30
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik Negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995.
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.
Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon, dan Pekalongan.
Perubahan status pada Pos Indonesia. Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph, dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik.
Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel).
Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri.Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Perkembangan Pos Indonesia pada masa kini. Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia.
Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi, dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 Kantor pos online, serta dilengkapi elektronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi.
Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. Hal ini bertujuan untuk memberikan fleksibilitas dan kedinamisan untuk PT. Pos Indonesia (Persero) sehingga bisa lebih baik dalam melayani masyarakat dan menghadapi perkembangan dunia bisnis yang semakin ketat persaingannya.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun Visi dan Misi PT Pos Indonesia yaitu: Visi:
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos, paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.
Misi:
• Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.
• Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.
• Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
• Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
• Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.
3.3 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT Pos Indonesia dan Struktur Organisasi Divisi PT Pos Indonesia:
3.4 Tugas dan Wewenang
Berikut ini adalah Tugas dan Wewenang setiap jabatan pada PT Pos Indonesia:
• Bagian
Pelayanan Jasa Keuangan Surat Pos dan Paket Pos
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan layanan surat pos biasa, tercatat, kilat khusus, express mail service, surat pos prioritas luar negeri, surat pos ekspres, paket pos, dan layanan terkait lainnya untuk mencapai sasaran pendapatan dan mutu yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur bagian Pelayanan Jasa Keuangan Surat Pos dan Paket Pos, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Pelayanan Jasa Keuangan Surat Pos dan Paket Pos adalah:
o Manajer Pelayanan Jasa Keuangan Surat Pos dan Paket Pos Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan layanan di loket sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Mengusulkan rencana pengelolaan pelayanan kepada kepala kantor pos. Mengelola kegiatan pelayanan loket .
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Memastikan bahwa uang penerimaan transaksi layanan di loket telah disetorkan
ke kasir sesuai dengan data transaksi yang sebenarnya.
Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan layanan di bagiannya. Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan.
o Asisten Manager Pelayanan Jasa dan Komunikasi dan PP Mengadministrasi pelayanan jasa komunikasi dan PP. Membuat laporan pelayanan jasa komunikasi dan PP. Tugas lain yang diberikan atasan.
o Asisten Manager Pelayanan Sore
Mengurus administrasi pelayanan sore. Membuat laporan.
Tugas lain yang diberikan atasan.
• Bagian Pelayanan Jasa Keuangan, Giro, dan Penyaluran Dana
Tugas Utama : Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan layanan kemitraan perbankan, layanan giro, penyaluran dana dan wesel pos yang diterima di loket untuk mencapai sasaran pendapatan,likuiditas, dan mutu yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Pelayanan Jasa Keuangan, Giro, dan Penyaluran Dana, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Pelayanan Jasa Keuangan, Giro, dan Penyaluran Dana adalah:
o Manajer Pelayanan Jasa Keuangan, Giro, dan Penyaluran Dana Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan layanan di loket sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Mengusulkan rencana pengelolaan pelayanan kepada kepala kantor pos.
Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan layanan di bagiannya.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Menerima keluhan pelanggan terkait dengan layanan di loket dan memberikan
solusi.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Pelayanan Jasa Keuangan
Mengurus administrasi pelayanan keuangan. Membuat laporan pelayanan jasa keuangan. Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager Penyaluran Dana
Mengurus administrasi penyaluran dana. Membuat laporan penyaluran dana. Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager Giro
Mengurus administrasi giro. Membuat laporan giro. Tugas lain dari atasan.
• Bagian Layanan Pelanggan Korporat
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional kiriman korporat, untuk mendukung pencapaian sasaran pendapatan dan mutu yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Layanan Pelanggan Korporat, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Layanan Pelanggan Korporat adalah:
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Menerima dan memeriksa kiriman korporat.
Mengkoordinir dan mengawasi proses tutupan kiriman korporat sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan layanan di bagiannya.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Layanan Pelanggan Korporat 1
Mengurus administrasi pencatatan kiriman korporat. Membuat laporan kiriman korporat.
Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager Layanan Pelanggan Korporat 2 Mengurus administrasi pencatatan kiriman korporat. Membuat laporan kiriman korporat.
Tugas lain dari atasan.
• Bagian SLPK
Logistik
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional kiriman korporat, untuk mendukung pencapaian sasaran pendapatan dan mutu yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian SLPK Logistik, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian SLPK Logistik adalah:
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengelola jejak lacak kiriman korporat.
Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan layanan di bagiannya.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Memeriksa dan mencocokkan kebenaran data produksi kiriman korporat.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. • Bagian Proses dan Distribusi
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional tutupan pos dan distribusi kiriman pos, untuk mendukung kinerja operasional sesuai dengan sasaran Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Proses dan Distribusi, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Proses dan Distribusi adalah:
o Manajer Proses dan Distribusi
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengawasi proses tutupan kiriman pos sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
Melakukan proses pendistribusian kantung pos sesuai dengan tujuannya dan menyerahkan kantung pos kepada pihak angkutan pos.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
o Asisten Manager Pengelolaan Surat Pos Reguler Melakukan pencatatan kiriman surat pos reguler. Membuat laporan surat pos reguler.
Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager Pengelolaan Surat Pos Prioritas. Melakukan pencatatan kiriman surat pos prioritas. Membuat laporan surat pos prioritas.
Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager Pengelolaan Paket Pos Melakukan proses pendistribusian paket pos. Administrasi pencatatan kiriman pos.
Membuat laporan pendistribusian. Tugas lain dari atasan.
• Bagian Sumber Daya Manusia
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya Manusia dalam lingkup tanggung jawabnya untuk mendukung pelaksanaan operasional berjalan dengan tertib dan benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Sumber Daya Manusia, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Sumber Daya Manusia adalah:
o Manajer Sumber Daya Manusia
Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian SDM dalam lingkup tanggung jawabnya.
Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir karyawan. Mengatur jadwal kerja dinas hari libur karyawan.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Bagian Sumber Daya Manusia
Mengadministrasi pension pegawai Persiapan pembayaran pensiun. Mengawasi absensi.
Membuat laporan absensi. Tugas lain dari atasan.
• Bagian Keuangan BPM dan Filateli
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan keuangan dan benda pos, perangko, benda filateli, benda filateli, benda materai,dan benda pihak ketiga lainnya untuk mendukung operasional dalam lingkup tanggung jawabnya.
Berdasarkan struktur Bagian Keuangan BPM dan Filateli, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Keuangan BPM dan Filateli adalah:
o Manajer Keuangan BPM dan Filateli
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian keuangan, BPM, dan pengelolaan filateli sesuai dengan ketentuan yang telah di tetapkan Perusahan.
Mengawasi pelaksanaan pekerjaan kasir dalam lingkup tanggung jawabnya. Melakukan pencocokan pencatatan transaksi keuangan.
Melakukan pengawasan terhadap uang kas.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Keuangan BPM dan Filateli
Melakukan pencocokan catatan transaksi keuangan. Pencatatan setoran uang dari kasir.
Membuat laporan terkait pengelolaan keuangan.
Melakukan pencocokan penerimaan BPM dari kantor pusat.
Membantu melakukan pengawasan Coaching dan Counseling karyawan. Tugas lain dari atasan.
• Bagian Akuntansi
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan akuntansi dalam lingkup tanggung jawabnya untuk tertib kelancaran pembukuan akuntansi yang benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Akuntansi, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Akuntansi adalah:
o Manajer Akuntansi
Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan pekerjaan pengelolaan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
Melakukan proses pembukuan dan penyusunan laporan akuntansi
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Akuntansi 1
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam buku kas harian(bkh). Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal mutasi(jm).
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal penyelesaian .mutasi(jpm).
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal transaksi antar kantor(jpak).
Tugas lain dari atasan. o Asisten Manager Akuntansi 2
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam buku kas harian(bkh). Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal mutasi(jm).
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal penyelesaian mutasi (jpm).
Melakukan pencatatan data dokumen sumber ke dalam jurnal transaksi antar kantor(jpak).
o Asisten Manager Piutang Membuat laporan piutang. Tugas lain dari atasan. • Bagian Sarana dan Teknologi
Tugas Utama: Pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan sarana dan teknologi akuntansi dalam lingkup tanggung jawabnya untuk mendukung kelancaran pelaksanaan operasional.
Berdasarkan struktur Bagian Sarana dan Teknologi, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Sarana dan Teknologi adalah:
o Manajer Sarana dan Teknologi
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian sarana dan teknologi dalam lingkup tanggung jawabnya.
Melakukan pemeliharaan dan perbaikan di bagian sarana dan teknologi.
Mempertanggungkan pengeluaran biaya sarana dan teknologi sesuai dengan peruntukkannya dalam batas kewenanggannya.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Sarana
Melakukan permintaan barang. Melakukan pemeriksaan barang. Melakukan administrasi biaya sarana.
Tugas lain dari atasan. o Asisten Manager TSI
Melakukan pemeriksaan teknologi.
Melakuan administrasi biaya pengelolaan teknologi. Membuat laporan terkait pengelolaan teknologi. Tugas lain dari atasan.
• Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos
Tugas Utama: Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan kantor pos cabang, pos keliling desa atau kota, unit pelayanan bergerak lainnya, dan pengelolaan agen pos untuk mencapai tertib administrasi serta pelaksanaan pekerjaan dengan tertib dan benar sesuai ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos pada, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos adalah:
o Manajer Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos dalam lingkup tanggung jawabnya. Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
kantor pos cabang.
Mengorganisasikan dan mengendalikan pengelolaan Agen Pos dalam lingkup tanggung jawabnya
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager UPL 1
Melakukan administrasi UPL. Membuat laporan UPL.
Melakukan pemeriksaan saldo uang kas. Tugas lain dari atasan.
o Asisten Manager UPL 2
Melakukan administrasi UPL. Membuat laporan UPL. Tugas lain dari atasan. o Asisten Manager UPL 3
Melakukan administrasi UPL. Membuat laporan UPL. Tugas lain dari atasan. • Bagian Audit dan Mutu
Tugas Utama: Melakukan pemeriksaan secara rutin dan berkala terhadap pelaksanaanpekerjaan pada setiap bagian berdasarkan pedoman pemeriksaan yang berlaku, dan melakukan pengukuran standard mutu sesuai dengan yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Bagian Audit dan Mutu, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Audit dan Mutu adalah:
o Manajer Audit dan Mutu
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan pada semua bagian. Membuat hasil pemeriksaan periodik dan rutin.
Kelakukan pemeriksaan khusus dalam hal kecurangan. Mengkoordinir pengukuran mutu operasional.
Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Audit dan Mutu
Menyimpan dan mengarsipkan hasil pemeriksaan. Membuat laporan.
Tugas lain dari atasan. • Bagian Pemasaran
Tugas Utama: Mengorganisasikan dan mengkoordinir kegiatan pemasaran yang meliputi pengenalan produk pada pelanggan, penawaran produk, promosi dalam lingkup tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
Berdasarkan struktur Bagian Bagian Pemasaran, maka penjabaran tugas dan wewenang dari Bagian Pemasaran adalah:
o Manajer Pemasaran
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya di bagiannya. Membuat uraian tugas di bagiannya.
Menyusun database pelanggan korporat dan target pelanggan sasaran pemasaran. Melakukan penawaran produk perusahaan sesuai dengan kebijakan perushaan. Melakukan Coaching dan Counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan pengolahan pos.
Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan. o Asisten Manager Pemasaran
Membuat laporan kegiatan program pemasaran. Melakukan pemeriksaan terhadap tagihan pemasaran. Tugas lain dari atasan.
3.5 Produk yang Ditawarkan
Produk PT Pos Indonesia yaitu: • Surat dan Paket
o Domestik Pos Express Pos Kilat Khusus Pos Kilat
Surat Biasa Tercatat Surat Biasa
Paket Pos o Internasional
Express Mail Services (EMS)
o Filateli • Jasa Keuangan o Pospay o Weselpos o Giro Pos o Fund Distribution o Bank Chanelling • Logistik o Layanan Kargo Point to Point Kargo Pos
o Layanan Logistik Lainnya
Warehousing
Customs Clearance
Management Inventory
Marking & Labelling / Praposting Tracking
Kegiatan atau proses yang terjadi pada perusahaan dimulai ketika bagian loket melakukan identifikasi barang dan mengecek harga pengiriman yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Kemudian pelanggan akan menerima konfirmasi dari bagian loket,kemudian setelah ia memutuskan untuk melanjutkan transaksi tersebut atau tidak. Setelah itu pelanggan akan membayar sesuai dengan jumlah yang telah di beritahukan oleh bagian loket,setelah menerima uang yang diberikan oleh pelanggan bagian loket akan membuatkan bukti kiriman yang akan di berikan kepada bagian sortir dan keuangan.
Proses selanjutnya bagian sortir mengecek keluar masuknya barang nantinya juga akan membuat laporan pengiriman dan dilaporkan kepada bagian distribusi. Bagian distribusi akan membuat list pengiriman dan laporan kiriman bulanan bedasarkan laporan pengiriman, untuk kemudian list pengiriman akan diberikan kepada bagian kurir. Bagian kurir akan mengirimkan barang tersebut bedasarkan data yang ada di barang tersebut dan akan mendata list pengiriman setelah barang di kirim.
Setelah bagian keuangan menerima bukti kiriman resi dari bagian loket, bagian keuangan akan membuat surat pembayaran lalu bedasarkan surat pembayaran akan di buat laporan keuangan dan dilaporkan kepada bagian marketing, kemudian bagian marketing akan membuat laporan pencapaian berdasarkan laporan keuangan yang diberikan oleh bagian keuangan.
3.7 Inukshuk KM Model
• Tacit Knowledge
Saat ini tacit knowledge di dalam kantor pos yaitu:
o Ide atau knowledge karyawan berupa pemberitahuan strategi yang cocok untuk menghadapi suatu masalah, dapat diperoleh dari masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi sesuatu permasalahan. Hal tersebut merupakan tacit knowledge, seperti saat atasan memberikan knowledge kepada bawahannya ketika terjadi suatu masalah. Fitur chat bisa membantu karyawan untuk menyampaikan secara personal strategi yang ingin disampaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut.
o Setiap karyawan dalam kantor pos memiliki inovasi dan pemikiran yang tidak dapat di salurkan dengan baik, karena tidak adanya media penyimpanan. Selain itu, ide-ide tersebut tidak di tindaklanjuti secara cepat oleh atasannya. Fitur seperti forum bisa menjadi sarana untuk menyalurkan pemikiran yang ingin disampaikan
Jadi dalam menampung knowledge karyawan pos diperlukannya wadah sebagai berikut :
o Forum
Forum merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana karyawan dapat menjadikan forum ini sebagai sarana untuk saling berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa memandang jabatan atau senioritas untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan.
o Chat
Chat merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana karyawan bisa berinteraksi dan berkomunikasi dengan karyawan lain secara personal. Hal ini bisa membantu memperlancar komunikasi antar karyawan di dalama perusahaan.
• Explicit Knowledge
Saat ini explicit knowledge di dalam kantor pos yaitu:
o Berupa surat edaran atau surat keputusan dalam pos ini masih ditempel di papan pengumuman. Fitur seperti mailbox bisa membantu untuk menyampaikan surat-surat tersebut.
o Tugas, tanggung jawab dan wewenang menjelaskan tentang detail pekerjaan, tanggung jawab , dan wewenang setiap karyawan dalam melaksanakan kegiatan dalam kantor pos. Hal tersebut mencakup uraian pekerjaan bagi karyawan dari setiap bagian. Tugas, tanggung jawab dan wewenang merupakan knowledge yang bersifat explicit. Hal tersebut bisa membantu setiap karyawan untuk mengetahui dengan baik detail pekerjaan yang ada di dalam kantor pos. Fitur seperti Job Description bisa membantu karyawan untuk mengetahui detail pekerjaan.
o Dokumen tentang organisasi. Perusahaan perlu mendokumentasikan hal-hal tentang organisasi seperti profil organisasi, struktur organisasi dan visi misi. Fitur seperti Company profile bisa mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen hasil rapat berupa hasil keputusan , deadline dan status yang telah dicatat oleh notulis rapat. Untuk kemudian diberikan kepada manager. Dokumen hasil rapat tersebut bisa membantu management untuk pengambilan keputusan.
Fitur notulen rapat sebagai dokumentasi hasil rapat yang telah dilakukan di dalam kantor pos.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan. Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen pengetahuan tentang produk perusahaan untuk mengetahui produk-produk yang ditawarkan oleh perushaan. Fitur Product bisa membantu mendokumentasikan penjelasan tentang produk yang ada di dalam perusahaan.
Dalam KM terdapat beberapa fitur sebagai berikut sebagai sarana atau wadah bagi karyawan untuk dapat mendapatkan pengetahuan:
o Notulen rapat
Notulen rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana hasil rapat perusahaan didokumentasikan. Di dalam KM ini, karyawan yang tidak hadir dalam rapat tersebut bisa mengetahui hasil rapat untuk menambah informasi bagi karyawan tersebut.
o Company Profile
Company profile merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana sebagai dokumentasi yang menjelaskan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi misi, dan branch perusahaan untuk menambah informasi.
o News
News merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana berisi berita-berita terbaru yang berhubungan dengan perusahaan. Berita-berita-berita ini bisa membantu karyawan untuk mendapatkan berita yang baru dan berhubungan dengan perusahaan.
o Articles
Articles merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana berisi pengetahuan-pengetahuan yang berhubungan dengan perusahaan. Tujuannya agar bisa di-sharing kepada karyawan lain untuk menginformasikan hal-hal yang belum diketahui. Format file yang ada berbentuk text.
o FAQ
FAQ merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana hasil dan jawaban dari pertanyaan yang sering ditanyakan akan didokumentasikan di sini. Sehingga mempermudah karyawan untuk mengetahui informasi-informasi yang umum tanpa harus bertanya lagi kepada karyawan lain.
o Mailbox
Mailbox merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana karyawan bisa saling berinteraksi dengan karyawan lain dengan message. Mailbox juga berguna untuk membantu admin meyampaikan pesan kepada
karyawan perusahaan seperti event-event yang akan dilaksanakan, seminar-seminar, dan lain-lain.
o Product
Product merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana karyawan dapat melihat informasi tentang produk-produk yang ada di perusahaan untuk menambah informasi bagi karyawan.
o Download
Download merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana dokumen-dokumen atau info didokumentasikan seperti gambar-gambar (logo perusahaan, dan lain-lain), laporan pertahun, dan hasil dari event yang telah dilaksanakan untuk memberikan informasi kepada karyawan yang ingin mengetahuinya.
o Job description
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang menjelaskan tentang detail pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenang setiap karyawan dalam melaksanakan kegiatan di dalam perusahaan. Hal tersebut mencakup prosedur uraian pekerjaan bagi karyawan dari setiap bagian.
o Report
Report merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana admin dapat mencetak laporan penggunaan KM selama periode tertentu untuk menganalisis aplikasi KM yang tersedia.
• Socialization
o Proses sosialisasi antar karyawan di dalam kantor pos biasa dilakukan melalui tatap muka (Face to face Communications) antar karyawan, seperti rapat dan diskusi yang dilakukan di kantor pos. Di dalam kantor pos belum mempunyai fitur untuk dapat berkomunikasi langsung ketika terjadi hambatan dalam berkomunikasi karena mereka masih mengandalkan penggunaan telepon seluler atau telepon kantor. Sehingga, jika terjadi gangguan telepon karyawan sulit menyampaikan info kepada karyawan lain.
o Di dalam kantor pos ide atau knowledge karyawan berupa pemberitahuan strategi yang cocok untuk menghadapi suatu masalah, dapat diperoleh dari masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi sesuatu permasalahan. Hal tersebut merupakan tacit knowledge, seperti saat atasan memberikan knowledge kepada bawahannya ketika terjadi suatu masalah.
Fitur yang cocok untuk diterapkan dalam kantor pos adalah Chat. Fitur Chat bisa memudahkan karyawan dalam perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan karyawan lain dan Fitur chat bisa membantu karyawan untuk menyampaikan secara personal strategi yang ingin disampaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut. • Externalization
Proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas.
o Di dalam kantor pos berupa surat edaran atau surat keputusan dalam pos ini masih ditempel di papan pengumuman. Fitur seperti mailbox bisa membantu untuk menyampaikan surat-surat tersebut.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan. Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
Fitur yang cocok untuk diterapkan dalam kantor pos adalah forum, articles dan mailbox sangat membantu proses ini.
• Combination
Proses konversi knowledge untuk mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet dan internet untuk memperoleh sumber eksternal.
o Di dalam kantor pos, proses penyimpanan dokumen seperti laporan-laporan dan notulen rapat masih dalam bentuk map, yang kemudian disimpan di dalam lemari atau rak buku. Sehingga karyawan dalam kantor pos sulit untuk mencari dokumen-dokumen yang telah disimpan. Dokumen hasil rapat berupa hasil keputusan , deadline dan status yang telah dicatat oleh notulis rapat. Untuk kemudian diberikan kepada manager. Dokumen hasil rapat tersebut bisa
membantu management untuk pengambilan keputusan. Fitur notulen rapat sebagai dokumentasi hasil rapat yang telah dilakukan di dalam kantor pos.
Fitur-fitur seperti Download dan notulen yang memiliki fungsi untuk mencari dokumen yang ada di dalam perusahaan.
• Internalization
o Dokumen tentang organisasi. Perusahaan perlu mendokumentasikan hal-hal tentang organisasi seperti profil organisasi, struktur organisasi dan visi misi. Fitur seperti Company profile bisa mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat disebarkan, sehingga terjadilah peningkatan knowledge SDM. Di dalam kantor pos memiliki sumber-sumber explicit knowledge yang diperoleh melalui surat edaran, papan pengumuman, intranet dan internet sebagai sumber eksternal. Di dalam kantor pos, karyawan tidak mempunyai budaya membaca yang tinggi, sehingga knowledge
yang dimiliki perusahaan tidak dapat diikuti dengan baik. Sistem ini perlu memiliki alat bantu penyimpanan dokumen, dan fitur-fitur learning sangat membantu proses ini.
Fitur Forum, Articles, News, FAQ dan Company Profile bisa menjadi media bagi karyawan untuk berbagi knowledge.
• Leadership
Di dalam kantor pos, gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan demokratis.
Gaya kepemimpinan ini menempatkan manusia sebagai faktor pendukung terpenting dalam kepemimpinan yang dilakukan berdasarkan dan mengutamakan orientasi pada hubungan dengan anggota organisasi. Gaya kepemimpinan ini dimiliki oleh kepala kantor pos, wakil kepala kantor pos dan juga diterapkan pada manager-manager di bidangnya masing-masing, seperti manager-manager SDM, manager-manager pemasaran, manager pelayanan, manager pengawasan, dan manager lainnya. Gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Ini bisa dilihat pada saat pengambilan keputusan rapat atau diskusi di dalam kantor pos, yang tidak mengambil keputusan secara sendiri tetapi dengan keputusan yang diambil bersama.
Seorang pemimpin dalam kantor pos mempunyai tacit knowledge yang hanya dapat di share pada saat tertentu. Pada proses ini diperlukan sebuah explicit knowledge sehingga keputusan-keputusan serta gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin dalam kantor pos dapat di bagikan kepada karyawan yang lainnya melalui sarana KM. Fitur forum dan articles dapat membantu seorang leader untuk membagikan tacit knowledge yang dimilikinya.
• Technology
Teknologi yang digunakan di dalam kantor pos yaitu: o Perangkat keras (Hardware)
CPU + Komputer (processor intel pentium 4) RAM 526MB
HardDisk 80GB
Mouse + keyboard
Printer LX300 (Epson) Laptop Intel Core 2duo Wireless Speedy
Server
o Perangkat Lunak (Software)
Windows XP Profesional
Microsoft Office Antivirus Kaspersky
I-Pos (aplikasi kirim surat/barang)
I-Pos adalah sistem yang dipakai untuk transaksi kiriman surat dan barang yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
RSPost (aplikasi wesel)
RSPost adalah sistem yang dipakai untuk transaksi pengiriman uang (wesel) yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
SOPPOS (layanan tagihan)
SOPPOS adalah sistem yang dipakai untuk transaksi pelayanan tagihan-tagihan yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
Sistem informasi SDM (untuk absensi)
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan absensi sumber daya manusia di dalam kantor pos
Fitur application procedures bisa membantu karyawan untuk mendapatkan cara atau info tentang aplikasi yang tidak mereka ketahui di dalam perusahaan seperti aplikasi I-Pos, RSPost, SOPPOS, dan sebagainya.
• Culture
Budaya yang terjadi dalam kantor pos, karyawan sulit berbagi pengetahuan. Budaya di dalam kantor pos masih bersifat tacit knowledge yang belum didokumentasikan untuk bisa dimanfaatkan knowledge sharing antar karyawan. SDM dalam kantor pos ingin memiliki sebuah wadah untuk berbagi knowledge.
Wadah KM diharapkan membantu karyawan dalam berbagi knowledge seperti forum dan chat memungkinkan SDM berbagi knowledge.
3.8 Knowledge Taxonomy Knowledge Taxonomi Produk Wilayah Kendaraan Luar negri Event
Mobil Motor Pesawat Kapal Teknologi informasi
Domestik Surat dan paket Jasa keuangan Logistik
Kantor Khusus I-pos RSPost SOPPOS SI Absensi
Pospay Wesel pos Giro Pos Fund Distribution Bank Chanelling
Layanan Kargo Layanan Logistik Lainnya Express Mail Services Admail Filateli Pos Express
Pos Kilat Khusus
Pos Kilat Surat Biasa Tercatat Surat Biasa Paket Pos
Knowledge yang terdapat di perusahaan meliputi: • Produk
Knowledge yang berisi kan pengetahuan tentang produk- produk yang terdapat dalam pos Indonesia, produk terdiri dari 3 bagian yaitu :
o Surat dan paket
Berisikan knowledge jenis-jenis pengiriman surat dan paket berupa : pos express,pos kilat khusus, pos kilat, surat biasa tercatat, surat biasa, paket pos, express mail services, admail, dan filateli.
o Jasa keuangan
Berisikan knowledge jenis-jenis jasa keuangan yang di tawarkan di dalam kantor pos berupa : Pos Pay, Weselpos, Giro pos, Fund Distribution, dan Bank Chanelling.
o Logistik
Terdapat jasa-jasa kargo dan layanan logistic lainnya. • Event
Pengetahuan acara event yang terdapat dalam kantor terdiri dari dua yaitu: o Khusus
Berisikan acara-acara khusus yang biasa di buat jika ada kegiatan event tiba-tiba, contohnya pergantian baju karyawan,kegiatan bakti social,dan lain-lain. o Kantor
Berisikan acara-acara tahunan yang biasa di selenggarakan di dalam kantor untuk karyawan saja, contohnya acara upupacara bendera dan acara-acara lainnya.
• Wilayah
Knowledge yang berhubungan tentang lokasi jangkauan pelayanan yang dilakukan di dalam pos indonesia
• Teknologi
Knowledge yang berisikan informasi-informasi teknologi di pos Indonesia berupa : I-Pos, RSpost, SOPPOS, dan SI Absensi.
• Kendaraan
Knowledge yang berisikan jenis-jenis kendaraan yang di gunakan dalam pos indonesia, seperti: mobil, motor, pesawat, dan kapal.
3.9 Perencanaan Analisis dan Rancangan
Faktor analisis (Inukshuk) Kebutuhan
Faktor Keterangan Fitur Keterangan
Sosialization
Knowledge karyawan
berupa pemberitahuan strategi yang cocok untuk menghadapi suatu masalah, dapat diperoleh dari masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi sesuatu permasalahan.
Chat
Fitur chat bisa membantu karyawan untuk menyampaikan secara personal strategi yang ingin disampaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Externalizations 1.Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan.
Articles dan news
Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
2.Knowledge yang
baru dan hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan.
Forum
Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui
knowledge dari
Combination
Proses penyimpanan dokumen seperti laporan-laporan dan notulen rapat masih dalam bentuk map, yang kemudian disimpan di dalam lemari atau rak buku.
Notulen
Fitur notulen rapat sebagai dokumentasi hasil rapat yang telah dilakukan di dalam kantor pos.
Internalizations
1.Dokumen tentang organisasi seperti profil organisasi, struktur organisasi dan visi misi.
Company profile
Fitur Company profile bisa mendokumentasikan hal tersebut. 2. Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan.
Articles dan news
Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
Leadership
Gaya kepemimpinan yang diterapkan kantor pos adalah gaya kepemimpinan yang demokratis.
Forum
Fitur forum dapat membantu seorang leader untuk membagikan tacit knowledge yang dimilikinya. Technology
1.I-Pos (aplikasi kirim surat/barang) 2.RSPost (aplikasi wesel) 3.SOPPOS (layanan tagihan) 4.Sistem informasi untuk SDM (untuk absensi) Application procedures Fitur application procedures bisa membantu karyawan untuk mendapatkan cara atau info tentang aplikasi yang tidak mereka ketahui di dalam perusahaan seperti aplikasi I-Pos, RSPost, SOPPOS, dan sebagainya.
Culture
Budaya di dalam kantor pos masih bersifat tacit
knowledge yang belum
didokumentasikan untuk bisa dimanfaatkan knowledge sharing antar karyawan. Forum
Fitur forum diharapkan membantu karyawan dalam berbagi
knowledge,
memungkinkan SDM berbagi knowledge.
