BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.4 Desain Sistem Baru
3.4.1 Data Flow Diagram
Desain DFD Sistem Informasi Eksekutif pada CV. Titik Koma Advertising ini dimulai dari DFD context diagram sampai DFD level satu. DFD
context diagram dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. DFD Context Diagram
DFD context diagram ini untuk memudahkan melihat sistem secara keseluruhan. Sistem Informasi Eksekutif CV. Titik Koma Advertising ini melibatkan 4 entity yaitu : customer, supplier, bagian gudang, dan pemilik. Supaya sistem data berjalan maka diperlukan input berupa data ke sistem, selanjutnya sistem akan mengolah data yang diterima dari entity dan menghasilkan output berupa informasi.
Data Saldo Awal
Data Manajerial dan Keuangan Data Retur Beli
Data Retur Jual
Data Faktur Penjualan Data Barang yang Dipesan Data Faktur Pembelian
Data PO
Sistem Informasi Eksekutif CV. Titik Koma Advertising Supplier
Customer
Gudang
31
Customer dalam sistem ini berfungsi sebagai sumber data (pemberi input data ke sistem) berupa data penjualan, supplier memberikan data pembelian dan data faktur pembelian ke sistem, bagian gudang juga memberi input ke sistem berupa data barang retur pembelian, data barang fisik yang tersisa dan barang yang rusak.
Sistem akan menghasilkan output berupa data retur penjualan yang diperlukan oleh bagian gudang, selain itu juga menghasilkan neraca, laporan menajerial dan laporan laba rugi yang diperlukan oleh pemilik perusahaan. Untuk dapat mengetahui lebih detail tentang sub sistem apa aja yang terdapat dalam Sistem Informasi Eksekutif CV. Titik Koma Advertising, dapat dilihat dalam DFD level 0 pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2. DFD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi
a. Proses 1.0 : Pembelian
Subsystem pembelian ini adalah suatu subsystem terhubung dengan supplier dan segala transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas. Di
tiap transaksi yang terjadi akan disimpan pada data store sesuai dengan proses yang bersangkutan.
b. Proses 2.0 : Penjualan
Subsystem proses penjualan ini adalah suatu subsystem yang
berhubungan langsung dengan pelanggan dan segala transaksi yang subsystem ini disimpan sesuai dengan proses yang bersangkutan.
c. Proses 3.0 : Akuntansi
Subsystem proses akutansi adalah mengolah data dari setiap transaksi
yang ada dan mengubahnya menjadi suatu laporan keuangan dan laporan manajerial. Pada dasarnya proses akuntansi akan membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya. Pada suatu laporan akuntansi harus mencantumkan nama perusahaan, nama laporan dan tanggal penyusunan atau jangka waktu laporan tersebut untuk memudahkan orang lain memahaminya. Laporan dapat bersifat periodik dan ada juga yang bersifat suatu waktu tertentu saja.
33
Gambar 3.3 DFD Level 1 Pembelian
DFD level satu dari sub sistem pembelian ini terdiri dari 4 sub proses, yaitu :
a. Proses 1.1 : Purchase Order
Proses purchase order dimulai ketika pemilik telah menentukan barang-barang yang dipesan pada supplier tertentu. Data purchase orde ini kemudian disimpan pada tabel PO dengan mencatat data dari supplier dan barang-barang yang dipesan.
Proses entry pembelian dimulai dengan menerima data pembelian dari
supplier yang kemudian disimpan dalam tabel pembelian dan tabel jurnal
yang bersangkutan. Selanjutnya data barang yang dibeli akan digunakan untuk meng-update data stok pada tabel barang secara otomatis. Apabila pembelian dilakukan secara kredit maka data hutang supplier akan disimpan dalam tabel hutang.
Di dalam proses ini juga dilakukan perhitungan harga pokok penjualan dengan metode average. Metode ini datap menentukan harga pokik penjualan dengan cara menentukan harga rata-rata per unit, kemudian dikalikan dengan jumlah unit persediaan yang tersisa.
c. Proses 1.3 Pembayaran Hutang
Proses ini dilakukan ketika dilakukan pembayaran hutang ke supplier. Data pembayaran hutang disimpan pada tabel BKK dan tabel jurnal pengeluaran kas. Selanjutnya data hutang pada tabel hutang akan di-update secara otomatis.
d. Proses 1.4 : Retur Pembelian
Proses retur pembelian dimulai saat bagian gudang melaporkan bahwa barang yang beli cacat atau rusak, sehingga harus diretur. Selanjutnya bagian gudang memberikan data barang yang yang perlu diretur. Selanjutnya sistem mencocokkan data barang retur dari bagian gudang dengan data pembelian, untuk mengetahui data supplier penjual barang tersebut. Kemudian data barang yang diretur dicatat dalam tabel retur beli dan tabel jurnal umum, serta melakukan proses update tabel barang.
35
Gambar 3.4 Level 1 Penjualan
DFD level satu dari sub sistem penjualan terdiri dari 3 sub proses, yaitu :
a. Proses 2.1 : Sales Order
Proses sales order dimulai ketika customer ingin untuk membeli barang-barang tertentu. Data sales order ini kemudian akan dicatat dan disimpan pada tabel SO dengan mencatat data dari customer dan barang-barang yang dibeli.
b. Proses 2.2 : Penjualan
Proses penjualan dimulai dengan menerima data penjualan dari customer yang kemudian disimpan dalam tabel penjualan dan tabel jurnal yang bersangkutan. Selanjutnya data barang yang terjual otomatis meng-update
jumlah stok pada tabel barang. Apabila penjualan dilakukan secara kredit maka data piutang customer akan disimpan pada tabel piutang.
c. Proses 2.3 : Pembayaran Piutang
Pross ini dilakukan ketika dilakukan pembayaran pitang oleh customer. Data pembayaran piutang akan disimpan pada tabel BKK dan tabel jurnal penerimaan kas. Selanjutnya data hutang pada tabel hutang akan di-update secara otomatis.
d. Proses 2.4 : Retur Penjualan
Proses retur penjualan dimulai dengan menerima data barang retur penjualan dari customer, kemudian sistem mencocokkannya dengan data penjualannya untuk mengetahui apakah benar barang tersebut memang pernah dijual kepada customer. Jika hasil pencocokan sesuai, maka retur diterima dan dicatat dalam tabel detail retur jual dan jurnal umum. Kemudian juga dilaporkan ke bagian gudang.
37
Gambar 3.5 Level 1 Akuntansi
DFD level satu dari sub sistem akuntansi terdiri dari 3 sub proses, yaitu :
a. Proses 3.1 : Pengaturan Saldo Awal
Proses pengaturan saldo awal hanya dapat dilakukan satu kali, yaitu pada saat pemilik akan mengubah dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Proses ini berguna untuk memindahkan seluruh nilai saldo yang ada ke dalam
b. Proses 3.2 : Penyesuaian
Proses ini dilakukan ketika pemilik ingin menghitung beban penyusutan dari peralatan dari peralatan yang ada. Hasil dari penyesuaian ini akan disimpan pada tabel jurnal umum dan tabel buku besar.
c. Proses 3.3 : Tutup Buku
Proses ini dilakukan pada akhir periode. Proses ini bertujuan untuk meng-update nilai saldo pada akhir periode yang nantinya digunakan sebagai saldo awal periode berikutnya. Proses ini akan meng-update nilai saldo pada tabel detailcoa dan disimpan pada tabel jurnal umum sebagai jurnal penutup dan tabel neraca.
d. Proses 3.4 : Laporan Keuangan dan Manajerial
Proses pembuatan laporan keuangan dan manajerial ini diperoleh dari semua tabel yang ada, kemudian diolah oleh sistem sehingga menghasilkan laporan keuangan seperti : neraca, ekuitas pemilik dan laporan laba rugi. Selain itu juga menghasilkan laporan menajerial seperti : laporan penjualan, laporan pembelian, retur, hutang, laporan daftar barang terlaris dan lain-lain.