Proses ini adalah proses penguangan dokumen pengapalan bagi eksportir dan merupakan proses untuk claim barang yang telah dibayar bagi importir.
Negotiation
Payment
Collecting Reimbursement
Shipment documents delivering
1
2
3 4
5 Luar Negri
Dalam Negeri Imorter
(Applicant)
Opening Bank
Advising Bank Exporter
(Beneficiary)
Gambar 2.6 Shipping Document Negotiation Process
Sumber: http://djpen.kemendag.go.id/app_frontend/contents/93-empat-tahapan-utama-dalam-ekspor-menggunakan-l-c
Tahapan shipping document negotiation process adalah sebagai berikut:
1) Setelah menerima B/L dari shipping company, eksportir akan menyiapkan semua keperluan dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C, seperti invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat Keterangan Asal (SKA), dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan kepada negotiating bank, dalam hal ini
advising bank, yang ditentukan dalam L/C untuk memperoleh pembayaran atas L/C.
2) Negotiating bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating bank akan melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia.
3) Negotiating bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening bank untuk mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada eksportir.
4) Opening bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka opening bank akan memberikan pelunasan pembayaran (reimbursement) kepada negotiating bank.
5) Opening bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan dari shipping agent dan bea cukai setempat.
Isi Sales Contract
a) Jenis dan nomor kontrak.
b) Nama dan alamat importir.
c) Nama dan alamat eksportir.
d) Jenis dan mutu barang yang diperjualbelikan.
e) Cara penyerahan dan pengiriman barang.
f) Harga satuan dan total barang.
g) Kualitas barang.
h) Toleransi atas kualitas dan harga barang.
i) Cara kemasan.
j) Asuransi.
k) Klaim dan cara penyelesaiannya.
l) Dokumen yang dipersyaratkan.
m) Cara pembayaran.
B. Hambatan dalam Proses Sales Contract
1. Masalah Penetapan Harga yang Cocok bagi Perusahaan dan Buyer
Perusahaan dalam menghadapi buyer dari negara mana pun selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik dalam segi mana pun, dan bukan berarti dalam pembuatan sales contract tidak mengalami hambatan dan masalah. Hal ini terjadi karena tanggapan dari pihak buyer yang berbeda-beda. Penetapan harga merupakan hambatan yang dialami oleh perusahaan dalam memcapai kata sepakat untuk dapat mengikat kontrak perdagangan. Masalah harga mungkin sudah dianggap biasa dalam dunia perdagangan, tetapi itu bukan alasan perusahaan untuk menganggap itu hal yang sepele, sebab apabila perusahaan tersebut melakukan kesalahan sedikit saja maka tak akan ada kata sepakat. Bisa jadi tidak akan ada kontrak dan perusahaan mengalami kerugian dan kegagalan negosiasi sebagai buyer. Harga bagi perusahaan dianggap penting sehingga eksportir tidak langsung menyetujuinya pada penawaran yang diajukan buyer. Jika harga terlalu rendah mungkin buyer senang untuk melakukan transaksi perdagangan dengan kita, tetapi perusahaan mengalami kerugian sehingga tidak dapat melanjutkan proses produksi dan jika harga terlalu tinggi maka perusahaan tidak akan pernah dapat buyer. Cara-cara yang dilakukan untuk mengatasi penawaran pihak buyer selama ini masih berjalan cukup baik dan positif karena selama ini belum ada klaim dari para buyer yang menyetujui kesepakatan tersebut. Perusahaan mempunyai cara dan strategi pengalihan. Setiap penawaran dari buyer ditampung, dipelajari dengan cermat untuk memperhatikan untung ruginya. Sebenarnya kalau barang yang ditawarkan akan menambah keuntungan yang diperoleh karena strategi pengalihan, jumlah biaya atau harga yang ditawarkan sekali dimasukkan dan dialihkan ke biaya pengangkutan barang.
2. Kapasitas Produksi
Seiring dengan semakin bertambahnya pembeli yang berakibat pada meningkatnya permintaan akan produk-produk, oleh karena itu perusahaan dihadapkan pada masalah bagaimana untuk dapat memenuhi jadwal pengiriman yang diajukan oleh pembeli. Dengan demikian, perusahaan dituntut untuk lebih meningkatkan produksi
sehingga diharapkan semua jadwal pengiriman yang diajukan pembeli dapat terpenuhi. Hal ini sangat penting sekali di mana dengan ditepatinya pengiriman permintaan sesuai jadwal yang mereka minta akan meningkatkan pula kepercayaan para pembeli terhadap kemampuan perusahaan.
Tata cara pelaksanaan proses sales contract tidak berbeda dengan prosedur ekspor-impor pada umumnya. Hal ini telah dijelaskan pada proses sales contract yang melalui beberapa tahapan, seperti promosi dengan menggunakan website dan email yang dianggap sangat praktis, inquiry yang diterima akan dibalas sesuai permintaan, isi sales contract tidak merugikan kedua belah pihak dan dibuat rangkap dua, yang dipegang oleh importir disebut sales confirmation. Hambatan yang dialami perusahaan dalam pembuatan sales contract selama berkiprah dalam dunia ekspor-impor yaitu soal penentuan harga, hambatan ini biasa timbul karena untuk mendapatkan harga yang cocok untuk transaksi sangat sulit. Namun, perusahaan sangat senang sekali dengan negosiasi sebab dengan negosiasi memberikan nilai tambah tersendiri, yaitu perusahaan akan dianggap sebagai eksportir yang terbuka dan tidak kaku terhadap importir.
Perusahaan meskipun dalam pembuatan sales contract sudah sesuai prosedur, namun dalam tata cara pembayaran perusahaan (penjual) sebaiknya tidak mengunakan sistem pembayaran dengan Telegraphic Transfer (TT), karena sistem Telegraphic Transfer (TT) biasanya digunakan perusahaan dengan buyer yang sudah sering melakukan kerja sama dan saling percaya. Namun demikian, akan lebih aman jika menggunakan L/C karena merupakan jaminan yang pasti bagi pihak eksportir dan importir dalam metode pembayaran sesuai dengan syarat-syarat dalam L/C.
Hambatan yang dialami dalam pembuatan sales contract meskipun sudah menjadi hambatan yang biasa dihadapi, namun sebaiknya dihindarkan supaya risiko kegagalan kesepakatan ekspor-impor tidak terjadi. Perusahaan harus mempunyai batasan maksimum apabila harga itu ditawar sehingga sedikit mengurangi risiko kerugian. Strategi pengalihan untuk mengatasi hambatan pembuatan sales contract harus ditinjau kembali, meskipun berhasil, tetapi risiko kegagalan mengikat kontrak untuk transaksi bisa terjadi, perusahaan harus bersikap tegas dalam soal penentuan harga.
Staf ahli bahasa asing dalam perusahaan wajib dimiliki agar mampu mengahadapi kendala tata bahasa dalam pembuatan sales contract, dan sebaiknya bahasa asing yang dikuasai lebih dari satu agar lebih berkompeten. Penguasaan bahasa asing harus diterapkan sebagai ketentuan wajib yang harus dimiliki oleh karyawan guna menambah kualitas perusahaan serta kemampuan karyawan yang dimiliki.
C. Klausul Utama dalam Sales Contract 1. Scope of Work
Barang yang akan dijual harus jelas disebutkan dalam kontrak. Demikian pula ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan oleh eksportir, seperti instalasi, pelatihan, dan layanan lainnya. Ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan biasanya terkandung dalam spesifikasi teknis, yang harus dimasukkan ke dalam kontrak utama. Jika diperlukan disebutkan pula jasa pendukung lainnya, seperti izin pemerintah dan izin yang diperlukan untuk pelaksanaan kontrak.
2. Price and Delivery Terms
Total harga dinyatakan pada saat kontrak, dengan toleransi kenaikan harga jika terdapat kejadian tertentu. Kontrak tersebut juga harus menentukan mata uang di mana pembayaran harus dilakukan. Fluktuasi valuta asing dapat memengaruhi keuntungan perusahaan. Klausa yang dimasukkan pula dalam kontrak adalah tentang tanggal dan cara pengiriman barang.
3. Quality, Performance, and Liability
Ditentukan dalam kontrak, standar barang atau kinerja yang harus dipenuhi, dan memberikan jaminan dapat diuji secara objektif.
Dicantumkan jenis kerusakan yang dapat ditanggung oleh penjual.
Dijelaskan pembatasan tanggung jawab dari kualitas produk atau kinerja.
4. Taxes and Duties
Dijelaskan tentang peraturan pajak dan bea yang berlaku di negara eksportir maupun importir. Dengan demikian, penting untuk mempertimbangkan implikasi pajak dan bea cukai dari harga barang.
Hal ini berguna untuk mengevaluasi dampak dari pengenaan pajak terhadap harga ekspor atau impor.
5. Guarantees and Bonds
Jaminan dan obligasi harus dijelaskan dalam sales contract. Jaminan dan obligasi diperlukan untuk menjamin pembayaran oleh importir dan menjamin kemampuan eksportir untuk memenuhi kewajibannya.
Jaminan dan obligasi menjamin kedua belah pihak, baik importir maupun eksportir.
6. Applicable Law and Dispute Settlement
Prinsip dasar hukum kontrak internasional adalah kebebasan berkontrak. Ini berarti bahwa para pihak bebas untuk menyetujui antara mereka, seperti apa aturan yang digunakan untuk mengatur kontrak mereka. Dimungkinkan untuk split jurisdiction, di mana porsi kontrak yang akan dilakukan di negara importir akan ditafsirkan berdasarkan hukum importir dan bagian yang akan dilakukan di negara eksportir akan diatur oleh hukum negara eksportir. Dalam hal terjadi sengketa, maka dapat ditetapkan lembaga arbitrase internasional sebagai sarana untuk menyelesaikan sengketa.
Perjanjian berstandar disebut juga perjanjian standar, dalam bahasa Inggris disebut standard contract, standard agreement. Kata “baku” atau
“standar”, artinya tolok ukur yang dipakai sebagai patokan. Dalam hubungan ini, perjanjian baku artinya perjanjian yang menjadi tolok ukur yang dipakai sebagai patokan atau pedoman bagi setiap konsumen yang mengadakan hubungan hukum dengan pengusaha. Yang dibakukan dalam perjanjian baku, ialah meliputi model, rumusan, dan ukuran.
Hukum kontrak internasional dalam bentuk kontrak baku, negara-negara sudah merasakan pentingnya peran bisnis dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomiannya. Kesempatan ini disambut oleh pedagang, mereka cukup banyak membentuk berbagai asosiasi dagang sesuai dengan bidang usaha dagangnya. Keberadaan asosiasi dagang ini, antara lain bertujuan memfasilitasi dan memperlancar usaha dagang mereka. Salah satu cara atau upaya memfasilitasi ini, antara lain adalah memperkenalkan bentuk-bentuk kontrak baku atau standar. Satu hal lain yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan kontrak baku adalah penuangannya. Kontrak baku atau kontrak standar dapat dicantumkan melalui penguraian dalam dokumen kontrak atau hanya melalui penunjukan saja. Contoh incorporation of terms by reference, misalnya syarat-syarat perdagangan, yaitu FOB (Free on Board) tanggung jawab hukum dengan syarat perdagangan FOB dengan contoh: kasus