2.9 Surat Balasan Pengaduan
CV INSAN MANDIR
Jl. Kali Besar 56 JAKARTA
Nomor : 1876/ML/IX/2008 16 September 2008 Lampiran : 4 helai
Hal. : Penyelesaian Pengaduan
DIREKTUR PT SUMBER WARAS Jl. Darmawangsa Raya 9
Surakarta
Dengan Hormat,
Membalas surat Tuan no. 586/RK/IX/2007, tanggal 22 September 2008 perihal Pengaduan, dengan sangat menyesal kami beritahukan, bahwa kami tidak dapat mempertimbangkan klim Tuan, karena kekurangan semen itu bukan disebabkan oleh pencurian ataupun kelalaian karyawan kami pada waktu pembongkaran, akan tetapi semata-mata kekurangan itu disebabkan oleh “Natural Loss”
Demikian agar Tuan maklum, dan kami percaya bahwa Tuan dapat menerima keputusan ini dengan senang hari.
Terlampir kami kirimkan kembali dokumen-dokumen klim Tuan yang terlampir bersama surat Tuan tersebut di atas.
Hormat kami, CV MULIA ABADI
Drs. Abdul Karim Direktur
Istilah – istilah bisnis yang sering dipergunakan dalam surat – menyurat niaga antara lain adalah: a. Itilah dalam Penyerahan Barang
1) Loko gudang, artinya penjual menyerahkn barang – barang, dalam keadaan belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli harus mengambil sendiri di gudang
2) Perangko gudang pembeli, artinya ongkos – ongkos sampai barang – barang dalam gudang pembeli ditanggung oleh penjual.
3) Eks gudang, artinya barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
4) F.O.S (Free on station) atau pernagko sasiun artinya, ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.
5) F.O.B ( Free on Board ) artinya, ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.
6) C & F ( Cost and Freight ), artinya ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.
7) C.I.F ( Cost Insurance and Freight ) artinya, semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal di tanggung oleh penjual.
b. Istilah dalam Pembayaran
1) C.O.D ( Cash on Delivery), artinya pembayaran dilakukan pada waktu penyerahan barang. 2) C & C ( Cash and Cary ), artinya harga barang harus dibayar daulu baru barangnya diterima. c. Istilah dalam Potongan Harga
1) Discount/ korting berarti potongan harga yangdibeerikan kepada pembeli untuk pembelian dalam jumlah besar.
2) Kontan atau tunai adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang yang dibayar kontan, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian. 3) Rabat adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli, karena barang akan dijual lagi
dengan harga yang sama. Jadi rabat sebagai keuntungannya.
4) Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.
d Istilah dalam Potongan Rabat
1) Tarra berrati potongan berat kotor (bruto) dari barang berhubung adanya pembungkusan/pengpakan. Berat brotu dikurang tarra untuk netto.
2) Ekstra tarra berarti potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/pengpakan yang luar biasa. Misalnya, peti – peti yang memakai band-ijzer .
e. Beberapa Singkatan Penting yang Banyak digunakan dalam Surat - Menyurat A/C : Account Current
Aac : accord = setuju
B/L : Bill of Lading (konsumen) = surat muatan kapal
COD : Cost and Delivery = pembayaran pada waktu penyerahan barang C/O : Care of = denga alamt (d.a)
C.Q : Casu Quo = dalam hal ini
D/O : Delivery Order = surat penyerahan barang ( pengeluaran dari gudang) do : ditto = idem
ddo : de datto=tertanggal
EZP : Economische Zaken Prijs = harga resmi ic : in case (in casu) = dalam hal ini
Ltd : Limited = perseroan terbatas M/S : Machineship = kapal motor NB : Nota Bene = perhatian catatan PO BOX : Post Office Box = Kotak pos
PS : Postscript (catatan) = NB = Nota Bene
p/a : per alamat
pr : pour remersier = perhatian / catatan PP (per proc) : per procuration = yang diberi kuasa PTO : Please Turn Over = lihat sebelah
QQ : Qualitate Quo = karena jabatan ( selaku) R/C : Rekeing Current = rekening giro i bank S/S : Stemship = kapal uap
S E & O : Savo Error and Ommisions = jika terdapat kesalahan bisa diperbaiki E & O E : Error and Ommisions Excepetd
ZOZ : Zie Ommesijde = lihat sebelah
4. DOKUMEN-DOKUMEN DALAM SURAT NIAGA
Dokumen yang sering disertakan dalam surat niaga disebut juga dengan dokumen bisnis, yaitu dokumen yang isinya berhubungan dengan masalah bisnis, niaga atau perdagangan yang biasanya dilampirkan dalam surat niaga.
Dokumen-dokumen bisnis ini antara lain meliputi: a. Faktur
Faktur adalah daftar perincian barang-barang yang dijual dengan disertai harganya. Dengan membaca faktur ini maka pembeli akan mengetahui semua barang yang dikirim penjual. Faktur dapat pula digunakan untuk mencocokkan antara barang yang dikirim dan barang yang dipesan. Apakah barang yang datang itu kurang atau tidak. Bila terjadi kekurangan maka pembeli dapat mengajukan pengaduan (claim). Disamping itu pembeli akan dapat mengetahui dengan pasti berapa besarnya harga barang yang harus dibayar. Harga yang harus dibayar dalam faktur disebut harga faktur.
Faktur dibuat rangkap 3 lembar :
1. Lembar pertama warna putih untuk pembeli
2. Lembar kedua warna kuning untuk peringatan atau menagih 3. Lembar ketiga warna biru untuk arsip
Macam-macam faktur, yaitu :
1. faktur sementara, yaitu daftar perincian harga yang bersifat sementara. Jika barang sudah diterima pembeli, baru diganti dengan faktur yang sebenarnya.
2. faktur proforma (faktur bayangan), yaitu perkiraan perhitungan harga yang dibuat oleh penjual karena permintaan pembeli untuk mengetahui perkiraan jumlah harga yang harus dibayar setelah barang diterima
b. Kwitansi
Kwitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak penerima uang. Umumnya terdiri dari dua bagian, yaitu bagian pertama yang diberikan kepada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (sus/bonggol kwitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Kwitansi sebagai bukti penerimaan tertentu harus dibubuhi dengan materai. Hal ini ditetapkan dalam UU Perpajakan tentang Bea Materai.
Informasi yang termuat dalam Kwitansi :
Nomor urut
Nama yang menyerahkan pembayaran
Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
Maksud pembayaran Jumlah nominal pembayaran dalam angka Tempat dan tanggal
Nama penerima pembayaran
Contoh Kwitansi
d. Daftar Perincian Barang (Packing List)
Pakcing List adalah daftar p[erincian barang yang ada di dalam peti. Packing list berguna untuk mengetahui isi barang di dalam suatu peti atau koli. Sedangkan yang dimaksud peti/koli adalah ketentuan pembungkkusan
Contoh:
DAFTAR PERINCIAN BARANG (PACKING LIST)