System Flow Pengembalian Arsip
B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip System Flow Jadwal Retensi Arsip
3.3.5 Desain Interface a. Desain Form Login
Desain Form Login digunakan agar pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Pengguna melakukan login berdasarkan username dan password yang telah diberikan oleh admin, maka pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Berikut desain form login dapat dilihat pada gambar 3.34.
Gambar 3.34 Desain Form Login
Fungsi-fungsi objek dalam Desain form Login adalah sebagai berikurt : Tabel 3.19 Fungsi Objek Desain form login
Nama Objek Type Fungsi
Username Textbox Digunakan untuk mengisi username pengguna.
Password Textbox Digunakan untuk mengisi password pengguna.
Batal Button Digunakan untuk membersikan
username dan password pada textbox. Masuk Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk
ke dalam aplikasi.
b. Desain Form Utama (Home)
Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna melakukan proses login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.35.
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat Master
Home
Disposisi Arsip Jadwal Retensi Arsip
Manage User Laporan
User
Gambar 3.35 Desain Form Utama Fungsi-fungsi objek dalam desain form utama sebagai berikut :
Tabel 3.20 Fungsi Objek Desain form menu utama
Nama Objek Type Fungsi
Home MenuStip Digunakan untuk memanggil form halaman utama.
Master MenuStip Digunakan untuk memanggil form halaman master.
Surat MenuStip Digunakan untuk memasukan seluruh surat ke dalam form surat.
Disposisi Arsip MenuStip
Digunakan untuk mendisposisikan arsip surat kepada unit kerja dan pegawai yang bersangkutan.
Jadwal Retensi
Arsip MenuStrip
Digunakan untuk melakukan retensi arsip.
Manage User MenuStrip
Digunakan untuk menambahkan, memperbarui, atau menghapus pengguna pada aplikasi.
Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan. Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan
c. Desain Form Master
Pada aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar terdapat enam form master. Form master hanya dapat diakeses oleh admin, form ini digunakan admin untuk melakukan insert, update dan delete data master yang terdapat dalam database. Berikut desain form master dapat dilihat pada gambar 3.36.
Gambar 3.36 Desain Form Master 1. Desain Form Master Jabatan
Pada gambar 3.37 merupakan form master jabatan. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database jabatan.
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat Master
Home
Disposisi Arsip Jadwal Retensi Arsip Hak Akses Pengguna
Laporan
Master Pegawai Master Unit Kerja Master Jabatan
Master Jenis Surat Master Lokasi Master Media Master Jadwal Inaktif Master Jadwal Retensi
Form Master Jabatan
Jabatan Id Jabatan
No Kepala Disposisi aksi
Enter Text Cari Id Jabatan Jabatan Simpan Kepala Disposisi
Gambar 3.38 Desain Form Master Jabatan
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jabatan sebagai berikut : Tabel 3.21 Fungsi Objek Desain form master jabatan
Nama Objek Type Fungsi
Id jabatan Textbox Digunakan untuk menampilkan id Jabtan.
Jabatan Textbox Digunakan untuk mengisi data jabatan. Kepala Combobox Digunakan untuk memilih kepala pada
jabatan yang dipilih
Dispoisis Combobox Digunakan untuk memberi akses disposisi surat
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jabatan ke dalam database.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item jabatan yang terdapat pada database jabatan.
Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu data jabatan.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data jabatan.
2. Desain Form Master Unit Kerja
Pada gambar 3.38 merupakan form master unit kerja. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database unit kerja.
Gambar 3.38 Desain Form Master Unit Kerja
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit kerja sebagai berikut : Tabel 3.22 Fungsi Objek Desain form master unit kerja
Nama Objek Type Fungsi
Id unit kerja Textbox Digunakan untuk menampilkan id unit kerja.
Unit Kerja Textbox Digunakan untuk mengisi data unit kerja.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data unit kerja ke dalam database.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item unit kerja yang terdapat pada database unit kerja.
Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu data unit kerja.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu
Form Master Unit Kerja
Unit Keja Id JunitKerja No Enter Text Cari Id unit Kerja Unit Kerja Simpan
Nama Objek Type Fungsi data unit kerja.
3. Desain Form Master Pegawai
Pada gambar 3.39 merupakan form master pegawai. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database pegawai.
Gambar 3.39 Desain Form Master Pegawai
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit pegawai sebagai berikut : Tabel 3.23 Fungsi Objek Desain form master pegawai
Nama Objek Type Fungsi
NIP Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor induk pegawai.
Nama Textbox Digunakan untuk mengisi nama
pegawai.
Tanggal lahir Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal lahir pegawai.
Tgl Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal
Form Master Pegawai
Jns Kel Nama
NIP Jabatan Unit Kerja Alamat Enter Text Cari Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text L/P Enter Text NIP Nama Simpan Tanggal Lahir Unit Kerja Jabatan Tgl Pengaangkatan Jenis Kelamin Alamat
Nama Objek Type Fungsi
Pengangkatan pengangkatan pegawai.
Jenis Kelamin Combobox Digunkan untuk memilih jenis kelamin pegawai
Unit kerja Combobox Digunakan untuk memilih unit kerja pegawai.
Jabatan Combobox Digunkan untuk memilih jabatan pegawai.
Alamat Textarea Digunkan untuk mengisi alamat pegawai Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
pegawai ke dalam database pegawai.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item karywan yang terdapat pada database pegawai.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data pegawai.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data pegawai.
4. Desain Form Jenis Surat
Pada gambar 3.40 merupakan form master jenis surat. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.
Gambar 3.40 Desain Form Master Jenis Surat
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jenis surat sebagai berikut : Tabel 3.24 Fungsi Objek Desain form master jenis surat
Nama Objek Type Fungsi
Id jenis surat Textbox Digunakan menampilkan id jenis surat. Jenis surat Textbox Digunakan untuk mengisi nama jenis
surat.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jenis surat ke dalam database jenis surat.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data jenis surat.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data surat.
Form Master Jenis Surat
Jenis Surat Id Jenis Surat No Enter Text Cari Id Jenis Surat Jenis Surat Simpan
5. Desain Form Lokasi
Pada gambar 3.41 merupakan form master lokasi. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data lokasi yang terdapat pada database lokasi.
Gambar 3.41 Desain Form Master Lokasi
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master lokasi sebagai berikut : Tabel 3.25 Fungsi Objek Desain form master lokasi
Nama Objek Type Fungsi
Id lokasi Textbox Digunakan menampilkan id lokasi. Lokasi Textbox Digunakan untuk mengisi nama lokasi. Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data lokasi
ke dalam database lokasi.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item lokasi yang terdapat pada database lokasi.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data lokasi.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data lokasi.
Form Master Lokasi
Lokasi Id Lokasi No Enter Text Cari Id Lokasi Lokasi Simpan
6. Desain Form Media
Pada gambar 3.42 merupakan form master media. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data media yang terdapat pada database media.
Gambar 3.42 Desain Form Master Media
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master media sebagai berikut : Tabel 3.26 Fungsi Objek Desain form master media
Nama Objek Type Fungsi
Id media Textbox Digunakan menampilkan id media. media Textbox Digunakan untuk mengisi nama media. Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data media
ke dalam database media.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item media yang terdapat pada database media.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data media.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data media.
Form Master Media
Media Id Media No Enter Text Cari Id Media Media Simpan
7. Desain Form Jadwal Inaktif Arsip
Pada gambar 3.43 merupakan form jadwal inaktif arsip. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jadwal inaktif arsip yang terdapat pada database jadwal inaktif arsip.
Gambar 3.43 Desain Form Jadwal Inaktif Arsip
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip sebagai berikut :
Tabel 3.27 Fungsi Objek Desain form inaktif arsip
Nama Objek Type Fungsi
Id Inaktif arsip Textbox Digunakan menampilkan id inaktif arsip. Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat. Lama inaktif Textbox Digunakan untuk mengisi lama inaktif
arsip (tahun).
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item media yang terdapat pada database media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jadwal inaktif arsip.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data jadwal inaktif arsip.
Form Master Jadwal Inaktif Arsip
Lama Retensi Jenis Surat No Enter Text Cari Id Inaktif Arsip Jenis Surat Simpan Lama Inaktif
Nama Objek Type Fungsi
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data jadwal inaktif arsip.
8. Desain Form Jadwal Retensi Arsip
Pada gambar 3.44 merupakan form jadwal retensi arsip. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jadwal retensi arsip yang terdapat pada database jadwal retensi arsip.
Gambar 3.44 Desain Form Jadwal Retensi Arsip
Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip sebagai berikut :
Tabel 3.28 Fungsi Objek Desain form retensi arsip
Nama Objek Type Fungsi
Id retensi arsip Textbox Digunakan menampilkan id retensi arsip. Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat. Lama retensi Textbox Digunakan untuk mengisi lama retensi
arsip (tahun).
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item media yang terdapat pada database media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data
Form Master Jadwal Retensi Arsip
Lama Retensi Jenis Surat No Enter Text Cari Id Retensi Arsip Jenis Surat Simpan Lama Retensi
Nama Objek Type Fungsi pengaturan retensi arsip.
update Icon Digunakan untuk memperbarui data pengaturan retensi arsip.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data pengturan retensi arsip.
d. Desain Form Pengaturan Pengguna
Pada gambar 3.45 merupakan form penggaturan pengguna. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data pengguna yang terdapat pada database pengguna.
Gambar 3.45 Desain Form Pengaturan Pengguna
Fungsi-fungsi objek dalam desain form penggaturan pengguna sebagai berikut :
Tabel 3.29 Fungsi Objek Desain form pengaturan pengguna
Nama Objek Type Fungsi
Id Textbox Digunakan menampilkan id pengguna. Email Textbox Digunakan untuk mengisi alamat email
pengguna.
Form Pengaturan Pengguna
Email Id No Password NIP Enter Text Cari Enter Text Id Email Simpan Password NIP Hak Akses
Nama Objek Type Fungsi
Password Textbox Digunakan untuk mengisi password pengguna.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item media yang terdapat pada database media.
NIP Combobox Digunakan untuk memilih NIP pegawai dari tabel pegawai.
Previlage Combobox Digunakan admin untuk memberi hak akses kepada pengguna.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data pengguna ke dalam database pengguna. Update Icon Digunakan untuk memperbarui data
pengguna.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus data pengguna.
e. Desain Form Arsip
Pada gambar 3.46 merupakan desain form arsip. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menginputkan arsip ke dalam aplikasi dan melakukan peminjaman serta pengembalian arsip.
Gambar 3.46 Desain Form Arsip
Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Arsip Master Home
Disposisi Arsip Jadwal Retensi Arsip
Manage User Laporan Peminjaman Surat Keluar Surat Masuk Penggembalian
Lihat Data Surat Masuk Surat Masuk
Lihat Data Surat Keluar Surat Keluar
History Peminjaman Konfirmasi Peminjaman Peminjaman Arsip
1. Desain Form Surat Masuk
Pada gambar 3.47 merupakan desain form surat masuk. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menginputkan surat masuk ke dalam aplikasi.
Gambar 3.47 Desain Form Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut : Tabel 3.30 Fungsi Objek Desain form surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.
Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop surat masuk.
Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat. Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang
tertera pada surat.
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang tertera pada surat.
Pengirim Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim surat.
Form Surat Masuk
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Id Surat Judul Kop Surat Plih File Nomor Surat Tanggal Surat Perihal Surat Kepada Asal Instansi Tanggal Masuk Surat Unggah Surat Jenis Surat Masa Retensi Lokasi Penyimpanan Keterangan Simpan Lihat Data >> Tahun Masa Inaktif Tahun
Nama Objek Type Fungsi
Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi surat.
Balasan Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor surat yang akan dibalas.
Tanggal masuk
surat Textbox
Digunakan untuk mengisi tanggal masuk surat.
Upload Button Digunakan untuk mengunggah file surat masuk.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat. Masa inaktif Textbox Menampilkan masa inaktif surat. Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi arsip. Lokasi
penyimpanan Combobox
Digunakan untuk memilih loksi penyimpanan arsip surat masuk.
keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan surat masuk.
Lihat data Hyperlink
Digunakan untuk menampilkan data arsip surat masuk yang ada di database surat masuk.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data arsip surat masuk ke dalam database surat masuk.
2. Desain Form Lihat Surat Masuk
Pada gambar 3.48 merupakan desain form lihat surat masuk. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin melihat surat masuk di dalam database surat masuk.
Gambar 3.48 Desain Form Lihat Surat Masuk Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut :
Tabel 3.31 Fungsi Objek Desain form lihat surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Kembali ke isi
data Hyperlink
Digunakan kembali ke form surat masuk untuk mengisi data kembali.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item surat masuk yang terdapat pada database surat masuk.
View Icon Digunakan untuk melihat detil arsip.
update Icon
Digunakan untuk memperbarui salah satu data surat masuk akan berpindah ke form ubah surat masuk.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data surat masuk .
3. Desain Form detil Surat Masuk
Pada gambar 3.49 merupakan desain form detil surat masuk. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin melihat detil surat masuk di dalam database surat masuk.
Lihat Arsip Masuk
Tgl Surat Masuk Id Surat Masuk
No Tanggal Surat Perihal Asal Instansi Satus Disposisi Option Cari
Kembali ke Isi Data >>
Gambar 3.49 Desain Form Detil Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat masuk sebagai berikut : Tabel 3.32 Fungsi Objek Desain form detil surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Lihat arsip Button
Digunakan untuk melihat arsip surat yang telah diunggah berupa file .Pdf, .Doc, Png, .Jpeg.
4. Desain Form Ubah Surat Masuk
Pada gambar 3.50 merupakan desain form ubah surat masuk. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin merubah surat masuk di dalam database surat masuk.
Form Detil Surat Masuk
Id Surat Judul Kop Surat Lihat Arsip Nomor Surat Tanggal Surat Perihal Surat Kepada Asal Instansi Tanggal Masuk Surat Jenis Surat Masa Retensi Lokasi Penyimpanan Keterangan Tahun Masa Inaktif Tahun
Gambar 3.50 Desain Form Ubah Surat Masuk
Fungsi-fungsi objek dalam desain form ubah surat masuk sebagai berikut : Tabel 3.33 Fungsi Objek Desain form ubah surat masuk
Nama Objek Type Fungsi
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data surat masuk yang telah diubah.
Pilih file Button Digunakan untuk mengunggah file dalam bentuk .Pdf.
Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.
Form Surat Masuk
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Id Surat Judul Kop Surat Plih File Nomor Surat Tanggal Surat Perihal Surat Kepada Asal Instansi Tanggal Masuk Surat Unggah Surat Jenis Surat Masa Retensi Lokasi Penyimpanan Keterangan Simpan Tahun Masa Inaktif Tahun
5. Desain Form Usulan Surat Keluar
Pada gambar 3.51 merupakan desain form pengajuan surat keluar. Form ini berfungsi untuk pengguana apabila ingin mengajukan usulan surat keluar.
Gambar 3.51 Desain Form Usulan Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form usulan surat keluar sebagai berikut : Tabel 3.34 Fungsi Objek Desain form usulan surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.
Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop surat masuk.
Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat. Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang
tertera pada surat.
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang tertera pada surat.
Kepada Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim
Form Usulan Surat Keluar
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Id Surat
Judul Kop Surat
Plih File Nomor Surat Tanggal Surat Perihal Surat Kepada Asal Instansi Unggah Surat Jenis Surat Keterangan Simpan Status surat Masa Retensi Kirim Via Masa Inaktif
Nama Objek Type Fungsi surat.
Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi surat.
Status surat Textbox Digunakan untuk mengisi status surat. Upload Button Digunakan untuk mengunggah file
usulan surat keluar.
Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat. Masa inaktif Tetxtbox Menampilkan masa inaktif surat Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi surat
keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan surat masuk.
Lihat data Hyperlink
Digunakan untuk menampilkan data arsip surat keluar yang ada di database surat keluar.
Simpan Button
Digunakan untuk menyimpan data arsip surat masuk ke dalam database surat keluar.
6. Desain Form Approval Surat Keluar
Pada gambar 3.52 merupakan desain form approval surat keluar. Form ini berfungsi untuk pengguana apabila ingin menyetujui usulan surat keluar.
Gambar 3.52 Desain Form Approval Surat Keluar
Form Approval Ususlan Surat Keluar
Kepada Id Surat
No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action Cari
12345
Tabel 3.35 Fungsi Objek Desain form approval surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat keluar.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item usulan surat keluar yang terdapat pada database surat keluar.
Setuju Icon Digunakan untuk menyetujui usulan surat keluar.
Tidak setuju Icon Digunakan untuk menolak usulan surat keluar
7. Desain Form Cetak Surat Keluar
Pada gambar 3.53 merupakan desain form cetak surat keluar. Form ini berfungsi untuk pengguana apabila ingin mencetak usulan surat keluar untuk dilegalisasi dengan tanda tanggan dan stamp.
Gambar 3.53 Desain Form Cetak Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form cetak surat keluar sebagai berikut :
Form Cetak Ususlan Surat Keluar
Kepada Id Surat
No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action
Cari
12345 1234567
Tabel 3.36 Fungsi Objek Desain form cetak surat keluar
Nama Objek Type Fungsi
No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat keluar.
Cari Textbox
Digunakan untuk mencari salah satu data item usulan surat keluar yang terdapat pada database surat keluar.
Cetak Icon Digunakan untuk mencetak usulan surat keluar.
8. Desain Form Surat Keluar
Pada gambar 3.54 merupakan desain form surat keluar. Form ini berfungsi untuk mencatat surat keluar yang telah dilegalisasi dengan tanda tanggan dan stamp.
Gambar 3.54 Desain Form Surat Keluar
Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat keluar sebagai berikut :
Form Surat Keluar
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Id Surat
Judul Kop Surat
Plih File Nomor Surat Tanggal Surat Perihal Surat Kepada Asal Instansi Unggah Surat Jenis Surat Keterangan Simpan Status surat Masa Retensi Kirim Via Masa Inaktif
Tabel 3.37 Fungsi Objek Desain form surat keluar
Nama Objek Type Fungsi