HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.1 Defenisi Sistem
Dalam melaksanakan fungsi manajemen diperlukan serangkaian kegiatan yang merupakan sistem. Sebagaimana yang dikemukakan oleh “Sutabri (2005:2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan”.
20
“Menurut Davis dalam Sutabri (2005:9) mendefinisikan sistem ada dua yaitu abstrak dan fisis.Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.
Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
“Menurut Suadi dalam Halim dkk (2000:3) sistem adalah “sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, saling berhubungan maupun tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan”.
Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Komponen sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan sistem (boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yangberada di luar sistem.Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akandiupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
21 4. Penghubung sistem (interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem.
5. Masukan sistem (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi manajemen, masukan disebut sebagai data.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem informasi manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh programaplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.
7. Mempunyai pengolahan sistem (processing)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
22
Menurut Halim, dkk., (2000:17), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh sistem buatan manusia karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem detereministik.Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
23 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Dari setiap defenisi di atas dapat diartikan bahwa sistem itu merupakan kumpulan bagian-bagian yang saling mempengaruhi satu dengan yang lainnyadimana keseluruhannya merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama (Halim, dkk., 2000:19).
Jika dilihat dari segi operasionalnya sistem mencakup tiga kegiatan yaitu sebagai berikut:
1. Masukan (input) 2. Pengolahan 3. Keluaran (output)
Input yang dimaksud disini yaitu berupa data yang merupakan bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi sesuai fakta berupa simbol, gambar, angka, huruf yang menunjukkan suatu ide, objek, dan kondisi. Data yang telah diperoleh dikelola terlebih dahulu untuk menghasilkan informasi. Informasi harus dibedakan dengan data, sebab data merupakan fakta dan gambaran yang harus dilaksanakan dalam pembuatan keputusan (Halim, dkk., 2000:23).
24
3.1.2 Definisi Manajemen
Menurut Malayu (2009:2), “manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Menurut Nugroho (2008:57), “manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi”.
Taylor mengemukakan asas-asas manajemen sebagai berikut: 1. Pengembangan metode-metode kerja yang terbaik
2. Pemilihan serta pengembangan para pekerja
3. Usaha untuk menghubungkan serta mempersatukan metode kerja yang terbaik serta para pekerja yang terpilih dan terlatih.
4. Kerjasama yang harmonis antara manajer dan nonmanajer, meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.
Menurut Nugroho (2008:60), Struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen database yang baik akan mengandung manfaat-manfaat berikut: 1. Integrasi data
Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang hubungan-hubungan diantara entitas pengolahan data dalam organisasi tersebut. 2. Aksesibilitas data
Aksesibilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk mendapatkan informasi yang diperlukan di dalam database.
25 3. Kontrol atas data
Suatu database memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data dapat dihindari karena sumber-sumber data dikendalikan oleh satu program saja. 4. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen
Dengan adanya DBMS, seorang programmer tidak harus pusing dengan persoalan struktur, organisasi dan lokasi sebuah file. Maka dia akan lebih dapat mencurahkan waktunya untuk pengembangan aplikasi baru.
5. Keamanan data
Setiap organisasi, terutama organisasi publik akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak sah. Karena DBMS akan memungkinkan control yang terpadu atas akses ke dalam database.
3.1.3 Sistem Manajemen Pengolahan Data
Menurut Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8), menyatakan Sistem Manajemen Basisdata (DBMS) adalah “perangkat lunak yang di desain untuk membantu memelihara dan memanfaatkan kumpulan data yang besar”.
Menurut Sutabri (2005:174), “DBMS adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan fungsi pengaturan, pengawasan, pengendalian/control, pengelolaan, dan koordinasi terhadap semua proses/operasi yang terjadi pada sistem database.
Menurut Amsyah (2000:355), “DBMS adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data dapat disimpan, dicari kembali, dan diubah”.
26
MenurutStephens dan Plew dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), “Basisdata adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi yang digunakan sehari-hari untuk berbagai alasan”.
Menurut Silbershatz, dkk, dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), basisdata sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data.Tujuan utama sistem manajemen basisdata adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basisdata secara mudah dan efisien.
Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8) menyatakan “basis sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan”.
Keuntungan Sistem Manajemen Basisdata memungkinkan perusahaan maupun pengguna individu untuk:
1. Mengurangi pengulangan data
Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, Sistem Manajemen Basisdata mengurangi jumlah total file dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.
2. Mencapai independensi data
Spesifik data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi.Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses data.
3. Mengintegrasikan data beberapa file
Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, maka organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna dan program aplikasi tidak harus tercermin pada media penyimpan fisik.
27 4. Mengambil data dan informasi dengan cepat
Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit. 5. Meningkatkan keamanan
Manajemen Basisdata mainframe merupakan komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (encryption) sehingga data yang dikelola akan lebih aman.
Menurut Prayudi (2005:11), Kerugian Manajemen Basisdata bagi perusahaan atau pengguna untuk :
1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal
Manajemen Basisdatamainframe masih sangat mahal.Walaupun harga Manajemen Basisdata berbasis komputer mikro yang lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil.
2. Memperoleh komfigurasi perangkat keras yang besar
Manajemen Basisdatasering memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori lebih besar daripada program aplikasi lain.
3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA
Manajemen Basisdata memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh.Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola basidata (DBA).
Menurut Prayudi (2005:12), Metode pengolahan data adalah sebagai berikut:
28 1. Metode batch processing
Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan umum pada beberapa tahun yang lalu.Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.“BATCH” berarti pengumpulan data dalam periode tertentu”.“Batch Processing” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan lebih dahulu selama beberapa periode.
2. Metode online processing
Metode ini disebut juga transaction processing.Metode pengelolaan ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memuktahirkan file induk.Online processing dapat terdiri dari sebuah program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat terdiri dari beberapa processing run.
Menurut Prayudi (2005:13), Keunggulan metode pengolahan data batch processing:
1. Lebih efisien
2. Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses memutakhirkan file induk.
3. Program lebih mudah dibuat
Keunggulan metode pengolahan data online processing:
1. File induk selalu dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat. 2. Urutan-urutan pemrosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri
dari sebuah proses saja.
3. Online processing umumnya menggunakan media penyimpanan magnetic disk
29