jumlah tersebut naik dari tahun 2013 dimana pengguna ponsel adalah 236,8 juta. Jumlah pengguna ponsel ini diperkirakan oleh VNI Forecast Cisco akan terus bertambah hingga tahun 2017 mencapai 370 juta pengguna. Berikut adalah grafik pertumbuhan jumlah pengguna ponsel di Indonesia:
Gambar 3.8 Grafik Pertumbuhan Pengguna Ponsel di Indonesia Tahun 2010-2017
Dengan meningkatnya jumlah pengguna telepon genggam menjadi potensi bagi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dalam memudahkan menghubungi peserta ataupun instruktur diklat secara langsung ke telepon genggam yang digunakan oleh peserta atau instruktur.
2. Adanya kewajiban dari PLN Pusat kepada seluruh pegawai PT. PLN (Persero) untuk mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun
Pelaksanaan diklat ini juga mendukung visi dari PT. PLN (Persero) sendiri yaitu: Untuk diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani. Karena hal tersebut di PT. PLN (Persero) dibuatlah suatu peraturan untuk mewajibakan setiap pegawainya mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun, dan dimana hal ini juga menjadi salah satu dasar penilaian bagi pegawai tersebut di unit tempatnya bekerja.
3. Antusiasme peserta menanggapi pemanggilan diklat
Dikarenakan adanya kewajiban untuk mengikuti diklat dan hasil dari mengikuti diklat itu sendiri menjadi salah satu dasar penilaian untuk pegawai, maka banyak peserta sangat antusias ketika menerima pemanggilan diklat atas nama dirinya. Selain hal tersebut, meninggalkan pekerjaan untuk sementara, pergi ke luar
kota tempat diklat berlangsung, bertemu relasi dari unit PLN lainnya, dan kebutuhan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi hal-hal yang membuat para peserta diklat antusias menerima pemanggilan diklat.
4. Partnership dengan perusahaan ternama
Dalam pelaksanaan proses pembelajaran, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan ternama baik itu yang ditunjuk oleh PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT ataupun dipilih sendiri oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Contohnya dalam pelaksaaan in class training bekerja sama dengan PPM School Management, Authentic Learning System Indonesia (ALESI), Institut Teknologi Bandung (ITB), dan Universitas Bina Nusantara (BINUS). Dan dalam pelaksanaan outbound bekerja sama dengan PT. Prima Kompetensi (PRIMASI).
Selain itu juga bekerja sama dengan perusahaan lain baik itu sesama BUMN seperti PT. Pertamina dan PT. Garuda Indonesia, ataupun dengan perusahaan swasta untuk mengadakan kegiatan seperti seminar, informasi instruktur yang dapat dihubungi, ataupun pelatihan dengan sesama training centre yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
5. Best practice Badan Usaha Milik Negara (BUMN) lain
Saat ini PLN Corporate University yang dimiliki oleh PT. PLN (Persero) menjadi contoh bagi kementrian dan perusahaan BUMN lain untuk dipelajari dan diterapkan di unit pendidikan dan pelatihan masing-masing kementrian dan perusahaan BUMN tersebut. Hal ini menjadi bukti bahwa PLN Corporate University memilki kualitas yang baik dalam memberikan proses pembelajaran. Contoh yang sudah terjadi saat ini adalah:
1. Kementrian Hukum dan HAM mempelajari metode pelaksanaan diklat secara keseluruhan, seperti pembuatan kalender diklat (tahunan, bulanan, dan mingguan), tata cara pemanggilan peserta diklat, pelaksanaan diklat (secara kelas dan e-learning), serta untuk membuat laporan dan sertifikasi peserta diklatnya.
2. PT. ASDP Indonesia Ferry (Persero) mempelajari tata cara pelaksanaan dan konsep materi diklat untuk diklat leadership, yaitu diklat untuk posisi manajerial menengah keatas yaitu diklat Executive Education 1 sampai 3.
Faktor-faktor yang menjadi ancaman (threat) pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Pembelajaran di luar PLN Corporate University
Berdasarkan data yang ada pada Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi (DITJEN BINALATTAS) pada saat ini terdapat 1.736 Lembaga Pelatihan Swasta di seluruh Indonesia. Banyaknya lembaga pelatihan swasta ini dapat menjadi ancaman bagi pihak PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dan juga PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT beserta UDIKLAT lainnya.
Hal ini terjadi apabila ada suatu unit atau banyak unit PLN merasa tidak puas dengan diklat yang diberikan oleh UDIKLAT yang dimilikinya, baik itu dari segi pelayanan ataupun materi yang diberikan, maka besar kemungkinan unit-unit tersebut lebih memilih menggunakan diklat yang diberikan oleh perusahaan swasta.
Apabila hal ini terjadi, maka kinerja dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, PT.PLN (Persero) PUSDIKLAT, dan UDIKLAT lainnya akan dipertanyakan dan menjadi nilai buruk untuk penilaian penyelenggaraan diklat.
2. Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui informasi pemanggilan diklat dirinya
Ada kalanya suatu peserta tidak mengetahui mengenai pemanggilan diklat atas nama dirinya, hal ini diketahui saat Staf Pelaksanaan Pembelajaran sedang melakukan konfirmasi kehadiran ke peserta, atau apabila tidak sempat dilakukan konfirmasi, yaitu pada saat pelaksanaan di kelas dan peserta tersebut tidak hadir.
Hal seperti ini seringkali diakibatkan karena e-mail yang berisi surat pemanggilan tidak sampai ke peserta, peserta tidak rutin mengecek e-mail-nya, kapasitas e-mail korporat peserta penuh dikarenakan kecilnya kapasitas e-mail korporat @pln.co.id yaitu hanya 60MB tidak seperti layanan e-mail dari Gmail yang sebesar 15GB ataupun Yahoo dengan kapasitas tak terbatas, peserta tidak melengkapi data dirinya dengan lengkap (no telepon genggam dan alamat e-mail) pada profile pegawai perusahaan PT. PLN (Persero), dan pihak SDM unit tempatnya bekerja tidak atau lupa memberitahu ke peserta diklat tersebut mengenai pemanggilan diklat atas nama dirinya.
Berikut adalah tabel matriks EFE dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta:
Tabel 3.1 Matriks EFE PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Faktor Eksternal Bobot Peringkat Nilai Tertimbang Peluang (Opportunities)
O1 Berkembangnya teknologi informasi 0.317 2 0.634
O2
Adanya kebijakan dari PLN Pusat kepada seluruh pegawai PT. PLN (Persero) untuk mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun
0.153 4 0.612
O3 Antusiasme peserta menanggapi pemanggilan
diklat 0.176 4 0.704
O4 Partnership dengan perusahaan ternama 0.073 4 0.292
O5 Best practice Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) lain 0.089 4 0.356
Ancaman (Threats)
T1 Pembelajaran di luar PLN Corporate University 0.064 3 0.192 T2 Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui
informasi pemanggilan diklat dirinya 0.128 2 0.256
Total 1.000 3.046
3.1.1.2.1.2 Evaluasi Faktor Internal (Matriks IFE)
Faktor-faktor yang menjadi kekuatan (strength) pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Realisasi pelaksanaan diklat tinggi
Berikut adalah grafik yang menunjukan data jumlah rencana diklat, jumlah diklat yang terealisasi, dan jumlah diklat yang tidak berjalan dari tahun 2011 sampai tahun 2013:
Gambar 3.9 Grafik realisasi pelaksanaan diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta tahun 2011-2013
Dari grafik diatas, dapat dilihat tingginya realisasi pelaksanaan diklat untuk tahun 2011 sampai 2013, yang menjadikan PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta menjadi salah satu UDIKLAT yang memiliki realisasi pelaksanaan diklat yang tinggi. Hal ini membuktikan adanya performa kerja yang baik dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Sehingga para peserta diklat merasa percaya saat mendapat panggilan diklat dan mengikuti diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
2. Keunggulan dalam hal memberikan pelayanan diklat
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta memiliki keunggulan dalam hal memberikan pelayanan diklat kepada pesertanya. Hal ini mengikuti prosedur yang telah diberikan dari PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT dan dikembangkan lagi oleh pihak internal PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta demi tercapainya pelayanan yang lebih baik dan mendapat kepuasan dari para peserta diklat. Selain pelayanan dalam kelas diklat seperti materi dan pemilihan instruktur, keunggulan pelayanan diklat juga ada di luar kelas seperti pemberian akomodasi peserta, dan pendukung proses pembelajaran lainnya.
3. Lokasi yang berada di ibu kota, dan mudah dicapai peserta diklat
Berlokasi di Jakarta yang merupakan ibu kota Indonesia, dan banyak juga kantor unit PLN yang berada di Jakarta menjadikan PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta tempat favorit untuk mengikuti diklat. Selain itu beralamatkan di salah satu jalan utama ibu kota yaitu Jl. Letjen S. Parman, Slipi, semakin memudahkan pencarian alamat dan akses bagi peserta diklat baik yang dari Jakarta ataupun dari unit luar kota karena kemudahan akses dari bandara dan stasiun.
4. Fasilitas lengkap gedung diklat dan wisma penginapan
Mengacu kepada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 101 tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, Bab VII Sarana dan Prasarana Diklat pasal 20 yaitu:
1. Sarana dan prasarana Diklat ditetapkan sesuai dengan jenis Diklat dan jumlah peserta Diklat.
2. Instansi Pembina menerapkan standar kelengkapan sarana dan prasarana Diklat.
Maka demi memenuhi kebutuhan pelaksanaan diklat yang tinggi yaitu 40 sampai 50 diklat per bulan dan kebutuhan jumlah peserta 20 sampai 35 orang per diklat, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta memiliki dua gedung utama (Gedung A dan B) di Slipi, satu rumah dinas tambahan, dan satu gedung diklat di Unit Satelit Cengkareng. Detail fasilitas yang dimiliki antara lain:
1. Gedung A: 24 kamar penginapan, 7 ruangan kelas dengan kapasitas beragam untuk 20 sampai 40 orang, ruang dokter, perpustakaan, dan ruang makan dengan kapasitas 70 orang.
2. Gedung B: 43 kamar penginapan (termasuk 2 kamar VIP), ruang serbaguna dengan kapasitas 50 sampai 70 orang, ruang rapat kapasitas 10 sampai 15 orang, ruang fitness, dan ruang makan dengan kapasitas 70 orang.
3. Rumah dinas no. 16: ruang kelas / ruang rapat kapasitas 10 – 15 orang, dan lapangan olahraga.
4. Unit Satelit Cengkareng: 54 kamar penginapan, 11 ruangan kelas dengan kapasitas bergam 20 sampai 45 orang, dan ruang makan kapasitas 100 orang.
Selain itu untuk kenyamanan peserta didukung juga dengan fasilitas free wi- fi, laundry pakaian, dan makanan serta snack selama peserta mengikuti diklat. Hal ini
tentunya untuk menjaga kondisi kesehatan peserta, kenyamanan peserta, dan juga agar peserta puas dengan mengikuti diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT JAKARTA.
Tidak adanya fasilitas laboraturium di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta karena telah diatur oleh PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT yaitu fungsi pembelajaran di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta meliputi: Diklat Executive, Hukum dan Komunikasi, Distribusi dan Niaga, Konstruksi, Keuangan dan Akuntansi, dan Sumberdaya Manusia (SDM), dimana untuk pelaksanaan materi-materi pembelajaran tersebut tidak diperlukan adanya laboratorium baik untuk simulasi ataupun bahasa.
Faktor-faktor yang menjadi kelemahan (weakness) pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Tidak adanya divisi ataupun pegawai yang bertugas khusus untuk menangani komunikasi dengan peserta diklat ataupun instruktur/provider
Saat ini di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta belum memiliki divisi ataupun pegawai khusus yang bertugas untuk menangani komunikasi dengan peserta diklat dan instruktur ataupun provider terkait proses pelaksanaan diklat, sehingga saat ini terdapat pegawai-pegawai yang berfungsi ganda dalam pekerjaannya. Hal ini tentunya memengaruhi kinerja pegawai tersebut menjadi kurang efektif. Disamping itu kurang fokusnya dalam membuat strategi yang berhubungan dengan komunikasi dengan peserta diklat.
2. Kurang maksimalnya teknologi yang ada untuk menyebarkan informasi dan melakukan konfirmasi
Untuk saat ini penyampaian informasi pemanggilan diklat hanya melalui e- mail pemanggilan peserta dan fax ke unit peserta, serta untuk konfirmasi kehadiran atau penyampaian informasi penting mengenai diklat (informasi mengenai diklat dibatalkan karena alasan tertentu, atau perubahan tempat pelaksanaan) dilakukan menggunakan telepon ke satu-persatu peserta, dan hal ini memakan waktu yang sangat lama. Padahal, informasi mengenai diklat dan konfirmasi kehadiran peserta sangat penting bagi kelancaran proses pelaksanaan diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Oleh karena itu dibutuhkan adanya suatu teknologi komunikasi lain untuk penyampaian informasi secara massal dan cepat ke para peserta, dan juga memungkinkan bagi para peserta untuk dapat segera memberikan balasan / response.
Berikut adalah tabel matriks IFE dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta:
Tabel 3.2 Matriks IFE PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Faktor Internal Bobot Peringkat Nilai Tertimbang Kekuatan (Strength)
S1 Realisasi pelaksanaan diklat tertinggi 0.114 4 0.456
S2 Keunggulan dalam hal memberikan pelayanan
diklat 0.107 4 0.428
S3 Lokasi yang berada di ibu kota, dan mudah
dicapai peserta diklat 0.092 4 0.368
S4 Fasilitas lengkap gedung diklat dan wisma
penginapan 0.119 4 0.476
Kelemahan (Weakness)
W2
Tidak adanya divisi ataupun pegawai yang bertugas khusus untuk menangani komunikasi dengan peserta diklat ataupun instruktur/provider
0.229 2 0.458
W3
Kurang maksimalnya teknologi yang ada untuk menyebarkan informasi dan melakukan konfirmasi
0.339 2 0.678
Total 1.000 2.864
3.1.1.2.2 Tahap Pencocokan 3.1.1.2.2.1 Matriks SWOT
Matriks SWOT digunakan untuk mencocokan antara faktor-faktor eksternal yang terdiri dari peluang dan ancaman, dengan faktor-faktor internal yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan untuk merumuskan berbagai strategi alternatif. Berikut adalah tabel matriks SWOT dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta:
Tabel 3.3 Matriks SWOT PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Fakor Internal
Faktor Eksternal
Kekuatan (Strength):
1. Realisasi pelaksanaan diklat tertinggi.
2. Keunggulan dalam hal memberikan pelayanan diklat.
3. Lokasi yang berada di ibu kota, dan mudah dicapai peserta diklat.
4. Fasilitas lengkap gedung diklat dan wisma penginapan.
Kelemahan (Weakness):
1. Tidak adanya divisi khusus untuk menangani komunikasi dengan peserta diklat ataupun instruktur/provider.
2. Tidak adanya
teknologi khusus unuk meyebarkan informasi dan melakukan konfirmasi.
Peluang (Opportunity):
1. Berkembangnya teknologi informasi.
2. Adanya kebijakan dari PLN Pusat kepada seluruh pegawai PT. PLN (Persero) untuk mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun.
3. Antusiasme peserta menanggapi pemanggilan diklat.
4. Partnership dengan perusahaan ternama.
5. Best Practice BUMN lain.
Strategi SO:
1. Melakukan inovasi dalam pelayanan peserta diklat, dengan memanfaatkan teknologi informasi. (S1, S2, S4, O1, O2, O3, O5)
2. Optimalisasi teknologi informasi untuk melakukan monitoring informasi. (S1, S2, O1, O3, O4, O5)
3. Meningkatkan
pelayanan kepada peserta diklat, demi tercapainya kepuasan peserta. (S1, S2, S3, S4, O2, O3, O5)
Strategi WO:
1. Memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu pegawai mengirimkan informasi terkait diklat dengan peserta diklat ataupun instruktur / provider. (W1, W2, O1, O3, O4)
Ancaman (Threats):
1. Pembelajaran di luar PLN Corporate University
2. Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui informasi pemanggilan diklat dirinya.
Strategi ST:
1. Pemanfaatan teknologi informasi sebagai salah satu cara untuk kelancaran komunikasi penyampaian informasi diklat. (S1, S2, T1, T2)
2. Mengembangkan suatu sarana informasi yang bisa memberikan informasi pelaksanaan diklat langsung kepada peserta diklat. (S1, S2, T1, T2)
Strategi WT:
1. Fokus pada
keunggulan perusahaan yaitu dalam memberikan pelayanan diklat kepada peserta. (W1, W2, T1, T2) 2. Membuat suatu
sistem komunikasi yang digunakan untuk mempercepat
penyampaian informasi dan konfirmasi dengan peserta. (W1,W2, T1, T2)
3.1.1.2.3 Tahap Keputusan (Matriks QSPM)
Matriks QSPM adalah suatu teknik yang memungkinkan penyusun strategi untuk mengevaluasi berbagai strategi alternatif yang ada secara objektif berdasarkan faktor-faktor penting eksternal dan internal yang diidentifikasi pada tahap-tahap sebelumnya. Matriks QSPM ini dapat berguna bagi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dalam menentukan strategi alternatif mana yang terbaik untuk diterapkan pada perusahaan dengan menggunakan analisis dari tahap pemasukan dan tahap pencocokan sebelumnya.
Dan dari analisis yang telah dilakukan pada tahap pencocokan, telah menghasilkan beberapa strategi alternatif. Dari beberapa strategi tersebut, strategi yang paling dominan, memungkinkan, dan disarankan untuk dilakukan evaluasi lebih lanjut adalah:
1. Membangun suatu sistem berbasis teknologi informasi untuk sarana penyampaian informasi kepada para peserta diklat, provider, dan instruktur
Strategi ini didapat dari menyimpulkan strategi-strategi alternatif yang terdapat pada matriks SWOT:
• Strategi SO
1. Melakukan inovasi dalam pelayanan peserta diklat, dengan memanfaatkan teknologi informasi. (S1, S2, S4, O1, O2, O3, O5)
2. Optimalisasi teknologi informasi untuk melakukan monitoring informasi. (S1, S2, O1, O3, O4, O5)
• Strategi WO
1. Memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu pegawai mengirimkan informasi terkait diklat dengan peserta diklat ataupun instruktur / provider. (W1, W2, O1, O3, O4)
• Strategi ST
1. Pemanfaatan teknologi informasi sebagai salah satu cara untuk kelancaran komunikasi penyampaian informasi diklat. (S1, S2, T1, T2)
2. Mengembangkan suatu sarana informasi yang bisa memberikan informasi pelaksanaan diklat langsung kepada peserta diklat. (S1, S2, T1, T2)
• Strategi WT
1. Membuat suatu sistem komunikasi yang digunakan untuk mempercepat penyampaian informasi dan konfirmasi dengan peserta. (W1,W2, T1, T2)
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta membangun suatu sistem berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyampaian informasi secara massal, cepat, efektif, dan efisien kepada peserta diklat serta kepada instruktur/provider, ataupun narasumber. Dan dengan adanya sistem tersebut, diharapkan juga akan memotong waktu pada proses bisnis yang berjalan untuk melakukan konfirmasi kepada para peserta diklat.
2. Berfokus pada meningkatkan pelayanan kepada peserta diklat
Strategi ini didapat dari menyimpulkan strategi-strategi alternatif yang terdapat pada matriks SWOT:
• Strategi SO
1. Meningkatkan pelayanan kepada peserta diklat, demi tercapainya kepuasan peserta. (S1, S2, S3, S4, O2, O3, O5)
• Strategi WT
1. Fokus pada keunggulan perusahaan yaitu dalam memberikan pelayanan diklat kepada peserta. (W1, W2, T1, T2)
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta melakukan review dari pelaksanaan diklat selama ini, kemudian membuat prosedur baru yang lebih lengkap untuk meningkatkan pelayanan diklatnya dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki (proses pengajaran dalam kelas, wisma penginapan, dan fasilitas pelaksanaan diklat).
Berikut adalah tabel QSPM yang berisi faktor-faktor kunci eksternal dan internal, saran strategi alternatif yang dapat digunakan, dan skor pembobotannya:
Tabel 3.4 Matriks QSPM PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Faktor Kunci Bobot
Alternatif Strategi Membangun
suatu sistem berbasis teknologi informasi untuk
sarana penyampaian informasi kepada
para peserta diklat, provider,
dan instruktur
Berfokus pada meningkatkan
pelayanan kepada peserta
diklat
AS TAS AS TAS
Peluang (Opportunity)
1 Berkembangnya teknologi informasi 0.317 4 1.268 1 0.317
2
Adanya kebijakan dari PLN Pusat kepada seluruh pegawai PT. PLN (Persero) untuk mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun
0.153 3 0.459 3 0.459
3 Antusiasme peserta menanggapi
pemanggilan diklat 0.176 4 0.704 4 0.704
4 Partnership dengan perusahaan ternama 0.073 3 0.219 4 0.292 5 Best practice Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) lain 0.089 4 0.356 4 0.356
Ancaman (Threat)
1 Pembelajaran di luar PLN Corporate
University 0.064 3 0.192 4 0.256
2
Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui informasi pemanggilan diklat dirinya
0.128 4 0.512 4 0.512
1.000
Kekuatan (Strength)
1 Realisasi pelaksanaan diklat tertinggi 0.114 4 0.456 4 0.456
2 Keunggulan dalam hal memberikan
pelayanan diklat 0.107 4 0.428 4 0.428
3 Lokasi yang berada di ibu kota, dan
mudah dicapai peserta diklat 0.092 - 4 0.368
4 Fasilitas lengkap gedung diklat dan
wisma penginapan 0.119 - 4 0.476
Kelemahan (Weakness)
1
Tidak adanya divisi ataupun pegawai yang bertugas khusus untuk menangani komunikasi dengan peserta diklat ataupun instruktur/provider
0.229 4 0.916 2 0.458
2
Kurang maksimalnya teknologi yang ada untuk menyebarkan informasi dan melakukan konfirmasi
0.339 4 1.356 2 0.678
1.000
TOTAL 6.866 5.760
Dari tabel QSPM diatas dapat dilihat jumlah Total Attractiveness Scores (TAS) untuk Membangun Suatu Sistem Berbasis Teknologi Informasi untuk Sarana Penyampaian Informasi kepada Peserta Diklat, Provider, dan Instruktur sebesar 6,866 dan Fokus pada Meningkatkan Pelayanan kepada Para Peserta Diklat sebesar 5.760. Maka hasil dari analisa yang telah dilakukan mulai dari tahap pemasukan hingga tahap keputusan strategi, maka strategi yang paling tepat untuk dilakukan PT.
PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah dengan membangun suatu sistem berbasis teknologi informasi untuk sarana penyampaian informasi kepada para peserta diklat, provider, dan instruktur.
Salah satu yang dapat dilakukan oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dengan kekuatan internal yang dimiliki dan peluang yang ada dan berpotensi dalam membangun sistem untuk penyampaian informasi yaitu dengan pengembangan E- CRM. E-CRM memiliki kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dimana disini E-CRM memfasilitasi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta untuk melakukan komunikasi dan memberikan pelayanan bagi peserta diklatnya.
3.1.2 Create The System Vision
Jadi permasalahan pada proses bisnis yang ditemukan pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta dan bentuk solusi yang akan dibangun berdasarkan tahapan analisa Keputusan strategi yaitu Membangun Suatu Sistem Berbasis Teknologi Informasi untuk Sarana Penyampaian Informasi untuk menyelesaikan permasalahan pada proses bisnis adalah:
Tabel 3.5 Permasalahan dan Bentuk Solusi di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta No. Permasalahan pada proses bisnis Solusi untuk permasalahan
1.
Pengiriman surat pemanggilan melalui e-mail seringkali tidak sampai kepada peserta.
Suatu sistem untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara massal, cepat, dan efisien. Dan media komunikasi tersebut bukanlah berbasis e-mail.
2.
Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk konfirmasi peserta, karena masih dilakukan secara manual.
Suatu sistem untuk mengirimkan informasi secara massal, cepat, dan efisien kepada para peserta diklat yang berlokasi kerja tersebar di seluruh Indonesia.
3.
Belum dilakukannya konfirmasi pembayaran honor untuk instruktur atau provider yang bekerjasama.
Suatu sistem untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara cepat dan efisien.
4.
Belum dilakukannya konfirmasi untuk pembayaran restitusi kesehatan kepada pegawai dan karyawan pensiun.
Suatu sistem untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara cepat dan efisien.
5.
Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian informasi dari bagian sekretariat kepada seluruh pegawai, dan informasi tidak diterima pegawai apabila pegawai tersebut tidak berada di kantor.
Suatu sistem untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara massal dan cepat kepada para pegawai khususnya apabila pegawai tersebut tidak berada di ruangan kantor.
6.
Lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan pemanggilan narasumber untuk melakukan validasi materi pembelajaran.
Suatu sistem untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara massal, cepat, dan efisien.
Dari tabel diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta saat ini membutuhkan suatu sistem pada proses bisnisnya untuk melakukan komunikasi pengiriman informasi secara massal, cepat, dan efisien yang dapat diterima oleh seluruh peserta diklat, pegawai, dan instruktur atau provider, dan dimana media komunikasi tersebut bukanlah berbasis e-mail.
Dari tabel permalasahan diatas, solusi berupa sistem yang disarankan adalah dengan membangun suatu sistem komunikasi yang medianya dapat melakukan pengiriman informasi langsung ke telepon genggam peserta diklat, pegawai, dan instruktur atau provider. Dan sistem yang cocok untuk menjadi solusi permasalahan tersebut adalah SMS Gateway.
3.1.3 Create Business Model
Pada perancangan model proses bisnis yang baru, permodelan proses bisnis dibagi menjadi tiga bagian yaitu: Pelaksanaan pembelajaran, pembayaran dan sekretariat, dan pengembangan materi.
3.1.3.1 Pelaksanaan Pembelajaran
Pada pelaksanaan pembelajaran ini, sistem digunakan oleh pegawai Bagian Pelaksanaan Pembelajaran dan dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
1. Pra-Pelaksanaan
Proses yang dilakukan pada tahap pra-pelaksanaan yaitu:
1. Meninjau KALENDER DIKLAT yang telah dibuat tahun sebelumnya, dari kalender diklat yang ada akan dibuat RENDIKLAT mingguan sebagai acuan pelaksanaan mingguan di UDIKLAT Jakarta. Rendiklat mingguan ini akan disebarkan ke semua pegawai di semua divisi yaitu: Pelaksanaan Pembelajaran, Pelayanan, Adminisrasi, dan Keuangan, dan Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran
2. Setelah menerima rendiklat mingguan, akan dibuat surat pemanggilan peserta diklat untuk peserta diklat dan surat bantuan instruktur untuk menjadi fasilitator pada tiap diklat yang akan dilaksanakan. Daftar peserta diklat dan instruktur untuk tiap diklat dapat diambil dari aplikasi SIMDIKLAT.
3. Setelah surat pemanggilan mendapat persetujuan dari Manajer, waktu pelaksanaan diklat dimasukan ke dalam reminder sistem SMS Gateway.
4. Surat pemanggilan dikirimkan ke peserta diklat melalui e-mail dan SMS pemberitahuan dengan sistem SMS Gateway, dan ke bagian SDM unit tempat peserta diklat bekerja melalui faximile. Sedangkan surat bantuan mengajar untuk instruktur akan dikirim ke instruktur melalui e-mail dan sistem SMS Gateway.
5. Selain mengirimkan surat pemanggilan kepada peserta diklat, juga dilakukan konfirmasi ke peserta diklat dengan menggunakan sistem SMS Gateway beberapa hari sebelum pelaksanaan untuk kepastian berapa peserta yang hadir sehingga dapat menyiapkan kelas, keperluan ATK, dan penginapan dengan kapasitas yang sesuai.
6. Menyiapkan perlengkapan dan kegiatan pembelajaran dikelas antara lain :
• Mengecek dan memastikan Laptop untuk instruktur tidak ada masalah
• Mengecek dan memestikan LCD tidak ada masalah
• Menyiapkan ATK siswa
• Menyiapkan materi
• Menyiapkan Daftar Hadir
• Menyiapkan nama meja
• Membuat Judul Diklat dan periode pelaksanaan untuk ditempel di pintu masuk kelas
• Mengecek isi kertas flip chart
• Menyiapkan ATK Kelas.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pra-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
Gambar 3.10 Usulan Proses Bisnis Pra-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
2. Pelaksanaan
Proses yang dilaksanakan pada bagian pelaksanaan yaitu:
1. Menyiapkan dan menyalakan Laptop untuk Instruktur.
2. Menyalakan LCD/infocus.
3. Memastikan peralatan yang sudah disiapkan sudah siap di masing-masing kelas.
4. Menginformasikan kepada siswa untuk update biodata dan isi evalusi. level satu pada aplikasi SIMDIKLAT (simdiklat.pln-pusdiklat.co.id).
5. Meningatkan Instruktur untuk mengisi daftar hadir.
6. Mengambil daftar hadir Instruktur maksimal pukul 10.00 untuk diserahkan kepada bagian pengajaran di lantai 4 untuk dibuatkan honor.
7. Mengeksekusi kehadiran peserta diklat pada aplikasi SIMDIKLAT.
8. Memastikan siswa mengetahui dan dapat mengisi formulir evaluasi level satu pada aplikasi SIMDIKLAT di tempat yang telah disediakan.
9. Kontrol Kelas pada saat jam kritis.
10. Menyiapkan formulir penilaian peserta diklat dan menyerahkan kepada instruktur, serta meminta kembali formulir yang sudah berisi nilai dari instruktur.
11. Memberitahu peserta untuk mengisi evaluasi pembelajaran
12. Pada pelaksanaan diklat penjenjangan, sistem SMS Gateway dapat digunakan untuk mengingatkan peserta untuk mengumpulkan tugas dan memberitahukan mengenai tanggal-tanggal penting pelaksanaan.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
Gambar 3.11 Usulan Proses Bisnis Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
3. Pasca Pelaksanaan
Proses yang dilaksanakan pada bagian pasca pelaksanaan yaitu:
1. Berkoordinasi dengan petugas cleaning service untuk membersihkan kelas.
2. Merapikan kembali ATK Kelas & mengembalikan ke bagian gudang.
3. Merapikan kembali nama meja.
4. Mematikan Laptop, LCD/infocus.
5. Mematikan AC dan lampu kelas.
6. Membereskan Judul Diklat yang masih menempel di pintu kelas.
7. Mengumpulkan nilai dari instruktur.
8. Memastikan bahwa tiap peserta sudah mengisi evaluasi diklat. Konfirmasi dilakukan dengan cara mengirim SMS menggunakan sistem SMS Gateway kepada peserta yang belum mengisi evaluasi diklat.
9. Mencetak sertifikat untuk peserta diklat yang lulus diklat.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pasca- Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
Gambar 3.12 Usulan Proses Bisnis Pasca-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran
3.1.3.2 Pembayaran dan Sekretariat
Proses yang dilakukan pada pembayaran dan sekretariat yaitu:
1. Melaksanakan pembayaran untuk seluruh kegiatan pengadaan diklat dan operasional di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta.
2. Pembayaran Honor: membayarkan honor ke instruktur atau provider yang bekerja sama dalam pelaksanaan diklat.
3. Mengkonfirmasi pembayaran kepada instruktur dan provider yang bekerja sama dengan mengirimkan SMS menggunakan sistem SMS Gateway.
4. Pembayaran Restitusi Kesehatan Pegawai & Pegawai Pensiun: pembayaran restitusi kesehatan pegawai dan pegawai pensiun kepada para pegawai dan pegawai pensiun.
5. Mengkonfirmasi pembayaran restitusi kesehatan kepada pegawai dan pegawai pensiun dengan mengirimkan pesan SMS menggunakan sistem SMS Gateway.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:
Gambar 3.13 Usulan Proses Bisnis Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan
Dan untuk Bagian Sekretariat perancangan proses bisnisnya adalah sebagi berikut: Penyampaian Informasi Internal kepada pegawai, penyampaian informasi internal ini dilaksanakan oleh bagian Sekretariat yaitu menyampaikan informasi penting kepada setiap pegawai PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Misal:
kegiatan rapat internal dan knowledge sharing.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:
Gambar 3.14 Usulan Proses Bisnis Bagian Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan
3.1.3.3 Pengembangan Materi
Pada bagian ini sistem digunakan oleh Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran untuk mengundang dan mengkonfirmasi para narasumber untuk melakukan validasi materi diklat. Usulan proses baru yang dilaksanakan adalah:
1. Menunggu perintah dan menerima keputusan dari PUSDIKLAT atau menentukan apakah suatu materi diklat sudah perlu dilakukan pembaharuan atau belum. Apabila dirasa perlu, maka akan dipanggil instruktur-instruktur terkait ataupun narasumber yang kompeten untuk membahas materi tersebut.
2. Membuat surat undangan untuk instruktur atau narsumber tarkait.
3. Apabila surat undangan sudah disetujui oleh Manajer, maka surat undangan dikirimkan dengan menggunakan e-mail dan sistem SMS Gateway kepada para instruktur atau narasumber terkait.
4. Setelah itu dilakukan konfirmasi menggunakan sistem SMS Gateway kepada para narasumber.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:
Gambar 3.15 Usulan Proses Bisnis Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran
