Laporan Audit
9 SOP Cuti dan Ijin
1. Permohonan cuti kecuali cuti masal harus diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dengan mengisi lengkap Kartu Cuti (PP.HRGA-Legal.4-FR.01), Kartu Cuti yang telah diisi oleh karyawan diserahkan kepada kepala bagiannya untuk mendapatkan persetujuan.
2. Bagian HRGA-Legal merevisi Kartu Cuti jika pengajuan cuti tidak disetujui oleh atasan dari karyawan yang bersangkutan. 3. Jika disetujui, Kartu Cuti tersebut diserahkan kepada Bagian
HRGA-Legal untuk pencatatan sisa hak cuti.
4. Bagian HRGA-Legal menginformasikan kepada karyawan akan hasil persetujuan HRGA-Legal Manager terhadap cuti yang diajukan.
5. Permohonan ijin harus diajukan karyawan dengan mengisi lengkap Form Ijin M eninggalkan Kantor (PP.HRGA-Legal.4-FR.04b) untuk mendapat persetujuan kepala bagian dan kemudian diserahkan kepada Bagian HRGA-Legal untuk disetujui HRGA-Legal Manager atau jika HRGA-Legal Manager tidak berada di tempat, persetujuan diwakilkan.
menyusun program training berdasarkan beberapa sumber: • Kesenjangan kompetensi
• Masukan dari Manajemen/Divisi terkait
2. Divisi HRGA-Legal membuat rencana training 6 bulan sekali, berdasarkan kesenjangan kompetensi atau masukan dari manajemen/divisi terkait.
3. Alur permintaan training
• Untuk program training internal/eksternal berasal dari kesenjangan kompetensi maka Divisi HRGA-Legal membuat penilaian karyawan matrik kompetensi yang dinilai oleh Kepala Divisi/ Atasan langsung.
– Divisi HRGA-Legal menganalisa hasil penilaian karyawan matrik kompetensi.
– Divisi HRGA-Legal segera melaporkan hasil GAP dan usulan training dengan menggunakan Form Usulan Training (PP.HRGA-Legal.4-FR.28) yang terdapat pada penilaian karyawan matrik kompetensi kepada Kepala Divisi.
• Untuk program training eksternal berasal dari Masukan M anajemen/Divisi. terkait
– Divisi HRGA-Legal segera mensosialisasikan mengenai adanya training eksternal tersebut dan menanyakan secara interview kepada Kepala Divisi bahwa karyawannya ada yang diikutkan dalam training tersebut.
– Divisi HRGA-Legal segera membuat Form Usulan Training dan meminta persetujuan dari direktur, dan mendaftarkan peserta ke panitia yang mengadakan training tersebut.
• Untuk program training internal baik berasal dari kesenjangan kompetensi maupun masukan manajemen/divisi terkait
– Divisi HRGA-Legal melaksanakan training yang sudah dijadwalkan.
– Divisi HRGA-Legal segera menginformasikan kepada Kepala Divisi/Atasannya bahwa karyawannya diikutkan dalam training tersebut dan memberikan usulan training kepada Kepala Divisi/Atasan.
– Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan kepada peserta training.
4. Pelaksanaan Training Internal
• Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan mengisi Form absensi kehadiran.
• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan baik.
• Setelah dilakukannya training internal, karyawan akan mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGA-Legal.4-FR.30) untuk menilai trainer dan training yang telah diberikan.
5. Evaluasi Training Internal
• Evaluasi training internal dapat dengan hasil Pre-Test dan Post-Test
• Hasil tes (Pre-Test dan Post-Test) harus dilaporkan oleh Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training diadakan.
ditentukan.
• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan baik.
• Setelah dilakukannya training eksternal, peserta training akan mengisi Form Evaluasi Pelatihan Eksternal (PP.HRGA-Legal.4-FR.31) untuk menilai trainer dan training yang telah diberikan.
7. Evaluasi Training Eksternal
• Evaluasi training eksternal dengan melakukan presentasi/sharing internal kepada karyawan-karyawan terkait dan peserta mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGA-Legal.4-FR.30).
• Hasil evaluasi training eksternal harus dilaporkan oleh Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training diadakan.
8. Dokumentasi
• Divisi HRGA-Legal harus mendokumentasikan daftar hadir untuk training internal atau salinan sertifikat pelatihan untuk training eksternal, yang diterbitkan oleh pihak terkait yang diterbitkan oleh pihak penyelenggara.
9. Evaluasi Dampak Training
• Divisi HRGA-Legal akan melakukan evaluasi dampak training terhadap peningkatan produktivitas karyawan.
dahulu mengisi Form Permintaan Karyawan Baru (PP.HRGA-Legal.4-FR.40) sesuai dengan kebutuhan karyawan di bagian atau divisinya.
2. Form Permintaan Karyawan Baru diteruskan ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi (tanda tangan) pada Form Permintaan Karyawan Baru oleh HRGA-Legal Manager.
3. Form Permintaan Karyawan Baru yang telah diverifikasi tersebut kemudian oleh Kepala Bagian yang bersangkutan diajukan kepada Direktur untuk disetujui. Setelah disetujui Direktur, Kepala Bagian menyerahkan Form Permintaan Karyawan Baru tersebut ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal 4. Dateline setiap Form Permintaan Karyawan Baru adalah 3
bulan terhitung sejak Form Permintaan Karyawan Baru diterima oleh Divisi HRGA-Legal dan disetujui oleh Direktur sampai dengan calon karyawan tersebut bergabung.
5. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menentukan cara-cara untuk memperoleh calon karyawan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan melalui proses rekrutmen, yaitu :
• Eksternal
– Iklan di media surat kabar, radio, atau internet.
– Sekolah-sekolah atau universitas-universitas ternama dan memiliki alumni-alumni yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Internal
– Iklan yang ditempel di dalam lingkungan perusahaan sendiri.
membutuhkan dan deskripsi pekerjaan yang ada.
7. Berkas-berkas lamaran yang sudah diseleksi diserahkan kepada Divisi atau Bagian yang membutuhkan untuk diseleksi kesesuaiannya dengan karakteristik dan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
8. Untuk berkas lamaran yang sesuai dengan Divisi atau bagian yang membutuhkan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menghubungi langsung calon karyawan untuk melakukan proses psikotes. Sedangkan untuk bagian Admintrasi, PPIC dan Accounting didahului dengan tes awal (tes excel).
9. Calon karyawan datang dengan membawa data-data yang diperlukan dan mengisi Form Lamaran Kerja (PP. HRGA-Legal.4-FR.41) yang telah disediakan.
10. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal melakukan psikotes, sedangkan calon karyawan untuk Divisi M arketing yang tidak mengikuti psikotes harus mendapatkan persetujuan General Manager terkait dan mendapatkan rekomendasi dari calon atasan langsungnya.
11. Berdasarkan hasil psikotes (PP. HRGA-Legal.5-SD.10) Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan menetapkan rekomendasi atas calon karyawan. Jika calon karyawan direkomendasikan maka akan dilakukan prosedur sesuai nomor 12. Sedangkan jika calon karyawan tidak direkomendasikan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan mendiskusikannya dengan user, bila user memutuskan untuk merekrut calon karyawan tersebut maka user harus meminta persetujuan General Manager terkait dan /atau Direktur yang dibuktikan secara tertulis ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal.
user. Hasil interview dicatat dalam Form Hasil Wawancara (PP. HRGA-Legal.4-FR.39)
13. Untuk jabatan di atas Supervisor, wawancara dilakukan hanya oleh Kepala Bagian yang membutuhkan dan / atau Direktur. 14. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan bernegosiasi dengan
calon karyawan mengenai kompensasi (gaji) berdasarkan usulan dari Kepala Bagian sedangkan untuk karyawan diatas level Supervisor, negosiasi akan dilakukan dengan General Manager terkait dan/atau Direktur.
15. Bila tercapai kesepakatan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan membuat Form Persetujuan Karyawan Baru (PP. HRGA-Legal.4-FR.35) yang berisi rincian gaji, tunjangan-tunjangan, dan tanggal calon karyawan tersebut untuk mulai bekerja di perusahaan.
16. Staf Administrasi HRGA-Legal membuat Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT-Form PP. HRGA-Legal.5-SD.02) atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT-Form PP. HRGA-Legal.5-SD.13) untuk ditandatangani oleh calon karyawan.
17. Setelah Perjanjian Kerja ditandatangani oleh pihak perusahaan dan calon karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap, maka masing-masing pihak menyimpan perjanjian kerja tersebut.
18. Penandatanganan Perjanjian Kerja :
a. Untuk jabatan di bawah Manager, pihak perusahaan diwakili oleh HRGA-Legal Manager.
b. M ulai dari jabatan Manager ke atas, pihak perusahaan diwakili oleh Direktur.
19. Pada hari pertama kerja, calon karyawan datang ke Divisi HRGA-Legal terlebih dahulu.
bersangkutan ke dalam mesin pencatat kehadiran, lalu mengantarkan karyawan tersebut ke Divisi yang terkait.
21. Selama masa percobaan atau kontrak 3 (tiga) sampai 6 (enam) bulan maka tanggung jawab pengawasan karyawan berada di Divisi HRGA-Legal, kecuali untuk posisi tertentu.
22. Setelah melewati masa percobaan atau kontrak, Staf Administrasi HRGA-Legal akan memberikan surat kerja tetap kepada karyawan tersebut.