2.4 Knowledge Management
2.4.1 Definisi Knowledge Management
2.4 Knowledge Management
2.4.1 Definisi Knowledge Management
Definisi menurut Uriarte Jr (2008) knowledge management is the process through which organizations generate value from their intellecttual and knowledgebased assets. Yan Mi (2008) mendefinisikan KM sebagai proses penggunaan teknologi informasi untuk menemukan, menyimpan, berbagi, aplikasi dan menciptakan pengetahuan dalam perusahaan, pada saat yang sama untuk mengubah struktur organisasi, struktur ini menyediakan lingkungan yang terbuka dan harmonis, dalam rangka meningkatkan kompetensi inti perusahaan.
Sementara itu KMS merupakan alat dalam proses mencapai tujuan KM tersebut (Karma & Sembiring, 2012).
Serrat (2009) Barclay & Murray (2009) dalam Sintiasih (2015) Knowledge management merupakan serangkaian proses mengubah data dan informasi menjadi pengetahuan bermanfaat untuk berbagai kepentingan organisasi. Koenig (1998); Bose (2003); Award & Ghaziri (2004) dalam Sintiasih (2015) Proses knowledge management meliputi penciptaan, akuisisi, penyimpanan, berbagi, dan penggunaan pengetahuan. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan (knowledge management) sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan pada akhirnya kualitas tindakan ataupun keputusan dari penggunaan knowledge tersebut.
Keberhasilan implementasi KM menurut Ansari (2012) harus didukung oleh 5 variabel berikut ini:
1. Budaya Organisasi (kepercayaan, kolaborasi, open climate, Belajar dari kesalahan, kreativitas dan inovasi, serta Sharing pengetahuan)
2. Struktur Organisasi (sentralisasi, formalisasi dan chanel komunikasi)
3. Sumber daya manusia (partisipasi Karyawan, Pelatihan karyawan) 4. Infrastruktur teknologi informasi (akses pada infrastrutur jaringan
dan perangkat keras, Kemudahan akse penggunaan software, flexibility, petugas IT)
5. Kepemimpinan dan strategi (strategi pengetahuan, kebijakan penghargaan, dan dukungan dari pimpinan puncak)
Ahsan (2015) mengutarakan bahwa penciptaan pengetahuan baru sangat mutlak diperlukan dalam asuhan keperawatan berbasis knowledge untuk selalu memperbaiki pengetahuan dan kemampuan tenaga keperawatan, juga mengetahui perkembangan pasien secara terus menerus.
Berdasarkan pernyataan beberapa ahli diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa knowledge management adalah rangkaian proses pengelolaan pengetahuan yang dimiliki oleh organisai meliputi penciptaan, modifikasi, penyimpanan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan untuk tujuan organisasi.
2.4.2 SECI Model’s
Nawawi (2012) mengungkapkan Knowledge Management-SECI (Socialization, Externalization, Combination, and Internalization) merupakan suatu cara untuk membangun suatu pengetahuan baru untuk mendukung organisasi dari pengetahuan, pengalaman dan kreativitas para staf untuk perbaikan organisasi (Harianto dkk, 2015).
Model konversi penemuan atau penambahan pengetahuan menurut Sangkala (2007) dalam Ahsan (2014) dari tacit knowledge dan explicit knowledge yaitu pengetahuan diubah melalui interaksi antar individu,
yaitu belajar dari ahlinya, dengan observasi, peniruan, latihan, pengalaman. Melalui proses pengkombinasian dengan menukarkan pengetahuan melalui pertemuan, percakapan, telepon, selanjutnya pengetahuan disortir, ditambahkan dikategorisasi dan dikontekstualisasikan kembali menjadi pengetahuan baru (Nonaka 1995 dalam Ahsan 2014).
Nonaka, Konno dan Toyama (2001) mendeskripsikan model SECI sebagai proses terus menerus dalam menciptakan pengetahuan.Sedangkan Nezafati, dkk (2009) menggambarkannya sebagai model dasar pengukuran yang bersifat dinamis terutama dapat menghasilkan ukuran tentang (1) volume pengetahuan; (2) nilai pengetahuan; (3) transformasi kecepatan jenis pengetahuan yang berbeda; dan (4) keuntungan dan biaya pengetahuan (Karma &
Sembiring, 2012).
Empat moda konversi pengetahuan SECI menurut Nonaka dan Takeuchi
2.5.2.1 Socialization (Sosialisasi)
Sosialisasi adalah proses berbagi pengetahuan terpendam (tacit knowledge) dengan cara berbagi pengalaman yang sama melalui aktivitas bersama, seperti tinggal, meluangkan waktu atau berada pada lingkungan yang sama Nonaka (2008) dalam Karma & Sembiring (2012). Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Budiharjo (2016) Sosialisasi adalah transfer pengetahuan dari tacit ke tacit. Melalui sosialisasi seseorang diharapkan menangkap tacit knowledge orang lain atau sebaliknya. Suatu contoh, seorang anak yang sejak kecil ikut membantu orang tuanya bersnis akan menyerap tacit knowledge berbisnis.
Ketika dewasa, ia akan memiliki kepekaan yang tinggi terhadap suatu situasi dan kondisi bisnis. Suatu contoh lain
adalah ketika perusahaan Matsushita mengirim tim khusus ke hotel Osaka hanya untuk mengmati, mencermati serta mmperhatikan para pembuat roti terkenal itu untuk menyerap tacit knowledge yang krusial untuk menyempurnakan mesin pembuat roti yang tidak berhasil menghasilkan roti serasa roti hotel Osaka.
Proses pengamatan tersebut lazim disebut sebagai proses sosialisasi; proses tersebut sering didukung oleh proses sumbang saran (tama dashi kai). Seorang karyawan baru magang pada karyawan senior dimaksudkan agar ia mampu menyerap “tacit knowledge” seniornya. Magang merupakan salah satu cara yang efektif untuk menerima transfer pengetahuan yang bersifat tacit. Dewasa ini, banyak sekolah memiliki program home-stay baik di dalam negeri maupun diluar negeri dengan tujuan agar para siswa menyerap nilai-nilai atau keterampilan khas yang tidak mudah diajakan hanya di kelas saja.
2.5.2.2 Externalization (Eksternalisasi)
Eksternalisasi merupakan proses mengartikulasikan pengetahuan terpendam menjadi pengetahuan teraktualisasi (explicit knowledge) berupa kegiatan mengaktualisasikan pengalaman, ide atau keinginan menjadi sumber pengetahuan seperti prototype, model, buku, blog, dan jenis referensi lainnya. Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Budiharjo (2016) Eksternalisasi adalah transfer pengetahuan yang dilakukan dari tacit ke explicit. Proses ini berupaya mengonkretkan pengetahuan unarticulated (tacit) menjadi explicit melalui metafora, analogi atau model.
Menurut Nonaka dan Takeuchi mencontohkan pelaksanaan proses eksternalisasi dalam Budiharjo (2016) Pemimpin proyek KM perusahaan Honda pada waktu itu Watanabe menggunakan semantik “evolusi mobil yaitu suatu metafra untuk
“memancing” penciptaan mobil berkonsep baru yaitu ruang interior yang luas dan tinggi serta mampu membuat banyak penumpang. Dari metafora tersebut “terciptalah”konsep yang kemudian disligankan “man-maximum, machine minimum”
(ruang untuk penumpang yang luas dan ruang untuk mesin yang kecil. Melalui slogan tersebut muncul gagasan-gagasan bahwa mobil berkonsep baru tersebut harus bisa memuat lebih banyak penumpang dengan meminimkan ruang mobil yang tidak relevan. Dengan metafora dan slogan “man-maximum, machine minimum”tersebut berhasil melahirkan konsep mobil yang tinggi dengan ruang interior yang luas yang kemudian mobil tersebut disebut sebagai Tall Boy. Konsep tersebut diwujudkan dalam produk nyata yaitu mobil Honda City, berinterior luas dan mampu menampung lebih banyak penumpang.
2.5.2.3 Combination (Kombinasi)
Kombinasi adalah proses integrasi sumber-sumber pengetahuan teraktualisasi yang bentuknya berbeda-beda (blog, wiki, web organisasi, hasil diskusi, rekaman pembahasan kegiatan, video, dll) menjadi kesatuan (Nonaka, 2008 dalam Karma &
Sembiring, 2012). Dalam ungkapan lain Nonaka dan Takeuchi dalam Budiharjo (2016) Kombinasi adalah proses membuat konsep-konsep secara sistematik menjadi suatu pengetahuan yang terstruktur. Kombinasi adalah proses pengayaan suatu pengetahuan eksplisit dengan pengetahuan eksplisit lain.
Contoh: pengkombinasian pengetahuan melalui media seperti dokumen, pertemuan, jejaring komunikasi melalui komputer.
Dalam dunia usaha, proses kombinasi terjadi pada saat seorang manajer mengoperasionalisasi suatu konsep bisnis; Ia berdiskusi dengan rekan kerja dan mencari berbagai informasi untuk menciptakan suatu terobosan atau inovasi baru yang lebih efektif dan efisien. Contoh lain keterlibatan para pemimpin dengan anak buahnya dalam membuat perencanaan kerja merupakan proses diseminasi pengetahuan explicit-explicit.
2.5.2.4 Internalization (Internalisasi)
Internalisasi adalah proses pembelajaran bagi pengguna pengetahuan dengan melakukan percobaan berdasarkan pengetahuan teraktualisasi, sehingga akan terbentuk pengetahuan terpendam berupa pengalaman dan atau ide baru (learning by doing). Pengetahuan terpendam sendiri adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh individu dan berbeda-beda konsepnya walaupun terhadap objek yang sama. Sebagai contoh pengalaman menggunakan komputer akan berbeda setiap orangnya tergantung dimana, kapan dan apa yang terjadi saat itu. Pengetahuan terpendam bersifat personal akan sangat sulit dibagi dan dikomunikasikan dengan yang lain (Nonaka et al 2001). Sedangkan pengetahuan teraktualisasi adalah pengetahuan yang sudah dinyatakan dalam bentuk yang kongkrit seperti tulisan, artikel, angka, buku, dll. Jenis pengetahuan ini lebih mudah untuk ditransfer kepada orang lain secara formal dan sistematis.
Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Budiharjo (2016) internalisasi merupakan suatu proses dari explicit ke tacit.
Proses ini dilakukan misalnya melalui pembiasaan LBD (Learning by doing). Jika seseorang mampu mengoperasikan
suatu mesin tanpa melihat buku intruksi/manual maka dapat dikatakan Ia telah memperoleh pengetahuan tacit pengoperasian mesin. Dalam suatu perusahaan, internalisasi pengetahuan ini dapat dilakukan melalui pelatihan (on the job training). Learning by doing atau pengkondisian melalui pelatihan yang intensif yang dikombinasikan dengan sistem reward and punishment. Keterlibatan para pemimpin bersama anak buahnya dalam melakukan suatu eksperimen tertentu akan membuat pengetahuan ekplicit menjadi tacit. Simulasi bisnis merupakan salah satu contoh metode transfer pegetahuan yang diharapkan dapat membuat pengetahuan yang dilatihan menjadi tacit.
Gambar 2.1 Siklus Pencipataan Pengetahuan pada Knowledge Management SECI
Tabel 3.4 Proses dengan Alat Knowledge Management
No KM Process KM Tool
1 Socialization (tacit to tacit: sharing experiences, and there by creating tacit knowledge such as shared mental models and technical skills
—Opportunities to share experiences; not have to employ language
—Observation, imitation, practice;
apprenticeship
—Interaction with customers 2 Externalization (tacit to explicit:
articulating tacit knowledge into explicit concepts; takes the shape of
—Dialogue/collective reflection
—Validation by trial periods, evaluation, measurement
metaphors, analogies, concepts, hypotheses, or models)
3 Internalization (explicit to tacit:
“learn by doing” internalized in individual, then group in shared mental models or technical know-how)
—Helps if knowledge is verbalized or diagrammed into documents, manuals, or oral stories
4 Combination (explicit to explicit:
reconfiguration of existing information; opportunities for individual learning)
—Databases (sort, add, combine, categorize}
—Formal education/training
—Individuals exchange/combine knowledge through such media as documents, meetings, phone conversations, communication networks
—Middle managers break down and translate corporate visions, business, products, service concepts
(Sumber Orzano et al: 2008 Willey Inter Science)