Menurut Stephen P. Robbins (1996) kelompok adalah dua individu atau lebih yang berinteraksi dan saling bergantung, saling bergabung untuk mencapai sasaran tertentu. Kelompok terdiri dari beberapa jenis, yaitu :
1. Kelompok formal
Yaitu seuatu kelompok kerja yang ditantai oleh struktur organisasi, sehingga perilaku anggota kelompok sebaiknya diarahkan terhadap pencapaian tujuan
organisasi. Kelompok ini terdiri dari :
a. Kelompok komando, yaitu kelompok yang ditentukan oleh bagan organisasi. Kelompok ini tersusun atas bawahan-bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu.
b. Kelompok tugas, juga ditetapkan secara organisasional, mewakili mereka yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.
Perbedaan antar kelompok komando dengan kelompok tugas :
a. Kelompok tugas tidak terbatas kepada atasan hirarki langsungnya. Kelompok tugas ini dapat melintasi hubungan komando.
b. Semua kelompok komando adalah juga kelompok tugas, tetapi karena kelompok tugas dapat memotong/menyilang organisasi, maka belum tentu kelompok tugas itu suatu kelompok komando.
2. Kelompok informal
Yaitu kelompok yang atau tidak terstruktur secara formal atau tidak ditetapkan secara organisasi; muncul sebagai tanggapan terhadap kebutuhan akan kontak sosial.
Kelompok informal meliputi : a. Kelompok kepentingan
Yaitu mereka/sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu sasaran khusus yang menjadi kepedulian dari setiap orang ini.
b. Kelompok persahabatan
Yaitu suatu kelompok dimana anggota-anggota individu mempunyai satu atau beberapa karakteristik yang bersamaan.
Tahap – Tahap Perkembangan Kelompok (Model lima tahap perkembangan kelompok)
Menurut para ahli sosiologi (Gibson CS., 2000), dilihat dari perkembangannya, kelompok memiliki tahapan-tahapan perkembangan sebagai berikut :
1. Tahap Pembentukan (Forming)
Tahap pertama dalam perkembangan kelompok dengan ciri banyaknya ketidakpastian mengenai : maksud, struktur, dan kepemimpinan kelompok.tahap ini berakhir pada saat para anggota mulai berfikir, bahwa mereka merupakan bagian dari suatu kelompok.
2. Tahap Keributan (Storming)
Ditandai oleh adanya konflik di dalam kelompok. Anggota menerima secara baik eksistensi kelompok, tetapi melawan kendala-kendala yang dikenakan oleh kelompok terhadap individualitas. Tahap ini berakhir bila terdapat suatu hirarki yang relatif lebih jelas dari kepemimpinan di dalam kelompok.
3. Tahap Penormaan (Norming)
Ditandai oleh berkembangnya hubungan karib, dan kelompok memperagakan kekohesifannya. Tahap ini selesai jika struktur kelompok telah kokoh dan kelompok telah menyerap perangkat pengharapan dari apa yang telah didefinisikan oleh perilaku anggota yang benar.
4. Tahap Pelaksanaan (Performing)
Ditandai oleh struktur yang telah sepenuhnya berfungsi dan diterima dengan baik. Energi kelompok telah bergeser dari mencoba mengerti dan memahami satu sama lain ke pelaksanaan tugas di masa yang akan datang
5. Tahap Penundaan (Adjourning)
Pada tahap ini kelompok mempersiapkan pembubaran. Kinerja tugas yang tinggi tidak lagi menjadi prioritas puncak kelompok yang berada pada tahap ke 5 ini. Beberapa alasan mengapa orang bergabung di dalam kelompok :
1. Keamanan, dengan bergabung dalam kelompok individu dapat mengurangi ketidakamanan dan merasa lebih kuat.
2. Status, tercakup dalam suatu kelompok yang dipandang penting oleh orang lain, akan memberikan pengakuan terhadap status bagi para anggota.
3. Penghargaan diri, disamping mengangkat status kepada anggota kelompok, keanggotaan dapat memberikan perasaan berharga yang meningkat kepada anggota kelompok itu.
4. Pertalian, orang-orang menikmati interaksi teratur yang mengiringi keangotaan keompok. Bagi banyak orang, interaksi di tempat kerja merupakan sumber utama untuk memenuhi individu akan pertalian.
5. Kekuasaan, apa yang tidak dapat dicapai secara individu sering menjadi mungkin lewat menjadi tindakan kelompok.
6. Prestasi baik, pada tugas tertentu diperlukan lebih dari 1 orang dalam
penyelesaiannya, ada kebutuhan untuk mengumpulkan bakat, dan kekuatan agar suatu pekerjaan terselesaikan.
Hal – hal yang ada dalam organisasi meliputi
1. Strategi organisasi, mengikhtisarkan tujuan-tujuan organisasi dan cara untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Struktur otoritas, mendefinisikan siapa melapor pada siapa, siapa mengambil keputusan, dan keputusan apakah yang individu atau kelompok diberi kuasa untuk mengambilnya.
3. Peraturan formal, organisasi menciptakan aturan, prosedur, kebijakan, dan ragam lainnya dari peraturan untuk membakukan perilaku karyawannya.
4. Sumber daya organisasi, ada atau tidak adanya sumber daya akan berpengaruh terhadap perilaku kelompok itu. Seperti : uang, waktu, bahan mentah dan sebagainya.
5. Proses seleksi personil, kriteria yang dipergunakan dalam proses seleksi akan menentukan macam – macam orang yang akan ditempatkan dalam kelompok kerjanya.
6. Evaluasi kinerja dan sistem ganjaran, perilaku anggota-anggota kelompok akan dipengaruhi oleh bagaimana organisasi itu mengevaluasi kinerja atau perilaku mana yang akan diganjar.
7. Budaya organisasi, anggota kelompok harus menerima secara baik standar yang tersirat dalam budaya dominan organisasi jika mereka ingin tetap berada dalam kedudukan yang baik.
8. Adegan kerja fisik, berkaitan dengan tata letak fisik tempat karyawan bekerja, karena hal ini akan mempengaruhi perliaku.
Struktur Kelompok
Beberapa variabel strukturan dalam kelompok, antara lain sebagai berikut : 1. Kepemimpinan formal, hampir setiap kelompok kerja mempunyai seorang
pemimpin formal. Pemimpin ini memainkan peranan penting dalam keberhasilan.
2. Peran (Rule), adalah seperangkat pola perilaku yang diharapkan dikaitkan kepada seseorang yang menduduki suatu posisi tertentu dalam suatu satuan sosial. Ada beberapa jenis peran :
a. Peran identitas, adalah sikap dan perilaku tertentu yang konsisten dengan suatu peran. Misalnya seseorang yang jabatannya berubah, maka harus dengan cepat dapat mengubah peran pada posisi yang baru itu.
b. Presepsi peran, pandangan seorang individu mengenai bagaimana harusnya ia bertindak dalam situasi tertentu.
c. Pengharapan peran, yaitu bagaimana orang lain meyakini seseorang seharusnya bertindak dalam situasi tertentu.
d. Konflik peran, yaitu bila seorang individu dihadapka pada pengharapan peran yang berlebihan. Misal seorang wanita karir yang dihadapkan pada kondisi yang menuntut peran sebagai ibu.
3. Norma, adalah standar perilaku yang dapat diterima dengan baik, yang digunakan bersama oleh anggota kelompok. Sejauh ini norma dalam organisasi bersifat informal.
KOMUNIKASI
Pesan merupakan suatu produk fisik yang sebenarnya dari pengkodean sumber. Saluran (channel) adalah medium lewat mana pesan itu berjalan. Medium dipilih oleh sumber yang harus menentukan saluran mana yang formal dan informal. Tautan terakhir dalam proses komunikasi adalah gelung umpan balik.
Kebanyakan dari tujuan komponen proses komunikasi itu berpeluang menciptakan distorsi. Oleh karena itu penting untuk mengetahui tujuan berkomunikasi.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan empat fungsi utama di dalam suatu kelompok atau organisasi yaitu :
a. kendali (control pengawasan) b. motivasi
c. pengungkapan emosional d. informasi
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hak dan wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
Komunikasi membantu perkwmbangan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang harus dilakukan. Bagaimana mereka bekerja dengan baik, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika bekerja di bawah standar.
Bagi banyak karyawan komiiiunikasi dalam kelompok kerja merupakan sumber pertama untuk interaksi social. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok itu
merupakan kekecewaan dan kepuasan mereka.
Fungsi terakhir komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternative.
Sebelum komunikasi itu terjadi, perlu diungkapkan suatu maksud sebagai pesan untuk disampaikan. Maksud itu bergerak antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan itu dikodekan (diubah ke dalam bentuk simbolik) dan diteruskan oleh suatu medium (saluran) kepada penerima, yang menguraikan kode (mendekodekan) pesan yang diawali oleh pengirim. Hasilnya adalah suatu pentransferan makna dari satu orang ke orang lain.
Hal-hal Mendasar dalam Komunikasi Arah Komunikasi
Komunikasi dapat mengalir secara vertical dan lateral. Dimensi vertical dapat dibagi lebih lanjut menjadi ke bawah dan ke atas
Ke bawah : komunikasi yang mengalir dari suatu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah merupakan komunikasi ke bawah.
Ke atas : komunikasi ke atas mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi itu. Digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan.
Lateral : Bila komunikasi terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama, atau diantara personel yang secara horizontal ekuivalen. Kita berikan itu sebagai komunikasi lateral.
Jaringan Formal dan Informal
Jaringan formal lazimnya vertical, mengikuti rantai wewenang, dan terbatas pada komunikasi yang bertalian dengan tugas. Sebaliknya jaringan informal yang biasanya seperti selentingan bebas untuk bergerak ke segala arah. Meloncati tingkat wewenang dan kemungkinan besar memenuhi kebutuhan social anggota kelompok karena mempermudah penyelesaian tugas.
Komunikasi tidaklah harus berbentuk verbal, namun bisa juga berbentuk nonverbal yang mencakup gerakan tubuh, intonasi atau tekanan yang kita berikan pada kata-kata. Air muka dan ajaran fisik antara pengirim dan penerima.
Pilihan Saluran Komunikasi
Riset baru-baru ini telah menemukan bahwa saluran-saluran itu memiliki kapasitas yang berbeda untuk menghantar informasi. Ada beberapa yang kaya dalam kemampuan untuk :
1. menangani isyarat berganda secara serentak 2. memudahkan umpan balik yang cepat 3. sangat pribadi
Penentuan pilihan saluran tergantung apakah pesan itu rutin atau tidak rutin. Pada pesan yang rutin cenderung langsung dan kadar ambiguitasnya kecil.
Kemungkinan yang tidak rutin adalah lebih rumit dan potensial untuk disalahpahami. Untuk yang rutin efisien lewat saluran yang lebih rendah tingkat kekayaanya. Tetapi yang tidak rutin efektif hanya dengan memilih saluran yang kaya.
Persepsi Selektif
Persepsi Selektif muncul karena penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.
- Mendengarkan Secara Selektif
Delapan perilaku berikut ini dikaitkan dengan keterampilan mendengarkan yang efektif :
2. Peragakan anggukan kepada tanda setuju dan air muka yang sesuai 3. Hidari tindakan atau gerak tubuh yang mengalihkan perhatian. 4. Kemukakan pertanyaan.
5. Lakukan parafxose
Melakukan parafxose artinya : menyatakan ulang apa yang telah dikatakan oleh si pembicara dalam kata-kata sendiri
6. Hindari menyela pembicara biarkan si pembicara menyelesaikan pikirannya sebelum anda coba menanggapi
7. Jangan bicara berlebihan
8. Buatlah peralihan yang mulus antara pembicara dan pendengar.
Dalam praktika : komunikasi karyawan yang efektif dalam perusahaan-perusahaan mengalami perubahan yang dramatis. Hal ini diyakini karena perusahaan-perusahaan yang telah mengalami penstrukturan ulang dan reorganisasi dinilai telah sejati menguji efektifitas organisasi/ suatu perusahaan yaitu dengan melihat sejauh mana komiunikasi itu masih berjalan baik pada saat ada perubahan organisasional yang besar.
Adanya Kebutuhan Informasi yang Berbeda
Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses berkelanjutan. Ini dilukiskan oleh lima kegiatan umum yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan :
1. Manajer menyampaikan dasar pemikiran yang menjadi landasan keputusan 2. Ketepatan itu vital
3. KOmunikasi terus menerus
4. Tautkan gambar besar dengan rinci
5. Jangan mendikte cara orang seharusnya merasakan berita itu Isu-isu terbaru dalam Komunikasi
- Penghalang komunikasi antara pria dan wanita
Hakikat dari riset Tannen adalah pria menggunakan pembicaraan untuk status sedang wanita menggunakannya untuk mebciptakan hubungan. Tannen menyatakan bahwa komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan bersinambung, yang menyulap kebutuhan berkonflik demi ketertiban dan ketidaktergantungan.
Contoh dalam melakukan Tesis tannen adalah :
Sering pria mengeluh bahwa wanita terus-menerus membicarakan masalahnya. Wanita mengkritik pria karena tidak mendengarkannya.
- Komunikasi yang “benar secara politis”
Kita harus peka terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu memang dapat membuat stereotip. Yang harus kita lakukan adalah bagaimana bahasa yang benar secara politis membawa penghalang baru terhadap komunikasi yang efektif. - Komunikasi silang budaya
Pengarang telah mengidentifikasi empat masalah spesifik yang dikaikan dengan bahasa dalam komunikasi silang budaya.
1. Ada penghalang yang disebabkan oleh semantika
2. Ada penghalang yang disebabkan oleh konotasi kata
Kata menyiratkan hal-hal yang berlainan dalam bahasa yang berlainan. 3. Ada penghalang yang disebabkan oleh perbedaan nada
4. Ada penghalang yang disebabkan oleh perbedaan persepsi Empat aturan berikut ini dapat membantu hal di atas :
1. Andaikan dulu ada beda sampai terbukti serupa. Kebanyakan kita mengandaikan bahwa orang lain lebih serupa pada kita daripada yang sebenarnya.
2. Tekankan pemikiran bukannya penafsiran atau evaluasi. Didasarkan lebih pada budaya dan latar belakang pengamat ketimbang situasi yang diamati.
3. Praktikkan empati.
4. Perlakuan penafsiran anda sebagai suatu hipotesi kerja. Komunikasi Elektronik
Komunikasi elektronik tidak lagi membuat anda perlu berada di tempat kerja atau meja, bisa juga dicapai ketika anda sedang rapat.