Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk menjamin atau menjaga agar rencana dapat diwujudkan dengan efektif sehingga orgasnisasi tersebut dapat mencapai tujuannya pengawasan berfungsi menjaga agar seluruh jajaran berjalan di atas rel yang benar. Pengawasan dapat dilakukan dari jauh maupun dari dekat. Menurut Colin Vassarotti (Risk Management 1996:19) tujuan pengawasan Pabean adalah memastikan semua pergerakan barang, kapal, pesawat terbang, kendaraan dan orang-orang yang melintas perbatasan Negara berjalan dalam kerangka
hukum, peraturan dan prosedur pabean yang ditetapkan. Untuk menjaga dan memastikan agar semua barang, kapal dan orang yang keluar/masuk dari dan ke suatu negara mematuhi semua ketentuan kepabeanan.
Pengawasan dari jauh disebut pemantauan atau monitoring ini dapat dilakukan menggunakan sarana telepon, fax, atau radio. Wujud pengawasan cara ini adalah permintaan laporan kepada bawahan dan jawaban dari bawahan atas permintaan tersebut. Jika pengawasan dari jauh tidak efektif dapat dilakukan pengawasan langsung ke obyeknya. Dalam hal ini pengawasan yang dilakukan disebut sebagai pemeriksaan yang berarti pemeriksa berhadapan langsung dengan obyek yang diperlukan.
Pengawasan adalah kegiatan untuk menjaga agar semua peraturan dipenuhi atau dijalankan. Petugas yang melakukan pemeriksaan barang impor pada hakikatnya melakukan pengawasan karena ia meneliti apakah importir memberitahukan jumlah dan jenis barang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selama ini yang dianggap pengawasan adalah orang mengawasi orang misalnya kegiatan seorang petugas Bea Cukai yang mengawasi petugas lainnya yang sedang memeriksa barang.
Petugas Bea Cukai yang meneliti dokumen juga melakukan pengawasan kepada importir yang mengajukan dokumen. Dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor: KEP-32/KMK.01/1998 tanggal 4 Pebruari 1998 tentang Organisasi dan Tatakerja Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Dalam ketentuan ini terjadi perubahan tugas dan fungsi dimana Kantor Wilayah mempunyai fungsi operasi pencegahan pelanggaran peraturan perundang-undangan.
Penindakan dan penyidikan yang tidak dimiliki oleh Kantor Pelayanan, fungsi pengawasan berada di Kantor Wilayah dan Kantor Pelayanan hanya berfungsi pelayanan. Dalam hal ini muncul pertanyaan apakah dengan demikian di Kantor Pelayanan Bea Cukai tidak dimungkinkan adanya operasi pencegahan pelanggaran peraturan perundang undangan, penindakan dan penyidikan.
Yang menjadi acuan kegiatan pengawasan adalah rencana, program kerja, prosedur atau petunjuk pelaksanaan yang pada umumnya dituangkan dalam bentuk perundang-undangan baik itu Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri, Keputusan Dirjen (Direktur Jenderal) dan sebagainya. Pengawasan bekerja dengan memakai semua undang-undang, prosedur dan tatacara yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur atau pembanding.
Setiap administrasi pabean harus melakukan kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan pabean meliputi seluruh pelaksanaan wewenang yang dimiliki oleh petugas pabean dalam perundang-undangannya yaitu memeriksa: kapal, barang, penumpang, dokumen, pembukuan, melakukan penyitaan, penangkapan, penyegelan, dan lain-lain. Dalam modul pencegahan pelanggaran kepabeanan yang dibuat oleh WCO (World Customs Organization) disebutkan bahwa pengawasan pabean adalah salah satu metode untuk mencegah dan mendeteksi pelanggaran kepabeanan.
Berdasarkan modul WCO tersebut dinyatakan bahwa pengawasan Bea Cukai yang mampu mendukung pendeteksian dan pencegahan penyelundupan paling tidak harus mencakup kegiatan : penelitian dokumen, pemeriksaan fisik, dan audit pasca impor. Di samping tiga kegiatan itu, patroli juga merupakan
pengawasan Bea Cukai untuk mencegah penyelundupan. Jika kita lihat uraian tugas dan fungsi Kantor Pelayanan Bea dan Cukai tidak terlihat adanya fungsi pencegahan pelanggaran, penindakan dan penyidikan tetapi kalau dilihat pada fungsi seksi-seksi di dalamnya terlihat adanya fungsi patroli, pemeriksaan kapal, periksaaan barang, pemeriksaan badan, penelitian dokumen dan sebagainya yang merupakan kegiatan pengawasan (Customs Control) menurut terminologi WCO.
Apabila ditinjau dari kegiatan kepabeanan mulai dari saat kedatangan kapal atau penumpang, pembongkaran barang, pemeriksaan dokumen, pemeriksaan barang atau penumpang, nampaklah bahwa fungsi-fungsi yang dimiliki seksi-seksi di dalam Kantor Pelayanan telah dapat melaksanakan sebagian fungsi pengawasan. Petugas Kantor Pelayanan berwenang melakukan pengawasan pembongkaran, penelitian dokumen, pemeriksaan barang dan pemeriksaan penumpang.
Yang tidak dapat dilaksanakan hanyalah kegiatan audit pasca impor, penindakan dan penyidikan karena ketiga kegiatan ini tidak tercantum dalam uraian tugas dan fungsi Kantor Pelayanan maupun seksi-seksi di dalamnya. Kegiatan penindakan dan penyidikan sebenarnya merupakan tindak lanjut dari pengawasan pabean. Pengawasan pabean yang dilakukan melalui penelitian dokumen, pemeriksaan fisik, audit pasca-impor, maupun patroli jika menemukan adanya pelanggaran atau tindak pidana akan ditindaklanjuti dengan penindakan atau bahkan penyidikan.
Penelitian dokumen atau audit yang menemukan dokumen palsu akan segera ditindaklanjuti dengan penyidikan. Demikian juga apabila dalam
pemeriksaan fisik ditemukan barang larangan/terlarang akan ditindaklanjuti dengan penyidikan. Jika petugas Bea Cukai di Kantor Pelayanan tidak mempunyai wewenang melakukan penindakan akan timbul masalah apabila dalam tugasnya ia menemukan pelanggaran.
Pemeriksaan barang di pelabuhan adalah upaya pencegahan (preventif) agar tidak terjadi pelanggaran, demikian pula penelitian dokumen sebelum barang diizinkan keluar dari pelabuhan. Petugas Bea dan Cukai di Kantor Pelayanan yang melakukan penelitian dokumen berarti memberikan pelayanan kepada masyarakat tetapi penelitian dokumen itu juga sekaligus suatu pengawasan pabean (Customs
Control).
Dari berbagai tipe pelanggaran sebagian besar adalah pengimporan atau pengeksporan di pelabuhan tempat pengawasan Bea dan Cukai. Untuk tipe pelanggaran ini informasinya lebih banyak dan lebih mudah diperoleh dari dokumen-dokumen yang diajukan pada Bea dan Cukai Kantor Pelayanan, tetapi untuk penyelundupan yang terjadi di luar tempat kedudukan Bea dan Cukai informasinya harus dicari langsung di lapangan. Intelijen (termasuk Surveillance) hanya dilakukan oleh petugas Kantor Wilayah tidak akan efektif dan tidak mungkin bisa meliputi seluruh wilayah karena terbatasnya jumlah petugas dan dana dibandingkan dengan luasnya wilayah.
Secara teoritis bisa secara rutin dikirim satuan tugas Surveillance dari Kantor Wilayah untuk mengumpulkan dan mencari informasi ke seluruh wilayah tetapi secara teknis sulit kalau wilayahnya relative luas. Akan lebih mudah kalau
kegiatan intelijen juga dilakukan oleh Kantor Pelayanan karena mereka berada didekat sumber informasi. Pada umumnya yang dianggap informasi bagi orang awam adalah pemberitahuan dari seseorang atau badan secara tertulis atau lisan bahwa akan terjadi penyelundupan yang dilakukan oleh seseorang.
Informasi yang sudah matang ini di Bea Cukai lazim disebut hasil intelijen atau intelijen positif. Sebenarnya informasi tidak hanya sebatas yang sudah matang saja tetapi banyak informasi yang masih mentah berserakan disana-sini berada dalam dokumen Pabean maupun dokumen pelengkapnya, informasi ini kalau diolah juga akan menghasilkan informasi matang (intelijen positif) yang dapat digunakan mendeteksi penyelundupan atau pelanggaran Kepabeanan.
Pengawasan pabean antara lain adalah penelitian dokumen, pemeriksaan fisik dan audit pasca-impor.
1) Untuk dapat melaksanakan pengawasan diperlukan informasi yang mencukupi dan khusus untuk Bea dan Cukai informasi yang diperlukan itu sebagian besar berada dalam dokumen pabean atau dokumen pelengkap pabean yang diserahkan kepada Bea dan Cukai di Kantor Pelayanan. Dengan demikian Kantor Pelayanan mempunyai akses yang lebih besar dibandingkan Kantor Wilayah dalam penguasaan informasi ini dan lebih mudah melakukan pengawasan.
2) Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No: 32/KMK.01/1998 tanggal 4 Pebruari 1998 tentang Organisasi dan Tatakerja Direktorat Jenderal Bea dan Cukai titik berat fungsi pengawasan berada pada Kantor Pelayanan namun kalau dilihat dari ketersediaannya informasi dan akses ke arah informasi
Kantor Pelayanan lebih potensial untuk melakukan pengawasan dalam pengertian dayto- day-operations.
3) Fungsi pengawasan yang bersifat pencegahan (Preventif) oleh Kantor Wilayah akan menghadapi kendala kurangnya informasi, jumlah tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan tetapi untuk pengawasan yang tidak bersifat pencegahan misalnya verifikasi dan audit dapat dilakukan sepenuhnya.
4) Meskipun di dalam fungsi Kantor Pelayanan tidak tersebut adanya pencegahan, penindakan dan penyidikan namun seyogyanya kegiatan ini tetap dapat dilaksanakan di Kantor Pelayanan sebab kegiatan-kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari pemeriksaan dokumen, pemeriksaan barang, pemeriksaan penumpang, hasil patroli.
Informasi yang umumnya dipakai untuk kegiatan pengawasan berada di dalam dokumen Airway Bill (AWB), Bill of Lading (B/L), manifest, Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB),
Invoice, Polis Asuransi, Certificate of Origin, Letter of Credit (L/C), profit
importir, data pemeriksaan kapal, data kapal, data Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan, dan sebagainya yang berada di Kantor Pelayanan karena data tersebut berada dalam dokumen-dokumen yang harus diserahkan kepada Bea dan Cukai dalam rangka pelayanan. Kantor Wilayah hanya bisa memperoleh data tersebut apabila dikirim ke Kantor Pelayanan. Untuk bisa melakukan pengawasan Kantor Wilayah harus mempunyai informasi yang cukup. Informasi yang diperlukan ini justru berada di Kantor Pelayanan.
Sebenarnya Kantor Pelayanan adalah institusi yang paling efektif untuk mendeteksi dan mencegah adanya pelanggaran atau penyelundupan karena menguasai informasi yang banyak. Informasi tentang muatan kapal, jumlah, dan jenisnya, importir dan eksportir semua ada pada Kantor Pelayanan. Petugas Kantor Pelayanan juga melihat dan mengawasi langsung penimbunan atau pemuatan dan dapat mendeteksi adanya kejanggalan yang merupakan indikator adanya pelanggaran.
Hukuman atau sanksi sanksi yang diberikan diharapkan membuat jera pelakunya sehingga dikemudian hari tidak melakukan pelanggaran lagi. Jika dilihat dari banyaknya importir/eksportir yang melakukan kegiatan tentunya tidak seluruh perusahaan diaudit. Untuk menyeleksi perusahaan mana yang perlu dilakukan audit juga diperlukan informasi dan informasi yang diperlukan ini tersedia di Kantor Pelayanan.
Jika tidak ada transfer informasi dari Kantor Pelayanan ke Kantor Wilayah akan sulit bagi Kantor Wilayah menentukan sasaran audit. Fungsi pengawasan di Kantor Pelayanan saat ini sebagian dilaksanakan oleh Seksi Kepabeanan yang melakukan kegiatan pemeriksaan dokumen, pemeriksaan barang, pemeriksaan penumpang, dan Seksi Manifest dan Informasi yang melakukan patroli dan pemeriksaan sarana pengangkut.