Sistem Informasi Akuntansi Suryadi Motor
4.5.4 Desain Interface
Desain interface merupakan tampilan yang berguna sebagai perantara antar penggunanya dengan sistem yang telah didesain ( SIA ) dan desain ini berisikan dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh Suryadi Motor dari bagian input, output sampai prosesnya.
Pemilik L. keuangan 5.10 Pembelian Lap. keuangan BKK BKM Buku besar Jurnal Detail jurnal Beban-beban
56 4.5.4.1 Desain interface form
a. Form log in
Form log in adalah tampilan awal masuk dari sistem yang gunanya untuk mengakses masuk sistem dan hanya orang tertentu yang dapat mengaksesnya atau melakukan log-in.
Gambar 4.9 Desain interface log in
Nama Field Kendali Input Keterangan Fungsi_pengguna Set membership
Validity check
Field berupa pilihan: admin/pemilik
Harus memilih salah satu pilihan ID_pengguna Completeness check
Master reference
Field ini harus diisi
Tabel berhubungan dengan master pegawai
Password Completeness check Field ini harus terisi Tabel 4.30 Kendali Input Form LogIn
57 Langkah:
1. Usser memilih salah status pengguna (pemilik/admin) 2. Usser memasukan id pada ID Pengguna, id yang
dimasukkan harus sesuai dengan id milik status pengguna pada master pegawai.
3. Usser memasukan password pada kolom Password, dan password yang dimasukkan harus sesuai dengan id pengguna.
4. Usser mengklik tombol login, jika sesuai maka akan dapat mengakses sistem, apabila tidak sesuai maka akan keluar secara otomatis message box “PASSWORD SALAH”. 5. Jika usser ingin membatalkan untuk log in, maka dapat
mengklik tombol cancel dan akan muncul message box “TERIMA KASIH”.
b. Menu
Tampilan menu ini merupakan tampilan yang menghubungkan kemenu-menu input.
58 Gambar 4.10 Desain Interface Menu
Tabel 4.31 Kendali Input Menu Langkah:
1. Usser memilih form yang akan diinputkan dengan cara mengklik formyang akan dijalankan.
2. Jika usser ingin keluar dari program maka dapat memilih tombol log out dan saat mengklik akan muncul message box “TERIMA KASIH”
c. Form Buku besar
Form buku besar ini merupakan data master, sehingga perlu dilakukan setup awal yaitu dengan melakukan proses input Nama field Kendali
Input
Keterangan
Form_menu Reference check
Data berhubungan dengan menu yang dipilih
59 kode akun, nama akun, jenis akun, keterangan debit/kredit, serta saldo awal.
Gambar 4.11 Desain Interface Form Buku Besar
Nama Field Kendali Input Keterangan
Kode_akun Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Redundansi Tes Sistem akan menolak jika kode akun sama. Sequence Check Kode harus urut (tidak boleh lompat). Nama_akun Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Jenis_akun Set Membership Field berupa pilihan:
asset/liabilitas/ekuitas/pendapatan/beban. Validity Check Harus memilih salah satu pilihan. Keterangan Reasonable Check jika field jenis akun
asset=D, Liablitas=K, ekuitas=K, pendapatan=K, beban=D
60
Saldo Numeric Check Field berupa angka.
Tabel 4.32 Tabel Input Form Buku Besar Langkah:
1. Usser memasukkan mulai dari kode akun, nama aku sampai neraca awal. 2. Akun persediaan, utang, dan piutang ini harus sama dengan buku pembatu,
apabila tidak sama maka terjadi kesalahan dalam sistemnya.
3. Setelah semua terisi klik save, maka data akan tersimpan dan masuk kedalam list database.
4. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
d. Form pegawai
Form ini berisikan data tentang pegawai juga pemilik.
Gambar 4.12 Desain Interface Form Pegawai
Nama Field Kendali Input Keterangan
Id_pegawai Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Redundansi Tes Sistem akan menolak jika ID sama.
61 Tabel 4.33 Kendali Input Form Pegawai
Langkah:
1. Usser memasukan tentang data pegawainya,lalu klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
2. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
e. Form supplier
Form supplier ini berisikan tentang data supplier.yang dari mana owner sering membeli supply barang dari supplier
Sequence Check Kode harus urut (tidak boleh lompat). Jabatan Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Validity Check Harus memilih salah satu pilihan yang ada dilist. Nama Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Alamat Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Telepon Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Numeric Check Field berupa angka.
Awal Bekerja Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Format Mask dd/mm/yyyy
62 Gambar 4.13 Desain Interface Form Supplier
Nama Field Kendali Input Keterangan
Kode supplier Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Redundansi Tes Sistem akan menolak jika kode sama. Sequence Check kode harus urut (tidak boleh lompat). Nama Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Alamat Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Telepon Numeric Check Field berupa angka.
Jumlah Utang Master Reference Program membaca ke tabel pelunasan Utang
Numeric Check Field berupa angka
63 Langkah:
1. Usser memasukkan data supplier, lalu klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
2. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
3. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
f. Form pelanggan
Form pelanggan ini berisikan tentang pelanggan atau pembelinya.
64
Nama field Kendali input keterangan
Kode pelanggan
Completeness check Redundansi Tes Sequence Check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Sistem akan menolak jika kode sama. kode harus urut (tidak boleh lompat). Kategori
pelanggan
Completeness Check Set Membership
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Field berupa pilihan: PT atau Individu. Nama Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Alamat Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Telepon Completeness Check
Numeric Check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Field berupa angka.
Jumlah piutang
Master References
Numeric Check
Data berhubungan dengan tabel pelunasan piutang.
Field berupa angka.
Tabel 4.35 Kendali Input Form Pelanggan Langkah:
1. Usser memasukkan data pelanggan, lalu klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
2. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
65 g. Form Jenis Persediaan
Form jenis persediaan ini merupakan data master untuk jenis barang dalam persediaan.
Gambar 4.15 Desain Interface Form Jenis Persediaan Nama field Kendali input Keterangan
Kode jenis Completeness Check Redundansi Tes Sequence Check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Sistem akan menolak jika kode sama. kode harus urut (tidak boleh lompat). Keterangan Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh
kosong).
Jumlah isi Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Tabel 4.36 Kendali Input Form Jenis Persediaan Langkah:
66 1. keterangan yaitu nama dari jenis persediaan tersebut, dan isikan
jumlah isi dengan satuan persediaan yang bersangkutan.
2. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
3. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
h. Form persediaan
Form persediaan ini merupakan data master, sehingga perlu dilakukan setup awal yaitu dengan malukan proses input data persediaan. From pegawai ini berisikan data-data semua persediaan.
67 Nama field Kendali input Keterangan
Kode persediaan Completeness check Redundansi tes Sequence check
Filed harus terisi (tidak boleh kosong). Sistem akan menolak jika kode sama.
Jenis Completeness check
Master reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca tabel ke tabel jenis persediaan, user tinggal memilih. Nama Completeness check Field ini harus terisi (tidak boleh
kosong). Jumlah stok Completeness check
Numeric check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Field berupa angka. Harga_pokok Completeness check
Reasonable check
Numeric check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong) →untuk input awal.
Dengan rumus harga pokok persediaan menggunakan metode average → jumlah nilai persediaan sebelumnya + jumlah persediaan baru dibeli, dibagi kuantitas sebelumnya + jumlah kuantitas
pembelian.
Field berupa angka Tabel 4.37 Kendali Input Form Persediaan
68 Langkah:
1. Usser memasukkan data persediaan dimulai dari kode persediaan, jenis,nama, jumlah stok, dan harga beli. 2. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data
akan tersimpan dalam list database.
3. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
i. Form pembelian
Form pembelian ini diisikan jika terjadi pembelian atauorder kepada supplier atas persediaan yang diperlukan.
69 Nama field Kendali input Keterangan
No. Faktur Completeness check Redundansi tes Sequence check
Filed harus terisi (tidak boleh kosong). Sistem akan menolak jika kode sama.
Pembayaran Set membership Validity check
Field berupa pilihan: tunai/kredit. Harus memilih salah satu pilihan. Kode
persediaan
Completeness check Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Program membaca ke tabel persediaan, user tinggal memilih.
Nama barang Master Reference Program membaca ke tabel persediaan, user tinggal memilih.
Jenis barang Master Reference Program membaca ke tabel persediaan, user tinggal memilih.
Jumlah barang
Completeness check Numeric check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Field berupa angka.
Harga satuan barang
Completeness check Numeric check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong). Field berupa angka.
Total harga pembelian
Reasonable check Subtotal = jumlah barang x harga satuan barang.
Total Reasonable check Grand total = jumlah dari total harga pembelian.
Tabel 4.38 Kendali Input Form Pembelian Langkah:
70 1. Usser memasukkan data pembelian dimulai dari nomor
faktur. (misal pmb_001).
2. Masukkan kode supplier maka akan secara otomatis keluar, apabila supplier sebelumnya sudah dimasukkan terlebih dahulu. Masukkan Tanggal pembelian (misal 05/09/2016, apabila hanya mengetik 5/9/16 juga akan otomatis menjadi 05/09/2016).
3. Kemudian pilih sistem pemabayaran yang digunakan apakah tunai atau kredit, dengan cara mengklik salah satu bullet.
4. Selanjutnya isikan kode persediaan yang dikehendaki, apabila nama barang dan jenis sebelumnya sudah dimasukkan terlebih dahulu, maka akan secara otomatis keluar.
5. Masukkan jumlah barang yang diorder atau dibeli dan harga satuan barang. (misal barang yang ingin dibeli 5, dan dengan harga Rp 350.000,00). Maka total akan secara otomatis keluar dan sudah dihitung (maka total harga pembelian akan terisikan Rp 1.750.000,00).
6. Pembelian bisa terjadi dua kemungkinan yaitu pembelian secara debit dan atau secara kredit.
Pengisian pembelian secara kredit (Misal pmb_001, ADM_001, Helux Oil, kredit, 05/09/2016, HEL_001 oli, Helux SP, 5, Rp 350.000,00, Rp 1.750.000,00 ). Sedangkan pengisian pembelian secara tunai (Misal pmb_001, ADM_001, Helux Oil, tunai,
71 05/09/2016, HEL_001, oli, Helux SP, 5, Rp 350.000,00, Rp 1.750.000,00).
8. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
9. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
Setelah melakukan proses input pembelian akan terbentuk jurnal atas proses transaksi tersebut, berikut ini adalah jurnal yang terbentuk:
a. Pembelian tunai
Tanggal Keterangan Nomor Debit kredit
akun
05/09/2016 HEL_001 1-301 1.750.000
Kas 1-100 1.750.000
Tabel 4.39 Jurnal pembelian tunai b. Pembelian kredit
Tanggal Keterangan Nomor Debit Kredit
akun 05/09/2016 HEL_001 1-301 1.750.000 Utang dagang 2-200 1.750.000 *perhitungan350.000 x 5 = 1.750.000
72 j. Form retur pembelian
Form retur pembelian ini merupakan form jika terjadi retur atas pembelian yang telah dilakukan.
Gambar 4.18 Desain Interface Form Retur Pembelian
Nama field Kendali input Keterangan
No.ret pembelian Completeness check Redundansi tes Sequence check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Sistem akan menolak jika nomor sama. Kode harus urut (tidak boleh lompat). No. Fak pembelian Completeness check
Master reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel pembelian, user tinggal memilih.
73 fieldakan terisikan secara otomatis setelahno.faktur pembelian diisikan. Nama supplier Master reference Program membaca ke tabel supplier, akanterisikan secara otomatis setelah no.fakturpembelian diisikan.
Kode persediaan Completeness check Master reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel persediaan, user tinggal memilih.
Nama barang retur Master reference Program membaca ke tabel persediaan, danfield ini akan otomatis terisikan setelah no.retpembelian, no.fak pembelian, kode supplierdan kode persediaan diisi.
Jenis barang retur Master reference Program membaca ke tabel persediaan, danfield ini akan otomatis terisikan setelah no.retpembelian, no.fak pembelian, kode supplierdan kode persediaan diisi.
Tanggal retur pembelian
Format mask dd/mm/yyyy
74 Numeric check kosong).
Field berupa angka.
Harga beli Master reference Program membaca ke tabel persediaan, danfield ini akan otomatis terisikan setelah no.ret pembelian, no.fak pembelian, kode supplier dan kode persediaan diisi.
Total retur pembelian
Numeric check Reasonable check
Field berupa angka. Subtotal = unit x harga beli.
Tabel 4.41 Kendali Input Form Retur Pembelian
Langkah:
1. Usser memasukkan data pembelian dimulai dari no.faktur pembelian dengancara memilih dan atau mengetikkan nomor faktur (misal pmb_001) dan field no.ret pembelian akan otomatis mengurutkan dan terisi (misal Ret001_pmb001).
2. kemudian setelah memilih no.faktur pembelian maka field kode supplier dan nama supplier juga otomatis akan terisikan.
3. Pilih kode persediaan (misal HEL_001), maka nama barang retur, jenis barang retur akan terisikan secara otomatis (misal untuk nama barang retur akan terisikan Sparepart, dan untuk jenis barang retur akan terisikan oli Helux SP).
75 5. Untuk field harga beli akan terisikan secara otomatis setelah no.ret
pembelian, no.fak pembelian, kode supplier dan kode persediaan diisi (misal Rp 350.000,00).
6. Untuk total retur pembelian akan otomatis terhitung setelah unit dan harga beli terisikan (misal Rp 700.000).
7. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
8. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
Sementara itu pada saat terjadi transaksi atas retur pembelian maka akan terbentuk jurnal sebagai berikut:
a. Jurnal atas retur jika terjadi pembelian secara tunai
Tanggal Keterangan Kode akun Debit Kredit
07/09/2016 Kas 1-100 700.000
HEL_01 1-301 700.000
*perhitungan2x 350.000 = 700.000
76 b. Jurnal atas retur jika terjadi pembelian secara kredit
Tanggal Keterangan Kode debit Kredit
akun 07/09/2016 Utang 2-200 700.000 H EL_ 001 1-301 700.000 *perhitungan2x 350.000 = 700.000
Tabel 4.43 jurnal retur pembelian kredit
k. Form service
Form service ini merupakan form yang diisikan untuk pelanggan yang membutuhkan service mobil.
77
Nama field Kendali input Keterangan
No. Form Completeness Check
Redundansi Tes Sequence Check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Sistem akan menolak jika nomor sama. Kode harus urut (tidak boleh lompat). Kode pelanggan Completeness Check
Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel pelanggan,user tinggal memilih. Nama pelanggan Completeness Check
Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel pelanggan,user tinggal memilih. No. Plat mobil Completeness Check Field ini harus terisi (tidak boleh
kosong). Tanggal masuk Completeness Check
Format mask
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
dd/mm/yyyy
Keluhan Optional (boleh diisikan atau tidak).
Tindakan service Set Membership
Validity Check
Field berupa pilihan: ambil persediaan/tidak ambilpersediaan. Harus memilih salah satu pilihan. Tarif tindakan service Numeric check Field berupa angka
78
ID pegawai Completeness Check
Master Reference
Field harus terisi (tidak boleh kosong). Program membaca ke tabel pegawai, user tinggal memilih.
Kode persediaan Completeness Check Master Reference
Field harus terisi (tidak boleh kosong). Program membaca ke tabel pegawai, user tinggal memilih.
Tanggal ambil Completeness Check Format mask
Field harus terisi (tidak boleh kosong). dd/mm/yyyy
Jumlah ambil Numeric check Field berupa angka.
Total harga Completeness Check
Master Reference
Reasonable check
Field akan terisikan secara otomatis setelah kodepersediaan diisikan. Program membaca ke tabel persediaan, akanotomatis terisi.
Subtotal = jumlah ambil x harga pokok Total harga service Completeness Check
Numeric check Reasonable check
Field akan terisikan secara otomatis setelah semua field terisikan. Field berupa angka.
Subtotal = total harga beli persediaan yangdigunakan selama service dan jasa atas tindakan service.
Tabel 4.44 Kendali Input Form Service Langkah:
1. Usser memasukkan form service dimulai dari nomor form (misal Form_12345).
79 2. Masukkan kode pelanggan dan nama pelanggan (misal AB_001,
Tn. Abbas).
3. Masukan ID pegawai yang ikut menangani proses saat tindakan service berlangsung. ID pegawai yang diinputkan bisa lebih dari satu.
4. Masukkan nomor plat mobil
5. Masukkan tanggal masuk (misal 06/09/2016)
6. Untuk field keluhan sifatnya optional sehingga boleh tidak terisikan. 7. Pilih salah satu bullets pada field tindakan service, apabila pada saat
tindakan service menggunakan persediaan maka klik bullet “ambil persediaan” dan pada field penggunaan persediaan harus diisikan dengan memilih atau memasukan kode persediaan (pengisian penggunaan persediaan ini, bisa mengisikan lebih dari satu kode persediaan, dan secara otomatis pada stok persediaan akan berkurang satu). Namun jika memilih tidak ambil persediaan maka tidak perlu mengisikan field penggunaan persediaan.
8. Untuk total harga beli persediaan akan otomatis terisikan sesuai dengan harga beli (kode persediaan yang dipilih) dan akan terjumlah otomatis (dari harga beli kode persediaan yang dipilih). Penjumlahan harga beli ini terjadi jika kode persediaan yang digunakan lebih dari satu. Namun jika tidak mengambil persediaan maka field total harga beli persediaan ini akan menjadi kosong.
9. Kemudian isikan tarif tindakan service.
80 diisikan, untuk total harga service memiliki perhitungan dengan rumusnya adalah total harga beli persediaan ditambahkan dengan tarif tindakan service.
11. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
12. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
Sementara itu setelah pengerjaan service selesai akan terjadi jurnal transaksi piutang karena untuk service mobil semua pembayaran berupa piutang, berikut ini adalah jurnalnya:
a. Jika tidak mengambil persediaan Tanggal Keterangan Kode
akun
Debit Kredit
10/09/2016 Piutang jasa 1-400 700.000
Pendapatan jasa 4-100 700.000
*nominal didapat dari field total harga service Tabel 4.45 Jurnal Pendapatan Jasa Service
81 b. Jika ambil persediaan
Tanggal Keterangan Kode akun Debit kredit 10/09/2016 Piutang jasa 1-400 1.500.000 Piutang dagang 1-401 2.000.000 Pendapatan jasa 4-100 1.500.000 Pendapatan dagang 4-200 2.000.000 Harga pokok penjualan 5-100 1.400.000 HEL_ 001 1-301 1.050.000 TOP_ 003 1-303 200.000 SHL_ 004 1-304 150.000
*nominal piutang jasa didapat dari field tarif tndakan service, piutang dagang didapat dari field total harga beli persediaan, pendapatan jasa didapat dari field tarif tindakan service, HEL_001 didapat dari field penggunaan persediaan 3 x 350.000=1.050.000, TOP_003 didapat dari field penggunaan persediaan, SHL_ 004 didapat dari field penggunaan persediaan.
82 m. Form penggajian
Form penggajian ini merupakan perincian penerimaan gaji setiap pegawai
83 Nama field Kendali input Keterangan
No. Slip gaji Completeness check Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel pegawai, user tinggal memilih
ID pegawai Completeness check Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel pegawai, user tinggal memilih
Kode akun Completeness check Master Reference
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Program membaca ke tabel buku besar, user tinggal memilih
Pokok gaji Master reference Program membaca ke tabel pegawai, akan terisikansecara otomatis setelah ID pegawai diisikan.
Intesif gaji Numeric check Field berupa angka
Total gaji Reasonable check Subtotal dari pokok gaji dan intensif gaji
Tabel 4.47 Kendali Input Form Penggajian
Langkah:
84 dan no slip gaji secara otomatis field pokok gaji, no form akan terisikan, kemudian isikan intensif gaji, dan total gaji (untuk field total gaji didapat dengan perhitungan pokok gaji ditambahkan dengan intensif gaji) akan terisikan.
2. Masukan kode akun pada field kode akun (misal 5-101).
3. Setelah data selesai diinputkan, klik tombol save dan data akan tersimpan dalam list database.
4. Pilih tombol back untuk keluar dari tampilan form dan akan kembali ke form menu.
Sementara itu akan terbentuk jurnal atas beban gaji ini adalah sebagai berikut:
a. Apabila belum jatuh tempo tanggal penggajian maka akan terbentuk jurnal.
Tanggal Keterangan Kode debit kredit
Akun 12/09/2016 Beban gaji 5-101 1.800.000 Utang gaji Pgw_001 2-300 1.800.000
*nominal didapat dari field total gaji Tabel 4.48 Jurnal Utang Gaji
85 b. Apabila jatuh tempo tanggal penggajian maka akan terbentuk jurnal
Tanggal Keterangan Kode debit kredit
Akun
30/09/2016 Utang gaji Pgw_001 2-300 1.800.000
Kas 1-100 1.800.000
*nominal didapat dari field total gaji
Tabel 4.49 Jurnal Pelunasan Utang Gaji n. Form pelunasan piutang
Form pelunasan piutang ini merupakan form input untuk transaksi saat melunasi piutang dan melihat sisa piutang. Didalam form ini juga terdapat informasi atas piutang yang terkait dan perincian pembayaran.
86
Nama field Kendali input Keterangan
No.lunas piutang Completeness Check Redundansi Tes Sequence Check
Field ini harus terisi (tidak boleh kosong).
Sistem akan menolak jika ID sama. Kode harus urut (tidak boleh lompat). Kode pelanggan Completeness Check
Master Reference