Membuat daftar gaji
3.3.3.1.3 Use case Specification
Berikut ini adalah use case specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara.
Membuat pendataan karyawan baru Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat staff personalia memilih new employee atau new labour dari menu employee pada menu bar, untuk menginput data karyawan baru baik itu karyawan tetap ataupun honorer
2. Sistem akan menampilkan new employee form
3. Untuk mengisi data karyawan atau buruh yang baru, maka personalia memilih Add New
4. Sistem akan memberikan NPK yang baru secara otomatis 5. Staff personalia mengisi data karyawan baru
6. Setelah semua data terisi, staff personalia memilih tombol
“Save” untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database 7. Karyawan personalia dapat mencetak surat pengangkatan karyawan untuk karyawan tetap dan juga dapat mencetak surat kontrak kerja untuk para buruh.
Employee, labour, position, department
Add new, save, print working contract, print employment letter Tabel 3.8 Spesifikasi use case “ Membuat pendataan karyawan baru”
Membuat Absensi
Use case 1. Use case dimulai pada saat karyawan mengisi absensi pada Attendance Form
2. Karyawan mengisi NPK kemudian karyawan memilih tombol Process untuk mencatat jam masuk karyawan. Sistem akan menampilkan NPK karyawan dan nama karyawan. Jika nama karyawan yang dimaksud salah, maka karyawan dapat menekan tombol cancel.
3. Jika karyawan terlambat dari jam kerja yang telah ditetapkan maka sistem akan secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang akan berpengaruh pada pemberian potongan terhadap tunjangan kehadiran karyawan.
4. Ketika pulang kerja, karyawan kembali memasukan NPK dan memilih tombol “Process” untuk mencatat jam keluar karyawan
5. Jika karyawan melakukan clock out lebih cepat dari jam yang ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal.
6. Semua keterlambatan dan pulang lebih awal akan dihitung dan sistem akan menambah jumlah terlambat karyawan pada periode tersebut.
7. Nama karyawan yang tidak melakukan clock in dan clock out ataupun keduanya akan dianggap bsent.
Objects Functions
Absence, employee Clock in, clock out
Tabel 3.9 Spesifikasi use case “ Absensi”
Memasukan surat perintah lembur
Use case 1. Use case dimulai pada saat staf personalia menerima surat perintah lembur dari masing-masing bagian. Staf personalia lalu memilih overtime dari menu HRD pada menu bar.
2. Sistem akan menampilkan Overtime form.
3. Manager memilih new untuk membuat transaksi lembur yang baru.
4. Manager mengisi data nama department yang mengadakan lembur, jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja lembur dan tanggal pelaksanaan kerja lembur.
5. Sistem kemudian akan menampilkan form detil karyawan yang akan melaksanakan jam kerja lembur.
6. Manager akan mengisi data mengenai NPK dan nama karyawan dan juga jumlah jam kerja lembur yang diperintahkan beserta penjelasan untuk melakukan pekerjaan apakah lembur itu diadakan. Setelah semua data yang dibutuhkan terisi maka Manager memilih tombol “Add”
untuk memasukan data lembur tersebut ke dalam DataGrid,
Objects Functions
kemudian membuat transaksi lembur untuk karyawan lainnya jika masih ada.
7. Jika sudah selesai membuat transaksi lembur maka Manager dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan semua transaksi lembur ke dalam database.
8. Sistem secara otomatis akan mencatat jam lembur karyawan dan mencocokannya dengan jumlah permintaan jam kerja lembur yang diminta sebelumnya untuk menghitung uang lembur karyawan yang bersangkutan. Pada tingkat Asisten Manajer dan Manajer tidak terdapat uang lembur.
9. Manager dapat melihat semua aktivitas lembur karyawan di bawah departmentnya baik itu yang masih pending, finished ataupun expired.
Overtime transactions, employee, absence New, compute, update, save
Tabel 3.10 Spesifikasi use case “ memasukan surat perintah lembur”
Mencetak laporan dan rekap absensi
Use case 1. Use case dimulai pada saat personalia memilih absence report dari menu report untuk mencetak laporan Absensi Karyawan dan buruh
2. Sistem akan menampilkan jenis dan periode laporan
3. Personalia memilih jenis laporan, secara detail atau
Objects Functions
rekapitulasi, dan periode laporan.
4. Personalia mencetak laporan tersebut dengan memilih tombol Print
employee, labour, department, absence create, compute, print
Tabel 3.11 Spesifikasi use case “ mencetak laporan dan rekap absensi”
Mencetak daftar gaji&upah dan rekap Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat disetujuinya daftar gaji&upah oleh Manajer Keuangan&Umum, maka karyawan personalia dapat memilih wage dan salaryregister dari menu report untuk mencetak daftar gaji & upah.
2. Karyawan personalia melakukan pencetakan daftar gaji&upah.
Daftar gaji&upah, employee, overtime Print
Tabel 3.12 Spesifikasi use case “ mencetak daftar gaji&upah”
Menyetujui daftar gaji&upah
Use case 1. Use case dimulai pada saat sistem memberi isyarat kepada Manajer Keuangan&Umum tiap akhir bulan bahwa ada daftar gaji&upah yang harus disetujui. Kemudian Manajer Keuangan&Umum memilih Payroll register dari menu
Objects Functions
Finance Transaction.
2. Sistem akan menampilkan Form Payroll Register.
3. Jika Payroll Register disetujui oleh Manajer Keuangan&Umum maka status Daftar Gaji&Upah berubah menjadi approved.
Payroll Register
Search, approve, reject
Tabel 3.13 Spesifikasi use case “ menyetujui daftar gaji&upah”
Mencetak slip gaji dan upah Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai setelah daftar gaji&upah disetujui oleh Manajer Keuangan&Umum, maka karyawan personalia dapat memilih print paycheck dari menu Print untuk mencetak slip gaji dan upah karyawan.
2. Karyawan personalia melakukan pencetakan slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan.
Slip gaji dan upah print
Tabel 3.14 Spesifikasi use case “ mencetak slip gaji&upah”
Mencetak laporan pajak dan rekapitulasi Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat karyawan personalia memilih Income Tax Report dari menu Report untuk mencetak Laporan Pajak yang menampilkan jumlah pajak yang dibayar karyawan melalui potongan gaji setiap bulannya.
2. Sistem akan menampilkan laporan pajak untuk masing-masing karyawan dan juga dapat menampilkan laporan pajak untuk setiap departemen.
3. Karyawan personalia mencetak laporan tersebut dengan memilih tombol “Print”.
Employee, department, payment detail Compute, print
Tabel 3.15 Spesifikasi use case “ mencetak laporan pajak”
Membuat transaksi perubahan gaji karyawan
Use case 1. Use case dimulai ketika kepala personalia memilih salaryChanging dari menu HRD untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang telah disetujui pihak yang berwenang.
2. Sistem akan menampilkan Salary Changing Transaction Form
3. Karyawan memilih new untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang baru.
Objects Functions
4. Karyawan mengetikan NPK untuk mencari data tentang karyawan yang bersangkutan,
5. Karyawan dapat memilih kenaikan gaji karyawan yang dipengaruhi dari kenaikan golongan karyawan.
6. Sistem secara otomatis akan menampilkan gaji terbaru karyawan yang bersangkutan.
7. Jika semua data sudah terisi, maka karyawan memilih tombol
“save” untuk menyimpan semua transaksi kenaikan gaji yang sudah dibuat ke dalam database.
8. Sistem secara otomatis akan mengupdate data base salary karyawan yang bersangkutan dan dapat juga mencetak surat pemberitahuan kenaikan gaji/golongan karyawan.
Salary changing, employee New, compute, update, print
Tabel 3.16 Spesifikasi use case “ membuat transaksi perubahan gaji karyawan”
Membuat pendataan mutasi karyawan
Use case 1. Use case dimulai pada saat kepala personalia memilih mutation dari menu HRD pada menu bar, untuk menginput data karyawan mutasi
2. Sistem akan menampilkan Mutation form 3. Kepala personalia memilih tombol “ new”
Objects Functions
4. Sistem akan menampilkan mutation code yang baru
5. Kepala personalia menginputkan nomor surat mutasi yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
6. Kepala personalia akan mengklik nama karyawan yang hendak di mutasi pada data grid yang ada, maka data karyawan yang lama akan muncul dalam group data lama karyawan.
7. Selanjutnya kepala personalia mengisi jenis mutasi dan data posisi department, divisi, dan posisi baru karyawan beserta golongannya.
8. Kepala personalia memilih tombol “ save” untuk menyimpan data mutasi karyawan ke dalam database
9. Sistem akan menampilkan data history promosi, mutasi, dan demosi karyawan.
10. Untuk mencetak surat mutasi kepala personalia memilih tombol “Print Mutation Letter”
Surat Mutasi
New, save, print, update
Tabel 3.17 Spesifikasi use case “ membuat pendataan mutasi karyawan”
Menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai saat Asisten Manager mendapat kabar dari karyawannya bahwa mereka tidak dapat masuk entah karena sakit atau ijin.
2. Asisten Manager memilih menu Permittion.
3. System akan menampilkan Permittion form.
4. Asisten Manager mengisi NPK karyawan yang sudah memberi kabar bahwa mereka tidak dapat masuk.
5. Asisten Manager kemudian memilih alasan ketidakhadiran dari karyawan (sakit atau ijin).
6. Setelah semua sudah diisi Asisten Manager kemudian menekan tombol save untuk menyimpan data tadi.
employee save
Tabel 3.18 Spesifikasi use case “Menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk”
Mengotorisasi absen
Use case 1. Use case dimulai saat Manager harus mengotorisasi absen yang sudah terkumpul selama 1 minggu hari kerja.
2. Manager memilih menu Absent Otorization 3. Sistem akan menampilkan form absent otorisasi 4. Manager memilih periode absen yang akan diotorisasi
Objects Functions
5. Sistem akan memunculkan data absen karyawan dalam 1 minggu.
6. Setelah Manager melihat secara seksama maka apabila Manager hendak mengotorisasinya Manager dapat menekan tombol Approve,apabila Manager merasa ada yang tidak sesuai maka dapat menekan tombol Reject.
Employee
Search, approve,reject
Tabel 3.19 Spesifikasi use case “ Mengotorisasi absen”
Melihat dan mencetak voucher Use case
Objects Functions
1. Use case dimulai saat Asisten Manager Pembukuan membuka tampilan melihat voucher untuk periode yang ditentukan berikutnya.
2. Asisten Manager Pembukuan memilih periode mana yang akan dipilih untuk melihat jumlah vouchernya
3. Setelah periode ditentukan maka dipilih tombol Find untuk melihat vouchernya
4. Voucher akan ditampilkan
5. Asisten Manager dapat memilih tombol print untuk mencetak voucher pada periode yang bersangkutan!
Payroll Search
Tabel 3.20 Spesifikasi Use case “ Melihat voucher”
karyawan
absence UI
clock in()
employee
get employee NPK() OK()
Absence
cek clock in()
compute late() update late Current Month()
OK() clock out()
get employee NPK() OK()
cek clock out()
compute going home early() updateGoingHomeEarlyCurrentMonth()
OK() save()
Gambar 3.32 Sequence diagram untuk use case “ membuat absensi”
Manager
overtime UI
enter overtime UI()
overtime department
get department() new overtime transaction()
OK()
employee
get employee() OK()
save() accomplish() close()
absence
get clock in() OK() get clock out()
OK()
compute overtime duration() accomplish()
Gambar 3.33 Sequence diagram untuk use case “ memasukan surat perintah lembur”
karyawan HRD
Absence Report UI
enter absence report UI() input period()
Absence Report
create absence report()
Absence
get NPK,Late,GoingHomeEarly,Absence()
compute late,GoingHomeEarly,Absence() OK()
Print()
absence recapitulation create absence recapitulation()
department
get department()
get NPK,late,GoingHomeEarly,Absence()
compute late,GoingHomeEarly,Absence() OK()
OK() Print()
close()
Gambar 3.34 Sequence diagram use case “mencetak laporan dan rekap absensi”
karyawan HRD
Payroll Register UI
enter()
daftar gaji&upah
create daftar gaji&upah()
close()
payment transaction
get payment transaction()
payment detail
get payment detail()
employee
get salary,late, absence() OK()
compute late()
overtime transaction
get overtime() OK()
compute overtime() OK()
OK() print()
Gambar 3.35 Sequence diagram use case “mencetak daftar gaji dan upah”
Manager Keuangan&Umum
Payroll Approval UI
enter()
ask approval() approve()
payment transaction
status approval() close()
Gambar 3.36 Sequence diagram use case “menyetujui daftar gaji dan upah”
karyawan HRD
staff payment UI
enter()
slip gaji staff
create slip gaji staff() print() close()
labour payment UI
enter()
slip gaji buruh
create slip gaji buruh() print() close()
Gambar 3.37 Sequence diagram use case “mencetak slip gaji dan upah”
karyawan HRD
Income Tax UI
enter()
income tax report
create income tax report()
employee
get NPK()
payment detail
get Income tax() OK() OK()
print()
income tax recapitulation create income tax recapitulation()
get NPK()
get income tax() tax() OK()
print() close()
Gambar 3.38 Sequence diagram use case “mencetak laporan pajak dan rekapitulasi”
kepala HRD
salary upgrade UI
enter()
salary upgrade employee
get employee() new salary upgrade transaction()
OK()
update employee salary() surat pemberitahuan kenaikan
gaji create surat pemberitahuan kenaikan gaji()
Print() accomplish()
close()
Gambar 3.39 Sequence diagram use case “membuat transaksi perubahan gaji karyawan”
karyawan HRD
employee UI
enter()
mutation
create mutation transaction()
department division job title
employee
get employee NPK, Name() OK()
get department() OK()
get division() OK()
get job information() OK()
get title information() OK()
surat mutasi
create surat mutasi() print() update employee data()
accomplish() close()
Gambar 3.40 Sequence diagram use case “membuat pendataan mutasi karyawan”
Gambar 3.41 Sequence diagram use case “menginput absen harian untuk karyawan yang tidak masuk”
Gambar 3.42 Sequence diagram use case “mengotorisasi absen”
Gambar 3.43 Sequence diagram use case “ melihat dan mencetak voucher”
3.3.3.2 Function