1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini berkembang
sangat pesat, terutama teknologi peralatan komputer yang telah membawa manusia
ke dalam era informasi yang mengalir tiada batas.
Sistem pengolahan data elektronik menjadi semakin populer sejalan
dengan meningkatnya penggunaan komputer di berbagai bidang masalah dan
ilmu pengetahuan.Oleh karena itu, penting bagi perusahaan menerapkan sistem
manajemen pengolahan data berbasis komputer. Komputer membantu dalam
pengelolaan data yang mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian,
kecepatan, proses yang tinggi, dan kapasitas penyimpanan data yang besar
sehingga lebih efektif terhadap biaya, waktu dan tenaga.
Penerapan pengolahan data elektronik dapat mewujudkan kelancaran
dalamfungsi operasional yang meliputi proses pengumpulan data yang akan
menghasilkan suatu informasi. Maka dengan melibatkan data elektronik
masalah-masalah yang timbul dapat terselesaikan dengan baik dan mampu memberikan
informasi yang bermanfaat dalam bentuk laporan atau data.
Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja
perusahaan karena dapat menghitung angka-angka, menganalisa, menyimpan data
secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, serta
menyajikan grafik yang lebih cepat, rapi dan akurat.Pemanfaatan komputer dalam
pengelolaan data elektronik merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk
2
Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang
berhubungan dengan aktivitas perusahaan, hal ini sangat membantu apabila
sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan kembali.
Teknologi ini sangat besar manfaatnya karena denan penyusunan prosedur
kerja yang sistematis dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja.Terlebih jika didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang
berkompeten di bidangnya.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
Sistem Manajemen Data Keuangan Wakil Dekan II”?.
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sistem
manajemen pengolahan data yang baik khususnya pada bagian Keuangan Wakil
DekanIIdalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari.
D. Manfaat Penulisan
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini diharapkan manfaat sebagai
berikut :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis mengenai tata cara
pengolahan data elektronik sehingga dapat menghasilkan suatu informasi.
2. Untuk mengaplikasikan teori dan praktik yang penulis dapat selama di bangku
3
3. Sebagai sumber ilmu pengetahuan dan referensi bagi mahasiswa Ekonomi dan
Bisnis khususnya jurusan Kesekretariatan.
E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai
berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bagian ini membahas tentang Latar Belakang Pemilihan Judul
Tugas Akhir, Rumusan Masalah, Tujuan Penulisan Tugas Akhir,
Manfaat Penulisan Tugas Akhir dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Pada bagian ini berisikan kumpulan dari teori-teori yang diperoleh
penulis dari berbagai buku-buku yang mengacu kepada pembahasan
dan menjadi dasar dalam penulisan Tugas Akhir ini.
BAB III : METODE PENELITIAN
Pada bagian ini menjelaskan teknik atau cara memperoleh data,
jenis sumber data dan teknik analisis data yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam menyusun Tugas
4
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bagian ini menguraikan kesimpulan dari berbagai hal yang telah
dibahas pada bab sebelumnya. Kemudian dari kesimpulan tersebut
5
Tabel Jadwal Observasi
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Keterangan
Oktober November
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Konsultasi 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan
6
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan
Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala)
Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan
7
dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987,
No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,
yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
8
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
9
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan
dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
10
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
11
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara (2012)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag Keuangan dan Umum
12
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
BPP
13
D. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian
Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,
pengarsipan.
b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai,
Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
masing-masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran
Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir
Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4)
ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara
menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas
diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada
yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan
pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan
Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik
Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan
14
e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap
bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro,
pengarsipan.
f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,
mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun,
disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor
pegawai tidak tetap, pengarsipan.
g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan
gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan
Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan
pensiun dosen dan pegawai.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
c. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
15
f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat.
g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.
h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi
yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi
dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada
setiap jurusan dan program studi.
d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan
kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan
pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko
16
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan
dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar,
registrasi dan statistik mahasiswa.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja
keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
17
Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data
pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai,
Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik
serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya,
penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan,
18
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil
Tahun Ajaran 2014/2015.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
Semester Ganjil/Genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan
di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
6
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan
Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala)
Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan
7
dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987,
No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,
yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
8
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
9
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan
dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
10
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
11
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara (2012)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag Keuangan dan Umum
12
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
BPP
13
D. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian
Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,
pengarsipan.
b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai,
Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
masing-masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran
Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir
Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4)
ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara
menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas
diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada
yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan
pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan
Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik
Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan
14
e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap
bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro,
pengarsipan.
f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,
mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun,
disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor
pegawai tidak tetap, pengarsipan.
g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan
gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan
Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan
pensiun dosen dan pegawai.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
c. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
15
f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat.
g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.
h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi
yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi
dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada
setiap jurusan dan program studi.
d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan
kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan
pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko
16
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan
dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar,
registrasi dan statistik mahasiswa.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja
keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
17
Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data
pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai,
Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik
serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya,
penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan,
18
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil
Tahun Ajaran 2014/2015.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
Semester Ganjil/Genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan
di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
19
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sistem Manajemen Pengolahan Data
Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat
mengetahui apa saja yang ingin mereka ketahui dengan segera. Sementara itu
seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun
swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru
yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi (Aisyah, 2001:109).
Konsep sistem manajemen pengolahan data dapat diuraikan berdasarkan
tiga macam variabel yaitu :
1. Sistem
2. Manajemen
3. Pengolahan Data Berbasis Komputer
Untuk menerangkan sistem manajemen pengolahan data terlebih dahulu
diuraikan pengertian dari masing-masing unsur di atas.
3.1.1 Defenisi Sistem
Dalam melaksanakan fungsi manajemen diperlukan serangkaian kegiatan
yang merupakan sistem. Sebagaimana yang dikemukakan oleh “Sutabri (2005:2)
sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain,
20
“Menurut Davis dalam Sutabri (2005:9) mendefinisikan sistem ada dua yaitu abstrak dan fisis.Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.
Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
“Menurut Suadi dalam Halim dkk (2000:3) sistem adalah “sekelompok
komponen yang masing-masing saling menunjang, saling berhubungan maupun
tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan”.
Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Komponen sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya
saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen sistem
tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat
dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan.
2. Batasan sistem (boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak
dapat dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yangberada di luar
sistem.Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.
Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk
menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang
merugikan akandiupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin,
21 4. Penghubung sistem (interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung
sistem.
5. Masukan sistem (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi manajemen,
masukan disebut sebagai data.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk
keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem informasi
manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh programaplikasi
yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan
keputusan.
7. Mempunyai pengolahan sistem (processing)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem
tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
22
Menurut Halim, dkk., (2000:17), sistem dapat diklasifikasikan dari
beberapa sudut pandang, diantaranya:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang
berupa pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan, sedangkan sistem
fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer,
sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain
sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam,
pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin.Sistem informasi berbasis
komputer merupakan contoh sistem buatan manusia karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut
sistem detereministik.Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah
lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang
dijalankan.Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
23 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa campur tangan pihak luar.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Dari setiap defenisi di atas dapat diartikan bahwa sistem itu merupakan
kumpulan bagian-bagian yang saling mempengaruhi satu dengan yang
lainnyadimana keseluruhannya merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan bersama (Halim, dkk., 2000:19).
Jika dilihat dari segi operasionalnya sistem mencakup tiga kegiatan yaitu
sebagai berikut:
1. Masukan (input)
2. Pengolahan
3. Keluaran (output)
Input yang dimaksud disini yaitu berupa data yang merupakan bahan mentah
yang diproses untuk menyajikan informasi sesuai fakta berupa simbol, gambar,
angka, huruf yang menunjukkan suatu ide, objek, dan kondisi. Data yang telah
diperoleh dikelola terlebih dahulu untuk menghasilkan informasi. Informasi harus
dibedakan dengan data, sebab data merupakan fakta dan gambaran yang harus
24
3.1.2 Definisi Manajemen
Menurut Malayu (2009:2), “manajemen adalah ilmu dan seni mengatur
proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Menurut Nugroho (2008:57), “manajemen adalah suatu tim yang
disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai
tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi”.
Taylor mengemukakan asas-asas manajemen sebagai berikut:
1. Pengembangan metode-metode kerja yang terbaik
2. Pemilihan serta pengembangan para pekerja
3. Usaha untuk menghubungkan serta mempersatukan metode kerja yang terbaik
serta para pekerja yang terpilih dan terlatih.
4. Kerjasama yang harmonis antara manajer dan nonmanajer, meliputi pembagian
kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.
Menurut Nugroho (2008:60), Struktur data yang tepat dan penciptaan
sistem manajemen database yang baik akan mengandung manfaat-manfaat berikut:
1. Integrasi data
Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk
layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang
hubungan-hubungan diantara entitas pengolahan data dalam organisasi tersebut.
2. Aksesibilitas data
Aksesibilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk mendapatkan
25 3. Kontrol atas data
Suatu database memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data dapat
dihindari karena sumber-sumber data dikendalikan oleh satu program saja.
4. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen
Dengan adanya DBMS, seorang programmer tidak harus pusing dengan
persoalan struktur, organisasi dan lokasi sebuah file. Maka dia akan lebih
dapat mencurahkan waktunya untuk pengembangan aplikasi baru.
5. Keamanan data
Setiap organisasi, terutama organisasi publik akan memerlukan perlindungan
dari akses data yang tidak sah. Karena DBMS akan memungkinkan control
yang terpadu atas akses ke dalam database.
3.1.3 Sistem Manajemen Pengolahan Data
Menurut Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi
(2005:8), menyatakan Sistem Manajemen Basisdata (DBMS) adalah “perangkat
lunak yang di desain untuk membantu memelihara dan memanfaatkan kumpulan
data yang besar”.
Menurut Sutabri (2005:174), “DBMS adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan fungsi pengaturan, pengawasan, pengendalian/control, pengelolaan, dan koordinasi terhadap semua proses/operasi yang terjadi pada sistem database.
Menurut Amsyah (2000:355), “DBMS adalah satu rangkaian program-program
yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme
26
MenurutStephens dan Plew dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1),
“Basisdata adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau
data. Informasi yang digunakan sehari-hari untuk berbagai alasan”.
Menurut Silbershatz, dkk, dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), basisdata sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data.Tujuan utama sistem manajemen basisdata adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basisdata secara mudah dan efisien.
Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8)
menyatakan “basis sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas
satu organisasi atau lebih yang berhubungan”.
Keuntungan Sistem Manajemen Basisdata memungkinkan perusahaan
maupun pengguna individu untuk:
1. Mengurangi pengulangan data
Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di
setiap aplikasi komputer, Sistem Manajemen Basisdata mengurangi jumlah
total file dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data
terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.
2. Mencapai independensi data
Spesifik data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi.Perubahan
dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses
data.
3. Mengintegrasikan data beberapa file
Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, maka organisasi fisik
bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna dan program
27 4. Mengambil data dan informasi dengan cepat
Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query
memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit.
5. Meningkatkan keamanan
Manajemen Basisdata mainframe merupakan komputer mikro dapat menyertakan
beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (encryption) sehingga data yang
dikelola akan lebih aman.
Menurut Prayudi (2005:11), Kerugian Manajemen Basisdata bagi perusahaan
atau pengguna untuk :
1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal
Manajemen Basisdatamainframe masih sangat mahal.Walaupun harga
Manajemen Basisdata berbasis komputer mikro yang lebih murah, tetapi tetap
merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil.
2. Memperoleh komfigurasi perangkat keras yang besar
Manajemen Basisdatasering memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori
lebih besar daripada program aplikasi lain.
3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA
Manajemen Basisdata memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan
kemampuannya secara penuh.Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik
oleh para pengelola basidata (DBA).
Menurut Prayudi (2005:12), Metode pengolahan data adalah sebagai
28 1. Metode batch processing
Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan
umum pada beberapa tahun yang lalu.Sekarangpun metode ini masih banyak
digunakan.“BATCH” berarti pengumpulan data dalam periode
tertentu”.“Batch Processing” berarti pengolahan terhadap data yang
dikumpulkan lebih dahulu selama beberapa periode.
2. Metode online processing
Metode ini disebut juga transaction processing.Metode pengelolaan ini
mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera
dan langsung digunakan untuk memuktahirkan file induk.Online processing
dapat terdiri dari sebuah program pemrosesan saja, sedangkan pada batch
processing dapat terdiri dari beberapa processing run.
Menurut Prayudi (2005:13), Keunggulan metode pengolahan data batch
processing:
1. Lebih efisien
2. Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan
proses memutakhirkan file induk.
3. Program lebih mudah dibuat
Keunggulan metode pengolahan data online processing:
1. File induk selalu dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat.
2. Urutan-urutan pemrosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri
dari sebuah proses saja.
3. Online processing umumnya menggunakan media penyimpanan magnetic disk
29
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan mengenai sistem manajemen pengolahan
data keuangan serta hal-hal yang terjadi pada bagian keuangan Wakil Dekan II
dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil
Dekan II yaitu sebagai berikut:
1. Sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil Dekan II terdiri dari
pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data mengenai data keuangan
Wakil Dekan II.
2. Dalam sistem manajemen pengolahan data pada Wakil Dekan II secara teoritis
sudah sesuai. Dan pengolahan data keuangan Wakil Dekan II secara
komputerisasi menggunakan Microsoft Office Excel 2007.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan saran
kepada bagian keuangan Wakil Dekan II. Adapun saran yang diusulkan penulis
yaitu sebagai berikut:
1. Wakil Dekan II sebaiknya menggunakan suatu program komputerisasi
pengolahan data yang spesifik dalam pengolahannya yaitu Program
XMLDBServiet, demi mempermudah proses pengerjaan manajemen
30
2. Sebaiknya Bagian Keuangan Wakil Dekan II memberikan program
komputerisasi yang khusus guna menciptakan hasil pengolahan data yang
31
DAFTAR PUSTAKA
Aisyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Halim, Abdul dkk. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
Hasibuan, Malayu S.P., Haji, 2009. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Kumorotomo & Margono.1998. Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi dan
Perkembangan. Yogyakarta: Andi.
Siagian, Sondang P. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Simarmata, Janner & Paryudi. 2006. Basis Data. Yogyakarta: Andi.
