BAB II TINJ AUAN PUSTAKA
2.2. Metode Perbaikan Kualitas
2.2.1 Delapan Langkah Perbaikan Kualitas
Sebelum menjelaskan mengenai delapan langkah perbaikan kualitas, maka lebih baik harus dimengerti dahulu masalah PDCA. PDCA adalah simbol prinsip pemecahan masalah secara berulang dengan membuat perbaikan langkah demi langkah (step by step) dan mengulangi siklus perbaikan berulang kali.
Adapun pengertian secara lebih rinci dari masing-masing simbol tersebut adalah sebagai berikut :
- Plan
Dalam plan ini dilakukan penentuan apa masalah dari suatu proses atau aktifitas (Identifikasi Masalah), data apa saja yang terkait (Pengumpulan dan Analisa Data), apa penyebabnya (Analisa Sumber Penyebab Masalah) dan bagaimana cara memperbaiki (Validasi Faktor Penyebab).
- Do
Adalah kegiatan melaksanakan rencana perbaikan (Menyusun Rencana Penanggulangan dan Melaksanakan Ide Penanggulangan).
- Check
Adalah kegiatan mengkonfirmasikan secara kuantitatif dan analitis bahwa rencana perbaikan memang bekerja benar dan menghasilkan kinerja yang lebih baik (Memastikan Hasil Perbaikan).
- Action
Adalah kegiatan membuat standarisasi dan dokumentasi dari proses yang diperbaiki, modifikasi proses di atas seperlunya, sertarta menetapkan rencana selanjutnya.
Dalam siklus PDCA terdapat umpan balik (feed back) untuk pengecekan agar tidak kehilangan arah tujuan perbaikan. Dalam kondisi ini sangat penting untuk segera menyampaikan (perbaikan) produk atau jasa kepada konsumen atau ke proses berikutnya untuk memperoleh umpan balik. (
www.management-improvement.blogspot.com)
Sedangkan mengenai ke Delapan Langkah perbaikan kualitas merupakan suatu proses yang berurutan yang terdiri dari :
1. Mencari masalah 2. Menganalisa masalah 3. Mencari penyebab
4. Membuat rencana perbaikan 5. Melaksanakan perbaikan 6. Memeriksa hasil perbaikan 7. Membuat standarisasi
8. Menentukan masalah berikutnya
Gambar 2.2 Delapan Langkah Perbaikan Kualitas
(Continuous Improveme)
1. Mencari Masalah
Untuk memulai langkah ini perlu dibentuk tim perbaikan mutu Quality
Improvement Team (QIT) atau gugus kendali mutu (GKM). Dalam
melakukan tugasnya tim GKM ini sebaiknya dibimbing oleh para manajer agar lebih terarah dan efektif dalam proses mencari atau mengidentifikasi masalah. Setelah itu tim GKM melakukan pengamatan terhadap semua masalah yang ada yaitu segala sesuatu yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan baik dari segi biaya, mutu dan waktu. Disini dapat digunakan M encari masalah M enganalisa masalah M encari penyebab M embuat rencana perbaikan M enentukan masalah berikut nya M embuat st andarisasi M emeriksa hasil perbaikan M elaksanakan perbaikan
pendekatan yang disebut dengan “orientasi kelemahan”. Orientasi kelemahan ini memfokuskan pada pengurangan kesenjangan (gap) antara kinerja saat ini atau aktual dengan yang ditargetkan, hal ini berarti bahwa dasar perbaikannya adalah menghilangkan kelemahan.
Selanjutnya tim GKM melakukan eksplorasi masalah secara mendalam, hal ini dapat menggunakan alat bantu seperti : brainstorming. Identifikasi masalah melalui brainstorming dilakukan dengan cara setiap anggota tim GKM diminta mengungkapkan apa saja masalah yang diketahuinya. Seluruh masalah yang terungkap dicatat dan selanjutnya diseleksi sehingga diperoleh satu masalah.
Dengan demikian pada langkah pertama ini, setelah semua masalah diidentifikasi dilakukan pemilihan masalah. Dalam memilih masalah ini harus mempertimbangkan dan memilih satu masalah yang paling besar dampaknya kepada keseluruhan proses. (Dorothea, Wahyu Ariani.).
2. Menganalisa Masalah
Setelah masalah terpilih dengan tema tertentu, langkah berikutnya adalah melakukan pengumpulan data dan analisa data. Langkah ini dapat menggunakan beberapa alat bantu seperti : lembar data, sertifikasi, diagram pareto, histogram dan diagram tebar. Lembar data (check sheet) dirancang untuk pengumpulan data. Dengan membaca lembar ini diharapkan dapat memberikan gambaran tentang jumlah kejadian dan akuntansi jumlah kejadian, memudahkan atau mempercepat memahami bentuk permasalahan.
Dalam sertifikasi atau pengelompokan data ini, data yang ada dikelompokkan berdasarkan keperluan analisa. Misalnya : jenis kelamin, usia, penyebab, akibat, dan lain-lain. Dengan stratifikasi ini diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat analisa situasi dan masalah, membantu menentukan sumber masalah serta mengurangi variabilitas data. Diagram pareto ini terdiri dari grafik balok dikombinasikan dengan grafik garis yang menunjukkan penjumlahan grafik balok tersebut dan dari sini dapat diketahui masalah utama yang membutuhkan usaha perbaikan. Hal ini didasarkan pada konsep pareto yaitu bahwa 20% penyebab mengakibatkan 80% permasalahan. Alat bantu grafik ini bisa berupa grafik garis, balok, dan lingkaran. Grafik garis biasanya menunjukkan satu atau lebih parameter terhadap waktu. Grafik balok biasanya menunjukkan perbandingan dua atau lebih parameter terhadap kuantitas “5- whys” dan ranting-ranting inilah akan menentukan kemudian alur penelusuran (tracking) penyebab masalah hingga ke akarnya. Setelah semua anggota tim GKM setuju dengan semua aktivitas dalam bentuk jumlah cabang dan ranting bagi setiap tulang utama, maka brainstorming dilanjutkan dengan analisa setiap tulang berikut cabang dan ranting-rantingnya untuk mencari akar penyebab masalah. Hasil dari analisa di atas dibuat suatu table
matriks seluruh penyebab yang diperoleh, lalu disortis secara ilmiah untuk
memperoleh penyebab. Penyebab dominan / utama, penentuan penyebab dominan ini dimaksudkan untuk memperoleh penyebab yang akan diambil guna perencanaan perbaikan atau peningkatan kualitas (Dorothea, Wahyu Ariani.).
3. Mencari Penyebab
Langkah ketiga adalah melakukan identifikasi terhadap segala penyebab yang mungkin dan dipilih beberapa yang besar pengaruhnya terhadap masalah yang dibahas. Untuk melakukan analisis sebab akibat ini dapat digunakan beberapa alat bantu seperti : Diagram Fishbone Chart. (
www.management-improvement.blogspot.com)
4. Membuat Rencana Perbaikan
Setelah diketahui akar penyebabnya maka dengan demikian solusinya dapat direncanakan dengan langsung membalik akar penyebab tersebut. Untuk memudahkan perbaikan akar penyebab dituangkan dalam satu model matriks untuk perencanaan perbaikan seperti tabel berikut ini.
Tabel 2.1 Matrik Rencana Perbaikan 5W+1H No (1) Penyebab dominan (2) Why kenapa (3) What apa (4) Where dimana (5) When Kapan (6) Who Siapa (7) How Bagaimana (8) 1 2 3 4 Keterangan :
Why ialah alasan “ Mengapa diperlukan perbaikan terhadap penyebab What ialah “ Apa rencana perbaikan untuk mencapai kondisi di (3)” Where ialah “Lokasi yang tepat untuk melaksanakan perbaikan”
When ialah “Alokasi waktu yang diperkirakan untuk perbaikan”
Who ialah “ Anggota tim yang melaksanakan perbaikan memperoleh data hasil perbaikan dan melaporkan kemajuan perbaikan” .
How ialah “ metode untuk memperbaiki faktor penyebab utama (2)” .
Selanjutnya dengan teknik brainstorming para anggota tim GKM bersama-sama mengisi semua kolom dan untuk How, berusaha mencari berbagai alternatif metode yang memilih yang paling tepat. Dalam hal ini sebaiknya melibatkan pula para karyawan yang akan memakai solusi tersebut untuk memperoleh input yang konstruktif. Di samping itu, untuk mengarahkan rencana perbaikan yang jelas perlu menentukan target dan kriteria sebagai berikut :
1. Mencari tingkat perbaikan mutu yang diharapkan, bila semua penyebab utama dapat dipecahkan.
2. Mencapai tingkat keterampilan yang diharapkan dari tim GKM 3. Benchmarking ke pesaing / GKM yang melakukan proses yang lama
Target ini dapat dinyatakan dengan prosentase atau satuan / unit yang spesifik sesuai dengan karakteristik masalah yang diperbaiki. Untuk hal ini perlu dibuat matriks rencana pencapaian target (Dorothea, Wahyu Ariani.).
5. Melaksanakan Rencana Perbaikan
Berikut ini beberapa hal penting mesti diperhatikan dalam melaksanakan rencana perbaikan, diantaranya :
1. Jadikan table 5W+1H hasil dari langkah 4 diatas sebagai pegangan untuk monitoring
2. Atasi hambatan yang muncul di lapangan, bila perlu konsultasi dengan atasan
3. Catat semua kejadian selama pelaksanaan perbaikan
4. Adakan pertemuan evaluasi secara teratur, untuk memastikan bahwa semua rencana secara konsisten
Apabila semua rencana pada langkah 4 dilakukan dengan benar maka 50% dari implementasi perbaikan dapat dikatakan sudah “ditangan” . namun demikian tidak menutup kemungkinan masih terjadinya kesalahan akibat faktor manusia, proses atau teknis. Dari sini akan diperoleh trial & error check yang akan menjadi pelajaran yang berharga bagi anggota tim GKM untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan perbaikan, agar dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang sama pada proses perbaikan untuk masalah berikutnya.
Perlu ditekankan kembali disini bahwa penguasaan proses perbaikan yang benar adalah jauh lebih penting daripada hasil akhirnya. Artinya tim GKM harus berorientasi proses (task oriented) dan bukan berorientasi pada hasil akhir (result oriented) biasanya cenderung untuk mengambil tindakan “ potong jalan” karena ingin cepat memperoleh hasil dengan mengabaikan proses yang benar. Tindakan semacam ini tentu tidak akan memberikan pelajaran yang berharga bagi anggota tim maupun anggota baru berikutnya. Dalam implementasi rencana perbaikan perlu dilakukan heck point terhadap hal-hal sebagai berikut :
- Apakah karyawan yang akan memakai solusi terlibat dalam perencanaan solusi?
- Apakah dilakukan suatu ji coba solusi?
- Apakah umpan balik diperoleh dengan cepat ?
- Apakah ada efek sampingan yang lebih berat ketimbang keuntungan solusi? (Dorothea, Wahyu Ariani.).
6. Memeriksa Hasil Perbaikan
Setelah mengimplementasikan suatu solusi maka harus diperiksa apakah solusi tersebut memang memecahkan masalah atau mencapai target yang direncanakan. Misalnya, suatu grafik yang menunjukkan kerusakan menurun dalam suatu kurun waktu menunjukkan adanya perbaikan. Pemeriksaan hasil perbaikan dapat pula dilakukan dengan cara membandingkan hasil yang dicapai setelah perbaikan dengan hasil sebelum perbaikan. Dalam membandingkan tentu harus menggunakan cara pengukuran yang sama, sehingga hasilnya dapat jelas terlihat apakah ada perbaikan atau tidak.
Evaluasi hasil ini sangat penting untuk mengetahui apakah masalah sudah diatasi target tercapai, penuh atau parsial, dan mengapa hal tersebut bisa terjadi. Bila target secara persial, apakah harus revisi ulang rencana perbaikan? Hal ini tentu saja harus dicek ulang dandddiperbaiki lagi diperbaiki lagi. bila target memang tercapai, apakah penentuan target sudah benar, artinya tidak terlalu rendah? Adapun alat bantu yang mungkin dapat digunakan dalam pemeriksaan hasil implementasi rencana perbaikan antara lain : lembar periksa dan diagram pareto. Seluruh kegiatan evaluasi di atas
dibutuhkan dan disampaikan kepada manajemen puncak untuk disetujui. Setelah manajemen dan tim bertanggung jawab untuk mengimplementasikan serta pemakaiannya (Dorothea, Wahyu Ariani.).
7. Membuat Standar isasi
Setelah perbaikan diuji coba dan tidak menimbulkan efek samping yang berarti maka perlu membuat standarisasi.
- Untuk proses dalam bentuk prosedur tetap / SOP baru - Untuk kualitas dalam bentuk standar spesifikasi baru
- Untuk hasil-hasil akhir dalam bentuk performance yang baru
Buatlah sebuah pemberitahuan resmi kepada semua bagian terkait ditanda tangani oleh atasan anda agar cara-cara perbaikan yang telah dilaksanakan menjadi standar kerja baru untuk mencapai hasil kerja yang dikehendaki. Jadikan pencapaian perbaikan ini sebagai standar minimal yang harus dipertahankan (Dorothea, Wahyu Ariani.).
8. Menentukan Masalah Berikutnya
Pada langkah kedelapan ini ada dua penting yaitu : pertama, lakukan refleksi atas pengalaman yang diperoleh dari langkah 1 s/d ke 7 , apa saja yang tidak berjalan lancar dari setiap langkah tersebut. Apa saja kesalahan yang terjadi dan apa sebab bisa terjadi, bagaimana dicari jalan keluar, bagaimana kerja sama tim mengatasi masalah-masalah tersebut atau konflik yang terjadi secara intern. Bagaimana tingkat kesulitan yang dihadapi dan keterampilan tim GKM saat itu. Bagaimana fasilitator telah / kurang membantu / membimbing dalam identifikasi masalah serta meningkatkan motivasi tim, dan akhirnya
apakah tim GKM telah memperoleh pengalaman yang berharga sehingga lebih matang dan siap untuk menghadapi tantangan masalah yang jauh lebih sulit.
Kedua, tim GKM menentukan tema masalah baru atau berikutnya melalui suatu perencanaan yang matang sesuai dengan prinsip “continuous
improvement”. Perencanaan ini tentu harus konsisten dengan rencana
perusahaan jangka panjang yang memfokuskan pada kepuasan konsumen dan strategi marketing, terutama untuk pengembangan produk / jasa baru dalam rangka mengatasi persaingan ketat di pasar (Dorothea, Wahyu Ariani.).