BAB V - Pengorganisasian Utusan
2. Contingent Management Team
a. Untuk mengelola kontingen yang akan mengikuti kegiatan di luar ruangan dan terdiri utusan Anggota Muda dalam jumlah banyak seperti jamboree, moot, cuboree, Kwartir Nasional membentuk Tim Pengelola Kontingen (CMT), yang tugasnya memimpin, mengurus, mengatur, menjalankan, mengarahkan, mengendalikan serta membantu utusan dalam kontingen guna mencapai tujuan umum maupun khusus pengiriman utusan ke luar negeri (BAB III Pedoman).
b. CMT ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua Kwartir Nasional, dengan komposisi serta perangkat pendukungnya bergantung pada kebutuhan dan anggaran yang tersedia, termasuk jumlah utusan dalam kontingen serta jenis dan tingkat program dan kegiatan yang diikuti.
c. Apabila dipandang perlu, sebelum pelaksanaan kegiatan, Kwartir Nasional dapat mengirim utusan dari unsur CMT untuk mengadakan survei lokasi kegiatan dan melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait di negara penyelenggara.
d. CMT harus memenuhi syarat-syarat;
1) Syarat-syarat sebagaimana tertulis pada BAB IV Ayat 4, Ketentuan Umum Pedoman ini, serta persyaratan khusus lainnya.
2) Calon CMT (juga IST, Pembina Pendamping Pasukan dan Pembina Pendamping) harus memahami Jamboree Code of Conduct.
3) Tingkat kesehatan dan kebugaran jasmani dan rohani yang paripurna. 4) Fasih berkomunikasi dalam Bahasa Inggris secara lisan dan tulisan. 5) Memiliki pengetahuan dan wawasan yang memadai tentang
kepramukaan, termasuk aspek sosial, budaya, dan diplomasi dalam kepramukaan.
6) Memiliki kompetensi, kapabilitas, komitmen, pengalaman dan kecakapan sesuai dengan fungsi/bidang tugasnya.
7) Bersedia untuk bekerja bagi kontingen, sejak perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga membuat laporan dan evaluasi. e. CMT terdiri atas fungsi sebagai berikut;
1) Pimpinan Kontingen.
2) Pembina Pendamping Pasukan dan Pembina Pendamping Regu. 3) Sekretariat dan Administrasi.
4) Keuangan dan Kebendaharaan. 5) Perlengkapan dan Logistik. 6) Komunikasi, Informasi dan Humas. 7) Kesehatan dan Keselamatan. 8) Pameran dan Pagelaran. f. Deskripsi Tugas Pokok
1) Pimpinan Kontingen
a) Bertanggungjawab kepada Pimpinan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
b) Memimpin kontingen sejak perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga laporan dan evaluasi.
c) Berkomunikasi secara berkesinambungan dengan Wakil Ketua Kwartir Nasional/Ketua Komisi Kerja Sama Luar Negeri dan Wakil Ketua Kwartir Nasional/Ketua Komisi Pembinaan Anggota Muda, panitia penyelenggara kegiatan, para pendukung kontingen, termasuk Kementerian/Lembaga Pemerintah Republik Indonesia, Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri, Gugus Depan Gerakan Pramuka di Luar Negeri, Diaspora Indonesia, mitra dan sponsor,
d) Membangun kerja sama dan integritas bersama CMT, IST serta Pembina Pendamping Pasukan dan Pembina Pendamping. 2) Pembina Pendamping Pasukan dan Pembina Pendamping Regu
a) Sebagai jembatan dan ujung tombak komunikasi dan informasi setiap saat antara CMT dengan seluruh anggota regu,
b) Mengarahkan, memotivasi dan mendampingi agar seluruh anggota regu berpartisipasi dalam semua mata kegiatan.
c) Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan fungsi lainnya secara berkesinambungan untuk mendukung PinKon.
d) Membuat laporan dan evaluasi. 3) Sekretariat dan Administrasi
a) Merencanakan, melaksanakan dan mengelola korespondensi dan tata laksana administrasi.
b) Merencanakan, menyiapkan dan mengelola Contingent Headquarter, buku saku dan piagam penghargaan dibantu fungsi Kominfo. c) Merencanakan, memesan dan mengelola tiket pesawat dari biro
perjalanan yang dipilih dan ditunjuk Kwartir Nasional, dibantu Keuangan dan Logistik.
d) Merencanakan dan melaksanakan pelunasan jamboree fee dan biaya-biaya lain terkait dengan panitia penyelenggara, dibantu oleh Keuangan dan Kebendaharaan.
e) Menyelesaikan semua permintaan dan persyaratan administratif dari panitia penyelenggara maupun pihak lain, termasuk memastikan kelancaran proses pengurusan visa.
f) Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan fungsi lainnya secara berkesinambungan untuk mendukung Pimpinan Kontingen. g) Membuat laporan dan evaluasi.
4) Keuangan dan Kebendaharaan
a) Merencanakan, menyusun dan mengawasi pelaksanaan Rencana Anggaran Belanja.
b) Membantu Sekretariat dalam menyelesaikan pembayaran jamboree fee dan biaya-biaya lain terkait dengan panitia penyelenggara. c) Membantu Sekretariat dalam menyelesaikan pembayaran biaya
pembelian tiket pesawat dari biro perjalanan.
d) Berkolaborasi dengan Logistik dan Perlengkapan dalam menyelesaikan pembayaran biaya perlengkapan dan logistik kepada pemasok atau mitra Kwartir Nasional.
e) Menatalaksanakan uang dan menyelesaikan pembayaran, termasuk biaya pengurusan visa.
f) Berkomunikasi secara berkesinambungan dan bekerja sama bersama fungsi lainnya dalam mendukung Pimpinan Kontingen. g) Membuat laporan dan evaluasi.
5) Perlengkapan dan Logistik
a) Merencanakan, mengadakan, melaksanakan dan mengelola kebutuhan perlengkapan dan logistik, termasuk untuk Contingent Headquarter, kesehatan dan keselamatan, Indonesia Day, Pameran, Global Development Village, Cultural Day, Carnival Day, dan pagelaran budaya sehari-hari di Camp Site.
b) Memastikan agar semua perlengkapan tersedia secara utuh dan dalam kondisi baik, sejak keberangkatan hingga kepulangan.
c) Membantu Keuangan dalam menyelesaikan pembayaran untuk pembelian perlengkapan dan logistik kepada pemasok atau mitra Kwartir Nasional.
d) Berkomunikasi dan bekerja sama dengan biro perjalanan untuk mengatur seluruh perjalanan kontingen, termasuk transportasi bagasi dan perlengkapan kontingen.
e) Berkomunikasi dan bekerja sama dengan fungsi lainnya secara berkesinambungan untuk mendukung Pimpinan Kontingen. f) Membuat laporan dan evaluasi.
6) Komunikasi, Informasi, dan Humas
a) Merencanakan, menyiapkan, melaksanakan, dan mengelola strategi komunikasi, informasi, publikasi, dan kehumasan, dengan memanfaatkan media sosial maupun media cetak dan elektronik, dengan melibatkan dan memberdayakan seluruh potensi anggota kontingen.
b) Sasaran dan targetnya adalah internal maupun eksternal Gerakan Pramuka, melalui kerja sama dengan media arus utama (mainstream) di Indonesia maupun di negara tempat kegiatan, panitia penyelenggara, pendukung kontingen termasuk Kementerian/ Lembaga Pemerintah Republik Indonesia, Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri, Gugus Depan Gerakan Pramuka di Luar Negeri, Diaspora Indonesia, mitra dan sponsor, juga orang tua, untuk memelihara citra positif Gerakan Pramuka.
c) Selain pembuatan akun media sosial, dikelola pula standar postingan, hashtag, tema, dan buku saku dan piagam penghargaan bersama fungsi Sekretariat.
d) Mempublikasikan kegiatan kontingen yang layak siar sejak perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga laporan dan evaluasi.
e) Merencanakan dan menyiapkan agar Contingent Headquarter, Camp Site dan Indonesia Day menjadi ramah pengunjung dan komunikatif.
f) Mendokumentasikan seluruh kegiatan baik foto maupun video. g) Berkomunikasi dan berkolaborasi secara berkesinambungan
dengan fungsi lainnya untuk mendukung Pimpinan Kontingen, serta atas arahan dan instruksi Pimpinan Kontingen bertindak sebagai juru bicara kontingen.
h) Membuat laporan dan evaluasi, termasuk menerbitkan buku laporan perjalanan.
7) Kesehatan dan Keselamatan
a) Merencanakan, menyiapkan, dan mengelola langkah aksi dan kebutuhan untuk menjaga kesehatan, kebugaran dan keselamatan kontingen, serta meminimalisir kecelakaan dan gangguan penularan penyakit, berdasarkan pengumpulan informasi dan analisa atas risiko dan potensi gangguan kesehatan dan keselamatan.
b) Merencanakan dan menjalin kerja sama dengan perusahaan asuransi yang memiliki mitra/agen pelayanan di negara tempat kegiatan.
c) Turut mengawasi disiplin penerapan protokol kesehatan dari WHO (World Health Organization) maupun dari otoritas kesehatan setempat, serta penerapan SfH (Safe from Harm).
d) Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan fungsi lainnya secara berkesinambungan untuk mendukung Pimpinan Kontingen. e) Membuat laporan dan evaluasi.
8) Pameran dan Pagelaran
a) Menyusun konsep, merencanakan dan menyiapkan kegiatan khusus, termasuk Indonesia Day, Pameran, Global Development Village, Cultural Day, Carnival Day, dan pagelaran budaya sehari-hari di Camp Site, untuk mempromosikan Gerakan Pramuka dan Indonesia.
b) Bekerja sama dengan fungsi komunikasi, informasi dan hubungan masyarakat dalam membuat arena Pameran, serta Contingent Headquarter dan Camp Site menjadi ramah pengunjung dan komunikatif, dengan melibatkan pendukung kontingen termasuk Kementerian/Lembaga Pemerintah Republik Indonesia, Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri, Gugus Depan Gerakan Pramuka di Luar Negeri, Diaspora Indonesia, mitra dan sponsor.
c) Unsur-unsur penampilan pada arena Pameran, serta Contingent Headquarter, Camp Site dan Indonesia Day:
• Identitas Republik Indonesia: bendera Merah Putih, lambang negara dan foto Kepala dan Wakil Kepala Negara, peta wilayah RI dan tujuan wisata Indonesia.
• Identitas Gerakan Pramuka: bendera dan lambang, infografis profil, visi dan misi (dalam Bahasa Inggris), seragam dan tanda pengenal, foto-foto berbagai kegiatan termasuk Aksi Pramuka Peduli, dan lain-lain.
• Gelar seni, budaya dan kuliner Indonesia: baju adat, makanan, minuman, cemilan, pagelaran seni, permainan tradisional, alat musik tradisional, dimana pengunjung dapat menikmati, mencoba, atau memainkan.
• Menyediakan souvenir atau giveaways cuma-cuma atau melalui permainan, misalnya brosur, gantungan kunci, badge, alat tulis, dll.
• Menyiapkan buku tamu, berisi: nama lengkap, posisi/jabatan, NSO, e-mail, akun sosial media, pesan dan kesan terhadap Indonesia.
d) Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan fungsi lainnya secara berkesinambungan untuk mendukung Pimpinan Kontingen. e) Membuat laporan dan evaluasi.