Berisi landasan teori yang dipakai untuk landasan desain sistem yang akan dibuat.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi analisa dan gambaran umum mengenai perancangan sistem yang akan dibangun.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA HASIL
Berisi implementasi dari rancangan sistem dan analisa hasil atas sistem yang telah dibuat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diperoleh dari keseluruhan proses pembuatan tugas akhir ini, serta beberapa saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut.
7
BAB II
DASAR TEORI
2.1 Tinjauan Umum Perusahaan
PT. Yekatria Husada Farma beralamat di Jalan Adi Sumarmo No. 51 Colomadu, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah 57173. PT. Yekatria Husada Farma adalah perusahaan farmasi yang bergerak di bidang distribusi obat – obatan dengan sasaran Rumah Sakit, Apotik, dan distributor lain. Berdiri pada 12 Oktober 1995, Ijin PBF HK.07.01/V/256/12, No Pokok Wajib Pajak (N.P.W.P) 01.752.055.2.528.000 dan tanggal pengukuhan PKP pada 14 Mei 2009. PT. Yekatria Husada Farma dipimpin oleh Drs. Susetyo Prihastanto dan Apoteker Penanggung Jawab oleh Kristina Dian Pradani, S.Farm, Apt. No SIK 19870630/STRA/SIKA_33.13/2014/2019. Perusahaan ini memiliki jam kerja dari pukul 08.00 – 16.00 setiap hari senin sampai jumat.
Sistem distribusi obat di PBF PT. Yekatria Husada Farma berjalan semi manual dimana proses pencatatan di gudang dilakukan secara manual seperti pembuatan surat pesanan dan laporan penerimaan barang, sedangkan untuk komputerisasi hanya untuk proses administrasi dalam pencatatan faktur penjualan dan faktur pajak penjualan. Area pemasarannya adalah Jawa Tengah, Jawa Timur dan DI Yogyakarta. Perusahaan ini Penganggung jawab dalam proses pendistribusian obat adalah seorang Apoteker
2.2 Distribusi
Distribusi merupakan proses yang menunjukan penyaluran barang yang dibuat dari produsen agar sampai ke konsumen yang tersebar luas. Produsen sendiri memiliki pengertian sebagai orang yang menggunkan atau memakai barang atau jasa yang ditawarkan oleh produsen dalam kegiatan
pembuatan barang. Fungsi distribusi ialah melakukan atau mengantarkan barang atau jasa yang dihasilkan oleh produsen baik dari daerah yang dekat atau jauh sehingga dari seluruh pelosok Indonesia dapat merasakan barang atau jasa yang dihasilkan.
2.3 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)
Yang dimaksud cara distribusi obat yang baik adalah cara distribusi/ penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya. Lalu perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan bahan obat dalam jumlah besar sesuai peraturan undang-undang disebut dengan pedagang besar farmasi. BPOM RI akan mengeluarkan sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) kepada perusahaan farmasi sebagai bukti sah bahwa perusaan tadi telah memenuhi persyaratan dalam mendistribusikan obat-obatan dan alat kesehatan lainnya.
Adapun prinsip-prinsip umum cara pendistribusian obat yang baik adalah berlaku untuk aspek pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian obat dan juga bahan obat dalam rantai distribusi. Semua pihak yang terlibat dalam distribusi obat mempunyai tanggung jawab dalam memastikan mutu obat dan mempertahankan integritas rantai distribusi selama proses. Petugas yang terlibat dalam proses distribusi juga harus memiliki kualifikasi kemampuan & pengalaman, antara lain :
1. Dalam pekerjaannya tidak boleh mempunyai kepentingan lain
2. Jumlah karyawan dalam distribusi sebaiknya cukup & diberi pelatihan dalam menangani obat-obatan dan alat kesehatan
3. Memiliki kesehatan fisik & mental yang baik 4. Memiliki sikap & kesadaran tinggi
5. Penentuan tugas, batas kewenangan, & prosedur kerja
Pada pendistribusian obat yang baik dan benar, perlu dokumentasi barang yang jelas dan mudah diketahui stok persediaannya. Pelaksanaan pengadaan dan distribusi obat yang sesuai UU adalah penyediaan data & info
yang akurat, tingkat stok pada kondisi yang menjamin kelancaran pelayanan, penerimaan produk yang benar, penyimpanan yang tepat serta dokumentasi obat yang benar & lengkap.
Untuk skema pengadaan obat, pada alur distribusi dimulai dari pemesanan dari pedagang besar farmasi ke sumber resmi yang ditunjuk untuk pembelian obat. Setelah mengetahui stok hidup dan stok pengaman, dikeluarkanlah surat pemesanan obat yang telah ditanda tangani oleh penanggung jawab yang dilengkapi dengan nama dan nomor Surat Ijin Kerja Apoteker (SIKA). Setelah pemesanan dilakukan, obat akan diterima dengan beberapa proses. Mulai dari pemeriksaan kelengkapan obat yang telah dipesan, bila telah sesuai segera disimpan di tempat persediaan perusahaan dagang farmasi tadi. Bila masih ada yang kurang atau tidak sesuai, makan dikembalikan atau diganti di tempat pemesanan obat tadi, faktur dan surat penyerahan barang harus ada pada proses ini. Setelah proses ini selesai, maka mulai masuk ke sistem administrasi dengan barang (obat) yang dimasukkan ke kartu persediaan dan buku pembelian sehingga stok barang dapat terlihat dengan jelas dan akurat.
Hal yang tidak kalah penting pada proses distribusi obat adalah bagaimana cara penyimpanannya. Sesuai yang diatur di UU, penyimpanan obat yang baik dan benar adalah disimpan pada kondisi yang telah ditetapkan sesuai dengan jenis obat. Prosedur umum tentang penyimpanan obat yang baik dan benar antara lain stok obat disimpan pada tempat yang terlindung dari kontak cahaya langsung dan kelembaban suhu ruangan yang tidak beku. Untuk obat yang telah mendekati atau sudah masuk masa kadaluarsa, harus dipisahkan dari obat yang masih bagus. Hal ini berlaku juga untuk obat yang rusak. Yang bertanggung jawab pada penyimpanan stok barang (obat) ini adalah kepala gudang yang memiliki kartu barang untuk mengetahui stok persediaan barang yang dimiliki.
Dalam hal dokumentasi juga tidak kalah penting. Dokumentasi dilakukan dengan tujuan menjamin pelaksanaan distribusi berjalan sesuai dengan panduan mutu dan ketentuan perundang – undangan yang berlaku. Dari sistem dokumentasi perjalan distribusi dapat ditelusuri. Jika terjadi penyelewengan sistem, dapat diketahui dari sini, Dokumen yang dibuat harus disimpan dalam waktu sekurang –kurangnya 5 tahun dari tanggal pembuatan dokumen. Manfaat nyata yang dapat dirasakan dari sistem dokumentasi ini adalah bila nanti BPOM atau industri farmasi menyatakan untuk menarik suatu produk dari pasaran, lembaga distribusi dapat terbantu untuk menelusuri jejak transportasi produk yang dimaksud sehingga tujuan objek penarikan dapat diketahui hingga tingkat konsumen. Setiap PBF harus melaporkan kegiatannya setiap 3 bulan sekali pada BPOM.
2.4 Sistem Informasi
Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi. Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.
Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Dari 3 hal tersebut maka akan di dapatkan sebuah nilai dari informasi tersebut. Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data
.
2.5 Metode FAST
FAST atau Framework for the Applications of System Technology mendefinisikan tahapan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahapan pada FAST berdasarkan pada permasalahan dan kesempatan yang dihadapi dengan peningkatan-peningkatan yang diharapkan dari sistem yang dikembangkan.
FAST sendiri berkaitan erat dengan analisis dan desain sistem melalui cara PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service). PIECES membantu metode FAST pada tahap analisis masalah dan kebutuhan sistem, meliputi:
a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (throughput) dan response time.
b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
c. Economics (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
d. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.
e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.
f. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Metode ini memiliki kelebihan yakni lebih fleksibel, dapat disesuaikan dengan standar dan dapat dikembangkan dengan metode lain yang sedang berkembang, seperti object oriented.
Metode ini disebut juga metode tangkas karena kemampuannya untuk mendukung bukan hanya pengembangan aplikasi yang baik dan juga dukungan teknik lain termasuk analisis sistem yang terstruktur, informasi teknik, dan analisis berorientasi objek dan desain.
Adapun kelemahan dari metode FAST adalah FASE yang gunakan terlalu banyak dan membutuhkan waktu yang lama dan setiap tahap membutuhkan pengembangan yang tepat.
2.6 PHP
PHP (Personal Home Page) : Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server – side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML. PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa script sejenis PHP di fokuskan pada pembuatan script server-side, yang bisa melakukan apa saja yang dapat dilakukan oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form, menghasilkan isi halaman web dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima cookies, bahkan lebih dari kemampuan CGI. PHP tidak terbatas pada hasil keluaran HTML (HyperText Markup Languages). PHP juga memiliki kemampuan untuk mengolah gambar, file
PDF, dan movies Flash. PHP juga dapat menghasilkan teks seperti XHTML dan file XML lainya.
Sintaks Program / Script PHP ditulis dalam apitan tanda khusus PHP. Ada empat macam pasangan tag PHP yang dapat digunakan untuk menandai blok script PHP :
1. <?php .... ?>
2. <script language = “PHP”> .... </script>
3. <? .... ?> 4. <% ... %>
2.7 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa inggis : database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
14