BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA PT.INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP

(1)

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA PT.INDUSTRI SANDANG NUSANTARA

UNIT CILACAP 3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Industri Sandang Nusantara Cilacap merupakan BUMN yang berlokasi di Jalan Kyai Kendil Wesi No.1 Cilacap. Perusahaan ini bergerak dalam industri manufactur benang, dan benang yang dihasilkan yaitu : PC,Cotton Combed dan PR dengan berbagai variasi nomor benang mulai dari NE 28/1 hingga 45/1.

Dibawah ini sejarah singkat dari Unit Produksi PT.Industri Sandang Nusantara Cilacap yaitu

1. Tahun 1950

Survey dan perencanaan pembangunan pabrik oleh pemerintah 2. Tahun 1951

Pembuatan/penandatanganan kontrak pembelian mesin-mesin dengan pihak Jepang

3. Tahun 1953

Pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada Bank Industri Negara dan Balai Penyelidikan Tekstile Bandung dan diresmikan pada Bulan Oktober 1956

4. Tahun 1953/1954

Dibentuk Pemintalan Kapas Tjilacap dibawah Bank Industri Negara dengan Akte Notaris MR.R.Soewardi- Jakarta. Tanggal 18 Desember

(2)

1953 dan disyahkan Menteri Kehakiman dengan Surat No.J/5/54/10 tanggal 25 Juni 1954

5. Tahun 1960

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.19 tahun 1960 perubahan status dari NV menjadi PN (Perusahaan Negara)

6. Tahun 1961

 Dengan PP No.182 tahun 1961 berubah status menjadi satu Unit dibawah Direksi Perusahaan Negara Perindustrian Rakyat (PNPR) JANTRA YASA

 Perluasan pabrik dengan kapasitas 30000 mata pintal (Cilacap 2)

 Sejak September 1963 kapasitas menjadi 60000 mata pintal 7. Tahun 1965

Berdasarkan PP No.7 Tahun 1964 berubah menjadi status menjadi salah satu unit dari Perusahaan Daerah Sandang ( Pinda Sindang) Jawa Tengah dibawah Departemen Dalam Negeri

8. Tahun 1970

Mulai tanggal 1 September 1970 Pinda Sandang selanjutnya menjadi Perusahaan Daerah Sandang ( Perusda Sandang – Jateng)

9. Tahun 1983

Dengan Keputusan Presiden RI No.14 tahun 1983 berubah status menjadi salah satu Unit PT. INDUSTRI SANDANG II (PERSERO) dalam lingkungan Departemen Perindustrian terhitung mulai tanggal 1 Januari 1983

10. Tahun 1990

(3)

 Renovasi mesin-mesin lama dimulai bulan Maret 1990 dan selesai Bulan April 1991 dengan mesin-mesin baru yang lebih modern buatan tahun 1990

 Berproduksi sampai dengan saat ini.

3.1.2 LOKASI, BANGUNAN, DAN LAYOUT 3.1.2.1 Lokasi Unit Produksi

 Patal Cilacap terletak disebelah selatan kota, yaitu:  2 Km dari Kantor Kabupaten Cilacap ( Alun-Alun Kota Cilacap) dan  1 • Km dari Pelabuhan Cilacap dan yang terkenal sebagai Pelabuhan Alam

 Selama  4 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari kota Gudeg Yogyakarta

 Selama  1 jam perjalanan denga kendaraan darat dari kota Kripik- Purwokerto

 Selama  5 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari kota Kembang Bandung

 Selama  3 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari Objek Wisata Pangandaran

 Selama 1 jam perjalanan dengan Pesawat Udara dari Jakarta (Tunggul Wulung)

3.1.2.2 Luas bangunan Unit Produksi Luas tanah Bangunan, meliputi :

 Luas Tanah : 124.339 m²

(4)

 Luas Bangunan : 28.932 m²

 Luas Bangunan gudang : 8.011 m²

 Luas Bangunan kantor : 725 m²

 Luas Perumahan dinas : 4.893 m² + 166.900 m² 3.1.3 Visi , Misi dan Strategi Perusahaan

Visi Perusahaan

PT. Industri Sandang Nusantara adalah BUMN berbentuk Persero bergerak dalam bidang Industri Tekstil Indonesia Abad 21 yang harus menjadi pemain kelas dunia dalam era globalisasi dengan menciptakan produk yang bernilai tambah tinggi, serta menjadi motor penggerak dalam industri tekstil Indonesia.

Misi Perusahaan

Mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang dengan cara:

1. melaksanakan “proses menjalankan tugas” yang terbaik

2. memberikan “hasil” yang terbaik bagi stake holder (pemegang saham, pelanggan, mitra kerja, employee, masyarakat, dan lain-lain)

3. memberikan citra yang terbaik dalam budaya usaha

(5)

Strategi Perusahaan

1. menciptakan produk yang bernilai tambah dan berkualitas tinggi dengan biaya kompetitif yang dapat diterima pasar

2. membina Sumber Daya Manusia secara terus menerus, sehingga dapat tercipta SDM yang professional, berkualitas, dan produktif serta berakhlak luhur

3. memelihara mesin produksi dan sarana pendukungnya dilaksanakan tepat waktu, agar kualitas, efisiensi dan produktifitas yang optimal

4. membangun organisasi dan sistem kerja yang efisien dan berdaya guna tinggi, sehingga tercipta budaya kerja yang sehat dan kompetitif.

(6)

(7)

3.1.5 Uraian Fungsi dan Wewenang

Uraian tugas dari setiap bagian dari struktur organisasi PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap antara lain :

1. General Manajer Fungsi

Melaksanakan kebijakan pokok Direksi dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Perusahaan yang meliputi : Produksi, Teknik , Keuangan

& Umum dan Kesehatan untuk mencapai tujuan Perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada para staff yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

2. Manajer Keuangan dan Umum Fungsi

Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan bidang Keuangan & Umum untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Employee yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

3. Manajer Produksi Fungsi

(8)

Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Produksi dan Teknik untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

4. Manajer Teknik Fungsi

Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Produksi dan Teknik untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

5. Manajer Kesehatan Fungsi

Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Kesehatan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

(9)

6. Asisten Manajer Pembukuan Fungsi

Membantu Manajer Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Pembukuan, Neraca dan Rugi / Laba untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

7. Asisten Manager Keuangan Fungsi

Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan dibidang keuangan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

a. Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

b. Menolak dokumen yang tidak sah 8. Asisten Manager Umum

1. Fungsi

Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan dibidang Umum untuk mencapai tujuan perusahaan 2.Wewenang

(10)

Mengatur tugas memberi perintah dan menegur serta minta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

9. Asisten Manager Personalia Fungsi

Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Personalia untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

10. Asisten Manager PPQ Fungsi

Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan PPQ untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

11. Asisten Manager maintenance Fungsi

Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

(11)

12. Asisten Manager pelaksana produksi Fungsi

Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan produksi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

13. Asisten Manager teknik Fungsi

Membantu Manager Produksi &Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan AC, Compressor, Bengkel, Boiller, Water Treatment, Diesel & Listrik untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan

14. Sensup pembukuan Fungsi

Membantu Asisten Manager Pembukuan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pembukuan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

15. Sensup APK (Administrasi Persediaan Kantor) Fungsi

(12)

Membantu Asisten Manager pembukuan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang A.P.K. untuk mencapai tujuan perusahaan

Wewenang

Menyimpan dan mengamankan Surat-surat, Dokumen serta peralatan Kantor lainnya

16. Sensup Verifikasi Fungsi

Membantu Asisten Manager Keuangan dalam melaksanakan Administrasi keuangan dibidang Verifikasi

Wewenang

a. Melaporkan dokumen yang tidak sah.

b. Menyimpan dan mengamankan surat-surat, dokumen yang berkaitan dengan Administrasi keuangan.

c. Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

17. Sensup Kassa/Kasir Fungsi

Membantu Asisten Manager keuangan dalam menerima, menghitung dan membayarkan uang, menyimpan dokumen-dokumen dan surat-surat serta alat lainnya di kassa.

Wewenang

(13)

Mengamankan uang, menyimpan dokumen dan surat-surat serta alat lainnya di kassa

18. Sensup RT & TU Fungsi

Membantu Asisten Manager Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Rumah Tangga & TU

Wewenang

19. Sensup Personalia dan Kesejahteraan Fungsi

Membantu Asisten Manager Personalia dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan administrasi personalia dan kesejahteraan personil untuk mencapai tujuan perusahaan

Wewenang

Wewenang mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

20. Sensup Gudang Fungsi

Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pengadaan / penyimpanan / penerimaan / pengeluaran barang untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

(14)

21. Sensup Pengadaan Fungsi

Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pengadaan untuk mencapai tujuan perusahaan

Wewenang

22. Sensup Administrasi Penjualan Fungsi

Membantu General Manager dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Pemasaran untuk kelancaran mencapai tujuan perusahaan.

Wewenang

Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada di bawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

23. Sensup QA (Qulity Asssurance) Fungsi

Membantu General Manager dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Quality Assurance

Wewenang

(15)

24. Sensup Administrasi Produksi Fungsi

Membantu Asisten Manager PPQ dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Packing & Inspecting.

Wewenang

25. Sensup Laborat & Inspecting Fungsi

Membantu Asisten Manager PPQ dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Adm. Produksi dan Laboratorium

Wewenang

Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan

26. Sensup Maintenance Pre Spinning Fungsi

Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Pre Spinning

Wewenang

27. Sensup maintenance Spinn & Finish

(16)

Fungsi

Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Spinning

Wewenang

28. Sensup Roll Shop Fungsi

Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Spinning

Wewenang

29. Sensup Pre Spinning Fungsi

Membantu Asisten Manager Pelaksana Produksi dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan PP. Pre Spinning

Wewenang

30. Sensup Spinn & Finish Fungsi

Membantu Asisten Manager Pelaksana Produksi dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Pelaksana Spinning

(17)

Wewenang

31. Sensup Diesel dan listrik Fungsi

Membantu Asisten Manager Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Diesel & Listrik

Wewenang

32. Sensup bengkel dan AC Fungsi

Membantu Asisten Manager Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan AC, Compressor, Bengkel, Boiler, Water Treatment.

Wewenang

33. Sensup Poliklinik Fungsi

Membantu Manager Kesehatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan kesehatan

Wewenang

(18)

3.2 Gambaran Sistem yang sedang berjalan

3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. Industri Sandang Nusantara 1. Waktu Kerja Karyawan

Waktu Kerja yang diberlakukan terhadap karyawan yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan :

Senin : 07:30 (upacara), 08:00 s.d 16:00 Selasa -Jumat : 08:00 s.d 16:00

Istirahat : 12:00 s.d 13:00

Sabtu : Libur

2. Tata Tertib Kerja dan Kewajiban Karyawan

Tugas dan Tanggung Jawab serta kewajiban para karyawan adalah sebagai berikut :

1. Mentaati jam kerja dan melakukan absensi sesuai dengan Peraturan Perusahaan yang berlaku.

2. Minta izin kepada atasan apabila meninggalkan pekerjaan atau tempat kerja pada jam kerja.

3. Saling menghormati,menghargai sesama pekerja, atasan maupun bawahan, sehingga tercipta suasana kerja yang aman, tertib dan harmonis.

4. Berbuat sopan, menjaga keserasian, kerapian, kebersihan, dan kelestarian lingkungan

5. Menyimpan dan memelihara alat-alat kerja/kantor dilingkungan Perusahaan.

(19)

6. Melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan uraian tugas dan petunjuk atasan dengan baik

7. Berpakaian rapi sewaktu bekerja sesuai dengan pakaian seragam kerja yang ditetapkan, lengkap dengan identitas sebagai Pekerja.

8. Melaksanakan perintah kedinasan, baik lisan maupun tertulis dari atasan

9. Melaporkan data keluarga dan atau tempat tinggal yang benar 10. Bertanggung jawab atas wewenang yang diterimanya dari atasan 11. Menjaga rahasia Perusahaan dan rahasia jabatan

3. Kerja Lembur

1. Setiap pekerja lembur hingga tingkat Senior Supervisor yang melaksanakan kerja lembur dan atu yang mendapatkan Kelebihan Jam Kerja berhak atas upah lembur dan Kelebihan Jam Kerja sesuai dengan Perundang-undangan yang berlaku.

2. Untuk tingkat Asisten Manajer dan Manajer yang melaksanakan kerja lembur diberikan upah pengganti lembur sesuai tarif.

3. Pembayaran upah lembur/ Kelebihan Jam Kerja / uang pengganti upah lembur dibayarkan pada bulan berikutnya.

3.2.2 Kebijakan Penggajian yang diterapkan oleh PT. Industri Sandang Nusantara

1. Gaji yang diberikan kepada karyawan adalah terdiri dari komponen- komponen-komponen penghasilan sebagai berikut, antara lain :

a. Gaji normatif *

(20)

b. Tunjangan transport c. Tunjangan kehadiran d.Tunjangan perumahan

* Keterangan : Gaji Normatif adalah komponen gaji yang terdiri dari : a. Gaji Pokok

b. Tunjangan Jabatan/ Tunjangan Kerja c. Tunjangan Masa Kerja

d. Tunjangan Regional

2. Upah yang diberikan kepada karyawan tidak tetap atau buruh adalah terdiri dari komponen-komponen :

a. Upah Minimum Kabupaten

b. Tambahan lain-lain bila buruh melakukan lembur Sedangkan potongan-potongan yang diberlakukan untuk buruh adalah :

a. potongan karena absen b. potongan Astek

3. Uang Lembur

Uang Lembur adalah uang yang diterima oleh karyawan apabila karyawan bekerja diluar jam kerja biasa. Karyawan yang bekerja pada hari libur juga dinyatakan bekerja lembur dan layak menerima yang lembur.

Perhitungan pembayaran kerja lembur sebagai berikut : a. Perhitungan upah lembur per jamnya adalah

 Untuk karyawan tetap = 1/173 X Gaji Normatif

 Untuk buruh = UMP/173

(21)

b. Besarnya pembayaran untuk setiap jam kerja lembur sebagai berikut :

Jenis lembur Jam Pembayaran Lembur

1. Lembur Biasa (pada hari biasa)

I (pertama) II (kedua), dst

1,5 X gaji/jam 2,0 X gaji/jam 2. lembur luar biasa (Hari

istirahat Sabtu Minggu

I sampai seterusnya 2.0 X gaji/ jam

3. lembur khusus ( Hari Raya Idul Fitri, Idul Adha, Waisak, Natal, Hari Proklamasi)

I (pertama) II (kedua), dst

3.0 X gaji/jam 4.0 X gaji/jam

Tabel 3.1 perhitungan jam kerja lembur 4. Tunjangan yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain :

1.Tunjangan jabatan / tunjangan kerja 2. Tunjangan Masa Kerja

3. Tunjangan Regional 4. Tunjangan Transport 5. Tunjangan Kehadiran 6. Tunjangan Perumahan 7. Tunjangan Astek 8. Tunjangan Obat

9. Tunjangan Makan Minum

(22)

4. Potongan Gaji

Potongan gaji yang diberlakukan perusahaan untuk karyawan antara lain:

 Perusahaan akan melakukan potongan gaji untuk pembayaran PPh Pasal 21 berdasarkan Undang-Undang Perpajakan No.17 tahun 2000

3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Industri Sandang Nusantara.

3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan & Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan kehadiran ini diselenggarakan oleh masing-masing bagian dengan menggunakan daftar hadir. Pencatatan waktu hadir dilakukan dengan manual dengan menggunakan buku absensi. Pencatatan waktu hadir ini digunakan untuk menghitung gaji karyawan, disamping juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan yang bersangkutan bekerja dalam jam biasa atau jam kerja lembur, sehingga dapat pula digunakan untuk menghitung jumlah upah lembur yang harus dibayar. Prosedur pencatatan waktu hadir ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengetahui apakah karyawan PT. Industri Sandang Nusantara datang tepat waktu atau tidak, pulang lebih awal atau tidak dari jadwal yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Melalui prosedur pencatatan waktu ini juga digunakan untuk mengetahui kerajinan dari karyawan, apakah karyawan yang bersangkutan rajin atau tidak, dimana dapat dijadikan sebagai penilaian individu karyawan yang dapt dijadikan salah satu alat untuk promosi jabatan karyawan, dan juga pemberian

(23)

sanksi bagi karyawan yang telah melakukan pelanggaran melebihi batas yang dapat ditolerir perusahaan.Dalam membuat daftar gaji, data yang digunakan selain daftar hadir adalah data karyawan seperti : pangkat, dan golongan. Prosedur ini dimulai dari saat pencatatan waktu hadir karyawan pada daftar hadir oleh karyawan yang bersangkutan dan berakhirnya pada saat dibuatnya daftar gaji oleh personalia. Daftar gaji yang dibuat berdasarkan daftar karyawan (berdasarkan status terakhir) dan rekap daftar hadir yang telah ditandatangani oleh General Manager Unit / Karo Personalia & Umum

3.2.3.2 Prosedur Kerja Lembur

Prosedur perintah lembur dan perhitungan uang lembur ini dibuat untuk mengelola pelaksanaan lembur / kelebihan jam kerja dan pembuatan daftar uang lembur yang harus dibayar, sehingga lembur hanya akan dilakukan jika memang sangat diperlukan dan hasil kerja lembur akan terlihat secara nyata. Demikian juga uang yang dibayarkan adalah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Prosedur ini dimulai dari diajukannya perintah lembur oleh kepala Seksi atau Kepala Urusan (Asisten Manager) kepada Kepala Bagian (Manager), pelaksanaan lembur, pembuatan laporan hasil lembur dan berakhir pada saat dibuatnya daftar uang lembur oleh Personalia berdasarkan perintah lembur dan laporan hasil lembur. Lembur dapat dibagi menjadi 3 kategori besar lembur :

a. lembur hari biasa, yaitu lembur yang dilakukan setelah jam kerja pada hari kerja biasa dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 17:00

(24)

b. lembur hari libur sabtu dan minggu, yaitu lembur yang dilakukan pada hari libur sabtu dan minggu dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16:00

c. lembur hari libur nasional, yaitu lembur yang dilakukan pada hari libur nasional sesuai dengan ketentuan pemerintah dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16:00

3.2.3.3 Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji dan uang lembur ini dibuat untuk mengatur pembayaran gaji dan uang lembur sehingga jumlah yang dibayarkan memang sesuai dengan jumlah yang yang memang seharusnya dibayar dan diterima oleh yang berhak. Prosedur pembayaran gaji dan uang lembur diawali dari dibuatnya daftar potongan gaji dan upah karyawan oleh bagian personalia yang kemudian diteruskan kekantor Pusat, lalu kantor pusat mengotorisasi dan mengirimkan Daftar Gaji dan uang lembur yang telah diotorisasi untuk kemudian Daftar Gaji dan uang lembur tersebut diterima oleh bagian Verifikasi dan dibuatkan Bukti Kas Keluar dan berakhir pada saat pembayaran gaji dan uang lembur telah dibukukan dan diterimanya uang oleh karyawan serta ditandatanganinya daftar gaji, upah lembur dan slip gaji. Setiap akhir bulan pihak pusat mengirimkan sejumlah uang untuk pembayaran gaji karyawan dikantor cabang, lalu oleh kantor cabang uang itu diambil dengan menyertakan bukti penarikan uang dari bank untuk selanjutnya dibagikan kepada setiap karyawan dengan membawa slip gaji yang diberikan oleh bagian Personalia dan karyawan mengambil dan menghitung langsung gaji yang diterima di bagian kasir. Setelah selesai membayarkan gaji

(25)

kepada karyawan bagian keuangan menyerahkan bukti penarikan uang dari bank dengan disertai Surat Perintah Membayar yang disertai dengan Daftar Gaji dan Upah Karyawan kepada bagian Akuntansi untuk dilakukan pencatatan.

(26)

3.2.4 Rich Picture

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang sedang berjalan

(27)

3.2.5 Kelemahan Sistem Berjalan

Berdasarkan struktur pengendalian internal Wilkinson et al. (2000, CD, p126) maka berikut adalah hasil analisa sistem yang sedang berjalan, yaitu terdapatnya beberapa kelemahan, antara lain:

1. Untuk membuat laporan absensi dan kerja lembur bagian Personalia memakan waktu yang lama. Hal ini terjadi karena proses penghitungan absensi dan kerja lembur masih dilakukan secara manual dan formulir yang digunakan untuk absensi dan kerja lembur terpisah (tidak dijadikan satu) sehingga informasi dari tiap bagian menjadi terlambat.

2. Formulir absensi dan formulir absensi ketika kerja lembur yang ada diisi dengan cara hanya menuliskan nama karyawan dan dengan memberi paraf tanpa mengisi nomor induk karyawan. Hal ini disebabkan oleh pengendalian internal yang lemah sehingga akan memungkinkan adanya titip absen oleh para karyawan.

3. Tidak adanya pengawasan yang baik dalam proses lembur, dimana tidak adanya pengawasan yang baik dalam pencatatan waktu kehadiran dan waktu selesai. Hal ini menyebabkan masalah kesalahan penghitungan lembur karyawan yang mengakibatkan perusahaan merugi karena membayar uang lembur kepada karyawan yang tidak seharusnya diterima oleh karyawan itu.

4. Adanya masalah dalam penghitungan gaji, uang lembur, berbagai tunjangan yang ada diperusahaan, serta berbagai potongan yang dikenakan kepada karyawan dan juga dalam penghitungan pajak penghasilan karyawan sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan gaji yang

(28)

merugikan perusahaan ataupun kekurangan pembayaran gaji yang merugikan. Kesalahan ini bisa berlangsung 3-5 kali dalam setahun.

Kesalahan ini akan sangat merugikan dan merepotkan perusahaan karena bila ada kesalahan maka perusahaan harus membuat kembali data-data penggajian ini dan mengirim kembali data itu ke kantor pusat. Hal ini disebabkan karena sistem penggajian yang ada sekarang digunakan tidak memungkinkan terhubungnya data sehingga update data tidak menyeluruh.

5. Semua karyawan bagian personalia bebas memiliki akses untuk melihat dan merubah data-data yang berhubungan dengan penggajian karena semua data hanya disimpan dalam format Microsoft Excel dan setiap karyawan bagian personalia dapat bebas membuka dan merubah data penggajian. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem pengendalian internal yang baik padahal dalam hal praktek yang sehat fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji, akan tetapi kenyataan didalam perusahaan tidak ada pemisahan fungsi dan wewenang ini.

3.2.6 Usulan Sistem yang berjalan

Berdasarkan kelemahan sistem berjalan yang diidentifikasikan diatas dapat diusulkan perbaikan dalam sistem penggajian PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap, antara lain :

1. Pembuatan sistem absensi baru dengan menggunakan input NPK ke sistem dalam pencatatan waktu hadir yang memudahkan bagian personalia sehingga bagian personalia tidak perlu lagi tiap minggunya menginput data absensi karyawan kedalam komputer. Selain itu hal ini juga akan

(29)

menyebabkan keakuratan data absen karyawan lebih terjamin apalagi untuk jumlah karyawan yang banyak.

2. Pembuatan sistem penggajian mandiri pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap sehingga proses penghitungan gaji, uang lembur, tunjangan-tunjangan serta berbagai macam potongan akan dilakukan secara otomatis menggunakan data yang tersedia didalam sistem penggajian yang akan dibuat. Hal ini akan menyebakan data lebih akurat dan lebih up to date sehingga kelebihan pembayaran gaji yang merugikan perusahaan atau kekurangan pembayaran gaji yang merugikan karyawan dapat diminimalisasi.

3. Didalam sistem penggajian yang baru akan dibuat suatu pembatasan akses penggunaan sistem berdasarkan level kepegawaian sehingga tidak semua karyawan dapat membuka semua form penggajian yang sama. Hal ini berguna sehingga setiap perubahan data yang terjadi akan membutuhkan suatu persetujuan atau approval dari level diatasnya. Hal ini dalam rangka untuk menetapkan sistem otorisasi dan pengendalian internal yang baik.

4. Sistem penggajian yang baru akan mencetak dokumen penggajian sebagai output dari sistem informasi penggajian seperti Laporan Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji dan potongannya, Slip gaji, Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Mutasi dll.

(30)

3.3 Analisa Document 3.3.1 The Task

3.3.1.1 Purpose

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara dirancang dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan di perusahaan yang dilakukan rutin setiap bulan agar lebih terjamin keakuratan dan keandalannya, dan juga mendukung pengendalian internal terhadap penggajian dan pengupahan baik pengendalian dari sistem yang terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan kehadiran karyawan, perhitungan gaji dan upah karyawan beserta tunjangan-tunjangan dan potongan gaji, pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dimana penghitungan gaji karyawan organik (tetap) , upah karyawan non organik (honorer) yang dapat dilakukan secara otomatis.

Sistem ini juga mencakup sebagian kecil dari kegiatan personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian, seperti pengangkatan karyawan, mutasi karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan. Hasil dari sistem ini berupa dokumen dan laporan yang berguna dalam kegiatan penggajian dan pengupahan.

System Definition

System definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap adalah sebagai berikut :

1. Functionality

Sistem ini berguna untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan, seperti absensi, menghitung gaji karyawan organik (tetap) beserta berbagai tunjangan- tunjangannya dan tambahan-tambahan insentif gaji dari lembur, upah karyawan non

(31)

organik (honorer) beserta tunjangan-tunjangannya dan insentif lemburnya, kenaikan gaji dan juga termasuk mutasi karyawan.

2. Application Domain

Pengguna dari sistem ini adalah Asisten Manajer dan Manajer setiap divisinya, staff bagian Personalia, Manager Keuangan dan Umum, dan karyawan.

3. Condition

Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dibuat berdasarkan usulan/saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem ini hanya dapat dijalankan oleh orang-orang yang memiliki hak otorisasi.

4. Technology

Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personnal computer (PC) dengan penambahan device seperti printer. Akan dibuat juga jaringan intranet yang menghubungkan department-department dalam perusahaan dan dibangun juga extranet yang menghubungkan perusahaan dengan kantor pusat.

5. Objects

Objek dari sistem ini antara lain : karyawan, gaji, upah, tunjangan, absensi, lembur, transaksi pembayaran.

6. Responsibility

Sistem ini dimaksudkan untuk memudahkan pencatatan pekerjaan terutama dalam hal penggajian, sistem ini memudahkan pencatatan pekerjaan yang dilakukan bagian personalia dalam hal absensi dan dalam hal menghitung gaji dan upah beserta semua

(32)

komponen yang termasuk didalamnya. Dan serta menyediakan informasi berupa laporan-laporan mengenai penggajian dan pengupahan.

3.3.1.3 Context Problem Domain

Rancangan sistem penggajian dan pengupahan yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja diperusahaan, maka kepala personalia akan memasukan seluruh data mengenai karyawan baru tersebut kedalam sistem. Sistem akan menyimpan data karyawan tersebut dan membuat Surat Pengangkatan Karyawan untuk karyawan tetap dan Surat Kontrak Kerja untuk para buruh yang harus ditandatangani oleh General Manager dan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Pada saat masuk kerja dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan cara memasukan NPK ke dalam sistem. Tiap minggunya Manager masing-masing department mengotorisasi absen yang sudah tersimpan di dalam sistem dan tiap akhir bulan karyawan personalia sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah uang jam kerja lembur (jika ada) dan jumlah potongan absen (jika ada).

Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur ini masing kepala seksi mengajukan permintaan pengadaan kerja lembur kepada kepala bagian. Setelah surat kerja lembur sudah diotorisasi oleh Kepala Bagian maka Kepala Bagian memasukan jam kerja lembur karyawan yang bersangkutan ke dalam sistem dan digunakan pada saat karyawan yang bersangkutan melakukan clock in dan clock out pada hari kerja lembur yang sudah

(33)

ditentukan, dan nantinya proses penghitungan total uang lembur karyawan akan dihitung bila karyawan yang bersangkutan sudah melakukan clock in dan clock out pada sistem.

Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi untuk potongan Astek dan pajak penghasilan Pasal 21.

Sedangkan untuk pengupahan, penghitungan upah karyawan non organik (honorer) dihitung dengan dasar gaji UMK (Upah Minimum Kabupaten) yang berlaku didaerah setempat ditambah tunjangan dan tambahan dari jam kerja lembur yang dilakukan dengan serta dikurangi untuk potongan Astek.

Tiap akhir bulan, karyawan personalia akan membuat transaksi pembayaran untuk setiap karyawan. Sistem akan menghasilkan laporan daftar gaji dan upah yang sudah dibuat untuk dimintakan otorisasi dari Manager Keuangan dan Umum untuk selanjutnya diteruskan lagi ke General Manager untuk diminta otorisasinya kembali. Setelah daftar gaji dan upah telah mendapat otorisasi baik dari Manager Keuangan dan Umum ataupun dari General Manager maka selanjutnya karyawan personalia akan mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan dan berbagai laporan penggajian. Setiap akhir bulan sistem juga akan membuat Laporan PPh 21 dan Laporan Astek

Selama karyawan bekerja, jika dibutuhkan maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian yang lain, baik itu berupa mutasi, promosi, ataupun demosi. Promosi dan demosi terhadap karyawan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Jika ada mutasi setelah mendapat persetujuan dari General Manager maka karyawan personalia akan memasukan data mengenai mutasi karyawan kedalam sistem dan sistem akan mengupdate data bagian atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok karyawan (jika ada perubahan) lalu sistem akan mencetak Surat Mutasi Karyawan yang

(34)

kemudian diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Jika ada perubahan terhadap gaji pokok karyawan harus disertai dengan otorisasi dari Manager Keuangan dan Umum dan juga dari General Manajer. Jika sudah benar maka sistem akan mengupdate gaji pokok karyawan yang bersangkutan.

Application Domain

Sistem informasi akuntansi penggajian harus dapat mendukung tugas-tugas bagian personalia dalam membuat pendataan karyawan baru, pendataan karyawan mutasi, menangani absensi, memasukan data jam lembur karyawan dan juga mencetak laporan-laporan yang terkait dengan absensi.

Selain itu sistem ini juga digunakan oleh Keuangan bagian Verifikasi yang berperan dalam melaksanakan proses mencocokan jumlah uang yang akan dibayarkan kepada karyawan dengan jumlah uang yang akan dikirimkan oleh kantor pusat, sistem ini juga dapat digunakan oleh bagian Kasir untuk mencocokan jumlah gaji yang tertera di dalam slip dan jumlah uang yang akan diberikan kepada karyawan ketika karyawan hendak mengambil gajinya di kasir.

Dengan adanya sistem ini, para karyawan dapat mengisi Formulir Kerja Lembur yang ada untuk kemudian oleh Kepala Seksi diteruskan ke Kepala Bagian untuk mengotorisasi dan menyetujui lembur yang diajukan. Selain itu karyawan dapat melihat data kepegawaian pribadi mereka masing-masing beserta Financial Data masing-masing karyawan melalui divisi karyawan masing-masing dan dapat melihat slip gaji per bulan karena adanya jaringan LAN yang menghubungkan sistem ini.

(35)

Analisa Problem Domain 3.3.2.1 Clusters

Model sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu employee, payment, mutation. Gambar 3.3 berikut ini adalah model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara.

Gambar 3.3 Cluster Model Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 3.3.2.2 Structure

Gambar 3.4 berikut ini menunjukan structure dari “employee”, dimana employee memiliki hubungan generalisasi dengan staff dan labor. Bentuk generalisasi ini menunjukan pembedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan-karyawan tersebut.

EMPLOYEE PAYMENT MUTATION

(36)

Gambar 3.5 berikut ini menunjukan structure dari “payment” dimana

“payment detail” memiliki hubungan agregasi dengan “payment transaction”. Sedangkan “overtime” dan “absence” adalah komponen-

komponen untuk perhitungan gaji dan upah karyawan dan memiliki hubungan asosiasi dengan “payment detail”.

Gambar 3.5 structure dari “payment”

Gambar 3.6 dibawah ini memperlihatkan structure dari “mutation” yang digunakan untuk mencatat mutasi karyawan.

mutation

Gambar 3.6 Structure dari “mutation”

(37)

3.3.2.3 Classes and Behaviour Employee

Class “ Employee” menggambarkan event dimana employee direkrut, mengisi daftar hadir, mengisi formulir kerja lembur dan mencetaknya. Berikut ini adalah gambar class “Employee” dan pola behaviournya.

Employee -NIK : String

-Nama : String -Alamat : String -Telephone : String -Jenis Kelamin : Boolean -Agama : String

-Status perkawinan : String -Jumlah anak : Integer -Departemen : String -Divisi : String -Posisi : String

-TanggalMulaiKerja : Date -TanggalLahir : Date -GajiPokok : Integer -NoRekening : String +direkrut()

+menghitung() +mengubah() +mencetak()

Gambar 3.7 Class “Employee”

aktif / direkrut

/ menghitung

/ mengubah

/ berhenti

Gambar 3.8 Statechart diagram class “Employee”

(38)

Staff

Class “Employee Tetap” turunan dari kelas “ Employee” yang berarti class

“Employee Tetap mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”.

Gambar 3.9 Class “Staff”

Labour

Class “Employee Tidak Tetap” turunan dari kelas “ Employee” yang berarti class

“Employee Tidak Tetap” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class

“Employee”.

Gambar 3.10 Class “Labour”

Staff +direkrut()

+menghitung() +mengubah() +mencetak()

Labour

+direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak()

(39)

Absence

Class “ Absence” menggambarkan event dimana mengisi jam masuk dan mengisi jam keluar. Berikut ini adalah gambar class absence :

Gambar 3.11 Class “Absence”

aktif

/ mengisi jam masuk / mengisi jam keluar

Gambar 3.12 Statechart diagram class “Absence”

Overtime

Class “overtime” menggambarkan event dimana dapat menghitung waktu lembur karyawan dan membuat transaksi lembur karyawan. Berikut ini adalah gambar class “overtime” dan pola behaviour”nya.

Gambar 3.13 Class “Overtime”

Absence -date : date

-NPK : String -Time In : date, time -Time Out : date, time +mengisi_jam_masuk() +mengisi_jam_keluar ()

Overtime -OvtTransactionNo : String -NPK : String

-Time In : date, time -Time Out : date, time -OvtDate : String -OvtDuration : String

-OvtTransactionAmount : Integer -Purpose : String

+memasukan_transaksi_lembur() +menghitung_transaksi_lembur() +mencetak()

(40)

aktif / memasukan transaksi lembur

/ menghitung transaksi lembur

/ mencetak

Gambar 3.14 Statechart diagram class” Overtime”

Payment Transaction

Class “Payment Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi Payment, menghitung total pembayaran gaji dan upah, meminta approval dari Manajer Keuangan & Umum dan juga General Manajer. Berikut ini adalah gambar class Payment Transaction

Gambar 3.15 Class “Payment transaction”

Payment Transaction -PaymentNo : Integer

-PaymentPeriod : Date -NPK : String

-Name : String

-TotalPayment : Integer +membuat()

+menghitung_total_payment() +membuat_daftar_gaji()

+meminta_approval_lManajerKeuangan&Umum() +diterima()

+ditolak()

+mencetak_slip_gaji()

(41)

/ membuat transaksi payment

aktif

/ menghitung total payment

waiting

/ meminta approval ManagerKeuangan

/ ditolak

reject

approve / diterima

/ membuat daftar gaji

/ mencetak slip gaji

Gambar 3.16 Statechart diagram class “Payment Transaction”

Salary

Class “Salary” merupakan turunan dari class payment transaction jadi class

“salary” memiliki attribute dan behaviour dari class “payment transaction”.

Gambar 3.17 Class “Salary”

/ membuat daftar gaji

aktif / menghitung gaji

/ mencetak slip gaji

Gambar 3.18 Statechart diagram class” Salary”

Salary

+membuat_daftar_gaji() +menghitung gaji() +mencetak_slip_gaji()

(42)

Wages

Class “Wages” merupakan turunan dari class payment transaction jadi class

“Wages” memiliki attribute dan behaviour dari class “payment transaction”.

Gambar 3.19 Class “Wages”

aktif / membuat daftar upah

/ menghitung upah

/ mencetak slip upah

Gambar 3.20 Statechart diagram class “Wages”

Payment Detail

Class “Payment Detail” menggambarkan event dimana dapat membuat detail transaksi payment, menghitung total gaji/upah, menghitung uang lembur, menghitung total tunjangan, menghitung pembayaran Astek, menghitung pajak penghasilan, menghitung termination payment, menghitung total payment.

Wages

+membuat_daftar_upah() +menghitung_upah() +mencetak_slip_upah()

Payment Detail -PaymentNo : Integer -PDCode : String -PDType : String -PDAmount : Integer

+membuat_detil_transaksi_payment() +menghitung_gaji/upah()

+menghitung_uang_lembur() +menghitung_total_tunjangan() +menghitung_potongan_absen() +menghitung_pembayaran_Astek() +menghitung_pajak_penghasilan() +menghitung_total_payment()

(43)

Gambar 3.21 Class “Payment Detail”

aktif / membuat detail payment

/ menghitung pembayaran Astek / menghitung pajak penghasilan / menghitung gaji/upah

/ menghitung uang lembur

/ menghitung potongan absen

/ menghitung total tunjangan

/ menghitung total payment

Gambar 3.22 Statechart diagram class “Payment Detail”

Mutation

Class Mutation menggambarkan event dimana dapat mengubah posisi atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dimutasikan, mengupdate base salary, dan mencetak surat mutasi. Berikut ini adalah gambar class “ Mutation” dan pola behaviournya.

(44)

Gambar 3.23 Class “Mutation”

Gambar 3.24 Statechart diagram class “Mutation”

Mutation -Date : Date

-MutationNo : Integer -NPK : String

-MutationType : String -OldPostion : String -OldDivision : String -OldLevel : String -NewPosition : String -NewDivision : String -NewLevel : String +membuat_mutasi() +dimutasi()

+dipromosikan() +didemosikan() +mengupdate() +mencetak()

(45)

Salary Changing

Class “Salary Changing” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi Salary Changing, mengupdate base salary dan mencetak pemberitahuan kenaikan gaji. Berikut ini adalah gambar class “Salary Changing” dan pola behaviournya.

Gambar 3.25 Class “Salary Changing”

Gambar 3.26 Statechart diagram class “Salary Changing”

Voucher

Class voucher menggambarkan event dimana voucher pembayaran gaji dibuat dan juga untuk mengalokasikan semua beban gaji. Berikut adalah gambar dari class

“voucher”, dan pola behaviournya.

Salary Changing -SalaryChangingNo : Integer -Date : Date

-Name : String

-PreviousSalary : Integer -newLevel : String -CurrentSalary: Integer -Reason : String

+membuat_salary_changing() +mengecek()

+mengupdate() +mencetak()

(46)

Gambar 3.27 Class “Voucher”

Gambar 3.28 Statechart diagram class “Voucher”

Voucher -VoucherDate : String -AccountNo : String -AccountName : String -Amount : Integer -DebitOrCredit : String +membuat voucher() +mencetak()

(47)

3.3.2.4 Event Table

Berikut ini adalah event table dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap

Employee Absence Overtime Payment Transaction

Payment Detail

Salary Upgrade

Mutation Voucher Merekrut

Karyawan baru

+

Menghitung * *

Mengubah *

Mengisi jam masuk

+

Mencetak + + + + + +

Mengisi jam keluar

+

Memasukan transaksi lembur

+

menghitung *

Membuat transaksi

+ + + + + Menghitung total

payment

* +

(48)

Employee Absence Overtime Payment Transaction

Payment Detail

Salary Upgrade

Mutation Voucher Meminta

approval dari Manager Keuangan

+

Diterima +

Ditolak +

Membuat daftar gaji

*

Dipromosikan +

Didemosikan +

Dimutasi +

Mengupdate + *

Mengecek *

Tabel 3.2 Event Tabel

(49)

3.3.2.5 Class Diagram

employee

staff labour

payment transaction

salary wages

payment detail

1 1 overtime

1..* 1

1..*

1

absence

1

1..*

1 1

1

1 mutation

1..*

1 salary upgrade

1 1

1..*

1

voucher

1 1

Gambar 3.29 Class Diagram 3.3.3 The Application Domain

3.3.3.1 Usage 3.3.3.1.1 Overview

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri

Sandang Nusantara terdapat aktor yang menggunakan sistem ini, antara lain employee,

HRD staff, HRD head. Use case diagram dapat dilihat pada gambar berikut.

(50)

Sistem Informasi

Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada

PT.Industri Sandang Nusantara Cilacap

karyawan

membuat absensi

membuat pendataan karyawan baru

membuat pendataan mutasi karyawan

memasukan surat perintah lembur mencetak laporan dan rekap absensi

membuat transaksi kenaikan gaji mencetak daftar gaji&upah dan rekap

mencetak laporan pajak dan rekapitulasi

mencetak slip gaji&upah

Manager Keuangan&Umum menyetujui daftar

gaji&upah

Asisten Manager Personalia

karyawan personalia

mengotorisasi absen menginput absen harian untuk karyawan yang tidak

dapat masuk

Manager Asisten Manager

melihat dan mencetak voucher

Asisten Manager Pembukuan

Gambar 3.30 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap

(51)

3.3.3.1.2 Actor Specification

Berikut ini adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap.

Karyawan Tujuan

Karakteristik

Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana Karyawan dapat melakukan absensi dengan cara memasukan NPK ke computer absen dan data absent tersebut langsung masuk ke dalam sistem.

Karyawan yang dapat melakukan absen hanyalah employee yang berstatus aktif bekerja di perusahaan

Tabel 3.3 Actor Specification karyawan

Asisten Manager Tujuan

Karakteristik

Asisten Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk kerja dan langsung memberitahukan langsung ke perusahaan.

Asisten Manager yang dapat melakukan hanyalah Asisten Manager yang memiliki akses langsung ke sistem.

Tabel 3.4 Actor Specification Asisten Manager

(52)

Asisten Manager Personalia Tujuan

Karakteristik

Asisten Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam membuat transaksi perubahan gaji (kenaikan dan penurunan_

dan juga mutasi karyawan.

Asisten Manager yang dapat melakukan hanyalah Asisten Manager yang memiliki akses langsung ke sistem.

Tabel 3.5 Actor Specification Asisten Manager Personalia

Manager Tujuan

Karakteristik

Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam mengotorisasi absen dan menginput lembur yang akan dilaksanakan.

Manager yang dapat melakukan hanyalah Manager yang memiliki akses langsung ke sistem.

Tabel 3.6 Actor Specification Manager

Manager Keuangan & Umum Tujuan

Karakteristik

Manager Keuangan & Umum bertindak sebagai actor yang bertindak dalam mengotorisasi daftar gaji dan upah per bulannya Manager yang dapat melakukan hanyalah Manager yang memiliki akses langsung ke sistem.

Tabel 3.7 Actor Specification Manager Keuangan & Umum

(53)

3.3.3.1.3 Use case Specification

Berikut ini adalah use case specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara.

Membuat pendataan karyawan baru Use case

Objects Functions

1. Use case dimulai pada saat staff personalia memilih new employee atau new labour dari menu employee pada menu bar, untuk menginput data karyawan baru baik itu karyawan tetap ataupun honorer

2. Sistem akan menampilkan new employee form

3. Untuk mengisi data karyawan atau buruh yang baru, maka personalia memilih Add New

4. Sistem akan memberikan NPK yang baru secara otomatis 5. Staff personalia mengisi data karyawan baru

6. Setelah semua data terisi, staff personalia memilih tombol

“Save” untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database 7. Karyawan personalia dapat mencetak surat pengangkatan karyawan untuk karyawan tetap dan juga dapat mencetak surat kontrak kerja untuk para buruh.

Employee, labour, position, department

Add new, save, print working contract, print employment letter Tabel 3.8 Spesifikasi use case “ Membuat pendataan karyawan baru”

(54)

Membuat Absensi

Use case 1. Use case dimulai pada saat karyawan mengisi absensi pada Attendance Form

2. Karyawan mengisi NPK kemudian karyawan memilih tombol Process untuk mencatat jam masuk karyawan. Sistem akan menampilkan NPK karyawan dan nama karyawan. Jika nama karyawan yang dimaksud salah, maka karyawan dapat menekan tombol cancel.

3. Jika karyawan terlambat dari jam kerja yang telah ditetapkan maka sistem akan secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang akan berpengaruh pada pemberian potongan terhadap tunjangan kehadiran karyawan.

4. Ketika pulang kerja, karyawan kembali memasukan NPK dan memilih tombol “Process” untuk mencatat jam keluar karyawan

5. Jika karyawan melakukan clock out lebih cepat dari jam yang ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal.

6. Semua keterlambatan dan pulang lebih awal akan dihitung dan sistem akan menambah jumlah terlambat karyawan pada periode tersebut.

7. Nama karyawan yang tidak melakukan clock in dan clock out ataupun keduanya akan dianggap bsent.

(55)

Absence, employee Clock in, clock out

Tabel 3.9 Spesifikasi use case “ Absensi”

Memasukan surat perintah lembur

Use case 1. Use case dimulai pada saat staf personalia menerima surat perintah lembur dari masing-masing bagian. Staf personalia lalu memilih overtime dari menu HRD pada menu bar.

2. Sistem akan menampilkan Overtime form.

3. Manager memilih new untuk membuat transaksi lembur yang baru.

4. Manager mengisi data nama department yang mengadakan lembur, jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja lembur dan tanggal pelaksanaan kerja lembur.

5. Sistem kemudian akan menampilkan form detil karyawan yang akan melaksanakan jam kerja lembur.

6. Manager akan mengisi data mengenai NPK dan nama karyawan dan juga jumlah jam kerja lembur yang diperintahkan beserta penjelasan untuk melakukan pekerjaan apakah lembur itu diadakan. Setelah semua data yang dibutuhkan terisi maka Manager memilih tombol “Add”

untuk memasukan data lembur tersebut ke dalam DataGrid,

(56)

kemudian membuat transaksi lembur untuk karyawan lainnya jika masih ada.

7. Jika sudah selesai membuat transaksi lembur maka Manager dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan semua transaksi lembur ke dalam database.

8. Sistem secara otomatis akan mencatat jam lembur karyawan dan mencocokannya dengan jumlah permintaan jam kerja lembur yang diminta sebelumnya untuk menghitung uang lembur karyawan yang bersangkutan. Pada tingkat Asisten Manajer dan Manajer tidak terdapat uang lembur.

9. Manager dapat melihat semua aktivitas lembur karyawan di bawah departmentnya baik itu yang masih pending, finished ataupun expired.

Overtime transactions, employee, absence New, compute, update, save

Tabel 3.10 Spesifikasi use case “ memasukan surat perintah lembur”

Mencetak laporan dan rekap absensi

Use case 1. Use case dimulai pada saat personalia memilih absence report dari menu report untuk mencetak laporan Absensi Karyawan dan buruh

2. Sistem akan menampilkan jenis dan periode laporan

3. Personalia memilih jenis laporan, secara detail atau

(57)

rekapitulasi, dan periode laporan.

4. Personalia mencetak laporan tersebut dengan memilih tombol Print

employee, labour, department, absence create, compute, print

Tabel 3.11 Spesifikasi use case “ mencetak laporan dan rekap absensi”

Mencetak daftar gaji&upah dan rekap Use case

1. Use case dimulai pada saat disetujuinya daftar gaji&upah oleh Manajer Keuangan&Umum, maka karyawan personalia dapat memilih wage dan salaryregister dari menu report untuk mencetak daftar gaji & upah.

2. Karyawan personalia melakukan pencetakan daftar gaji&upah.

Daftar gaji&upah, employee, overtime Print

Tabel 3.12 Spesifikasi use case “ mencetak daftar gaji&upah”

Menyetujui daftar gaji&upah

Use case 1. Use case dimulai pada saat sistem memberi isyarat kepada Manajer Keuangan&Umum tiap akhir bulan bahwa ada daftar gaji&upah yang harus disetujui. Kemudian Manajer Keuangan&Umum memilih Payroll register dari menu

(58)

Finance Transaction.

2. Sistem akan menampilkan Form Payroll Register.

3. Jika Payroll Register disetujui oleh Manajer Keuangan&Umum maka status Daftar Gaji&Upah berubah menjadi approved.

Payroll Register

Search, approve, reject

Tabel 3.13 Spesifikasi use case “ menyetujui daftar gaji&upah”

Mencetak slip gaji dan upah Use case

1. Use case dimulai setelah daftar gaji&upah disetujui oleh Manajer Keuangan&Umum, maka karyawan personalia dapat memilih print paycheck dari menu Print untuk mencetak slip gaji dan upah karyawan.

2. Karyawan personalia melakukan pencetakan slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan.

Slip gaji dan upah print

Tabel 3.14 Spesifikasi use case “ mencetak slip gaji&upah”

(59)

Mencetak laporan pajak dan rekapitulasi Use case

1. Use case dimulai pada saat karyawan personalia memilih Income Tax Report dari menu Report untuk mencetak Laporan Pajak yang menampilkan jumlah pajak yang dibayar karyawan melalui potongan gaji setiap bulannya.

2. Sistem akan menampilkan laporan pajak untuk masing- masing karyawan dan juga dapat menampilkan laporan pajak untuk setiap departemen.

3. Karyawan personalia mencetak laporan tersebut dengan memilih tombol “Print”.

Employee, department, payment detail Compute, print

Tabel 3.15 Spesifikasi use case “ mencetak laporan pajak”

Membuat transaksi perubahan gaji karyawan

Use case 1. Use case dimulai ketika kepala personalia memilih salaryChanging dari menu HRD untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang telah disetujui pihak yang berwenang.

2. Sistem akan menampilkan Salary Changing Transaction Form

3. Karyawan memilih new untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang baru.

(60)

4. Karyawan mengetikan NPK untuk mencari data tentang karyawan yang bersangkutan,

5. Karyawan dapat memilih kenaikan gaji karyawan yang dipengaruhi dari kenaikan golongan karyawan.

6. Sistem secara otomatis akan menampilkan gaji terbaru karyawan yang bersangkutan.

7. Jika semua data sudah terisi, maka karyawan memilih tombol

“save” untuk menyimpan semua transaksi kenaikan gaji yang sudah dibuat ke dalam database.

8. Sistem secara otomatis akan mengupdate data base salary karyawan yang bersangkutan dan dapat juga mencetak surat pemberitahuan kenaikan gaji/golongan karyawan.

Salary changing, employee New, compute, update, print

Tabel 3.16 Spesifikasi use case “ membuat transaksi perubahan gaji karyawan”

Membuat pendataan mutasi karyawan

Use case 1. Use case dimulai pada saat kepala personalia memilih mutation dari menu HRD pada menu bar, untuk menginput data karyawan mutasi

2. Sistem akan menampilkan Mutation form 3. Kepala personalia memilih tombol “ new”

(61)

4. Sistem akan menampilkan mutation code yang baru

5. Kepala personalia menginputkan nomor surat mutasi yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

6. Kepala personalia akan mengklik nama karyawan yang hendak di mutasi pada data grid yang ada, maka data karyawan yang lama akan muncul dalam group data lama karyawan.

7. Selanjutnya kepala personalia mengisi jenis mutasi dan data posisi department, divisi, dan posisi baru karyawan beserta golongannya.

8. Kepala personalia memilih tombol “ save” untuk menyimpan data mutasi karyawan ke dalam database

9. Sistem akan menampilkan data history promosi, mutasi, dan demosi karyawan.

10. Untuk mencetak surat mutasi kepala personalia memilih tombol “Print Mutation Letter”

Surat Mutasi

New, save, print, update

Tabel 3.17 Spesifikasi use case “ membuat pendataan mutasi karyawan”

(62)

Menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk Use case

1. Use case dimulai saat Asisten Manager mendapat kabar dari karyawannya bahwa mereka tidak dapat masuk entah karena sakit atau ijin.

2. Asisten Manager memilih menu Permittion.

3. System akan menampilkan Permittion form.

4. Asisten Manager mengisi NPK karyawan yang sudah memberi kabar bahwa mereka tidak dapat masuk.

5. Asisten Manager kemudian memilih alasan ketidakhadiran dari karyawan (sakit atau ijin).

6. Setelah semua sudah diisi Asisten Manager kemudian menekan tombol save untuk menyimpan data tadi.

employee save

Tabel 3.18 Spesifikasi use case “Menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk”

Mengotorisasi absen

Use case 1. Use case dimulai saat Manager harus mengotorisasi absen yang sudah terkumpul selama 1 minggu hari kerja.

2. Manager memilih menu Absent Otorization 3. Sistem akan menampilkan form absent otorisasi 4. Manager memilih periode absen yang akan diotorisasi