1. Dasar hukum penerapan RME
Sarana pelayanan kesehatan boleh menyelenggarakan rekam medis elektronik sesuai dengan Permenkes no 269 tahun 2008 Bab II pasal 2 bahwa: “Penyelenggaraan rekam medis dengan menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan tersendiri” (Kementrian-Kesehatan-RI, 2008).
Hal ini didukung oleh UU RI no 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli. Informasi Elektronik dan atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. Tanda tangan elektronik juga memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada Penandatangan, data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan, segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui, segala perubahan
tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait (Pemerintah, 2008). 2. Kegunaan Rekam Medik Elektronik :
Rekam medis elektronik merupakan sistem informasi yang memiliki framework lebih luas dan memenuhi satu set fungsi, menurut (Amatayakul, 2004) rekam medis elektronik harus memenuhi kriteria sebagai berikut: Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from multiple source), mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of care), mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support caregiver decision making), rekam medis elektronik terdapat dalam sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas untuk kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada atau peringatan, memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya. 3. Model Sukses Implementasi Rekam Medik Elektronik:
Ada enam faktor yang menyebabkan suksesnya implementasi rekam medis elektronik diantaranya:
a. Proses bisnis yang jelas
Penilaian terhadap proses bisnis pelayanan sangatlah perlu untuk mengetahui seberapa jelas alur bisnis di pelayanan kesehatan, sehingga dapat dilakukan perbaikan-perbaikan. Bila proses bisnis jelas, maka akan diketahui hambatan-hambatan penerapan rekam medis elektronik.
b. Dukungan dokter
Dukungan dokter untuk implementasi rekam medis elektronik sama dengan dukungan manajemen organisasi. Bila implementasi rekam medis tidak didukung oleh para dokter, maka implementasi menjadi gagal.
c. Perhatian utama dalam proyek
Penggunaan rekam medis elektronik di suatu pelayanan kesehatan merupakan kebanggaan tersendiri bagi organisasi pelayanan kesehatan sehingga banyak organisasi pelayanan kesehatan ingin
mengimplementasikannya bahkan tanpa memperdulikan dukungan dokter.
d. Fase perencanaan
Perencanaan awal implementasi rekam medis elektronik merupakan suatu hal yang sangat penting. Perencanaan meliputi sasaran, tujuan, sumber daya, waktu dan lain sebagainya. Perencanaan yang baik akan menentukan keberhasilan implementasi rekam medis elektronik.
e. Kekuatan skill (kemampuan) manajemen proyek
Perlu memperhitungkan jumlah dan spesifikasi tenaga yang akan membuat rekam medis elektronik atau bila dalam organisasi tidak ditemukan tenaga yang ahli untuk membuat aplikasi, maka dapat memanfaatkan vendor. Kemampuan tenaga kesehatan/ dokter dalam mengembangkan rekam medis elektronik, perlu juga dipertimbangkan. Bila kurangnya kemampuan, maka dapat ditambah dengan pelatihan penggunaan rekam medis elektronik.
f. Rekayasa ulang proses bisnis
Aplikasi rekam medis elektronik dapat diintegrasikan dengan aplikasi di bagian lain seperti bagian keuangan untuk menentukan biaya pelayanan dari data medis (Mackinnon & Wasserman, 2009).
4. Tantangan penggunaan rekam medis elektronik
Tantangan dalam pre-implementasi rekam medis elektronik adalah permasalahan penggunaan teknologi informasi, yaitu kebutuhan dokter terhadap penggunaan teknologi serta diperlukan pelatihan sebelum menggunakan teknologi. Perlu diperhitungkan kebutuhan desain tempat kerja untuk kelancaran pelayanan serta tingginya praktisi yang resisten terhadap perubahan karena mereka telah terpola dan masih senang dengan pekerjaan lama, yaitu menggunakan rekam medis kertas. Alur kerja dengan rekam medis elektronik dinilai efektif namun untuk pre-implementasi peningkatan produktifitas belum dapat dirasakan karena masih dalam fase adaptasi. Keamanan dan kualitas data pasien masih diragukan, biaya yang tinggi dalam adopsi rekam medis elektronik serta gaji praktisi yang akan dibayarkan sesuai dengan produktivitas (Zandieh, et al., 2008).
I. Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang digunakan dalam mengenal menu EMR ini antara lain: 1. Alat tulis
2. Komputer 3. LCD Projector 4. RM-Elektronik J. Prosedur Kerja
1. Memperkenakan menu RME
2. Mahasiswa melakukan simulasi pengisian RME 3. Mahasiswa diminta untuk menyebutkan menu RME
4. Mahasiswa diminta membedakan antara sistem informasi kesehatan dan RME K. Lembar Kerja
A. Evaluasi
Penilaian dilakukan dari lembar kegiatan dan presentasi.
Acara : 6
Pokok Bahasan : Sistem Pendukung Keputusan Klinis
Acara Praktikum : Mengidentifikasi Sistem Pendukung Keputusan Klinis.
Alokasi Waktu : 2 X 120 Menit
Tempat : Ruang Praktikum TI
A. Tujuan Intruksional Khusus
Setelah selesai tatap muka diharapkan mahasiawa dapat mengidentifikasi menu Sistem Pendukung Keputusan Klinis serta mampu mengoprasikannya.
B. Dasar Teori
1. Definisi Sistem pendukung keputusan klinis
Sistem pendukung keputusan klinis atau clinical decision support system adalah sistem komputer yang dirancang untuk mengambil keputusan klinis bagi dokter terhadap pasiennya. Sistem ini bertujuan untuk mengurangi kesalahan medis (Berner, 2009).
2. Pelaksanaan CDSS
Faktor yang berkorelasi utama pelaksanaan CDSS sukses adalah : Memberikan peringatan/ pengingat secara otomatis sebagai bagian dari alur kerja, memberikan saran pada waktu dan lokasi dimana keputusan
sedang dilakukan, memberikan rekomendasi ditindaklanjuti dan komputerisasi seluruh proses pelayanan.
3. Gambaran proses CDSS secara umum
Sumber : (Kong, et al., 2008)
Gambar 3. Mekanisme Clinical Decision Support Systems
Berdasarkan gejala-gejala dan tanda-tanda klinis serta hasil laboratorium dan penunjang yang lain, data di input ke dalam mesin komputer di program CDSS, lalu komputer berdasarkan pengetahuan yang berasal dari data base pasien dalam rekam medis elektronik serta data base diagnosis dan terapi sebelumnya memberikan mekanisme penyimpulan, sehingga diperoleh keputusan tentang diagnosis, terapi serta rekomendasi yang tepat untuk pasien.
CDSS mempunyai kemampuan membuat kesimpulan. Oleh karena itu sangat penting membangun pengetahuan pada sistem sehingga dapat menghasilkan keputusan klinis yang tepat (Kong, et al., 2008).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam desain implementasi CDSS, yaitu alur kerja pelayanan kesehatan, sehingga sistem yang akan dibuat sesuai dengan alur kerja, data-data yang akan menjadi input dalam sistem CDSS seperti data riwayat pasien dalam rekam medis elektronik, sehingga dapat diintegrasikan dalam sistem dan dapat dijadikan pedoman untuk penilaian atau penegakan
Clinical signs, symtoms laboratory results……
Diagnostic & tEHRapeutic recommendations
system, sehingga CDSS lebih efektif meningkatkan keselamatan pasien, reminder sebagai tanda waspada terhadap interaksi obat yang dapat menimbulkan reaksi alergi terhadap pasien atau bertentangan dengan riwayat pasien sebelumnya juga duplikasi pemeriksaan.
C. Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang digunakan dalam Mengenal Menu Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Klinis serta mampu mengoprasikannya ini antara lain:
1. Alat tulis 2. Komputer 3. LCD Projector
4. Aplikasi CDSS penentu diagnosis untuk tenaga paramedis D. Prosedur Kerja
1. Memperkenalkan menu CDSS penentu diagnosis untuk tenaga paramedis 2. Mahasiswa melakukan simulasi pengisian CDSS
3. Mahasiswa diminta untuk menyebutkan menu CDSS 4. Mahasiswa menjelaskan kembali tentang CDSS E. Lembar Kerja
B. Evaluasi
Penilaian dilakukan dari lembar kegiatan dan presentasi.
Acara : 7
Pokok Bahasan : Cost Benefit Analysis Penerapan EHR Acara Praktikum : Menghitung Cost Benefit Penerapan EHR. Alokasi Waktu : 3 X 120 Menit
Tempat : Ruang Praktikum TI
A. Tujuan Intruksional Khusus
Setelah selesai tatap muka diharapkan mahasiawa dapat menghitung Cost Benefit Penerapan EHR.
B. Dasar Teori
Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen Menggunakan Metode ‘Cost & Benefits Analysis’.
1. Procurement Cost
Biaya pengadaan adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan hardware.
Seperti: biaya konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi hardware, biaya fasilitas (ruang, ac, dll.), biaya modal untuk pengadaan hardware, biaya manajerial dan personalia untuk pengadaan hardware.
2. Start Up Cost
Biaya persiapan operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai upaya membuat sistem siap untuk dioperasionalkan.
Seperti : pembelian software system informasi berikut instalasinya, biaya instalasi perangkat komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial dan personalia untuk persiapan operasional.
3. Project Related Cost/ Biaya Proyek
Biaya yang berkaitan dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya.
Biaya analisis system; seperti biaya mengumpulkan data, biaya dokumentasi (kertas, fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya manajerial dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya dokumentasi, biaya
rapat, biaya staff analis, biaya staff pemrograman, biaya pembelian software aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain sistem.
Biaya penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya pelatihan sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem.
4. Ongoing and Maintenance Cost
Ongoing and Maintenance Cost atau biaya operasional adalah biaya untuk mengoperasikan sistem agar sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya.
Yang termasuk biaya operasi dan perawatan sistem adalah : biaya personalia (operator, staff administrasi, staff pengolah data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi, keamanan, supplies), biaya perawatan hardware (reparasi, service), biaya perawatan software (modifikasi program, penambahan modul program), biaya perawatan peralatan dan fasilitas, biaya manajerial dalam operasional sistem, biaya kontrak untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi.
Biaya operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional sistem.
5. Komponen Manfaat
a. Manfaat atau efisiensi yang didapat dari pengurangan biaya.
b. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan kesalahan-kesalahan. c. Manfaat atau efisiensi yang didapat dari peningkatan kecepatan aktivitas. d. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatkan perencanaan dan
pengendalian manajemen. 6. Tangible benefits
a. Efisiensi biaya operasional b. Efisiensi biaya telekomunikasi c. Efisiensi kesalahan proses d. Peningkatan penjualan
e. Efisiensi biaya persediaan f. Efisiensi kredit tidak tertagih 7. Intangible Benefits
a. Peningkatan pelayanan b. Peningkatan kinerja sdm
c. Peningkatan keputusan manajerial
8. Metode Penghitungan Cost Benefit Analysis a. Payback period method
Penilaian proyek investasi menggunakan metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini.
Misal :
Sebuah Proyek Sistem Informasi Manajemen bernilai Rp. 20.000.000 cash inflow tiap tahunnya adalah sama, yaitu sebesar Rp. 6.000.000 Maka periode pengembalian investasi ini adalah : Rp. 20.000.000,-/Rp. 6.000.000,- = 3,333 tahun.
Ini berarti proyek investasi sistem informasi manajemen tersebut akan tertutup dalam waktu 3 tahun 3 bulan.
b. Return On Investment
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
Manfaat : Manfaat tahun ke 1 = Rp. 346.000.000,- Manfaat tahun ke 2 = Rp. 440.000.000,- Manfaat tahun ke 3 = Rp. 565.000.000,- Manfaat tahun ke 4 = Rp. 627.500.000,- + Total Manfaat = Rp. 1.978.500.000,- Biaya : Biaya tahun ke 0 = Rp. 788.500.000 Biaya tahun ke 1 = Rp. 61.000.000,- Biaya tahun ke 2 = Rp. 67.500.000,- Biaya tahun ke 3 = Rp. 79.000.000,- Biaya tahun ke 4 = Rp. 85.250.000,- + Total Biaya = Rp. 1.081.250.000,- ROI untuk proyek ini adalah sebesar :
= ((Rp. 1.978.500.000 – Rp. 1.081.250.000,-)/ Rp. 1.081.250.000,-) x 100%
= 82,98 %
Apabila suatu proyek investasi mempunyai ROI lebih besar dari 0 maka proyek tersebut dapat diterima. Pada proyek ini nilai ROI nya adalah 0,8298 atau 82,98%, ini berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 82,98% dari total biaya investasinya.
c. Net Present Value Method
Metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi cash inflow atau arus dari uang.
d. Internal Rate of Return Method
Sama seperti NPV metode tingkat pengembalian internal atau IRR juga merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
IRR, kita justru akan menghitung tingkat bunga tersebut. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap cash inflow yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow atau nilai proyek.
Dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.
(Prabantoro, 2000)
C. Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang digunakan dalam menghitung cost benefit analysis antara lain. 1. Alat tulis
2. Komputer 3. LCD Projector D. Prosedur Kerja
1. Menentukan kebutuhan klinik untuk menerapkan sistem informasi, termasuk jumlah, umur ekonomis dan harga satuannya.