BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

(1)

41

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.

Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen (document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

(2)

3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk

Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk

Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1, proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :

(3)

a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani tanda terima surat.

b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum, sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.

c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat atau dokumen yang masuk

d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor

kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor. Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.

(4)

3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar

Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar

Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor, jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya pada Pelaksana :

(5)

a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah ditandatangani;

b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat keluar;

c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.

Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :

a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;

b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;

c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda tangan penerima;

(6)

3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat

Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat

Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :

a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja; b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai

dengan permohonan;

c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda. Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :

a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja; b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda; c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.

Penggandaan Surat dan Dokumen

Kasubbag Umum

Unit Kerja Pelaksana

D oc um en t Fl o w D ia gr am Mulai Melakukan permohonan penggandaan surat / dokumen Mencatat permohonan penggandaan Meminta Pelaksana untuk melakukan penggandaan Buku Agenda Penggandaan Surat Melakukan penggandaan surat Mencatat hasil penggandaan Surat hasil penggandaan Memeriksa surat hasil penggandaan Meminta Pelaksana untuk memberikan kepada Unit Kerja ybs

Surat hasil penggandaan Surat hasil penggandaan Selesai Sesuai? Ya Tidak

(7)

Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil penggandaan kepada unit yang bersangkutan.

3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif

Penataan Arsip Inaktif

Pelaksana Kasubbag Umum D oc um en t Fl o w D ia gr am Mulai Menugaskan pelaksanaan urusan arsip inaktif Arsip yang dipindahkan Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya Daftar Arsip Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Berita Acara Pemindahan Arsip Menandatangani Berita Acara Berita Acara ter-ttd Menugaskan penataan arsip Mengklasifikasikan, menyusun, dan menyimpan arsip Arsip Inaktif Selesai Sesuai? Ya Tidak

Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif

Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip

(8)

yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.

(9)

3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)

(10)

Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat, Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan pemusnahan arsip.

(11)

3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas)

Kasubbag Umum

Kepala Kantor Pelaksana Bendahara

D oc um en t Fl o w D ia gr am Mulai Menerima permohonan penerbitan ST / SPD Mendisposisikan permohonan Mendisposisikan permohonan Nota Permohonan Nota Permohonan Membuat konsep ST / SPD Konsep ST / SPD Memeriksa dan memaraf konsep ST / SPD Konsep ST / SPD Menandatangani konsep ST / SPD ST / SPD

ter-ttd Memberi _stempel

ST / SPD ter-ttd dan terstempel Melakukan proses selanjutnya yg diperlukan Selesai Sesuai? Ya Tidak

Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum, selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian

(12)

dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada KPKNL Bandung.

Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan

1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan arsip surat masuk dan surat keluar menjadi data digital. b. Mampu melakukan pendisposisian secara terkomputerisasi. c. Dapat mengetahui dimana arsip terdisposisi. d. Mampu menanggani peminjaman dan penggembalian arsip e. Dapat menentukan

jadwal retensi arsip f. Mampu merubah status

arsip

a. Data arsip digital b. History disposisi arsip c. Data arsip aktif dan inaktif d. Laporan surat masuk dan

surat keluar

e. Laporan disposisi surat f. Laporan peminjaman dan

pengembalian arsip g. Laporan arsip inaktif h. Laporan retensi arsip

2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses laporan surat masuk dan surat keluar perperiodik b. Dapat mengakses

laporan disposisi surat

a. Laporan surat masuk dan surat keluar

b. Laporan disposisi surat c. Laporan peminjaman dan

(13)

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan c. Dapat mengakses

laporan retensi arsip secara periodik d. Dapat mengakses

laporan peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik e. Dapat mengakses

laporan arsip inaktif f. Dapat mengakses

laporan retensi arsip

d. Laporan arsip inaktif e. Laporan retensi arsip

3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan peminjaman dan pengembalian arsip secara terkomputerisasi b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan c. Mampu melakukan

pendisposisian secara terkomputerisasi

a. History peminjaman dan penggembalian arsip b. History disposisi arsip

4 Pelaksana a. Mampu melakukan peminjaman dan pengembalian arsip b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan c. Mengetahui arsip apa

saja yang pernah didisposisikan d. Dapat melakukan

pembuatan draft surat keluar

a. History peminjaman dan penggembalian arsip b. History disposisi arsip

Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user

(14)

pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.

Server

Cloud

Sub Bagian Umum

Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana

Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem

3.3 Perancangan Sistem

Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD), enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.

(15)

3.3.1 Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok diagram dan system flow.

A. Blok Diagram

Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.

Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar, data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.

Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut, antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.

(16)

Diagram IPO Proses Input Ourput D ia gr am I PO Surat Masuk Pengarsipan Inaktif Retensi

Surat Keluar Pelaporan

Surat Masuk Pelaporan Inaktif Pelaporan Retensi Jenis Surat Pegawai Pengirim Surat (mail sender) Penerima Surat (mail receiver)

Jadwal Retensi Arsip (JRA) Disposisi Pelaporan Disposisi Peminjaman dan Pengembalian Pelaporan Peminjaman dan Pengembalian Pelaporan Surat Keluar

Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar B. System Flow

Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

(17)

B.1 System Flow Master Jabatan

System Flow Master Jabatan

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Jabatan Proses Pencatatan Data Jabatan Jabatan Proses Menampilkan Data Jabtan Displ ay Jabatan Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah Jabtan

Ubah Data Jabatan

Proses Ubah Jabatan Ya Hapus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Jabatan

Proses Hapus Jabatan Ya Displ ay Jabatan Displ ay Ubah Jabatan

Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan

Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(18)

B.2 System Flow Master Unit Kerja

System Flow Master Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mu lai

Mencatat Data Unit Kerja Proses Pencatatan Data Unit Kerj a Unit Kerja Proses Menampilka n Data Unit Kerja

Displ ay Unit Kerja Ubah? Menampilka n Da ta Ubah Unit Kerja

Ubah Data Unit Kerja

Proses Ubah Unit Kerja

Hapus

Tidak

Selesai Tidak

Pilih Data Unit Kerja Proses Hapus Unit Kerj a Ya Displ ay Unit Kerja Ya Displ ay Unit Kerja

Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja

Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(19)

B.3 System Flow Master Pegawai

System Flow Master Pegawai

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Pegawai Proses Pencatatan Data Pegawai Pegawai Proses Menampilkan Data Pegawai Displ ay Pegawai Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah Pegawai

Ubah Data Pegawai

Proses Ubah Pegawai Ya Hapus Tidak Selesai Tidak Pilih Data Pegawai Proses Hapus Data Pegawai Ya Displ ay Pegawai Displ ay Pegawai

Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai

Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(20)

B.4 System Flow Master Jenis Surat

System Flow Master Jenis Surat

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Jenis Surat Proses Pencatatan J enis Surat Jenis Surat Proses Menampilkan Da ta J enis Surat Displ ay Jenis Surat Ubah? Proses Menampilkan Da ta Ubah J enis Surat

Ubah Data Jenis Surat

Proses Ubah Jen is Surat Ya Hapus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Jenis Surat Proses Hapus Da ta J enis Surat Ya Displ ay Jenis Surat Displ ay Jenis Surat

Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat

Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(21)

B.5 System Flow Master Lokasi

System Flow Master Lokasi

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Lokas i Proses

Pencatatan Lokas i Lokas i

Proses Menampilkan Data Lokasi Displ ay Lokasi Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah Lokasi

Ubah Data Lokasi

Proses Ubah Lokasi Ya Hapus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Lokas i

Proses Hapus Data Lokasi Ya Displ ay Lokasi Displ ay Lokasi

Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(22)

B.6 System Flow Master Media

System Flow Master Media Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Media Proses Pencatatan Media Media Proses Menampilkan Data Medi a Displ ay Media Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah Medi a

Ubah Data Media

Proses Ubah Media Ya Hapus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Media

Proses Hapus Data Medi a Ya Displ ay Media Displ ay Media

Gambar 3.14 System Flow Master Media

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

(23)

ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi

System Flow Master Pengaturan Retensi

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Retensi Proses Penca tatan Retensi Retensi Proses Menampilkan Da ta R etens i Displ ay Retensi Ubah? Proses Menampilkan Da ta Ubah Retensi

Ubah Data Retensi Proses Uba h Retensi Ya Ha pus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Retensi

Proses Hapus Da ta R etens i Ya Displ ay Retensi Jenis Surat Displ ay Retensi

Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi

Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(24)

B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif

System Flow Master Pengaturan Inkatif

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Inaktif Proses Penca tatan Ina ktif Inaktif Proses Menampilkan Da ta Inaktif Displ ay Ina ktif Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah Inaktif

Ubah Data Inaktif

Proses Ubah Ina katif Ya Ha pus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Inaktif

Proses Hapus Da ta Inaktif Ya Displ ay Inaktif Jenis Surat Displ ay Ina ktif

Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif

Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(25)

B.9 System Flow Master Atur Pengguna

System Flow Master Atur Pengguna

Sub Bagian Umum

Ph as e Mulai Mencatat Data Pengguna Proses Pencatatan Pengguna Penggun a Proses Menampilkan Da ta Pengg una Displ ay Pengguna Ubah? Proses Menampilkan Da ta Pengg unga Ubah Data Pengguna Proses Ubah Inakatif Ya Hapus Tidak Selesai Tidak Pilih Data Pengguna Proses Hapus Da ta Pengg una Ya Displ ay Pengguna Pegawai Displ ay Pengguna

Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna

Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

(26)

B.10 System Flow Surat Masuk

System Flow Surat Masuk

Kepala Kantor

Sub Bagian Umum

P

ha

se

Mulai Surat Masuk Memberi ke Kepala Kantor untuk Memperoleh Tujuan Disposisi Surat Masuk Memberikan Tujuan Disposisi Proses Mencetak Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Selesai Laporan Surat Masuk Surat Masuk beserta tujuan disposisi Surat Masuk beserta tujuan disposisi Cetak? Tidak Surat Masuk Mencetak Laporan Surat Masuk Ya Mencatat Surat Masuk Proses Menyimpan Surat Masuk Display Surat Masuk

(27)

Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan kepada Kepala Kantor.

(28)

B.11 System Flow Disposisi

(29)

Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.

(30)

B.12 System Flow Surat Keluar

(31)

Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat keluar.

(32)

B.13 System Flow Arsip Inaktif

System Flow Arsip Inaktif

Kepala Kantor Sub Bagian Umum

P h as e Mulai Aktifkan Arsip? Proses Mengaktifkan Arsip Surat Simpan Arsip yang Diaktifkan Mencetak Laporan Arsip Inaktif Laporan Arsip Inaktif Laporan Arsip Inaktif Selesai Cetak? Tidak Tidak

Mencari arsip surat Inaktif

Proses Cari Arip Surat Inaktif

Memilih Arsip Yang Diaktifkan Inaktif Ya Surat Masuk Surat Keluar Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif Ya

Inaktif Display Arsip In

Aktif

Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif

Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan

(33)

kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya diberikan Kepala Kantor.

B.14 System Flow Peminjaman Arsip

System Flow Peminjaman Arsip

Peminjam Ph as e Konfirmasi Peminjaman Mencetak Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman Selesai Laporan Pemninjaman Cetak? Ya Mulai Proses Memilih Arsip Surat Yang akan Dipinjam

Proses Menentukan Tanggal Kembali dan

Keterangan Peminjaman Peminjaman Pengembalian Membuat Laporan Peminjaman Tidak Melakukan Peminjaman Memilih Arsip Dipinjam Menentukan Tanggal dan keterangan Surat Masuk Surat Keluar Peminja man Peminjaman Konfirmasi Peminjaman Membuat Laporan Peminjaman Peminjaman Display Peminjaman Display Konfirmasi Peminjaman

(34)

Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.

(35)

.15 System Flow Pengembalian Arsip

System Flow Pengembalian Arsip

Ph as e Mencetak Laporan Pengembalian Laporan Pengembalian Selesai Laporan Pengembalian Cetak? Proses Konfirmasi Pengembalian Tidak Melakukan Konfirmasi Pengembalian Peminja man Mencetak Laporan Ya Mulai Display Pengembalia n

(36)

Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima pengembalian arsip dari peminjam, kemudian melakukan konfirmasi pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala Kantor.

(37)

B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip

System Flow Jadwal Retensi Arsip

Ph as e Mulai Penghapusan Arsip Kadaluarsa Secara Otomatis Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa Laporan Arsip Kadaluarsa Laporan Arsip Kadaluarsa Selesai Mencari Arsip Surat Inaktif Melakukan Pengjapusan Arsip Kadaluarsa Mencari arsip surat

Inaktif Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa Retensi Display Jadwal Retensi Arsip

(38)

Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala Kantor.

3.3.2 Data Flow Diagram

Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan.

a. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini dapat dilihat pada Gambar 3.25

(39)

Data Jabatan Data Surat Masuk

Data Jenis Surat

Data Surat Aktif Data Surat Inaktif

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar

Laporan Retensi Arsip Laporan Peminjaman dan Pengembalian Arsip Data Pelaksana

Data Disposisi Data Peminjaman

Data Disposisi

Data Surat Keluar Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Data Disposisi Data Kepla Seksi

Data Peminjaman

Data Surat Masuk Data Surat Keluar

Laporan Disposisi Laporan Surat Inaktif Data Retensi Data Retensi Peminjaman Data Inaktif Data Inaktif 1

Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pelaksana

Sub Bagian Umum

Kepala Seksi

Kepala Kantor

Gambar 3.25 Context Diagram

b. Diagram Berjenjang.

Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data

(40)

transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian arsip, mengelola laporan pengembalian arsip, menegelola laporan arsip surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material ini dapat dilihat pada Gambar 3.26.

(41)

0

Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

1 Mengelola Data Master 2 Mengelola Data Transaksi 3 Mengelola Laporan 1.1 Mengelola Data Jabatan 1.2 Mengelola Data Unit Kerja 1.3 Mengola Data Pegawai 1.4 Mengelola Data Lokasi Surat 1.5 Mengelola Data Media Surat 1.6 Mengelola Data Jenis Surat 2.1 Mengelola Transaksi Surat Masuk dan Keluar 2.3 Mengelola Transaksi peminjaman Arsp 2.3.1 Meminjam Surat 2.3.3 Pengembalian Surat 2.4 Mengelola Transaksi Surat Inaktif 3.1 Mengelola Laporan Surat Masuk dan Keluar 3.2 Mengelola Laporan Disposisi Surat 3.3 Mengelola Laporan Pengembalian dan Peminjaman Arsip 2.2 Mengelola Transaksi Disposisi Surat 2.5 Mengelola Transaksi Jadwal Retensi Arsip 3.4 Mengelola Laporan Surat Inaktif 3.5 Mengelola Laporan Jadwal Retensi Arsip 1.7 Mengelola Data Inaktif Surat 1.8 Mengelola Data Retensi Surat 2.3.2 Perpanjangan Pinjam Surat 1.9 Mengelola Data Pengguna

(42)

c. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berdasarkan context diagram Gambar 3.25 maka dapat dirancang DFD Level 0 Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan keluar dapat dilihat pada Gambar 3.27.

d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master

Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada Gambar 3.28 terdapat delapan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, dan mengelola data retensi sura.

e. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Transaksi

Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.29 terdapat enam proses yaitu mengelola transaksi surat masuk dan surat keluar, mengelola transaksi disposisi surat, mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip.

(43)

D a ta P e g a w a i D a ta Ja b a ta n D a ta Ja b a ta n D a ta U n it K e rj a D a ta U n it K e rj a K a te g o ri S u ra t D a ta P e g a w a i D a ta L o ka si S u ra t D a ta L o ka si S u ra t D a ta M e d ia S u ra t D a ta M e d ia S u ra t D a ta Ja b a ta n D a ta P e g a w a i D a ta P e g a w a i D a ta Ja b a ta n D a ta P e g a w a i D a ta Ja b a ta n D a ta Ja b a ta n D a ta U n it K e rj a D a ta P e g a w a i D a ta L o ka si S u ra t D a ta M e d ia S u ra t D a ta S u ra t M a su k D a ta D is p o si si S u ra t D a ta S u ra t K e lu a r D a ta P e m in ja m a n D a ta I n a kt if D a ta R e te n si D a ta D is p o si si D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta P e m in ja m a n D a ta S u ra t M a su k D a ta D is p o si si D a ta S u ra t K e lu a r P e m in ja m a n D a ta S u ra t M a su k D a ta D is p o si si D a ta S u ra t K e lu a r D a ta P e m in ja m a n D a ta S u ra t M a su k D a ta D is p o si si D a ta S u ra t K e lu a r P e m in ja m a n L a p o ra n S u ra t M a su k L a p o ra n D is p o si si L a p o ra n S u ra t K e lu a r L a p o ra n I n a kt if L a p o ra n R e te n si L a p o ra n P e m in ja m a n d a n P e n g e m b a li a n D a ta Je n is S u ra t D a ta Je n is S u ra t D a ta I n a kt if D a ta I n a kt if D a ta R e te n si D a ta R e te n si D a ta I n a kt if D a ta R e te n si D a ta P e n g g u n a D a ta P e n g g u n a R iw a ya t In a kt if R iw a ya t R e te n si u p lo a d D a ta S u ra t D a ta S u ra t D a ta I n a kt if D a ta R e te n si S u b B a g ia n U m u m P e la ks a n a K e p a la S e ks i K e p a la K a n to r 1 .1 M e n g e lo la D a ta M a st e r 1 Ja b a ta n 2 U n it K e rj a 3 P e g a w a i 4 L o ka si 5 M e d ia 1 .2 M e n g e lo la D a ta T ra n sa ks i 8 S u ra t M a su k 9 S u ra t K e lu a r 10 D is p o si si 13 P e m in ja m a n 1 .3 M e n g e lo la L a p o ra n 6 Je n is S u ra t 7 P e n g a tu ra n I n a kt if 14 P e n g a tu ra n R e te n si 15 D a ta P e n g g u n a 16 u p lo a d 12 R iw a ya t In a kt if 17 R iw a ya t R e te n si 11 D a ta S u ra t Gambar 3.27 DFD Level 0

(44)

Data Pegawai

Data Jabatan

Data Unit Kerja

Data Inaktif

Data Lokasi Surat

Data Media Surat

Data Jenis Surat

Data Jenis Surat Data Pegawai Data Inaktif Data Retensi Data Retensi Data Pengguna Data Pengguna

Data Surat Data Surat

Sub Bagian Umum

1 Jabatan 2 Unit Kerja 3 Pegawai 4 Lokasi Surat 5 Media Surat 1.1.3 Mengelola Data Pegawai 1.1.1 Mengelola Data Jabatan 1.1.2 Mengelola Data Unit

Kerja

1.1.8 Pengaturan Inaktif Arsip

1.1.4 Lokasi Surat 1.1.5 Media Surat 1.1.6 Jenis Surat 6 Jenis Surat 7 Pengaturan Inaktif 14 Pengaturan Retensi 1.1.7 Pengaturan Retensi Arsip 15 Data Pengguna 1.1.9 Pengguna 11 Surat 1.1.10 Data Surat

(45)

D a ta Ja b a ta n D a ta U n it K e rj a D a ta P e g a w a i D a ta L o ka si S u ra t D a ta M e d ia S u ra t D a ta Je n is S u ra t D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t K e lu a r D a ta S u ra t M a su k D a ta D is p o si si D a ta D is p o si si D a ta D is p o si si D a ta D is p o si si D a ta D is p o si si D a ta D is p o si si D a ta P e m in ja m a n D a ta P e m in ja m a n D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r D a ta P e m in ja m a n D a ta P e m in ja m a n D a ta P e m in ja m a n D a ta P e m in ja m a n D a ta P e m in ja m a n D a ta I n a kt if D a ta Ja d w a l R e te n si D a ta I n a kt if D a ta R e te n si D a ta P e n g g u n a D a ta U p lo a d D a ta S u ra t D a ta I n a kt if D a ta I n a kt if D a ta R e te n si D a ta S u ra t M a su k D a ta S u ra t K e lu a r S u b B a g ia n U m u m K e p a la S e ks i P e la ks a n a 1 Ja b a ta n 2 U n it K e rj a 3 P e g a w a i 4 L o ka si S u ra t 5 M e d ia S u ra t 8 S u ra t M a su k 10 D is p o si si 9 S u ra t K e lu a r 13 P e m in ja m a n 6 Je n is S u ra t 1 .2 .1 M e n g e lo la T ra n sa ks i p e n g a rs ip a n S u ra t M a su k d a n S u ra t K e lu a r 1 .2 .2 M e n g e lo la T ra n sa ks i D is p o si si 1 .2 .3 M e n g e lo la T ra n sa ks i P e m in ja m a n 1 .2 .4 P ro se s T ra n sa ks i In a kt if 1 .2 .5 M e n g e lo la Ja d w a l R e te n si A rs ip 7 P e n g a tu ra n I n a kt if 14 P e n g a tu ra n R e te n si 15 D a ta P e n g g u n a 12 R iw a ya t In a kt if 17 R iw a ya t R e te n si 16 u p lo a d 11 D a ta S u ra t

(46)

f. DFD Level 1 Proses Mengelola Laporan

Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.30 terdapat enam proses yaitu mengelola laporan surat masuk, mengelola laporan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian surat, mengelola laporan penggandaan surat, mengelola laporan surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip.

Data Surat Masuk Laporan Surat Masuk

Laporan Disposis

Data Disposisi

Data Surat Keluar Laporan Surat Keluar

Laporan Arsip Inaktif

Laporan Retensi Arsip

Data Peminjaman Arsip Laporan Peminjaman dan Pengembalian Data Inaktif Data Retensi Kepala Kantor 8 Surat Masuk 10 Disposisi 9 Surat Keluar 13 Peminjaman 1.3.1 Mengelola Laporan Surat Masuk 1.3.2 Mengelola Laporan Disposisi 1.3.3 Mengelola Laporan Surat Keluar 1.3.4 Mengelola Laporan Inaktif 1.3.5 Mengelola Laporan Retensi 1.3.6 Mengelola Laporan Peminjaman 12 Riwayat Inaktif 17 Riwayat Retensi

(47)

g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip

DFD Level 2 pada gambar 3.31 terdapat tiga proses yaitu peminjaman surat, konfirmasi peminjaman, dan pengembalian.

Gambar 3.31 DFD Level 2 Peminjaman Arsip

3.3.3 Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.32 dan Physical Data Model (PDM) pada Gambar 3.33.

Data Peminjaman

Data Surat Masuk Data Surat Keluar

Data Peminjaman Data Peminjaman Data Knfirmasi Data Peminjaman Data Peminjaman Data Pengembalian Data Pengembalian Data Pengembalian

Data Pengembalian Sub Bagian

Umum Pelaksana Kepala Seksi 8 Surat Masuk 9 Surat Keluar 14 Peminjaman 1.2.3.1 Proses Meminjam Surat 1.2.3.2 Proses Konfirmasi Pinjaman 1.2.3.3 Proses Pengembalian Surat

(48)

a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh belas entity, yaitu entity Jabatan, entity unit kerja, entity pegawai, entity jenis surat, entity lokasi, entity media, entity jadwal inaktif, entity jadwal retensi, entity pengguna, entity surat, entity arsip masuk, entity arsip keluar, entity peminjaman, entity penggandaan, entity disposisi, entity riwayat inaktif, entity riwayat retensi, dan entity upload. CDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.32.

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) menghasilkan tujuh belas tabel, yaitu tabel Jabatan, tabel unit kerja, tabel pegawai, tabel jenis surat, tabel lokasi, tabel media, tabel jadwal inaktif, tabel jadwal retensi, tabel pengguna, tabel surat, tabel arsip masuk, tabel arsip keluar, tabel peminjaman, tabel disposisi, tabel riwayat inaktif, tabel riwayat retensi, dan tabel upload. PDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.33.

(49)

M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i M e m p u n ya i U n it K e rj a # o id _ u n it n a m a In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) Je n is S u ra t # o id _ je n is n a m a In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) P e g a w a i # o o o n ip _nam a ta n g g a l_ la h ir a la m a t V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) D a te V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) L o ka si # o id _ lo ka si n a m a In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) M e d ia # o id _ m e d ia n a m a In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) U p lo a d # o id _ u p lo a d p a th In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) S u ra t # o o o o o o o o id _ su ra t ju d u l_ ko p n o m o r ta n g g a l p e ri h a l d a ri ke p a d a a sa l in st a n si ta n g g a l_ m a su k In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 5 0 ) D a te V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) D a te P e n g g u n a # o o id _ p e n g g u n a e m a il p a ss w o rd In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 5 0 ) In a kt if # o id _ in a kt if m a sa _ a kt if In te g e r In te g e r p e n g a tu ra n r e te n si a rs ip # o id _ ja d w a l m a sa _ re te n si In te g e r In te g e r Ja b a ta n # o o id _ ja b a ta n n a m a st a tu s_ d is p o si si In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 1 0 0 ) In te g e r A rs ip M a su k # o o id tan g g a l ke te ra n g a n In te g e r D a te T e xt A rs ip K e lu a r # o o id tan g g a l ke te ra n g a n In te g e r D a te T e xt D is p o si si # o o id kep a d a ta n g g a l In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) D a te P e m in ja m a n # o o o o o id kep e rl u a n ta n g g a l_ p in ja m la m a _ p in ja m ta n g g a l_ ke m b a li st a tu s_ p in ja m In te g e r V a ri a b le ch a ra ct e rs ( 2 5 5 ) D a te In te g e r D a te In te g e r R iw a ya t In a kt if # o o o id tan g g a l_ in a kt if ta n g g a l_ a kt if _ ke m b a li st a tu s In te g e r D a te D a te In te g e r R iw a ya t R e te n si # o o id tan g g a l_ re te n si st a tu s In te g e r D a te In te g e r

Gambar 2.32 CDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

(50)

Gambar 3.33 PDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I FK _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I F K _ M E M P U N Y A I U n it K e rj a id _ u n it n a m a in t va rch a r( 1 0 0 ) Je n is S u ra t id _ je n is n a m a in t va rch a r( 1 0 0 ) P e g a w a i n ip id _ u n it id _ ja b a ta n n a m a ta n g g a l_ la h ir a la m a t va rch a r( 1 0 ) in t in t va rch a r( 1 0 0 ) d a te va rch a r( 2 5 5 ) < fk 1 > < fk 2 > L o ka si id _ lo ka si n a m a in t va rch a r( 2 5 5 ) M e d ia id _ m e d ia n a m a in t va rch a r( 2 5 5 ) U p lo a d id _ u p lo a d id _ su ra t p a th in t in t va rch a r( 2 5 5 ) < fk > S u ra t id _ su ra t id _ lo ka si id _ je n is id _ m e d ia ju d u l_ ko p n o m o r ta n g g a l p e ri h a l d a ri ke p a d a a sa l in st a n si ta n g g a l_ m a su k in t in t in t in t va rch a r( 2 5 5 ) va rch a r( 5 0 ) d a te va rch a r( 2 5 5 ) va rch a r( 1 0 0 ) va rch a r( 1 0 0 ) va rch a r( 1 0 0 ) d a te < fk 1 > < fk 2 > < fk 3 > P e n g g u n a id _ p e n g g u n a n ik e m a il p a ss w o rd in t va rch a r( 1 0 ) va rch a r( 1 0 0 ) va rch a r( 5 0 ) < fk > In a kt if id _ in a kt if id _ je n is m a sa _ a kt if in t in t in t < fk > p e n g a tu ra n r e te n si a rs ip id _ ja d w a l id _ je n is m a sa _ re te n si in t in t in t < fk > Ja b a ta n id _ ja b a ta n n a m a id _ ke p a la st a tu s_ d is p o si si in t va rch a r( 1 0 0 ) in t in t < fk > A rs ip M a su k id nik id_ su ra t ta n g g a l ke te ra n g a n in t va rch a r( 1 0 ) in t d a te te xt < fk 1 > < fk 2 > A rs ip K e lu a r id nik id_ su ra t ta n g g a l ke te ra n g a n in t va rch a r( 1 0 ) in t d a te te xt < fk 1 > < fk 2 > D is p o si si id nik id_ su ra t ke p a d a ta n g g a l in t va rch a r( 1 0 ) in t va rch a r( 2 5 5 ) d a te < fk 1 > < fk 2 > P e m in ja m a n id nip id_ su ra t ke p e rl u a n ta n g g a l_ p in ja m la m a _ p in ja m ta n g g a l_ ke m b a li st a tu s_ p in ja m in t va rch a r( 1 0 ) in t va rch a r( 2 5 5 ) d a te in t d a te in t < fk 1 > < fk 2 > R iw a ya t In a kt if id id_ su ra t id _ in a kt if ta n g g a l_ in a kt if ta n g g a l_ a kt if _ ke m b a li st a tu s in t in t in t d a te d a te in t < fk 1 > < fk 2 > R iw a ya t R e te n si id id_ su ra t id _ ja d w a l ta n g g a l_ re te n si st a tu s in t in t in t d a te in t < fk 1 > < fk 2 >

(51)

3.3.4 Struktur Database

Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, database yang akan dipakai yaitu database MySQL. Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut :

1. Tabel Pengguna

Primary Key (PK) : id Foreign Key (FK) : -

Fungsi : untuk menambahkan data pengguna Tabel 3.2 Pengguna

No. Name Type Size Keterangan

1. Id Int - Primary Key

2. Username Varchar 255 - 3. Password Varchar 255 - 4 NIP Varchar 10 - 2. Tabel Jabatan Primary Key (PK) : id Foreign Key (FK) : -

Fungsi : untuk menambahkan data jabatan Tabel 3.3 Jabatan

2. Nama Varchar 100 -

(52)

4 Status Disposisi Int -

3. Tabel Uploads

Primary Key (PK) : id Foreign Key (FK) : Surat

Fungsi : untuk menambahkan data Uploads Tabel 3.4 Uploads

2. Surat Int - Foreign Key

3. Path Varchar 255 -

4. Tabel Pegawai

Primary Key (PK) : NIP

Foreign Key (FK) : Jabatan, unit kerja

Fungsi : untuk menambahkan data Pegawai Tabel 3.5 Pegawai

1. NIP Int - Primary Key

3. Unit kerja Int - Foreign Key

4 Jabatan Int - Foreign Key

5 Tanggal lahir Date

6 Jenis kelamin Char 1

(53)

No. Name Type Size Keterangan 8 Tanggal

pengangkatan Date

5. Tabel Arsip Masuk Primary Key (PK) : Id

Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai

Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Masuk Tabel 3.6 Arsip Masuk

3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key

4 Tanggal Datetime - -

5 Keterangan Text - -

6. Tabel Arsip Keluar Primary Key (PK) : Id

Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Keluar Tabel 3.7 Arsip Keluar

(54)

7. Tabel Disposisi

Primary Key (PK) : Id

Fungsi : untuk menyimpan data Disposis Tabel 3.8 Disposisi

4 Kepada Varchar 255 -

8. Tabel Peminjaman

Primary Key (PK) : Id

Fungsi : untuk menyimpan data Peminjaman Tabel 3.9 Peminjaman

4 Keperluan Varchar 255 -

5 Tanggal pinjam Datetime - -

6 Lama Pinjam Smallint - -

(55)

9. Tabel Surat

Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : Jenis

Fungsi : untuk menambahkan data Surat Tabel 3.10 Surat

2. Judul Kop Varchar 100 -

3. Nomor Varchar 50 -

4 Tanggal Date - -

5 Perihal Varchar 255 -

6 Dari Varchar 100 -

7 Kepada Varchar 100 -

8 Jenis Int - Foreign Key

9 Tanggal Masuk Date - -

10 Lokasi Int - Foreign Key

11 Asal instansi Varchar 100

10. Tabel Riwayat Retensi Primary Key (PK) : Id

Foreign Key (FK) : Surat, Jadwal Retensi

Fungsi : untuk menyimpan data Riwayat Retensi Tabel 3.11 Riwayat Retensi

(56)

4 Tanggal Retensi Date - -

11. Tabel Jenis Surat

Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : -

Fungsi : untuk menambah data Jenis Surat Tabel 3.12 Jenis Surat

12. Tabel Jadwal Inaktif Arsip Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : -

Fungsi : untuk menambah jadwal inaktif arsip Tabel 3.13 Jadwal Inaktif Arsip

2. Jenis Surat Int - Foreign Key

3 Masa Inaktif Int - -

13. Tabel Riwayat Inaktif Primary Key (PK) : Id

Foreign Key (FK) : Surat, Aturan Inaktif

(57)

Tabel 3.14 Riwayat Inaktif

3. Aturan Inaktif Int - Foreign Key

4 Tanggal Inaktif Datetime - -

5 Tanggal Aktif

Kembali Datetime - -

14. Tabel Jadwal Retensi Arsip Primary Key (PK) : Id

Foreign Key (FK) : Jenis Surat

Fungsi : untuk menambah data Jadwal Retensi Arsip Tabel 3.15 Jadwal Retensi Arsip

2. Jenis Surat Int - Foreign Key

3 Lama Retensi Int - -

15. Tabel Unit Kerja

Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : Nama

Fungsi : untuk menambah data Unit Kerja Tabel 3.16 Unit Kerja

(58)

16. Tabel Lokasi

Fungsi : untuk menambah data Lokasi Tabel 3.17 Lokasi

17. Tabel Media

Fungsi : untuk menambah data Media Tabel 3.18 Media

2 Nama Varchar 255 -

3.3.5 Desain Interface a. Desain Form Login

Desain Form Login digunakan agar pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Pengguna melakukan login berdasarkan username dan password yang telah diberikan oleh admin, maka pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Berikut desain form login dapat dilihat pada gambar 3.34.

(59)

Gambar 3.34 Desain Form Login

Fungsi-fungsi objek dalam Desain form Login adalah sebagai berikurt : Tabel 3.19 Fungsi Objek Desain form login

Nama Objek Type Fungsi

Username Textbox Digunakan untuk mengisi username pengguna.

Password Textbox Digunakan untuk mengisi password pengguna.

Batal Button Digunakan untuk membersikan

username dan password pada textbox. Masuk Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk

ke dalam aplikasi.

b. Desain Form Utama (Home)

Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna melakukan proses login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.35.

(60)

Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat Master

Home

Disposisi Arsip Jadwal Retensi Arsip

Manage User Laporan

User

Gambar 3.35 Desain Form Utama Fungsi-fungsi objek dalam desain form utama sebagai berikut :

Tabel 3.20 Fungsi Objek Desain form menu utama

Home MenuStip Digunakan untuk memanggil form halaman utama.

Master MenuStip Digunakan untuk memanggil form halaman master.

Surat MenuStip Digunakan untuk memasukan seluruh surat ke dalam form surat.

Disposisi Arsip MenuStip

Digunakan untuk mendisposisikan arsip surat kepada unit kerja dan pegawai yang bersangkutan.

Jadwal Retensi

Arsip MenuStrip

Digunakan untuk melakukan retensi arsip.

Manage User MenuStrip

Digunakan untuk menambahkan, memperbarui, atau menghapus pengguna pada aplikasi.

Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan. Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan

(61)

c. Desain Form Master

Pada aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar terdapat enam form master. Form master hanya dapat diakeses oleh admin, form ini digunakan admin untuk melakukan insert, update dan delete data master yang terdapat dalam database. Berikut desain form master dapat dilihat pada gambar 3.36.

Gambar 3.36 Desain Form Master 1. Desain Form Master Jabatan

Pada gambar 3.37 merupakan form master jabatan. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database jabatan.

Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat Master

Home

Disposisi Arsip Jadwal Retensi Arsip Hak Akses Pengguna

Laporan

Master Pegawai Master Unit Kerja Master Jabatan

Master Jenis Surat Master Lokasi Master Media Master Jadwal Inaktif Master Jadwal Retensi

(62)

Form Master Jabatan

Jabatan Id Jabatan

No Kepala Disposisi aksi

Enter Text Cari Id Jabatan Jabatan Simpan Kepala Disposisi

Gambar 3.38 Desain Form Master Jabatan

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jabatan sebagai berikut : Tabel 3.21 Fungsi Objek Desain form master jabatan

Id jabatan Textbox Digunakan untuk menampilkan id Jabtan.

Jabatan Textbox Digunakan untuk mengisi data jabatan. Kepala Combobox Digunakan untuk memilih kepala pada

jabatan yang dipilih

Dispoisis Combobox Digunakan untuk memberi akses disposisi surat

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jabatan ke dalam database.

Cari Textbox

Digunakan untuk mencari salah satu data item jabatan yang terdapat pada database jabatan.

Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu data jabatan.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data jabatan.

(63)

2. Desain Form Master Unit Kerja

Pada gambar 3.38 merupakan form master unit kerja. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database unit kerja.

Gambar 3.38 Desain Form Master Unit Kerja

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit kerja sebagai berikut : Tabel 3.22 Fungsi Objek Desain form master unit kerja

Id unit kerja Textbox Digunakan untuk menampilkan id unit kerja.

Unit Kerja Textbox Digunakan untuk mengisi data unit kerja.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data unit kerja ke dalam database.

Cari Textbox

Digunakan untuk mencari salah satu data item unit kerja yang terdapat pada database unit kerja.

Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu data unit kerja.

Delete Icon _{Digunakan untuk menghapus salah satu}

Form Master Unit Kerja

Unit Keja Id JunitKerja No Enter Text Cari Id unit Kerja Unit Kerja Simpan

(64)

Nama Objek Type Fungsi data unit kerja.

3. Desain Form Master Pegawai

Pada gambar 3.39 merupakan form master pegawai. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jabatan yang terdapat pada database pegawai.

Gambar 3.39 Desain Form Master Pegawai

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit pegawai sebagai berikut : Tabel 3.23 Fungsi Objek Desain form master pegawai

NIP Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor induk pegawai.

Nama Textbox Digunakan untuk mengisi nama

pegawai.

Tanggal lahir Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal lahir pegawai.

Tgl Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal

Form Master Pegawai

Jns Kel Nama

NIP Jabatan Unit Kerja Alamat Enter Text Cari Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text L/P Enter Text NIP Nama Simpan Tanggal Lahir Unit Kerja Jabatan Tgl Pengaangkatan Jenis Kelamin Alamat

(65)

Pengangkatan pengangkatan pegawai.

Jenis Kelamin Combobox Digunkan untuk memilih jenis kelamin pegawai

Unit kerja Combobox Digunakan untuk memilih unit kerja pegawai.

Jabatan Combobox Digunkan untuk memilih jabatan pegawai.

Alamat Textarea Digunkan untuk mengisi alamat pegawai Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data

pegawai ke dalam database pegawai.

Cari Textbox

Digunakan untuk mencari salah satu data item karywan yang terdapat pada database pegawai.

update Icon Digunakan untuk memperbarui data pegawai.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus data pegawai.

(66)

4. Desain Form Jenis Surat

Pada gambar 3.40 merupakan form master jenis surat. Form ini berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.

Gambar 3.40 Desain Form Master Jenis Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jenis surat sebagai berikut : Tabel 3.24 Fungsi Objek Desain form master jenis surat

Id jenis surat Textbox Digunakan menampilkan id jenis surat. Jenis surat Textbox Digunakan untuk mengisi nama jenis

surat.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jenis surat ke dalam database jenis surat.

Cari Textbox

Digunakan untuk mencari salah satu data item jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.

update Icon Digunakan untuk memperbarui data jenis surat.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus data surat.

Form Master Jenis Surat

Jenis Surat Id Jenis Surat No Enter Text Cari Id Jenis Surat Jenis Surat Simpan