BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
2. Departemen Audit Internal Perusahaan
Departemen audit internal PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang selanjutnya akan dibahas dalam bab ini disebut dengan Satuan Pengawasan Intern (SPI). Setiap Badan Usaha Milik Negara (BUMN) membentuk Satuan Pengawasan Internal (SPI) yang merupakan aparat pengawasan intern perusahaan yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Pembentukan organ pendukung Direksi ini untuk memastikan bahwa sistem pengendalian internal telah andal. Keberadaan SPI ini adalah untuk membantu Direksi BUMN dalam upaya mencapai kinerja perusahaan yang optimal.
Satuan Pengawasan Intern (SPI) adalah aparat pengawasan intern yang berperan tidak saja membantu manajemen dalam menjalankan fungsi pengawasan tetapi juga merupakan mitra strategis bagi manajemen dalam rangka penerapan sistem pengendalian intern (internal control system), manajemen resiko (risk management) dan penerapan Good Corporate Governance (GCG).
b. Landasan Pembentukan SPI
1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMN bahwa:
a. Pada setiap BUMN membentuk Satuan Pengawasan Intern yang merupakan aparat pengawas internal perusahaan yang dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggungjawab kepada Direktur Utama.
b. Atas permintaan tertulis Komisaris/Dewan pengawas, Direksi memberikan keterangan hasil pemeriksaan atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Intern.
c. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Pengawasan Intern.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1983 pasal 45, bahwa pada setiap BUMN dibentuk Satuan Pengawasan Intern yang merupakan aparatur pengawasan internal perusahaan. Satuan Pengawasan Intern dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang perusahaan perseroan, bahwa:
a. Pada setiap perseroan dibentuk Satuan Pengawasan Intern.
b. Satuan Pengawasan Intern dipimpin oleh kepala yang bertanggungjawab kepada Direktur Utama.
c. Satuan Pengawasan Intern bertugas membantu Direktur Utama dalam melaksanakan audit keuangan dan operasional serta menilai pengendalian, pengelolaan, pelaksanaannya dan memberikan saran-saran perbaikan.
d. Direktur Utama memberikan keterangan mengenai hasil audit atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Intern kepada Komisaris, atas permintaan tertulis dari Komisaris.
e. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil audit yang dibuat oleh Bagian Satuan Pengawasan Intern.
4. Hal ini ditegaskan lagi melalui SK Menteri BUMN Nomor : KEP-117/M-MBU/2002 tanggal 1 Agustus 2002, pasal 22 (ayat 1) yang menyebutkan bahwa “ Direksi harus menetapkan suatu sistem pengendalian internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset BUMN.“
c. Visi dan Misi SPI PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Visi Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah: Terwujudnya profesionalisme Satuan Pengawasan Intern berdasarkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik dalam mendukung peningkatan kinerja PT Perkebunan Nusantara III (Persero).
Dengan misi :
1. Menjadi mitra strategis manajemen dalam memberikan nilai tambah pada proses bisnis perusahaan.
2. Membantu manajemen mendapatkan penilaian yang obyektif dan berkualitas terhadap pelaksanaan kegiatan perusahaan.
3. Mendorong manajemen meningkatkan penerapan prinsip tata kelola perusahaan yang baik (GCG).
d. Fungsi dan Ruang Lingkup SPI
Dalam melaksanakan tugasnya Satuan Pengawasan Intern menjalankan fungsi sebagai berikut:
1. Memastikan bahwa sistem pengendalian internal perusahaan telah memadai dan berjalan sesuai dengan ketentuan.
2. Merupakan mitra dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasi atas hasil audit yang dilakukannya.
3. Merupakan konsultan peningkatan penerapan manajemen resiko dan prinsip-prinsip Good Coorporate Governance.
Tidak terdapat batasan ruang lingkup tugas Satuan Pengawasan Intern. Anggota-anggota Satuan Pengawasan Intern yang melaksanakan tugas audit internal berhak menerima informasi atau penjelasan apa saja yang mereka anggap perlu guna memenuhi tanggung jawabnya.
Tugas Satuan Pengawasan Intern antara lain:
1. Evaluasi sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen guna memastikan kecukupan sistem pengendalian intern dan kepatuhan terhadap kebijakan,
rencana, prosedur, hukum dan peraturan perundang-undangan yang mempunyai dampak signifikan pada kegiatan operasi perusahaan
2. Evaluasi cara pengamanan aset dan melakukan verifikasi atas keberadaan aset;
3. Evaluasi operasi atau program untuk memastikan apakah hasilnya sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan dan apakah operasi atau program dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan;
4. Evaluasi kehandalan dan integritas informasi keuangan dan informasi operasi dan cara yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur dan mengklasifikasi serta melaporkan informasi tersebut.
5. Melakukan pengkajian dan pengelolaan manajemen risiko melalui identifikasi, analisis, penilaian, dan pengelolaan risiko usaha yang relevan.
6. Memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses
governance (tata kelola) mencakup evaluasi rancangan dan implementasi.
7. Memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil audit, termasuk hasil audit yang dilakukan oleh auditor eksternal.
Satuan Pengawasan Intern dapat memberikan masukan dalam penyusunan laporan keuangan, penyusunan sistem dan prosedur, pengembangan teknologi informasi dan kegiatan lainnya namun tidak merubah atau mengurangi tanggung jawab manajemen.
Ruang lingkup tugas SPI melaksanakan pengawasan secara optimal sehingga perusahaan mengarah pada “zero fraud”, mencakup;
1. Audit atas keuangan dan ketaatan pada peraturan perundang-undangan. Audit ini mencakup audit transaksi, perkiraan, kegiatan fungsi dan pertanggung-jawaban keuangan untuk menentukan apakah :
a. Unit kerja telah melaksanakan kegiatan pengendalian yang berhasil.
b. Unit kerja telah melaksanakan pencatatan dengan tepat atas sumber daya, kewajiban dan operasi perusahaan.
c. Laporan manajemen memuat data yang teliti, lengkap, dapat dipercaya dan bermanfaat serta disajikan secara layak.
d. Unit kerja telah mentaati peraturan perundang-undangan, kebijakan dan arahan Direksi serta instruksi kerja.
2. Penilaian tentang daya guna dan kehematan dalam penggunaan sarana yang tersedia. Penilaian ini bertujuan untuk menentukan apakah unit kerja yang diaudit telah mengelola atau menggunakan sumber daya seperti uang, peralatan, barang, personalia dan sebagainya, yang tersedia secara berdaya guna dan hemat.
3. Penilaian tentang hasil guna atau manfaat yang direncanakan dari suatu kegiatan atau program. Penilaian ini meliputi apakah hasil atau manfaat yang dicapai
sampai saat audit dari program atau kegiatan yang ditetapkan telah dilaksanakan secara berhasil dan berdaya guna, dengan mempertimbangkan:
a. Kewajaran kriteria yang digunakan.
b. Ketepatan metode pelaksanaan yang digunakan.
c. Ketelitian dan kehandalan pelaksanaan prosedur.
d. Hasil yang dicapai.
e. Hambatan yang menyebabkan belum tercapainya suatu kegiatan atau program.
4. Pencegahan dan pendeteksian kecurangan.
SPI berkualifikasi untuk membantu manajemen dalam mengidentifikasi risiko kecurangan/penipuan, dan dapat membantu manajemen dalam merancang pengendalian yang tepat dalam rangka meminimalkan risiko.
e. Kedudukan dan Peran SPI.
Sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor : 3.00/SKPTS/R/03/2005 tanggal 15 Desember 2005 tentang revisi Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III (Persero), bahwa kedudukan Satuan Pengawasan Intern berada dan bertanggung jawab langsung di bawah Direktur Utama. Sesuai dengan kedudukannya, Satuan Pengawasan Intern independen terhadap bagian dan unit lainya. Independensi Satuan Pengawasan Intern dijamin oleh:
1. Adanya tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
2. Adanya kewenangan yang jelas bahwa Satuan Pengawasan Intern mempunyai akses terhadap seluruh bagian dan unit-unit lainnya, catatan dan dokumentasi, sumberdaya perusahaan termasuk sumberdaya manusia dalam rangka mendapatkan informasi untuk kepentingan pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Intern.
3. Tidak terlibat dalam aktivitas sehari-hari atau bertanggung jawab langsung atau memiliki kewenangan operasional terhadap kegiatan unit kerja yang diaudit oleh Satuan Pengawasan Intern.
4. Tidak diberikannya tanggung jawab penuh dalam pengembangan suatu sistem baru, kecuali memberikan pendapatnya atas metode dan standar pengendalian dari sistem baru tersebut.
Sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor 3.00/SKPTS/R/01/2005 tanggal 8 Desember 2005 Satuan Pengawasan Intern dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi 2 (dua) orang Pengawas Wilayah I dan II.
Untuk mendukung kedudukan dan fungsi pengawasan dalam perusahaan, Satuan Pengawasan Intern memiliki peran audit (audit roles) sebagai berikut:
a. Catalisator, yaitu auditor SPI berperan sebagai katalis dalam pelaksanaan audit dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
b. Consultant, yaitu auditor SPI dalam melakukan audit tidak hanya mengawasi ketaatan terhadap peraturan, tetapi menggali informasi dari auditan untuk mencari penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan sehingga auditor SPI dapat membantu auditan memberi solusi berupa saran dan rekomendasi audit yang dituangkan dalam Laporan Hasil Audit.
c. Watchdog, yaitu auditor SPI dalam melakukan audit berperan membantu manajemen mengawasi kepatuhan auditan terhadap aturan yang telah ditetapkan.
f. Wewenang dan Tanggung Jawab SPI 1. Wewenang
Satuan Pengawasan Intern mempunyai akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, personil dan fisik kekayaan perusahaan di seluruh bagian dan unit lainnya untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.
2. Tanggung Jawab
Dalam pelaksanaan tugasnya Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab memberikan analisa, penilaian, rekomendasi, konsultasi dan informasi mengenai aktivitas yang diaudit sesuai dengan yang disyaratkan oleh Kode Etik dan Standar Profesi Internal Audit. Tanggu ng jawab dari Satuan Pengawasan Intern termasuk:
b. Menyusun pedoman, mekanisme kerja Satuan Pengawasan Intern dan prosedur audit yang berbasis risiko.
c. Melaksanakan rencana kerja audit tahunan termasuk penugasan khusus/investigasi dari Direktur Utama.
d. Menjaga integritas dan obyektivitas serta bertindak secara profesional seperti yang dipersyaratkan dalam Standar Profesi Audit Internal (SPAI) termasuk menjamin tidak terdapat benturan kepentingan anggota Satuan Pengawasan Intern dengan auditan/kegiatan yang diaudit.
g. Laporan Hasil Audit
Laporan hasil audit adalah alat formal untuk memberitahukan kepada manajemen
mengenai pendapat auditor atas kinerja manajemen, profil risiko, dan internal control pada aktivitas bisnis. Laporan audit juga perlu menggambarkan aspek-aspek positif dari yang diaudit. Dalam penerbitan laporan ada tiga jenis, yaitu laporan audit rutin, laporan audit khusus, dan laporan serah terima jabatan (sertijab). Laporan audit rutin berkaitan dengan audit rutin yang dilaksanakan 2 kali atau 1 kali setahun untuk setiap objek yang audit, sedangkan laporan audit serah terima jabatan bersifat audit berdasarkan kondisi saat serah terima (bevending staf) terhadap beberapa hal yang dianggap perlu diketahui dan ditindaklanjuti oleh pejabat baru, sementara audit khusus adalah audit yang bersifat adanya indikasi korupsi atau penyalahgunaan wewenang.
Laporan hasil audit harus menyajikan hal-hal sebagai berikut :
1) Memuat temuan dan kesimpulan audit secara objektif serta rekomendasi tindak lanjut yang konstruktif. Temuan hasil audit tersebut harus memenuhi lima atribut temuan yaitu :
a) Kondisi, yaitu fakta atau kejadian penyimpangan yang terjadi.
a) Kriteria, yaitu kondisi atau kegiatan yang seharusnya berdasarkan peraturan atau standar yang ditetapkan.
b) Penyebab, yaitu hal yang menyebabkan kondisi tidak sesuai dengan kriteria.
c) Akibat, yaitu dampak yang terjadi yang disebabkan ketidaksesuaian antara kondisi dan kriteria.
d) Rekomendasi, yaitu saran yang dapat dan harus dilaksanakan untuk menghilangkan penyebab atau meminimalkan kerugian atau mengembalikan kondisi sesuai dengan kriteria.
2) Memuat hal-hal yang masih merupakan masalah yang belum dapat diselesaikan sampai dengan berakhirnya audit.
3) Dalam hal terdapat perbedaan antar Pimpinan Unit yang diperiksa dengan auditor atas temuan hasil audit, maka pendapat keduanya harus diungkapkan dalam laporan.
Dalam hal ini jika perlu, konsep laporan yang telah disusun dibicarakan lebih dahulu dengan Direksi sebelum laporan final diterbitkan. Laporan hasil audit disampaikan kepada Direksi dan Komisaris/Komite Audit jika ada permintaan tertulis dari Komisaris kepada Direksi. Berdasarkan laporan hasil audit yang disampaikan kepada Direksi, dibuat memo atau Surat Penugasan Temuan dan tindak lanjut yang harus dilakukan dan disampaikan kepada Pimpinan Unit yang diaudit bersama Laporan Hasil Audit.
Laporan hasil audit investigasi disusun dalam bentuk surat, apabila tidak terbukti adanya penyimpangan atau penyalahgunaan, tetapi apabila terbukti ada penyimpangan atau penyalahgunaan maka laporan disusun dalam bentuk Bab. Laporan dalam bentuk panjang (Bab) harus menyajikan dengan jelas jenis penyimpangan yang dilakukan, ketentuan yang dilanggar, modus operasiinya, jenis kerugian, unsur memperkaya diri sendiri atau orang lain dan karyawan yang terlibat serta tindak lanjut serta sanksi yang harus dikenakan.
Khusus untuk audit investigasi, laporan hasil audit tidak disampaikan kepada Pimpinan Unit yang diaudit, namun langsung disampaikan kepada Direktur Utama. Hasil penilaian manajemen resiko dan penerapan GCG dapat digabung dalam laporan hasil audit keuangan dan perasional dalam Bab sendiri, tergantung dari kebijakan yang telah ditetapkan. Jika penilaian atau evaluasi dilakukan secara menyeluruh dari kantor direksi sampai dengan kantor unit usaha dan mencakup seluruh aspek maka laporannya dibuat tersendiri.
Laporan harus menyajikan hal-hal yang sudah baik atau mendekati praktek yang baik dan juga memuat hal-hal yang memerlukan perbaikan disertai rekomendasinya. Laporan hasil penilaian atau evaluasi disampaikan kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Komite Audit jika diwajibkan.
B. Analisis Hasil Penelitian