• Tacit Knowledge
Saat ini tacit knowledge di dalam kantor pos yaitu:
o Ide atau knowledge karyawan berupa pemberitahuan strategi yang cocok untuk menghadapi suatu masalah, dapat diperoleh dari masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi sesuatu permasalahan. Hal tersebut merupakan tacit knowledge, seperti saat atasan memberikan knowledge kepada bawahannya ketika terjadi suatu masalah. Fitur chat bisa membantu karyawan untuk menyampaikan secara personal strategi yang ingin disampaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut.
o Setiap karyawan dalam kantor pos memiliki inovasi dan pemikiran yang tidak dapat di salurkan dengan baik, karena tidak adanya media penyimpanan. Selain itu, ide-ide tersebut tidak di tindaklanjuti secara cepat oleh atasannya. Fitur seperti forum bisa menjadi sarana untuk menyalurkan pemikiran yang ingin disampaikan
Jadi dalam menampung knowledge karyawan pos diperlukannya wadah sebagai berikut :
o Forum
Forum merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana karyawan dapat menjadikan forum ini sebagai sarana untuk saling berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa memandang jabatan atau senioritas untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan.
o Chat
Chat merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana karyawan bisa berinteraksi dan berkomunikasi dengan karyawan lain secara personal. Hal ini bisa membantu memperlancar komunikasi antar karyawan di dalama perusahaan.
• Explicit Knowledge
Saat ini explicit knowledge di dalam kantor pos yaitu:
o Berupa surat edaran atau surat keputusan dalam pos ini masih ditempel di papan pengumuman. Fitur seperti mailbox bisa membantu untuk menyampaikan surat-surat tersebut.
o Tugas, tanggung jawab dan wewenang menjelaskan tentang detail pekerjaan, tanggung jawab , dan wewenang setiap karyawan dalam melaksanakan kegiatan dalam kantor pos. Hal tersebut mencakup uraian pekerjaan bagi karyawan dari setiap bagian. Tugas, tanggung jawab dan wewenang merupakan knowledge yang bersifat explicit. Hal tersebut bisa membantu setiap karyawan untuk mengetahui dengan baik detail pekerjaan yang ada di dalam kantor pos. Fitur seperti Job Description bisa membantu karyawan untuk mengetahui detail pekerjaan.
o Dokumen tentang organisasi. Perusahaan perlu mendokumentasikan hal-hal tentang organisasi seperti profil organisasi, struktur organisasi dan visi misi. Fitur seperti Company profile bisa mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen hasil rapat berupa hasil keputusan , deadline dan status yang telah dicatat oleh notulis rapat. Untuk kemudian diberikan kepada manager. Dokumen hasil rapat tersebut bisa membantu management untuk pengambilan keputusan.
Fitur notulen rapat sebagai dokumentasi hasil rapat yang telah dilakukan di dalam kantor pos.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan. Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen pengetahuan tentang produk perusahaan untuk mengetahui produk-produk yang ditawarkan oleh perushaan. Fitur Product bisa membantu mendokumentasikan penjelasan tentang produk yang ada di dalam perusahaan.
Dalam KM terdapat beberapa fitur sebagai berikut sebagai sarana atau wadah bagi karyawan untuk dapat mendapatkan pengetahuan:
o Notulen rapat
Notulen rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana hasil rapat perusahaan didokumentasikan. Di dalam KM ini, karyawan yang tidak hadir dalam rapat tersebut bisa mengetahui hasil rapat untuk menambah informasi bagi karyawan tersebut.
o Company Profile
Company profile merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana sebagai dokumentasi yang menjelaskan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi misi, dan branch perusahaan untuk menambah informasi.
o News
News merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana berisi berita-berita terbaru yang berhubungan dengan perusahaan. Berita-berita-berita ini bisa membantu karyawan untuk mendapatkan berita yang baru dan berhubungan dengan perusahaan.
o Articles
Articles merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana berisi pengetahuan-pengetahuan yang berhubungan dengan perusahaan. Tujuannya agar bisa di-sharing kepada karyawan lain untuk menginformasikan hal-hal yang belum diketahui. Format file yang ada berbentuk text.
o FAQ
FAQ merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana hasil dan jawaban dari pertanyaan yang sering ditanyakan akan didokumentasikan di sini. Sehingga mempermudah karyawan untuk mengetahui informasi-informasi yang umum tanpa harus bertanya lagi kepada karyawan lain.
o Mailbox
Mailbox merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana karyawan bisa saling berinteraksi dengan karyawan lain dengan message. Mailbox juga berguna untuk membantu admin meyampaikan pesan kepada
karyawan perusahaan seperti event-event yang akan dilaksanakan, seminar-seminar, dan lain-lain.
o Product
Product merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana karyawan dapat melihat informasi tentang produk-produk yang ada di perusahaan untuk menambah informasi bagi karyawan.
o Download
Download merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana dokumen-dokumen atau info didokumentasikan seperti gambar-gambar (logo perusahaan, dan lain-lain), laporan pertahun, dan hasil dari event yang telah dilaksanakan untuk memberikan informasi kepada karyawan yang ingin mengetahuinya.
o Job description
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang menjelaskan tentang detail pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenang setiap karyawan dalam melaksanakan kegiatan di dalam perusahaan. Hal tersebut mencakup prosedur uraian pekerjaan bagi karyawan dari setiap bagian.
o Report
Report merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge, di mana admin dapat mencetak laporan penggunaan KM selama periode tertentu untuk menganalisis aplikasi KM yang tersedia.
• Socialization
o Proses sosialisasi antar karyawan di dalam kantor pos biasa dilakukan melalui tatap muka (Face to face Communications) antar karyawan, seperti rapat dan diskusi yang dilakukan di kantor pos. Di dalam kantor pos belum mempunyai fitur untuk dapat berkomunikasi langsung ketika terjadi hambatan dalam berkomunikasi karena mereka masih mengandalkan penggunaan telepon seluler atau telepon kantor. Sehingga, jika terjadi gangguan telepon karyawan sulit menyampaikan info kepada karyawan lain.
o Di dalam kantor pos ide atau knowledge karyawan berupa pemberitahuan strategi yang cocok untuk menghadapi suatu masalah, dapat diperoleh dari masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi sesuatu permasalahan. Hal tersebut merupakan tacit knowledge, seperti saat atasan memberikan knowledge kepada bawahannya ketika terjadi suatu masalah.
Fitur yang cocok untuk diterapkan dalam kantor pos adalah Chat. Fitur Chat bisa memudahkan karyawan dalam perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan karyawan lain dan Fitur chat bisa membantu karyawan untuk menyampaikan secara personal strategi yang ingin disampaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut. • Externalization
Proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas.
o Di dalam kantor pos berupa surat edaran atau surat keputusan dalam pos ini masih ditempel di papan pengumuman. Fitur seperti mailbox bisa membantu untuk menyampaikan surat-surat tersebut.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan. Fitur Articles dan news bisa membantu untuk mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
Fitur yang cocok untuk diterapkan dalam kantor pos adalah forum, articles dan mailbox sangat membantu proses ini.
• Combination
Proses konversi knowledge untuk mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet dan internet untuk memperoleh sumber eksternal.
o Di dalam kantor pos, proses penyimpanan dokumen seperti laporan-laporan dan notulen rapat masih dalam bentuk map, yang kemudian disimpan di dalam lemari atau rak buku. Sehingga karyawan dalam kantor pos sulit untuk mencari dokumen-dokumen yang telah disimpan. Dokumen hasil rapat berupa hasil keputusan , deadline dan status yang telah dicatat oleh notulis rapat. Untuk kemudian diberikan kepada manager. Dokumen hasil rapat tersebut bisa
membantu management untuk pengambilan keputusan. Fitur notulen rapat sebagai dokumentasi hasil rapat yang telah dilakukan di dalam kantor pos.
Fitur-fitur seperti Download dan notulen yang memiliki fungsi untuk mencari dokumen yang ada di dalam perusahaan.
• Internalization
o Dokumen tentang organisasi. Perusahaan perlu mendokumentasikan hal-hal tentang organisasi seperti profil organisasi, struktur organisasi dan visi misi. Fitur seperti Company profile bisa mendokumentasikan hal tersebut.
o Dokumen pengetahuan mengenai artikel-artikel dan berita yang berhubungan dengan perusahaan. Artikel-artikel dan berita tersebut didapat dari majalah, koran dan internet yang masih disimpan dalam bentuk fisik sehingga perlu didokumentasikan.
o Dokumen yang di dapat dengan cara mengirim salah satu karyawan internal persusahaan ke luar untuk mendapatkan knowledge yang baru dan knowledge tersebut hanya di ketahui oleh karyawan yang di kirim keluar perusahaan. Knowledge tersebut nantinya akan di sharing untuk di bagikan kepada karyawan lain sehingga berguna bagi perusahaan. Fitur forum bisa membantu karyawan yang ingin mengetahui knowledge dari karyawan lain.
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat disebarkan, sehingga terjadilah peningkatan knowledge SDM. Di dalam kantor pos memiliki sumber-sumber explicit knowledge yang diperoleh melalui surat edaran, papan pengumuman, intranet dan internet sebagai sumber eksternal. Di dalam kantor pos, karyawan tidak mempunyai budaya membaca yang tinggi, sehingga knowledge
yang dimiliki perusahaan tidak dapat diikuti dengan baik. Sistem ini perlu memiliki alat bantu penyimpanan dokumen, dan fitur-fitur learning sangat membantu proses ini.
Fitur Forum, Articles, News, FAQ dan Company Profile bisa menjadi media bagi karyawan untuk berbagi knowledge.
• Leadership
Di dalam kantor pos, gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan demokratis.
Gaya kepemimpinan ini menempatkan manusia sebagai faktor pendukung terpenting dalam kepemimpinan yang dilakukan berdasarkan dan mengutamakan orientasi pada hubungan dengan anggota organisasi. Gaya kepemimpinan ini dimiliki oleh kepala kantor pos, wakil kepala kantor pos dan juga diterapkan pada manager-manager di bidangnya masing-masing, seperti manager-manager SDM, manager-manager pemasaran, manager pelayanan, manager pengawasan, dan manager lainnya. Gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Ini bisa dilihat pada saat pengambilan keputusan rapat atau diskusi di dalam kantor pos, yang tidak mengambil keputusan secara sendiri tetapi dengan keputusan yang diambil bersama.
Seorang pemimpin dalam kantor pos mempunyai tacit knowledge yang hanya dapat di share pada saat tertentu. Pada proses ini diperlukan sebuah explicit knowledge sehingga keputusan-keputusan serta gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin dalam kantor pos dapat di bagikan kepada karyawan yang lainnya melalui sarana KM. Fitur forum dan articles dapat membantu seorang leader untuk membagikan tacit knowledge yang dimilikinya.
• Technology
Teknologi yang digunakan di dalam kantor pos yaitu: o Perangkat keras (Hardware)
CPU + Komputer (processor intel pentium 4) RAM 526MB
HardDisk 80GB
Mouse + keyboard
Printer LX300 (Epson) Laptop Intel Core 2duo Wireless Speedy
Server
o Perangkat Lunak (Software)
Windows XP Profesional
Microsoft Office Antivirus Kaspersky
I-Pos (aplikasi kirim surat/barang)
I-Pos adalah sistem yang dipakai untuk transaksi kiriman surat dan barang yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
RSPost (aplikasi wesel)
RSPost adalah sistem yang dipakai untuk transaksi pengiriman uang (wesel) yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
SOPPOS (layanan tagihan)
SOPPOS adalah sistem yang dipakai untuk transaksi pelayanan tagihan-tagihan yang ada pada bagian loket di dalam kantor pos.
Sistem informasi SDM (untuk absensi)
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan absensi sumber daya manusia di dalam kantor pos
Fitur application procedures bisa membantu karyawan untuk mendapatkan cara atau info tentang aplikasi yang tidak mereka ketahui di dalam perusahaan seperti aplikasi I-Pos, RSPost, SOPPOS, dan sebagainya.
• Culture
Budaya yang terjadi dalam kantor pos, karyawan sulit berbagi pengetahuan. Budaya di dalam kantor pos masih bersifat tacit knowledge yang belum didokumentasikan untuk bisa dimanfaatkan knowledge sharing antar karyawan. SDM dalam kantor pos ingin memiliki sebuah wadah untuk berbagi knowledge.
Wadah KM diharapkan membantu karyawan dalam berbagi knowledge seperti forum dan chat memungkinkan SDM berbagi knowledge.